Kurzanleitung zur Übermittlung der mündlichen Prüfungsergebnisse mit DSD-Online Stand: Dezember 2006 Schulmanagement weltweit
Einleitung Ab sofort werden die Ergebnisse der mündlichen Prüfung in DSD-Online erfasst und an die Zentralstelle für das Auslandsschulwesen (ZfA) gemeldet. Eine Nutzung der bisherigen Excel-Vorlage im Online-Verfahren ist nicht mehr - auch nicht hilfsweise - möglich! Die nachfolgende Anleitung listet die einzelnen Schritte zur Erfassung und Freigabe der mündlichen Prüfungsergebnisse in DSD-Online in chronologischer Reihenfolge auf. Die Offline-Eingabe der mündlichen Noten ist in der aktuellen ISAS-Online-Version noch nicht realisiert. Deshalb können vorerst die mündlichen Ergebnisse nur online erfasst werden. Ablösung der Excel-Vorlagen durch ein entsprechendes Online-Formular Bisheriges Verfahren Bisher haben Sie zur Übermittlung der mündlichen Prüfungsergebnisse eine Excel-Vorlage genutzt. Darin wurden sowohl die Meldedaten der Kandidaten eingetragen als auch die mündlichen Ergebnisse der Prüflinge erfasst. Folglich musste die Excel-Datei zweimal an die KMK bzw. ZfA gesandt werden; einmal um die Kandidaten zur Prüfung anzumelden und ein zweites Mal, um nach der mündlichen Prüfung die Prüfungsergebnisse für die jeweiligen Kandidaten per Excel-Vorlage mitzuteilen. Neuerungen Änderung der Begrifflichkeit Im Zuge der neuen Version wurde der im Meldeverfahren verwendete Begriff der Erfassungskraft in Prüfungsbeauftragte(r) geändert. Die Umbenennung ist noch nicht in allen zum Meldeverfahren gehörenden Dokumenten eingearbeitet. Die Überarbeitung der Dokumentation wird aber in den nächsten Wochen abgeschlossen sein. Benutzerrolle Prüfungsvorsitzende(r) Da die Prüfungsleiter nicht jeder Prüfungskommission selbst vorstehen können, wurde die sog. Rolle des Prüfungsvorsitzenden geschaffen. Diese Rolle unterscheidet sich von der des Prüfungsbeauftragten dadurch, dass der Prüfungsvorsitzende die Ergebnisse der mündl. Prüfung einträgt, der Prüfungsbeauftragte dagegen die Meldedaten erfasst. Das entsprechende Benutzerkonto sowie die dazugehörende Berechtigung muss vom Prüfungsleiter in DSD-Online festgelegt werden. Selbstverständlich können für ein und dieselbe Person auch beide Berechtigungen vergeben werden. Ablauf Im ersten Schritt wurden die Meldedaten der DSD-Kandidaten bereits über DSD-Online erfasst und zwecks Zulassung an das Sekretariat der Kultusministerkonferenz übermittelt. Stand: Dezember 2006 Seite 2 vom 6
Nachdem die KMK die Zulassung ausgesprochen hat, befinden sich die Kandidaten bis zum Prüfungsbeginn im Status zugelassen. Ab dem 2. Tag der Prüfung wechselt dieser Status automatisch für alle bis zu diesem Zeitpunkt zugelassenen Kandidaten. Der Status ab dem 2. Prüfungstag lautet nunmehr wartet auf Auswertung. Hinweis: Der Statuswechsel erfolgt erst am 2. Tag der Prüfung, damit noch am ersten Prüfungstag Teilnehmer nachgemeldet werden können. Davon ausgehend, dass am 2. Prüfungstag endgültig alle DSD-Teilnehmer gemeldet und zugelassen sind, können sowohl die Prüfungsleiter als auch die Prüfungsvorsitzenden über den Menüpunkt DSD/Prüfungsergebnis erfassen eine so genannte Prüfungsergebnisliste ausdrucken. Diese Liste entspricht im Wesentlichen der bisherigen Excel-Vorlage und beinhaltet die Meldedaten der Kandidaten. Sie bietet darüber hinaus die Möglichkeit, zu jedem Kandidaten die Ergebnisse der mündl. Prüfung zu einzutragen. Diese Liste kann sowohl vom Prüfungsleiter als auch vom Prüfungsvorsitzenden vor Prüfungsbeginn ausgedruckt werden. In die Prüfungsergebnisliste können die während der Prüfung erzielten Ergebnisse je Kandidat eingetragen werden. Nach dem Prüfungsende werden die Ergebnisse von der Ergebnisliste nach DSD-Online übertragen. Die dazu erforderlichen Schritte, werden Ihnen in nachfolgender Checkliste kurz dargestellt. Stand: Dezember 2006 Seite 3 vom 6
Checkliste zur Eingabe der mdl. Prüfungsergebnisse in DSD-Online A) Vor Prüfungsbeginn (für Prüfungsleiter!) 1. Melden Sie sich unter https://www.isasonline.bva.bund.de/schulen mit den vom Meldeverfahren bekannten Login-Daten an. 2. Prüfen Sie über den Menüpunkt DSD/Verwaltung/Prüfungsbeauftragte bzw. vorsitzende, ob Sie für die Eingabe der mündl. Noten genügend Prüfungsvorsitzende administriert haben. Dazu ist es in jedem Fall erforderlich, dass Sie auch für bestehende Benutzerkonten neue Berechtigungen vergeben. 3. Erweitern Sie in der Maske Verwaltung Prüfungsbeauftragte/Prüfungsvorsitzende ggf. die Berechtigungen für die Prüfungsbeauftragten. Dies geschieht, in dem Sie im Feld Aufgaben das Auswahlfeld Prüfungsvorsitzende(r) ankreuzen. Soll der Benutzer lediglich Meldedaten erfassen können, behalten Sie die vorgegebenen Einstellungen bei. 4. Legen Sie ggf. neue Benutzerkonten für die Prüfungsvorsitzenden an. Denken Sie bitte daran, dem Prüfungsvorsitzenden mindestens 1 Schule zuzuordnen. Des Weiteren sollten Sie überlegen, ob der neue Benutzer lediglich Aufgaben als Prüfungsvorsitzender oder zusätzlich auch noch die Aufgaben eines Prüfungsbeauftragten wahrnehmen soll. Den Umfang der Berechtigungen legen Sie über die v.g. Auswahlmöglichkeiten im Feld Aufgaben fest. 5. Erstellen Sie die sog. Prüfungsergebnisliste. Rufen Sie dazu das Menü Prüfungsergebnisse erfassen auf und betätigen den Button Ergebnisse. In der sich anschl. öffnenden Maske können Sie über den Button Drucken die gewünschte(n) Liste(n) erstellen. Hinweis: Sie haben die Möglichkeit die Listen individuell für jede Prüfungsgruppe zusammenzustellen. Dazu müssen Sie zuerst eine entsprechende Schule auswählen und anschl. den Button Ergebnis betätigen. In der Folgemaske haben Sie dann die Möglichkeit einzelne Kandidaten zu markieren (Strg+Mausklick) und anschl. über den Button Drucken die Ergebnisliste zu erstellen. Diese Liste kann ausgedruckt oder lokal abgespeichert werden. B) Nach Prüfungsbeginn (für Prüfungsleiter und Prüfungsvorsitzende) 1. Erstellen Sie spätestens kurz vor Beginn der mündl. Prüfung wie oben beschrieben die Prüfungsergebnisliste 2. Übertragen Sie so zügig wie möglich die auf der Ergebnisliste notierten Prüfungsergebnisse in DSD-Online. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Stand: Dezember 2006 Seite 4 vom 6
3. Rufen Sie den Menüpunkt Prüfungsergebnisse erfassen auf und markieren Sie die Schule, für deren Kandidaten die mündlichen Prüfungsergebnisse erfasst werden müssen. 4. Betätigen Sie den Button Ergebnisse 5. Markieren Sie den Kandidaten und wechseln Sie in der Detailansicht des Kandidaten in das Register Prüfungsergebnis 6. In diesem Register haben Sie die Möglichkeit entweder für einen Kandidaten die mündl. Ergebnisse einzutragen oder dessen Nichtteilnahme zu bestätigen. Bei der Nichtteilnahme des Kandidaten an der Prüfung geben Sie bitte zusätzlich den Grund der Nichtteilnahme an und übersenden die entsprechenden Nachweise zeitnah an die KMK. Hinweis 1: Die Prüfungszeit sowie das vom Kandidaten vorbereitete Thema werden nicht in der Datenbank abgespeichert und müssen deshalb nicht im Onlineformular erfasst werden. Hinweis 2: Der Wertebereich der einzelnen Kriterien wird Ihnen angezeigt, wenn Sie den Cursor länger Zeit auf die Feldbezeichnungen (z.b. AV) halten. 7. Speichern Sie die eingegebenen Daten über den gleichnamigen Button ab. Das Speichern ist nur möglich, wenn alle Eingabefelder vollständig gefüllt wurden. 8. Haben Sie alle Prüfungsergebnisse auf diese Art und Weise erfasst, sollten Sie diese nochmals auf deren Richtigkeit überprüfen und anschließend 9. die mündlichen Ergebnisse freigeben. Hinweis: Sofern Sie als Prüfungsvorsitzender angemeldet sind, können Sie einzelne Datensätze freigeben, indem Sie vorher den entsprechenden Kandidaten markiert haben. Sofern keine Kandidaten markiert wurden, können alle bis dahin erfassten Datensätze freigegeben werden. Dagegen ist es dem Prüfungsleiter nur möglich, die kompletten Daten einer Schule freizugeben. Die freigegebenen Ergebnisse können vom Freigebenden nicht mehr überarbeitet werden! 10. Der Prüfungsvorsitzende reicht die Prüfungsergebnislisten an den Prüfungsleiter weiter. 11. Der Prüfungsleiter prüft seinerseits die vom Vorsitzenden freigegebenen Daten und gibt diese frei (Button Freigeben ). 12. Anschl. sind sämtliche Kandidaten im Status freigegeben durch Prüfungsleiter. Die Eingabe und Übersendung der mündlichen Prüfungsergebnisse ist damit abgeschlossen. Stand: Dezember 2006 Seite 5 vom 6
C) Nach der Übermittlung der mündl. Noten an die ZfA über DSD-Online 1. Die von den Prüfungsvorsitzenden ausgefüllten Ergebnislisten werden an den Prüfungsleiter zum dortigen Verbleib weitergeleitet 2. Die über die mündliche Prüfung zu fertigende Niederschrift wird über den Prüfungsleiter an die KMK weitergeleitet. Stand: Dezember 2006 Seite 6 vom 6