Stable Update Bewerbermanagement Juni 2014 Update der Stable-Version St. Gallen
Erklärung der Icons Icons, die in jeder Update-Kommunikation verwendet werden, haben folgende Bedeutung: Neuerung (aktiv) Direkt wirksam, ohne dass etwas aktiviert oder eingeblendet werden muss. Neuerungen (ausgeblendet) Einige der Neuerungen müssen zuerst aktiviert oder eingeblendet werden, um zur Anwendung zu gelangen. Den Anpassungsmodus erreichen Sie über «Ansicht anpassen» in der obersten Navigation. Neuerungen mit Anpassungsbedarf Bei wenigen Neuerungen ist es wichtig und notwendig, dass ein Administrator Anpassungen vornimmt. Diese sind zusätzlich mit dem Blitz markiert. Information Seite 2
Inhaltsverzeichnis [1/2] Allgemeine Neuerungen S. 5 Web-Tracking Anonymisierung von Bewerbungen Neuerungen für den Stellenmarkt S. 8 Mehrsprachiger Stellenmarkt Auswahllisten für den Stellenmarkt Zusätzliche Neuerungen für den Stellenmarkt Neuerungen für Administratoren S. 12 Niederlassungsspezifische Bewerbungsformulare Typ für Auswahllisten definieren Felder als «unsecure» definieren Voll-Import von Benutzern Zusätzliche Import-Felder Seite 3
Inhaltsverzeichnis [2/2] Neuerungen Schnittstellen und Zusatzmodule S. 20 Video-Interview mit Viasto Neue generische Schnittstelle zu PMS Cloud SSO für ADFS Neuerungen des Outlook-Plugins Zusätzlich Wissenswertes S. 27 Hilfetexte bei Zwischenüberschriften Interne Ausschreibungen: Ansicht für Gremienmitglieder Erhöhung der Sicherheit bei Passwortänderung Übersicht der Links zur Online-Hilfe Seite 4
Allgemeine Neuerungen
Web-Tracking Google Analytics Für die Optimierung von umantis- Seiten gibt es neuerdings die Möglichkeit, mit Hilfe von Web- Tracking, verschiedene Daten zu sammeln. Wählen Sie einfach ein Analytic-Tool und untersuchen Sie, woher die Besucher kommen, welche Bereiche sie auf einer Seite aufsuchen, wie oft bzw. wie lange welche Unterseiten und Kategorien angesehen werden. Für mehr Informationen und die Aktivierung lesen Sie bitte die Online-Hilfe. Seite 6
Anonymisierung von Bewerbungen Nutzen Sie die Anonymisierung von sensitiven Bewerberdaten für Statistikzwecke. Durch die Anonymisierung können die unkenntlichen Daten über den rechtlich erlaubten Aufbewahrungszeitraum behalten werden. Erhalten bleiben Stellentitel, Arbeitsort, Statushistorie, Geschlecht, benutzerdefinierte Daten und weitere. Für mehr Informationen und die Aktivierung lesen Sie bitte die Online-Hilfe. Seite 7
Neuerungen für den Stellenmarkt
Mehrsprachiger Stellenmarkt Ansicht für Bewerber Die Übersichten der Stellenmärkte wurden sprachübergreifend optimiert. Es existiert nun jeweils ein mehrsprachiger Stellenmarkt, auf welchem alle ausgeschriebenen Stellen angezeigt werden. Für jeden Besucher wird eine Sprachversion ermittelt und die Ausschreibung in der entsprechenden Sprache angezeigt. Weiterführende Informationen finden Sie in der Online-Hilfe. Priorität der Sprachwahl: 1. Browsersprache bzw. Benutzersprache 2. System-/Hauptsprache 3. Englisch (Default) 4. Kleinste Sprach-ID Mehrsprachige Stellenmärkte: Externer Stellenmarkt (/Jobs/All) Interner Stellenmarkt (/VacanciesIntraxData/All) Stellenmarkt für Personalvermittler (JobsRecruiter/All) Seite 9
Auswahllisten für den Stellenmarkt Neuerdings existieren auf dem Stellenmarkt in der Suchfunktion sogenannte «adaptive» Auswahllisten. Diese Listen passen sich automatisch den vorhandenen Werten der Stellenausschreibung auf dem jeweiligen Stellenmarkt an. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe. Adaptive Auswahllisten: Position Ausbildungsabschluss Unternehmensbereich Region Benutzerdefinierte Liste Stellen 2 & 3 Stellenmärkte mit adaptiven Auswahllisten: Externer Stellenmarkt (/Jobs/All) Interner Stellenmarkt (/VacanciesIntraxData/All) Hinweis: Die angezeigten Auswahllistenwerte beziehen sich auf die im jeweiligen Stellenmarkt ausgeschriebenen Stellen. Seite 10
Zusätzliche Neuerungen für den Stellenmarkt Suche nach «Ausbildungsabschluss» auf Stellenmärkten Auf den Stellenmärkten (intern & extern) können Bewerber neu die angebotenen Stellen nach gewünschten Ausbildungsabschlüssen filtern. Weitere Upload-Möglichkeiten für Inserate-Layouts Zu den bestehenden 15 Möglichkeiten, Dateien für ein Inserate-Layout hochzuladen, wurden weitere 15 Upload-Möglichkeiten hinzugefügt. Seite 11
Neuerungen für Administratoren
Niederlassungsspezifische Bewerbungsformulare [1/2] Neuerdings können alle Bewerbungsformulare niederlassungsspezifisch definiert werden. Dies ermöglicht eine individuelle Ausgestaltung der Formularfelder je Niederlassung sowie des entsprechend vorherrschenden Rechtsraumes. Beispiel: Felder, welche im einen Rechtsraum (z.b. USA) nicht von einem Bewerber erfragt werden dürfen, können in einem anderen Rechtsraum (z.b. Deutschland) legitim sein. Dementsprechend kann das Formular anders ausgestaltet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe. Seite 13
Niederlassungsspezifische Bewerbungsformulare [2/2] Zusätzliche Bewerbungsfelder Das Bewerbungsdossier wurde um weitere benutzerdefinierte Felder ergänzt, um detailliertere Informationen über einen Bewerber erfassen zu können: 3 Datums-Felder 10 Auswahllisten (als Einfach- oder Mehrfachauswahl) 10 Text-Felder Seite 14
Typ für Auswahllisten definieren Mit dem neuen Update können Sie bei verschiedenen Auswahllisten die passende Auswahlmöglichkeit (Einfach- oder Mehrfachauswahl) selbst definieren. Dazu wählen Sie ganz einfach den Typ des Eingabefeldes im Anpassungsmodus aus. Mehrfachauswahl Einfachauswahl Seite 15
Felder als «unsecure» definieren Standardmässig unterliegen alle Datenfelder in umantis gewissen Sicherheitseinschränkungen, wodurch beispielsweise nur bestimmte HTML- Formatierungen erlaubt sind. Unerlaubte HTML-Befehle oder Skripte (z.b. JavaScript) werden unterbunden. Neuerdings besteht für einzelne Felder die Möglichkeit, diese Einschränkungen mittels Anpassungsmodus aufzuheben. Dazu können Sie die Einschränkung als «unsecure» (resp. «ohne Einschränkung») definieren. Die Inhalte werden nun nicht mehr geprüft. Felder, die auf «unsecure» geschaltet werden können: Ausschreibungsinhalte für externe und interne Ausschreibungen Signaturen & Footer E-Mails (gewisse E-Mails wie System-E-Mails, E-Mail-Vorlagen etc.) Datenschutzerklärungen Assistenten (gewisse Inhalte wie Titel, Text, Hilfe und Beschreibung) Jobplattformen (Aktivierungs- und Deaktivierungs-E-Mail) Seite 16
Mehrfachaktion zum Löschen von Stellen Nutzen Sie als Administrator die Möglichkeit, mehrere Stellen gleichzeitig zu löschen. Dabei werden auch jeweils alle Bewerbungen, welche mit einer Stelle verknüpft sind, gelöscht. Hinweis: Vor dem Löschen von Stellen sollten die Ausschreibungen auf den jeweiligen Publikationsplattformen beendet werden. Ansonsten führen Bewerbungsversuche nach der Elimination auf eine Fehlerseite. Seite 17
Voll-Import von Benutzern Mit dem Update haben Sie die Möglichkeit, den Import von Benutzern als Voll-Import auszuführen. Dieser historisiert, im Gegensatz zum Teil-Import, automatisch alle nicht im Import vorhandenen Benutzer. Die restlichen Daten der Benutzer werden entsprechend aktualisiert. Hinweis: Beim manuellen Benutzer-Import kann zwischen Voll- und Teil-Import gewählt werden, während der automatische Import neuerdings immer als Voll-Import ausgeführt wird. Seite 18
Zusätzliche Import-Felder Der Bewerber-Import wurde mit folgenden Feldern erweitert: [Bewerbung.OptionaleAuswahlliste1] [Bewerbung.OptionaleAuswahlliste2] [Bewerbung.OptionaleAuswahlliste3] Mehr Informationen zum Thema Importe und Importvorlagen finden Sie in unserer Online-Hilfe. Das Datumsformat wird neu direkt von den Browsersettings übernommen. Seite 19
Neuerungen Schnittstellen und Zusatzmodule
Integration von Video-Interviews mit Viasto Die Anforderungen seitens Bewerber und Unternehmen steigen laufend. Um diesen gerecht zu werden, insbesondere unter Zeitdruck, sind einfache und verlässliche Tools wichtig. Das Unternehmen Viasto hat dies frühzeitig erkannt und bietet mit ihrer Video- Interview Suite die attraktivste Möglichkeit von Video-Interviews. Durch die Integration in umantis steht auch Ihnen diese Funktion als kostenpflichtiges Zusatzmodul zur Verfügung. Seite 21
Video-Interview mit Viasto Die Video-Interviews ermöglichen einen authentischen Eindruck von den konkreten Fähigkeiten und Kompetenzen der Bewerber. Die Video-Interviews können zeitlich versetzt und eigenständig vom Bewerber durchgeführt werden. Es erübrigen sich dadurch Abstimmungsverzögerungen und komplizierte Terminkoordinationen. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie in der Online- Hilfe. Für ein Angebot des kostenpflichtiges Zusatzmoduls wenden Sie sich bitte an Ihre Haufe-umantis-Kontaktperson oder an unseren Support. Videointerviews als Bewerbungseingang ersetzen ein persönliches Vorgespräch zahlreiche Telefoninterviews Seite 22
Neue generische Schnittstelle zu PMS [1/2] Eine neue generische Schnittstelle zu Prospective Media (PMS) wird unterstützt, welche u.a. das Senden von beliebigen Stellen-Ausschreibungstexten erlaubt. Bis anhin wurde nur eine statische Schnittstelle zu PMS angeboten, welche lediglich die Übermittlung von Stellen-ID, Stellen-Titel, Bewerber- und Inserate-Link ermöglichte. Mit dem zweiten, generischen Ansatz können nun beliebige Stellen-Daten an PMS übermittelt werden. Die zu übermittelnden Daten werden dabei mittels umantis- Variablen extrahiert und anschliessend durch XML strukturiert. Eine detaillierte Anleitung finden Sie in der Online-Hilfe. Seite 23
Neue generische Schnittstelle zu PMS [2/2] In den Einstellungen unter den Jobplattformen kann unter dem Reiter «Jobplattformen Provider» ausgewählt werden, ob die Übermittlung per statischer oder generischer PMS Schnittstelle stattfinden soll. Default Einstellung Zu übermittelnde Daten werden mittels umantis-variablen extrahiert und via XML strukturiert. Seite 24
Cloud SSO für ADFS Diese Neuerung wurde für ein vereinfachtes Login in die umantis Lösung umgesetzt. Die umantis Cloud SSO (Single sign-on) Komponente bietet einen direkten Zugang aus dem unternehmensinternen ADFS (Active Directory Federation Services). Dies bedeutet für die Benutzer, dass diese sich nicht nochmals extra für die umantis-lösung anmelden müssen. Die ersten 10 umantis-kunden haben ihre Lösung bereits erfolgreich über unser Cloud SSO an ihr Microsoft Active Directory angeschlossen. Nun wird die kostenpflichtige Zusatzkomponente allen Kunden angeboten. Für die Anbindung an ein bestehendes ADFS ist circa ein Tag technische Beratung von Haufe-umantis und entsprechend ein Tag eines ADFS-Technikers auf Ihrer Seite nötig. Die Miete beläuft sich auf 20% eines regulären Moduls. Für ein konkretes Angebot wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Haufe-umantis. Weitere Informationen finden Sie unter Online-Hilfe Single Sign On. Seite 25
Neuerungen des Outlook-Plugins Die Bedienung des Plugins wurde mit der Windows-Authentifizierung vereinfacht. Ebenso ist nun eine separate Auswahl von E-Mail-Anhängen für den Import in die Lösung möglich. Das Outlook-Plugin ist in einer 32-Bit und 64-Bit Version verfügbar. Genauere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe. Seite 26
Zusätzlich Wissenswertes
Hilfetexte bei Zwischenüberschriften Die im Anpassungsmodus erfassten Hilfetexte können auch bei Zwischenüberschriften eingeblendet werden. Seite 28
Interne Ausschreibungen: Ansicht für Gremienmitglieder Gremienmitglieder können neu Ausschreibungsinhalte von intern ausgeschriebenen Stellen einsehen und genehmigen. Im Gremienbereich (SelfServiceBoard) werden neben der Ansicht für externe Ausschreibungsinhalte nun auch die Ausschreibungsinhalte von intern ausgeschriebenen Stellen angezeigt. Seite 29
Erhöhung der Sicherheit bei Passwortänderung Damit Passwörter nicht missbraucht werden können, muss beim Ändern des Passwortes das alte Passwort nochmals eingegeben werden. Seite 30
Übersicht der Links zur Online-Hilfe [1/2] Allgemeine Neuerungen Web-Tracking: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/web-tracking Anonymisierung von Bewerbungen: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/bewerbungen_anonymisieren Neuerungen für den Stellenmarkt Mehrsprachiger Stellenmarkt: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/mehrsprachiger_stellenmarkt Auswahllisten für den Stellenmarkt: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/externe_ausschreibung Seite 31
Übersicht der Links zur Online-Hilfe [2/2] Neuerungen für Administratoren Niederlassungsspezifische Bewerbungsformulare: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/bewerbungsformulare Typ von Auswahllisten definieren: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/anpassungsmodus#eingabeart_f.c3.bcr_auswahllist en_anpassen Felder als «unsecure» definieren: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/anpassungsmodus#datenfelder_anpassen Import: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/importe Neuerungen Schnittstellen und Zusatzmodule Video-Interview mit Viasto: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/viasto-videointerview Neue generische Schnittstelle zu PMS: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/jobplattformen_provider#einstellungen_in_umantis Cloud SSO für ADFS: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/single_sign_on Neuerungen des Outlook-Plugins: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/outlook-plugin Seite 32
Wir wünschen Ihnen viel Freude mit den neuen Funktionen von umantis! Haufe-umantis AG Unterstrasse 11, 9001 St. Gallen T +41 71 224 01 01, F +41 71 224 01 02 www.umantis.com, umantis@haufe.com