Übersicht über Document Portal

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1 Klicken Sie hier, um diese oder andere Dokumentationen zu Lexmark Document Solutions anzuzeigen oder herunterzuladen. Übersicht über Document Portal Lexmark Document Portal ist eine Softwarelösung, mit der Sie bedarfsgerecht vorgedruckte Formulare speichern und verarbeiten können. Mit dieser Lösung entfällt für den Kunden die Notwendigkeit, Stapel von vorgedruckten Formularen zu lagern. Zur Ausführung von Document Portal ist Internet Explorer erforderlich. Document Portal besteht aus den folgenden Modulen: Document Server-Software Document Portal- Außerdem sind zwei Client-Optionen enthalten: Document Portal auf einem Multifunktionsdrucker (MFP) Neu! Document Portal auf einem Desktop: eine Desktop-Oberfläche für Ihre Document Portal-Anwendung Document Portal- Mit dem Document Portal- können sie benutzerdefinierte Document Portal-Lösungen für Ihre Clients erstellen. Mit dem können Sie folgende Aufgaben ausführen: Hinzufügen und Löschen von Formularen Hinzufügen und Löschen von Skripts Verwalten von MFPs Verwalten von Document Portals auf einem Desktop Erstellen von benutzerdefinierten Kategorien Erstellen von Berichten über die Verwendung von Formularen Weitere Informationen finden Sie unter auf Seite 4. Document Portal auf einem MFP Der Zugriff auf Document Portal auf einem MFP erfolgt über einen Lexmark MFP mit Sensorbildschirm. Übersicht über Document Portal 1

2 Document Portal auf einem Desktop Bei Document Portal auf einem Desktop können Sie von Ihrem Computer aus auf die Document Portal-Anwendung zugreifen. Document Portal auf einem Desktop bietet dieselben Funktionen wie die MFP-Version. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzertool (MFP und Desktop) auf Seite 3. Was ist ein Formular? Formulare sind entweder Standard-PDF-Dateien, die mit einem Skript zur Verarbeitung verknüpft werden können (drucken, faxen, per versenden oder archivieren) oder.fdd-dateien, mit deren Hilfe Daten aus einer externen Quelle (z. B. Datenbank, Datei usw.) zusammengeführt werden können. Document Portal auf einem Desktop 2

3 Verwenden von Document Portal Document Portal besteht aus zwei separaten Elementen: einer Benutzeroberfläche zur Auswahl und Verarbeitung von Formularen (MFP- und Desktop-Versionen) und einem zur Verwaltung von Formularen. Benutzertool (MFP und Desktop) Die Benutzeroberfläche besteht aus einer Reihe wichtiger Komponenten: Formularsuche mit Hilfe von Kategorien Formularinformationen Formularverarbeitung Formularsuche mit Hilfe von Kategorien Sie können auf der Grundlage von Kategorien nach einem Formular suchen. Kategorien stellen eine Möglichkeit dar, Formulare mit gemeinsamen Eigenschaften in Gruppen zusammenzufassen. Diese Kategorien werden vom Administrator erstellt. Kategorien, die Formulare enthalten, werden schwarz dargestellt. Kategorien ohne Formulare sind ausgegraut und können nicht ausgewählt werden. Es können mehrere Kategorien gleichzeitig angezeigt werden. Formularinformationen Hinweis: Die Anzahl an Kategorien ist unbegrenzt. Enthält eine Kategorie ein Formular, wird dieses Formular standardmäßig ausgewählt. Enthält eine Kategorie mehrere Formulare, wird kein Formular ausgewählt. Bei Auswahl eines bestimmten Formulars werden die folgenden Informationen angezeigt: Miniaturansicht: eine kleine Grafikversion des Formulars Formulartitel: Titel des Formulars Formularnummer: Nummer des Formulars Revision: letztes Änderungsdatum des Formulars Zusammenfassung: kurze Beschreibung des Formulars Seitenanzahl: Anzahl der Seiten des Formulars Hinweis: Im Feld Revision wird Originalformular angezeigt, wenn das Formular nicht geändert wurde. Wenn das Formular nach dem Hinzufügen zum System geändert wurde, wird im Feld Revision #<Revisionsnummer> (Datum und Uhrzeit der Revision) angezeigt. Wenn ein Formular nach dem Hinzufügen zum System einmal geändert wurde, enthält das Feld Revision beispielsweise die folgende Angabe: #1 (18/01/02 15:09). Verwenden von Document Portal 3

4 Formularverarbeitung Nach Auswahl eines Formulars können Sie dieses verarbeiten, indem Sie die Anzahl der Kopien auswählen, optional das Kontrollkästchen zum automatischen Ausfüllen (falls das Formular automatisch ausgefüllt werden kann) aktivieren und anschließend auf die Taste Start drücken. Das ist die Benutzeroberfläche, auf der Sie Document Portal verwalten können. Dieses Tool wird von einem Browser (Internet Explorer) ausgeführt. Anmelden Melden Sie sich beim Document Portal-Administrator mit dem Paßwort an, das Sie bei der Installation festgelegt haben. Wenn Sie das Paßwort ändern möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Voreinstellungen. Verwalten von Formularen Bei Auswahl der Registerkarte Formulare können Sie Formulare hinzufügen, löschen und bearbeiten. Hinzufügen von Formularen Um Document Portal ein Formular hinzuzufügen, wählen Sie die Registerkarte Formulare. In dieser Ansicht wird eine Liste der Formulare angezeigt, die sich derzeit auf dem System befinden. Um ein Formular hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. Beim Hinzufügen eines Formulars sind drei Bereiche zu beachten: Formularinformationen Kategorien Druckereinstellungen Formularinformationen Geben Sie den Formulartyp, die Formulardatei, den Titel, die Nummer, die Stichwörter, das Skript, das AF-Skript (für Formulare) und eine Zusammenfassung dieses Formulars an. Obligatorisch sind jedoch nur die Angaben zur Formulardatei und zum Formulartitel. Kategorien Fassen Sie einen Satz von Formularen in einer Kategorie zusammen. Ein Formular muß nicht einer Kategorie zugewiesen werden. Ein Formular kann jedoch auch mehreren Kategorien zugewiesen werden. Druckereinstellungen Legen Sie die Standard-Druckereinstellungen fest, wenn Sie ein bestimmtes Formular drucken möchten. 4

5 Bearbeiten von Formularen Klicken Sie auf die Registerkarte Formulare. Um ein bestimmtes Formular zu bearbeiten, wählen Sie das Formular in der Liste aus. Rechts werden die aktuellen Informationen zu diesem Formular angezeigt. Löschen von Formularen Klicken Sie auf die Registerkarte Formulare. Wählen Sie das zu löschende Formular aus, und klicken Sie auf Löschen. Verwalten von Skripts Skripts werden mit Hilfe der Lexmark Workflow Composer-Software erstellt. Diese Skripts werden verwendet, um Formulare zu verarbeiten (drucken, faxen, per versenden usw.). Sie können Skripts hinzufügen, löschen und mit Formularen in Document Portal verknüpfen. Hinzufügen von Skripts Nachdem ein Skript mit Workflow Composer erstellt wurde, können Sie das Skript zu Document Portal hinzufügen. Wählen Sie die Registerkarte Skripts aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. Löschen von Skripts Ein Skript kann vom Document Portal-Server gelöscht werden, wenn es keinem Formular zugewiesen ist. Wählen Sie die Registerkarte Skripts aus, markieren Sie das Skript, und klicken Sie auf Löschen. Verknüpfen von Skripts mit Formularen Wenn Sie ein Formular über die Registerkarte Formulare hinzufügen, können Sie ein Skript mit diesem Formular verknüpfen. Weitere Informationen zum Verknüpfen von Skripts mit Formularen finden Sie im Document Portal-Administrationshandbuch. Verwalten von Document Portal auf einem MFP Sie können Document Portal auf einem MFP in Ihrem Netzwerk hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Hinzufügen von Document Portal auf einem MFP 1 Wählen Sie die Registerkarte MFPs. In dieser Ansicht wird eine Liste der Document Portals angezeigt, die sich derzeit auf dem System befinden. 2 Um Document Portals hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. Der Titel des Document Portal-Symbols ist standardmäßig auf Formulare gesetzt. Dieser Standardwert kann auf der Registerkarte Voreinstellungen geändert werden. 5

6 Bearbeiten von Document Portals Um ein bestimmtes Document Portal-Tool auf einem MFP zu bearbeiten, wählen Sie es in der Liste aus. Im rechten Feld werden die aktuellen Informationen zu diesem Document Portal-Tool angezeigt. Löschen von Document Portals Um Document Portals vom System zu löschen, wählen Sie das Document Portal-Tool aus, und klicken Sie auf Löschen. Hinzufügen von Document Portal-Lizenzen Auf der Registerkarte MFPs wird die Anzahl der für Ihre MFPs verfügbaren Lizenzen angezeigt. Um weitere Lizenzen hinzuzufügen, klicken Sie auf Lizenzen. Verwalten von Document Portal auf einem Desktop Zum Document Portal-Administrator wurde eine neue Registerkarte für die Desktop-Ansichten hinzugefügt. Die Registerkarte für die Desktop-Ansichten besteht aus drei Feldern: Druckerverwaltung Druckereinstellungen Lizenzverwaltung Druckerverwaltung Im Feld Druckerverwaltung können die Netzwerkdrucker festgelegt werden, die vom Endbenutzer ausgewählt werden können. In der Liste der verfügbaren Drucker können unterstützte Drucker hinzugefügt, entfernt und bearbeitet werden. Druckereinstellungen Im Feld Druckereinstellungen können Sie den Kontrollbereich festlegen, in dem der Endbenutzer auf die Liste der verfügbaren Drucker zugreifen kann. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung: Benutzern die Möglichkeit geben, Drucker aus einer von einem Administrator definierten Druckerliste auszuwählen Benutzern die Möglichkeit geben, beliebige unterstützte Netzwerkdrucker durch Angabe der IP-Adresse und Beschreibungsinformationen festzulegen Lizenzverwaltung Im Feld Lizenzverwaltung wird ein aktueller Statusbericht über die Anzahl der momentan verwendeten Desktop-Lizenzen angezeigt. Um weitere Lizenzen anzuzeigen oder hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Lizenzen. 6

7 Verwalten von Kategorien Eine Kategorie stellt eine Gruppierung Ihrer Formulare dar. So haben Sie beispielsweise all Ihre 401K-Formulare in der Kategorie Bezüge zusammengefaßt. Das Verwalten von Kategorien besteht in erster Linie im Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Formularkategorien. Hinzufügen von Kategorien Um dem Document Portal-System eine Kategorie hinzuzufügen, wählen Sie die Registerkarte Kategorien. In dieser Ansicht wird eine Liste der Kategorien angezeigt, die sich derzeit auf dem System befinden. Um eine Kategorie hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. Beim Hinzufügen einer Kategorie müssen Sie den Namen der Kategorie angeben. Sie können außerdem festlegen, welche Formulare in dieser Kategorie enthalten sind und welche Document Portals darauf Zugriff haben. Bearbeiten von Kategorien Um eine Kategorie zu bearbeiten, wählen Sie die Registerkarte Kategorien. Wählen Sie die Kategorie in der Liste aus. Rechts werden bearbeitbare Felder mit aktuellen Informationen zu der Kategorie angezeigt. Löschen von Kategorien Um eine Kategorie vom System zu löschen, wählen Sie die Registerkarte Kategorien. Wählen Sie die zu löschende Kategorie aus, und klicken Sie auf Löschen. Erstellen von Berichten Hierbei handelt es sich um eine Möglichkeit, die Verwendung Ihrer Document Portals zu verfolgen. Sobald ein Formular gesendet wird, werden bestimmte Informationen aufgezeichnet (z. B. welches Formular am häufigsten gesendet wird, welches Document Portal-Tool am häufigsten verwendet wird usw.). Diese Informationen erleichtern es Ihnen, Ihre Ressourcen je nach Bedarf zuzuteilen. Um einen Bericht anzuzeigen, wählen Sie den gewünschten Bericht und Zeitrahmen aus. Bei einigen Berichten können zusätzliche Angaben gemacht werden (wie z. B. ein bestimmtes gewünschtes Formular oder Document Portal). Außerdem können Sie Ihre Berichtsinformationen in eine Datei exportieren. Klicken Sie dazu auf Bericht exportieren. 7

8 Voreinstellungen Auf dieser Registerkarte kann der Administrator folgende Aufgaben ausführen: Ändern des Paßworts Festlegen der Standard-Druckereinstellungen Festlegen des Standardskripts Festlegen einer Reihe von Optionen zum Debuggen Festlegen des Standardtitels für Document Portal Festlegen der Anzahl der Tage, die ein Formular als neu gilt Mit dem kann die Anzahl der Tage, die ein Formular als neu oder aktualisiert gilt, auf 1 bis 31 Tage gesetzt werden. 8