ÖSTERREICHISCHES OLYMPISCHES COMITÉ ÖOC Online-Akkreditierung Handbuch für Athleten und Betreuer Europäisches Olympisches Jugend Winter Festival (EYOF) Sarajevo & Ost Sarajevo 2019 Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beiderlei Geschlecht.
Das Österreichische Olympische Comité (ÖOC) hat zur administrativen Verwaltung des Akkreditierungsprozesses für olympische Veranstaltungen eine Web-Lösung entwickelt. Mit diesem flexiblen Online-Tool können alle für olympische Veranstaltungen in Frage kommenden Athleten, Betreuer und anderes Personal die für eine Akkreditierung erforderlichen Daten einfach und schnell über das Internet bekannt geben. Diese Anleitung führt euch Schritt für Schritt durch die ÖOC Online-Akkreditierung. Ziel ist es, eure Daten erfolgreich einzugeben und zu übermitteln. Bei Fragen oder Problemen wendet euch bitte per E-Mail an office@olympia.at oder telefonisch an +43 (01) 799 55 11. START ZIEL Inhaltsverzeichnis Einleitung... 2 1. Anmeldung... 3 2. Zugangsdaten anfordern (Passwort vergessen)... 3 3. Übersicht Ihres Benutzerkontos... 4 4. Persönliche Daten... 5 5. Passfoto / Passkopie... 7 6. Medizinische Daten (nur für Athleten)... 9 7. DSGVO - Einwilligungserklärung....11 8. E-Mail-Adresse... 11 9. Drucken... 12 2
1. Anmeldung Um die ÖOC Online-Akkreditierung zu starten, gebt folgende Adresse in euren Webbrowser (z.b. Internet Explorer, Safari, etc.) ein: https://akkreditierung.olympia.at Hier könnt ihr euch jederzeit mit Ihrem Benutzernamen und Passwort einloggen, um eure Daten zu bearbeiten/einzusehen. Durch Eingabe der Zugangsdaten und Klick auf Anmelden gelangt ihr zu eurer persönlichen Übersicht. WICHTIG: Wenn ihr eure Zugangsdaten nicht kennen, lest in Kapitel 2, wie ihr diese anfordern. 2. Zugangsdaten anfordern (Passwort vergessen) Wenn ihr eure Zugangsdaten noch nicht besitzt bzw. vergessen habt, klickt im Login- Bildschirm auf Zugangsdaten anfordern. Hier könnt ihr eure Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) anfordern. Dafür gebt eure E-Mail-Adresse ein und klicken auf Weiter. Nun erhaltet ihr an die angegebene E-Mail-Adresse eine E-Mail mit euren Zugangsdaten und könnt euch somit, wie in Kapitel 1 beschrieben, einloggen. WICHTIG: Hier kann nur die dem Österreichischen Olympischen Comité (ÖOC) bekanntgegebene E-Mail-Adresse angegeben werden (z.b. jene, an die ihr den Link für die Erstanmeldung bekommen habt). Solltet ihr eine andere E-Mail-Adresse als die von eurem Fachverband angeführte bevorzugen, könnt ihr diese nach dem Einloggen ändern. Siehe Kapitel 8. 3
3. Übersicht Ihres Benutzerkontos Bevor ihr in euer Profil einsteigen könnt, werdet ihr ersucht, die Datenschutzinformationen zu lesen und zuzustimmen: Nach eurer Zustimmung gelangt ihr zu eurem Profil: Hier seht ihr eine Übersicht zu eurem Benutzerkonto. Per Mausklick auf Persönliche Daten - Details siehe Kapitel 4 Passfoto / Passkopie - Details siehe Kapitel 5 Medizinische Daten - nur für Athleten - Details siehe Kapitel 6 Formular: Einwilligungserklärung - Details siehe Kapitel 7 E-Mail-Adresse - Details siehe Kapitel 8 Gelangt ihr zu den entsprechenden Unterpunkten. 4
Dieses Zeichen deutet darauf hin, dass in diesem Unterpunkt noch nicht alle erforderlichen Daten eingegeben wurden. Bewegt den Mauszeiger darüber, um anzusehen, welche davon verpflichtend sind bzw. noch fehlen. Dieses Zeichen wird angezeigt, wenn alle von euch übermittelten Daten vollständig sind und angenommen wurden. Wenn ihr auf das Kuvert klickt, seht ihr eure hinterlegte E-Mail-Adresse. Möglichkeit, das Formular Einwilligungserklärung auszudrucken. Wenn ihr auf den Drucker klickt, so könnt ihr die eingegebenen Daten in Berichtsform auswählen, ansehen und ausdrucken. 4. Persönliche Daten Hier habt ihr die Möglichkeit, eure persönlichen Daten anzugeben. Bei den mit * gekennzeichneten Feldern handelt es sich um Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen. Wichtig: Name und Vorname bitte lt. Reisepass angeben (Doppelnamen!!). Am Beginn der Seite wird euch angezeigt, welche Pflichtfelder noch auszufüllen sind. 5
Bei den sportlichen Erfolgen (nur für Athleten) könnt ihr mittels Klick auf Hinzufügen mehrere Erfolge schrittweise eintragen. Mittels Klick auf den Papierkorb ( Einträge wieder entfernen. ) könnt ihr falsche Am Ende des Formulars könnt ihr mittels Klick auf Speichern & Bestätigen die von euch eingegebenen Daten abspeichern bzw. zwischenspeichern. Die wichtigsten Stammdaten müssen vorab extra bestätigt werden: 6
Abbrechen ist nur zu verwenden, wenn die durchgeführten Eingaben/Änderungen verworfen werden sollen. Vorsicht: Die Eingaben/Änderungen werden NICHT gespeichert. Wenn ihr auf Speichern oder Abbrechen klickt, gelangt ihr immer automatisch zur Übersicht zurück. 5. Passfoto / Passkopie Hier könnt ihr eure Bilder und Dokumente hochladen. Über das Feld, in dem derzeit Passfoto steht, könnt ihr den Typ des Bildes (Passfoto, Pass- Kopie) auswählen. Danach könnt ihr mittels Klick auf Durchsuchen das hochzuladende Bild oder die Datei auswählen. Durch Klick auf Öffnen fügt ihr das Bild ein, und abschließend lädt ihr mittels Klick auf Upload das Bild hoch. Wenn ihr auf Fertig klickt, gelangt ihr immer automatisch zur Übersicht zurück. WICHTIG: Das Passfoto und die Pass-Kopie gehören zu den Pflichtdokumenten und müssen hochgeladen werden. 7
Die Bilder bzw. Dateien müssen folgende Kriterien erfüllen: Datei-Größe (Qualität): Passfoto: Pass-Kopie: ca. 100 KB mind. 100 KB Passfoto: Fotos, die nicht den oben angeführten Vorgaben entsprechen, werden abgelehnt und die betreffende Person mittels E-Mail davon in Kenntnis gesetzt. Ein neues Bild muss dann hochgeladen werden! Nähere Details dazu findet ihr im Merkblatt Akkreditierung Vorgaben Passfoto! 8
6. Medizinische Daten (nur für Athleten) In diesem Abschnitt werden diverse medizinische Basis-Informationen abgefragt, um das medizinische Team des ÖOC für olympische Veranstaltungen vorab in Kenntnis zu setzen und gegebenenfalls entsprechende, begleitende Maßnahmen einleiten zu können. Ein Produkt fügt ihr hinzu, indem ihr den Produktnamen, Hersteller und die Chargennummer eintragt und mit Klick auf Hinzufügen bestätigt. Mittels Klick auf den Papierkorb ( entfernen. ) könnt ihr falsch eingetragene Produkte wieder Analog zur Eingabe der Nahrungsergänzungsmittel erfolgt auch gegebenenfalls die Eintragung der Medikamente. Anstelle der Chargennummer tragt ihr bitte die Dosis ein. 9
Vor Abschluss des Formulars findet ihr wichtige Hinweise bezüglich der Art und des Zeitpunktes der medizinischen Untersuchungen. Bitte lest diese aufmerksam durch! Am Ende des Formulars könnt ihr entweder die Vollständigkeit und Richtigkeit der obigen Angaben bestätigen, oder die Angaben als vorläufig unvollständig abspeichern. In beiden Fällen klickt ihr auf Speichern. Abbrechen ist nur zu verwenden, wenn die durchgeführten Eingaben/Änderungen verworfen werden sollen. Vorsicht: Die Eingaben/Änderungen werden NICHT gespeichert. Wenn ihr auf Speichern oder Abbrechen klickt, gelangt ihr immer automatisch zur Übersicht zurück. 10
7. DSGVO - Einwilligungserklärung Eine Grundvoraussetzung für eine mögliche Teilnahme am EYOF Sarajevo & East Sarajevo 2019 ist die Zustimmung zur Datenverarbeitung und -weitergabe u. a. an das verantwortliche Organisationskomitee. Die entsprechende Einwilligungserklärung muss ausgedruckt, ausgefüllt und unterschrieben (bei Minderjährigen auch von einem Erziehungsberechtigten) per E-Mail (linzbauer@olympia.at) bis längstens 30. November 2018 retourniert werden. 8. E-Mail-Adresse Hier seht ihr eure derzeit angegebene E-Mail-Adresse. Wollt ihr dem ÖOC eine andere E-Mail-Adresse für die Kommunikation übermitteln, so könnt ihr diese hier eintragen und mittels Speichern bestätigen. Abbrechen ist nur zu verwenden, wenn die durchgeführten Eingaben/Änderungen verworfen werden sollen. Wenn ihr auf Speichern oder Abbrechen klickt, gelangt ihr immer automatisch zur Übersicht zurück. 11
9. Drucken Dieses Fenster öffnet sich, wenn ihr auf das Druckersymbol ( ) klickt. Über das Feld Daten könnt ihr zwischen Stammdaten und Medizinischen Daten wählen. Um die Auswahl zu drucken, klickt auf Jetzt drucken. 12