4.3 Dateneingabe in Tabellen

DATENERFASSUNG 4 Tabellen 4.3 Dateneingabe in Tabellen Mit Access 2010 können neue Daten direkt in die eingegeben werden, wenn eine Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet ist. Sie können hier aber auch bestehende Datensätze löschen oder auch nur einzelne Werte eines Datensatzes ändern. (In Kapitel 5 werden Sie sich mit einem anderen Weg der Dateneingabe abe befassen, nämlich den über eigens dafür erstellte Formulare.) Um die Dateneingabe in Tabellen effizient erledigen zu können, ist es zunächst notwendig, dass Sie die Verfahren zum Markieren von Tabellenelementen und die Möglichkeiten, sich in der Tabelle rasch zu bewegen, kennen lernen. 4.3.1 Markieren Datensatz markieren Jeder Datensatz einer Tabelle weist am linken Rand ein graues Feld auf. Dieses Feld wird Datensatzmarkierer genannt. Datensatz markieren Feld- Markierer Datensatz- Markierer mit Editier- Symbol Der Datensatzmarkierer rer kann Symbole aufweisen, die Auskunft über den Zustand des Datensatzes geben. Durch Anklicken des Datensatzmarkierers wird der dazu gehörige Datensatz zur Gänze ausgewählt. Um einen Datensatz zu markieren: Setzen die den Mauszeiger auf den Datensatzmarkierer des Datensatzes, der markiert werden soll. Der Mauszeiger ändert sein Aussehen. Klicken Sie auf den Datensatzmarkierer. Alle Felder des Datensatzes werden markiert. 61

4 Tabellen DATENERFASSUNG Weitere Verfahren zum Auswählen von Tabellenelementen Markier-Verfahren Auswählen Maus Tastatur Daten in einem Feld Mit der Maus auf die Stelle klicken, an der die Markierung beginnen soll und über die gewünschten Daten ziehen. Die Einfügemarke an den Anfang des zu markierenden Textes setzen und bei gedrückter - Taste die entsprechenden Pfeiltasten drücken, um zum Ende des zu markierenden Textes zu gelangen. Ein ganzes Feld Klick auf die Stelle an der linken Ecke eines Feldes, an welcher der Zeiger zum wird. Die Einfügemarke auf das auszuwählende Feld bewegen und die F2 -Taste drücken. Aufeinander folgende Felder Auf die linke Ecke eines Feldes klicken und ziehen, um die Auswahl auszudehnen. Ein Feld auswählen und bei gedrückter -Taste die entsprechende Pfeiltaste drücken. Eine Spalte Klick auf den Feldnamen ganz oben in der Spalte. Aktuelle Spalte Ein Feld auswählen und STRG - LEER drücken. Den aktuellen Datensatz Ein Feld auswählen und - LEER drücken. Nebeneinander liegende Spalten Klick auf den Feldnamen ganz oben in der Spalte und ziehen, um die Auswahl auszudehnen. Einen Datensatz Klick auf den Datensatzmarkierer. Mehrere Datensätze Klick auf den Datensatzmarkierer des ersten auszuwählenden Datensatzes und ziehen, um die Auswahl auszudehnen. und dann - LEER - BILD oder - BILD Alle Datensätze Klick auf das Feld in der linken oberen Ecke der Tabelle. STRG - A Um alle Datensätze zu markieren, klicken Sie in die linke obere Ecke der Tabelle. 62

DATENERFASSUNG 4 Tabellen 4.3.2 Durch eine Tabelle navigieren Datensatz ansteuern Die Verfahren werden im Folgenden an Hand der Nordwind erläutert. Öffnen Sie die Beispieldatenbank Nordwind und blenden Sie im Navigations- bereich über das Menü die Tabellen ein. Sollte der Navigationsbereich ausgeblendet sein, können Sie ihn durch die Schaltfläche wieder anzeigen lassen. Doppelklicken Sie auf die Tabelle Artikel. Die Tabelle Artikel wird in der Datenblattansicht eingeblendet. Am Fußende der Tabelle befindet sich die Navigationsleiste mit Schaltflächen und dem Eingabefeld zur Datensatznavigation. Die Tabelle Artikel aus der Beispieldatenbank Nordwind. Der Datensatzmarkierer links in Orange kennzeichnet den aktuellen Datensatz Der Datensatzmarkierer am linken Rand weist beim ersten Datensatz die Farbe Orange auf. Das bedeutet, der erste Datensatz ist der aktuelle Datensatz. Über die Schaltflächen und springt man zum vorigen bzw. nächsten Datensatz. Datensatz ansteuern Ein Klick auf die Schaltfläche macht den ersten Datensatz zum aktuellen Datensatz, mit einem Klick auf gelangt man zum letzten Datensatz. Um einen Datensatz an einer bestimmten Position zu suchen, geben Sie die betreffende Datensatznummer im Editierfeld ein und drücken dann die -Taste. Gibt man etwa die Zahl 7 ein, so wird der siebente Datensatz angezeigt natürlich nur, wenn mindestens sieben Datensätze im Datenblatt vorhanden sind. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Neuer (leerer) Datensatz wechselt die Markierung für den aktuellen Datensatz an das Ende der Tabelle in die nächste leere Zeile, so dass Sie einen neuen Datensatz eingeben können. Mit dem Feld Suchen können Sie Datensätze anzeigen lassen, die be- stimmte Wörter oder Werte enthalten. Wenn Sie einen Filter zum Anzeigen der Datensätze verwenden, können Sie diesen mit der Schaltfläche Ungefiltert und Gefiltert ein- bzw. 63

4 Tabellen DATENERFASSUNG ausschalten. Wenn Sie keinen Filter eingestellt haben, ist die Schaltfläche inaktiv. (Näheres zum Filtern von Datensätzen erfahren Sie in Abschnitt III.) Datenfeld ansteuern und Daten ändern Datenfeld ansteuern Für die Navigation von Feld zu Feld verwenden Sie am besten die Tastatur. Die Techniken sind dieselben wie in den Tabellen anderer Office-Programme. Innerhalb nerhalb eines Datensatzes (einer Tabellenzeile) können Sie die Tabulatortaste verwenden, um in das nächste Feld (nach rechts) zu springen; mit - springen Sie zurück (nach links). Wenn Sie am Zeilenende nochmals drücken, springen Sie in das erste Feld des nächsten Datensatzes. Mit Hilfe der Pfeiltasten links, oben und unten. springen Sie in der Tabelle feldweise nach rechts, Daten ändern Bei beiden Verfahren wird der Feldinhalt sofern vorhanden ausgewählt und Sie können ihn sofort überschreiben. Ist die angesteuerte Zelle leer, so wartet die blinkende Einfügemarke darauf, dass Sie neue Daten in das Feld eingeben. 4.3.3 Neuen Datensatz eingeben In der letzten Zeile einer in der Datenblattansicht geöffneten Tabelle der Datensatz- markierer weist das Symbol auf kann ein neuer Datensatz eingegeben werden. Neuen Datensatz eingeben Um einen neuen Datensatz einzugeben: Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer (leerer) Datensatz um zum Ende des Datenblattes zu wechseln. Der Datensatzmarkierer der letzen Zeile weist nun das Symbol für den neuen Datensatz auf. Klicken Sie in das Feld Artikelname des neuen Datensatzes und geben Sie eine Speise ein. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, wird der Eintrag AutoWert im Feld Artikel-Nr durch eine fortlaufende Zahl ersetzt. Der Datensatzmarkierer weist das Symbol für die Dateneingabe auf. Ein neuer Datensatz mit einer fortlaufenden Nummer wurde angelegt. Mit der Tabulatortaste wechseln Sie in das nächste Feld. Geben Sie auch hier Daten ein. 64

DATENERFASSUNG 4 Tabellen 4.3.4 Dateneingabe rückgängig machen Über die Symbolleiste für den Schnellzugriff können falsche Eingaben rückgängig gemacht werden. Solange sich die Einfügemarke im aktuellen Feld befindet, können Sie getätigte Eingaben mit dem Befehl Rückgängig auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen. Der Inhalt des Feldes weist dann wieder den Zustand vor der Änderung auf. Eingaben widerrufen 4.3.5 Datensatz löschen Um einen ganzen Datensatz zu löschen: Markieren Sie den zu löschenden Datensatz durch einen Klick auf den Datensatzmarkierer. Klicken Sie auf dem Menüband im Register Start, in der Befehlsgruppe Datensätze auf den Befehl Löschen. Ein Dialogfenster wird eingeblendet, in dem Sie aufgefordert werden, das Löschen des Datensatzes zu bestätigen. Datensatz löschen Das Löschen eines Datensatzes kann nicht rückgängig gemacht werden. Klicken Sie auf Ja,, um den Datensatz endgültig zu löschen. Daten löschen Sollen nicht gesamte Datensätze, sondern nur die Daten aus einem Feld gelöscht werden, so: Markieren Sie den zu löschenden Text im Datenfeld und drücken die ENTF -Taste. Daten löschen 4.3.6 Änderungen speichern Access speichert Änderungen in Datensätzen automatisch bei jedem der folgenden Ereignisse: Wechseln zu einem anderen Datensatz der Tabelle Schließen des Datenblattes Beenden des Programms Änderungen speichern 65

4 Tabellen DATENERFASSUNG 4.4 Beziehungen zwischen Tabellen Sie wissen bereits, dass die Informationen, die eine enthält, in einer oder mehreren Tabellen gespeichert sind. Und in fast allen Fällen ist es sinnvoll, die Daten nicht in einer einzigen, umfangreichen Tabelle zu speichern, sondern in mehreren, die jeweils einen Bereich umfassen. Wir haben schon einleitend auf die Vorteile solchen Vorgehens hingewiesen ( Kap. 1.4). Das programm trägt nun diesem Umstand Rechnung. Eine der wichtigsten Fähigkeiten eines programms besteht darin, Informationen, die in verschiedenen Tabellen untergebracht sind, zusammenzuführen. Damit das funktionieren kann, muss aber festgelegt werden, welche Beziehung zwischen den Tabellen besteht. Wichtig: Beziehungen werden für Tabellen definiert und nicht für einzelne Datensätze in den Tabellen. Der festgelegte Beziehungstyp muss für jeden Datensatz möglich sein. Mastertabelle und Detailtabelle Beispiel Ein Unternehmen besitzt einen Fuhrpark. Es ist geregelt, welches Auto von welchen MitarbeiterInnen benutzt werden darf. In einer werden die Informationen darüber in zwei Tabellen ( Fahrzeuge und Personal ) gespeichert. Mastertabelle Fahrzeuge Personal Detailtabelle Die Abbildung zeigt eine schematische Darstellung. Die Tabelle auf der linken Seite einer Beziehung wird als Mastertabelle bezeichnet. Die Tabelle auf der rechten Seite einer Beziehung als Detailtabelle. Primärschlüssel Wie wird nun n eine Beziehung zwischen den beiden Tabellen hergestellt? Hier kommt der Primärschlüssel ssel (siehe oben, Kap. 4.1.3) zum Einsatz. In der Tabelle Fahrzeuge ist der Datensatz für ein bestimmtes Auto anhand des Wertes des Primärschlüssels ssels unverwechselbar gekennzeichnet. Es muss also in der Tabelle Fahrzeuge ein Feld geben, in das der Wert des Primärschlüssels eingetragen werden kann. Immer wenn dieser Wert nun im Datensatz für einen Mitarbeiter aufscheint, ist klar, dass das Fahrzeug diesem Mitarbeiter zugewiesen ist. 66

DATENERFASSUNG 4 Tabellen Der Wert des Feldes Fz_ID der Tabelle Fahrzeuge wird in der Tabelle Personal gespeichert. Dadurch ist eine Verbindung zwischen den beiden Tabellen hergestellt. Voraussetzungen für Beziehungen Beziehungen zwischen Tabellen können erstellt werden, wenn es in zwei Tabellen Felder gibt, die den gleichen Wert enthalten. Das Feld in der Mastertabelle muss vom Typ Primärschlüssel sein oder einen eindeutigen Index haben. Die beiden Felder, über die eine Beziehung hergestellt wird, müssen vom gleichen Datentyp sein (oder von gleichartigen Datentypen wie Autowert und Zahl mit der Feldgröße Long Integer). Wenn die Tabellen über Felder vom Typ Zahl verknüpft werden sollen, müssen diese dieselbe Feldgröße aufweisen. Referentielle Integrität Wenn Sie im Dialogfenster Beziehungen bearbeiten das Kontrollkästchen Mit referentieller Integrität aktivieren, so bestimmen Sie, dass nur dann in die Detailtabelle ( Personal ) ein Datensatz eingegeben werden kann, wenn im Feld, über das die Beziehung läuft, ein Wert steht, der auch in der Mastertabelle vorkommt. Sie können keinen Datensatz aus der Mastertabelle löschen, wenn er mit einem Wert aus der Detailtabelle in Beziehung steht. Dadurch wird verhindert, dass sich in der Detailtabelle Werte befinden, die in der Mastertabelle nicht mehr existieren. 4.4.1 Beziehungstypen Es gibt 3 Möglichkeiten, wie die Beziehungen zwischen Tabellen beschaffen sein können. Diese Beziehungstypen sind: 1:1 (eine Eins-zu-eins -Beziehung) 1:n (eine Eins-zu-mehrere -Beziehung) m:n (eine Mehrere-zu-mehrere -Beziehung) Beziehungstypen Anhand unseres Beispiels bedeutet das: 1:1-Beziehung Eine 1:1-Beziehung würde vorliegen, wenn geregelt ist, dass ein bestimmtes (1) Fahrzeug nur für einen bestimmten (1) Mitarbeiter reserviert ist. Der Primärschlüssel eines Datensatzes der Tabelle Fahrzeuge kann nur in einem Datensatz der Tabelle Personal vorkommen. D.h. jeder Datensatz der Mastertabelle ist genau einem Datensatz der Detailtabelle zugeordnet. (In diesem Fall könnte man aber auch überlegen, ob es überhaupt notwendig ist, die Informationen in zwei Tabellen zu speichern. Nur bei umfangreichen Datensätzen wäre die Aufteilung in zwei Tabellen sinnvoll.) 1:n-Beziehung Ein bestimmtes (1) Fahrzeug kann von mehreren (n) MitarbeiterInnen benutzt werden. Der Primärschlüssel eines Datensatzes in der Mastertabelle kann in mehreren Datensätzen der Detailtabelle vorkommen. D.h. jedem Datensatz der Mastertabelle können 1:1 1:n 67

4 Tabellen DATENERFASSUNG mehrere Datensätze der Detailtabelle zugeordnet sein, umgekehrt aber ist ein Datensatz der Detailtabelle genau einem Datensatz der Mastertabelle zugeordnet. Dieser Beziehungstyp ist der am häufigsten gebrauchte. m:n m:n-beziehung Bei einer m:n-beziehung können einem Datensatz der Mastertabelle mehrere Datensätze der Detailtabelle zugeordnet sein, und einem Datensatz der Detailtabelle mehrere Datensätze der Mastertabelle. Für unser Beispiel könnte ein Fahrzeug mehreren Personen (m) zugeordnet werden. Eine Person kann aber auch für mehrere Fahrzeuge (n) zugeteilt sein (z.b. ein PKW für Kundenbesuche und ein LKW für Transporte). Bei einer m:n-beziehung findet man mit Mastertabelle und Detailtabelle nicht mehr das Auslangen. Es muss eine dritte Tabelle erstellt werden. In dieser Tabelle sind dann die Primärschlüsselfelder der Master- und Detailtabelle gespeichert. 4.4.2 Das Beziehungsfenster Beziehungsfenster Die Beziehungen zwischen den Tabellen einer können im Beziehungskontrolliert werden. Sehen Sie sich dies am Beispiel der Nordwind - fenster an: Öffnen Sie die Beispieldatenbank Nordwind. Wählen Sie auf dem Menüband im Register tools in der Befehlsgruppe Beziehungen den Befehl Beziehungen. Das Fenster Beziehungen wird eingeblendet. Das Beziehungsfenster der Nordwind. Die Linien zwischen den Tabellen zeigen die Beziehungen zwischen den Tabellen an. 68

DATENERFASSUNG 4 Tabellen Tabellen aus Beziehungsfenster ausblenden Bei umfangreichen en mit vielen Tabellen und Beziehungen wird das Beziehungsfenster unübersichtlich. Es können daher Tabellen aus dem Beziehungsfenster ausgeblendet werden. Dazu müssen Sie die jeweilige Tabelle durch Anklicken markieren und anschließend im Register Beziehungstools > Entwurf in der Befehlsklicken. Die Tabelle wird aus dem Beziehungsfenster entfernt, die Beziehung bleibt aber bestehen. gruppe Beziehungen auf die Schaltfläche Tabelle ausblenden Blenden Sie im Beziehungsfenster alle Tabellen bis auf die Tabellen Personal und Bestellungen aus. Das Beziehungsfenster der Nordwind nachdem alle Tabellen bis auf Personal und Bestellungen ausgeblendet wurden. Durch einen Doppelklick auf die Linie, die die Tabellen verbindet, kann die Beziehung bearbeitet werden. Klicken Sie doppelt auf die Linie, welche die Tabellen Personal und Bestellungen verbindet und die Beziehung darstellt. Das Dialogfenster Beziehungen bearbeiten wird angezeigt. Hier können Sie sehen, über welche Felder die Tabellen verknüpft sind. Im Dialogfenster Beziehungen bearbeiten wird angezeigt, über welche Felder die Tabellen verknüpft sind. In der Tabelle Personal gibt es das Feld ID, das als Primärschlüssel einen bestimmten Datensatz kennzeichnet. In Bestellungen gibt es das Feld Personal-Nr. Bei einer Bestellung wird der Wert des Feldes ID der Tabelle Personal in das Feld Personal-Nr der Tabelle Bestellungen eingetragen. Dadurch, dass über diese beiden Felder eine Beziehung zwischen den beiden Tabellen festgelegt wurde, kann ermittelt werden, welcher Mitarbeiter für eine Bestellung verantwortlich ist. Öffnen Sie die Tabelle Personal in der Datenblattansicht. 69

4 Tabellen DATENERFASSUNG Klicken Sie auf die Schaltfläche des ersten Datensatzes. Das Dialogfenster Unterdatenblatt einfügen wird eingeblendet. Markieren Sie die Tabelle Bestellungen und klicken Sie auf OK. Aus der Tabelle Bestellungen werden nun alle Datensätze ausgewählt, die im Feld Personal-Nr den Wert 1 haben. 4.4.3 Beziehung herstellen Beziehung herstellen Um eine Beziehung zwischen Tabellen herzustellen: Öffnen Sie die und wählen Sie auf dem Menüband unter der Registerkarte tools in der Befehlsgruppe Beziehungen den Befehl Beziehungen. Das Beziehungsfenster wird eingeblendet. Das Dialogfenster Tabelle anzeigen erscheint. (Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie in der Registerkarte Beziehungstools > Entwurf die Befehlsgruppe Beziehungenehungen und klicken Sie den Befehl Tabelle anzeigen.) Markieren Sie mit gedrückter Strg-Taste im Register Tabellen jene Tabellen, zwischen denen Sie eine Beziehung herstellen wollen, und klicken Sie auf Hinzufügen. Die ausgewählten Tabellen werden mit den Feldnamen im Fenster Beziehungen dargestellt. Klicken Sie auf Schließen um das Fenster Tabelle anzeigen auszublenden. Klicken Sie auf die Bezeichnung des Primärschlüssels in der Master-Tabelle und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste (der Mauszeiger er ändert dabei sein Aussehen ) auf das Feld der Detailtabelle, in dem die Werte aus der Mastertabelle tabelle gespeichert werden. 70