WLKassa (Adminmodul) Kassenprogramm für Weltläden
Inhalt I Inhaltsverzeichnis Kapitel I Einleitung 4 1 Kurzbeschreibung... 4 2 Systemvoraussetzungen... 5 3 Installation... 6 4 Deinstallation... 10 5 Datensicherung... 10 Kapitel II Beschreibung Adminmodul 12 1 Menüstruktur... 12 Basisdaten Firmendaten... 14 Basisdaten Lieferanten... 17 Basisdaten Artikelgruppen... 19 Basisdaten Länder... 20 Basisdaten Mitarbeiter... 21 Programmende... 22 Artikel verwalten... 23 Artikel importieren... in Zwischentabelle 25 Artikel in Bestand... übernehmen 27 Download Bilder... für Artikelbestand 28 Kunden verwalten... 29 Kunden exportieren... 31 Lager buchen... 32 Lieferscheine... einbuchen 34 Inventur buchen... 36 Lagerjournal... 37 Inventurliste... 38 Lagerbewertung... 39 Kassa Boneingabe... 40 Sammelrechnungen... 40 Kassenjournal... verdichtet 41 Kassenjournal... detailiert 42 Datenerfassungsprotokoll... 43 Auswertungen... Lieferscheinliste 44 Auswertungen... Rechnungsliste 45 Auswertungen... Deckungsbeiträge 46 Auswertungen... Artikelgruppen 47 Auswertungen... Artikelumsätze 48 Auswertungen... Umsätze verdichtet 49 Auswertungen... Umsätze detailiert 50 Auswertungen... Ausgaben verdichtet 51 Auswertungen... Ausgaben detailiert 52 Auswertungen... Datenblatt 53 Sonstiges anmelden... 54 Sonstiges abmelden... 54 Sonstiges Passwort... ändern 55 Sonstiges Fibuliste... 56 Sonstiges Kassalog... 57 Sonstiges Backuplog... 58 Sonstiges Datenbestände... 59
II Kassenprogramm für Weltläden Hilfe Doku... 60... 60 Hilfe Über 2 Druckvorschau... 60 Index 61
Kapitel I
4 Kassenprogramm für Weltläden 1 Einleitung 1.1 Kurzbeschreibung Das Programm CoRa-WLKassa ist ein spezielles Kassenprogramm, das für den Einsatz in Weltläden optimiert wurde. Das Programm setzt sich aus 2 Modulen zusammen, wobei beide Module wahlweise auf dem gleichen PC oder auf unterschiedlichen PCs installiert werden können: Dem Kassenmodul, welches auf einfachste und übersichtliche Bedienung über Touchscreen ausgelegt wurde, da in diesen Läden oft EDV-unerfahrenes Personal eingesetzt wird. Das Kassenmodul wurde auf das Notwendigste reduziert, um die Abläufe an der Kassa so einfach und effizient wie möglich zu halten. Alle Abläufe sind komplett über Touchscreen bedienbar. Dem Adminmodul, welches mit einer Windows-Oberfläche besonders geeignet ist, die Arbeiten außerhalb des Kassenmoduls zu erledigen. Dazu zählen die Verwaltung aller Stammdaten, die verschiedenen Auswertungen und natürlich die in diesem Programm besonders stark ausgeprägten Schnittstellen zu den zertifizierten Lieferanten. Das Programm ist mehrplatzfähig (bis zu 9 Kassenarbeitsplätze), die Daten werden in einer MySQL-Datenbank gespeichert. Das Programm unterstützt diverse Hardware am Kassenarbeitsplatz: Kassenlade, Kundendisplay, Handscanner, A4-Drucker, Bondrucker, Zahlungsterminal. Der Bondrucker wird zusätzlich zum Ausdruck der Kassenbons auch zum Ausdruck von diversen Etiketten verwendet. Rechnungen und Lieferscheine werden auf A4 ausgegeben. Das Programm unterstützt Artikel mit 2 verschiedenen Steuersätzen. Der Großteil der Artikel wird nicht händisch bearbeitet, sondern über die autom. Importschnittstellen von den zertifizierten Lieferanten direkt übernommen. Funktionsumfang (Auszug): Gruppierung der Artikel nach Artikelgruppen und Lieferanten Mitarbeiter mit Passwort zur Anmeldung an Admin- und Kassenmodul Autom. Übernahme der Artikel von den zertifizierten Lieferanten über HTTP oder FTP oder manuelle Artikelverwaltung Autom. Übernahme der Artikelfotos über HTTP oder FTP Autom. Einbuchen der Lieferscheine oder Rechnungen von den zertifizierten Lieferanten, die per Mail übermittelt werden Verwaltung von Kunden und Export der Kundendaten in Form von Aussendungen oder Etiketten nach diversen Kriterien Artikelrabatte, Kundenrabatte und Skonti Lagerverwaltung für Artikel mit Lagerführung Erfassung von Inventurbuchungen über Handheld per WLAN Kassenmodul mit Bonierung, Ausgabenverbuchung, Zahlungsabwicklung, Bonnachdruck, Parken von Bons, Tagessummen, Retourbuchung von Lieferscheinen Zahlung in Bar, mit Gutschein oder Karte Beleg als Bon, Rechnung oder Lieferschein Sammelrechnungen Zahlreiche Auswertungen detailiert oder verdichtet
Einleitung 5 1.2 Systemvoraussetzungen Admin-Modul: Dieses Modul setzt keine besonderen Erfordernisse voraus: PC mit MS Windows (alle Versionen ab Windows XP) Hauptspeicher keine besonderen Anforderungen Festplatte: RAID-System wegen Ausfallsicherheit von Vorteil aber nicht zwingend Installationsumfang Programm ca. 15 MB Installationsumfang Datenbank ca. 315 MB ohne eigene Daten Bildschirmauflösung 1024x768 oder größer Kassen-Modul: Für dieses Modul ist eine spezielle Hardware sinnvoll, da alle Funktionen darauf ausgelegt sind. Zwingende Hardware: Bondrucker mit 8cm breiten Endlosrollen für den Bon- und Etikettendruck Sinnvolle Hardware: Touchscreen mit Displaygröße 1024x768 oder größer Handscanner zur Erfassung der EAN-Codes und Stammkundenkarten Kassenlade mit autom. Öffnung beim Bondruck, wird vom Bondrucker aus angesteuert Kundendisplay zur Anzeige der bonierten Artikelgruppen, des Zahlungsbetrages und des Restbetrages: Das Display wird als RS232-Gerät über eine COM-Schnittstelle angesprochen. Sollte es ein USB-Gerät sein, so muß der vom Hersteller mitgelieferte virtuelle COM-USB- Treiber verwendet werden! Zahlungsterminal Handheld zur Erfassung von Inventurbuchungen Der Touchscreen ist nicht zwingend notwendig, das Kassenmodul kann auch mit der Maus bedient werden, wodurch jedoch einer der Hauptvorteile des Programms verlorengeht.
6 Kassenprogramm für Weltläden 1.3 Installation Installation am Hauptrechner (Server) 1. Installation des Programmes CoRa-WLKASSA Die Installationsroutine wird durch Doppelklick auf die Datei setup_wlkassa.exe gestartet. Der Willkommensbildschirm wird mit dem Button Weiter> bestätigt Die Frage nach einem Ziel-Ordner (C:\WLKASSA), in den das Programm installieren werden soll, wird mit Weiter> bestätigt Zum Abschluß wird die Installation mit dem Button Installieren gestartet Die Installationsroutine erstellt am Desktop 3 Icons für den Programmstart: Ein Icon für das Kassenmodul Ein Icon für das Adminmodul Ein Icon zum Abschalten des PCs Bei einem Mehrplatzsystem wird einfach das Icon gelöscht, das auf diesem PC nicht benötiget wird! 2. Installation der Datenbank Die Installationsroutine wird durch Doppelklick auf die Datei setup_wlkassa_mysql.exe gestartet. Diese Routine installiert vollautomatisch alle für die Datenbank notwendigen Module und konfiguriert den für den Datenzugriff notwendigen ODBC-Treiber. Der Willkommensbildschirm wird mit dem Button Weiter> bestätigt Ev. weitere Bildschirme werden mit Weiter> bestätigt Die Installation wird mit dem Button Installieren gestartet Bei dieser Installation werden folgende Aktionen durchgeführt: Installation des Microsoft Visual C++ 2010 Redistributable Package (x86) Installation des MySQL Servers als Dienst und Start des Dienstes Anlage der Datenbank WLKassa Einrichten des Users und Anlage der Tabellen in der Datenbank Installation des MySQL ODBC Treibers Konfiguration des MySQL ODBC Treibers Installation von HeidiSQL, einem Werkzeug zur manuellen Bearbeitung der Datenbank (nur für den Entwickler der Software, nicht zwingend notwendig) 3. Diverse Schalter zur Programmsteuerung setzen Um verschiedene Abläufe im Programm von außen steuern zu können, gibt es mehrere Schalter, die in Form von Dateien im Programmverzeichnis durchgeführt werden. Dazu sind diese Dateien einfach mit dem jeweiligen Namen anzulegen, wobei der Inhalt der Datei völlig egal ist (kann auch leer sein): NOALPHA: Zur Texteingabe am Touchscreen gibt es für die Windowsversionen < 8 eine programmeigene Tastatur. Mit diesem Schalter kann sie jedoch unter den Windowsversionen >= 8 ausgeblendet werden, wenn Sie lieber mit der windowseigenen Tastatur arbeiten möchten. NOCASH: Wenn Sie die Eingabe des Kassenstandes beim Programmstart und Programmende nicht durchführen möchten, kann diese hiermit deaktiviert werden. Allerdings wird dann natürlich bei den Tagessummen kein Wechselgeld berücksichtigt. NOLOGIN: Wenn Sie sich im Admin- und Kassenmodul nicht mit Username und Passwort anmelden möchten, dann kann diese Anmeldung hiermit deaktiviert werden. Dadurch werden im Adminmodul autom. alle Menüpunkte freigeschaltet und im Kassenmodul wird kein Login benötigt.
Einleitung 7 4. Erstellung eines Logos für Bondruck, Rechnungs- und Lieferscheindruck Der Bon kann mit einem individuellen Logo versehen werden. Dazu erstellen Sie eine BMP-Grafik mit dem Namen LogoBon.bmp mit einer maximalen Breite von 270 Pixel und speichern diese im Programmverzeichnis. Die Höhe des Logos ist egal. Rechnung und Lieferschein können ebenfalls mit einem Logo versehen werden. Dazu erstellen Sie eine BMP-Grafik mit dem Namen LogoRe.bmp mit einer Breite von 723 und einer Höhe von 110 Pixel und speichern diese im Programmverzeichnis. 5. Manuelle Installation der Datenbank (nur notwendig, wenn die autom. Installation wie unter Punkt 2. beschrieben nicht möglich ist) 5.1 Installation der Datenbank Die Installationsroutine von MySQL wird durch Doppelklick auf die Datei mysql-5.6.20-win32.msi gestartet. Der Willkommensbildschirm wird mit dem Button Next bestätigt Die Lizenzbestimmungen müssen akzeptiert werden Die Installationsart wird über den Button Typical ausgewählt Zum Abschluss wird die Installation über den Button Install gestartet Die Datenbank ist nun installiert, muß aber noch als Windows-Dienst konfiguriert werden, damit sie autom. im Hintergrund läuft. Danach kann der Dienst gestartet und eine leere Datenbank angelegt werden. Dazu wird ein DOS-Fenster im Admin-Modus geöffnet: Im DOS-Fenster wird der Befehl <Installationsverzeichnis>\bin\mysqld --install MySQL aufgerufen, wobei das Installationsverzeichnis üblicherweise C:\Program Files\MySQL\MySQL Server 5.6\ ist (ANMERKUNG: Der Aufruf von mysqld --install muß mit Admin-Rechten durchgeführt werden, sonst erfolgt eine Fehlermeldung!) Danach wird der Dienst mit net start MySQL gestartet (dies kann auch über Start / Systemsteuerung / Lokale Dienste erfolgen) Anschließend wird eine leere Datenbank angelegt, Rechte werden vergeben, ein Passwort gesetzt und Tabellen angelegt: <Installationsverzeichnis>\bin\mysql -> Prompt mysql> wird angezeigt create database WLKASSA; grant all privileges on *.* to 'root'@'%' with grant option; update user set password=password('<von CoRa festgelegtes Datenbankpasswort>') where User='root'; >>foo.tmp source c:\wlkassa\tables.sql exit 5.2 Installation und Konfiguration eines MySQL-ODBC-Treibers Damit auf die Datenbank zugegriffen werden kann, muß noch ein Datenbanktreiber installiert und konfiguriert werden. Dazu wird die Datei mysql-connector-odbc-5.1.13-win32.msi per Doppelklick gestartet: Die einzelnen Bildschirme werden mit dem Button Next> bestätigt Die Lizenzbestimmungen müssen akzeptiert werden Als Installationsart wird Typical ausgewählt Zum Abschluss wird die Installation über den Button Install gestartet Sollte die Installation des MySQL-ODBC-Treibers eine Fehlermeldung bringen (Error 1918 /
8 Kassenprogramm für Weltläden System Error Code 126), dann muß vorher noch das Microsoft Visual C++ 2010 Redistributable Package (x86) installiert werden (vcredist_x86.exe). Anschließend muß der Datenbanktreiber noch konfiguriert werden, dazu wird ein sogenannter System-DSN angelegt: Unter Windows wird Start / Systemsteuerung / ODBC-Datenquelle einrichten gestartet (auf 64-bit Systemen muß der ODBC-Administrator unter C:\WINDOWS\SYSWOW64\ODBCAD32.EXE gestartet werden). Auf der Karteikarte System-DSN wird ein neuer Eintrag durch Hinzufügen... angelegt Als Treiber wird der MySQL-ODBC 5.1 ANSI Driver Treiber ausgewählt Folgende Einstellungen werden festgelegt: Data Source Name: WLKASSA TCP/IP Server: localhost oder Name oder IP-Adresse des Rechners Port: 3306 User: root Password: <Das von CoRa festgelegte Datenbankpasswort> Database: WLKASSA Mit dem Button Test kann überprüft werden, ob die Konfiguration korrekt erfolgt ist Wenn die Konfiguration paßt, wird über den Button OK das Fenster geschlossen 5.3 Installation von Heidi-SQL Um im Falle von Problemen direkt in die Datenbank eingreifen zu können, ist es sinnvoll für den Admin ein Tool zu installieren, mit dem die Tabellen in der Datenbank direkt bearbeitet werden können. Hierfür eignet sich das kostenlose Programm Heidi-SQL gut: Start der Installationsroutine HeidiSQL_8.0.0.4515_Setup.exe Willkommensbildschirm mit dem Button Next> bestätigen Die Lizenzbestimmungen akzeptieren und bestätigen Das Zielverzeichnis bestätigen Den Startmenü-Eintrag bestätigen Create Desktop Icon angehakt lassen, die anderen Häkchen können entfernt werden, mit Button Next> bestätigen Die Zusammenfassung mit Button Install bestätigen und die Installation hiermit starten Beim ersten Start von Heidi-SQL muß noch die Verbindung angelegt werden: Im Verbindungsmanager mit Neu eine neue Verbindung anlegen Verbindungstyp: MySQL TCP/IP Hostname / IP: 127.0.0.1 oder localhost Benutzername: root Passwort: <Das von CoRa festgelegte Datenbankpasswort> Port: 3306 Datenbanken: WLKASSA Mit dem Button Speichern wird die Verbindung gespeichert und damit beim nächsten Programmstart autom. vorgeschlagen. Mit dem Button Öffnen wird die Verbindung geöffnet. Heidi-SQL ist für den Betrieb von CoRa-WLKASSA nicht erforderlich und kann daher auch weggelassen werden!
Einleitung 9 Installation am Client 1. Einrichten eines Programmicons am Desktop Am Client wird das Programm CoRa-WLKASSA nicht installiert, sondern nur eine Verknüpfung zur Installation am Server hergestellt. Dazu wird wie folgt vorgegangen: Freigabe des Laufwerks oder des Programmverzeichnisses von CoRa-WLKASSA am Server Die Freigabe mit einem Laufwerksbuchstaben verbinden am Client Am Desktop ein Icon erstellen, welches auf die Datei WLKassa.exe zeigt mit folgenden Parametern: WLKASSA.EXE n - Programmaufruf Kassenmodul für Arbeitsplatz n (n = 2-9) WLKASSA.EXE ADMIN n - Programmaufruf Adminmodul für Arbeitsplatz n (n = 2-9) Als Arbeitsverzeichnis wählen Sie das Installationsverzeichnis des Programmes 2. Installation und Konfiguration eines MySQL-ODBC-Treibers Damit auf die Datenbank zugegriffen werden kann, muß noch ein Datenbanktreiber installiert und konfiguriert werden. Dazu wird die Datei mysql-connector-odbc-5.1.13-win32.msi per Doppelklick gestartet: Die einzelnen Bildschirme werden mit dem Button Next> bestätigt Die Lizenzbestimmungen müssen akzeptiert werden Als Installationsart wird Typical ausgewählt Zum Abschluss wird die Installation über den Button Install gestartet Sollte die Installation des MySQL-ODBC-Treibers eine Fehlermeldung bringen (Error 1918 / System Error Code 126), dann muß vorher noch das Microsoft Visual C++ 2010 Redistributable Package (x86) installiert werden (vcredist_x86.exe). Anschließend muß der Datenbanktreiber noch konfiguriert werden, dazu wird ein sogenannter System-DSN angelegt: Unter Windows wird Start / Systemsteuerung / ODBC-Datenquelle einrichten gestartet (auf 64-bit Systemen muß der ODBC-Administrator unter C:\WINDOWS\SYSWOW64\ODBCAD32.EXE gestartet werden). Auf der Karteikarte System-DSN wird ein neuer Eintrag durch Hinzufügen... angelegt Als Treiber wird der MySQL-ODBC 5.1 ANSI Driver Treiber ausgewählt Folgende Einstellungen werden festgelegt: Data Source Name: WLKASSA TCP/IP Server: Name oder IP-Adresse des Servers mit der Datenbank Port: 3306 User: root Password: <das von CoRa festgelegte Datenbankpasswort> Database: WLKASSA Mit dem Button Test kann überprüft werden, ob die Konfiguration korrekt erfolgt ist Wenn die Konfiguration paßt, wird über den Button OK das Fenster geschlossen Die Nummer des Kassenmoduls (WLKASSA.EXE n) kann von 1 bis 9 liegen, wird sie weggelassen, so wird als Default 1 angenommen. Wenn Sie Vista, Windows7 oder Windows8 einsetzen, installieren Sie das Programm nicht in den Ordner C:\PROGRAMME, sondern so wie es die Installationsroutine vorschlägt in einen Ordner direkt unter dem Root-Verzeichnis C:\. All diese Arbeiten führen Sie jedoch nicht selber durch, sondern werden von CoRa oder einem qualifizierten Partner durchgeführt!
10 Kassenprogramm für Weltläden 1.4 Deinstallation Zur Deinstallation von CoRa-WLKassa wird wie folgt vorgegangen: Löschen der beiden Icons für das Adminmodul und das Kassenmodul vom Desktop Löschen des Installationsverzeichnisses von CoRa-WLKASSA Deinstallieren der MySQL-Datenbank über die entsprechende Windows-Funktion Löschen des System-DSN WLKASSA aus den ODBC-Datenquellen (Wichtig: vor dem nächsten Schritt) Deinstallieren des MySQL-ODBC-Treiber über die entprechende Windows-Funktion (falls verfügbar) 1.5 Datensicherung Datensicherheit Für den Fall eines Hard- oder Softwareproblems können verschiedene Maßnahmen getroffen werden: Einsatz eines PCs mit einem Vorortservice von Seiten des Herstellers zur Minimierung der Ausfallzeiten Einsatz von 2 Festplatten mit einem RAID-System zur Vorbeugung vor Festplattendefekten Regelmäßige Datensicherung der Daten in der Datenbank und des Installationsverzeichnisses von CoRa-WLKassa Datensicherung Für die Sicherung der Daten bietet CoRa-WLKASSA eine einfache Routine, welche als geplante Task von Windows autom. jede Nacht gestartet wird und Daten und Programm auf einen externen Datenträger (z.b. einen USB-Stick) sichert. Dabei werden jeweils die letzten 7 Generationen aufbehalten. Zur Komprimierung der Daten wird das Programm 7-Zip verwendet. Den externen Datenträger können Sie auch regelmäßig austauschen und nach Hause mitnehmen, damit für den Fall eines Brandes eine Sicherung außer Haus vorhanden ist. Rücksicherung Im Falle eines Defektes der Festplatte oder der Datenbank kann nach Einrichtung einer neuen, leeren Datenbank die letzte Sicherung zurückgespielt werden. Installation des Programmes, der Datenbank und des ODBC-Treibers wie unter Installation beschrieben Rücksicherung der Daten Entpacken der letzten Sicherung durch 7z e e:wlkassa1.7z c:\tmp\backup.sql Importieren der Daten durch mysql -uroot -p<passwort> WLKASSA c:\tmp\backup.sql Eine Rücksicherung der Daten sollte jedoch nie alleine durchgeführt werden, sondern nur in Rücksprache mit CoRa oder einem zertifizierten Partner!
Kapitel II
12 Kassenprogramm für Weltläden 2 Beschreibung Adminmodul 2.1 Menüstruktur Das Adminmodul startet mit einem Hauptfenster, welches das Menü für die weiteren Programmroutinen beinhaltet. Aus dem Menü des Hauptfensters kann auf sämtliche Funktionen des Programmes zugegriffen werden. Das Kassenmodul startet direkt mit dem Fenster für die Boneingabe. Basisdaten Firmendaten Lieferanten Artikelgruppen Länder Mitarbeiter Programmende Alt+F4 Artikel Artikel verwalten Artikel importieren in Zwischentabelle Artikel in Bestand übernehmen Download Bilder für Artikelbestand Kunden Kunden verwalten Kunden exportieren Lager Lager buchen Lieferscheine einbuchen Inventur buchen Lagerjournal Inventurliste Lagerbewertung
Beschreibung Adminmodul 13 Kassa Boneingabe Sammelrechnungen Kassenjournal verdichtet Kassenjournal detailiert Datenerfassungsprotokoll Auswertungen Lieferscheinliste Rechnungsliste Deckungsbeiträge Artikel Artikelgruppen Artikelumsätze Umsätze verdichtet Umsätze detailiert Ausgaben verdichtet Ausgaben detailiert Datenblatt Sonstiges Anmelden Abmelden Passwort ändern Fibuliste Kassalog Backuplog Datenbestände Hilfe Doku anzeigen F1 Über Eine ausführliche Beschreibung des Kassenmoduls finden Sie in einer eigenen Doku WLKassa_Kassa!
14 Kassenprogramm für Weltläden 2.1.1 Basisdaten Firmendaten Über diesen Menüpunkt werden die Firmendaten des Programmes verwaltet. Dies erfolgt üblicherweise gleich nach der Inbetriebnahme des Programmes, da die diversen Felder in den weiteren Programmmodulen benötigt werden. Die Daten sind auf 2 Karteikarten verteilt: Beschreibung der Eingabefelder Karteikarte Allgemeines Bondrucker: Auswahl des Druckers, auf dem die Kassenbons gedruckt werden sollen. A4-Drucker: Auswahl des Druckers, auf dem Rechnungen und Lieferscheine gedruckt werden sollen. Steuersätze: 2 Steuersätze jeweils 2-stellig ohne Nachkommastellen. Der erste Steuersatz ist der Hauptsteuersatz und wird bei der manuellen Anlage von Artikeln als Default vorgeschlagen. Kundendisplay Einstellungen (Format COMx:9600,N,8,1): Parameter für die RS232- Schnittstelle des Kundendisplays im angegebenen Format. Kassenlade Sequenz (Format 27,112,0,100,100): Eingabe einer Sequenz zum Öffnen der Kassenlade, wenn die Kassenlade automatisch geöffnet werden soll. Gibt es im Druckertreiber des Bondruckers ebenfalls eine Einstellung für das Öffnen der Kassenlade (z.b. autom. nach jedem Bon), so ist die Einstellung im Druckertreiber zu deaktivieren, da sonst der Öfnnungsmechanismus doppelt angesprochen wird! Beschriftung Tagessummen: 36-stellliger Text als Überschrift bei den Tagessummen. Anzahl Ausdrucke Rechnung: Eingabe der Anzahl Kopien beim Rechnungsdruck. Eine Eingabe von 0 deaktiviert den Button Rechnung bei den Zahlungen. Anzahl Ausdrucke Lieferschein: Eingabe der Anzahl Kopien beim Lieferscheindruck. Eine Eingabe von 0 deaktiviert den Button Lieferschein bei den Zahlungen.
Beschreibung Adminmodul 15 Skontosatz mit Kundenkarte: Wenn ein Kunde eine Kundenkarte hat, erhält er autom. diesen Skontosatz vorgeschlagen, kann jedoch noch manuell übersteuert werden (1-stellig ohne Nachkommastellen). Manuellen Skonto erlauben? Durch Anklicken dieses Feldes wird der Button Skonto bei den Zahlungen freigeschaltet und ein manueller Skonto kann eingegeben werden. Kartenzahlung über Rechnungsbetrag erlauben? Durch Anklicken dieses Feldes kann mit Kreditkarte ein höherer Betrag bezahlt werden als der Rechnungsbetrag ausmacht, der Kunde erhält das Retourgeld in bar ausbezahlt. Gutscheinzahlung über Rechnungsbetrag erlauben? Durch Anklicken dieses Feldes kann ein höherer Gutschein zur Bezahlung verwendet werden als der Rechnungsbetrag ausmacht, der Kunde erhält eine Gutschrift am Bondrucker für die Differenz ausgedruckt. Logfiles aus Artikelimport löschen nach wievielen Monaten: Beim Artikelimport und beim Einbuchen von Lieferscheinen werden Logfiles mitgespeichert. Hier kann festgelegt werden, nach wievielen Monaten diese Logfiles autom. gelöscht werden sollen (3-stellig). Bei Eingabe von 0 bleiben die Logfiles immer erhalten. Archiv aus Artikelimport löschen nach wievielen Monaten: Beim Artikelimport und beim Einbuchen von Lieferscheinen werden die von den Lieferanten übermittelten Dateien nach der Verarbeitung in ein Archiv gespeichert. Hier kann festgelegt werden, nach wievielen Monaten diese Dateien autom. gelöscht werden sollen (3-stellig). Bei Eingabe von 0 bleiben die archivierten Dateien immer erhalten. Beschreibung der Eingabefelder Karteikarte Formulardaten Kopfzeilen 1-7: 7 Kopfzeilen zu je 45 Stellen für den Ausdruck am Kassenbon. Fußzeilen 1-5: 5 Fußzeilen zu je 45 Stellen für den Ausdruck am Kassenbon.
16 Kassenprogramm für Weltläden Bankverbindung: 70 Stellen für die Fußzeilen bei den Rechnungen. Wenn Sie Felder ändern und dann das Modul über den Button Abbruch verlassen wollen ohne die Änderungen gespeichert zu haben, werden Sie gefragt, ob die geänderten Daten gespeichert werden sollen.
Beschreibung Adminmodul 17 2.1.2 Basisdaten Lieferanten Über diesen Menüpunkt müssen die Lieferanten angelegt werden, damit für diese Artikel erfaßt werden können. Ohne die Definition eines Lieferanten können für ihn weder Artikel manuell angelegt noch über die Importschnittstellen Artikelstammdaten oder Lieferscheine importiert werden. Beschreibung der Elemente des Fensters Im linken Teil des Fensters befindet sich eine Übersicht, in der alle bisher angelegten Datensätze aufgelistet sind. Die Anzeige ist nach jener Spalte sortiert, die in der Überschrift ein * aufweist. Mit der Maus, den Pfeiltasten, den Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste können die Daten durchgeblättert werden. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie den jeweils markierten Datensatz im Detail. Folgende Funktionen können Sie über die Buttons der Toolbarleiste oder deren zugeordneten Funktionstasten durchführen: Neuer Datensatz (F2): Die Felder im rechten Teil des Fensters werden geleert, Sie können einen neuen Datensatz eingeben und diesen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch wird der Datensatz in die Übersicht übertragen und nach seiner Nummer eingereiht. Datensatz ändern (F3): Sie können die Felder im rechten Teil des Fensters überschreiben und die Änderungen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch werden die Änderungen auf den entsprechenden Datensatz in die Übersicht übertragen. Datensatz löschen (F10): Nach einer Rückfrage, ob Sie den Datensatz wirklich löschen
18 Kassenprogramm für Weltläden wollen, wird der entsprechende Datensatz aus der Übersicht entfernt, sofern nicht bereits Vorgänge unter diesem Datensatz angelegt oder verbucht sind. Tabelle neu laden (F11): Nach Eingabe eines neuen oder Änderung eines bestehenden Datensatzes zeigt das Programm immer eine Teilmenge der verfügbaren Daten ab diesem Datensatz an. Um wieder alle Datensätze zu sehen, drücken Sie diesen Button. Beschreibung der Eingabefelder Lieferant: 3-stelliges Kürzel des Lieferanten (LiefNr). Bezeichnung: 30-stellige Bezeichnung des Lieferanten. Download: Anhaken bei zertifizierten Lieferanten, die einen Download der Artikelstammdaten anbieten. Aufschlag in Prozent: Preisaufschlag auf den empfohlenen VkPreis beim Einbuchen von Lieferscheinen. Die Lieferantenkürzel der zertifizierten Lieferanten sind vorgegeben, da die Artikelstammdaten und Lieferscheine dieser Lieferanten dieses Kürzel bereits beinhalten. Für sonstige Lieferanten kann das Kürzel frei gewählt werden, es sollte jedoch so gewählt werden, daß es nicht ev. zukünftige zertifizierte Lieferanten blockiert. Lieferanten können nur gelöscht werden, wenn dafür noch keine Artikelgruppen angelegt worden sind.
Beschreibung Adminmodul 19 2.1.3 Basisdaten Artikelgruppen Über diesen Menüpunkt müssen innerhalb der bereits definierten Lieferanten Artikelgruppen angelegt werden, damit für diese manuelle Artikel erfaßt werden können. Werden Artikel von den zertifizierten Lieferanten über die Importschnittstellen autom. importiert, so werden dafür auch die mitgelieferten Artikelgruppen autom. angelegt. Um Artikelgruppen zu bearbeiten, wählen Sie zuerst den gewünschten Lieferanten aus der Listbox, wodurch die Artikelgruppen dieses Lieferanten angezeigt werden. Beschreibung der Elemente des Fensters Die Beschreibung der Bedienung über Maus, Pfeiltasten, Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste finden Sie unter Basisdaten / Lieferanten.. Beschreibung der Eingabefelder Artikelgruppe: 4-stelliges Kürzel der Artikelgruppe numerisch (AgrNr). Bezeichnung: 30-stellige Bezeichnung der Artikelgruppe. Typ: Einteilung der Artikelgruppe in (H)andwerk, (K)affee, (L)ebensmittel und (S)onstiges für ARGE-Datenblatt. Artikelgruppen können nur gelöscht werden, wenn noch keine Artikel dafür angelegt sind.
20 Kassenprogramm für Weltläden 2.1.4 Basisdaten Länder Über diesen Menüpunkt müssen Länder angelegt werden, damit bei den Kundenstammdaten das Länderkürzel eingegeben werden kann. Außerdem wird die Bezeichnung des Landes beim Export der Kundendaten mitexportiert, sodaß es in der Empfängeradresse bei Mailings oder Ausdruck von Adressetiketten verwendet werden kann. Beschreibung der Elemente des Fensters Die Beschreibung der Bedienung über Maus, Pfeiltasten, Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste finden Sie unter Basisdaten / Lieferanten. Beschreibung der Eingabefelder Länderkürzel: 3-stelliges Kürzel des Landes (Land), autom. Großbuchstaben. Bezeichnung: 20-stellige Bezeichnung des Landes. Laut Postvorschrift darf bei der Empfängeradresse das Länderkürzel nicht mehr vor der Postleitzahl angeführt werden, da dadurch das autom. Lesen zu Fehlern führt. Stattdessen muß die ausgeschriebene Bezeichnung des Landes in Großbuchstaben als letzte Zeile der Empfängeradresse angeführt werden. Bei Inlandsadressen kann das Land weggelassen werden. Länder können nur gelöscht werden, wenn dafür noch keine Kundenstammdaten angelegt worden sind.
Beschreibung Adminmodul 21 2.1.5 Basisdaten Mitarbeiter Über diesen Menüpunkt müssen die Mitarbeiter angelegt werden, damit sich diese mit ihrem Kurzzeichen und Passwort am Adminmodul und am Kassenmodul anmelden können. Beschreibung der Elemente des Fensters Die Beschreibung der Bedienung über Maus, Pfeiltasten, Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste finden Sie unter Basisdaten / Lieferanten. Beschreibung der Eingabefelder Mitarbeiter: 3-stelliges Kürzel des Mitarbeiters (Kurz), autom. Großbuchstaben. Name: 30-stelliger Name des Mitarbeiter. Admin? Durch Ankreuzen des Feldes erhält der Mitarbeiter Adminrechte für das Adminmodul. Dadurch erhält er Zugriff auf alle Programmmodule über die Daten verändert werden können. Ohne Adminrechte können im Adminmodul nur Auswertungen durchgeführt werden.
22 Kassenprogramm für Weltläden Durch Anlage eines Mitarbeiters erhält dieser autom. ein leeres Passwort. Um dieses zu ändern muß er sich 1x im Adminmodul ohne Passwort anmelden und kann sich dann unter Sonstiges / Passwort ändern ein Passwort setzen. Wenn ein Mitarbeiter sein Passwort vergißt, muß der Admin nur dessen Datensatz löschen und mit dem gleichen Kürzel neu anlegen. Dadurch erhält der Mitarbeiter wieder ein leeres Passwort, mit dem er sich anmeldet um sich dann ein neues Passwort zu setzen. 2.1.6 Programmende Nach einer Rückfrage wird das Programm beendet und das Hauptfenster geschlossen. Um einen Mitarbeiter im Adminmodul nur abzumelden, muß das Programm nicht geschlossen werden, sondern man kann auch den Menüpunkt Sonstiges / abmelden verwenden.
Beschreibung Adminmodul 23 2.1.7 Artikel verwalten Über diesen Menüpunkt können Sie Ihren Artikelbestand bearbeiten. Artikel, die über die Importschnittstellen autom. mittels Artikelstamm oder Lieferscheinen importiert wurden, müssen nicht händisch bearbeitet werden. Um Artikel zu verwalten wählen Sie zuerst den gewünschten Lieferanten aus der Listbox. Durch Auswahl von Alle Lieferanten werden die Artikel aller Lieferanten angezeigt, was bei einer Suche nach EAN oder Bezeichnung hilfreich sein kann. Allerdings kann in diesem Fall kein neuer Datensatz angelegt werden, da dieser einem Lieferanten zugeordet werden muß. Beschreibung der Elemente des Fensters Die Beschreibung der Bedienung über Maus, Pfeiltasten, Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste finden Sie unter Basisdaten / Lieferanten. Suche Durch Eingabe eines Begriffes ins Feld Suche Bezeichnung können Sie unabhängig von Groß- /Kleinschreibung direkt auf den passenden Artikel hinpositionieren. Um einen Artikel nach seiner EAN zu suchen, klicken Sie auf die Überschrift der Spalte EAN, worauf die Beschriftung des Suchfeldes auf Suche EAN wechselt. Danach geben Sie die EAN händisch ein oder Sannen diese über den Handscanner ein. Mögliche Suchspalten sind Bezeichnung und EAN. Bild laden... Über diesen Button und der darauf folgenden Windows-Dateiauswahl kann ein Foto ausgewählt und dem Artikel zugewiesen werden, welches dann unter <Programmverzeichnis>\BILDER\<Lieferantenkürzel>\<Artikelnummer>.jpg abgespeichert wird.
24 Kassenprogramm für Weltläden Bild löschen Über diesen Button wird das Foto aus dem entsprechenden Ordner gelöscht. Etiketten Über die beiden Buttons Regale und Barcode können Etiketten auf den Bondrucker ausgedruckt werden, wobei die Regaletiketten auf die Kassenrollen und die Barcodes auf selbstklebende Endlosetiketten gedruckt werden. Beschreibung der Eingabefelder Artikelgrp: Auswahl der Artikelgruppe aus der Listbox. Artikelnr: Eindeutige interne Artikelnummer 12 Stellen alpha, autom. Großbuchstaben. Ean: 13-stelliger EAN-Code, numerisch. ArtBez: 60-stellige Artikelbezeichnung. VpEinheit: Verpackungseinheit im Format 9999,999. Einheit: Mengeneinheit 5-stellig alpha. PrEinheit: 4 Stellen im Format 9999. Mwst: Mehrwertsteuersatz 2-stellig numerisch, wird autom. aus Firmendaten vorgeschlagen bei Neuanlage. EKPreis nto: Einkaufspreis netto im Format 99999,99 VKPreis bto: (Empfohlener) Verkaufspreis brutto im Format 99999,99. Rabatt: Rabatt im Format 99,9. Keine Lagerführung? Ankreuzen bei Artikeln ohne Lagerführung (Diverse, etc). Nicht rabattfähig?: Ankreuzen bei Artikeln, die nicht rabattfähig sind (Gutscheine, etc). Mindestbestand: Mindestbestand im Format 999, bei Unterschreitung durch Lagerbestand wird der Artikel auf der Mindestbestandsliste ausgegeben. Zusätzlich werden noch folgende Felder angezeigt: Lagerbestand: Aktueller Lagerbestand. Anlagedatum: Anzeige wann der Artikel angelegt wurde. Letzte Bewegung: Anzeige wann der Artikel zuletzt bewegt (bebucht oder verkauft) wurde. Die interne Artikelnummer Artikelnr ist eine eindeutige Nummer für jeden Artikel innerhalb des Lieferanten. Sie wird bei manuellen Artikeln händisch vergeben, und zur Abspeicherung des Bildes verwendet.
Beschreibung Adminmodul 25 2.1.8 Artikel importieren in Zwischentabelle Über diesen Menüpunkt können die von den zertifizierten Lieferanten bereitgestellten Artikelstammdaten heruntergeladen und in eine Zwischentabelle importiert werden. Aus dieser Zwischentabelle können Sie dann im nächsten Schritt jene Artikel in den eigenen Lagerbestand übernehmen, die Sie in Ihrem Bestand führen. Wenn Sie von den Lieferanten Lieferscheine oder Rechnungen in elektronischer Form erhalten und diese mit dem Menüpunkt Lager / Lieferscheine einbuchen verbuchen, dann werden die darin mitgelieferten Stammdaten autom. angelegt und dieser und der folgende Menüpunkt Artikel / Artikel in Bestand übernehmen sind nicht notwendig. Artikelstamm herunterladen für Lieferant Wenn ein zertifizierter Lieferant eine Schnittstelle zum autom. Download seiner Artikelstammdaten bietet und CoRa das Gegenstück dazu entwickelt hat, wird dieser Lieferant in nebenstehender Listbox aufgeführt und kann ausgewählt werden. Durch Drücken des Buttons Herunterladen wird die Artikelstammdatei per FTP oder HTTP heruntergeladen und im Ordner <Programmverzeichnis>\DOWNLOAD\ abgespeichert. Außerdem wird der Dateiname der Artikelstammdatei im Feld Artikelstamm importieren eingetragen und eine entsprechende Meldung im Logfenster angezeigt. Nun kann der Import der Artikel in die Zwischentabelle durch Drücken des Buttons Ok gestartet werden. Der nächste Punkt Artikelstamm importieren wird dabei übersprungen. Artikelstamm importieren Haben Sie die Artikelstammdaten eines Lieferanten händisch heruntergeladen oder auf einem anderen Weg vom Lieferanten bekommen, so können Sie diese Artikel ebenfalls importieren. Dazu speichern Sie die Datei auf einem Medium, auf das zugegriffen werden kann oder direkt in den Ordner <Programmverzeichnis>\DOWNLOAD\. Anschließend drücken Sie den Button Auswahl..., wodurch Sie über die folgende Windows-Dateiauswahl die Artikelstammdatei suchen und auswählen können. Sobald Sie diese ausgewählt haben, können Sie die Artikelstammdaten wieder über den Button
26 Kassenprogramm für Weltläden Ok in die Zwischentabelle importieren. Importlog Beim Import der Artikelstammdaten wird im Logfenster für jede Zeile in der Datei eine Meldung mit der jeweiligen Zeilennummer angezeigt. Wurde die Zeile erfolgreich importiert, sehen Sie dort Artikelnummer und Bezeichnung. Ist ein Fehler aufgetreten, dann scheint eine entsprechende Meldung auf. Fehlerzeilen werden mit einem * an der ersten Stelle der Meldung versehen. Am Ende des Imports werden noch diverse Statuszeilen mit einer Zusammenfassung des Imports angezeigt. Diese Zeilen sind mit einem # an der ersten Stelle der Meldung versehen. Durch Klick auf die Überschrift der Spalte Message können die Meldungen nach dieser Spalte sortiert werden, wodurch Fehlerzeilen (*) und Statuszeilen (#) direkt hintereinander gereiht werden, sodaß man die Fehler einfach finden kann. Jedes Importlog wird zusätzlich im Ordner <Programmverzeichnis>\LOG\ gespeichert und kann jederzeit mit einem normalen Texteditor (Notepad) eingesehen werden. Wenn eine Artikelstammdatei mehrere tausend Einträge beinhaltet und Sie die Anzeige im Logfenster sortieren möchten, dann kann dies einige Minuten dauern. In diesem Fall wird Ihnen vorher noch eine Meldung angezeigt, wo Sie entscheiden können, ob Sie wirklich sortieren möchten.
Beschreibung Adminmodul 27 2.1.9 Artikel in Bestand übernehmen Sobald Sie die Artikelstammdaten der zertifizierten Lieferanten in eine Zwischentabelle übernommen haben, können Sie mit diesem Menüpunkt daraus Ihre Artikel heraussuchen und in den eigenen Lagerbestand übernehmen. Zuerst müssen Sie den gewünschten Lieferanten aus der Listbox auswählen, worauf dessen Artikelbestand angezeigt wird. Suche Durch Eingabe eines Begriffes ins Feld Suche Bezeichnung können Sie unabhängig von Groß- /Kleinschreibung direkt auf den passenden Artikel hinpositionieren. Um einen Artikel nach seiner EAN zu suchen, klicken Sie auf die Überschrift der Spalte EAN, worauf die Beschriftung des Suchfeldes auf Suche EAN wechselt. Danach geben Sie die EAN händisch ein oder Sannen diese über den Handscanner ein. Mögliche Suchspalten sind Bezeichnung und EAN. Übernahme in Bestand Haben Sie den gewünschten Artikel gefunden, markieren Sie ihn durch Anklicken mit der Maus. Danach können Sie ihn durch Drücken des Buttons Übernahme in Bestand in Ihren eigenen Lagerbestand übernehmen. Dabei wird autom. per FTP oder HTTP nach einem Foto für den Artikel gesucht und dieses im entsprechenden Verzeichnis abgelegt. Ist am Lieferanten ein Aufschlag in Prozent hinterlegt, so wird der vom Lieferanten empfohlene VkPreis um diesen Prozentsatz erhöht. In der Spalte F sind jene Artikel mit einem F markiert, die ein Foto gespeichert haben. In der Spalte L sind alle Artikel markiert, die sich bereits in Ihrem Lagerbestand befinden.
28 Kassenprogramm für Weltläden 2.1.10 Download Bilder für Artikelbestand Über die Menüpunkte Artikel / Artikel in Bestand übernehmen und Lager / Lieferscheine einbuchen werden die Artikelfotos immer autom. heruntergeladen und im entsprechenden Ordner gespeichert. Zusätzlich können Sie aber mit diesem Menüpunkt für Ihren Lagerbestand entweder für alle Lieferanten oder für einen bestimmten Lieferanten die Fotos herunterladen. Dies ist ev. notwendig, wenn ein Lieferant neue Fotos ergänzt oder bestehende Fotos verändert hat. Sie können diesen Menüpunkt beliebig oft laufen lassen, um die Artikelfotos zu aktualisieren. Vor dem Download der Fotos wählen Sie bitte den gewünschten Lieferanten oder Alle Lieferanten aus der Listbox. Durch Drücken des Buttons Ok wird der Download gestartet. Dabei wird versucht, für jeden Artikel in Ihrem Lagerbestand das passende Foto zu finden, herunterzuladen und im entsprechenden Ordner zu speichern. Für jeden Artikel wird eine Zeile im Logfenster angezeigt mit Nummer, Lieferant und Artikelbezeichnung. In der Spalte F wird ein Status angezeigt, der Auskunft darüber gibt, ob ein Foto vorhanden ist: leer: kein Foto vorhanden F: Foto war bereits vor dem Download gespeichert F+: Neues Foto wurde gefunden, heruntergeladen und gespeichert
Beschreibung Adminmodul 29 2.1.11 Kunden verwalten Über diesen Menüpunkt können Sie Ihren Kundenbestand verwalten. Im Kassenmodul können diese Kunden zur Personalisierung von Kassenbons aufgerufen werden. Außerdem ist ein vorhandener Kundenstamm notwendig, um Ware auf Rechnung oder Lieferschein mitnehmen zu können. Zusätzlich können die Kunden in diverse Kategorien eingeteilt werden, sodaß diese unter Kunden / Kunden exportieren herausgesucht und für Aussendungen oder Ausdruck von Adressetiketten verwendet werden können. Beschreibung der Elemente des Fensters Die Beschreibung der Bedienung über Maus, Pfeiltasten, Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste finden Sie unter Basisdaten / Lieferanten. Suche Durch Eingabe eines Begriffes ins Feld Suche Zuname können Sie unabhängig von Groß- /Kleinschreibung direkt auf den passenden Kunden hinpositionieren. Um einen Kunden nach seiner Kartennummer zu suchen, klicken Sie auf die Überschrift der Spalte Karte, worauf die Beschriftung des Suchfeldes auf Suche Karte wechselt. Danach geben Sie die Kartennummer händisch ein oder Sannen diese über den Handscanner ein. Mögliche Suchspalten sind Zuname und Karte. Beschreibung der Eingabefelder Kartennr: 5-stellig numerisch, Nummer der Kundenkarte Anrede: 25-stellig, Auswahl aus der Listbox oder Eingabe einer neuen Anrede in die Listbox Titel: 10-stellig Zuname: 25-stellig
30 Kassenprogramm für Weltläden Vorname: 25-stellig Zusatz: Zusatzbezeichnung bei Firmen oder zu Handen, 25-stellig Strasse: 25-stellig Land: 3-stellig, autom. Großbuchstaben, muß unter Basisdaten / Länder zuvor angelegt worden sein Plz: 5-stellig im Format 99999 Ort: 20-stellig, wird wenn möglich autom. anhand der Plz vorgeschlagen EMail: EMail-Adresse 40-stellig Tel. Büro: 15-stellige Telefonnummer Büro Tel. privat: 15-stellige Telefonnummer privat Fax: 15-stellige Faxnummer Geburtstag: Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ Rabatt: Stammrabatt im Format 99,9 Ware gegen LS RE: Kreuzen Sie an, ob der Kunde Ware gegen Lieferaschein und/oder gegen Rechnung mitnehmen darf Kategorie A B C D E: Schalter zur Markierung Bemerkungen: 120-stellige mehrzeilige Bemerkungen Zusätzlich werden noch folgende Felder angezeigt: Anlagedatum: Anzeige wann der Kunde angelegt wurde. Letzte Bewegung: Anzeige wann der Kunde zuletzt eingekauft hat
Beschreibung Adminmodul 31 2.1.12 Kunden exportieren Über diesen Menüpunkt können Sie die Kunden im CSV-Format exportieren. Die ausgewählten und exportierten Kunden befinden sich im Programmverzeichnis in einer Datei mit dem Namen KUNDEN.TXT und können dann mit der Serienbrieffunktion der Textverarbeitung weiterverarbeitet werden (z.b. zu Etiketten). Es werden alle Felder exportiert, die erste Zeile beinhaltet die Feldüberschriften, die Felder sind mit Tabs getrennt. Durch Ankreuzen der Schalter A B C D E legen Sie fest, welche Kunden exportiert werden sollen. Sind mehrere Schalter angekreuzt, so werden diese mit ODER verknüpft. Werden keine Schalter angekreuzt, werden alle Kunden exportiert. Durch Drücken des Buttons Ok oder Auslösen mit der Taste RETURN wird die Ausgabe gestartet. Nach erfolgter Ausgabe der betroffenen Kunden wird angezeigt, wieviele Kunden exportiert wurden. Über den Button Abbruch schließen Sie das Fenster.
32 Kassenprogramm für Weltläden 2.1.13 Lager buchen Über diesen Menüpunkt können Sie Lagerzu- und -abgänge für Ihre Lagerartikel verbuchen. Wenn Sie von den zertifizierten Lieferanten Lieferscheine und Rechnungen in elektronischer Form erhalten, dann können Sie diese mit dem nächsten Menüpunkt Lager / Lieferscheine einbuchen autom. verbuchen. Händische Lagerbuchungen sind nur notwendig für Artikel von Lieferanten, welche die Importschnittstellen nicht zur Verfügung stellen oder für Lagerkorrekturen (Schwund, etc). Lieferschein Geben Sie zuerst im Feld Lieferschein die Lieferscheinnummer oder eine kurze Bezeichnung für die nachfolgende(n) Buchung(en) ein. Das Feld ist alphanumerisch und 10 Stellen lang. Danach können Sie in der unteren Zeile die einzelnen Buchungen für diesen Lieferschein durchführen. Buchung EAN: Durch Eingabe oder Einscannen der EAN wird der Artikel aufgerufen Bezeichnung: Artikel können auch über den Button (...) aus einem Auswahlfenster aufgerufen werden (z.b. wenn sie keine EAN haben) VpEinh: Anzeigewert aus dem Artikelstamm Einheit: Anzeigewert aus dem Artikelstamm Lager alt: Anzeigewert aus dem Artikelstamm Mng: Geben Sie die Menge im Format -99999 ein, positiv für Zugang, negativ für Lagerabgang Ekp Nto: Der Einkaufspreis netto wird vom Artikelstamm vorgeschlagen, kann aber händisch übersteuert werden (0 bei reinen Lagerumbuchungen möglich), Format 99999,99 Wert Nto: Anzeigewert durch Berechnung Mng * Ekp Nto Nach Eingabe der Felder wird die Lagerbuchung durch Drücken des Buttons Ok oder auslösen mit RETURN gespeichert. Die Buchung wird im darüber liegenden Logfenster angezeigt und in einem Lagerjournal für einen späteren Ausdruck gespeichert. Lagerumbuchungen (Inventur) müssen OHNE Ekp Nto (nur mengenmäßig) gebucht werden, damit diese die Einkaufswerte der Lieferanten am Arge Datenblatt nicht verfälschen! Lagerzugänge vom Lieferanten und Rücksendungen an Lieferanten hingegen MIT dem Ekp Nto.
Beschreibung Adminmodul 33 Artikelauswahl Kann ein Artikel nicht über die EAN aufgerufen werden, so haben Sie die Möglichkeit, den Artikel in einem eigenen Fenster zu suchen. Dazu drücken Sie den Button (...) rechts neben den Feld Bezeichnung, worauf sich das Fenster für die Artikelauswahl öffnet. Durch Eingabe eines Begriffes ins Feld Suche Bezeichnung können Sie unabhängig von Groß- /Kleinschreibung direkt auf den passenden Artikel hinpositionieren. Um einen Artikel nach seiner EAN zu suchen, klicken Sie auf die Überschrift der Spalte EAN, worauf die Beschriftung des Suchfeldes auf Suche EAN wechselt. Danach geben Sie die EAN händisch ein oder Sannen diese über den Handscanner ein. Mögliche Suchspalten sind Bezeichnung und EAN. Haben Sie den gewünschten Artikel gefunden, dann markieren Sie ihn mit der Maus und klicken auf den Button Ok oder bestätigen mit der Taste RETURN. Dadurch wird der Artikel in die Buchungszeile der Lagerbuchhaltung übernommen und das Fenster mit der Artikelauswahl geschlossen.
34 Kassenprogramm für Weltläden 2.1.14 Lieferscheine einbuchen Über diesen Menüpunkt können Sie Lieferscheine und Rechnungen der zertifizierten Lieferanten autom. einbuchen, wenn diese im Format der Importschnittstelle auf elektronischem Weg übermittelt werden. Im Normalfall erhalten Sie diese Datei per EMail als Anhang. Speichern Sie die Anlage in den Ordner <Programmverzeichnis>\DOWNLOAD\ oder an einem anderen Ort am PC. Lieferschein / Rechnung auswählen Über den Button Auswahl... öffnen Sie die Windows-Dateiauswahl, wo Sie den Lieferschein oder die Rechnung suchen und auswählen können. Sobald dies erfolgt ist, wird der Button Ok aktiviert und Sie können den Import durch Drücken dieses Buttons starten. Importlog Beim Import der Lieferschein bzw. Rechnungen wird im Logfenster für jede Zeile in der Datei eine Meldung mit der jeweiligen Zeilennummer angezeigt. Wurde die Zeile erfolgreich importiert, sehen Sie dort Artikelnummer und Bezeichnung sowie rechts außen Menge / Wert. Ist ein Fehler aufgetreten, dann scheint eine entsprechende Meldung auf. Fehlerzeilen werden mit einem * an der ersten Stelle der Meldung versehen. Am Ende des Imports werden noch diverse Statuszeilen mit einer Zusammenfassung des Imports angezeigt. Diese Zeilen sind mit einem # an der ersten Stelle der Meldung versehen. Durch Klick auf die Überschrift der Spalte Message können die Meldungen nach dieser Spalte sortiert werden, wodurch Fehlerzeilen (*) und Statuszeilen (#) direkt hintereinander gereiht werden, sodaß man die Fehler einfach finden kann. Zusätzlich werden alle Lagerzugangsbuchungen aus dem Lieferschein bzw. der Rechnung ins Lagerjournal für einen späteren Ausdruck gespeichert.
Beschreibung Adminmodul 35 Ist am Lieferanten ein Aufschlag in Prozent hinterlegt, so wird der vom Lieferanten empfohlene VkPreis um diesen Prozentsatz erhöht. Ist ein Artikel noch nicht in Ihrem eigenen Bestand angelegt, dann erfolgt dies autom. mit der Buchung des Lagerzuganges. Wurde ein Lieferschein bzw. eine Rechnung bereits verbucht, dann erfolgt eine entsprechende Meldung und der Button Ok wird nicht freigegeben, sodaß die Datei nicht eingebucht werden kann (Absicherung gegen doppelte Verbuchung der Lagerzugänge).
36 Kassenprogramm für Weltläden 2.1.15 Inventur buchen Diese Lagerbuchungsroutine bietet eine schnelle Möglichkeit für Inventurbuchungen. Die Anzeige der Artikel ist identisch mit der Liste Lager / Inventurliste, sodaß die dort vermerkten Korrekturen einfach mit dieser Programmroutine eingebucht werden können. Lieferant Wählen Sie zuerst den gewünschten Lieferanten aus der Listbox der Lieferanten oder wählen Sie Alle Lieferanten. Buchungstext Geben Sie einen kurzen Buchungstext für die nachfolgenden Buchungen ein, das Feld ist 10- stellig alphanumerisch. Stand Nun geben Sie nacheinander die Korrekturstände in die gelb markierte Spalte beim jeweiligen Artikel ein. Haben Sie alle Mengen eingegeben, drücken Sie den Button Stände einbuchen. Dadurch wird die Liste abgearbeitet und alle eingegebenen Mengen werden verbucht. Wird das Feld Stand leergelassen oder dieselbe Menge wie in der Spalte Lager eingegeben, wird keine Buchungen durchgeführt.
Beschreibung Adminmodul 37 2.1.16 Lagerjournal Über diesen Menüpunkt können Sie die im Lagerjournal gespeicherten Lagerbuchungen, egal ob autom. über Lieferscheine bzw. Rechnungen oder händisch verbucht, ausdrucken. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Es werden folgende Werte ausgegeben: Datum Zeit Lief.: Lieferantenkürzel EAN Bezeichnung Mng: gebuchte Menge Wert Nto: gebuchter Wert netto Beleg: Lieferschein oder Belegnummer Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.
38 Kassenprogramm für Weltläden 2.1.17 Inventurliste Über diesen Menüpunkt können Sie eine Inventurliste für Ihre Lagerstände durchführen. Diese Liste dient zur Kontrolle Ihrer Lagerstände und zur Ermittlung von Unterdeckungen. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt. Außerdem können Sie festlegen, ob die Liste für einen bestimmten oder für alle Lieferanten durchgeführt werden soll. Über den Schalter Nur Artikel mit Unterdeckung? legen Sie fest, ob nur Artikel gelistet werden sollen, wo der Lagerstand kleiner als der Mindestbestand ist. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Es werden folgende Werte ausgegeben: LiefNr: Lieferantenkürzel ArtNr: interne Artikelnummer EAN Bezeichnung Lager: Lagerstand vom Artikelstamm Mindest: Mindestbestand vom Artikelstamm Fehlmng: Unterdeckung Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.