Verordnung über den Ersatz von Auslagen von städtischen Mitarbeitenden (Spesenverordnung) vom 10. November 2003 Ausgabe Januar 2008
Verordnung über den Ersatz von Auslagen von städtischen Mitarbeitenden (Spesenverordnung) Der Gemeinderat erlässt gestützt auf Art. 32 des Personalreglements vom 1. Februar 1998 folgende Verordnung: Geltungsbereich Art. 1 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Burgdorf haben gegen Beleg 1), in den nachfolgend aufgeführten Fällen, Anspruch auf Ersatz von Auslagen welche ihnen in Erfüllung ihrer beruflichen Verpflichtungen entstanden sind. a. Dienstreisen b. Auswärtige Verpflegung c. Auswärtige Unterkunft d. Benutzung des privaten Telefons Abrechnung / Auszahlung Art. 2 1 Die Auslagenabrechnungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind durch die vorgesetzten Personen zu prüfen, zu visieren und zur Anweisung weiterzuleiten. 2 Die Auszahlung erfolgt in der Regel durch die Stadtkasse. Beträge über Fr. 2'000.00 werden über die Gehaltsabrechnung vergütet. 3 Falls bezüglich den Auslagenabrechnungen zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ihren vorgesetzten Personen Uneinigkeit besteht, entscheidet über die Abrechnung die Leitung Personal abschliessend. Dienstreisen a) Grundsatz Art. 3 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben für notwendige Dienstreisen die öffentlichen Verkehrsmittel zu benutzen. Die Benützung privater Motorfahrzeuge ist in Ausnahmefällen zulässig, z.b. wenn der Einsatz eines Motorfahrzeuges aus dienstlichen Gründen zweckmässiger ist oder wenn Kosteneinsparung möglich ist. 1) Änderung vom 29. Mai 2006 1
b) Halbtax- Abonnement Art. 4 1 Unabhängig vom Beschäftigungsgrad wird den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gegen Nachweis, dass sie im Besitz eines gültigen Halbtax-Abonnements oder Gas sind, ein jährlicher Kostenbeitrag in der Höhe eines Halbtax-Jahresabonnements der Bahn geleistet. 1)2)5 2 Kein Anspruch auf die Vergütung haben: a. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem befristeten unterjährigen Arbeitsverhältnis; b. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in gekündigtem Arbeitsverhältnis. c) Öffentliche Verkehrsmittel Art. 5 3)4 Für Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln werden die Billettkosten 2. Klasse entsprechend dem Halbtaxtarif gegen Beleg zurückerstattet. Personen ohne Anspruch auf ein Halbtaxabonnement (Art. 4 Abs. 2) werden die tatsächlichen Kosten gegen Beleg zurückerstattet. d) Privatfahrzeug Art. 6 1 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihr eigenes Motorfahrzeug für dienstliche Zwecke einsetzen, erhalten eine Kilometerentschädigung von Fr. 0,70. Mit der Entschädigung sind sämtliche mit dem Fahrzeug verbundenen festen und variablen Kosten abgegolten (vgl. Art. 3). 1) 2 Fahrkosten werden vom üblichen Arbeitsort aus berechnet. Erfolgt die Fahrt ab Wohnort und liegt dieser dem Reiseziel näher, werden nur die Auslagen dieser kürzeren Strecke ersetzt. 3 Der Gemeinderat schliesst für den Einsatz von Motorfahrzeugen für dienstliche Zwecke eine Vollkaskoversicherung ab. 1) Änderung vom 17. Mai 2004 2) Änderung vom 29. Mai 2006 3) Änderung vom 17. Mai 2004 4) Änderung vom 29. Mai 2006 5) Änderung vom 14. Januar 2008 2
Auswärtige Verpflegung Art. 7 1 Müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich im Rahmen einer Dienstreise morgens vor 06.00 Uhr, mittags zwischen 12.00 Uhr und 14.00 Uhr sowie abends nach 20.00 Uhr ausserhalb ihres Wohn- oder Arbeitsortes aufhalten, werden ihnen die Auslagen für auswärtige Verpflegung gegen Beleg ersetzt. 2 Müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dienstlichen Gründen Dritte einladen, werden ihnen die Auslagen für deren Verpflegung gegen Beleg ersetzt. 1) 3 Kein Anspruch auf Auslagenersatz für auswärtige Verpflegung besteht, wenn; der Dienstplan verkürzte oder verschobene Essenspausen vorsieht; die Notwendigkeit für auswärtige Verpflegung auf den Wohnort ausserhalb der Stadt zurückzuführen ist; die Kosten für die Verpflegung direkt von der Stadt oder Dritten getragen werden. 4 Die Höhe des Auslagenersatzes beträgt maximal: - Frühstück Fr. 8.00 - Hauptmahlzeit Fr. 30.00 Auswärtige Unterkunft Art. 8 2) Müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen einer Dienstreise ausserhalb ihres Wohnortes übernachten, werden die tatsächlichen Kosten eines Mittelklasshotels gegen Beleg ersetzt. Telefonentschädigung Art. 9 3) 1 Müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dienstlichen Gründen telefonisch erreichbar sein, stellt ihnen die Stadt ein Mobiltelefon zur Verfügung. 2 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Erreichbarkeit über ihr privates Mobiltelefon für den Betrieb vorteilhaft ist, erhalten eine jährliche Pauschalentschädigung von Fr. 80.--. 3 Über den Anspruch entscheidet die Direktionsleitung. 1) Änderung vom 29. Mai 2006 2) Änderung vom 29. Mai 2006 3 Änderung vom 17. Mai 2004 3
Aufhebung bisherigen Rechts Art. 10 Mit der Inkraftsetzung dieser Verordnung werden das Spesenreglement vom 13. Januar 1986 sowie alle vorangegangenen Beschlüsse in Bezug auf Spesenentschädigung aufgehoben. Inkraftsetzung Art. 11 Die Verordnung tritt auf den 1. Januar 2004 in Kraft. Burgdorf, 10. November 2003 DER GEMEINDERAT Dr. Franz Haldimann, Stadtpräsident Paul Moser, Stadtschreiber 4
Teilrevision der Verordnung vom 17. Mai 2004 Der Gemeinderat hat am 17. Mai 2004 den Änderungen in Art. 5 und Art. 6 Absatz 1 sowie den Anpassungen in Art. 4 Absatz 1 und Art. 9 zugestimmt. Burgdorf, 17. Mai 2004 DER GEMEINDERAT Dr. Franz Haldimann, Stadtpräsident Roman Schenk, Stadtschreiber Inkraftsetzung Der Gemeinderat setzt die Änderung der Spesenverordnung auf den 1. Juli 2004 in Kraft. Teilrevision der Verordnung vom 29. Mai 2006 Der Gemeinderat hat am 29. Mai 2006 den Anpassungen in Art. 1, Art. 4 II, Art. 5 III, Art. 7 Absatz 2 sowie Art. 8 zugestimmt. Burgdorf, 29. Mai 2006 DER GEMEINDERAT Dr. Franz Haldimann, Stadtpräsident Roman Schenk, Stadtschreiber Inkraftsetzung Der Gemeinderat setzt die Änderung der Spesenverordnung auf den 1. Juli 2006 in Kraft. 5
Teilrevision der Verordnung vom 29. Mai 2006 Der Gemeinderat hat am 14. Januar 2008 den Anpassungen in Art. 4, Abs. 1 zugestimmt. Burgdorf, 14. Januar 2008 DER GEMEINDERAT Dr. Franz Haldimann, Stadtpräsident Roman Schenk, Stadtschreiber Inkraftsetzung Der Gemeinderat setzt die Änderung der Spesenverordnung rückwirkend auf den 1. Januar 2008 in Kraft. 6