Rheinfurt - die Kommune der Zukunft Verwaltungskostenreduzierung durch Bürger-orientierte Prozessmodellierung Richard Lomax Compartner Unternehmensberatung Düsseldorf
Der Grundgedanke von Rheinfurt: Die Kommune als Konzern! Rheinfurt Verw. WS Bildung Gesundheit Verkehr Müllbeseitigung... Kundenverwaltung: Innere Verwaltung: Kommunale Wertschöpfung: Die kommunale Gestaltung bestimmt Attraktivität der Kommune Verwaltung: Pflichtaufgaben, die aber für die Wertschöpfung notwendig sind. Im globalen Wettbewerb gewinnt die Kommune mit der besten Wertschöpfung! 2
Nicht die Höhe der Staatsquote sondern das Verhältnis Wertschöpfung zur Verwaltung innerhalb der Staatsquote ist für die Wettbewerbsfähigkeit eines Staates maßgebend 60% (der Personalausgaben) Wertschöpfung: Erhöhung / Erhaltung der Staatsattraktivität = Standortfaktoren / Gemeinwohl / Public Value 80% 40% Verwaltung: Schaffung der notwendigen Grundlage für Wertschöpfung 20% IT hilft, Verwaltungskosten zu reduzieren und die Wertschöpfung zu steigern 3
In Deutschland hat sich der Schwerpunkt der ÖD-IT Aktivitäten seit 30 Jahren nicht bewegt. Die Verwaltungskosten bleiben aber hoch! Wertschöpfungsthemen 1 WS 2 3... WS WS Verw. Verw. Verw. Kundenverwaltung: Behördenorientierte Verwaltungs-IT Innere Verwaltung: 4
Der Paradigmenwechsel von behördenorientierter zu kundenorientierter egovernment muss noch vollzogen werden, um eine wesentliche Kostenreduzierung zu erzielen Behördenorientiert Kundenorientiert Kostenvorteil Informationen, Formulare über Internet Echte Transaktionen über Internet (nicht Pseudo- Transaktionen) 5
In der behördenorientierten Prägung von egovernment werden die bestehenden Prozesse verschönert ( process-lifting ) Antrag Bearbeitung Gewährung Bescheid Ablage Land Antrag Bearbeitung Gewährung Bescheid Ablage Kommune Antrag Bearbeitung Gewährung Bescheid Ablage Bund Prozess-Ausprägung: Antragseingang ist Startereignis Prozess läuft in Behörde ab Betrachtung der Behördenkosten IT-Ausprägung: Formularserver DMS X-Schnittstellen zwischen Parallelverfahren Behördensuche per Google: Kommunale Lebenslagen Landeslebenslagen Bundeslebenslagen 6
Der Paradigmenwechsel kann nur erfolgen: 8 Durch eine konsequente Bürgersicht (Kundensicht): Der Bürger sieht nicht die Organisationsstruktur des Staates Kommune, Land und Bund, sondern den Staat insgesamt; Prozesse müssen ohne Berücksichtigung von organisatorischen Grenzen durchgeführt werden (vgl. EU-Dienstleistungsverordnung) Voraussetzung ist eine Modellierung von Prozessen aus Kundensicht: mit Behördenkosten UND Bürgerkosten 8 Begleitet von einer konsequenten Top-Down Approach Kosteneinsparungen entstehen durch die Vermeidung von manuellen Schnittstellen (Verwaltungsstellen fallen weg!) Zentrale Bereitstellung / dezentrale Bearbeitung (Entkoppelung IT/Organisation) unter Vermeidung von Parallelstrukturen 8 Das Ergebnis muss eine WIN/WIN Situation für Bürger und Staat sein (Gebührenordnungen??) 8 ABER: Wer ist Prozesseigentümer? 7
In der kundenorientierten Welt werden Verwaltungsprozesse aus Kundensicht neu definiert ( process re-engineering ) Kundenanliegen Kunde trägt vor Annahmestelle Kommune (Front Office) Verteilt elektronisch an Bearbeitungsstellen Back Office Kommune Back Office Bund Back Office Land Prozess-Ausprägung: Kundenanliegen ist Startereignis Prozessschritte = was der Kunde zu tun hat! Prozesskosten = Bearbeitungskosten + Kundenkosten IT-Ausprägung: Nationale Lebenslagen Nationale web-basierende Systeme Multichannel Kundenschnittstellen Organisationsneutrale Bearbeitungszugänge Case Management (vgl. EU- Dienstleistungsverordnung 8
Prozessmodellierung die möglichen Sichten am Beispiel der Beihilfe Behördenorientiert Kundenorientiert Fachlich Technisch Sicht des Beihilfe- Bearbeiters Sicht des medizinischen Leistungserbringers Fachverfahren Sicht der Beihilfe- Stelle DMS Sicht des Beihilfe- Berechtigten Web, egovernment Prozessintegration, egovernment Sicht des Landes = beabsichtigte Wirkung Public, Value Management, Vollständigkeit der Lösung / Vision 100% 9
Prozessmodellierung aus Bürgersicht Die Geburt eines Kindes Prozess Geburtsregistrierung = Kommunalaufgabe Einwohnerregistrierung = Landesaufgabe = Bundesaufgabe Ähnliche Prozesse in der Personenstandsregistrierung: - Eheschließung - Scheidung Kindergeldbeantragung Kinderfreibetragsbeantragung... weitere staatliche Zuwendungen - Tod 10
Prozessmodellierung aus Haltersicht: Fahrzeugkauf Prozess Kfz-Zulassung Nachweis Kfz-Versicherung (gesetzliche Mindestdeckung) Ähnliche Prozesse in der Registrierung von Besitzverhältnissen: - Immobilienkauf - Flugzeugzulassung - Schiffszulassung Nachweis HU/AU Zahlungsmodalitäten Kfz-Steuer 11
Erst bürger-orientierte Prozessmodellierung, dann Implementierung 8 Um den Paradigmenwechsel stattfinden zu lassen, muss zuerst die Modellierung vorliegen: Ist-Verfahren Kunden-Anforderungen an Soll-Verfahren: Transaktionsinhalt Kundenidentifikation Datenschutz Kosten / Nutzen-Vergleich zwischen Ist- und Soll-Prozessen 8 Erst nach der Modellierung kommt die IT-Implementierung. Hier sind die Fragen zu beantworten: National / regional Shared Service Centre PPP Nicht neue gordische Schleifen knoten, sondern den gordischen Knoten durchschlagen 12
Die führenden Nationen haben schon egovernment hinter sich und wenden sich jetzt dem Public Value Management zu Herstellungsprozesse Wertschöpfungsthemen (Public Values) Qualitätskontrolle 1 2 3... WS WS WS Public Value Management Verw. Verw. Verw. Effektivität Marketing Kundenverwaltung: Innere Verwaltung: 13
Schlusswort Lassen wir uns die Verwaltung so schnell und so organisationsübergreifend wie möglich modernisieren, damit wir uns auf die kommunale Wertschöpfung konzentrieren können! Das NRW Projekt Rheinfurt soll hier wegweisend sein 14
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