Botendienstprogramm V71.20-03.05.2013 1
Inhalt WAS BEINHALTET DAS BOTENDIENSTPROGRAMM?... 3 BOTENDIENSTPROGRAMM STARTEN... 4 GRUNDSÄTZLICHE VORGEHENSWEISE... 5 TOUR ANLEGEN... 6 BEDINGUNGEN FÜR DEN BOTENAUFTRAG DEFINIEREN... 7 BOTENAUFTRAG ERSTELLEN - ABSCHLIEßEN... 12 BOTENAUFTRÄGE EINER ANGELEGTEN TOUR ZUORDNEN... 14 BOTENLISTE DRUCKEN... 16 ETIKETTEN MANUELL DRUCKEN... 18 TOUR AUSBUCHEN... 19 TOUREN SUCHEN ALLE DETAILS ANZEIGEN... 20 LIEFERMENGE / ZAHLBETRAG AUF MEHRERE TOUREN AUFTEILEN... 22 FEHLBETRAG BUCHEN... 25 TOURBEREICHE ANLEGEN... 26 ZUSATZTOUR ANLEGEN... 28 AUFTRÄGE EINER TOUR ZUORDNEN... 29 TOUREN - AUSZAHLUNGEN EINZAHLUNGEN... 31 AUFTRAGSLISTE DRUCKEN MARKIERUNGEN ÄNDERN... 32 AUFTRÄGE SUCHEN... 33 DRUCKAUFTRÄGE... 33 AUFTRÄGE STORNIEREN... 34 ABWEICHENDE LIEFERANSCHRIFT... 34 SONDERFÄLLE... 35 ABHOLUNGEN IN BOTENAUFTRÄGE UMWANDELN... 40 MEHRERE KUNDEN MIT EINEM EINZIGEN BOTENAUFTRAG BELIEFERN... 42 BONVERWALTUNG BOTENAUFTRAG/BOTENLIEFERUNG... 43 DRUCKFORMULARE... 44 DRUCKEN DIREKT BEIM ERFASSEN DES AUFTRAGS: BOTENPACKZETTEL... 45 NUTZUNG IM FILIALVERBUND... 46 Das Botendienstprogramm ist lizenzpflichtig. Nach der Vertragsunterzeichnung wird das Programm zur Nutzung freigegeben. 2
Was beinhaltet das Botendienstprogramm? Artikel, die in der Apotheke vorhanden sind oder erst bestellt werden müssen, können über einen Boten an den Kunden geliefert werden. Das Programm unterstützt optimal und zeitsparend die Organisation von Botentouren. Das Ergebnis: Die Apotheken beliefern verlässlich ihre Patienten und die Mitarbeiter sparen Zeit. Die Funktionen des Botendienstprogramms umfassen das Erstellen von Touren, Zuordnung der Aufträge zu einer Tour, Adressensortierung, Etikettendruck und Ausdruck der Botenliste. Der Patient kann vorab bezahlen (Barzahlung, Zahlung über Faktura, Kreditzahlung, Kartenzahlung, Scheckzahlung) oder erst bei Empfang der Ware beim Boten. Das Programm kann an der Kasse gestartet oder auch vom PT Desktop als Hostprogramm (unter Verkauf) geöffnet werden. Somit ist eine Tourplanung auch abseits eines Kassenarbeitsplatzes möglich, mit der Einschränkung, dass Kassenbuchungen hier nicht vorgenommen werden können. Weitere Funktionen Direkte Zuordnung des Botenauftrags zu einer Tour, noch während der Verkaufserfassung falls gewünscht. Totals mit unterschiedlichen Kundenzuordnungen können verarbeitet werden. Wählen Sie lediglich aus den Kunden den Empfänger der Botenlieferung aus. Auch bereits abgegebene Ware kann über den Boten berechnet werden. Abholungen können nachträglich zum Botenauftrag gemacht werden. Manuelle Vorsortierung Festlegung von Adresskriterien für eine schnelle Zuordnung betroffener Aufträge zu einer bestimmten Tour 3
Botendienstprogramm starten Starten Sie das Programm entweder über den Desktop oder an der Kasse über die Tastenkombination Strg + F9. Nach dem Start des Programms werden immer die noch auszuliefernden Touren, sowie die bereits gelieferten, aber noch nicht ausgebuchten Touren, in einer Liste angezeigt. Beispiel: Startbild Botendienstprogramm Durch Anklicken eines Kunden werden die Artikel, die an diesen Kunden geliefert werden müssen, markiert. 4
Grundsätzliche Vorgehensweise Eine komplette Tour umfasst prinzipiell folgende Arbeitsschritte: Touren anlegen Botenauftrag erstellen Botenauftrag einer Tour zuordnen Botenliste drucken Nach Auslieferung evtl. Differenzen bearbeiten Tour ausbuchen (an die Kasse übergeben) Ein Botenauftrag wird erzeugt, indem Sie einen Verkaufsvorgang an der Datenkasse vor Abschluss als Botenauftrag kennzeichnen. öffnet hierbei im Fenster Total den Botenauftrag. Falls Nachlieferartikel vorhanden sind, kann im Fenster Zahlungsart für Nachlieferartikel die Botenlieferung durch Auswahl von F9 Botenauftrag erstellt werden. Es ist nicht möglich, eine Botenlieferung ohne Kundenbezug zu speichern.. Eine Korrektur der Kundenzuordnung kann bei Bedarf durch das Verlassen der Maske über ESC durchgeführt werden. Zu jedem Botenauftrag kann ein Lieferhinweis an den Boten mitgegeben werden. Der Lieferhinweis kann entweder einmalig gültig sein, oder auch dauerhaft bei der Lieferadresse oder der Kundenadresse hinterlegt werden. Zusätzlich ist es möglich, zu jedem einzelnen Artikel der Lieferung einen Lieferhinweis zu hinterlegen, den der Bote bei Lieferung vorliegen hat, um ihn ggf. an den Patienten weiterzugeben. Nach der Eingabe aller Daten des Botenauftrags, dem Abschluss des Verkaufsvorgangs durch Total, wird automatisch (wenn in der Kassenkonfiguration die Option Packzettel aktiviert ist) der Boten- Packzettel mit allen zu liefernden Artikel gedruckt. Der gedruckte Kassenbon kann zusätzlich zu den Artikeln den Hinweis enthalten, welche Artikel des Verkaufs noch nicht bezahlt wurden. Um dem Patienten, der bei Auslieferung die erhaltenen Artikel bar bezahlt, einen Kassenbon für diese Artikel aushändigen zu können, kann das System zusätzlich zum Boten- Packzettel einen Kassenbon für die auszuliefernden und beim Boten zu bezahlenden Artikel drucken. Nehmen Sie bei Bedarf diese Einstellung unter Konfiguration - Packzettel -Zusatz-Kassenbon für Bote vor. 5
Tour anlegen Um eine neue Tour anzulegen (oder bestehende Touren zu ändern), gehen Sie folgendermaßen vor: Starten Sie das Programm Botendienst. Drücken Sie Alt + F12 Einstellungen, um die Systemeinstellungen zu öffnen. Das Fenster Standardtouren einstellen öffnet sich. Es werden die im System hinterlegten Touren angezeigt. Bereits angelegte Touren können hier jederzeit geändert werden. Um eine neue Tour anzulegen, drücken Sie F3. Ein neuer Datensatz wird eingefügt. Vergeben Sie einen Tournamen. Klicken Sie in das Feld Bote. Das Fenster Mitarbeiterauswahl öffnet sich. Über die Schaltfläche können Sie aus der Liste der hinterlegten Mitarbeiter einen Boten für die Tour auswählen. Geben Sie die Uhrzeit für diese Tour ein. Tragen Sie durch Anklicken der Wochentage die Tage ein, an denen diese Tour durchgeführt werden soll. Beispiel: im System hinterlegte Touren Speichern Sie Ihre Eingaben. Damit sind die Touren definiert. Die Touren werden automatisch nach Uhrzeit angeordnet. Sind alle Eingaben getätigt und Änderungen gespeichert, geht das Programm nach dem Überschreiten eines Lieferstartzeitpunkts davon aus, dass der Bote mit der Auslieferung begonnen hat und legt automatisch eine nächste Tour an. Die hier angelegten Kriterien werden auf jeden Auftrag angewendet. Angelegte Touren können mit F4 nach dem Bestätigen einer Sicherheitsabfrage gelöscht werden. 6
Bedingungen für den Botenauftrag definieren Erstellen Sie wie gewohnt an der Kasse einen Verkauf. Wählen Sie das Medikament und den Kunden aus. Schließen Sie den Verkauf ab. Wählen Sie im Fenster Zahlungsart für Nachlieferartikel F9 Botenauftrag aus. Es öffnet sich das Fenster Botenauftrag. Beispiel: Botenauftrag Zahlungsart festlegen Wählen Sie über das Auswahlfeld Bezahlung aus, ob sofort alles bezahlt wird (=Voreinstellung), ob der Gesamtbetrag bei Lieferung an den Boten bezahlt wird (F7 Zahlung beim Boten), oder auch, ob nur für die aktuell gelieferte Ware bezahlt werden soll (L-Mg Bote). Die gelieferte Menge könnte auch eine Teilmenge einer größeren Lieferung sein. 7
In der Auswahl an der Kasse kann man mit F7 Zahlung bei Bote auswählen. Durch Betätigen der Funktionstaste ändert sich die Funktion in F7 Sofort. Hierdurch wird für alle Artikel die Zahlung auf sofort gesetzt. Nach der Auswahl wird die Bezahlart und der zu zahlende Betrag im Feld Bezahlung angezeigt. Wird an der Zahlkasse ein Botenauftrag erfasst, muss dieser dort mit einer echten Zahlart abgeschlossen werden (z.b. Zahlung alles beim Boten, Abschlussart Bar oder Zahlung sofort, Abschlussart Faktura etc.). Ein Abschluss als offener Vorgang ist nicht möglich. Werden Vorgaben zum Botenauftrag gemacht und mit Zahlart offener Vorgang abgeschlossen, erscheint die Abfrage: Ein Botenauftrag kann nicht als 'offener Vorgang' abgeschlossen werden. Möchten Sie den Botenauftrag beibehalten und eine andere Zahlart wählen oder den Botenauftrag zurück setzen? Status der Lieferung (Bote oder sofort) Die Lieferung durch den Boten ist noch nicht erfolgt. sofort, der Artikel muss nicht zur Botenlieferung bereit gestellt werden. Status der Bezahlung Der Bote kassiert den zu zahlenden Betrag. Die Bezahlung wird sofort getätigt/geregelt. 8
F6 öffnet ein Fenster, in dem Sie einen Lieferhinweis zum Artikel eingeben können. Der Lieferhinweis wird auf dem Boten-Packzettel gedruckt. Beispiel: Lieferhinweis Das Symbol signalisiert einen hinterlegten Lieferhinweis zum Artikel. 9
Sie können zu jeder Lieferung eine eigene Auftragsinformation hinterlegen. Beispiel: Lieferinfo Auftragshinweis In der Lieferinfo können Sie nun die Kundenanschrift und Lieferadresse kontrollieren und ggf. ändern. Der eingetragene Auftragshinweis gilt einmalig für diesen Botenauftrag. Ein Auftragshinweis, der zu jedem Botenauftrag hinterlegt werden soll, muss bei der Adresse in der Adressverwaltung unter Lieferinfo eingetragen werden. In diesem Fenster ist die abweichende Lieferanschrift sichtbar. Diese wird falls sie immer gültig ist, ebenso in der Adressverwaltung beim Kunden eingegeben. Soll jedoch nur einmalig- für diesen Auftrag- eine abweichende Lieferanschrift gelten, so wird dies über F3 eintragen. Legen Sie den Liefertermin fest. Zur Auswahl steht: möglichst nächste Tour Liefertermin festlegen Tour festlegen (durch Auswahl öffnet sich ein Dropdownmenü, um den Auftrag einer der im System hinterlegten Touren zuzuordnen. Dies erspart eine spätere Zuordnung. Eine evtl. zusätzlich zur Kundenanschrift hier eingetragene Lieferanschrift wird für eine Lieferung verwendet. Die Lieferanschrift kann jedoch jeweils für einen Einzelauftrag einmalig geändert werden. Klicken Sie hierzu auf 10
Liefertermin festlegen Die eingetragenen Liefertermine werden bei der Tourplanung angezeigt und erleichtern damit die Tourzuordnung. Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben mit F1. 11
Botenauftrag erstellen - abschließen Drücken Sie F12 OK. Das Abschlussfenster öffnet sich. (Da in diesem Beispiel der Betrag beim Boten bezahlt werden soll, zeigen die Felder Summe und Gegeben den Betrag 0 an.) Beispiel: Vorgangsabschluss Zahlungsart Botenlieferung Das Symbol kennzeichnet den Vorgang als Botenlieferung. Abhängig von der Konfiguration werden ein Packzettel und/oder ein Botenbon gedruckt. Ein Botenauftrag ist auch in der Bonverwaltung am Symbol erkennbar. Umsatzbuchung Beim Erfassen des Botenauftrags wird der gesamte Verkauf in den Umsatz gebucht. Nicht bezahlte Beträge werden in den Posten Kreditverkauf gebucht. 12
Falls doch kein Botenauftrag erstellt werden soll, drücken Sie Strg + F9. Im Fenster Botenauftrag können Sie nun den generierten Botenauftrag mit F8 zurücksetzen. Beispiel: Botenauftrag zurücksetzen 13
Botenaufträge einer angelegten Tour zuordnen Sie haben eine Tour angelegt und möchten dieser Tour die entsprechenden Aufträge zuordnen. Öffnen Sie das Programm über Strg + F9. Beispiel: Botenauftrag einer Tour zuordnen Symbol und rote Schrift: Dieser Tour ist noch kein Auftrag zugeordnet. Um der Tour einen Auftrag zuzuordnen, markieren Sie die Tour und drücken Sie F7 Tour bearbeiten (oder doppelklicken Sie die zu bearbeitende Tour). Das Fenster Aufträge zur Tour zuordnen öffnet sich. Eine angelegte Tour kann nach Bestätigen der Sicherheitsabfrage über F4 gelöscht werden. Eine Standardtour (ohne zugeordnete Aufträge) wird nach dem Erreichen des Lieferzeitpunkts automatisch gelöscht. Ist der Lieferstart der Tour bereits überschritten, der Tour soll jedoch noch etwas zugeordnet werden, werden zwar alle noch nicht zugeordneten Botenaufträge wie bisher angezeigt, jedoch sind diese nicht mehr automatisch angehakt. Aktivieren Sie durch Anhaken den zuzuordnenden Auftrag. Wird ein Auftrag erfasst, werden bei Tour festlegen auch Touren angezeigt, die zwar noch nicht geliefert sind, deren Lieferstartzeitpunkt jedoch überschritten ist. Diese Touren sind mit einem! (Ausrufezeichen) vor dem Tournamen gekennzeichnet, z.b.:! Frühtour, 30.10.2011-15:00 14
Beispiel: Zuordnen von Aufträgen zu einer Tour In diesem Fenster werden sowohl Botenaufträge angezeigt, die noch keiner Tour zugeordnet sind als auch die, die dieser Tour bereits zugeordnet wurden. Markieren Sie den Auftrag (die Aufträge), den Sie der Tour zuordnen möchten. Bestätigen Sie mit F12 Die markierten Aufträge werden der Tour zugeordnet. Kennzeichnung abweichender Liefermengen Ist bei mindestens einer Artikelposition (nicht bei Zahlbetragspositionen) die lieferbare Menge Lieferb kleiner als die zu liefernde Menge L-Mg, werden diese Aufträge in der dritten Spalte von links mit einem blauen! (Ausrufezeichen) gekennzeichnet. Zusätzlich werden die Zeilen der betroffenen Aufträge, sowie die betroffene Artikelzeile kursiv angezeigt. Auftrag auf Tour umbuchen Über die Funktionstaste F5 - Auftrag umbuchen können Sie einen Auftrag auf eine Tour umbuchen. (Ausgebuchte Touren werden in der Auswahlliste nicht mehr angezeigt.). Ein Auftrag, der auf diese Weise umgebucht wird, wird auch aus der Übersicht der ursprünglichen Tour entfernt. 15
Botenliste drucken Die Tour ist geplant, alle Aufträge die mit dieser Tour geliefert werden sollen, sind über F12 der Tour zugeordnet. Alle zu beliefernden Kunden und die zugehörigen liefernden Artikel werden angezeigt. (Wird ein Kunde markiert, wird der/die zugehörige Artikel markiert.) Die Botenliste soll nun ausgedruckt werden. Auf dieser ist für den Boten erkennbar, welche Kunden nacheinander abzufahren sind und wo Bargeld eingenommen werden muss. Beispiel: Zuordnung von Aufträgen zu einer Tour Die anzufahrenden Adressen der Lieferliste werden auf der Botenliste fortlaufend nummeriert dargestellt. Drücken Sie F9. Das Fenster Sortierung der Aufträge öffnet sich. Zunächst wird ein Fenster geöffnet, in dem alle zugeordneten Botenaufträge/Sonderfahren dieser Tour gelistet sind. 16
Sie können eine Sortierung vornehmen, die dann bei Bestätigung des Fensters mit F12 für den Ausdruck berücksichtigt wird. Die Sortierung wird gespeichert, so dass bei erneutem Öffnen des Fensters die Sortierung beibehalten wird. Beispiel: Sortierung der Aufträge Über die Tasten Aufwärts - Abwärts können Sie die Sortierreihenfolge (= Lieferreihenfolge) ändern. Drücken Sie F12. Die Botenliste wird gedruckt. Wurde die Botenliste bereits gedruckt, der Lieferung aber nachträglich ein Auftrag zugeordnet, wird dieser ganz unten an der Liste (fett formatiert) angefügt. Hiermit sind die Vorbereitungen zum Liefern eines Auftrags abgeschlossen. Die Liste kann jederzeit nochmals gedruckt werden. PHARMATECHNIK liefert zwei Standardformulare, einmal mit und einmal ohne Artikel. Diese sind nicht änderbar, können jedoch wie üblich kopiert und beliebig verändert werden. 17
Etiketten manuell drucken Ist der Auftrag markiert, können Sie über Alt + F9 Etiketten drucken sowohl Tüten- als auch Artikeletiketten drucken. Ist die Tour markiert, werden Artikeletiketten für die komplette Tour gedruckt. Ist der Auftrag markiert werden Artikeletiketten für den kompletten Auftrag gedruckt. Ist ein Artikel markiert wird das Artikeletikett für den markierten Artikel gedruckt. Tour Auftrag Artikel 18
Tour ausbuchen Eine ausgelieferte Tour muss ausgebucht werden. Drücken Sie im Kassenbildschirm Strg + F9. Alle nicht ausgebuchten Touren werden angezeigt. Markieren Sie die Tour, die Sie ausbuchen möchten. Beispiel: Tour ausbuchen Drücken Sie F12 an Kasse übergeben. Der Button ist nur bei angeschlossener Kasse aktiv. Beispiel: Zahlbetrag buchen Drücken Sie zum Abschluss Enter. 19
Touren suchen alle Details anzeigen Alle angelegten, bearbeiteten und erledigten Touren werden im System gespeichert. Sie können sich über die Suchfunktion F2 alle Touren mit zugehörigen Aufträgen anzeigen lassen und ggf. nachdrucken. (z.b. mit welcher Tour wurde welcher Kunde beliefert.) Beispiel: Suchkriterien für Suche in den Botenaufträgen und -touren Geben Sie Suchkriterien ein. Werden keine Suchkriterien eingegeben, werden immer die Daten rückwirkend für einen Monat angezeigt. 20
Drücken Sie zum Starten der Suche auf F12. Beispiel: Suchergebnis Botenaufträge - Botentouren Die Touren, die den Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt und können gedruckt werden. Dieser Tour ist noch kein Auftrag zugeordnet. Diese Tour wurde ausgebucht und ist damit erledigt. Dieses Symbol wird angezeigt, wenn die Tour bzw. die Botenliste gedruckt wurde. Bei einer Tour, der Aufträge zugeordnet sind, die jedoch noch nicht ausgebucht und deren Botenliste noch nicht gedruckt ist, wird kein Icon angezeigt. 21
Liefermenge / Zahlbetrag auf mehrere Touren aufteilen Beispiel Eine Liefermenge 3 soll auf 2 Touren aufgeteilt werden. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor: Markieren Sie Tour. Drücken Sie F7. Ändern Sie die L-Mg. auf 2. Beispiel: Liefermenge ändern Bestätigen Sie mit F12. Die Restmenge (1) muss nun einer weiteren Tour zugeordnet werden. Klicken Sie auf die Tour, der Sie diese Restmenge zuordnen möchten und drücken Sie F7 Tour bearbeiten oder doppelklicken Sie die zu bearbeitende Tour. Das Fenster Aufträge zur Tour zuordnen öffnet sich. 22
Die Restmenge wird angezeigt. Drücken Sie F12. Dieses Symbol bedeutet: Der Kunde ist bereits einer weiteren Tour zugeordnet. Im Tooltip wird angezeigt, in welcher weiteren Tour der Kunde noch beliefert wird. Sie können im Feld Kassieren einen Betrag (< offener Betrag) eingeben. Der jetzt verbleibende noch offene Betrag kann einer weiteren Tour zugeordnet werden. 23
Bei F7 Tour bearbeiten F2 Filter wurden die Möglichkeiten erweitert. Es können jetzt auch gezielt Heimkunden eines bestimmten Heims oder einer bestimmten Gruppe über die neue Checkbox nur Kunden zu Heim/Gruppe selektiert werden. Es werden die Aufträge mit den gespeicherten Heimen/Gruppen markiert angezeigt. 24
Fehlbetrag buchen Für den Fall, dass ein Kunde weniger (oder gar nichts) bezahlt, haben Sie die Möglichkeit, Korrekturen am Auftrag vorzunehmen. Geben Sie im Fenster Fehlbetrag buchen den Betrag ein, der tatsächlich gegeben wurde. Markieren Sie hierfür den entsprechenden Auftrag und korrigieren Sie den bezahlt Betrag. (Dies ist sowohl bei Aufruf an der Kasse oder über das Hostprogramm möglich.) Drücken Sie F6. Das Fenster Fehlbetrag buchen öffnet sich. Beispiel: Fehlbetrag buchen Zahlart: Auswahl Differenzzahlung per Sie können jetzt in das Feld bezahlt einen kleineren Betrag als den Zahlbetrag eingeben. Der Fehlbetrag wird errechnet. Sie müssen eine Zahlart unter Differenzzahlung per auswählen. Wird die Tour ausgebucht, wird je nach ausgewählter Zahlart entweder ein Kreditschein oder Lieferschein gedruckt. Bei Auswahl Bote muss der Differenzbetrag in einer späteren Tour verbucht werden. 25
Tourbereiche anlegen Sie können über Alt + F12 Tourbereiche anzulegen. Diese dienen dazu, Botenaufträge mit bestimmten Adresskennzeichen schnell finden und ggf. ändern/ergänzen zu können und im Block einer Tour zuzuordnen. Die hier eingegebenen Filter dienen der Eingrenzung bei der Suche. Großund Kleinschreibung wird hierbei berücksichtigt. Beispiel Eine Tour geht nach München Ost, eine weitere nach München West. Legen Sie einmalig fest, dass zu München Ost alle Postleitzahlen von 80010-80400 gehören und zu München West, die Postleitzahlen 80401, 80402, 80403. Sobald die Tour erstellt wird, können Sie jetzt alle Adressen selektieren, die z.b. zur Tour München Ost gehören würden. Es kann vorkommen, dass der Ortsname zwar derselbe ist, der Ortsteil jedoch anders benamt ist. Sie können nun festlegen, dass alle Adressen mit Ortsteil A, B, C, D einer definierten Tour X zugeordnet werden, während alle Adressen mit Ortsteil E, F, G, gesammelt der Tour Y zugeordnet werden. Für die Tourbereiche steht auch das Feld Ort aus der Adresse zur Verfügung. Hierüber kann z.b. ein Bereich definiert werden, der alle Adressen identifiziert, die zum Ort Starnberg, Gauting gehören. 26
Tourbereiche definieren Öffnen Sie über Alt + F12 Einstellungen ein neues Fenster. Hier finden Sie zunächst eine Übersicht über alle Tourbereiche. Geben Sie einen Namen für den neuen Tourbereich ein. Wählen Sie aus, welches der Adresskennzeichen bestimmend für die Zugehörigkeit zum Tourbereich sein soll (PLZ, Ort, Ortsteil). Geben Sie bei Ort und Ortsteil die betroffenen Namen durch Komma getrennt ein. Bei Postleitzahlen müssen die betroffenen Postleitzahlen mit Komma getrennt anzugeben, die Eingabe von XXXXX YYYYY ist jedoch auch möglich. Sie können beliebig viele Tourbereiche definieren, Überschneidungen sind möglich. Dies ist beabsichtigt, um eine größtmögliche Flexibilität zu ermöglichen. Einträge löschen Markieren Sie die entsprechende Zeile und drücken Sie F4 Löschen 27
Zusatztour anlegen Für zusätzliche (spontane) Tourplanungen können Sie über F3 eine neue Tour anlegen. Beispiel: Extratour anlegen Wählen Sie ggf. das Datum (über den Kalender) aus und tragen Sie den Boten ein. 28
Aufträge einer Tour zuordnen Dieser Auftrag wurde dieser Tour bereits zugeordnet Wird ein bereits zugeordneter Auftrag von der Tour entfernt, wird dieses Symbol angezeigt. F3 Sonderfahrt Hierüber kann eine einzelne Fahrt einer Tour hinzugefügt werden. Sie können beim Anlegen der Sonderfahrt z.b. Kunde und/oder Text vorgeben. Es ist also ausreichend, wenn eines der Felder gefüllt wird. Wird jedoch Kunde nicht gefüllt, ist damit auch keine Adresse bekannt, d.h. das System kann beim Filtern nach Tourbereichen etc. diese Sondertour nicht berücksichtigen. In der Übersicht werden diese Touren dann mit einem S dargestellt. 29
F2 Filter Über umfangreiche Filter- und Selektionskriterien können Sie die im System gespeicherten Aufträge durchsuchen und anzeigen lassen. Sie können hierin z.b. nach voll lieferbaren Aufträgen filtern, damit nicht zweimal angefahren werden muss, den Zeitrahmen der Aufträge über von bis eingeben und definierte Tourbereiche mit in die Suche einbeziehen. Alle Filterkriterien können miteinander kombiniert werden. Es können z.b. auch gezielt Heimkunden eines bestimmten Heims oder einer bestimmten Gruppe über die Checkbox nur Kunden zu Heim/Gruppe selektiert werden Nach dem Durchführen der Suche wird die Auftragsliste angezeigt. Die Treffer sind hierbei markiert. F7 Tourdaten ändern In diesem Fenster können Sie z.b. einen Hinweis zur kompletten Tour hinterlegen oder den Boten ändern. 30
Touren - Auszahlungen Einzahlungen Sie können Ein- bzw. Auszahlungen vornehmen, wenn die Tour ausgebucht wird. Markieren Sie die Tour, der Sie die Ein-, Auszahlung zuweisen möchten, drücken Sie F12 an Kasse übergeben. Im Fenster Total können Sie nun über Strg F1 die Einzahlung/Auszahlung vornehmen. Klicken Sie auf eine der Zahlungsmöglichkeiten. Geben Sie einen Betrag ein. Sie müssen in das sich öffnende Fenster einen Text eingeben oder Sie wählen ein Profinkonto über F5 aus. 31
Auftragsliste drucken Markierungen ändern Klicken Sie auf den Reiter Aufträge bearbeiten. Sie können hier sowohl Packzettel als auch eine Auftragsliste drucken. Markieren Sie nach Bedarf entweder jeden Auftrag einzeln (Checkbox auf der linken Seite) oder wählen Sie eine der angebotenen Markierungsarten aus. Drücken Sie F8, um die Markierung für alle Aufträge zu setzen oder eine bereits gesetzte Markierung umzudrehen (= markierte Aufträge demarkieren und umgekehrt). Beispiel: Aufträge bearbeiten Markierungen ändern F12 an Kasse übergeben Wird im Reiter Aufträge bearbeiten der Button F12 an Kasse übergeben gedrückt, wird der Botenauftrag an die Kasse übergeben und damit nicht mehr in einer Tour geliefert! (Anwendungsfall: Kunde holt den Auftrag nun doch selbst vor Ort ab). 32
Aufträge suchen Alle jemals angelegten Aufträge können über F2 Suchen im Reiter Aufträge Bearbeiten aufgerufen und ggf. bearbeitet werden. Befindet sich der Cursor im Feld Auftragsnummer (ins Feld klicken), kann durch Scannen des Packzettels der Auftrag sofort gefunden werden. Im Fenster Aufträge bearbeiten wurde ein Suchfeld(mit Tooltip-Info) eingefügt: Auftrag-Nr. Jetzt können Sie bereits in der Übersicht einen Botenauftrag über die Nummer suchen/scannen und damit z.b. schnell und komfortabel Rezepte nachdrucken.das System findet den Auftrag und listet diesen Treffer, wobei der Status des Auftrags irrelevant ist. Druckaufträge Rezept drucken Über die Funktionstaste F5 - Rezept drucken (diese entspricht der Funktion in der Bonverwaltung) können die zum Botenauftrag gehörenden Rezepte nachdrucken. Damit ist ein schneller Rezeptnachdruck möglich, falls der Bote die Rezepte erst dann mitbringt, wenn die Ware geliefert wurde. Beispiel: Rezept drucken über Button F5 Rezept drucken F5 - Rezept drucken öffnet sofort die Rezeptvorschau. Eine Rückstellungshülle ist damit nicht mehr nötig. Die Funktion ist inaktiv, falls im Botenauftrag kein Rezept erfasst wurde. 33
Erweiterte Druckfunktion Die Funktionstaste F9 Drucken öffnet eine Abfrage nach dem auszudruckenden Beleg: Abhängig von Ihrer Wahl wird der entsprechende Druckauftrag am angeschlossenen Kassendrucker gestartet. Aufträge stornieren Markieren Sie den zu stornierenden Auftrag. Drücken Sie F4 Stornieren. Das Kassenfenster öffnet sich. Drücken Sie Enter. Der Auftrag wird storniert. Abweichende Lieferanschrift Ist bei einem Kunden eine abweichende Lieferadresse eingetragen, wird die Lieferanschrift im Reiter Touren bearbeiten angezeigt. Über einen Tooltipp wird der im Programm gespeicherte Kunde angezeigt. Im Reiter Aufträge bearbeiten wird vorne der im Programm gespeicherte Kunde angezeigt und in der Spalte Liefername und Lieferanschrift die gespeicherte Lieferadresse. 34
Sonderfälle Beispiel: 'anderer' Import Einen Auftrag zu bearbeiten kann notwendig werden, wenn es sich um Rezepte handelt, bei denen ein anderer Import geliefert wurde. Bei einer Nachbestellung (z.b. Patient meldet sich telefonisch) ist nie der Ursprungsauftrag zu bearbeiten. Erfassen Sie hierfür immer einen neuen Verkauf an der Kasse. Klicken Sie auf den Reiter Aufträge bearbeiten. Markieren Sie den zu bearbeitenden Auftrag. Beispiel: Auftrag bearbeiten Drücken Sie F7 oder doppelklicken Sie den zu bearbeitenden Auftrag. Der zugehörige Auftrag wird im Verkaufsfenster geöffnet. Bei Doppelklick wird noch folgende Meldung angezeigt: Der Botenauftrag wird zur Bearbeitung aktiviert. Soll die Bearbeitung fortgesetzt werden? Ja/Nein 35
Sie können offene oder teilgelieferte Aufträge jederzeit ändern, sowohl vor der Belieferung als auch nachträglich. Wird der Lieferung z.b. ein weiterer Artikel zugeordnet, die Botenliste war aber bereits gedruckt, wird eine Meldung ausgegeben. Prüfen Sie ggf. die Botenliste und die getroffenen Zuordnungen zu den Touren. Beispiel Tourzuordnung, wenn ein Ersatzartikel noch bestätigt werden muss Im Wareneingang wird ein Ersatzartikel bestätigt, weil der bestellte Import nicht lieferbar war. Sie müssen im Fenster Aufträge bearbeiten den Auftrag suchen und mit F7 Auftrag bearbeiten bestätigen. Hierauf wird ein Abfragefenster geöffnet, mit der Abfrage, ob der Ersatzartikel aus dem Wareneingang akzeptiert werden soll. Wird der Ersatzartikel akzeptiert, wird automatisch der ursprüngliche Artikel auf 0 gesetzt (gelöscht) und der Ersatzartikel eingefügt. 36
Beispiel Kunde wurde nicht angetroffen Auftrag von der Tour lösen Das bedeutet, dass dieser Auftrag nachträglich wieder von der Tour gelöst werden muss. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Tour markieren - F7 Tour bearbeiten und entfernen Sie das Häkchen durch Anklicken. Der Auftrag kann daraufhin sofort einer anderen Tour zugeordnet werden. Beispiel Botenauftrag war erstellt, Kunde kommt aber doch und möchte abholen Öffnen Sie über Strg + F9 das Botendienstprogramm. Suchen Sie über Aufträge bearbeiten dort mit F2 den Botenauftrag. Markieren Sie den Botenauftrag, übergeben Sie diesen über F12 an die Kasse. Schließen Sie den Verkauf wie gewohnt ab. Dieser Auftrag wird damit auch automatisch aus der Botenliste entfernt 37
Beispiel Artikel ist doch nicht lieferbar Sie sehen im Feld Menge die gesamt zu liefernde Menge dieses Artikels für diesen Kunden und unter L-Mg die lieferbare Menge (die Menge, die der Bote ausliefert). Setzen Sie die Artikelmenge auf 0 (Null). Bestätigen Sie die Änderung mit F12. Der Artikel kann dann sofort einer nächsten Tour zugeordnet werden. Bei Bedarf kann auch das Feld des zu kassierenden Betrags editiert werden. 38
Beispiel Botenlieferung in Verbindung mit einer Rezeptnachreichung und Fakturaabrechnung Wenn Sie einen Verkauf in Verbindung mit einer Botenlieferung und einer Rezeptnachreichung erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Erfassen Sie zunächst den Verkauf als Normalverkauf. 2. Drücken Sie Total. 3. Erstellen Sie mit Strg+F9 einen Botenauftrag. 4. Wählen Sie bei Bezahlung alles sofort aus und bestätigen Sie mit F12-OK. 5. Wählen Sie nun mit F10-Faktura die Zahlart Faktura aus. 6. Wählen Sie nun Ja (Rezeptnachreichung) aus. Vor der Fakturaabrechnung muss zuerst die Tour bzw. der Botenauftrag gebucht werden. 39
Abholungen in Botenaufträge umwandeln Rufen Sie die Abholungen auf. Markieren Sie die Abholung, die zu einem Botenauftrag umgewandelt werden soll. Beispiel: Abholungen in Botenaufträge umwandeln Drücken Sie F9 Botenauftrag erstellen. Für die markierte Nachlieferung wird automatisch ein Botenauftrag erstellt. 40
Beispiel: Botenauftrag erstellen aus Abholung Alle Nachlieferartikel werden automatisch zur Lieferung per Bote bereit gestellt, hierbei wird die Zahlart der Abholung übernommen und kann nicht geändert werden. 41
Mehrere Kunden mit einem einzigen Botenauftrag beliefern Sie können mehrere Kunden mit einem einzigen Botenauftrag beliefern. Hierfür müssen zwei oder mehr Subtotals mit unterschiedlichen Kunden vorhanden sein. (Der Verkauf wird auf der Kundenkarte des Patienten, der dem Subtotal zugeordnet ist, gespeichert.) Drücken Sie Total. Sind Nachlieferartikel vorhanden, drücken Sie F9 Botenauftrag. Sind keine Nachlieferartikel vorhanden, muss der Botenauftrag über Strg + F9 erstellt werden. Beispiel: Mehrere Kunden zuweisen Wählen Sie den Kunden aus, an den die zu liefernden Artikel geliefert werden sollen. Drücken Sie F12 OK. 42
Bonverwaltung Botenauftrag/Botenlieferung Handelt es sich um einen Botenauftrag, ist dies in auch der Bonverwaltung am Symbol erkennbar. In der Bonverwaltung können über F8 - Erweiterte Suche Botenaufträge angezeigt werden. Die Suche ist hierbei über die Eingabe der Botenauftrags- Nr. oder über die Vorgangsart Botenaufträge möglich. Es werden durch die Suche sowohl die Einträge der Erstellung und Auflösung, als auch Einträge, die die Bearbeitung von Botenaufträgen beinhaltet gefunden. 43
Druckformulare PHARMATECHNIK liefert zwei Standardformulare aus: Druckmodell Botenliste mit Artikel / Botenliste ohne Artikel Diese sind nicht änderbar. Zusätzlich werden geliefert: Tütenetikett und Artikeletikett Sie können diese jedoch gewohnt kopieren und die Kopie beliebig verändern. An der Kasse können Sie hierfür über Strg + F9 das Botendienstprogramm öffnen und über Alt + F12 Einstellungen alle Druckformulare anpassen. Wird ein Botenauftrag an der Kasse erstellt und der entsprechende Parameter ist aktiv (Schalterstellung Ja), wird das Etikett (die Etiketten) sofort gedruckt. In Ihren Formularen der Botenliste, Artikel- und Tütenetiketten können Sie folgende zusätzliche Platzhalter zur Adresse verwenden: Zusatz, Anrede und Hinweis Die in dieser Version ausgelieferten Etiketten sind nur für einen Dymodrucker ausgelegt. 44
Drucken direkt beim Erfassen des Auftrags: Botenpackzettel Weitere Druckmöglichkeiten gibt es direkt beim Erfassen des Auftrags, z.b. an der Kasse einen Botenpackzettel erfassen. Hierfür muss in der Konfiguration und hier unter Bonkonfiguration Konfiguration (Alt + F9) der Parameter Boten-Packzettel aktiviert sein. Bonkonfiguration: Druck Botenpackzettel Der Botenpackzettel weist aus, welche Artikel die Tüte beinhalten sollte. Er ist hilfreich für den Wareneingang um zu sehen, welcher Artikel aus der Bestellung zum Botenauftrag gehört und welcher Artikel generell in die Tüte gepackt werden muss. (Es kann für den Boten hilfreich sein, diesen Packzettel bei der Auslieferung bei sich zu haben, um ggf. mit dem Kunden die Lieferung kontrollieren zu können.) Zusätzlich zum Packzettel können Sie einen Zusatz-Kassenbon für den Boten drucken, um dem Kunden eine Quittung geben zu können. Es kann auch ein Botenbon gedruckt werden (Kurzbon auf Bonrolle anstatt Tütenetikett). 45
Nutzung im Filialverbund Eine Nutzung im Filialverbund wäre über den spontanen Austausch möglich. 46