Tutorial: Wie kann ich Kontakte erfassen In myfactory können Sie Kontakte erfassen. Unter einem Kontakt versteht man einen Datensatz, der sich auf eine Tätigkeit im Zusammenhang mit einer Adresse bezieht. Beispiel: Sie senden eine E-Mail an einen Ansprechpartner, der einer bestimmten Adresse zugeordnet ist. Folgende Themen werden behandelt Angaben zu einem Kontakt...1 So können Sie einen Kontakt erfassen...4 Was Sie mit einem Kontakt tun können...7 Angaben zu einem Kontakt Hinweis Ziel dieses Tutorials ist, dass Sie möglichst schnell lernen, mit Kontaken zu arbeiten. Aus diesem Grund werden Angaben und Einstellungsmöglichkeiten zu einem Kontakt nur exemplarisch behandelt. Die Angaben zu einem Kontakt können Sie im Dialog Kontakte eintragen. Hier gibt es verschiedene Register, auf denen die Angaben thematisch gruppiert sind. Nachfolgend erhalten Sie eine kurze Übersicht über die Register Kontaktdaten und Dokumente. Auf die Register Kommentar, Info und Kennzeichen wird an dieser Stelle nicht eingegangen. Register Kontaktdaten In diesem Register können Sie die wichtigsten Angaben zu einem Kontakt eintragen, wie z. B. Betreff, Kontaktergebnis, Kontaktdatum, Beschreibung des Kontakts usw. Im Feld Adressnummer wird die Nummer der Adresse, auf die sich der Kontakt bezieht, automatisch angezeigt. Das Listenfeld Ansprechpartner enthält alle Ansprechpartner, die der Adresse zugeordnet sind. 2008 myfactory International GmbH Seite 1 von 7
Register Dokumente In diesem Register können Sie Dokumente zu einem Kontakt hinterlegen. Ein Dokument können Sie einem Kontakt folgendermaßen hinzufügen: 1. Klicken Sie auf das Symbol. Der Dialog Neues Dokument erscheint. 2. Klicken Sie auf den Button Durchsuchen. Der Dialog Datei auswählen erscheint. 3. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus. 2008 myfactory International GmbH Seite 2 von 7
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Der Dialog Datei auswählen wird geschlossen. Name und Speicherort des Dokuments sind jetzt im Dialog Neues Dokument eingetragen. 5. Klicken Sie auf den Button OK. Das Dokument, das Sie gerade ausgewählt haben, wird im Register Dokumente angezeigt. 2008 myfactory International GmbH Seite 3 von 7
So können Sie einen Kontakt erfassen 1. Klicken Sie auf die Navigator-Schaltfläche Anwendungen, navigieren Sie im Menübaum zum Menüpunkt Adressen und klicken Sie auf diesen Menüpunkt. Der Dialog Adressen erscheint. 2008 myfactory International GmbH Seite 4 von 7
2. Klicken Sie auf den gewünschten Adress-Datensatz in der Liste. 3. Klicken Sie auf das Register Kontakte. 2008 myfactory International GmbH Seite 5 von 7
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Der Dialog Kontakte erscheint. 5. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen auf den Registern vor (siehe Abschnitt Angaben zu einem Kontakt). 6. Klicken Sie auf den Button OK. Der neue Kontakt-Datensatz erscheint in der Liste im Register Kontakte. Hinweis Sie können eine E-Mail automatisch als Kontakt erfassen lassen: Wählen Sie in der Menüleiste das Menü Aktionen und den Menüpunkt Neue Nachricht. Schreiben Sie den E-Mail-Text, tragen Sie Absender und Empfänger ein usw. Wählen Sie das Register Kontakt und aktivieren die Schaltfläche Als Kontakt eintragen. Achtung: Die E-Mail wird nur dann als Kontakt angelegt, wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers einem Datensatz, z. B. einer Adresse oder einem Ansprechpartner zugeordnet ist. 2008 myfactory International GmbH Seite 6 von 7
Was Sie mit einem Kontakt tun können Wenn Sie eine Adresse im Dialog Adressen selektieren und auf das Register Kontakte klicken, werden alle Kontakte zu dieser Adresse angezeigt. In der Zeile jedes Kontakt-Datensatzes finden Sie rechts verschiedene Symbole. Diese Symbole stehen für Funktionen, die Sie auf einen Kontakt-Datensatz anwenden können. Dazu müssen Sie einen Kontakt-Datensatz selektieren und anschließend auf das Symbol mit der gewünschten Funktion klicken. Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung. : Die Daten eines Kontakts anzeigen Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, erscheint der Dialog Kontakt. Hier werden Ihnen Daten des Kontakts angezeigt. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Daten zu ändern. : Einen Kontakt löschen Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird der Kontakt nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht. : Eine Aufgabe zu einem Kontakt anlegen Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, erscheint der Dialog Aufgabe. Hier können Sie eine neue Aufgabe zum Kontakt anlegen. 2008 myfactory International GmbH Seite 7 von 7