WILKEN CORPORATE GROUP Öffentliches Verfahrensverzeichnis Version: 1.1 / 2015-01-07 Klassifikation: Öffentlich Status: Freigegeben Wilken Holding GmbH Seite 1 von 11
Inhaltsverzeichnis Historie... 2 Öffentliches Verfahrensverzeichnis... 3 1. Name der verantwortlichen Stelle und deren gesetzliche Vertreter... 4 2. Mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragte Personen... 6 3. Anschrift der verantwortlichen Stelle... 7 4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder nutzung... 8 5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten... oder Datenkategorien... 10 6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können... 10 7. Regelfristen für die Löschung der Daten... 10 8. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten... 11 Historie In der Änderungshistorie werden in Stichworten die wesentlichen Änderungen, die nach Fertigstellung des Dokuments vorgenommen werden, dokumentiert. Version Datum Autor Beschreibung der Änderung 0.01 07.01.2014 Boehnke, Sebastian (Wilken Erstellung des Dokuments Holding GmbH) 1.0 24.01.2014 Durch Geschäftsführung herausgegeben und in Kraft getreten 1.1 07.01.2015 Boehnke, Sebastian (Wilken Neue Einfügung der Historie und Satz 1 unter Holding GmbH) Öffentliches Verfahrensverzeichnis ; Aktualisierung unter Ziffer 1 hinsichtlich GF Wilken GmbH und Ziffer 1 bis 4 hinsichtlich Wilken Service GmbH sowie Änderung der Reihenfolge der Aufzählung; Neue Einfügung von Abs. 2 und 3 unter Ziffer 8 Wilken Holding GmbH versichert, soweit dies möglich ist, dass alle in diesem Dokument enthaltenen Informationen korrekt sind, übernimmt aufgrund der ständigen Weiterentwicklung aber keine Garantie auf Vollständigkeit. Bitte fragen Sie nach aktuellen Versionen bzw. beachten Sie die aktuellen Versionen in der oben stehenden Tabelle. Dieses Dokument dient als Bekanntgabe der Wilken Holding GmbH sowie der Wilken Corporate Group und beinhaltet den Stellenwert der Informationssicherheit und des Datenschutzes der Wilken Corporate Group. Copyright Wilken Holding GmbH 2015. Alle Rechte vorbehalten. Wilken Holding GmbH Seite 2 von 11
Öffentliches Verfahrensverzeichnis der Wilken Holding GmbH für sich und die Unternehmen der Wilken Corporate Group. Die Wilken Holding GmbH tritt für die Herausgabe dieses Dokuments als Vertreterin der Unternehmen der Wilken Corporate Group auf. Gemäß 4 g Abs. 2 S. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hat der Beauftragte für den Datenschutz auf Antrag jedermann in geeigneter Weise die in 4 e Satz 1 Nr. 1 bis 8 BDSG festgelegten Angaben auf Antrag verfügbar zu machen. Dieser Verpflichtung kommen wir unmittelbar in Form eines öffentlichen Verfahrensverzeichnisses für die Wilken Holding GmbH und ihre Tochterunternehmen nach. Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen der Beauftragte für den Datenschutz Herr Sebastian Boehnke gerne zur Verfügung. Wilken Holding GmbH Sebastian Boehnke Syndikusanwalt Datenschutzbeauftragter Hörvelsinger Weg 29-31 E-Mail: sebastian.boehnke@wilken.de Wilken Holding GmbH Seite 3 von 11
1. Name der verantwortlichen Stelle und deren gesetzliche Vertreter Wilken Holding GmbH Folkert Wilken Handelsregisternummer: HRB Ulm 728478 Wilken GmbH Folkert Wilken, Klaus Busch Handelsregisternummer: HRB Ulm 794 Wilken Entire GmbH Dr. Peter Kottmann, Rocco Rignanese Handelsregisternummer: HRB Ulm 728532 Wilken Neutrasoft GmbH Peter Heinz, Peter Schulte-Rentrop Amtsgericht Steinfurt Handelsregisternummer: HRB Steinfurt 8225 Wilken Ciwi GmbH Bernd Schneider Handelsregisternummer: HRB Ulm 4426 Wilken Rechenzentrum GmbH Hans-Günther Märkle, Dr. Harald Varel Handelsregisternummer: HRB Ulm 4784 Wilken Holding GmbH Seite 4 von 11
Wilken Informationsmanagement GmbH Thomas Gottstein Amtsgericht München Handelsregisternummer: HRB München 151881 Wilken Prozessmanagement GmbH Peter Schulte-Rentrop, Stefan Söchtig (Sprecher), Ralph Wirth Handelsregisternummer: HRB Ulm 728091 Wilken Software Engineering GmbH Faramarz Yousefian Handelsregisternummer: HRB Ulm 728677 Wilken Service GmbH Klaus Busch Handelsregisternummer: HRB Ulm 727114 Wilken Gourmet GmbH Harald Laatsch Handelsregisternummer: HRB Ulm 3026 Wilken Holding GmbH Seite 5 von 11
2. Mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragte Personen Wilken Holding GmbH Folkert Wilken Wilken GmbH Folkert Wilken Wilken Entire GmbH Hans Rau Wilken Neutrasoft GmbH Peter Schulte-Rentrop Wilken Ciwi GmbH Bernd Schneider Wilken Rechenzentrum GmbH Hans-Günther Märkle Wilken Informationsmanagement GmbH Thomas Gottstein Wilken Prozessmanagement GmbH Ralph Wirth Wilken Software Engineering GmbH Faramarz Yousefian Wilken Service GmbH Klaus Busch Wilken Gourmet GmbH Harald Laatsch Wilken Holding GmbH Seite 6 von 11
3. Anschrift der verantwortlichen Stelle Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg 29-31 Wilken GmbH Hörvelsinger Weg 29-31 Wilken Entire GmbH Hörvelsinger Weg 29-31 Wilken Neutrasoft GmbH Hansaring 106 48268 Greven Wilken Ciwi GmbH Hörvelsinger Weg 29-31 Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg 29-31 Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße 59 81541 München Wilken Prozessmanagement GmbH Hörvelsinger Weg 29-31 Wilken Software Engineering GmbH Hörvelsinger Weg 29-31 Wilken Service GmbH Hörvelsinger Weg 29-31 Wilken Gourmet GmbH Hörvelsinger Weg 29-31 Wilken Holding GmbH Seite 7 von 11
4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder nutzung Wilken Holding GmbH Gegenstand des Unternehmens ist die Beteiligung an anderen Unternehmen jeglicher Art sowie die Erbringung von Dienstleistungen für andere Unternehmen, sofern diese keiner behördlichen Genehmigung bedürfen. Wilken GmbH Die Wilken GmbH ist ein bundesweit tätiges Unternehmen im Bereich der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware. Gegenstand des Unternehmens ist die Vornahme von Beratungen auf dem Gebiet der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) sowie der Informations-Technologie, die Entwicklung und der Vertrieb von Software. Wilken Entire GmbH Gegenstand des Unternehmens ist die Erbringung von Beratungs- und Dienstleistungen im Umfeld der EDV, die Beschaffung und Weitergabe von selbst- und fremdgewonnenen Informationen und Erkenntnissen im gesetzlichen Rahmen, die Erstellung und Vermarktung anwendungsbezogener Informations- und Verarbeitungssysteme und der dazu erforderlichen Software, die Forschung und Entwicklung im Bereich der Softwaretechnologie, die Entwicklung von Produktionstechniken für die Softwareherstellung, die Entwicklung und Vermarktung von Schulungsmethoden und deren Durchführung, sowie die Überlassung von Mitarbeitern bei Kundenprojekten. Wilken Neutrasoft GmbH Gegenstand des Unternehmens ist die Entwicklung und der Vertrieb von Software aller Art für Datentechnik sowie die Vermietung von Computersystemen und Software. Wilken Ciwi GmbH Gegenstand des Unternehmens ist die Erstellung von Software und die dazugehörige Beratung, Projektentwicklung und Projektmanagement. Wilken Rechenzentrum GmbH Gegenstand des Unternehmens ist der Betrieb eines Rechenzentrums und die Erbringung aller damit zusammenhängenden Dienstleistungen. Wilken Holding GmbH Seite 8 von 11
Wilken Informationsmanagement GmbH Der Gegenstand des Unternehmens ist der Verkauf und Handel mit Hardware, Herstellung und Vertrieb von Software aller Art, Erbringung von Dienstleistungen im Bereich der Informatik sowie Durchführung von Kursen und Seminaren. Wilken Prozessmanagement GmbH Gegenstand des Unternehmens ist die Beratung und das Erbringen von lt-dienstleistungen aller Art, die Beratung in und die Erbringung von lt-nahen Dienstleistungen einschließlich vor- und nach- gelagerter Prozesse wie z.b. Datenerhebung und Datenabrechnung für Dritte. Zum Unternehmensgegenstand zählt auch der Vertrieb von Hard- und Software. Im Rahmen von Business Process Outsourcing bietet die Gesellschaft überdies auch die Übernahme von Aufgaben des Kunden an, die in dessen Betriebsprozessen schwerpunktmäßig mit IT-Systemen erledigt werden. Gegenstand des Unternehmens ist ebenfalls die fachliche Unterstützung beim Kunden in vorgenannten Prozessen Wilken Software Engineering GmbH Gegenstand des Unternehmens ist die Entwicklung von Software. Wilken Service GmbH Gegenstand des Unternehmens ist die Durchführung von Unternehmensberatungen, die Erbringung sowie die Vermittlung von Dienstleistungen für die Unternehmen der Wilken-Gruppe sowie anderer Unternehmen und die Finanzierung von Investitionen, soweit hierfür keine behördliche Genehmigung erforderlich ist. Wilken Gourmet GmbH Gegenstand des Unternehmens ist der Handel mit naturbelassenen Produkten aus kontrolliertem biologischem Anbau, insbesondere mit Produkten aus biologisch-dynamischem Anbau sowie die Erbringung aller damit zusammenhängenden Dienstleistungen und Vornahme aller artverwandten Geschäfte, insbesondere Party-Service, der Betrieb einer Kantine und eines Casinos. Die Datenerhebung, -verarbeitung und nutzung erfolgt zur Ausübung der oben angegebenen Zwecke. Wilken Holding GmbH Seite 9 von 11
5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien Daten von Kunden, Mitarbeitern, Bewerbern, Interessenten, Lieferanten und sonstige Dienstleister, sofern diese zur Erfüllung der unter Ziffer 4 genannten Zwecke erforderlich sind. Diese sind die nachfolgend im Wesentlichen aufgeführten Daten oder Datenkategorien: Kunden (Adressdaten, Kontaktkoordinaten einschließlich Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Vertragsdaten, Betreuungsinformationen einschließlich Kundenentwicklung, Statistikdaten, Abrechnungs- und Leistungsdaten). Mitarbeiter, Außendienstmitarbeiter, Bewerber, Auszubildende, Praktikanten, Ruheständler, frühere Mitarbeiter und Unterhaltsberechtigte (im Wesentlichen Bewerbungsdaten, Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und Qualifikationen); Vertrags-, Stamm- und Abrechnungsdaten (Angaben zu Privat- und Geschäftsadresse, Tätigkeitsbereich, Gehaltszahlungen, Name und Alter von Angehörigen soweit für Sozialleistungen relevant, Lohnsteuerdaten, Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertraute Vermögensgegenstände); Kontaktinformationen; Mitarbeiterstatus; Qualifikationen; Mitarbeiterbeurteilungen; beruflicher Werdegang; Daten zur Personalverwaltung und steuerung; Arbeitszeiterfassungsdaten sowie Zugangskontrolldaten; Terminverwaltungsdaten; Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen sowie der technischen Systeme; Notfallkontaktdaten zu vom Mitarbeiter ausgewählten Personen, die im Notfall kontaktiert werden sollen. Interessenten/Nichtkunden (Adressdaten, Interessentengebiete, Angebotsdaten). Dienstleister (Adressdaten; Kontaktkoordinaten; Bankverbindungen; Vertragsdaten; Terminverwaltungsdaten; Abrechnungs- und Leistungsdaten). 6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften, externe Auftraggeber und Auftragnehmer entsprechend 11 BDSG sowie externe Stellen und interne Bereiche zur Erfüllung der unter Ziffer 4 genannten Zwecke. 7. Regelfristen für die Löschung der Daten Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Sofern Daten hiervon nicht betroffen sind, werden sie gelöscht, wenn die unter Ziffer 4 genannten Zwecke wegfallen. Wilken Holding GmbH Seite 10 von 11
8. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten Eine Übermittlung an Drittstaaten ist nicht geplant. Verbundene Unternehmen der Wilken Corporate Group außerhalb der EU, insbesondere der Schweiz, sind bzw. werden auf das EU-Niveau des Datenschutzes gemäß EG- Datenschutzrichtlinie (Richtlinie 95/46/EG) verpflichtet. Auf der Grundlage von Art. 25 Abs. 6 EG-Datenschutzrichtlinie hat die EU-Kommission für verschiedene Staaten festgestellt, ob sie über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen. Das Vorliegen eines angemessenen Datenschutzniveaus wurde insbesondere für die Schweiz festgestellt. Wilken Holding GmbH Seite 11 von 11