E-MAIL ARCHIVIERUNG OUTLOOK PLUG-IN Skyfillers Kundenhandbuch INHALT 1. Das Outlk Add-In... 2 1.1 Feature-Beschreibung... 2 1.2 Unterstuẗzte Windws-Versinen... 2 1.3 Unterstuẗzte Outlk-Versinen... 2 1.4 Technische Vraussetzungen... 2 1.5 Dwnlad... 3 2. Die Installatin des Outlk Add-Ins fu r Outlk... 3 2.1 Outlk 2010/2013... 3 3. Nutzung des Outlk Add-Ins... 4 3.1 E-Mail-Handhabung... 4 3.2 Aeternum... 5 3.3 Nacharchivierung... 7 3.4 Kntextmenu über rechte Maustaste verfügbar... 7 3.5 E-Mails verschlu sseln der signieren... 8 4. Fehlerbehebung und Hinweise... 9 4.1 Gruppe Hrnetsecurity fehlt in Outlk... 9 4.2 Nacharchivierung externer Mail-Adressen... 10 E-Mail Archivierung Outlk Plug-in Stand: 12/2015 1 vn 10
1. Das Outlk Add-In 1.1 Feature-Beschreibung Hrnetsecurity stellt seinen Kunden mit dem Outlk Add-In eine Schnittstelle zum Spamfilter Service und Aeternum zur Verfu gung. Die Vrteile im U berblick: + Die gewhnte Outlk-Arbeitsberfla che des Mailclients für den Benutzer bleibt erhalten. + Der Benutzer muss sich nicht mehr am Cntrl Panel anmelden. + Flgende Aktinen sind m glich: Spam-Mails melden Infmails melden Black-/Whitelistings fu r Absender erstellen E-Mails im Archiv als Privat markieren E-Mails nacharchivieren Das E-Mail-Archiv einsehen Spamreprt anfrdern Neue E-Mails verschlu sseln und signieren + Archivierte Mails lassen sich direkt aus Outlk heraus suchen. + Archivierte Mails k nnen direkt angezeigt, beantwrtet und weitergeleitet werden, als b die E-Mails lkal im Outlk-Pstfach vrla gen. + Die Funktinen des Outlk Add-Ins k nnen weiterhin hne bestehende Internetverbindung genutzt werden. Bei der na chsten Verbindung werden die durchgeführten Anfragen übertragen. 1.2 Unterstuẗzte Windws-Versinen Flgende Betriebssysteme werden bei der Installatin unterstuẗzt: + Windws 7, 32 Bit und 64 Bit. + Windws 8 und 8.1, 32 Bit und 64 Bit. 1.3 Unterstuẗzte Outlk-Versinen Das Outlk Add-In unterstuẗzt Outlk 2010 und 2013, jeweils in der 32 Bit und 64 Bit Versin. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass für Outlk 2003 und 2007 eine gesnderte, frühere Versin des Outlk Add-Ins verwendet werden muss. Diese ist auf Anfrage beim Hrnetsecurity Supprt erha ltlich. 1.4 Technische Vraussetzungen Fu r den Betrieb des Outlk Add-Ins muss die Micrsft.NET 4.5 Framewrk-Systemerweiterung vn Micrsft installiert sein. Bei einer Installatin wird gepru ft, b die benötigten Kmpnenten auf dem PC verfügbar sind. (Fehlen Kmpnenten, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Es müssen dann die entsprechenden Systemerweiterungen vn Micrsft vrinstalliert werden.) E-Mail Archivierung Outlk Plug-in Stand: 12/2015 2 vn 10
1.5 Dwnlad Das Outlk Add-In wird im Cntrl Panel im Archiv-Menu zum Dwnlad angebten. Ebenfalls lässt sich das Outlk Add-In im Dwnlad-Bereich vn Hrnetsecurity herunterladen: http://www.hrnetsecurity.cm/de/dwnlad/ 2. Die Installatin des Outlk Add-Ins fu r Outlk 2.1 Outlk 2010/2013 2.1.1 Bitte beachten Sie: + Es werden zur Installatin zwingend Administratrrechte benẗigt. + Die Installatin erflgt systemweit fu r alle Benutzer. + Vr der Installatin muss Outlk kmplett beendet werden. + Das Outlk Add-In ist beim na chsten Start vn Outlk verfügbar. 2.1.2 Die Installatin Sbald die Installatin fu r das Outlk Add-In gestartet wird, installiert der Assistent das Outlk Add- In in den Standardpfad des Windws Prgramm Verzeichnisses (C:\Prgram Files (x86)\hrnetsecurity\outlk Add-In). 2.1.3 Nach der Installatin Nach Abschluss der Installatin k nnen Sie Outlk starten. Eine neue Gruppe Hrnetsecurity wurde im Menüband unter der Reiterkarte Start hinzugefügt. Sllte die Gruppe nicht angezeigt werden, u berprüfen Sie bitte flgende Einstellungen: 1. Klicken Sie im Hauptmenu auf Datei und wählen Sie Optinen. 2. Klicken Sie auf den Menuëintrag Add-Ins a. Falls das Hrnetsecurity Outlk Add-In unter Inaktive Anwendungs-Add-Ins steht, wählen Sie in der untersten Drp-Dwn-Bx COM-Add-Ins und klicken anschließend auf Gehe zu.... Im Anschluss aktivieren Sie das Ha kchen vr Hrnetsecurity Outlk Add-In und klicken dann auf OK. Danach sllte das Menüband unter der Reiterkarte Start angezeigt werden. b. Falls das Hrnetsecurity Outlk Add-In unter Deaktivierte Anwendungs-Add-Ins stehen, wählen Sie in der untersten Drp-Dwn-Bx Deaktivierte Elemente und klicken anschließend auf Gehe zu.... Markieren Sie im nachflgenden Fenster das Hrnetsecurity Outlk Add-In und klicken Sie anschließend auf Aktivieren. Danach sllte das Menüband unter der Reiterkarte Start angezeigt werden. 2.1.4 Erstmalige Knfiguratin E-Mail Archivierung Outlk Plug-in Stand: 12/2015 3 vn 10
Bevr Sie die Dienste vn Hrnetsecurity nutzen k nnen, müssen die Benutzerinfrmatinen hinterlegt werden. Klicken Sie hierzu auf den Buttn fu r die Einstellungen in der Gruppe Hrnetsecurity. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die benötigten Daten eingegeben werden können. Diese Daten sind identisch mit den Benutzer-Zugangsdaten zum Cntrl Panel per Webzugriff. Sllten Sie die Services vn Hrnetsecurity über eine Managed Appliance nutzen, geben Sie bitte im Feld URL den URL-Namen des Managed Services an. In den Standardeinstellungen ist der Clud Service vn Hrnetsecurity eingestellt. Anschließend steht Ihnen mit der zusätzlichen Leiste ein direkter Zugriff auf die Funktinen der Services des Spamfilter Service, Aeternum und auch Encryptin Service, sfern diese aktiviert sind, zur Verfu gung. Ebenfalls k nnen Sie per Rechtsklick auf eine E-Mail die Funktinen des Outlk Add-Ins u ber ein Kntextmenu nutzen. 3. Nutzung des Outlk Add-Ins 3.1 E-Mail-Handhabung 3.1.1 Spam melden Um eine E-Mail als Spam zu melden, waḧlen Sie zunächst die E-Mail(s) aus, die Sie als Spam melden möchten und klicken den entsprechenden Buttn Spam melden in der Gruppe Hrnetsecurity. Anschließend flgt eine Abfrage, b die E-Mail entsprechend gemeldet werden sll. E-Mail Archivierung Outlk Plug-in Stand: 12/2015 4 vn 10
3.1.2 Infmail melden Um eine E-Mail als Infmail zu melden, waḧlen Sie zunächst den Newsletter der die Infrmatins-E- Mail aus und klicken den entsprechenden Buttn Infmail melden in der Gruppe Hrnetsecurity. Anschließend flgt eine Abfrage, b die E-Mail entsprechend gemeldet werden sll. 3.1.3 Spamreprt anfrdern Falls Sie eine E-Mail erwarten, diese jedch nch nicht eingegangen ist, la sst sich nachpru fen, b diese in der Quarantäne liegt. Hierfür können Sie einen aktuellen Spamreprt anfrdern - Sfern eine Nachricht in der Zeit seit dem letzten, vergangenen Spamreprt eingegangen ist und quarantiniert wurde, wird diese angezeigt. Nach Klicken des Buttns mu ssen Sie ihre Eingabe nchmals bestätigen. 3.1.4 Blacklist Um E-Mails vn einem der mehreren, bestimmten Absendern nicht mehr zu erhalten, k nnen Sie diese auf die Blacklist setzen. Wählen Sie zunächst die unerwünschten E-Mails in Ihrem Psteingang aus. Klicken Sie nun auf den Buttn Blacklist vn der Gruppe Hrnetsecurity. Bestätigen Sie, dass die angewählten Absender zu Ihrer Blacklist hinzugefügt werden sllen. 3.1.5 Whitelist Kmmt es vr, dass eine E-Mail eines Absender hin und wieder in der Quaranta ne landet und im Spamreprt erscheint, kann die Funktin Whitelist genutzt werden. Diese srgt dafür, dass Mails des Absenders künftig immer zugestellt wird. Wählen Sie zunächst eine E-Mail der Absender aus, die ku nftig immer an Ihre E-Mailadresse durchgeleitet werden sllen. Klicken Sie anschließend auf den Buttn Whitelist vn der Gruppe Hrnetsecurity. Bestätigen Sie, dass die angewählten Absender zu Ihrer Whitelist hinzugefügt werden sllen. Bitte beachten Sie, dass Whitelisting weitere Spam-Filterregeln außer Kraft setzt. 3.2 Aeternum Geben Sie fu r die Vlltextsuche einen gewünschten Begriff in das Textfeld ein. Klicken Sie nun auf die Lupe. Es öffnet sich ein neues Fenster, das eine Verbindung zu Ihrem pers nlichen E-Mail-Archiv herstellt und die Ergebnisse Ihrer Anfrage verfügbar macht. E-Mail Archivierung Outlk Plug-in Stand: 12/2015 5 vn 10
Die angezeigten Spalten lauten: + E-Mail-Richtung ein-/ausgehend (mit Pfeil dargestellt) + Datum + Absender (Vn) + Empfa nger (An) + Betreff + E-Mail mit Anhang (Symbldarstellung) + Größe der E-Mail Standardma ßig werden maximal 10 Ergebnisse der Suchanfrage dargestellt. Ein Klick auf eine Ergebniszeile ffnet sich die betreffende Mail in der Vrschau-Ansicht. Anhänge dieser E-Mail können direkt mit einem Dppelklick gespeichert der geöffnet werden. Sie können diese E-Mail direkt aus dem Archiv beantwrten der weiterleiten. Klicken Sie dafu r auf Antwrten, Allen antwrten der Weiterleiten. Alternativ k nnen Sie die Mail mittels Dppelklick in einem neuen E-Mail-Fenster öffnen. Die E-Mail wird direkt im Outlk angezeigt und kann direkt beantwrtet der weitergeleitet werden. Ebenfalls lassen sich Anha nge anzeigen. E-Mail Archivierung Outlk Plug-in Stand: 12/2015 6 vn 10
U ber das Suchfeld innerhalb der Archiv-Anzeige können Sie weitere Filtereinstellungen vrnehmen, zum Beispiel: Alle Absender sllen mit mueller@ beginnen: 3.3 Nacharchivierung Als weitere Funktin k nnen Sie E-Mails nachträglich zu Ihrem Archiv hinzufügen. Wählen Sie zunächst eine der mehrere E-Mails aus und klicken auf den Buttn Nacharchivieren in der Gruppe Hrnetsecurity. Bestätigen Sie anschließend das Senden der E-Mails an Ihr Archiv. Hinweis: Es werden nur E-Mails nachtra glich dem Archiv hinzugefügt, die nch nicht im Archiv enthalten sind. Diese erscheinen ausschließlich als eingehende E-Mail. 3.4 Kntextmenu über rechte Maustaste verfügbar Ist eine der sind mehrere E-Mails ausgewaḧlt, können diese auch mittels Rechtsklick u ber das Hrnetsecurity Kntextmenü verwaltet werden. E-Mail Archivierung Outlk Plug-in Stand: 12/2015 7 vn 10
3.5 E-Mails verschlu sseln der signieren 3.5.1 E-Mails signieren Sie k nnen eine E-Mail digital signieren, sfern ein Zertifikat für den aktiven Benutzer im Encryptin Service des Cntrl Panels vrliegt. Aktivieren Sie vr dem Versand der E-Mail zuvr einfach den Buttn Signieren. 3.5.2 E-Mails verschlu sseln U ber das Outlk Add-In lässt sich die Verschlüsselung einer E-Mail erzwingen. Wird der Buttn Verschlüsseln aktiviert (grün = aktiviert), wird die gesendete E-Mail mit dem im Cntrl Panel hinterlegten Zertifikat verschlüsselt und es wird versucht, diese an den Empfänger zuzustellen. Bitte beachten Sie, dass Verschlu sseln und Signieren nur möglich sind, wenn der Nutzer ein Zertifikat im Cntrl Panel hinterlegt hat und das Prdukt E-Mail-Verschlu sselung gebucht ist. Andernfalls lässt sich der Buttn nicht aktivieren. E-Mail Archivierung Outlk Plug-in Stand: 12/2015 8 vn 10
4. Fehlerbehebung und Hinweise 4.1 Gruppe Hrnetsecurity fehlt in Outlk Sllte nach einem Absturz vn Outlk das Outlk Add-In deaktiviert sein (keine Hrnetsecurity- Gruppe vrhanden), la sst es sich über das Menü Datei Optinen Add-Ins wieder auswaḧlen. Drt befindet sich die gesammelte Liste aller installierten aktiven und inaktiven Add-Ins. E-Mail Archivierung Outlk Plug-in Stand: 12/2015 9 vn 10
Waḧlen Sie in der Drp-Dwn-Liste den Punkt COM-Add-Ins aus und klicken auf Gehe zu... Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie Add-Ins wieder aktivieren k nnen. Setzen Sie vr dem jeweiligen Outlk Add-In den Haken, um es zu aktivieren, und bestätigen Ihre Änderung mit OK. 4.2 Nacharchivierung externer Mail-Adressen Prinzipiell ist auch eine Nacharchivierung externer E-Mails m glich. Bitte beachten Sie jedch, dass lediglich eingehende E-Mails nacharchiviert werden können. Dabei wird die Empfängeradresse immer mit der E-Mail-Adresse der aktuell über das Outlk Add-In angemeldeten Persn u berschrieben. E-Mail Archivierung Outlk Plug-in Stand: 12/2015 10 vn 10