Schritt für Schritt zum ELSTER-Zertifikat Was ist ein ELSTER-Zertifikat? Ein ELSTER-Zertifikat ist eine elektronische Unterschrift. Mit einem ELSTER-Zertifikat können Sie Daten unterschreiben, die Sie an das Finanzamt übermitteln möchten. Weshalb ein ELSTER-Zertifikat? Steuerdaten sind sensible Daten. Zur Erhöhung der Verfahrenssicherheit können Steuerdaten bei der Übertragung mit ELSTER vom Absender mit einem elektronischen Zertifikat signiert werden. Die Finanzverwaltung kann damit feststellen, von wem eingehende Steuerdaten stammen. Für die Umsatzsteuervoranmeldung ist ab dem 1.1.2012 die authentifizierte Datenübermittlung mit einem ELSTER-Zertifikat Pflicht. Wer benötigt ein ELSTER-Zertifikat? Gegenüber der Finanzverwaltung authentifizieren muss sich der Absender einer Datenlieferung. Also derjenige, der Daten mit ELSTER übermittelt. Das ist im Normalfall das Unternehmen, das Sie beim Senden mit DokuShip als Datenlieferer angeben. Der Datenlieferer muss nicht identisch sein mit dem Unternehmen, für das Daten übermittelt werden. Normalerweise bearbeiten Sie in Ihrem DokuShip-Programm mehrere Firmen, für die Sie die Umsatzsteuervoranmeldung versenden. Hier genügt ein ELSTER-Zertifikat für Sie als Absender. Sie benötigen nicht für jede Firma ein eigenes Zertifikat. ELSTER-Zertifikate können auf eine Person oder auf ein Unternehmen ausgestellt werden. Zur Authentifizierung gegenüber der Finanzverwaltung sind beide gleichwertig. Sie sollten jedoch ein Zertifikat auf Ihr Unternehmen ausstellen lassen. Woher bekomme ich ein ELSTER-Zertifikat? ELSTER-Zertifikate werden von der Finanzverwaltung ausgestellt. Ein ELSTER-Zertifikat kann online über das sogenannte ElsterOnline-Portal beantragt werden. Das ElsterOnline-Portal ist eine Internetseite der Finanzverwaltung. Es ist kein schriftlicher Antrag notwendig. Sie können kein Zertifikat bei Ihrem örtlichen Finanzamt erhalten. Die Beantragung eines Zertifikats ist ausschließlich über das Internet möglich. Reservieren Sie sich dafür ca. 1 Stunde Bearbeitungszeit. Beachten Sie, dass die Ausstellung des Zertifikats einige Tage dauert. Wie sieht ein ELSTER-Zertifikat aus? ELSTER-Zertifikate gibt es in drei unterschiedlichen Varianten. Die Varianten unterscheiden sich in ihrer technischen Form und den anfallenden Kosten. Für die Datenübermittlung mit DokuShip empfehlen wir die Variante ELSTER.Basis. Das Zertifikat ist in einer Datei enthalten (Software-Zertifikat). Die Datei wird im ElsterOnline- Portal erstellt und auf Ihrem PC gespeichert. Ein Zertifikat ELSTER-Basis benötigt keine weiteren technischen Voraussetzungen und es ist kostenlos. DokuShip GmbH 08.10.2012 Seite 1 von 6
Erstellung eines Elster-Zertifikats (Software-Zertifikat) über ElsterOnline Für Umsatzsteuervoranmeldungen ab 1.1.2013 ist eine authentifizierte Übermittlung der Daten Pflicht. Eine kostenlose Möglichkeit zur sicheren Übertragung der Daten und zur Authentifizierung des Absenders erfolgt über ein soge- nanntes Elster-Zertifikat. Das Elster-Zertifikat stellt eine elektronische Unterschrift dar, mit der Sie Daten unterschreiben, die Sie an die Finanzbehörden senden. Die Beantragung eines Elster-Zertifikats erfolgt in mehreren Schritten: Vorbereitung Aufrufen der Internetseite Prüfung der Systemvoraussetzungen Registrierung in den Schritten 1, 2 und 3 Einstellungen in der Classic Line 1 Vorbereitung Zur Vorbereitung benötigen Sie folgende Daten: Steuernummer der Firma/Organisation o bei Abrechnungsdienstleistern die eigene Steuernummer o bei mehreren Mandanten genügt eine Steuernummer und damit ein Zertifikat für den Versand Ihre E-Mail-Adresse Tragen Sie Ihre Daten bitte in den grauen Feldern rechts ein. 2 Aufrufen der Internetseite zur Beantragung des Elster-Zertifikats Für die Beantragung des Elster-Zertifikats öffnen Sie bitte Ihren Internet-Browser (z.b. Internet Explorer) und geben http://www.elster.de in der Titelleiste ein (siehe Pkt. 1). Notieren Sie bitte hier: Ihre Steuernummer Ihre E-Mail Adresse / / @. Wählen Sie auf der linken Seite Elster-Online aus (siehe Pkt. 2). Klicken Sie mit der Maus auf weiter zu ElsterOnline-Portal >>> (siehe Pkt. 3) Wählen Sie auf der linken Seite Registrierung (siehe Pkt. 4) Wählen Sie bitte Elster-Basis (Software-Zertifikat) als Art der Zertifizierung. Es wird zusätzlich ein Bereich zum Verfahren Elster- Basis im Internet-Browser angezeigt. Aufruf http://www.elster.de Klicken Sie die Taste zur Registrierung um Ihre Daten für das Zertifikat einzugeben Registrierung für ein Software-Zertifikat. DokuShip GmbH 08.10.2012 Seite 2 von 6
3 Prüfung der Systemvoraussetzungen Die Beantragung des Zertifikates erfolgt in mehreren Schritten. Als erstes werden vorab die Systemvoraussetzungen geprüft. Klicken Sie dazu auf Vorab: Prüfung der Systemvoraussetzungen >>>. Klicken Sie nun auf durchführen um die Systemvoraussetzungen von ElsterOnline überprüfen zu lassen. Prüfung der Systemvoraussetzungen Es öffnet sich ein Fenster. Bestätigen sie die Prüfung der Systemvoraussetzung durch den Klick auf Ausführen. Werden die Systemvoraussetzungen erfüllt, so wird dies auf der Seite angezeigt. Klicken Sie auf <<< Zurück zur Registrierung um mit dem nächsten Schritt fort zu fahren und Ihre Daten einzugeben. Bestätigen der Prüfung Wichtig: Wurden die Systemvoraussetzungen nicht erfolgreich geprüft wenden Sie sich bitte an das Elster- Support-Team um das Problem zu lösen: Telefon: 01805 / 235055 (0,14 Euro/Min.) Fax: 01805 / 235054 (0,14 Euro/Min.) E- Mail: hotline@elster.de Systemvoraussetzungen erfüllt 4 Registrierung Schritt 1 Nun können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren und Ihre Daten erfassen. Wählen Sie dazu Schritt 1: Angaben zur Person und gegebenenfalls Organisation>>> Wichtiger Hinweis: Wir empfehlen ein Organisations- Zertifikat zu erstellen. Persönliche Zertifikate haben den Nachteil, dass beim Austritt der Person aus dem Unternehmen ein neues Zertifikat beantragt werden muss. Auswahl Angeben zur Organisation Wählen Sie Nicht - persönliches Zertifikat (Organisationszertifikat) aus. Geben Sie bitte hier einen Kurznamen ein. Der Kurzname sollte eine Kurzform des Firmennamens sein und darf max. 8 Zeichen lang sein. Als nächstes geben Sie bitte den Firmennamen an. Auswahl der Zertifikatsvariante DokuShip GmbH 08.10.2012 Seite 3 von 6
Notieren Sie den gewählten Kurznamen im grauen Feld auf der rechten Seite. Notieren Sie hier bitte den gewählten Kurznamen Weiterhin geben Sie bitte die Steuernummer Ihrer Firma an. Wählen Sie dazu zuerst das Bundesland in dem Ihre Firma Ihren Sitz hat und dann das zuständige Finanzamt. Überprüfen Sie die ersten angezeigten Ziffern mit ihrer Steuernummer. Diese müssen übereinstimmen. Vervollständigen Sie die Steuernummer, welche Sie sich im Schritt 1 (Vorbereitung) notiert haben. Vervollständigen Sie Ihre Daten im Teil Ansprechpartner. Tragen Sie dabei die E-Mail-Adresse ein, die Sie zur Vorbereitung im Schritt 1 in diesem Dokument (rechte Seite) notiert haben. Auswahl der Zertifikatsvariante Wählen Sie eine der Sicherheitsabfragen aus und geben Sie die Antwort ein (max. 40 Zeichen). Klicken Sie auf Weiter um ihre Eingaben abzuschließen. Hinterlegen der Zertifikatsvariante Nach Abschluss der Dateneingabe bekommen Sie eine E- Mail zur Bestätigung. Die E-Mail wird an die Adresse gesendet, die von Ihnen eingegebenen wurde. Bitte bestätigen Sie den Erhalt der E-Mail durch einen Klick auf den Link im E-Mail-Text. Die Sendebestätigung wird Ihnen im Internet-Browser angezeigt. Sie erhalten nun die Aktivierung-ID per Mail an die ange- gebene E-Mail-Adresse. Sie wird zusammen mit dem Kurz- namen angezeigt. Beispiel: Kurzname des Kontos: Muster Aktivierungs-ID: 4613531611966599228 Notieren Sie die Aktivierungs-ID im grauen Feld auf der rechten Seite. Notieren Sie hier bitte die Aktivierungs-ID (aus E-Mail) Den Aktivierungs-Code erhalten Sie per Post. Dies kann bis zu 14 Tagen dauern. Er besteht aus drei 4-stelligen Zeichengruppen: Beispiel: F56G 65HG 65HG Notieren Sie den Aktivierungs-Code im grauen Feld auf der rechten Seite. Notieren Sie hier bitte die Aktivierungs-ID (aus Brief) DokuShip GmbH 08.10.2012 Seite 4 von 6
5 Registrierung Schritt 2 (nach Erhalt des Aktivierungs-Codes per Post) Nachdem Sie den Brief mit dem Aktivierungs-Code erhalten haben, rufen Sie erneut das Elster-Online Portal (entsprechend Punkt 2 dieser Anleitung) auf. Wählen Sie hier Schritt 2 Aktivierung und Zertifikat erzeugen aus. Tragen Sie hier bitte im ersten Eingabefeld die Aktivierungs- ID (aus der E-Mail) und im zweiten Eingabefeld Ihren Aktivierungs- Code (den Sie per Briefpost erhalten haben) ein. Bestätigen Sie die Eingabe über die Schaltfläche Weiter. Jetzt müssen Sie den Speicherort Ihres Software-Zertifikats festlegen. Es spielt keine Rolle, ob Sie es auf einer Fest- platte, einer CD-ROM, einer Diskette oder einem USB-Stick speichern. Außerdem werden Sie aufgefordert, eine PIN zu wählen. Die PIN kann Buchstaben und Zahlen enthalten und muss aus genau sechs Zeichen bestehen. Wiederholen Sie die Eingabe und merken Sie sich die PIN genau! Zu Ihrer Sicherheit müssen Sie den Aktivierungs-Code nochmals wiederholen. Sobald Sie auf Weiter geklickt haben erscheint ein Hin- weis, der Sie über den Fortschritt der Übermittlung infor- miert. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen. 6 Registrierung Schritt 3 Mit dem Abschluss Schritt 2 der Registrierung erhalten Sie eine weitere E-Mail: Ihr endgültiges Software-Zertifikat steht nun bereit. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail, um Ihre Registrierung abzuschließen. Wählen Sie nun bitte Schritt 3 Erstmaliges Login aus. DokuShip GmbH 08.10.2012 Seite 5 von 6
Geben Sie nun den Speicherort zu Ihrem in Schritt 2 erstellten Zertifikat an und tragen Sie Ihre PIN ein. Klicken Sie anschließend auf Login. Hiernach wird Ihr vorläufiges Zertifikat durch das endgültige Software- Zertifikat ersetzt. Vervollständigen Sie bitte noch die abgefragten persönlichen Daten. Herzlichen Glückwunsch! Ihre Registrierung ist jetzt abgeschlossen. Sie haben ein Software-Zertifikat erhalten. DokuShip GmbH 08.10.2012 Seite 6 von 6