für mysap Public Sector Records Management Version 1.10

Zertifizierung von Produkten zur ITgestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA -Konzept für mysap Public Sector Records Management Version 1.10 der SAP AG aus 69190 Walldorf 4. April 2003

Inhalt 1 Zusammenfassung...4 1.1. Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren...4 1.1.1 Ergebnis der Prüfung...4 1.1.2 Zertifizierungsverfahren...4 1.2. Kerninformationen über das Unternehmen...5 1.3. Kerninformationen über die evaluierte Lösung...6 1.4. Gesamteindruck...7 1.5. Hauptgruppe 2 IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur...9 1.5.1 AG 4: Objekte und Objekthierarchien...9 1.5.2 AG 5 : Elektronischer Aktenplan...9 1.5.3 AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnr....10 1.5.4 AG 7: Adressverwaltung...11 1.5.5 AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben...11 1.5.6 AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen...12 1.5.7 AG 10 Verschlaghortung, Verweise...13 1.5.8 AG 11: Barcode...14 1.6. Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands...15 1.6.1 Ag 12: Elektronischer Aktenbestand...15 1.6.2 AG 13: Scannen und Viewen...17 1.6.3 AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten...18 1.6.4 AG 15. OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format...19 1.7. Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung...21 1.7.1 AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge...21 1.7.2 AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge...22 1.7.3 AG 18: Zeichnungsverfahren...23 1.7.4 AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen...25 1.7.5 AG 20: Medien- und Systembruch...25 1.7.6 AG 21: Versionsverwaltung...27 1.7.7 AG 22: Web-Client...27 1.8. Hauptgruppe 5: Elektron. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche...29 1.8.1 AG 23: Elektronischer Schreibtisch...29 1.8.2 AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches...30 1.8.3 AG 25: Recherche...30 1.8.4 AG 26: Informations- und Wissensmanagement...32 Seite 2

1.9. Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung...34 1.9.1 AG 27: Aufbewahrungsfristen...34 1.9.2 AG 28: Weglegesachen...35 1.9.3 AG 29: Aussonderung...35 1.10. Hauptgruppe 7 Hilfe, Handbuch, Schulung...37 1.10.1 AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe...37 1.10.2 AG 31. Handbuch und Schulung...38 1.11. Hauptgruppe 8: Administration und Parametrisierung...40 1.11.1 AG 32: Integrationstiefe der Administration und Administrationsaufwand...40 1.11.2 AG 33: Abbildung der Aufbauorganisation...40 1.11.3 AG 34: Vertreterregelung...42 1.11.4 AG 35: Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen...43 1.11.5 AG 36: Datenstruktur und Layout der Bildschirmmasken...44 1.11.6 AG 37: Konfiguration der Dokumentennummer, des Vorgangskennzeichens und Geschäftszeichens...44 1.11.7 AG 38: Aktenplan...45 1.11.8 AG 39: Verfügungen, Ablagestrukturen und Vorlagen...46 1.12. Hauptgruppe 9...48 1.12.1 AG 40: Plattformen und Integrationstiefe...48 1.12.2 AG 41: Integration von Fachverfahren...49 1.12.3 AG 42: Übernahme von Alt-Datenbeständen...50 1.12.4 AG 43: Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten...50 1.12.5 AG 44: Skalierbarkeit...51 1.12.6 AG 45: ASP, Mandantenfähigkeit...52 1.12.7 AG 46: Speicherung und Datensicherung...52 Seite 3

1 Zusammenfassung 1.1. Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren 1.1.1 Ergebnis der Prüfung Der vorliegende Bericht wurde im Auftrag der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt) erstellt und fasst die Ergebnisse der Prüfung der angebotenen Lösung mysap Public Sector Records Management Version 1.10 der Firma SAP AG aus Walldorf zusammen. Die Prüfung erfolgte auf Basis des DOMEA - Anforderungskatalogs in der Version 1.2. Die angebotene Lösung wurde als DO- MEA -konzeptkonform bewertet. Das Zertifikat wurde am 27. März 2003 ausgestellt und gilt für die o. g. Produktversion sowie die benannte Version des DOMEA - Anforderungskatalogs. 1.1.2 Zertifizierungsverfahren Das Zertifizierungsverfahren gliedert sich in drei Teile: Vorprüfung durch die KBSt Bewertung der schriftlichen Unterlagen des Anbieters durch eine unabhängige Prüfstelle Verifizierung der Ergebnisse der Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch eine Präsentation Vorprüfung durch die KBSt Der Antragssteller muss Inhaber der gewerblichen Schutzrechte des zu prüfenden Produkts sein. Er reicht bei der KBSt einen Antrag auf Zertifizierung ein. Die KBSt prüft diesen Antrag auf wesentliche Merkmale des Systems, auf die Möglichkeit einer stufenweisen Nutzung, auf die Referenzen des Antragstellers u. ä. Nach erfolgreicher Vorprüfung erhält der Antragsteller den DOMEA -Anforderungskatalog den er schriftlich beantwortet. Bewertung der schriftlichen Unterlagen Die schriftliche Beantwortung des DOMEA -Anforderungskatalog wird durch eine unabhängige Prüfstelle bewertet. Inhalt dieser Prüfung sind der Erfüllungsgrad der Anforderungen sowie die Softwareergonomie. Der Mindesterfüllungsgrad je Haupt- Seite 4

gruppe beträgt 60 %. Die Hauptgruppe 1 System- und Unternehmensdarstellung wird nicht bewertet. Verifizierung durch eine zweitägige Präsentation Dem Antragssteller wird ein Präsentationsszenario vorgegeben, durch das die Bewertung der schriftlichen Unterlagen überprüft und ggf. korrigiert wird. Das Präsentationsszenario gibt ein Musterorganigramm sowie definierte Nutzer und Zugriffsrechte vor. Anhand branchentypischer Abläufe wird die Lösung praktisch geprüft und bewertet. Fragen, die im Rahmen der Bewertung der schriftlichen Unterlagen offen blieben, werden in der Präsentation geklärt. Nach Abschluss der Präsentation wird die Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch die unabhängige Prüfstelle erneut durchgeführt. Die Erkenntnisse aus der Präsentation führen dabei ggf. zu Auf- oder Abwertungen der Erstbewertung der Einzelanforderungen. Lösungen, die nach dieser erneuten Bewertung in allen Hauptgruppen (mit Ausnahme der Hauptgruppe 1 vgl. oben) mindestens einen Erfüllungsgrad von 60 % aufweisen, werden von der KBSt als DOMEA -konzeptkonform zertifiziert. 1.2. Kerninformationen über das Unternehmen Die SAP (Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung) wurde 1972 gegründet. Heute ist das Unternehmen mit Hauptsitz in Walldorf, Baden Württemberg der weltweit drittgrößte Softwarelieferant. SAP beschäftigt mehr als 29.000 Menschen an Standorten in über 50 Ländern. Der Jahresumsatz 2001 belief sich auf rund 7.4 Milliarden Euro. Neben Walldorf verfügt SAP in Deutschland über Niederlassungen in Berlin, Hamburg, St. Leon-Rot, Hannover, Düsseldorf, Mannheim, Frankfurt, Stuttgart und München. Schulungszentren befinden sich in Walldorf, Berlin, Hamburg, St. Leon-Rot, Ratingen und München. Der Vertrieb der Lösungen der SAP AG erfolgt grundsätzlich über die rechtlich selbständigen SAP-Landesgesellschaften. In Deutschland erfolgt der Vertrieb über die SAP Deutschland AG & Co. KG. Die SAP-Landesgesellschaften bieten darüber hinaus Beratungsleistungen in den Bereichen "Installation", "Customizing", "Schulung" Seite 5

und "Datenmigration". Pflege und Wartung der SAP-Lösungen erfolgen bei Abschluss eines Pflegevertrages unmittelbar durch die SAP AG. 1.3. Kerninformationen über die evaluierte Lösung mysap Public Sector Records Management ist eine von der SAP AG entwickelte Standardlösung für die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung vor allem im öffentlichen Sektor, aber auch in anderen Branchen wie Banken und Versicherungen. Sie bietet eine Schriftgutverwaltung von Papierakten sowie auch von elektronischen Akten. Hierauf aufbauend wird mit dem SAP Business Workflow ein Vorgangsbearbeitungssystem zur Verfügung gestellt, welches sowohl vordefinierte als auch ad hoc definierte Verfügungen und Laufwege abbilden kann. Für die Zertifizierung wurde mysap Public Sector Records Management in den Bereichen Scannen und Archivierung um externe Komponenten erweitert. Im einzelnen handelte es sich dabei um die Middleware Komponente IBM Commonstore, welche über die SAP ArchiveLink Schnittstelle die mysap Public Sector Records Management Lösung mit dem Langzeitarchiv IBM Content Manager und dem Speicherverwaltungssystem Tivoli Storage Manager verbindet. Darüber hinaus kam die Scan- Software Ascent Capture von KOFAX zum Einsatz, die über ein bestehendes Application Programming Interface (API) an IBM Commonstore angeschlossen wird. Zur Zertifizierung lag mysap Public Sector Records Management in der Version 1.10 vor. Seite 6

1.4. Gesamteindruck mysap Public Sector Records Management 1.10 präsentiert sich in dem von den anderen Komponenten der mysap Business Suite bekannten SAP WinGUI. Dies dürfte dem bereits mit SAP Lösungen vertrauten Benutzer den Einstieg in die elektronische Vorgangsbearbeitung erleichtern. Der SAP Neueinsteiger wird auf seinem elektronischen Schreibtisch mit einer Fülle von Ansichten, Funktionsschaltern, Auswahlmöglichkeiten und Anzeigefenstern konfrontiert, welche die Mächtigkeit der Lösung eindrucksvoll verdeutlichen und auch vielseitige Möglichkeiten zur benutzerdefinierten Einstellungen bieten. Trotzdem ist eine projektspezifische Anpassung bzw. Reduzierung auf die am jeweiligen Arbeitsplatz benötigten Funktionalitäten anzustreben. Allerdings wird der Benutzer bei der Arbeit mit einem besonders hervorzuhebenden Hilfesystem unterstützt, das eine kontextabhängige, mehrstufige (Hilfe zum speziellen Funktionsfeld, Information zu einer Eingabemaske, Hilfe zur gerade benutzen Unteranwendung des Systems) Anleitung bietet. Zusätzlich zum WinGUI bietet SAP ein browserbasiertes WebGUI, welches dem WinGUI in der Ansicht und Bedienung weitestgehend gleicht. Ein JavaGUI für Unix oder Macintosh Systeme wird ebenfalls angeboten. Das Konzept für die Umsetzung von Zugriffsrechten ist umfangreich, weist in der Umsetzung von Vertretungen aber Mängel auf. Unvorteilhaft ist in diesem Zusammenhang auch das Fehlen eines privaten Arbeitsbereiches, welcher private oder in Entstehung befindende Dokumente vor dem Fremdzugriff schützt. Der Aufbau des elektronischen Aktenbestands wird von mysap Public Sector Records Management 1.10 unter anderem durch die umfassenden Verwaltungsmöglichkeiten elektronischer Dokumente, die Funktionalitäten zum Scannen, Viewen und zur Konvertierung von Bearbeitungsformaten aber auch durch die nahtlose Integration von Werkzeugen wie Microsoft Office oder den Produkten von IBM Lotus unterstützt. Die angebotenen Funktionalitäten der elektronischen Vorgangsbearbeitung können ebenfalls als umfangreich bezeichnet werden. Im Bereich Archivierung und Aussonderung folgt mysap Public Sector Records Management 1.10 dem Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten in hohem Maße. Das System bietet für jede der vier Phasen des Aussonderungsprozesses überzeugende Umsetzungen, die teilweise sogar über die Anforderungen hinaus gehen. Seite 7

Das System orientiert sich an modernen Technologien und Industriestandards für die Anbindung an andere Anwendungen. Die zur Verfügung gestellten BAPIs ermöglichen den Zugriff auf mysap Public Sector Records Management 1.10 aus externen Applikationen über COM/DCOM, Corba, Java und anderen Umgebungen. Prüfergebnis Übersicht: Erfüllungsgrad der Anforderungen der einzelnen Hauptgruppen 1 HG 2 IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur : HG 3 Aufbau des elektronischen Aktenbestands : HG 4 Vorgangsbearbeitung : HG 5 El. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche : HG 6 Archivierung und Aussonderung : HG 7 Hilfe, Handbuch, Schulung : HG 8 Administration und Parametrisierung : HG 9 Systemtechnische Anforderungen : in vollem Umfang befriedigend in vollem Umfang in vollem Umfang hervorragend hervorragend befriedigend befriedigend Die Hauptgruppe 1 ist nicht Bestandteil der Prüfungen. 1 Es werden folgende Erfüllungsgrade unterschieden : im Allgemeinen, befriedigend, in vollem Umfang, hervorragend. Seite 8

1.5. Hauptgruppe 2 IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur Ziele der IT-gestützten Schriftgutverwaltung/Registratur sind der Nachweis von Schriftgut und das Erfassen aller geforderten Metainformationen sowie die Unterstützung der Wiedervorlage und Recherche. In dieser ersten Stufe werden die Objekte der Vorgangsbearbeitung lediglich mit ihren Metainformationen erfasst und verwaltet. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt. 1.5.1 AG 4: Objekte und Objekthierarchien Die Anforderungsgruppe prüft die Eigenschaften der in der Lösung angebotenen Objekte der Schriftgutverwaltung (Akte, Vorgang, Dokument und ggf. andere) und die Möglichkeiten der Verknüpfung dieser Objekte zu Objektstrukturen. Die Verwaltung von Papierakten, Hybridakten und elektronischen Akten wird von my- SAP Public Sector Records Management 1.10 überzeugend unterstützt. Die Tiefe der Objekthierarchie unterliegt keiner prinzipiellen Beschränkung. Die Metadaten aus ü- bergeordneten Objekten können editierbar übernommen werden. Neben Akten und Vorgängen können weitere Container-Objekte, wie Teilakte, Ordner oder Bände angelegt werden. Zur Akte können Vorgänge, Teilakten und Bände mit gleichen Geschäftszeichen zusammengefasst werden. Die Metadatenmasken umfassen alle in den Anforderungen genannten Felder und sind erweiterbar. Eilige oder dringliche Vorgänge können in der mysap Public Sector Records Management 1.10 besonders gekennzeichnet werden. 1.5.2 AG 5 : Elektronischer Aktenplan Die Anforderungsgruppe befasst sich mit der Darstellung und Nutzung eines elektronischen Aktenplanes innerhalb des vorgestellten Systems. Die Nutzbarkeit von Teilaktenplänen sowie eine mögliche hierarchieübergreifende Suche werden als Kernanforderungen überprüft. Der Verwendung und Verwaltung von elektronischen Aktenplänen bzw. Teilaktenplänen ist überzeugend und ergonomisch gelöst. mysap Public Sector Records Mana- Seite 9

gement 1.10 unterstützt auch die hierarchieübergreifende Suche nach Aktenplaneinträgen und ihren textuellen Beschreibungen. Aktenpläne können gedruckt, exportiert und importiert werden. Abbildung 1 Aktenplan 1.5.3 AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnummer Die Bildung von eindeutigen Kennzeichen der Objekte spielt in der behördlichen Schriftgutverwaltung eine zentrale Rolle. Die Anforderungsgruppe prüft die Möglichkeiten der Abbildung von diesen Kennzeichen (z. B. Aktenzeichenbildung). Die Bildung eindeutiger Zeichen für Systemobjekte wie Akten, Vorgänge oder Dokumente entspricht den Anforderungen in hohem Maße ebenso wie der geforderte Aufbau von Dokumentnummer, Vorgangskennzeichen und Geschäftszeichen. Die Vergabe von Dokumentnummer, Vorgangskennzeichen und Geschäftszeichen kann systemgestützt oder manuell erfolgen. Dabei ist auch bei manueller Eingabe die Eindeutigkeit durch eine hinterlegte Plausibilitätsprüfung gewährleistet. Seite 10

1.5.4 AG 7: Adressverwaltung In der Anforderungsgruppe wird ermittelt, in welchem Zusammenhang das Adressverzeichnis in der Anwendung genutzt werden kann. Ebenso soll der Antragsteller Auskunft über Integrations- und Synchronisationsmöglichkeiten mit externen Adressverzeichnissen geben. Neben einer Minimalforderung an Aufbau und Inhalt eines Adressfeldes werden Funktionalitäten wie die Zuordnung von Adressen zu Verteilern und das Anlegen von individuellen Verzeichnissen geprüft. Die Adressverwaltung in mysap Public Sector Records Management 1.10 wird direkt aus der Erfassung der Metainformationen aufgerufen, indem zu teilweise eingegebenen Adressdaten automatisch die vollständigen Adressinformationen ermittelt werden. Der Mindestmetadatensatz des DOMEA -Konzepts ist erfüllt. Die Metadaten können behördenspezifisch erweitert oder eingeschränkt werden. Eine Verteilerliste von Adressen kann im Standard von mysap Public Sector Records Management 1.10 nicht eingerichtet werden. Es werden nur öffentliche und keine privaten Adressverzeichnisse unterstützt. Ein Abgleich mit bestehenden Adressverzeichnissen oder eine Übernahme aus diesen ist möglich. Die Anbindung an X.500 Verzeichnisse ist über LDAP möglich. Daneben existieren andere Konnektoren, welche die Anbindung an verschiedene Groupware- oder Email-Systeme ermöglichen. 1.5.5 AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben Fälschlich im Vorgangsbearbeitungssystem angelegte Objekte müssen kontrolliert gelöscht werden können. Darüber hinaus machen insbesondere organisatorische Änderungen einer Behörde die Umbenennung u. U. großer Teile des Aktenbestands notwendig. Die entsprechenden Möglichkeiten werden geprüft. Die Löschung fälschlich im System angelegter Objekte weist Schwächen auf. Insbesondere die Tatsache, dass keine privaten Objekte existieren, sondern alle im System angelegten Objekte öffentlich und damit nur mit spezieller Löschberechtigung beseitigt werden können, erweist sich als problematisch. Zwar können wie gefordert Objekte durch Benutzer ohne Löschberechtigung zur Löschung durch berechtigte Nutzer markiert werden, doch sind auch diese Objekte weiterhin recherchierbar. Seite 11

mysap Public Sector Records Management 1.10 unterstützt die Umstrukturierung des Aktenbestandes sowie Umschreibungen. Bei der Umschreibung eines Objektes - globale Umschreibungen werden nicht unterstützt - werden auch alle untergeordnete Objekte automatisch umgeschrieben. Umschreibungen werden den Anforderungen entsprechend protokolliert. mysap Public Sector Records Management 1.10 verfügt über eine Ex- und Import- Schnittstelle.. Für Metadaten werden XML oder HTML als Exportformate unterstützt. Die Datenbestände werden logisch und physikalisch reorganisiert. Der Ex- und Import wird protokolliert 1.5.6 AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen Das Produkt soll einen bestimmten Mindestdatensatz als Verbleibsnachweis erfassen und führen können. Weiterhin werden Wiedervorlagefunktionalitäten überprüft. Eine besondere Bedeutung haben die verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten für einen Wiedervorlagetermin. In mysap Public Sector Records Management 1.10 kann der Verbleib für alle Objekte nachgewiesen werden. Die Verbleibsnachweise, die historisiert werden, können in einer übersichtlichen Listendarstellung ausgegeben, exportiert und gedruckt werden. Abbildung 2 Definition einer Wiedervorlage Wiedervorlagen können mit den geforderten Angaben definiert werden. Wiedervorlagefristen werden vom System in ein Wiedervorlagedatum umgerechnet. Auch sich Seite 12

wiederholende Vorlagentermine oder Vorlagefristen werden unterstützt. Die Definition von Wiedervorlagen erfolgt auch unter Berücksichtigung von Nichtarbeitstagen. 1.5.7 AG 10 Verschlagwortung, Verweise Die Möglichkeiten zur Vergabe von Schlagwörtern sowie die Flexibilität der Schlagwortkataloge werden geprüft. Darüber hinaus werden die Möglichkeiten beleuchtet zwischen Objekten Verweise anlegen zu können. mysap Public Sector Records Management 1.10 verfügt über einen hierarchischen Schlagwortkatalog der sowohl zentral als auch dezentral verwaltet werden kann. Abbildung 3 Hierarchischer Schlagwortkatalog Seite 13

Benutzer können diesen Schlagwortkatalog je nach Berechtigung erweitern. Die Anzahl der Schlagworte, die einem Objekt zugewiesen werden kann ist nicht begrenzt. Eine terminologische Kontrolle bei der Eingabe neuer Schlagwörter besteht jedoch nicht. Allerdings können Negativlisten mit verbotenen Schlagwörtern im System hinterlegt werden. Zwischen den im Anforderungskatalog geforderten Objekten können Verweise angelegt werden. Das Anlegen eines Verweises zieht die automatische Hinterlegung eines Rückverweises nach sich. Über einen Verweis kann ein Objekt unmittelbar aufgerufen werden. 1.5.8 AG 11: Barcode In einem Barcode sollen ausgewählte Metainformationen von Dokumenten erfasst und übertragen werden können. Hierdurch unterstützte Funktionalitäten wie Verbleibsnachweis und Zuordnung werden ebenso überprüft wie die unterstützten Hardwaresysteme. Für den Ausdruck von Barcodes werden die Funktionen von SAPScript verwendet. Für das Drucken aus SAPScript werden Druckertreiber für HPCL 5, Postscript Level 2, PRESCRIBE und für die Gerätetypen SWIN/SAPWIN/xxSWIN/xxSAPWIN zur Verfügung gestellt. Für Drucker, die zu den oben genannten nicht kompatibel sind, existiert ein Standarddruckertreiber mit u.u. eingeschränkter Funktionalität. Barcodelesegeräte die eine Tastatureingabe simulieren, können an mysap Public Sector Records Management 1.10 angeschlossen werden. Der Barcode besteht aus einem Strichcode und einer alphanumerischen Übersetzung. Barcode-Etiketten können zum Indizieren der Dokumente beim Stapelscannen genutzt werden. Die Dokumentnummer, das Vorgangskennzeichen, das Geschäftszeichen und die unifizierenden Kennzeichen anderer Objekte können als Barcode auf Endlosetiketten oder einzeln mit fortlaufender Nummer ausgedruckt und auf den Papiereingängen aufgebracht werden. Die Verwendung des Barcodes zur Standortverfolgung kann nur projektspezifisch realisiert werden. Seite 14

1.6. Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands Für die Verwaltung elektronischer Dokumente sind zahlreiche Funktionalitäten zur Verfügung zu stellen. Scannen und Viewen sind zentrale Teile der Prozesskette und ergonomisch und leistungsfähig umzusetzen. Weitere wichtige Funktionalitäten sind die effiziente Integration von Vorlagen und das automatisierte Einfügen von Metadaten. Ebenso sind die Möglichkeiten der OCR-Wandlung und verfügbare Konvertierungsmöglichkeiten darzustellen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden befriedigend erfüllt. 1.6.1 Ag 12: Elektronischer Aktenbestand Für die Verwaltung elektronischer Dokumente stehen Funktionen zum Erstellen, Viewen, Import, Export, Check out/check in und der Replikation zur Verfügung. In mysap Public Sector Records Management 1.10 können Dokumente beliebiger Formate verwaltet werden. Elektronische Dokumente in einem MS-Office Format werden direkt im System bearbeitet. Abbildung 4 Bearbeitung eines MS Word Dokumentes im SAP System Seite 15

Dokumente anderer Formate werden aus dem VBS heraus in der externen Anwendung erstellt. Der Import von Dokumenten ist ebenfalls gewährleistet. Die Ablage von E-Mails wird ergonomisch unterstützt. Der Anwender kann dabei wählen, ob Text und Anhang der E-Mail zusammen oder als separate Dokumente abgelegt werden. Aus E-Mail- Eingängen werden Metadaten wie Betreff, Einsender oder Briefdatum in die Metadatenerfassungsmaske des Dokuments übernommen. Abbildung 5 Eingehende E-Mail in der Posteingangserfassung Elektronische Dokumente können vom Bearbeiter aus dem System exportiert, gemailt und gefaxt werden. Der zentrale Druck vom Arbeitsplatz kann ebenfalls realisiert werden. Der Check-In/Check-Out Mechanismus weist Schwächen auf. So können nur einzelne Dokumente und keine Container-Objekte aus- und eingecheckt werden. Ausgecheckte Dokumente können mit besonderer Berechtigung freigegeben werden. Wurde ein ausgechecktes Objekt freigegeben und im System verändert, wird der eincheckende Benutzer beim Check-In aber nicht auf Konflikte hingewiesen, da die beim Check-In angelegte Version nicht die zwischenzeitlich im System vorgenommenen Änderungen enthält. Seite 16

Für die mobile Vorgangsbearbeitung wird keine eigene Benutzeroberfläche zur Verfügung gestellt. 1.6.2 AG 13: Scannen und Viewen Die Einzelschritte beim Scannen und Erfassen sind näher zu beschreiben. Der Antragsteller erteilt Auskunft über Nachscanverfahren, unterstützte Formate und Trennmöglichkeiten. Für den Viewer sind Funktionen für Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten zu beschreiben. Bewertung Sowohl das bedarfsbezogene Scannen einzelner Seiten als auch ein Scan- Massengeschäft mit separaten Scan- und Indizierungsarbeitsplätzen werden von mysap Public Sector Records Management 1.10 unterstützt. Gescannte Dokumente können im Multipage TIFF Format (CCITT Group 4, CCITT Group3, CCITT Group3/2D, JPG Compressed, Uncompressed) und im PDF Format abgelegt werden. Abbildung 6 Verifizierung von Metadaten mit der in der Präsentation integrierten Software Ascent Capture von Kofax Seite 17

Die Trennung mehrseitiger Dokumente kann über Trennblatt, Barcode, Seitenzahl, Patch Code, Seitenerkennung und manuelle Trennung erfolgen. Für die Ansicht von Dokumenten ist der Viewer der Firma Engineering Animation Inc. Bestandteil des Systems. Die geforderten Mindestfunktionen zum Bearbeiten von Dokumenten wie Textmarker, Unterstreichen, Stempeln und Notizzettel werden unterstützt. Original und Layer können separat angezeigt und gedruckt werden. Stempeleinträge können zentral administriert werden. Für das Scannen von Altbeständen wird die automatische Zuordnung über einen Barcode unterstützt. 1.6.3 AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten Das Vorgangsbearbeitungssystem verwaltet verschiedene Dokumentenvorlagen (Briefbögen, Fax u. ä.). Die im System erfassten Metadaten sollen selektiv in die Dokumente eingefügt werden können. Dokumentvorlagen können in mysap Public Sector Records Management 1.10 problemlos verwaltet werden. Bei der Erstellung eines Dokumentes werden nach Auswahl der entsprechenden Dokumentvorlage die Metadatenfelder automatisch übernommen. Darüber hinaus können mit wenig Anpassungsaufwand beliebige Daten in das Dokument übernommen werden. Auch der Barcode kann in Dokumente eingefügt werden. Das Einfügen der Metadaten erfolgt statisch. Eine erneute Übernahme kann aber vom Benutzer angestoßen werden. Änderungen der Werte der Formularfelder im Dokument können jedoch nicht in die Metadaten im VBS übertragen werden. Die beschriebenen Mechanismen sind zur Zeit für MS Word und Lotus Word Pro realisiert. Eine Anbindung an die Produkte des Star Office Paketes von Sun ist angekündigt. Dokumentvorlagen können durch die Behörde konfiguriert werden. In den benutzerspezifischen Eigenschaften eines Word Dokumentes können die im mysap Public Sector Records Management 1.10 zur Verfügung stehenden Felder mit den Formularfeldern der MS Word Vorlage verknüpft werden (siehe Abbildung 7). Seite 18

Abbildung 7 Erstellung einer MS Word Vorlage 1.6.4 AG 15. OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format Im Zuge der OCR Wandlung werden (gescannte) Image-Dokumente oder definierte Bereiche in Textdokumente gewandelt. Hierzu sind systemtechnische Automatismen, Arbeitsschritte und die verfügbaren Konvertierungsmöglichkeiten zu erläutern. Mit der in mysap Public Sector Records Management 1.10 integrierten Ascent Capture Software von Kofax können NCI-Dokumente OCR-gewandelt werden. Die Wand- Seite 19

lung geschieht über die Definition sogenannter Dokumentklassen. Es können Profile definiert werden, in denen spezifische Erkennungseinstellungen hinterlegt sind. In den Imagevorlagen können sogenannte Indexfelder gekennzeichnet werden, die automatisch OCR gewandelt werden. Die Wandlung kann allerdings nur automatisiert für eine Menge von Dokumenten vorgenommen werden. Eine Konvertierung durch den Benutzer oder die Konvertierung einzelner Dokumente ist nicht möglich. Seite 20

1.7. Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung Bei der stufenweisen Einführung erfolgt in der dritten Stufe auch das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Schriftgut im Geschäftsgang ausschließlich systemunterstützt. Die Hauptgruppe dient der Überprüfung der Möglichkeiten zur Abbildung von behördlichen Geschäftsprozessen sowie der gängigen Verfügungen im Rahmen des behördlichen Geschäftsgangs. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt. 1.7.1 AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge Insbesondere die ministerielle Arbeit ist geprägt durch nicht vorhersagbare, ad hoc zu definierende Laufwege (unstrukturierte Prozesse). In dieser Anforderungsgruppe stehen die Anforderungen für die Laufwegsdefinition entsprechender Vorgänge im Mittelpunkt. Ein Laufweg kann in mysap Public Sector Records Management 1.10 für alle Geschäftsobjekte definiert werden. Dabei umfasst die Weiterleitung eines Container- Objektes die Weiterleitung der darin enthaltenen, untergeordneten Objekte. Als Bearbeitungsstationen eines Laufwegs können Bearbeiter, Organisationseinheiten und Rollen definiert werden. mysap Public Sector Records Management 1.10 unerstützt alle geforderten Spezifizierungsmöglichkeiten für Bearbeitungsstationen; diese können sowohl sequentiell als auch parallel angeordnet werden. Das Einfügen oder Ändern von Arbeitsschritten während der Abarbeitung des Laufweges ist grundsätzlich möglich. Abbildung 8 Definition eines Laufwegs Seite 21

Zu den Bearbeitungsschritten können im System Termine und Fristen gesetzt werden. Bei der Überschreitung des Termins bzw. der Frist wird ein Hinweis an alle spezifizierten Adressaten verschickt. Zwar können zu Bearbeitungsschritten vom Bearbeiter Vermerke angelegt werden, jedoch sind für die Umsetzung der geforderten unterschiedlichen Ausprägungen A) nicht änderbarer Geschäftsgangvermerk und B) änderbare Notiz weitere Anpassungen im Rahmen des Systemcustomizings erforderlich. Wiedervorlagen können nicht als Verfügung auswählt werden, sondern sind nur über den elektronischen Schreibtisch verfügbar. Am Wiedervorlagetermin werden Geschäftsobjekte dem definierten Bearbeiter automatisch vorgelegt. Allerdings wird der Bearbeiter auf diese Wiedervorlagen nicht besonders hingewiesen. 1.7.2 AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge Für die Bearbeitungsunterstützung sind die Definitionsmöglichkeiten unterschiedlicher Laufwege und die Spezifikationsmöglichkeiten angesteuerter Bearbeitungsstationen darzustellen. Weitere Kriterien sind die grafische Darstellbarkeit von Prozessen, die Integrationsmöglichkeiten von Unterprozessen und Programmen sowie die Protokollierung von Änderungen im Prozessmodell. mysap Public Sector Records Management 1.10 unterstützt die Bearbeitung strukturierter Vorgänge über die Definition von Prozessmodellen. Das Prozessmodell erlaubt sequentielle und parallele Bearbeitungsschritte, Synchronisation, Iteration und Bearbeitung unter der Berücksichtigung von Bedingungen. Die geforderten Bearbeitungsstationen können dabei mit den beschriebenen Spezifikationen definiert werden. Prozessmodelle werden im SAP Workflow Builder über eine grafische Oberfläche definiert. Ergebnisse externer Prozessmodellierungswerkzeuge können allerdings nicht übernommen werden. Das System erlaubt aber den Export der im SAP Workflow Builder definierten Prozessmodelle in das ARIS Toolset. Unterprozesse bzw. externe Programme in Form von Fachverfahren, digitaler Signatur oder SAP R/3 Transaktionen können projektspezifisch integriert werden. Seite 22

Änderungen im Prozessmodell werden protokolliert. Ein Konzept zur Sicherstellung der Konsistenz von sich in Bearbeitung befindlichen Objekten bei der Veränderung des Prozessmodells ist über die Versionierung von Prozessmodellen gewährleistet. Abbildung 9 graphische Prozeßmodellierung im SAP Workflow Builder 1.7.3 AG 18: Zeichnungsverfahren Die Mit- und Schlusszeichnung von Vorgängen unterliegt vorgegebenen Regeln, die sich u. a. aus der GGO ergeben. Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Realisierung von Mit- und Schlusszeichnung im System. Zeichnungsverfahren werde im System in Mitzeichnung und Schlusszeichnung differenziert. Die Zeichnung kann dabei einzeldokumentbezogen erfolgen. Seite 23

Abbildung 10 Mitzeichnung Die Reaktionsmöglichkeit Unzuständig muss im Rahmen des Systemcustomizings realisiert werden. Der mögliche Abbruch eines Zeichnungsverfahrens durch einen Bearbeiter muss bereits bei der Erstellung durch den Initiator berücksichtigt werden. Im Fall des Abbruchs und auch bei der Ablehnung der Mit- oder Schlusszeichnung wird im Standard das Objekt grundsätzlich zum Initiator zurückgesendet. Die Beteiligten des Zeichnungsverfahrens werden über die entsprechenden Sachverhalte nicht informiert. Mit- und Schlusszeichnung können mit und ohne Passwort erfolgen. Digitale Signatur oder Verwendung einer Chipkarte können projektspezifisch realisiert werden. Die entsprechenden Funktionsbausteine dazu sind vorhanden. Seite 24

1.7.4 AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen Zu den Anforderungen zählen die Protokollierung der Erstellung von Objekten, des Laufwegs mit zugehörigen Angaben und der Ausführung bestimmter Funktionen. Um Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollen Anzeigen durch den Benutzer konfigurierbar sein. Die Anforderungen zu den Bearbeitungs- und Protokollinformationen wurden von mysap Public Sector Records Management 1.10 weitestgehend erfüllt. Die Erstellung von Objekten wird automatisch manipulationssicher mit Datum, Bearbeitername und allen weiteren geforderten Angaben protokolliert. Eine tabellarische Darstellung der Protokollinformationen ist möglich. Abbildung 11 Protokollinformation zu einer Akte Die wichtigen Funktionen der Umschreibung, der Zuordnung von Objekten zu Containerobjekten und der Entnahme von Objekten aus Containerobjekten werden protokolliert. Jede Veränderung von Metadaten bzw. die Ausführung bestimmter Tätigkeiten ist bei einem Geschäftsobjekt für berechtigte Nutzer einsehbar. Eine Ein- und Ausblende-Option für Bearbeitungs- und Protokollinformationen ist gegeben. 1.7.5 AG 20: Medien- und Systembruch Die Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung verläuft i. d. R. sukzessive innerhalb einer Behörde. Damit ist die Notwendigkeit gegeben, Organisationseinhei- Seite 25

ten, die nicht mit dem System arbeiten sowie ggf. Externe, geregelt und nachvollziehbar in die Prozesse einbeziehen zu können. Elektronische Vorgänge können für die Dauer eines Medienbruchvorgangs in mysap Public Sector Records Management 1.10 gesperrt werden. Die gesperrten Vorgänge können durch den Initiator des Medienbruches oder seinen Stellvertreter wieder freigegeben werden. Abbildung 12 Ausdruck der Metadaten eines Vorgangs Alle Dokumente einer Akte oder eines Vorgangs können durch Markierung der Akte oder des Vorgangs ausgedruckt werden. Die Druckausgabe ist dabei flexibel gestaltbar und ermöglicht den Druck der geforderten Primär-, Meta- und Bearbeitungsinformationen. Der Versand per Fax oder Email ist ebenfalls möglich. Der Metadatensatz kann im TXT- oder XML-Format exportiert werden. Während des Medienbruchs erfolgte Zeichnungsvermerke und Kenntnisnahmen können in das System nachträglich manuell übernommen werden. Ein Import von Metadaten ist in der derzeitigen Ausbaustufe mysap Public Sector Records Management 1.10 nicht möglich. Seite 26

1.7.6 AG 21: Versionsverwaltung Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Verfolgbarkeit und Nachweisführung von Änderungen an Dokumenten. Hierzu soll durch den Antragsteller das jeweilige Konzept der Versionsverwaltung erläutert werden. Betroffen sind neben Änderungen im Dokument auch die zugehörigen Metadaten. Bewertet wird zusätzlich die Ergonomie der Versionsverwaltung. Sowohl Änderungen in der Primärinformation als auch in den Metadaten eines Dokumentes können als Versionen verwaltet werden. Beim Wechsel des Bearbeiters und Änderungen, die dieser an einem Dokument vornimmt, wird automatisch eine neue Version angelegt. Das Anlegen einer neuen Version ist aber auch manuell möglich. Ein Versionsvergleich ist für bestimmte Dokumente, in Abhängigkeit von der installierten Bearbeitungssoftware möglich. Neben Dokumenten werden Metadatenänderungen auch in Akten versioniert. Metadatenänderungen von Vorgängen werden dagegen nicht versioniert. Erstellungsdatum, Ersteller und Versionsnummer werden beim Anlegen einer neuen Version protokolliert. Weitere Felder können ebenfalls protokolliert werden. Vorangegangene Versionen sind automatisch gegen Änderungen geschützt. 1.7.7 AG 22: Web-Client Insbesondere zur schrittweisen Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung kommt dem Recherchezugriff auf den elektronischen Aktenbestand über Web-Technologie eine besondere Bedeutung zu. Der Funktionsumfang des Web-Clients wird in dieser Anforderungsgruppe überprüft. Für den Webzugriff auf mysap Public Sector Records Management 1.10 wird die Portaltechnologie des mysap Enterprise Portal verwendet. Für größtmögliche Plattformunabhängigkeit werden als Runtime-Plattformen J2EE,.NET und ABAP unterstützt. Eine Anpassung der Benutzeroberfläche ist neben HTML Snippets je nach verwendeter Plattform mit JSP oder ASP möglich. Auf der Clientseite kommt lediglich JavaScript zum Einsatz. Der Webclient ist an die normale Benutzeroberfläche wei- Seite 27

testgehend angelehnt. Für die Bedienung des Web-Clients werden neuere Browser (Internet Explorer 5.5 und Mozilla/Netscape 6.x) vorausgesetzt. Abbildung 13 WebGUI Das Login erfolgt mit Passwort und Benutzerkennung (wahlweise Single-Logon oder separates Logon). Zusätzlich kann ein Login mittels Security Card umgesetzt werden. Momentan orientieren sich die im WebClient orientierten Funktionalitäten am klassischen mysap Records Management. Die darüber hinaus gehende Produkterweiterung Portal based Records Management (Abkürzung PbRM), die sich an den Anforderungen der einzelnen DOMEA -Einführungsstufen orientiert, soll ab Q2/2003 zur Verfügung stehen. Die technischen Voraussetzungen für die Publikation im Intranet/Internet (Stage/Live Mechanismus, etc.) sind vorhanden, allerdings existiert noch keine Implementierung geeigneter Werkzeuge für den Endanwender. Dies müsste projektspezifisch erfolgen. Ebenfalls projektspezifisch muss die Einbindung der digitalen Signatur erfolgen. Seite 28

1.8. Hauptgruppe 5: Elektron. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche Der elektronische Schreibtisch stellt die Schnittstelle zum Benutzer dar. So sind insbesondere eine benutzerdefinierte, speicherbare Konfiguration sowie strukturierbare Ablagen wichtig. Zur Suche innerhalb definierbarer Bereiche sind komplexe, individualisierte Recherchemöglichkeiten bereitzustellen. Das Vorgangsbearbeitungssystem soll die Rolle eines Enablers für ein Informations- und Wissensmanagement übernehmen. Das zugrundeliegende Lösungskonzept wird vom Antragsteller dargestellt. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt. 1.8.1 AG 23: Elektronischer Schreibtisch Der Antragsteller hat nachzuweisen, dass eine Konfigurierbarkeit der Anzeige der Metadaten der Objekte durch den Bearbeiter möglich ist. Weiterhin werden die Persistenz der benutzerspezifischen Konfiguration und Kriterien bzgl. der Benutzerfreundlichkeit abgefragt. Der elektronische Schreibtisch des mysap Public Sector Records Management Version 1.10 erfüllt die ergonomischen Anforderungen an Übersichtlichkeit, Handhabbarkeit und intuitive Verständlichkeit in hohem Maße. So ist beispielsweise auch eine benutzerfreundliche Navigation zwischen den unterschiedlichen Objekthierarchien möglich. Für den Benutzer ist sowohl durch den Objektbrowser als auch durch die unterschiedliche Gestaltung der Detailansichten der verschiedenen Gliederungsebenen jederzeit leicht erkennbar, auf welcher Ebene der Objekthierarchie er sich befindet. Abbildung 14 - Persönliche Ablage und Arbeitsumfeld eines Benutzers Seite 29

1.8.2 AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches Über die ohnehin vorgegebene Ablagestruktur in Akte, Vorgang, Dokument werden in dieser Anforderungsgruppe die Möglichkeiten zur Definition weitere z. B. persönlicher Ablagen oder Projektgruppenablagen geprüft. Die Objekte können in einer Ablagestruktur abgelegt werden, eine mehrstufige Untergliederung ist möglich und die Gliederungstiefe ist nicht begrenzt. Neben den öffentlichen Ablagen kann der Bearbeiter eine persönliche Ablage einrichten, die individuell strukturierbar ist. Es können sowohl Ablagen mit einem speziellen Zugriffskreis (Gruppenablagen) also auch allgemeine Ablagen ("Schwarzes Brett") angelegt werden. Neben den Originalen können kopierte Objekte angelegt werden, die als unabhängiges Objekt existieren, aber einen Verweis auf das Original tragen. Die in der Anforderung beschriebene Differenzierung zwischen Referenz und Kopie eines Objektes ist damit nicht möglich. Abbildung 15 Ablagestrukturen 1.8.3 AG 25: Recherche Recherchemöglichkeiten umfassen die Suche nach Metadaten, Verbleib, Verfügungen / Bearbeitungsschritten oder Wiedervorlagen. Eine Volltextsuche und das zuge- Seite 30

hörige Suchverfahren mit seinen Funktionalitäten sind darzustellen. Dies betrifft Suchkriterien bei Eingabe in eine Suchmaske und die Definition des Suchbereiches ebenso wie die Möglichkeit der späteren Einengung einer Treffermenge und der persönlichen Konfiguration der Anzeige des Suchergebnisses. Überprüft wird an dieser Stelle der direkte Aufruf eines Objektes aus der Treffermenge sowie die Möglichkeit der Definition von Standardauswertungen. Als Suchmaschine wird SAP TREX verwendet. Neben der Suche nach Zeichenketten bietet das System auch die Möglichkeit der maskierten, der unscharfen (fuzzy) und der linguistischen Suche. Die Recherche mit mysap Public Sector Records Management Version 1.10 erlaubt die Suche nach Metadaten und Wiedervorlagen; auch der Verbleib eines Objektes und der Bearbeitungsschritt werden als Metadaten angelegt und sind recherchierbar. In den Primär- und Metadaten kann eine Volltextsuche durchgeführt werden. Eine sequentielle Verknüpfung von Metadatensuche mit Primärdatensuche ist möglich, allerdings kann nur die Ergebnismenge einer Primärdatensuche mittels Metadatenfilterung weiter eingeschränkt werden. Eine Volltextsuche über eine Ergebnismenge ist nicht möglich. Abbildung 16 - Suchmaske Seite 31

Die Sortierung und die Breite und Anzahl der Spalteneinträge kann konfiguriert, das Layout eines Suchergebnisses kann abgespeichert und wiederverwendet und die Objekte können aus der Trefferliste unmittelbar geöffnet werden. Einander über- und untergeordnete Objekte können unmittelbar ohne Recherche aus dem aktuellen Objekt aufgerufen werden. Eine Trefferliste kann exportiert und gedruckt aber nicht im System gespeichert werden. Suchkriterien können gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt erneut zur Recherche verwendet werden. Die Einschränkung und Erweiterung des Suchbereiches auf einen Organisationsbereich wird unterstützt. Die Integration eines elektronischen Archivs in die Recherche ist auch unabhängig von den eingesetzten physikalischen Speichermedien möglich. Abbildung 17 Trefferliste 1.8.4 AG 26: Informations- und Wissensmanagement Informations- und Wissensmanagement (IWM) ist eine wichtige Aufgabe im Rahmen des E-Government. Funktionalitäten zur automatisierten Klassifikation von Inhalten sowie zur intelligenten Suche im Aktenbestand und auch ggf. über den Aktenbe- Seite 32

stand des Vorgangsbearbeitungssystems hinaus werden in dieser Anforderungsgruppe geprüft. Die Klassifikation von Dokumenten in mysap Public Sector Records Management Version 1.10 ist ausschließlich durch Zuordnung über Metadaten und nicht durch automatisierte Klassifizierungsverfahren im Rahmen des IWM möglich. Die Text-Mining- Engine des SAP KM Moduls kann Ähnlichkeiten zwischen Dokumenten ermitteln und Schlüsselwörter in Dokumenten extrahieren. Die Engine benutzt ein Lexikon als Grundlage. Es existiert die projektspezifische Möglichkeit das System zum Aufbau von Anwendungen im Collaboration Umfeld - also Diskussionsforen, Feedback-Funktionen, Chat etc. - einzusetzen. Für die Klassifikation von Dokumenten, die Dokumentensuche etc. ist die Fremdsoftware mysap Enterprise Portal notwendig, während für die Eingangsbearbeitung Ascent Capture von der Fa. KOFAX verwendet wird. Abbildung 18 - Ascent Capture von KOFAX zur Eingangsbearbeitung der Meta- und Klassifikationsdaten Seite 33

1.9. Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung Das DOMEA -Konzept befasst sich in einem wesentlichen Aspekt mit der Verwaltung des lebenden Schriftguts. Unabhängig davon ist es wichtig, dass die DOMEA -zertifizierten Systeme auch grundlegende Anforderungen, die sich aus dem Konzept des Bundesarchivs zur Aussonderung elektronischer Akten ergeben, erfüllen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden hervorragend erfüllt. 1.9.1 AG 27: Aufbewahrungsfristen Die Aufbewahrungsfrist soll der Akte und zugeordneten Vorgängen und Dokumenten als Metainformation zugeordnet werden können. Hierfür ist die Möglichkeit der Vordefinition von editierbaren Fristen im Aktenplan vorgesehen. Neben dem Zeitpunkt der Anlage einer Akte sind weitere Daten im Lebenszyklus der Akte für die Festlegung des Aufbewahrungsfrist vorgesehen. Ein gesonderter Aufbewahrungskatalog ist Bestandteil der Aktenplanadministration. Aufbewahrungsfristen können für jede Position festgelegt und anschließend vererbt oder abweichend für die Akte vergeben werden. Abbildung 19 - Pflege der Aufbewahrungsfristen von Akten und Vorgängen Seite 34

Ebenso können Aufbewahrungsfristen auf untergeordnete Aktenplanpositionen übertragen werden, so dass eine mehrmalige Erfassung entfällt. Die von SAP dargelegte Verfahrensweise bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten und vermeidet inkonsistente Fristen zwischen Akte und zugehörigen Vorgängen. 1.9.2 AG 28: Weglegesachen Teile des behördlichen Schriftguts, deren Inhalt keine Aktenrelevanz haben, werden nach einer bestimmten Frist (i. d. R. ein Jahr) vernichtet. Die Möglichkeit zur Markierung solcher sog. Weglegesachen sowie zur automatisierten Löschung werden geprüft. Das Attribut "Weglegesache" ist Metadatum und als solches gesondert recherchierbar. Es existiert eine gesonderte Ablage, und es können Verweise von der Akte auf eine Weglegesache angelegt werden. Ebenso können Wegelegesachen in die persönliche Ablage aufgenommen werden. Weglegesachen können automatisch vor der Übernahme in die Altregistratur gelöscht werden. Elektronische Weglegesachen sowie Verweise aus Akten werden nach einer bestimmten Frist gelöscht. Diese Frist ist zentral administrierbar. Der Löschvorgang wird protokolliert; im Posteingangsbuch wird der Eingang als gelöscht gekennzeichnet. 1.9.3 AG 29: Aussonderung Es ist das Aussonderungskonzept des Antragstellers mit Referenz auf den vierstufigen Aussonderungsprozess elektronischer Akten darzustellen. Hierbei ist das durch RegR beschriebene Verfahren zu unterstützen. Die zugehörigen verfügbaren Metadaten sind mit den Dokumenten zu speichern. Die Anforderungen an den Aussonderungsvorgang werden durch eine zu spezifizierende Reorganisation der Speichermedien ergänzt. Die Vernichtung des nicht anzubietenden Schriftguts erfolgt durch eine Selektion der Vorgänge, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Der Aussonderungskatalog wird in diesem Zusammenhang aber nicht berücksichtigt. Eine Selektion der auszusondernden Vorgänge ist möglich. Für das Anbieteverzeichnis können Aussonderungs- Seite 35

portionen mit zugehörigen Datensatzbeschreibungen gebildet werden. Nach Übersendung und Prüfung durch das Bundesarchiv kann das Bewertungsverzeichnis in das System wieder eingebunden werden. Aus dem Bewertungsverzeichnis erfolgt die Selektion und Löschung der mit "K" bezeichneten Positionen. Das Aussonderungsdatum kann durch Customizing in der geforderten Weise festgelegt werden. Die betreffenden Vorgänge und Dokumente werden zusammen mit den geforderten Meta- und Kontextinformationen ausgesondert. Die Speicherung der Metadaten erfolgt im Zusammenhang mit den zugehörigen Dokumenten. Die in der Präsentation vorgestellte Lösung kann eine Reorganisation der Speichermedien (unabhängig vom verwendeten Medium) nach der Aussonderung vornehmen. Funktionalitätsträger ist das für die Zertifizierung integrierte Produkt Tivoli Storage Manager von IBM. Abbildung 20 - Liste der zu vernichtenden Vorgänge Seite 36

1.10. Hauptgruppe 7 Hilfe, Handbuch, Schulung Die Nutzung des System soll durch die Bereitstellung von Hilfe- und Erläuterungstexten sowie einer Online-Hilfe unterstützt werden. Diese sollen sich maßgeblich an Nutzeranforderungen orientieren. Ebenso ist für das Gesamtsystem ein nutzerspezifisch strukturiertes Benutzerhandbuch bereitzustellen. Verwaltungsspezifische Schulungsunterlagen und Inhouse-Schulungen vervollständigen den Support durch den Antragsteller. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden hervorragend erfüllt. 1.10.1 AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe Die Hilfe- und Erläuterungstexte sollten komfortabel an organisatorische, funktionale oder nutzergruppenspezifische Besonderheiten angepasst werden können. Die Online-Hilfe muss in allen Anwendungssituationen verfügbar sein, um dem Benutzer auf Anforderung praktische Hilfestellung zu geben. Das System bietet umfangreiche Hilfefunktionen in allen Teilsystemen und Modulen. Dies umfasst Hilfeindex, Schlagwortsuche, Online Hilfe, Felddokumentation bei der Eingabe sowie ein Glossar für systemspezifische Bezeichnungen. Abbildung 21 - Online-Hilfe des SAP-Systems Seite 37

Die Hilfetexte beinhalten eine verwaltungsspezifische Terminologie. Sie sind allgemein verständlich formuliert und enthalten zusätzlich nähere Erklärungen der verwendeten verwaltungsspezifischen Begriffe. Die Schaltflächen bieten eine aussagefähige Quick-Info. Innerhalb der Online Hilfe kann sowohl über Stichworte als auch über Hyperlinks navigiert werden. Diese führen zu ausführlichen Erläuterungen und Verweisen auf weiterführende Themen. Hilfetexte können durch behördliche Administratoren beliebig modifiziert werden. Ein Modifikationsassistent sichert eine gute Ergonomie. 1.10.2 AG 31. Handbuch und Schulung Für das System wird ein umfassendes Benutzerhandbuch gefordert, dessen nutzerspezifischer Aufbau erläutert werden soll. Ergänzend sollen verwaltungsspezifische Unterlagen sowie Schulungen des Antragstellers angeboten werden. Der voraussichtliche Schulungsaufwand sowie die Unterstützung von CBTs(Computer Based Trainings) sind durch den Antragsteller nachzuweisen. Es wird ein umfangreiches Benutzerhandbuch bereitgestellt, welches nutzergruppenspezifisch in Registratur, Sachbearbeitung etc. untergliedert ist. Das Handbuch ist unterteilt in eine Administrator- und eine Anwendungsversion. Der Aufbau ist übersichtlich und den Kenntnissen und Anforderungen der potenziellen Nutzer angepasst. Daneben besteht ein umfangreiches Schulungsangebot für die Branchenlösung "Public Sector", verwaltungsspezifische Schulungsunterlagen für das zu zertifizierende System sind noch in der Erstellung. Der Hersteller führt in hohem Maße Inhouse Schulungen zu allen angebotenen Lösungen durch. Es existiert ein unternehmensweites Schulungskonzept, der Anbieter kann auf diesem Feld besondere Kompetenz und Erfahrung nachweisen. Der Schulungsaufwand wurde nutzergruppenspezifisch angegeben. Das SAP Kursangebot für den öffentlichen Bereich kann in Abbildung 22 eingesehen werden. Seite 38