PS Navigator: Angepasstes SAP PS System bei Gas Connect Austria Webinar: 2.8.2013 Peter Fellner, Anton Lorenz Primas CONSULTING
Ihre Webinar Trainer Anton Lorenz Peter Fellner
Die Themen heute. Webinar Bedienung und Ablauf Die 4 Planungsansätze Die Ausgangssituation für den PS Navigator Die angepasste SAP Lösung Planung im PS Navigator do s & don ts Ausblick
Ausgangssituation Planungsansätze Unsere Werkzeuge sind zu aufwändig zu bedienen! Wie komme ich zu einer sinnvollen Planung? Haben wir freie Personalressourcen! Projektmanagement heißt: Werkzeuge und Methoden an spezifische Aufgabenstellung anpassen Kontinuierlicher Übergang von Grob zur Feinplanung in einem System. Warum haben Sie die Planung so strukturiert? Wie würden Sie es in einer ähnlichen Situation anders machen? Wie ist der aktuelle Projektstatus?
Übersicht 4 Planungsansätze PS Navigator: integriertes System Smart Pro: Komplexe, arbeitsintensive Projekte mit Office Produkten managen PM light: schlanke, flexible PM Strukturen Project2Go: kleine Projekte, vereinfachter, aber vollständiger PM Ansatz
PS Navigator Ausgangssituation: Viele beteiligte Gewerke, unterschiedliche Art der Projektkalkulation, SAP als führendes System. Wie können in einem Projekt auf Seiten der investierenden Organisation die Vielzahl von externen Arbeitspaketen terminlich und kostenmäßig abgeschätzt werden? Komplexität/Volumen: komplex Projektarten: Investitionsprojekte Perspektive: Auftraggeber Schwerpunkt: integriertes System, Überblick über beteiligte Leistungen und Lieferanten, Einkaufsoptimierung, Kostenverfolgung 12.07.2013 Primas CONSULTING GmbH 6
Vorteile der Integration SAP unterstützt den gesamten Lebenszyklus einer Anlage. Von der Investition (Planung, Umsetzung, Aktivierung) über die Instandhaltung bis zur Liquidation
Die angepasste SAP Lösung: PS Navigator Der PS Navigator ergänzt die Standardfunktionalitäten des PS Moduls um Projektbeschreibung (Projectcharter) Organisation ToDo Listen Projekt Status Information Risiko, Behörden und Dokumentenmanagement Lessons learned
Benutzeroberfläche PS Navigator
Erstellen der Projectcharter Allgemeine Information Projektklasse Aktuelle Projektphase Beschreibung der Ausgangssituation Ziele / Nichtziele Projektbeschreibung Wirtschaftlichkeitsinformationen
Organisation
ToDo s ToDo s können einzeln erfasst werden, oder aus im Excel erfassten Besprechungsprotokollen übernommen werden.
Einzelerfassung ToDo
Listerfassung (ToDo s, Entscheidungen,..)
Überblick aller ToDo s Beim Aufruf des PS Navigators ist nur der ToDo Button highlighted Wenn kein Projekt ausgewählt ist, können alle, den Anwender betreffenden ToDo s aus allen Projekten angezeigt werden:
Activities for Reporting Dienen der verbalen Beschreibung von geplanten, laufenden oder abgeschlossenen Aktivitäten im Projekt
Erfassung Activities for reporting
Umweltanalyse
Risikomanagement: Risikodefinition
Risikomanagement: Risikoanalyse
Risikomanagement: Risikobewältigung Verknüpfung mit ToDo s zu Risikovermeidung / verminderung.
Risikomanagement: Risikostatus
Claim Projektänderungsmanagement Dazu wird die Standardfunktionalität des SAP verwendet. Es werden 3 Arten unterschieden: Fremdclaim Eigenclaim Projektänderung
Dokumentenmanagement Wichtige Dokumente können damit verwaltet werden. Jedem Datensatz können Dokumente zugeordnet werden (direkt im SAP gespeichert oder verlinkt)
Dokumentenmanagement
Behördenmanagement Gleiche Funktionalität wie Dokumentenmanagement
Lessons Learned Lessons Learned werden je Projekt erfasst, können aber projektübergreifend ausgewertet werden.
Lessons Learned
Report Projektantrag Die Daten der Projektbeschreibung und der Risikoanalyse werden zum Projektantrag zusammengefasst.
Mailanbindung Die Reports können gedruckt, oder als Mail versandt werden. Dabei werden auch zugeordnete Dokumente zur Auswahl angeboten
Vorteile der Integration Darstellung der Plan und Ist Daten in einem System (Kosten und Termine) Kosten und Ressourcenplanung in einem Schritt. Integration von Planung und Umsetzung (Einkauf, Controlling, Anlagenbuchhaltung, Nutzung der Informationen für Instandhaltung möglich)
Die Planung im PS Navigator: Neuanlage Projekt Anlage eines Projekts mittels Standardvorlagen Planung der Eigenleistungen Kapazitätsauslastung Plankostenermittlung
Anlage eines Projekts mittels Standardvorlagen
Planung der Eigenleistung Arbeitspaket Dauer Arbeit (geplante Stunden)
Die Plankosten der Eigenleistungen Plankostenverlauf
Kapazitätsplanung Auslastung 24 Monate Sicht Aktuelle Periode
Individuelle Statusberichte Kosten Budget Plankosten Aktuelle Istkosten
Projektfortschritt Plan und Istkostenverlauf
Meilensteintrendanalyse
Beschaffungsvorgänge Beschaffungsvorgänge werden mit Schätzkosten und Planterminen angelegt. Aus diesen Vorgängen lassen sich Bestellanforderungen generieren. Damit können Anfragen und in weiterer Folge Bestellungen angelegt werden.
Planungsgenauigkeit Die Arbeitspakete (Beschaffungsvorgänge) werden je nach Wissensfortschritt aktualisiert (von der ersten Schätzung bis zum verbindlichen Vertrag / Bestellung)
Beschaffungsvorgänge
Aktualisierung Projektfortschrittsanalyse. Aktuelle Plankosten Plankosten zum Zeitpunkt Grobplanung
Einbindung von Standardberichten Durch die Einbindung von Standardberichten ist ein einfaches projektspezifisches Navigieren durch die Funktionalität des SAP möglich.
Entscheidende Erfolgsfaktoren Frühzeitige Erfassung der Daten im SAP (beginnend mit der Idee) Keine Barrieren mittels fehlender Berechtigungen im SAP aufbauen. Mittels Standards (Standard Projektstrukturplan, netzplan) den Erfassungsaufwand minimieren (zusätzlich bieten Standards Checklistenfunktionalität)
do s & don ts do s Planung so grob als möglich aber so fein als notwendig. (Arbeitspaket = Beschaffungspaket) Management mit dem System vertraut machen (Berührungsängste abbauen) don ts: Terminpläne mit Arbeitspaketen die nur einen Tag dauern sind zu hinterfragen Terminpläne mit Arbeitspaketen die mehrere Monate dauern sind zu hinterfragen
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