VKD Jahrestagung der Landesgruppe Niedersachsen-Bremen 23. 25.10.2013, Norderney

VKD Jahrestagung der Landesgruppe Niedersachsen-Bremen 23. 25.10.2013, Norderney Krankenhaus-Erfolg durch optimalen IT-Einsatz

Agenda! ENTSCHEIDERFABRIK: Kosten neutrale Lösungskonzepte! Projektpartner und Vorstellung der beteiligten Kliniken! Ausblick und Fazit Folie 2

Dr. Pierre-Michael Meier Seit 1995 in der Gesundheitswirtschaft aktiv! Ausbildung: Dipl.-Kfm. Int. Krankenhaus Management u. Betriebsinformatik Dr. Public Health! Auszeichnung: Zertifikat Medizinische Informatik Lehrbeauftragter am Alfried Krupp von Bohlen und Halbach Stiftungslehrstuhl für Medizinmanagement an der Universität Duisburg-Essen! Ehrenämter: " ENTSCHEIDERFABRIK, IuiG-Initiativ-Rat, Stv. Sprecher " EVKD - Europäischer Verband der Krankenhausdirektoren, Arbeitsgruppe IT, Präsident " bdvb - Bundesverband Deutscher Volks- und Betriebswirte e.v., Präsidiumsmitglied " IHE-Europe, Vorstandsmitglied " VuiG - Verband für Unternehmensführung und IT-Service-Management in der Gesundheitswirtschaft e.v., Vorstandsmitglied (Schatzmeister) " GMDS - Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e.v., Arbeitsgruppe Informationssysteme im Gesundheitswesen (KIS), Vorstandsmitglied " VARD Vereinigung der Aufsichtsräte in Deutschland e.v.! Arbeitgeber: März AG, Vorstand 06.-07.02.2013, Entscheider-Event, Industrie Club, Düsseldorf Folie 3

Agenda! ENTSCHEIDERFABRIK: Kosten neutrale Lösungskonzepte! Projektpartner und Vorstellung der beteiligten Kliniken! Ausblick und Fazit Folie 4

Ziel der ENTSCHEIDERFABRIK 2006 fiel die Entscheidung, eine Arbeits- und Kommunikationsplattform zu gründen um Krankenhaus-Erfolg durch optimalen IT-Einsatz zu fördern! Das Konzept ENTSCHEIDERFABRIK verbindet 8 über 320 Kliniken (Unternehmensführung und Entscheidungsvorbereiter der Klinik-IT und Medizintechnik) 8 von den fördernden Verbänden gewählte Beratungshäuser und 8 über 75 Industrie-Unternehmen mit dem Ziel Lösungen für Probleme in den Geschäftsprozessen zu erarbeiten. Folie 5

Fördernde Verbände Die Mitglieder des IuiG-Initiativ-Rates Vertreter des VKD e.v. im IuiG-Initiativ-Rat und SPRECHER des Rates Peter Löbus Vertreter des bdvb e.v. im IuiG-Initiativ-Rat und Stv. Sprecher Dr. Pierre-Michael Meier Vertreter des BMC e.v. im IuiG-Initiativ-Rat Dr. Dominik Deimel Vertreter des BVMed e.v. im IuiG-Initiativ-Rat Joachim M. Schmitt Vertreter des BVMI e.v. im IuiG-Initiativ-Rat PD Dr. Günter Steyer Vertreter des CeMPEG e.v. im IuiG-Initiativ-Rat Dr. Andreas Zimolong Vertreter des DGG e.v. im IuiG-Initiativ-Rat Dr. Stephan H. Schug Vertreter des DGTelemed e.v. im IuiG-Initiativ-Rat Rainer Beckers Vertreter des DKI e.v. im Vertreter des femak e.v. im IuiG-Initiativ-Rat IuiG-Initiativ-Rat Kommissarisch Wolfgang Pföhler... Wilhelm Brücker Vertreter des GMDS e.v. im IuiG-Initiativ-Rat Prof. Dr. Peter Haas Vertreter des SPECTARIS e.v. im IuiG-Initiativ-Rat Jan Wolter Vertreter des TMF e.v. im IuiG-Initiativ-Rat Sebastian Claudius Semler Vertreter des VBGW e.v. im IuiG-Initiativ-Rat Dr. Armin P. Wurth Vertreter des EFA e.v. im IuiG-Initiativ-Rat Volker Lowitsch Vertreter des ViuG e.v. im IuiG-Initiativ-Rat Michael Schindzielorz 02/2013 6

Entscheiderzyklus: Entscheider-Event Ehrung der 2012 Teams und Wahl der 5 IT-Schlüssel-Themen 2013 : 11. Das Jahr 2013 MEDICA: Das Jahr 2014 MEDICA: Das Jahr 201 20. - 22.11. 12. - 15.11. Entscheider-Event: 06. - 07.02. Sommer-Camp: 10.- 11.06. Entscheider-Event: 05. - 06.02. Sommercamp: 23.-24.06. Entsch 00. - Q1 2013 Q2 2 Q3 2013 Q4 2013 Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014 Q1 2015 7

A:.11. Entscheiderzyklus: Sommer-Camp Ausarbeitung der haus-individuellen Entscheidungsvorlagen Das Jahr 2013 MEDICA: 20. - 22.11. Das Jahr 2014 Sommer-Camp: 10.- 11.06. Q2 2 Entscheider-Event: 05. - 06.02. Q3 2013 Das Jahr 201 Sommercamp: 23.-24.06. Entscheider-Event: 06. - 07.02. Q1 2013 MEDICA: 12. - 15.11. Q4 2013 Q1 2014 Q2 2014 Entsch 00. - Q3 2014 Q4 2014 Q1 2015 8

Entscheiderzyklus: Deutscher Krankenhaustag, 21.11.13 Präsentation der haus-individuellen Entscheidungsvorlagen : 11. Das Jahr 2013 MEDICA: Das Jahr 2014 MEDICA: Das Jahr 201 20. - 22.11. 12. - 15.11. Entscheider-Event: 06. - 07.02. Sommer-Camp: 10.- 11.06. Entscheider-Event: 05. - 06.02. Sommercamp: 23.-24.06. Entsch 00. - Q1 2013 Q2 2 Q3 2013 Q4 2013 Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014 Q1 2015 9

Das Konzept der ENTSCHEIDERFABRIK Überblick 2013-2014 : 11. Das Jahr 2013 MEDICA: Das Jahr 2014 MEDICA: Das Jahr 201 20. - 22.11. 12. - 15.11. Entscheider-Event: 06. - 07.02. Sommer-Camp: 10.- 11.06. Entscheider-Event: 05. - 06.02. Sommer-Camp: 23.-24.06. Entsch 00. - Q1 2013 Q2 2 Q3 2013 Q4 2013 Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014 Q1 2015 10

Dr. Josef Düllings Zum fünf jährigen Jubiläum in 2012 Der ENTSCHEIDERFABRIK gratuliere ich herzlich zu ihrem Jubiläum. Qualität entsteht vor allem aus Nachhaltigkeit. Und das hat die ENTSCHEIDERFABRIK in den vergangenen fünf Jahren unter Beweis gestellt. Damit bestehen gute Voraussetzungen, dass sie als Forum für Entscheider insbesondere aus Krankenhäusern und IT-Unternehmen mit spannenden und innovativen Ideen die beste Zeit noch vor sich hat. Zur Person: Dr. Josef Düllings ist Präsident des VKD - Verband der Krankenhausdirektoren Deutschlands e.v. und Hauptgeschäftsführer der St. Vincenz Gruppe. 06.-07.02.2013, Entscheider-Event, Industrie Club, Düsseldorf Folie 11

ENTSCHEIDERFABRIK Ergebnis, Qualitätsschleife Entscheider IT muss KH- Unternehmensführung helfen die Ziele zu erreichen Lieferung Qualität / Quantität Erfolgreiche Zusammenarbeit: In den Kliniken und mit der Industrie Erwartungen IT muss ( will ) sich fachlich und methodisch weiterbilden, um die Erwartungen erfüllen zu können Lieferfähigkeit zur Erwartungserfüllung Entscheidungs - vorbereiter Folie 12

Fördernde Unternehmen Wettkämpfer um die 5 IT-Schlüssel-Themen der Klinik Unternehmensführung in 2014: Feedback Geber 2014 : Medienpartner: 06/2013

Entscheiderwerkstätten In Kliniken organisierte Workshops, z.b. Uniklinik Aachen Neue Geschäftsmodelle für Kliniken und Verbünde am 21.-22.03.2013: 1. Vertragsgestaltung u. Aufbauorganisation: Geschäftsmodelle, Strategien um von diesen zu profitieren 2. Projektmanagement u. Ablauforganisation : Verantwortlichkeiten, Finanzierung, Change Management 3. Technik: Intersektorales Schnittstellen Management 4. Bedeutung der Verbände EFA e.v., IHE Deutschland Dinner Speech: Dr. Nigal Millar, CMO, Neuseeland Künftige Workshops:! Erlössicherung im Klinikum Ingolstadt, 10.-11.10.2013! Regional Gesundheitszentren, im Gesundheitszentrum Bad Lippspringe, 03.-04.04.2014 Folie 14

Mehrmals pro Jahr tagendende Arbeitsgruppen IT-Benchmarking, ECM-Sysgteme u. IHE und Datenschutz Arbeitsgruppen 1. IT-Benchmarking 2. ECM-Systeme und IHE 3. Datenschutz-Benchmarking Entscheider-Event 2013: 06.-07.02.2013 15

Effizienzsteigerung im Patientenkontakt durch elektronischen Ersatz von patientenunterschriebenen Dokumenten (Patientenaufklärung 2.0) Folie 16

Das Projektteam Thomas! Kleemann! Klin. Ingolstadt! Axel! Maier! Klin. Ingolstadt! Andreas! Schneider! Bethesda-KH Wuppertal! Dirk! Schader! Bethesda-KH Wuppertal! Dr. Daniel! Rüßing! Bethesda-KH Wuppertal! Georgy! Bratkov! Bethesda-KH Wuppertal! Dr. Lars! Backen! Bethesda-KH Wuppertal! Thomas! Pettinger! Thieme Compliance! Sven! Fröbel! Thieme Compliance! Reinhold! Tokar! Thieme Compliance! Hubert! Köferl! Thieme Compliance! Dr. Carl! Dujat! promedtheus! Folie 17

Patientenaufklärung im klinischen Alltag Szenario planbare OP Pflege Entlassun g Anmeldung Wartezimmer Arzt-/Patientengespräch OP Folie 18

Herausforderung BISHERIGER ABLAUF ZUKÜNFTIGER ABLAUF Aufklärungsbögen in benötigten Sprachen bestellen BESTELLWESEN/ LAGERHALTUNG Übernahme der Patientendaten aus dem KIS BESTELLWESEN/ LAGERHALTUNG Aushändigen des Bogens an den Patienten Digitale Anamnese DIGITAL OHNE MEDIENBRUCH Ausfüllen PC-gestützte Auswertung und Bearbeitung des Bogens Ergänzung durch Multimediagestützte Aufklärung Unterschriften Elektronische Unterschrift Archivierung in Patientenakte GGF. SCANNEN PAPIERARCHIV Elektronische Archivierung als pdf/a im KIS GGF. SCANNEN PAPIERARCHIV Folie 19

Die moderne Patientenaufklärung Wartezimmer Arzt-/ Patientengespräch Arztmodul Patientenzimmer Anmeldung Patientenmodul Bogenmodul 20

Übergeordnete Ziele 1. Prozesstransparenz erhöhen 2. Prozesssicherheit erhöhen 3. Revisionssicherheit erhöhen 4. Kosten senken / reduzieren 5. Servicequalität für PatientInnen erhöhen 6. Integration in KIS / EPA verbessern / umsetzen Folie 21

Anforderungs- bzw. Maßnahmenkatalog 1 KONZEPTIONELL! Für digital-totalverweigerer soll ein Flyer mit den häufigsten Fragen zur digitalen Signatur erstellt werden, um für diesen Fall gerüstet zu sein.! Ggf. sollen unterstützende Medien (Argumentationshilfe, Poster, Beispielpads, etc.) zur Verfügung gestellt werden.! Bevorzugte Eingriffe der NeuCh sind! lumbaler Bandscheibenvorfall (CN1)! HWS Bandscheibe (CN8)! Spinalstenose (CN3)! Angestrebt sind etwa 100 deutschsprachige Patienten über den Testzeitraum.! Papierlos bedeutet in diesem Fall nicht 100% papierlos (Infoteil wird voraussichtlich ausgedruckt) Folie 22

1. Inhaltliche Anforderungen BEIDE HÄUSER Maßnahmenkatalog: 1.1 Design Muster-HL7-Nachricht: KIS -> ECP > Archiv 1.2 Schnittstelle in das KIS in Ingolstadt und die Eigenentwicklung Medi-Cockpit in Wuppertal bzgl. des Dokumentenstatus 1.3 Info-Flyer für Patienten (FAQ zur digitalen Signatur) 1.4 Startvideo für Patientenoberfläche (Starten Sie bitte hier ) 1.5 Schulung Mitarbeiter (Pflege-/Aufnahmekräfte, Ärzte) 1.6 Sensibilisierung der Ärzte für neue Art der Aufklärung 1.7 Wahl des geeigneten Signaturverfahrens (Machbarkeit vs. Rechtsanspruch) 1.8 Konsultierung Haftpflichtversicherer 1.9 Klärung Löschung und mögliche Wiederverwendung der ausgefüllten Bögen (juristisch und funktional) 1.10 Evaluierung Testbetrieb (Bogen für Patient und Personal) Folie 23

2. Technische Anforderungen Wuppertal Maßnahmenkatalog: 2.1 Neurochirurgische Station: P02-Visitenwagen 2.2 3 Signatur-Pads für Arzt-/Patientensignatur (1 Arztzimmer Station, 2 Termin-Ambulanz) 2.3 Termin-Ambulanz Unfallchirurgie: 1 ipad 2.4 Station Unfallchirurgie: 1 ipad 2.5 Anbindung über vorhandenes WLan Folie 24

3. Technische Anforderungen Ingolstadt Maßnahmenkatalog: 3.1 Test im ambulanten OP-Zentrum 3.2 Festlegung der endgültigen technischen Varianten (mehrere Endgeräte vorhanden, ipad, NCR-Terminals) 3.3 Signatur-Pads für Arzt-/Patientensignatur 3.4 Anbindung über vorhandenes WLan 06.-07.02.2013, Entscheider-Event, Industrie Club, Düsseldorf Folie 25

Anforderungs-Analyse: Priorisierung Dringlichkeit Forderung C Forderung A Sehr dringlich aber kaum wichtig Sehr dringlich und sehr wichtig neutral Wichtigkeit Forderung D Forderung B Nicht dringlich und nicht wichtig Kaum dringlich aber sehr wichtig Folie 26

Anforderungs-Analyse: Priorisierung BEIDE HÄUSER Wuppertal Ingolstadt 3.4 WLan 3.2 Technik neutral Dringlichkeit 1.8 Versicherer 3.1 Test AOP 3.3 Pads 2.4 ipad 1.3 INFO 1.10 Test 1.4 Video 1.1 HL7 1.2 KIS 1.9 Bögen 1.5 Schulung Wichtigkeit 2.5 WLan 1.6 Ärzte 1.7 Signatur 2.1 P02 2.4 ipad 2.2 Pads 2.3 ipad 06.-07.02.2013, Entscheider-Event, Industrie Club, Düsseldorf Folie 27

Rahmenbedingungen ( 1 / 4 ) Patientenrechtegesetz: 630e: Dem Patienten sind Abschriften von Unterlagen, die er im Zusammenhang mit der Aufklärung oder Einwilligung unterzeichnet hat, auszuhändigen. (Gesetzentwurf RegE) Papiergebundener Arbeitsprozess Dem Patienten muss von kompletten Papieraufklärungsbogen (bis zu 6 Seiten!) eine Kopie erstellt und ausgehändigt werden. Bis zu 20 Seiten zzgl. Kopieraufwand zzgl. Scan für Archiv Elektronischer Arbeitsprozess Per Knopfdruck wird dem Patienten eine Kopie des Aufklärungsbogens in Papierform erzeugt. Druck von bis zu 10 Seiten Keine Kopie, kein Scan Elektronischer Arbeitsprozess Per Knopfdruck wird dem Patienten eine Kopie des Aufklärungsbogens in elektronischer Form erzeugt. # Kein Druck # Keine Kopie Kein Scan 06.-07.02.2013, Entscheider-Event, Industrie Club, Düsseldorf Folie 28

Status AGAPLESION BETHESDA-KH! Um die Prozesse in den klinischen Abläufen optimal unterstützen zu können, ist eine hohe Integration der Systeme notwendig.! Aus dem KIS (Medico) erfolgt die Zuweisung der benötigten Aufklärungsbögen zu den angeforderten Untersuchungen.! Der Patient meldet sich mit einer eindeutigen Bogennummer und seinem Geburtsdatum in e-compliance Pro an.! Die Beantwortung der benötigten Angaben kann jederzeit durch den Patienten unterbrochen und fortgesetzt werden. Folie 29

Status AGAPLESION BETHESDA-KH Der Bogenstatus wird im MediCockpit angezeigt.! Im Abschließenden Aufklärungsgespräch werden die Angaben des Patienten im Aufklärungsbogen übernommen und können dort ergänzt / geändert werden.! Patient und Arzt fügen ihre elektronische Unterschrift mittels Signaturpad hinzu.! Im Anschluß erfolgt die Übernahme der unterschriebenen Dokumente in das Langzeitarchiv SE PAVAS per HL7. Hier erhalten die Dokumente zusätzlich einen Zeitstempel. Folie 30

Status Klinikum Ingolstadt: Anwenderakzeptanz Die Verwendung von zwei Bildschirmen steigert die Anwenderakzeptanz bei Patient und Arzt. Durch die Skalierbarkeit auf dem Bildschirm können Patienten mit einer Sehbehinderung den Ausführungen des Arztes besser folgen 31

Status Klinikum Ingolstadt: HL7-Datenfluss Daten&Gateway Klinischer9Arbeitsplatz OMG^O19 ORC.2&=& SC ORC.5&=& CM Status! Bogen&wird&vom&Patienten& unterschrieben&und&durch& den&arzt&abgeschlossen Aufklärungsbögen ORU^R01 OBX.5&=& Kompletter&Text MDM^T01&oder MDM^T02 PDF&Link DFT^P03 Lanfübermittlung Daten&Gateway Klinischer9Arbeitsplatz Leistungsanforderung Bogenzuordnung Ausfüllen begonnen Daten&Gateway Digitale9Patientenakte Ausfüllen beendet Daten&Gateway Controlling Storno der Leistung Befund Bogen unterschreiben PDF Ablehnung durch Arzt/Patient Leistung Link Folie 32

Der Workflow - Anforderung einer OP Folie 33

Der Workflow Die Prämedikation und Aufklärung des Patienten Folie 34

Der Workflow Ansicht in SOARIAN Folie 35

Der Workflow Der Aufklärungsbogen im KIS Folie 36

Die Windows 8 App Folie 37

Ausblick! Das Konzept zur digitalen Patientenaufklärung! ist erarbeitet und! erfolgreich verprobt (technisch / organisatorisch).! Die Machbarkeitsstudie mit echten Patienten ist abgeschlossen.! Die Ergebnisse flossen in finale Designs der digitalen Aufklärungsprozesse ein und erste Kliniken sind produktiv. Folie 38

Zusammenfassende Empfehlung Datenschutz Workshop vom 25.06.2013! Insbesondere Dokumentationsprozesse, welche konkurrierenden Gesetzen und Normen unterliegen, d.h. Datenschutzgesetze vs. MBOÄ/Medizinrecht/Röntgenverordnung/etc., sind explizit zu benennen und die Haus interne Anwendung ist Krankenhaus individuell zu beschreiben.! Die Prozessbeschreibung ist im Organisationshandbuch zu verorten.! Dazugehörig ist eine entsprechenden Dienstanweisung zu verfassen und die betroffenen Mitarbeiter sind in dieser zu unterweisen.! Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die zu beschreibenden Prozesse von Medienbrüchen frei sind. Folie 39

Agenda! ENTSCHEIDERFABRIK: Kosten neutrale Lösungskonzepte! Projektpartner und Vorstellung der beteiligten Kliniken! Ausblick und Fazit Folie 40

Welche Botschaften sollte SIE mit nach Hause nehmen?! Die ENTSCHEIDERFABRIK liefert! in Zusammenarbeit zw. Kliniken, Industrie und Berater Lösungen für Herausforderungen in den Geschäftsprozessen.! den Kliniken in neun (9) Monaten zw. Entscheider-Event und MEDICA ein hochwertiges Problem-Lösungskonzept. Abgesehen von den eigenen Personalkosten entstehen keine weitere Kosten.! Die Projekte! führen zu Erlössicherung.! steuern durch besseren Personleinsatz und Anwenderzufriedenheit dem Ärzte- und Fachkräftemangel entgegen (Entlastung der Mitarbeiter bei mobiler digitaler Vorhaltung)! bewirken eine Verbesserung Ihrer Situation gegenüber der Konkurrenz, den Kostenträgern und den Haftpflichtversicherern. Folie 41

Zusammenfassung! Das Ziel! Gewinnung der Krankenhaus Unternehmensführung! Das Konzept! Die Beteiligten! Der Nutzen der Beteiligten! Wie kann man sich beteiligen! Berichte & Entscheiderwerkstätten! Preise bzw. Kosten Folie 42

Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Pierre-Michael Meier ENTSCHEIDERFABRIK IuiG-Initiativ-Rat Stv. Sprecher Rochusweg 8 D-41516 Grevenbroich Tel: +49(0)2182-57 03 60 Fax: +49(0)2182-57 03 42 Mobil: +49(0)170-23 03 11 1 E-Mail: Pierre-Michael.Meier@vuig.org Web: www.entscheiderfabrik.com Folie 43