Detaillierte Beschreibung des Ausleihverfahrens und der damit verbundenen Verwaltungsaufgaben im Jahr 2010 Stand: 26.02.2010 Vorarbeiten Zur Einrichtung eines Ausleihsystems für Schulbücher wurden im Vorfeld die damit verbundenen Raumfragen sowie die technischen Voraussetzungen für die Umsetzung an allen Schulen (EDV Ausstattung, Beschaffung Strichcodescanner, Anschluss an das Internet etc) in Zusammenarbeit der Schulträger mit den Schulleitungen geklärt. Die Schulen wurden entsprechend den technischen Erfordernissen der Durchführung der Schulbuchausleihe ausgestattet. Von den Schulträgern wurden in Abstimmung mit den Schulleitungen für jede Schule Schulkonten eingerichtet, über die die Beschaffung der Schulbücher von den Schulbuchkoordinatoren abgewickelt wird und auf die die Einzahlungen der Leihentgelte sowie die Erstattung der Entgelte für die nach dem Schülerförderungsgesetz Förderberechtigten erfolgen. Das Ministerium für Bildung prüft die Anträge der Schulträger nach dem Schüfög und weist zeitnah die Förderbeträge an. Nach Auswertung der Vorschläge aus dem Bereich der Schulträger zur Anpassung der Schulbuchverwaltungssoftware wird das Ministerium für Bildung einen entsprechenden Auftrag erteilen. Ziel ist, dass die verbesserte Version im Mai zur Verfügung steht. Freistellung vom Leihentgelt Die Anträge zur Freistellung vom Leihentgelt werden den Schüler/-innen bereits mit dem Halbjahreszeugnis am 29. Januar ausgehändigt. Auf diese Weise wird ausreichend Zeit für die Antragsbearbeitung durch die Ämter für Ausbildungsförderung eingeräumt.
Bei der Entgegennahme von Freistellungsbescheiden ist Folgendes zu beachten: Die von den Ämtern erstellten Freistellungsbescheide müssen im Original an der Schule abgegeben werden, falls der Schulträger keine andere Regelung trifft. Das Original trägt eine Unterschrift und einen Stempel des zuständigen Amtes für Ausbildungsförderung. Bescheide, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, müssen zurückgewiesen werden und berechtigen nicht zur kostenlosen Teilnahme am Ausleihsystem. Bei Zweifeln an der Echtheit des Bescheides ist das zuständige Amt für Ausbildungsförderung zu kontaktieren. Die Freistellungsbescheide müssen u. a. wegen eventueller Prüfungen durch den Rechnungshof aufbewahrt werden. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist dafür Sorge zu tragen, dass die Bescheide sicher verwahrt werden. Weiterentwicklung der Software; kostendeckendes Leihentgelt Die Schulbuchverwaltungssoftware, die zur elektronischen Unterstützung der Ausleihe dient, wurde vom Ministerium für Bildung beschafft und von den Schulträgern eingesetzt. Die Weiterentwicklungen der Software werden vom Ministerium für Bildung veranlasst und es werden erneut Schulungen der Schulbuchkoordinatoren/innen angeboten. Einen wesentlichen Bestandteil der Weiterentwicklung der Schulbuchverwaltungssoftware stellt ein Modul zur Ermittlung kostendeckender schulspezifischer Leihentgelte aus den Schulbuchlisten der jeweiligen Schule dar. Zur Berechnung der jährlichen Kosten für die Wiederbeschaffung von Büchern gehen die Kosten eines Buches pro Ausleihjahr und eine Gewichtung bzgl. des Anteils der Schüler/-innen einer Klassenstufe, die das jeweilige Buch benutzen, in die Berechnung ein. Diese Gewichtung wird sich auf die Ausleihdaten des jeweiligen Vorjahres stützen. Da die Entscheidung zur Verwendung von Lektüren in vielen Fällen erst nach der Aufstellung von Schulbuchlisten getroffen werden kann, ist vorgesehen, die Kosten für Lektüren durch eine Pauschale in die Berechnung der Leihentgelte einfließen zu lassen.
Die Berechnung der Leihentgelte wird dadurch für Eltern, Schulen und Schulträger transparent. Der Algorithmus zur Berechnung der Leihentgelte, eine detaillierte Verfahrensbeschreibung zur Ermittlung und Festsetzung der Leihentgelte wurde den Schulträgern im Februar zur Verfügung gestellt. Der Februar konnte daher genutzt werden, um eine erste Berechnung des Leihentgeltes auf der Grundlage der Verleihdaten des Schuljahres 2009/2010 vorzunehmen und der Schulleitung mitzuteilen. Die Leihentgelte für das Schuljahr 2010/2011 müssen spätestens auf dem Anmeldeformular zur Teilnahme an der Ausleihe bekannt gegeben werden. Dieses soll wenn möglich - bei den Anmeldungen für die Klassenstufe 5 (9. 16. März) bzw. unmittelbar vor den Osterferien zusammen mit den Schulbuchlisten an die Schüler/- innen verteilt werden. Dazu werden die Schulleitungen dem Schulträger bzw. dem für ihre Schule zuständigen Schulbuchkoordinator die neuen Schulbuchlisten bis 1. März zur Verfügung stellen. Die Schulbuchkoordinatoren/innen werden so in die Lage versetzt, das kostendeckende Leihentgelt für das Schuljahr 2010/2011 zu ermitteln. Für den Fall, dass die Leihentgelte erheblich über denen des laufenden Schuljahres liegen, muss in einem zweiten Schritt geprüft werden, ob das Leihentgelt durch entsprechende Anpassung der Schulbuchlisten verringert werden kann. Ein erheblicher Anstieg liegt vor, wenn das so berechnete Leihentgelt für - Grundschulen mehr als 60, - Gesamtschulen und Erweiterte Realschulen mehr als 85 und - Gymnasien mehr als 90 beträgt. Für die beruflichen Schulen wurden folgende Obergrenzen für das Schuljahr 2010/2011 festgelegt:
Schulform Obergrenze Leihentgelt Berufsvorbereitungsjahr Produktions- und Werkstatt-Schule 30,00 Berufsgrundbildungsjahr alle Berufsfelder 40,00 Berufsgrundschule 40,00 Berufsfachschule Handelsschule Gewerbeschule Sozialpflegeschule BFS für Kinderpflege BFS für Haushaltsführung und ambulante Betreuung Fachoberschule Wirtschaft Technik Naturwissenschaft und Umwelttechnik Technische Informatik Design Lebensmitteltechnologie Sozialwesen 30,00 50,00 40,00 25,00 30,00 Höhere Berufsfachschule für Fremdsprachen in Wirtschaft und Verwaltung 90,00 Fachschule Akademie der Erzieher/-innen (Fachschule für Sozialpädagogik) 90,00 Oberstufengymnasium alle Fachrichtungen 90,00 Das Ministerium für Bildung setzt die Leihentgelte formal fest. Dazu wird die Schulbuchverwaltungssoftware um eine Funktion erweitert, die auf der Grundlage der Ausleihdaten des Vorjahres das Leihentgelt berechnet. Die Höhe des Leihentgelts wird wesentlich durch die Auswahl der Schulbücher bestimmt. Durch Veränderungen der Bücherauswahl wird transparent die Höhe des Leihentgelts verändert. Sobald das Leihentgelt durch Erstellung der Schulbuchliste ermittelt ist, erfolgt eine Mitteilung an das Ministerium, das die Liste durch Sperren gegen spätere Veränderungen bestätigt. Wenn die im vorherigen Abschnitt festgesetzte Obergrenze eingehalten ist, ist durch die Schulen bzw. Schulträger nichts weiter zu veranlassen. Bei Überschreiten der Obergrenze bedarf es einer gesonderten Genehmigung durch das Ministerium für Bildung. Die Schulbuchlisten, die Grundlage der Berechnung der Leihentgelte waren, bilden auch die Grundlage für die Beschaffung von Büchern zur Ausleihe.
Mit der oben dargestellten Berechnung der Leihentgelte können nicht alle Risiken bzgl. der Finanzierung der Schulbücher berücksichtigt werden. Das Ministerium für Bildung beabsichtigt daher bei der Fortschreibung der Vereinbarung des Landes mit den Schulträgern zur Einführung der Schulbuchausleihe auch über eine Beteiligung an den durch die in der Anlage 1 genannten Entwicklungen entstehenden Finanzierungsdefizite zu verhandeln. Information der Eltern Die Information der Eltern und Schüler/-innen über das Ausleihsystem erfolgt durch die Lehrkräfte mittels Weitergabe eines aktualisierten Infoflyers des Ministerium für Bildung vor den Osterferien und eines Formulars zur Erklärung der Teilnahme/Nichtteilnahme an der Schulbuchausleihe sowie der Information über die Schulbuchlisten für das jeweils folgende Schuljahr durch die sog. Ranzenpost an alle Schüler/-innen. Zukünftig verpflichten sich die Eltern bei der Anmeldung zur Teilnahme an der Ausleihe, die Bücher, die mehrmals verliehen werden, mit einem Schutzumschlag zu versehen. Schulneulinge sowie Schulwechsler haben in der Regel bereits eine Vorabinformation erhalten. Dazu wurden Elterngespräche, Anmeldungen, Elternabende etc. genutzt. Anmeldung Das Anmeldeformular enthält auch die Information über die Höhe des schulspezifischen Leihentgeltes. Die Eltern/Volljährigen geben die verbindliche Anmeldung zur Teilnahme bzw. die Erklärung der Nichtteilnahme bis zum Stichtag (in der Regel 1. Mai; an beruflichen Schulen in der Regel bis zum letzten Schultag vor Beginn der Sommerferien; Ausnahmen gelten für Schulwechsler bzw. Schulneulinge, soweit diese sich nicht bei der Anmeldung rechtzeitig erklären konnten) in den Schulen ab. Gegebenenfalls erinnern
die Lehrkräfte an die Abgabe der Meldungen. Bei der Abgabe der Anmeldung erhalten alle Eltern/Volljährigen die Informationen, Vordrucke etc. zur Zahlung des Leihentgeltes. Bei den Schüler/-innen der Förderschulen, den Integrationsschüler/-innen sowie den in Schulen der Regelform gemäß 4 Absatz 1 Satz 2 des Schulordnungsgesetzes unterrichteten Schüler/-innen mit sonderpädagogischem Förderungsbedarf ist die Feststellung der Förderberechtigung durch das Amt für Ausbildungsförderung nicht erforderlich. Die Förderberechtigung steht in diesen Fällen bereits durch die Zugehörigkeit zu einer Förderschule bzw. zum Kreis der an einer Regelschule gemäß Schulordnungsgesetz unterrichteten Schüler/-innen mit sonderpädagogischem Förderungsbedarf fest. Zahlung der Entgelte Eltern/Volljährige, die sich zur Teilnahme am Ausleihsystem angemeldet haben, zahlen in der Regel bis zum 1. Juni des jeweiligen Schuljahres, an beruflichen Schulen spätestens bis zum letzten Werktag der ersten Woche der Sommerferien die Entgelte auf das jeweilige Schulkonto ein oder weisen gegenüber den vom Schulträger mit dieser Aufgabe an den Schulen Beauftragten nach, dass sie von der Zahlung des Leihentgeltes befreit sind. Bei den o. g. Schüler/-innen mit sonderpädagogischem Förderungsbedarf braucht der Nachweis nicht geführt zu werden. Beschaffung der Bücher Der Bedarf für die Beschaffung von Schulbüchern zur Ausleihe für das Schuljahr 2010/2011 wird auf der Grundlage der Schulbuchlisten unter Berücksichtigung - der verbindlichen Anmeldungen - der Abschätzung der voraussichtlich zurückgegebenen ausgeliehenen Bücher (Einschätzung einer Ausfallquote nicht zurückgegebener oder nicht mehr brauchbarer Bücher, Rückgabe von Mehrjahresbänden durch Schüler/-innen, die im Vorjahr an der Ausleihe teilgenommen haben und nicht mehr teilnehmen) von den Schulbuchkoordinatoren/-koordinatorinnen unter Beteiligung der Schulleitung ermittelt.
Dabei ist zu beachten und von den Lehrkräften in Erfahrung zu bringen, ob evtl. Bücher länger in Benutzung bleiben als ursprünglich vorgesehen, so dass eine Rückgabe nicht zum Schuljahresende erfolgen kann. Die Auswertung der Ausleihdaten für das Schuljahr 2009/2010 ergibt auch Hinweise, dass evtl. an Schulen Bücher, die in einer Klassenstufe alternativ verwendet werden (beispielsweise unterschiedliche Bücher für unterschiedliche Kurse) an alle an der Ausleihe teilnehmenden Schüler/-innen ausgeliehen bzw. ihnen zugewiesen wurden. Die Beibehaltung dieser Praxis würde zu überhöhten Wiederbeschaffungskosten und zu überhöhten Leihentgelten führen und muss daher korrigiert werden. Die Bestellungen sollten möglichst innerhalb von drei Wochen nach dem Anmeldestichtag erfolgen. Die Anlieferung der Bücher an die allgemeinbildenden Schulen sollte (in der Regel) zum Schuljahresende bzw. Beginn der Sommerferien erfolgen; für die beruflichen Schulen gilt dies sinngemäß. Absprachen mit der Buchhandlung, bei der die Bücher bestellt wurden, werden empfohlen. Binnen 30 Tagen nach Erhalt der Bücher müssen die Rechnungen beglichen werden. Inventarisierung und Vorbereitung der Ausleihe Alle in das Ausleihverfahren einbezogenen Schulbücher (auch die Arbeitshefte) werden inventarisiert und möglichst in den Sommerferien zu Paketen zusammengestellt. Vor Beginn des neuen Schuljahres werden mittels der entsprechenden Software an den Schulen (klassenweise) Listen der zur Ausleihe Berechtigten erstellt. Dabei werden die Daten der Schulbuchkonten über diejenigen, die das Entgelt eingezahlt haben, zusammengeführt mit den Angaben über die Freistellungen, die an den Schulen eingereicht wurden. Ausgabe der Bücher
Die Ausgabe der Bücher nach Terminvergabe und nach Schulklassen zum Unterrichtsbeginn im neuen Schuljahr hat sich bewährt; die Schulträger sind aber frei darin, möglichst in Absprache mit den Schulleitungen andere Lösungen für den Zeitpunkt und die Organisation der Abgabe der verliehen Bücher zu finden. Es wird dokumentiert, wer welche Bücher erhalten hat. Eltern/Schüler/-innen sind verpflichtet, die Bücher, die mehrmals ausgeliehen werden, einzubinden. Rücknahme der ausgeliehenen Schulbücher des Schuljahres 2009/2010 Eltern/Volljährige sind verpflichtet, zum Schuljahresende oder beim Verlassen der Schule die ausgeliehenen Bücher in angemessenem Zustand zurückzugeben; diese werden auf ihre Beanspruchung geprüft. Arbeitshefte und Lektüren, die beschrieben werden, brauchen nicht zurückgenommen bzw. zurückgegeben werden. (Für den Fall, dass ein Schulträger auf der Rückgabe besteht, muss er selbst die betroffenen Eltern/Schüler/-innen dazu verpflichten.) Es wird daran gearbeitet, dass die Software diese Vorgehensweise angemessen unterstützt. Auch verliehene Schulbücher, die mehrere Schuljahre in Gebrauch sind, müssen zum Schuljahresende 2009/2010 nur dann zurückgegeben/zurückgenommen werden, wenn der Schüler/die Schülerin im Schuljahr 2010/2011 nicht mehr an der Ausleihe teilnimmt. Das Ministerium für Bildung wird durch entsprechende Hinweise, wann der Zustand eines Schulbuches für eine erneute Ausleihe geeignet ist, dazu beitragen, dass eine möglichst einheitliche Handhabung erfolgen kann. Unmittelbar bei der Rückgabe soll die Prüfung auf Vollständigkeit und Zustand der geliehen Bücher erfolgen. Jede andere Vorgehensweise lässt Probleme erwarten für den Fall, dass ein Schadenersatzanspruch nachträglich geltend gemacht werden muss. Auch bei der Rückgabe hat sich in anderen Bundesländern ein Vorgehen nach Klassen und Terminvorgaben bewährt. Bzgl. des optimalen Zeitpunktes für die Rückgabe
wird eine Abstimmung zwischen Schulträger und Schulleitung empfohlen. Das Ministerium für Bildung wird in geeigneter Form auf die Schulleitungen zugehen und diese auf die Notwendigkeit der Zusammenarbeit hinweisen. Eine schriftliche (evtl. vorläufige) Bestätigung über die Rückgabe der Bücher unmittelbar bei der Rückgabe erscheint notwendig, Es wird geprüft, in welcher Form auch dieser Schritt durch die Schulbuchverwaltungssoftware unterstützt werden kann. Die Schulträger informieren die Schulleitungen darüber, wer diese Aufgaben an der jeweiligen Schule übernommen hat. Verpflichtungen der Beteiligten Die Schulträger beauftragen Schulbuchkoordinatorinnen und Schulbuchkoordinatoren mit - der Koordinierung der Verwaltungsaufgaben im Bereich der Schulbuchausleihe und der Aufgabe, als ganzjährige Ansprechperson für die Schulbuchausleihe an der Schule zur Verfügung zu stehen, - der Vorbereitung der Beschaffung der Bücher auf der Grundlage der Anmeldungen zum Ausleihsystem und der Schulbuchlisten der jeweiligen Schule, - der Berechnung der zukünftigen Leihentgelte mittels der vom Ministerium für Bildung zur Verfügung gestellten Software auf der Grundlage der Schulbuchlisten der jeweiligen Schule der Weitergabe der Information an das Ministerium für Bildung, dass die Berechnung des Leihentgeltes der jeweiligen Schule abgeschlossen ist. Darüber hinaus stellt der Schulträger sicher: - durch entsprechenden Datenabgleich, dass nur berechtigte Schüler/-innen an der Ausleihe teilnehmen, - die Erledigung der mit der Anlieferung, der Inventarisierung und der Zusammenstellung der Schulbücher zu Leihpaketen nach Schulklassen verbundenen Aufgaben, - die Entgegennahme der ausgeliehenen Bücher zum Ende des Schuljahres,
- die Überprüfung des Zustandes der Bücher und gegebenenfalls die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen. Die Lehrkräfte an den Schulen, - sorgen für die Ausgabe der Anmeldeformulare nach landeseinheitlichem Muster, vorbereiteter Überweisungsträger oder ähnlicher Unterlagen zur Zahlung des Leihentgeltes und der Anträge zur Freistellung vom Leihentgelt durch die Ämter für Ausbildungsförderung, - stehen Eltern und Schüler/-innen zur Information und Beratung zur Verfügung - kooperieren mit dem Personal des Schulträgers bei der Ermittlung der kostendeckenden Leihentgelte, der Organisation von Ausleihe und Rückgabe der Bücher