Thunderbird E-Mail-Funktionen

Thunderbird E-Mail-Funktionen

Thunderbird... ist ein Programm zum Versenden und Empfangen von E-Mails.... kann mit Hilfe von Adressbüchern E-Mail-Adressen und Kontaktdaten verwalten.... kann mit Hilfe von Add-ons erweitert werden.... wird als OpenSource von der Mozilla Foundation bereitgestellt. Bezugsquellen: http://www.mozilla-europe.org/de/products/thunderbird/ ftp://ftp.rrzn.uni-hannover.de/pub/mirror/mozilla/thunderbird/releases/ OpenOffice 15.10.08 Folie 2 Thunderbird 03.09.08 Seite 2

... öffnen und schließen... öffnen: Mit Hilfe des Icons auf dem Desktop kann das Anwendungsprogramm geöffnet werden. Über das Start-Menü von Windows kann Thunderbird geöffnet werden.... beenden: Mit Hilfe der Schließen-Schaltfläche in der Titelleiste von Thunderbird kann das Anwendungsprogramm geschlossen werden. Wählen Sie das Menü Datei Beenden aus. OpenOffice 15.10.08 Folie 3 Thunderbird 03.09.08 Seite 3

Aufbau von Thunderbird Nachrichten- / Themenliste Konten - / Ordnerliste Nachrichtenvorschau OpenOffice 15.10.08 Folie 4 Thunderbird 03.09.08 Seite 4

Titelleiste Die Titelleiste enthält... am linken Rand das Systemmenü. Dieses Menü enthält Befehle, die die Anwendung selber betreffen.... den Namen des geöffneten Ordners. Hier ist der Ordner Gesendet geöffnet.... am rechten Rand Icons zum Minimieren, Schließen, Verkleinern sowie Vergrößern der Anwendung. OpenOffice Folie 5 Thunderbird 03.09.08 Seite 5

Menüleiste... enthält verschiedene Pull-Down-Menüs. Mit Hilfe der Menünamen werden die verschiedenen Menüs geöffnet. Menüeinträge, die rechts von der Bezeichnung einen Pfeil besitzen, öffnen ein weiteres Menü. Menüeinträge, die mit drei Punkten enden, öffnen ein Dialogfenster oder Assistenten zum Einstellen von Optionen. OpenOffice Folie 6 Thunderbird 03.09.08 Seite 6

Symbolleiste... stellt häufig genutzte Befehle in Form von Icons zur Verfügung. Mit Hilfe von Ansicht Symbolleisten können Symbolleisten ein- oder ausgeblendet sowie angepasst werden. OpenOffice Folie 7 Thunderbird 03.09.08 Seite 7

Konten- / Ordnerleiste engl. Folderpane.... ist die Schaltzentrale in Thunderbird.... verwaltet Konten und deren Ordner. Es werden alle Konten und Ordner hierarchisch angezeigt In folgender Reihenfolge werden die Ordner dargestellt. E-Mail-Konten, Lokale Ordner. Das Plus- oder Minuszeichen kennzeichnet ein Ordner mit Unterordnern. Mit einem Klick auf das Pluszeichen wird der Ordner geöffnet. Mit einem Klick auf das Minuszeichen wird der Ordner geschlossen. OpenOffice 15.10.08 Folie 8 Thunderbird 03.09.08 Seite 8

Jedes Konto hat einen Ordner für... empfangene Nachrichten.... gesendete Nachrichten.... gelöschte Nachrichten.... unerwünschte Werbung, Massen-Mails. Mit einem Klick auf den Konto- oder Ordnername wird der dazugehörige Inhalt in der Nachrichten- / Themenliste angezeigt. OpenOffice 15.10.08 Folie 9 Thunderbird 03.09.08 Seite 9

Ansicht - Ordner Alle Ordner... zeigt alle Ordner und Konten in der Liste an. Das Standard-E-Mail-Konto wird in der Hierarchie als erster Ordner auf der obersten Ebene eingebunden. Ungelesene Ordner... zeigen nur Ordner an, die ungelesene Nachrichten enthalten. Letzte Ordner... zeigt den zuletzt verwendeten Ordner an. Favoriten-Ordner... zeigt häufig verwendete Ordner sein.... erstellen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordnernamen und wählen das Menü Favoriten-Ordner aus. OpenOffice 15.10.08 Folie 10 Thunderbird 03.09.08 Seite 10

Ansicht - Fensterlayout... legt fest, wo welches Fenster angezeigt wird. Klassische Ansicht Breite Nachrichtenvorschau Ordnerliste Ordnerliste Nachrichtenliste Nachrichtenvorschau Nachrichtenliste Nachrichtenvorschau 3-Spalten Ansicht Ordnerliste Nachrichtenliste Nachrichtenvorschau OpenOffice 15.10.08 Folie 11 Thunderbird 03.09.08 Seite 11

Nachrichtenvorschau Klicken Sie auf eine Nachricht in der Nachrichten- / Themenliste. In der Nachrichtenvorschau werden erste Informationen zu der ausgewählten Nachricht angezeigt. Mit Hilfe von <F8> oder Ansicht Fensterlayout Nachrichtenvorschau blenden Sie diese aus. OpenOffice 15.10.08 Folie 12 Thunderbird 03.09.08 Seite 12

Vorsetzungen für das Einrichten eines Kontos Es ist eine E-Mail-Adresse vorhanden. Der Mail-Server für den Posteingang- und Postausgang ist bekannt. Benutzername und Passwort für das Mailkonto ist bekannt. Alle Angaben bekommen Sie von Ihren Administrator. OpenOffice 15.10.08 Folie 13 Thunderbird 03.09.08 Seite 13

E-Mail-Adresse Beispiel: [name]@[domainname] [name]... ist der Name des Postfachs auf einem Mailserver.... beschreibt den Nutzer eines Kontos.... besteht häufig aus dem Vor- und Nachnamen. Beispiel: otto.meyer@institutxxx.uni-hannover.de. Das Add-Zeichen trennt den Benutzernamen und den Domainnamen. Vor oder hinter dem Add-Zeichen dürfen keine Leerzeichen stehen. [domainname] identifiziert einen Mailserver und hat eine Kennung am Ende, die die Zugehörigkeit oder den Standort festlegt. Beispiele: uni-hannover.de. Die Sub-Domain befindet sich im Netz uni-hannover. Dieser Rechner ist in Deutschland registriert. rrzn.uni-hannover.de. Der Mailserver rrzn befindet sich im Netz uni-hannover.... sollte nur englischsprachige Buchstaben und Zahlen enthalten. OpenOffice 15.10.08 Folie 14 Thunderbird 03.09.08 Seite 14

Top-Level-Domain... nach einzelnen Ländern:.de Deutschland.dk Dänemark.uk Großbritanien.at Österreich.ch Schweiz... nach Benutzergruppen:.com Commercial (Kommerzielle Anbieter).edu Education (Bildungseinrichtungen der USA.).gov Government (Regierungsbehörden der USA).net Network (frei für jeden).org Non-Profit-Organisationen. Informationen: http://www.icann.org http://www.domainregistry.de/domainen.html OpenOffice 15.10.08 Folie 15 Thunderbird 03.09.08 Seite 15

Konto einrichten Es sind keine Konten vorhanden. Mit Hilfe des Import-Assistenten werden Informationen zu Konten und Adressbücher aus Outlook Express importiert. Anschließend wird der Konten-Assistent geöffnet E-Mail-Konten sind vorhanden. Klick auf das Menü Extras Konten. Mit Hilfe der der Schaltfläche Konto hinzufügen wird der Konten-Assistent geöffnet. OpenOffice 15.10.08 Folie 16 Thunderbird 03.09.08 Seite 16

1. Schritt: Art des Kontos auswählen... entsprechen einem virtuellen Diskussions-Forum.... entsprechen einem Nachrichten-Ticker auf einer Webseite. Die Nachrichten können ohne Aufruf der Webseite gelesen werden. In Abhängigkeit des gewählten Kontos wird der nächste Schritt aufgerufen. OpenOffice 15.10.08 Folie 17 Thunderbird 03.09.08 Seite 17

E-Mail-Konto einrichten Wählen Sie die Option E-Mail-Konto. Geben Sie die ihren Namen und die Adresse ihres E-Mail-Konto ein. Geben Sie den Posteingangs- und Postausgangsserver an. Geben Sie den Benutzernamen für den Posteingangsserver ein. Geben Sie einen Kontonamen ein. Zum Schluss werden alle Daten zur Überprüfung angezeigt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Fertigstellen wird das Konto angelegt. OpenOffice 15.10.08 Folie 18 Thunderbird 03.09.08 Seite 18

P[ost]O[ffice]P[rotocol]3 Benutzername und Passwort wird an den Mailserver gesandt. Die Post wird auf dem PC gespeichert. Der Mailserver überträgt, auf Anforderung, die Post in die Mailbox an ihren PC. OpenOffice 15.10.08 Folie 19 Thunderbird 03.09.08 Seite 19

I[neternet]M[essage]A[ccess]P[rotocol] Benutzername und Passwort wird an den Mailserver gesandt. Der Mailserver überträgt, auf Anforderung, die Post in die Mailbox an ihren PC.. Die Post kann auf dem PC sowohl als auch auf dem Server gespeichert werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 20 Thunderbird 03.09.08 Seite 20

Posteingangsserver Wählen Sie den Typ des Servers aus. Der Typ kann nachträglich nicht verändert werden. Alle E-Mail-Konten nutzen nur ein Posteingang-Ordner. Wenn geschäftliche und private E-Mail getrennt werden soll, muss diese Option deaktiviert werden. Von welchen Server möchten Sie die Post abholen? Die Informationen bekommen Sie von Ihren Administrator. Die Angaben können mit Hilfe von über Extras Konten geändert werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 21 Thunderbird 03.09.08 Seite 21

S[imple]M[ail]T[Transfer]P[rotocol] Benutzername und Passwort wird an ihren Mailserver gesandt. Der PC sendet E-Mails an einen anderen E- Mail-Server. OpenOffice 15.10.08 Folie 22 Thunderbird 03.09.08 Seite 22

Postausgangsserver Von welchen Server werden die zu versendenden E-Mails verschickt? Für jedes Konto kann ein eigener Postausgangsserver angelegt werden. Die Angaben können über Extras Konten geändert werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 23 Thunderbird 03.09.08 Seite 23

Nachrichten senden und empfangen Beim Start von Thunderbird werden automatisch E-Mails vom Server abgeholt. Eventuell muss der Benutzername und das Passwort zur Identifizierung eingegeben werden. Nach dem Start von Thunderbird können E-Mails manuell mit Hilfe von... Datei Neue Nachrichten abrufen Alle Konten abrufen von allen eingerichteten Konten versendet und empfangen werden.... Datei Neue Nachrichten abrufen [Kontoname] von einem bestimmten Konto versendet und empfangen werden. Es kann auch das Symbol Abruf in der Symbolleiste genutzt werden. Die empfangene Mail wird im Posteingang abgelegt. OpenOffice 15.10.08 Folie 24 Thunderbird 03.09.08 Seite 24

Nachrichten automatisch abholen Öffnen Sie das Menü Extras Konten und wählen Sie das gewünschte Konto in der Ordnerliste aus. Klicken Sie auf den Unterordner Server-Einstellungen. Im Bereich Server-Einstellungen auf der rechten Seite des Formulars... ermöglicht die erste Option das automatische Empfangen von Nachrichten. Mit Hilfe der zweiten Option wird ein Zeitintervall für das automatische Abholen von Nachrichten eingestellt. OpenOffice 15.10.08 Folie 25 Thunderbird 03.09.08 Seite 25

Verwalten von Nachrichten Stellen Sie das E-Mail-Format ein. Wählen Sie einen Editor zum Schreiben von E-Mail. Nachrichten werden gesendet und empfangen. OpenOffice 15.10.08 Folie 26 Thunderbird 03.09.08 Seite 26

E-Mail-Format Eine E-Mail sollte immer nur im Textformat geschrieben werden. Das Textformat bietet im Gegensatz zum HTML-Format nur grundlegende Formatierungen an. E-Mail im Textformat schreiben: Öffnen Sie das Menü Extras Konten und wählen Sie das gewünschte Konto in der Ordnerliste aus. Klicken Sie auf den Unterordner Verfassen & Adressieren. Deaktivieren Sie die erste Option im Bereich Verfassen auf der rechten Seite des Formulars. OpenOffice 15.10.08 Folie 27 Thunderbird 03.09.08 Seite 27

Eine E-Mail besteht aus... aus dem Header (Kopf). Der Header ist der Briefumschlag einer E-Mail. Er enthält Informationen zum Absender sowie weiteren Empfängern. Der Header beschreibt den Weg der E-Mail. Der Header skizziert kurz die E-Mail.... aus dem Body (Körper). Der Body enthält den eigentlichen Brief. Der Body enthält die zu übermittelnden Informationen. Häufig ist eine Signatur als Unterschrift des Absenders vorhanden. OpenOffice 15.10.08 Folie 28 Thunderbird 03.09.08 Seite 28

E-Mails schreiben Icon Verfassen. Datei - Neu Nachricht. OpenOffice 15.10.08 Folie 29 Thunderbird 03.09.08 Seite 29

Empfänger festlegen In das Feld An: muss eine E-Mail-Adresse eingefügt werden. Um eine Kopie oder eine "blinde" Kopie zu erstellen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten, um den Eintrag... CC: auszuwählen. Eine Kopie der E-Mail wird versendet. Für jeden Empfänger der Nachricht sind die E-Mail-Adressen im Feld An: oder CC: sichtbar.... BCC: auszuwählen. Es wird eine "blinde" Kopie an einen Empfänger versandt. Der Empfänger der "blinde" Kopie ist nur für den Verfasser der E- Mail sichtbar. Mehrere Empfänger werden mit Hilfe von Kommata getrennt. OpenOffice 15.10.08 Folie 30 Thunderbird 03.09.08 Seite 30

Betreff und Nachrichtentext der E-Mail Betreff: In dem Feld Betreff wird das Thema oder Anliegen beschrieben. Der Inhalt der E-Mail sollte mit diesem Feld so kurz wie möglich skizziert werden. Die Betreff-Zeile entscheidet darüber, ob ihre Mail gelesen wird oder im Papierkorb landet. Nachrichtentext: Im weißen Textfeld wird der Nachrichtentext eingetragen. Länderspezifische Zeichen können nicht überall gelesen oder angezeigt werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 31 Thunderbird 03.09.08 Seite 31

Signaturen nutzen Am Ende einer jeden E-Mail sollte eine Signatur stehen. In dieser Signatur sollte die postalische Adresse sowie die Telefonnummer stehen. Die Signatur kann automatisch in Abhängigkeit einer E-Mail-Adresse eines Kontos an die E-Mail angehängt werden. Die Signatur wird am unteren Rand des Nachrichtentext-Feldes angezeigt. OpenOffice 15.10.08 Folie 32 Thunderbird 03.09.08 Seite 32

Neue Signatur erstellen Erstellen Sie mit Hilfe eines Texteditors eine Signatur. Speichern Sie die Datei als Text (".txt") ab. Öffnen Sie Thunderbird. Klicken Sie auf das Menü Extras Konten. Wählen Sie ein Konto aus. Anschließend wird die Standard-E-Mail-Adresse des Kontos angezeigt. Aktivieren Sie die Option Datei als "Signatur" anhängen. Mit Hilfe von Durchsuchen wird die passende Textdatei ausgewählt. OpenOffice 15.10.08 Folie 33 Thunderbird 03.09.08 Seite 33

Visitenkarten (vcard) Persönliche Daten wie Telefonnummern etc. können als Anhang versandt werden. Der Empfänger kann die Karte in einem Dialogfenster öffnen.... erstellen: Öffnen Sie Thunderbird. Klicken Sie auf das Menü Extras Konten. Wählen Sie ein Konto aus. Anschließend wird die Standard-E-Mail-Adresse des Kontos angezeigt. Klicken Sie auf Visitenkarte bearbeiten, um die persönlichen Daten einzutragen. Falls die Option Visitenkarte an Nachricht anhängen aktiv ist, wird die Karte automatisch an eine neue E-Mail angehängt. OpenOffice 15.10.08 Folie 34 Thunderbird 03.09.08 Seite 34

Mögliche Informationen Kontakt enthält den Namen, die E-Mail-Adresse sowie verschiedene Telefonnummern. Auf der Registerkarte Adresse kann eine postalische Anschrift hinterlegt werden. Sonstiges öffnet ein großes Notizfeld für weitere Informationen. OpenOffice 15.10.08 Folie 35 Thunderbird 03.09.08 Seite 35

Visitenkarte beim Empfänger Die vcard wird unterhalb der Signatur angezeigt. Mit einem Klick auf die angegebene E-Mail-Adresse wird eine Nachricht für den Absender geschrieben. Mit einem Klick auf das Symbol für die Visitenkarte wird die elektronische Karte geöffnet OpenOffice 15.10.08 Folie 36 Thunderbird 03.09.08 Seite 36

Empfangsbestätigung... für zu versendende E-Mails: Klicken Sie auf das Icon Verfassen. Wählen Sie die Empfänger aus. Geben Sie ein Betreff ein und schreiben die Nachricht. Klicken Sie auf den Befehl Einstellungen Empfangsbestätigung anfordern. Versenden Sie die E-Mail....in Abhängigkeit eines E-Mail-Kontos Klicken Sie auf das Menü Extras Konten. Wählen Sie ein Konto und den Unterordner Empfangsbestätigung aus. Stellen Sie die gewünschten Optionen ein. Speichern Sie die Änderungen mit OK. Jeder Empfänger einer E-Mail entscheidet, ob er eine Empfangsbestätigung versendet oder nicht. OpenOffice 15.10.08 Folie 37 Thunderbird 03.09.08 Seite 37

Standard-Optionen für das Konto übernehmen Siehe Extras Einstellungen; Schaltfläche Erweitert; Registerkarte Allgemein und dort Schaltfläche Empfangsbestätigung. OpenOffice 15.10.08 Folie 38 Thunderbird 03.09.08 Seite 38

Empfangsbestätigung auslösen Diese Option muss aktiviert werden, um alle nachfolgenden Möglichkeiten zu nutzen. Die Option sollte nicht aktiviert werden. Empfangsbestätigungen können auch nerven! OpenOffice 15.10.08 Folie 39 Thunderbird 03.09.08 Seite 39

Empfangsbestätigung empfangen Wo wird die Empfangsbestätigung abgelegt? OpenOffice 15.10.08 Folie 40 Thunderbird 03.09.08 Seite 40

Aufforderung zum Senden einer Bestätigung Das Senden einer Empfangsbestätigung wird für dieses Konto unterdrückt. Für bestimmte Nachrichten wird abgefragt, ob eine Bestätigung versendet werden soll oder nicht. OpenOffice 15.10.08 Folie 41 Thunderbird 03.09.08 Seite 41

Entwürfe Verwendung von Entwürfen: Die Nachricht kann nicht versandt werden, weil Informationen fehlen. Die Nachricht kann nicht fertiggestellt werden.... erstellen: Schreiben Sie eine neue E-Mail. Im Nachrichtenfenster wählen Sie Datei Speichern. Die Datei wird automatisch in dem Ordner Entwürfe gespeichert.... öffnen: Wechseln Sie zum Ordner Entwürfe. Mit Hilfe eines Doppelklicks wird der Entwurf geöffnet. Datei Senden im Dialogfenster Verfassen:... verschickt den Entwurf an die gewünschten Personen. Der Entwurf wird anschließend aus dem Ordner entfernt. Datei - Speichern im Dialogfenster Verfassen:... speichert den Entwurf für weitere Änderungen.. OpenOffice 15.10.08 Folie 42 Thunderbird 03.09.08 Seite 42

Vorlagen Verwendung von Vorlagen: Bestimmte Formen von Nachrichten werden immer wieder verwendet. Dokumentvorlage für E-Mails. Automatisierte Antwort auf E-Mails.... erstellen: Schreiben Sie eine neue E-Mail. Im Nachrichtenfenster wählen Sie Datei Speichern unter - Vorlage. Die Datei wird automatisch in dem Ordner Vorlage gespeichert.... öffnen: Wechseln Sie zum Ordner Vorlage. Mit Hilfe eines Doppelklicks wird die Vorlage für eine E-Mail geöffnet. Im Nachrichtenfenster können Sie mit Hilfe von Datei Senden die angepasste Vorlage an die gewünschte Person versenden. Die Vorlage bleibt erhalten. OpenOffice 15.10.08 Folie 43 Thunderbird 03.09.08 Seite 43

Nachrichten erneut versenden Wechseln Sie in den Ordner Gesendet. Klicken Sie die neu zu versendende Nachricht in der Nachrichten- / Themenliste an. Wählen Sie den Befehl Nachricht Als neu bearbeiten. Die Nachricht wird in einem neuen Fenster zum Bearbeiten geöffnet. Senden Sie die Nachricht an den gewünschten Empfänger. OpenOffice 15.10.08 Folie 44 Thunderbird 03.09.08 Seite 44

Nachrichten verspätet senden Klicken Sie auf das Icon Verfassen. Schreiben Sie die Nachricht. Im Fenster Verfassen klicken Sie auf Datei Später senden. Die Nachricht wird im Ordner Lokale Ordner Postausgang abgelegt. Sobald Sie die das nächste Mal Nachrichten abrufen, wird die Nachricht versandt. Für terminiertes Versenden müssen Sie zum Beispiel das Add-on Send later (https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/479) oder Sendtools (https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/761) installieren. OpenOffice 15.10.08 Folie 45 Thunderbird 03.09.08 Seite 45

Posteingang Wählen Sie ein Konto aus. Als Unterordner wird der Posteingang für alle empfangenen E-Mails angeboten. In der Ordnerliste wird der Posteingang angezeigt. Die Zahl in Klammern gibt die Anzahl der ungelesenen Mails an. OpenOffice 15.10.08 Folie 46 Thunderbird 03.09.08 Seite 46

Nachrichten- / Themenliste Der ausgewählte Ordner wird farbig markiert und der Inhalt in der Nachrichten - / Themenliste angezeigt. Die Themenliste besitzt eine graue Titelleiste, den Spaltenkopf. Dieser Spaltenkopf besteht aus den Überschriften der einzelnen Spalten. Die Überschrift beschreibt den Inhalt der Spalten für jede Nachricht. Pro Zeile steht eine Nachricht. OpenOffice 15.10.08 Folie 47 Thunderbird 03.09.08 Seite 47

Anzeige von Gruppen von Nachrichten Jede Gruppe beginnt mit einem Titel, die die Art der Kategorie beschreibt. Hier wird nach dem Absender, alphabetisch gruppiert. Mit Hilfe des Pluszeichen wird eine Gruppe geöffnet und die dazugehörigen Nachrichten in Tabellenform angezeigt. Mit Hilfe des Minuszeichen wird die Gruppe geschlossen. OpenOffice 15.10.08 Folie 48 Thunderbird 03.09.08 Seite 48

Mails sortieren Öffnen Sie das Menü Ansicht Sortieren nach. In diesem Fall werden die Nachrichten nach dem Datum aufsteigend sortiert. Im ersten Teil legen Sie die Sortierung nach einer bestimmten Spalte fest. Die Nachrichten können aufsteigend (A.. Z, 0.. 9) oder absteigend (Z.. A, 9... 0) sortiert werden. Der Punkt, links von der Bezeichnung, kennzeichnet das aktive Element. OpenOffice 15.10.08 Folie 49 Thunderbird 03.09.08 Seite 49

Sortierung mit Hilfe des Spaltenkopf Klicken Sie auf eine Bezeichnung im Spaltenkopf. Der farbige Strich kennzeichnet den ausgewählten Spaltenkopf. Die Richtung des Pfeils zeigt die Art der Sortierung an. Wenn der Pfeil nach unten zeigt, wird absteigend von Z bis A sortiert. Andernfalls wird aufsteigend von A bis Z sortiert. Mit einem Mausklick kann die Art der Sortierung verändert werden. Die Nachrichten können jeweils nach einer Spalte sortiert werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 50 Thunderbird 03.09.08 Seite 50

Mails gruppieren Öffnen Sie das Menü Ansicht Sortieren nach. Der Befehl Gruppieren nach Thema fasst die Nachrichten aufgrund des Betreffs zusammen. Der Befehl Gruppiert nach Sortierung fasst die Nachrichten mit Hilfe der sortierten Spalte zusammen. In diesem Beispiel würden die Nachrichten mit Hilfe des Empfangsdatums zusammengefasst. OpenOffice 15.10.08 Folie 51 Thunderbird 03.09.08 Seite 51

Anzeige beeinflussen Mit Hilfe von Ansicht Themen können bestimmte Arten von Nachrichten angezeigt werden. Alle anderen Nachrichten werden ausgeblendet. Die Nachrichten werden nach bestimmten Kriterien gefiltert. OpenOffice 15.10.08 Folie 52 Thunderbird 03.09.08 Seite 52

Spalten ein- und ausblenden Klicken Sie in die letzte Spalte der Titelleiste. Mit Hilfe des Untermenüs können Spalten ein- oder ausgeblendet werden. Eingeblendete Spalten werden durch ein Häkchen gekennzeichnet. Hinweise: Blenden Sie nur die wichtigsten Informationen wie Absender und Betreff (Thema) ein. Informationen, die außerhalb des sichtbaren Bereichs liegen, nützen den Leser nichts. OpenOffice 15.10.08 Folie 53 Thunderbird 03.09.08 Seite 53

Reihenfolge der Spalten Klicken Sie auf den zu verschiebenden Spaltenkopf. Ziehen Sie mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste die Spalte an eine neue Position. Die Position wird mit Hilfe eines farbigen Strichs markiert. Die zu verschiebende Spalte wird abgeblendet dargestellt. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird die Spalte an der neuen Position eingefügt. OpenOffice 15.10.08 Folie 54 Thunderbird 03.09.08 Seite 54

Nachricht ansehen und öffnen Klicken Sie auf eine Nachricht in der Nachrichten- / Themenliste. Die Nachricht ist farbig markiert und wird in der Nachrichtenvorschau angezeigt. Mit einem Doppelklick wird die Nachricht in einem Fenster geöffnet. OpenOffice 15.10.08 Folie 55 Thunderbird 03.09.08 Seite 55

Header einer geöffneten E-Mail Mit Hilfe von Ansicht Kopfzeilen Normal werden alle Informationen wie oben angezeigt. Mit Hilfe des Minuszeichen können die Informationen auf die Betreff-Zeile reduziert werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 56 Thunderbird 03.09.08 Seite 56

Alle Header-Informationen Mit Hilfe von Ansicht Kopfzeilen Alle werden alle Informationen angezeigt. OpenOffice 15.10.08 Folie 57 Thunderbird 03.09.08 Seite 57

Informationen im Header Informationen auf dem Briefumschlag: From: definiert den Absender und Date: das Absendedatum. To: beschreibt den Empfänger. Subject:: enthält den Betreff Reply-To: enthält die Adresse für die Antwort auf die Mail. Technische Informationen: Message-ID: ist eine eindeutige Kennung der E-Mail. MIME-Version:, Content-Type: und Content-Transfer-Encoding: beschreiben die Art des Inhaltes der E-Mail. Received: beschreibt den Weg der E-Mail vom Empfänger zum Sender. Zeilen, die mit X- beginnen, sind nicht standardisiert. OpenOffice 15.10.08 Folie 58 Thunderbird 03.09.08 Seite 58

Nachrichten verwalten Auf eine Nachricht wird geantwortet. Die Nachricht wird weitergeleitet. Mögliche Gründe: Falsche Zuständigkeit. Die Meinung einer weiteren Person wird benötigt. Informationsweitergabe. Die Nachricht verbleibt im Posteingang. Das Auffinden von Nachrichten wird erschwert. Bei einem großen Nachrichtenverkehr kann der Posteingang überlaufen. Die Nachricht wird aus dem Posteingang gelöscht. Die Nachricht wird in einem anderen Ordner gespeichert. Die Nachricht wird aufgehoben. Die Nachricht wird ausgedruckt. OpenOffice 15.10.08 Folie 59 Thunderbird 03.09.08 Seite 59

Nachrichten beantworten Um eine Antwort zu schreiben, wird die E-Mail mit Antworten geöffnet. Allen antworten schickt die Antwort an alle angegebenen Personen im Feld An: und CC:. Der Absender der E-Mail wird automatisch in das Feld An eingefügt. Re: in der Zeile Betreff kennzeichnet die Mail als Antwort auf eine E-Mail. Der Text wird aus dem Original übernommen. In dem Abschnitt absender schrieb wird die Originalnachricht als Zitat eingeblendet. OpenOffice 15.10.08 Folie 60 Thunderbird 03.09.08 Seite 60

Zitat der empfangenen E-Mail Bei geschäftlichen E-Mails steht das Zitat häufig unterhalb der Antwort. Einstellungen für das automatische Zitieren von Nachrichten in Antworten: Öffnen Sie das Menü Extras Konten und wählen Sie das gewünschte Konto in der Ordnerliste aus. Klicken Sie auf den Unterordner Verfassen & Adressieren. Aktivieren Sie die zweite Option im Bereich Verfassen. Wählen Sie die gewünschte Art aus der Liste aus. OpenOffice 15.10.08 Folie 61 Thunderbird 03.09.08 Seite 61

Hinweise Von der Originalnachricht sollte nur so viel Text eingefügt werden, wie benötigt wird. Der Kontext sollte sichtbar bleiben. Die Antwort und die Originalnachricht sollte optisch getrennt werden. Wenn die Antwort thematisch von der Originalnachricht abweicht, sollte eine neue Nachricht erstellt werden. Zitierte Zeilen werden häufig mit einem Größer-Zeichen (" > ") oder dem Pipe-Zeichen (" ") gekennzeichnet. OpenOffice 15.10.08 Folie 62 Thunderbird 03.09.08 Seite 62

Nachrichten weiterleiten Die Nachricht ist falsch zugestellt. Die Nachricht wird mit Weiterleiten geöffnet. In die Zeile An: wird der Empfänger eingetragen. [Fwd] in der Zeile Betreff kennzeichnet die Mail als Weiterleitung. Der Text wird aus dem Original übernommen. In dem Abschnitt Original- Nachricht wird die empfangene Nachricht sowie eine Kopfzeile mit Informationen zum eigentlichen Absender eingeblendet. OpenOffice 15.10.08 Folie 63 Thunderbird 03.09.08 Seite 63

Wird die Nachricht eingebunden weitergeleitet? Wählen Sie Extras Einstellungen. Klicken Sie auf Verfassen. Wählen Sie ein Element aus Kombinationsfeld Nachricht weiterleiten aus. Eingebunden zeigt die weiterzuleitende Nachricht in der neuen Nachricht an. Als Anhang hängt die weiterzuleitende Nachricht wie eine Datei an die neue Mail an. OpenOffice 15.10.08 Folie 64 Thunderbird 03.09.08 Seite 64

Nachrichten ablegen und aufbewahren Empfangene Nachrichten werden zuerst in den Ordner Posteingang abgelegt. Nachrichten, die nicht mehr benötigt werden, werden gelöscht. Markieren Sie die Nachricht in der Nachrichten- / Themenliste. Klicken Sie auf <ENTF>. Die Nachricht wird im Papierkorb abgelegt. Erst wenn der Papierkorb geleert wird, ist die Nachricht vollständig gelöscht. Nachrichten können ausgedruckt werden. Mit Hilfe von Datei Drucken werden die Nachrichten ausgedruckt. Mit dem Befehl Drucken im Kontextmenü werden Nachrichten direkt gedruckt. Nachrichten können mit Hilfe von Datei Speichern als - Datei als HTML- Datei, Textdatei oder im Nachrichtenformat gespeichert werden. Nachrichten werden mit Hilfe von Ordnern thematisch sortiert. Beispiele: Die Ordner können Mails eines bestimmten Projekts enthalten. Die Ordner können einer bestimmten Person zugeordnet werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 65 Thunderbird 03.09.08 Seite 65

Neuen Ordner lokal anlegen In der Ordnerliste wird der Ordner Lokale Ordner markiert. Mit der rechten Maustaste wird das Kontextmenü geöffnet und der Befehl Neuer Ordner ausgewählt. Im oberen Textfeld wird eine Bezeichnung eingegeben. Die Bezeichnung sollte die Art / Nutzen des Ordners widerspiegeln. Das Kombinationsfeld gibt über den Speicherort des Ordners Auskunft. Mit OK wird das Fenster geschlossen und der Ordner automatisch angelegt. OpenOffice 15.10.08 Folie 66 Thunderbird 03.09.08 Seite 66

Nachrichten verschieben Wählen Sie eine Mail aus. Klicken Sie im Kontextmenü auf das Menü Verschieben in. Wählen Sie im Untermenü ein E- Mail-Konto oder einen lokalen Ordner aus. Die Hierarchie der Ordner wird mit Hilfe von Menüs und Untermenüs abgebildet. Elemente mit einem Pfeile am rechten Rand des Menüs besitzen ein Untermenü. OpenOffice 15.10.08 Folie 67 Thunderbird 03.09.08 Seite 67

Nach Nachrichten suchen Wählen Sie das Menü Bearbeiten Suchen Nachrichten suchen. Mit Hilfe des Kombinationsfeldes Nachrichten suchen in: wird der zu durchsuchende Ordner festgelegt. Die dazugehörigen Unterordner können automatisch durchsucht werden. Anschließend werden die Suchkriterien festgelegt. Suchen startet die Suche. OpenOffice 15.10.08 Folie 68 Thunderbird 03.09.08 Seite 68

Suchkriterien erstellen Müssen alle Bedingungen erfüllt sein? Weitere Bedingung hinzufügen. Welches Element einer E-Mail wird durchsucht? Ist das Suchwort in dem ausgewählten Element enthalten oder nicht? Suchkriterium eingeben. OpenOffice 15.10.08 Folie 69 Thunderbird 03.09.08 Seite 69

Suchergebnis anzeigen Im unteren Bereich wird das Suchergebnis in Form einer Tabelle angezeigt. Mit Hilfe von Öffnen kann in Abhängigkeit von Ansicht - Themen die markierte E-Mail geöffnet werden. Ablegen verschiebt die E-Mail in einen anderen Ordner. OpenOffice 15.10.08 Folie 70 Thunderbird 03.09.08 Seite 70

Als virtuellen Ordner speichern Mit Hilfe der Schaltfläche Als virtuellen Ordner speichern wird das Suchergebnis in einem Ordner gespeichert werden. Virtuelle Ordner... speichern eine bestimmte Sicht auf die Nachrichten.... fassen Nachrichten in Abhängigkeit von bestimmten Kriterien zusammen.... arbeiten als Filter. Die Nachrichten werden nicht verschoben.... können mit Hilfe von Datei Neu -Virtueller Ordner als Unterordner von realen Ordnern erstellt werden.... werden mit Hilfe einer Lupe gekennzeichnet. OpenOffice 15.10.08 Folie 71 Thunderbird 03.09.08 Seite 71

Virtuellen Ordner erstellen Wo wird der virtuelle Ordner abgelegt? Es werden die Bedingungen aus der Suche übernommen. Andernfalls müssen die Bedingungen angepasst werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 72 Thunderbird 03.09.08 Seite 72

Adressbuch... sammelt E-Mail-Adressen von einzelnen Personen oder Gruppen.... erleichtert das Auffinden von E-Mail-Adressen.... können über Extras Adressbuch geöffnet werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 73 Thunderbird 03.09.08 Seite 73

Vorhandene Adressbücher und neue anlegen Persönliches Adressbuch sammelt alle Adressen, an die eine E-Mail verschickt wurde. Gesammelte Adressen ist ein leeres Buch, welches keinen besonderen Verwendungszweck hat. Die vorhandenen Adressbücher können nicht umbenannt werden. Ein neues Adressbuch erstellen: Wählen Sie Datei Neu Adressbuch im Fenster Adressbuch. Geben Sie einen Namen für das Adressbuch ein. Der Name sollte die Nutzung widerspiegeln. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK. Das erstellte Buch wird in der Liste Adressbücher angezeigt. OpenOffice 15.10.08 Folie 74 Thunderbird 03.09.08 Seite 74

Einstellungsmöglichkeiten Klicken Sie auf Extras Einstellungen und Verfassen. Öffnen Sie die Registerkarte Adressieren. Die Einstellungsmöglichkeiten beantworten folgende Fragen: Aus welchen Adressbuch werden, die in einer An-Zeile einer Nachricht eingegebenen Adressen automatisch ergänzt? Werden Adressen automatisch beim Versenden einer Nachricht einem Adressbuch hinzugefügt und wenn ja, welches Adressbuch wird genutzt? OpenOffice 15.10.08 Folie 75 Thunderbird 03.09.08 Seite 75

Neue Adresse eingeben Klicken Sie auf das Symbol Neue Karte im Fenster Adressbuch. Mit Hilfe des Kombinationsfeld wählen Sie ein Adressbuch, in dem die Adresse gespeichert wird. Standardmäßig wird das persönliche Adressbuch angeboten. Auf der Registerkarte Kontakt geben Sie... die Daten zur Person,... die E-Mail-Adresse und... die Telefonnummern ein. Auf der Registerkarte Adresse können Sie eine geschäftliche sowie eine private Postadresse eintragen. Mit Hilfe der Registerkarte Sonstiges können Sie sich zu der Person verschiedene Notizen eingeben. OpenOffice 15.10.08 Folie 76 Thunderbird 03.09.08 Seite 76

Kontakte aus dem Absender einer E-Mail Klicken Sie auf eine Mail. Die Mail wird in der Nachrichtenvorschau geöffnet. Legen Sie den Mauszeiger auf eine der angegebenen E-Mail-Adressen. Mit Hilfe der rechten Maustaste öffnen Sie das Kontextmenü und wählen den Befehl Zu Adressbuch hinzufügen aus. Es wird das Fenster Neue Karte zu [Adresse] geöffnet. Wählen Sie ein Adressbuch aus, in dem die Adresse gespeichert werden soll. Ergänzen Sie die Angaben. Schließen Sie das Fenster mit OK. OpenOffice 15.10.08 Folie 77 Thunderbird 03.09.08 Seite 77

Nachricht an Kontakt Klicken Sie auf Extras Adressbuch. Wählen Sie ein Adressbuch und anschließend eine Adresse aus. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Verfassen aus, um eine neue E- Mail an die Adresse zu schreiben. OpenOffice 15.10.08 Folie 78 Thunderbird 03.09.08 Seite 78

E-Mail-Adresse aus Adressbüchern Wählen Sie in der Ordnerliste ein Konto aus. Klicken Sie auf das Symbol Verfassen. Im Fenster Verfassen öffnen Sie mit Hilfe des Symbols Kontakte das Adressbuch. Wenn Sie auf eine Adresse doppelt klicken, wird diese in die Zeile An: übernommen. Für jede Adresse wird eine gesonderte Zeile angezeigt. Wenn Sie eine Adresse markieren und auf die Schaltfläche >> "CC" klicken, wird die Adresse in die Zeile CC: übernommen. Es ist nicht möglich direkt Adressen für die Zeile BCC: übernehmen. OpenOffice 15.10.08 Folie 79 Thunderbird 03.09.08 Seite 79

Verteilerliste erstellen Klicken Sie auf das Symbol Neue Liste im Fenster Adressbuch. Mit Hilfe des Kombinationsfeld wählen Sie ein Adressbuch, in dem die Adresse gespeichert wird. Standardmäßig wird das persönliche Adressbuch angeboten. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Liste ein. Pro Zeile wird unten eine Adresse eingegeben. Die eingegebenen Adressen werden mit Hilfe von Eintragungen im Adressbuch ergänzt. OK speichert die Angaben als Liste in dem angegebenen Adressbuch. OpenOffice 15.10.08 Folie 80 Thunderbird 03.09.08 Seite 80

Anhänge (Attachment)... sind Dateien, die an die Nachricht angefügt werden.... können Text, Grafik-, Video-, Sprach- oder Programm-Dateien sein.... enthalten nicht den eigentlichen Nachrichtentext in einem anderen Format. OpenOffice 15.10.08 Folie 81 Thunderbird 03.09.08 Seite 81

Anlage an eine neue Mail anhängen Klicken Sie auf das Icon Verfassen. Geben Sie einen Empfänger in die Zeile An: ein. Schreiben Sie die Nachricht. Mit Hilfe des Icons Anhang kann eine Datei an die E-Mail angehängt werden. Mit Hilfe des Menüs Datei Anhängen Webseite anhängen wird eine bestimmte Seite im Internet an die Datei angehängt. Mit Hilfe des Menüs Datei Anhängen Visitenkarte kann eine elektronische Visitenkarte angehängt werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 82 Thunderbird 03.09.08 Seite 82

Hinweise Große (> 100 kb) Anhänge sollten nur nach vorheriger Absprache mit dem Empfänger oder als gepackte Datei zum Beispiel im ZIP-Format versendet werden. Vorsicht: Bilddateien sind oftmals schon komprimiert und sollten nicht nochmals komprimiert werden. Besitzt der Empfänger ein Anwendungsprogramm zum Öffnen der Datei? Es eignen sich gebräuchliche Formate wie PDF für Textdateien. TIFF, GIF, JPEG oder BMP für Bilddateien etc. Der Dateiname sollte nur aus Zeichen aus dem englischsprachigen Raum und Zahlen bestehen, um Übermittlungsfehler zu vermeiden. Die Datei sollte eine korrekte Dateiendung besitzen. OpenOffice 15.10.08 Folie 83 Thunderbird 03.09.08 Seite 83

Anlagen im Posteingang Der Posteingang ist geöffnet. E-Mails mit Anhängen werden in der Navigations- / Themenliste mit einer Büroklammer im Kopf gekennzeichnet. In der Nachrichtenvorschau werden in einem Feld am unteren Rand die Anhänge angezeigt. Durch das Icons wird das benötigte Anwendungsprogramm symbolisiert. OpenOffice 15.10.08 Folie 84 Thunderbird 03.09.08 Seite 84

Anlagen speichern Der Posteingang ist geöffnet. In der Nachrichtenvorschau werden in einem Feld am unteren Rand die Anhänge angezeigt. Durch das Icons wird das benötigte Anwendungsprogramm symbolisiert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage und wählen den Befehl Speichern aus. Mit Hilfe von Alle speichern werden alle Anlagen einer Mail gespeichert. Überprüfen Sie die Datei mit Hilfe eines Virenscanner. Anschließend können Sie die Datei öffnen. OpenOffice 15.10.08 Folie 85 Thunderbird 03.09.08 Seite 85

Anlagen mit einem Doppelklick öffnen Klicken Sie doppelt auf den Anhang in der Nachrichtenvorschau. Erste Option: Der Anhang kann mit Hilfe eines bestimmten Programms geöffnet werden. Das Programm wird mit Hilfe des Kombinationsfeldes ausgewählt. Zweite Option: Die Datei wird in einem bestimmten Ordner gespeichert. Mit Hilfe des Kombinationsfeldes können Sie die ausgewählte Aktion speichern. Mit Hilfe von Extras - Einstellungen können Sie diese Aktionen löschen oder bearbeiten. OpenOffice 15.10.08 Folie 86 Thunderbird 03.09.08 Seite 86

Einstellungsmöglichkeiten Öffnen Sie das Menü Extras Einstellungen. Klicken Sie auf Anhänge. Anhänge können automatisch in einem Ordner gespeichert werden. Aktionen anzeigen und & bearbeiten gibt Auskunft darüber, wie bestimmte Datentypen geöffnet werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 87 Thunderbird 03.09.08 Seite 87

Spam (Junk-Mails)... bezeichnet man Massenversand von nicht angeforderten Werbe-E- Mails.... kann mit Hilfe von Filter-Funktionen automatisch in die entsprechenden Ordner verschoben werden.... kann automatisch in den Ordner Junk verschoben werden. Die automatisch in den Ordner verschobenen Mails sollten in regelmäßigen Abständen auf Korrektheit überprüft werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 88 Thunderbird 03.09.08 Seite 88

Optionen für Junk-Mails Öffnen Sie Extras Einstellungen und klicken auf Datenschutz. Öffnen Sie die Registerkarte Junk. Folgende Optionen gelten für alle Konten Werden Nachrichten, die als Junk vom Empfänger markiert werden, gelöscht oder in einem Ordner abgelegt. Vom Filter erkannte Spam-Mail wird als gelesen gekennzeichnet. Aktionen des Filters können protokolliert werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 89 Thunderbird 03.09.08 Seite 89

Einstellungen für jedes Konto Wählen Sie Extras Konten und ein Konto aus. Öffnen Sie den Ordner Junk-Filter. Folgende Einstellungen sind für jedes einzelne Konto vorhanden: Wird der Junk-Filter genutzt? E-Mail-Adressen aus einem bestimmten Adressbuch werden generell nicht als Spam einsortiert.. Filter auf dem Server, etc. kennzeichnen die E-Mail als Junk. Thunderbird übernimmt die Kennzeichnung. Spam-Mail automatisch verschieben und nach einer bestimmten Anzahl von Tagen löschen. OpenOffice 15.10.08 Folie 90 Thunderbird 03.09.08 Seite 90

Junk-Filter trainieren Der Junk-Filter muss durch den Benutzer trainiert werden. Jede manuell markierte Spam-Mail erleichtert dem Filter das Auffinden weiterer Junk-Mails. Junk manuell markieren: Markieren Sie eine E-Mail in der Nachrichten- / Themenliste. Öffnen Sie die E- Mail nicht. Wählen Sie im Kontextmenü der E-Mail den Menüeintrag Markieren Junk. Mit Hilfe des Menüeintrags Markieren Junk-Filter anwenden wird der Filter auf einen Ordner angewandt. OpenOffice 15.10.08 Folie 91 Thunderbird 03.09.08 Seite 91

Kennzeichnung als Junk aufheben Markieren Sie eine E-Mail in der Nachrichten- / Themenliste. Die Nachricht muss nicht geöffnet werden, Wählen Sie im Kontextmenü der E-Mail den Menüeintrag Markieren Kein Junk. Die Mail wird automatisch in den Posteingang oder in den Ordner, in dem sie zuvor war, verschoben. OpenOffice 15.10.08 Folie 92 Thunderbird 03.09.08 Seite 92

Nachrichten filtern... zum automatischen Bearbeiten von ein- und ausgehenden Mails.... zum Verwalten von Nachrichten. Vorhandene Regeln können bearbeitet werden. Nachrichten werden nur gefiltert, wenn Thunderbird geöffnet ist. Die Regeln werden in der Reihenfolge angezeigt, wie Sie unter Extras Filter angezeigt werden. OpenOffice 15.10.08 Folie 93 Thunderbird 03.09.08 Seite 93

Filter anzeigen Filter werden mit Hilfe von Extras Filter angezeigt. Filter werden in Abhängigkeit des, im Kombinationsfeld ausgewählten, E- Mail-Konto angezeigt. Die einzelnen Filter werden als Liste dargestellt. Mit Hilfe des Kontrollkästchens in jeder Zeile wird der rechts stehende Filter aktiviert (Häkchen) oder deaktiviert (leeres Kästchen). Alle angezeigten Filter werden auf ein und den selben Ordner angewandt. Mit Hilfe der Schaltflächen Nach unten und Nach oben wird die Reihenfolge und damit die Anwendung des Filters festgelegt. OpenOffice 15.10.08 Folie 94 Thunderbird 03.09.08 Seite 94