Leitfaden zur Einführung der flexiblen Arbeitszeit an der Johannes Gutenberg Universität Mainz sowie für die Anwendung des zur Zeiterfassung verwandten Zeiterfassungssystems GisboWeb, über welches auch die Urlaubsverwaltung erfolgt: Nach Genehmigung der Einführung der flexiblen Arbeitszeit durch die oberste Dienstbehörde, welche unter der Voraussetzung einer elektronischen Zeiterfassung erfolgte, sowie des entsprechenden Abschlusses einer Dienstvereinbarung zwischen der Dienststelle und dem Personalrat gilt für alle nichtwissenschaftlichen Mitarbeiter/innen der Johannes Gutenberg-Universität Mainz (ausgenommen der Mitarbeiter/innen, welche nach einem Schichtplan arbeiten) eine flexible Arbeitszeit. Die flexible Arbeitszeit ersetzt die bisher vorgegeben starren bzw. individuell festgelegten Arbeitszeiten. Die flexible Arbeitszeit soll sowohl den besonderen Anforderungen an eine Hochschule als auch den Wünschen der Beschäftigten der Johannes Gutenberg-Universität Mainz Rechnung tragen. Die den Beschäftigten hierdurch eingeräumte Freizügigkeit in der Wahl der Dienststunden setzt ein besonderes Maß an Verantwortung voraus und darf nicht zu einer Beeinträchtigung des Dienstbetriebes führen. Gegenseitige Rücksichtnahme, Verantwortungsbewusstsein und die Wahrnehmung von Führungsverantwortung machen einen weitgehenden Verzicht auf starre Regelungen möglich. Folgende Randbedingungen gelten für die flexible Arbeitszeit: - es handelt sich um eine webbasierte, selbstbestimmte und serviceorientierte Arbeitszeiterfassung - für alle nichtwissenschaftlichen Beschäftigten (ausgenommen Schichtarbeiter/innen) wird ein Arbeitszeitkonto geführt, welches auf Zeitausgleich angelegt ist - ebenso ist für diesen Personenkreis die Teilnahme an der elektronischen Zeiterfassung Pflicht - wiss. Mitarbeiter/innen können auf Wunsch an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmen, wobei die von ihnen erfassten Zeiten nur für sie sichtbar sind und keine Einsicht von Seiten des Vorgesetzen/der Vorgesetzen erfolgen kann - für jede/n Mitarbeiter/in muss vor Beginn der Erfassung die Soll-Arbeitszeit sowie auch die Angabe der Wochentage, an welchen gearbeitet wird, im System hinterlegt werden. Dies erfolgt durch eine automatische Abfrage bei der ersten Anmeldung und ist vom Nutzer selbst korrekt auszufüllen - Änderungen der wöchentlichen Arbeitstage werden ebenfalls durch den Nutzer selbst im System erfasst. Bei jeder Änderung erhält der Vorgesetzte eine Benachrichtigung zum Zwecke der Bestätigung bzw. der Ablehnung - die Soll-Arbeitszeit wird gleichmäßig auf die individuellen wöchentlichen Arbeitstage verteilt - die Ist-Arbeitszeit ist am PC zu erfassen - Bereiche, welche nicht mit genügend PCs ausgestattet sind (z.b. Botanischer Garten) erhalten spezielle Terminals für die Zeiterfassung - der/die Vorgesetzte hat jederzeit die Möglichkeit, sich die Zeiterfassungsdaten seiner Mitarbeiter/innen anzusehen - im Monat sollten bei Vollzeit max. 120 Plus- bzw. 40 Minusstunden (für Teilzeitkräfte gilt diese Zahl prozentual entsprechend) angesammelt werden - Plusstunden, welche die Grenze von 120 Stunden bei Vollzeitkräften überschreiten, werden am Ende eines Monats abgeschnitten (gleiches gilt für die entsprechend prozentual berechneten Plusstunden der Teilzeitkräfte); es gibt keine zeitlichen Grenzen, welche zum Verfall des bereits erarbeiteten Zeitguthabens führen
- es gibt die Möglichkeit ganze Tage, sowie auch mehrerer Tage hintereinander, auch im Zusammenhang mit Erholungsurlaub abzufeiern - die Beantragung von längerfristig geplanten Gleittagen erfolgt analog einer Urlaubsbeantragung - die Inanspruchnahme kurzfristiger Gleittage erfolgt in Absprache mit den Kollegen/innen sowie dem/der Vorgesetzen; in der Gisbo-Maske wird für solche Tage lediglich keine Zeit erfasst, so dass die Stunden automatisch von den vorhandenen Ist-Stunden in Abzug gebracht werden - für Dienstreisen bestehen explizite Sonderregelungen - im Falle der Telearbeit soll die zu Hause erbrachte Zeit bei der nächsten Anwesenheit im Büro nacherfasst werden. - notwendige Änderungen sowie Nachtragungen sind jederzeit möglich und werden für den/die Vorgesetze/n auf dem Kontrollblatt farblich markiert dargestellt - Arbeits- bzw. Dienstbefreiungen aus besonderen Anlässe, wie z.b. für staatsbürgerliche oder gewerkschaftliche Zwecke müssen weiterhin schriftlich über die/den Vorgesetze/n bei der Abteilung Personal beantragt werden und werden von dort, soweit sie als Arbeitszeit angerechnet werden, in das System aufgenommen - für Krankheits- sowie Urlaubstage wird die hinterlegte tägliche Soll-Stundenzahl gutgeschrieben; gleiches gilt für Tage, an welchen Mitarbeiter/innen die Arbeit aus Krankheitsgründen vorzeitig beenden müssen (Krank im Dienst) - für die Erfassung von Krankheitstagen sowie der vorzeitigen Beendigung des Dienstes auf Grund von Krankheit, gibt es in jedem Bereich Mitarbeiter/innen welche für diese Erfassung spezielle Rechte erhalten und diese entsprechend einpflegen (sog. Krankmelder) Servicezeiten/Serviceversprechen: Auch im Rahmen einer flexiblen Arbeitszeit stehen die Aufgabenerfüllung und die Erreichbarkeit im Vordergrund. Aus diesem Grund verpflichten sich die jeweiligen Arbeitsteams innerhalb einer Servicezeit unabhängig von der Verfügbarkeit einzelner Beschäftigter, bestimmte Leistungen in bestimmter Qualität zu erbringen. U.a. ist in einem gewissen Umfang eine Erklärung über die Erreichbarkeit (z.b. Öffnungszeiten) abzugeben. Wie funktioniert die Zeiterfassung: Unter folgendem Link können Sie sich in das Zeiterfassungssystem, über welches gleichzeitig auch die Urlaubsbeantragung erfolgt, einloggen: https://arbeitszeit.uni-mainz.de Bitte verwenden Sie beim Einloggen Ihr bekanntes persönliches Passwort, mit dem Sie sich am PC anmelden. Nach dem Einloggen erscheint folgendes Bild auf Ihrem Bildschirm: In der Regel sollten Sie über automatisch anmelden auf ihrem Rechner ohne Eingabe die Web-Seite aufrufen können.
Diese nun zu sehende Maske ist im Grunde genommen selbsterklärend. Bitte drücken Sie morgens auf Kommt und abends, wenn Sie sich abmelden, auf Geht. Das an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz eingesetzte Zeiterfassungssystem ist webbasiert. Dies bedeutet, dass man zwischen dem morgendlichen und dem abendlichen Erfassen nicht auf dem Computer eingeloggt bleiben muss. Auch kann das Stechen an verschiedenen Computern, selbst an einem Computer, an welchen ein/e andere/r Mitarbeiter/in eingeloggt ist, erfolgen. Bitte beachten Sie, dass alle Pausen sowie Arbeitszeitunterbrechungen zu erfassen sind. Es besteht die Pflicht, jedes Verlassen des Dienstgebäudes aus privaten Gründen zu erfassen. (z.b. Mittagspause, Arztbesuch, Raucherpause). Diese Abwesenheiten gelten grundsätzlich als Freizeit. Das Verlassen des Gebäudes für Dienstgänge muss nicht erfasst werden. Sollten Sie einen Dienstgang mit einer privaten Abwesenheit verbinden, müssen Sie eine nachträgliche Korrektur einfügen. Pausen werden entsprechend den gesetzlichen Regelungen, des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) soweit sie nicht gestochen werden, automatisch abgezogen. Dies bedeutet konkret, dass das System, soweit Sie keine Pause erfassen, automatisch die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten abzieht. Konkret geregelt sind die Pausenzeiten in 4 ArbZG. Hier heißt es wie folgt: Die Arbeit ist durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.
Konkret bedeutet dies, dass Sie spätestens nach sechs Stunden Arbeitszeit 30 Minuten Pause machen müssen. Wenn Sie neun Stunden arbeiten, müssen Sie insgesamt 45 Minuten Pause machen. 10 Stunden Arbeitszeit pro Tag (plus Pausen) sollten nicht überschritten werden. Überschreitungen der 10-Stunden-Grenze werden daher rot angezeigt, jedoch werden diese Zeiten erfasst und auf Ihre Stunden angerechnet. Zu beachten ist, dass nur alle Unterbrechungen ab mindestens 15 Minuten als Pause gelten, bei allen kürzeren Unterbrechungen (z.b. Raucherpause) handelt es sich lediglich um Arbeitszeitunterbrechungen, welche nicht auf die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten angerechnet werden, somit also zusätzlich eingearbeitet werden müssen. Es besteht die Möglichkeit im Zeiterfassungsterminal ggf. notwendige nachträgliche Änderungen der Arbeitszeit selbst vorzunehmen, z. B. wenn Sie vergessen haben Ihre Zeiten zu erfassen, aufgrund eines Dienstganges nicht dazu in der Lage waren, ortsabwesend auf Dienstreise waren oder das System gerade nicht funktioniert. Diese Änderungen nehmen Sie vor, in dem Sie, sollte eine Eintragung vergessen worden sein auf den Button Buchung nachtragen gehen, oder die entsprechende Buchung welche geändert werden soll, über den Button ändern korrigieren. Alle von Hand nachträglich vorgenommen Änderungen werden farblich gekennzeichnet, so dass diese jederzeit für Sie selbst sowie auch für Ihre/n Vorgesetzen ersichtlich sind. Da der Dienstbeginn grundsätzlich beim Betreten des Gebäudes erfolgt, erhalten Sie für den Weg zu Ihrem Büro, so wie das Hoch- und Runterfahren des Computers eine tägliche Zeitgutschrift von 2x5 Minuten. Nach der bisherigen Erfahrung reicht diese Zeit aus. Sollte dies einmal nicht der Fall sein, z. B. weil der PC zu lange braucht, um hochzufahren, oder weil Sie sich mit anderen Mitarbeitern einen PC teilen und zufällig alle gleichzeitig erfassen wollen oder Sie bereits etwa vor Erreichen Ihres Büros dienstlich aufgehalten wurden, können Sie, wie oben beschrieben, eine Korrektur von Hand vornehmen. (Schwerbehinderte Mitarbeiter/innen können auf Antrag eine längere Gutschrift erhalten.) Bei Krankheit und Urlaub wird Ihnen Ihre durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag gutgeschrieben. Dies gilt auch, wenn Sie krankheitsbedingt vorzeitig den Dienst beenden müssen. Die durchschnittliche Arbeitszeit ergibt sich aus der Anzahl Ihrer Wochenstunden geteilt durch die Anzahl Ihrer gewöhnlichen Arbeitstage. Für Dienstreisen gelten die rechtlichen Regelungen des Landes, hiernach gilt bei Dienstreisen nur die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am Geschäftsort als Arbeitszeit, es sei denn, dass - während der Reise- oder Wartezeiten Dienst verrichtet wird; - Zeiten entstehen, in denen ein Kraftfahrzeug gelenkt wird und dieses aus triftigen Gründen zugelassen ist Jeder Tag einer Dienstreise wird mit mindestens der täglichen Soll-Arbeitszeit (beispielsweise bei einer 5-Tage-Woche mit 1/5 der wöchentlichen Arbeitszeit) angerechnet, auch wenn in Folge der Nichtberücksichtigung von Reise- und Wartezeiten weniger Sollstunden erbracht wurden. Wird ein Dienstgeschäft zwar außerhalb der Dienststelle, aber am Dienst- bzw. Wohnort einer/eines Bediensteten verrichtet (z.b. in Mainz), liegt ein Dienstgang vor, bei dem die Wegezeiten zum Geschäftsort auf die Arbeitszeit angerechnet werden. Die entsprechenden Arbeitszeiten sind von Ihnen nach Rückkehr von der Dienstreise von Hand wie oben beschrieben nachzuerfassen. Die Dienstvereinbarung sieht einen sehr großzügigen Arbeitszeitrahmen vor. Als Vollzeitkraft ist es möglich, bis zu 120 Überstunden anzusparen oder bis zu 40 Minusstunden ansammeln. Für Teilzeitkräfte gilt dies anteilig. Ist-Stunden, welche die Grenze von 120 Plusstunden am Ende eines Monats überschreiten, werden abgeschnitten. Es können also nur maximal 120 Überstunden in den nächsten Monat übernommen werden (bei Teilzeitkräften anteilig weniger). Dies geschieht u.a. aus Fürsorgegesichtspunkten.
Die Vorgesetzten sind dazu verpflichtet, ab einer bestimmten Zahl von Überstunden (80 bei Vollzeitkräften) oder einer bestimmten Zeitschuld (ab 30 Unterstunden bei Vollzeitbeschäftigten) mit Ihnen über Rücksteuerungsmöglichkeiten zu reden. Ab 120 angesammelten Stunden bzw. einer Zeitschuld von -40 Stunden (bei Vollbeschäftigten) sind die Vorgesetzten verpflichtet, mit Ihnen eine Rücksteuerung zu vereinbaren. Bei aller Flexibilität, welches das System bietet, bleibt stets zu beachten, dass dienstliche Belange der Flexibilität vorgehen und dieser somit gewissen Grenzen setzen. Unter dem Button Dienstzeiten können Sie jederzeit die von Ihnen erbrachten Ist-Stunden einsehen. Vorgesetzte können über das Register Kontrolle" die Dienstzeiten und manuellen Korrekturen der Zeitstempel Ihrer Mitarbeiter/innen einsehen und deren monatlichen Dienstzeiten bestätigen. Ihr Konto kann lediglich von Ihrem Vorgesetzten und dessen Stellvertreter sowie den Sachbearbeitern der Urlaubsverwaltung der Abteilung Personal eingesehen werden. Es wurde bei der Einführung des Systems stark darauf geachtet, dass alle Missbrauchsmöglichkeiten ausgeschlossen sind und die (datenschutz-)rechtlichen Regelungen eingehalten werden. Unter dem Button Einstellungen ist es vor Beginn der Zeiterfassung erforderlich, dass jeder selbst seine/n Vorgesetze/n, dessen Vertreter/in sowie seinen eigenen Vertreter/seine eigene Vertreterin erfasst. Auch kann hier eine zentrale Mail-Adresse des Bereiches eingegeben werden, soweit etwa ein Sekretariat zur Einpflege in den Kalender die Information benötigt, wann Sie sich in Urlaub befinden. Diese Daten sind jederzeit wieder änderbar. Beantragung von Erholungsurlaub: Die Beantragung Ihres Erholungsurlaubes erfolgt ebenfalls über Gispo-Web. Zum Stellen eines Urlaubsantrages klicken Sie bitte auf den Button Urlaub. Unmittelbar hinter dem Button verbirgt sich ein Kalender, auf welchem Sie bereits beantragten oder im Laufe des Jahres in Anspruch genommen Urlaub farblich markiert dargestellt bekommen. Oberhalb des Kalenders sehen Sie ebenfalls nochmals die genauen Daten Ihres beantragten Urlaubes, sowie die beantragten Urlaubszeiträume Ihrer Vertreter. An dieser Stelle wird auch angezeigt, sobald der Vertreter/die Vertreterin bzw. die/der Vorgesetze ihr/sein Okay gegeben hat. ( Stellvertreter hat bestätigt, genehmigt ) Des Weiteren werden über diese Seite die Urlaubsanträge gestellt. Dies erfolgt durch Anklicken des Buttons Urlaubsantrag welcher sich unter dem Kalender befindet. Nach Abschicken des Urlaubsantrages erscheint bei dem Vertreter sowie dem/der Vorgesetzen, dass Sie Urlaub beantragt haben. Gleichzeitig wird an beide eine Mail versandt, welcher zu entnehmen ist, dass Sie einen Urlaubsantrag gestellt haben. Der Vertreter/die Vertreterin hat nun die Möglichkeit sein Okay zu geben. Sobald er dieses abgegeben hat, erscheint dies auch auf der Seite des Vorgesetzen/der Vorgesetzen, welche/r wiederum den Urlaub per Klick befürworten bzw. ablehnen kann. Nach Abschluss durch den/die Vorgesetzen, sieht der/die Antragssteller/in wiederum, ob bzw. dass seinem Urlaub zugestimmt wurde. Der/die Vorgesetze kann einen Urlaubsantrag auch dann befürworten bzw. ablehnen, wenn von den Stellvertretern des Antragstellers/der Antragstellerin noch keine Zusage bzw. Ablehnung erfolgte. Diese Möglichkeit soll nur in Sonderfällen verwendet werden, beispielsweise in Zeiträumen mit gelockerter Vertretungspflicht (wie z.b. 2012 zwischen den Jahren). Über das Register Urlaubsanträge" können Vorgesetzte die Urlaubsanträge ihrer Mitarbeiter/innen einsehen und ablehnen, bzw. bestätigen. Es ist kein Ausdrucken der Urlaubsanträge mehr erforderlich, da die Beantragung sowie Genehmigung nun komplett auf elektronischem Weg erfolgt.
Wie bisher gilt grundsätzlich, dass ein Urlaub auch dann genehmigt ist, wenn er nicht innerhalb von drei Wochen durch die Abteilung Personal abgelehnt wurde. Sollte es zur Ablehnung eines Urlaubsantrages durch den/die Vorgesetze/n kommen und keine entsprechende Lösung zwischen Mitarbeiter/in und dem/der Vorgesetzen gefunden werden, bitte zur Klärung immer die Abteilung Personal einschalten. Bei inhaltlichen oder organisatorischen Fragen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung unter urlaubsverwaltung@uni-mainz.de sowie bei technischen Fragen an das Zentrum für Datenverarbeitung unter hotline@zdv.uni-mainz.de Zusammengefasste Kurzeinweisung der Maske Gisbo Web ================================ Option Zeiterfassungsterminal : Es sind hier die täglichen Buchungen zu tätigen, KOMMT Pausenanfang Pausenende GEHT Pausenanfang und Pausenende sind bei jeder Arbeitsunterbrechung zu drücken. Kommt (bei Dienstbeginn) und Geht (bei Dienstende). Berichtigungen an bereits getätigten Buchungen sind über den Button ändern unter Angabe des Berichtigungsgrundes vorzunehmen. Unterlassene Buchungen sind unter Buchungen nachtragen zu erfassen (z.b. Geht wurde bei Dienstende nicht gedrückt). Über den Kalender, können Sie auf jeden beliebigen Tag springen und sich Ihre damaligen Dienstzeiten ansehen. Über den Pfeil neben dem Kalender gelangen Sie einen Tag zurück. Option Dienstzeiten: Unter diesem Button sind die täglichen zu erbringenden und auch die in der Vergangenheit bereits erbrachten Arbeitsstunden ersichtlich. Option Urlaub: Hier wird der Urlaub beantragt und elektronisch zum persönlichen Vertreter (dieser drückt geht klar ) und danach automatisch zum Vorgesetzten (oder dessen Stellvertreter) zur Genehmigung weitergeleitet. Der Urlaub sollte vom Vorgesetzten zeitnah genehmigt werden, damit der Beschäftigte keine Minusstunden für den beantragten Urlaubszeitraum in seinen Dienstzeiten bekommt. Krankheitstage sind zeitnah von den Krankmeldern zu melden, damit keine Minusstunden für die Betroffenen im System entstehen.
Auch hier wurde ein elektronisches Verfahren entwickelt, so dass kein Ausfüllen der bisher bekannten Veränderungsanzeigen auf Papier mehr erforderlich ist. Option Einstellungen: Der Vorgesetzte, der Vertreter des Vorgesetzten und der persönliche Vertreter (Häkchen vor der betreffenden Auswahl setzen!) sind hier einzugeben. Diese Eingaben bitte speichern. Geschieht diese erste einmalige Eingabe nicht, kann der Urlaubsantrag nicht an den Vorgesetzten/Vertreter weitergeleitet und genehmigt werden, was dann zu Minusstunden führt. Diese Einstellungen können jederzeit wieder geändert werden.