/'RICEWATERHOUSECWPERS: Neue MOglichkeiten in Sicht Der neue Lohnausweis Der neue Lohnausweis wird auf 2007 eingefuhrt. Das bedeutet, dass Unternehrnen bis Ende 2006 die Umstellungen gemacht haben müssen, urn für den ersten Lohn!auf im Januar 2007 bereit zu sein. Die Lohnausweise für das Jahr 2006 werden mit wenigen Ausnahmen noch mit dem aiten Formular ersteilt. Der folgende Beitrag vermittelt einen genauen Uberblick, was Veranderungen, Anforderungen, strukturierten Ablauf und Potenziale betreffen. von Brigitte Zulauf S eit rund 30 Jahren besteht das derzeit gültige, eidgenossische Lohnausweisformular, und die aktueh gültigen Vorschriften sind in der Wegleitung von 1995 zusammengefasst. Nach dem in Kraft treten des Steuerharmonisierungsgesetzes entschied die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) em neues, gesamtschweizerisches Formular zu erstellen und die Vorschriften zu präzisieren oder neue zu erlassen. Es gab immer wieder Verzogerungen wegen starkem Widerstand aus der Wirtschaft. Aus diesem Grund wurde eine Arbeitsgruppe vneuer Lohnausweisv mit Vertretern der Steuerbehörden als auch der Wirtschaft eingesetzt, weiche die Praxistauglichkeit des neuen Formulars überprüfen solite. Die Arbeitsgruppe Neuer Lohnausweis als auch die SSK wie auch die Kommissionen für Wirtschaft und Abgaben (WAK) des Nationalrates empfehlen nun die Einführung des neuen Lohnausweises auf das Jahr 2007. Dieser Empfehlung folgt die Mehrzahi der Kantone. Allerdings ist zu erwarten, dass einzelne Kantone dafür plädieren, den neuen Lohnausweis erst ab 2008 anzuwenden. Der Kanton Luzern will zum Beispiel nochmals mit dem alten Formular für 2007 arbeiten, hat aber nichts dagegen, wenn die Unternehmungen bereits im 2007 auf den neuen Lohnausweis umstellen. Zunächst. in Stichworten, die Vorteile des neuen Lohnausweises: Das Formular ist übersichtlich und transparent gestaltet Die Erlauterungen zum neuen Lohnausweis sind viel detaillierter, und somit haben die Unternehmen eine Chance, auch bei einer komplexeren Zusammensetzung der Saläre, den Lohnausweis korrekt zu erstellen (sehr viele Lohnausweise waren in der Vergangenheit nicht korrekt, und die Vorschriften 1995 waren wenig bekannt). Für einfachere Verhältnisse kann mit einer Kurzwegleitung gearbeitet werden. Es steht für alle em Programm zur Verfügung, mit welchem insbesondere linternehmungen ohne Lohnbuchhaltungsprogramm die Lohnausweise ausfüllen kännen. Es konnten umstrittene Lohnbestandteile im Sinne einer Negativliste von der Deklaration auf dem neuen Lohnausweis befreit werden (Randziffer 72). Neue MOglichkeiten in Sicht 5- Ausschnitt Seite 1 / 6
Dies sind: Gratis abgegebene Halbtaxabonnemente der SBB Reka-Scheck-Vergunstigungen bis CHF 600. jährlich Ubliche Weihnachts-, Geburtstagsund ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 500. pro Ereignis Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Handy, Computer etc.) Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften bis CHF 1000. im Einzelfall Beiträge an Fachverbände unbeschränkt Rabatte auf Waren, die für den Eigenbedarf bestimmt und branchenüblich sind Zutrittskarten für sportliche, kulturelle und andere gesellschaftliche Anlässe bis CHF 500. pro Ereignis Die Bezahlung der Reisekosten für den Ehegatten oder den Partner bzw. die Partnerin, die den Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen begleiten. Beiträge an Kinderkrippen, die für Kinder des Arbeitnehmers verbilligte Plätze anbieten Gratis-Parkplatz am Arbeitsort Kosten für ärztliche Vorsorgeuntersuchungen, die auf Verlangen des Arbeitgebers oder der Pensionskasse erfolgen Gutschriften von Flugmeilen. Sie sollen für geschaftliche Zwecke verwendet werden Es ist dabei zu beachten, dass diese Lohnbestandteile auf dem alten Lohnausweis bewertet und aufgeführt werden mussten. Mehrere Möglichkeiten Auf die Angabe von effektiven Spesen für die Mitarbeiter auf dem Lohnausweis kann in emfachen Verhältnissen verzichtet werden (RZ 52 der Wegleitung) (Pauschalspesen müssen immer aufgeführt werden). Viele Unternehmen haben mit dem alten Lohnausweis auf die Angabe der effektiven Spesen für Ieitendes und Aussendienstpersonal verzichtet, auch wenn sie nicht über em genehmigtes Spesenreglement durch die kantonale Behörde verfügten. Dies heisst grundsatzlich, dass diese Lohnausweise alle nicht korrekt ausgestellt waren. Eine Unternehmung hat mit dem neuen Lohnausweis drei Maglichkeiten (vorher nur zwei): [in Spesenreglement ist zu erstellen und durch die Behörden genehmigen zu lassen. Die AHV- Ausgleichskasse wird dieses Reglement in den meisten Fallen auch akzeptieren. [in internes Spesenreglement hat folgende Bedingungen kumuliert einzuhalten: Die Ubernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet Die Hähe der effektiven Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen entspricht in der Regel einem Wert von maximal CHF 35, bzw. die Pauschale für eine Hauptmahlzeit betragt maximal CHF 30 Kundeneinladungen usw. werden ordnungsgemass gegen Originalquittung abgerechnet Die Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug usw.) erfolgt gegen Beleg. Für die geschaftliche Benutzung des Privatwagens werden maximal 70 Rappen pro Kilometer vergütet Kleinspesen werden, soweit möglich, gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale von maximal CHF 20 vergütet Zusatzbemerkungen: Da Pauschalen immer effektiven Auslagen entsprechen müssen, können hier keine zusätzlichen Pauschalspesen (Vertrauensspesen, Autospesen etc.) ausgerichtet werden. Ansonsten müssen wieder alle Spesen ausgewiesen werden. Sämtliche Spesen für sämtliche Mitarbeiter auf dem Lohnausweis zu sammeln und aufzuführen. Dabei ist es unerheblich, wie die Spesen von der Firma an den Mitarbeiter zurückbezahlt oder direkt bezahlt wurden (Kasse, Spesenrapport, Kreditorenrechnung, Firmenkreditkarte dies schliesst auch Hotelübernachtungen, Flugtickets etc. em es geht vor allem um die Reprasentations-, Reise-, Verpflegungs- und Ubernachtungsspesen). Diese Lösung kann je nach Situation zu erheblichem Ausschnitt Seite 2 / 6
: ' ' " LIFE Mehrauf wand in der Administration tchren. Speserireglemente, weiche von einem Kanton genebmigt werden, rnussen von den anderen Kanlonen akzeptierl werden.,...n.s. Die Ubergangsbestimmungen sind so yestaltel, dass einige Fehier nicbt geahndet werden, jedoch in der Zukunft eingehalten werden müssen. Hingegen rnüssen Leistungen, weiche in Form von Geld getlossen sind und nicht dekiariert wurdpn, immer (wie audi heute schan) geahndet werderi. Beispiele clazu sind die Nkhtdeklaration der Krankenkassenbeitrage. wenn /Dm Arbeilgeber bezahit, die fehiende Dekiaration von Arbeitgeberbeiträgen für das Leasing-Fahrzeug eines Arbeitnehmers, die fehiende resp. die faische Dekiaration des Geschäftswagens mit privater Verwendunqsmog- Iichkeit und die fehiende Dekiaration von Gralisverpflegung. In den foigenden Abschnitten fragte KMU LIFE nach genaflen Anforderungen an den neuen Lohnausweis in den Bereichen Projektmanagement, Software und Weiterbildung. Weiche Anforderungen kommen auf die Unternehmen no Durch die detaillierte Diskussion des Lohnausweises sind die Bestimmungen auch den Behorden besser bekanni und es ist iii der Praxis mit einer verscharfteren Durchsetzung zu rechnen. Unlernebmungen, weiche bis anhin alles richtig dekiariert und bereits aul dciii alten Lohnausweis korrekt ausgewiesen haben, sind mit wenigen Ausnahmen nur mit der Umstellung auf das neue Forniular kontrontiert. Hat eine Unternehmung lediglich Monatslbbne ausbezahit und gewährt diese Spesenruckerstattungen im Rabmeri der oben beschriebenen Voraussetzungen, wird sich die Umstellungszeit nur aut die Umsiellung des neuen Formulars in der Software besobranken. Andere Unternehniungen werden erkennen, dass sie einiges zu bereinigen haben. Es diesen Unternehmungen dringend zu empfehlen, dass sie festslellen, wo ibre Risiken liegen und wann und wie diese reduziert werden solren. Auch soilten Bereiche, weiche für die Deklaration zu aufwandig sind, überdacbt und vereinfacht werden. Dies ergibi unler Uniständen Anpassungen an die Lusammensetzung der Entlahnung. von Reglementen als audi von Verträgen (vgl. Darstellung). Basierend auf den durchgeführten Reviews von Salarbuchhaltungen in Firmen und der laufenden Unterstützung von Unternehmungen im Zusammenhang mit dem neuen thhnausweis snd folgende Themen am haufigsten anzutreffen: J ist Ausschnitt Seite 3 / 6
Umstellung aut den neueri Lohnausweis per 1. Januar 2007 - W I - t0cs4 jr S4. '-I VS- 7 Ausschnitt Seite 4 / 6
Spesen (Abgrenzung zu Lohn. Ablage, Prozesse) Im Grundsatz sind Lebenshaltungskosten als Lohn zu deklarieren. Es 1st deshalb darauf zu achten, dass bei Spesenruckerstattungen elne Kontrolle stattfindet. Als Lebenshaltungskosten sind Abo-Kosten, Büropauschalen und Parkplatzkosten zu Hause etc. zu erwähnen. Em grosser Handlungsbedarf bezuglich Abgrenzung von privat (Lebenshaltungskosten) und geschaftlich besteht insbesondere bei den Zudem müssen die Firmen gemäss Erlauterungen den Entscheid treffen, ob sie em Firmen-Mobiltelefonen als auch bei Firmenkreditkarten-lnhabern. Spesenreglement erstellen und genehmigen lassen wollen. Aus- und Weiterbildung (Prozesse, Informationen) Aufgrund einiger Missbräuche müssen Aus-/ und Weiterbildungskosten, wenn die Rechnung auf die Firma ausgesteilt und beglichen wurde, pro Jahr und Ereignis von mehr als CHF 12'OOO. auf dem Lohnausweis aufgefuhrt werden. Erstattet hingegen die Unternehmung einen Betrag an den Mitarbeiter, muss dieser ohne Limite in jedem Fall auf dem Lohnausweis ausgewiesen werden. Ob es sich dabei um em steuerbares Einkommen handelt, entscheidet dann der Steuerkommissär in der ordentlichen Vera n lag u ng. Geschäftsauto und Privatnutzung Bei Geschäftsautos, welche auch privat genutzt werden können, ist pro Monat 0.8% des Kaufpreises ohne MwSt aufzurechnen. Dieser Betrag st auch AHV- und UVG-pflichtig. Je nach Formulierung des PK-Reglementes kann dies auch PK-pflichtig werden. Auch die unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort 1st zu bescheinigen. Gehaltsnebenleistungen und Detaillierung Es werden mehr Details auf dem Lohnausweis gefordert. Die Unternehmungen müssen sich vermehrt uberlegen, ob die gewahrten Naturalleistungen steuer- und AHV-pflichtig sind oder nicht. Dazu gehört auch die Gleichbehandlung von Mitarbeitern im Zusammenhang mit vom Arbeitgeber übernommenen Beiträgen (z.b. Krankentaggeldversicherung, Unfailversicherung, Unfallversicherung in Ergänzung). Je nach Situation kann eine Zusammenstellung eines Projektteams mit der Planung der entsprechenden Schritte notwendig werden. Für die Entscheide muss die Geschäftleitung mit einbezogen werden. Wie sind die neuen Anforderungen in die bestehende Software zu integrieren? Unternehmungen, welche wissen, was sie wie umsetzen wollen, haben sich auf die Software- Umstellung gut vorbereitet. Diese ist oft lediglich der kleinste Teil der durchzuführenden Arbeiten. Jede Standard-Lohnbuchhaltung ab einem bestimmten Preisniveau hat den neuen Lohnausweis in den neusten Programmversionen eingebaut. Auch wird der parallele Ausdruck der alten Lohnausweise im Januar / Februar 2007 möglich sein, und gleichzeitig ist der neue Lohnausweis bereits für alle Mitarbeiter eingerichtet insbesondere für diejenigen Mitarbeiter, welche bereits rn Januar 2007 austreten. Ausschnitt Seite 5 / 6
Bei Anwendern von alteren Versionen muss unter Uniständen em Update besorgt und alienfalls auch neue Hardware beschafft werden. Die wichtigsten Schritte bei der Software- Umseizung sind: Update für die Version mit dem neuen Lohnausweis installieren Alle alten Lobiarlen per Ende Dezembei 2006 terminieren Neue Lohnarten erstellen (wie z.b. Privatnutzung Geschaftsauto, Aus- und Weiterbildung etc.) (Achtung: auth AHV- Pflicht, UVG-Pflicht, PK-Pflicht und Quellensteuer-Pfiicht überdenken) Lohnarten auf die einzelnen Ziffern zuordnen BenOtigte Bemerkungen für den Lohnausweis defnierer,, evtl. in mehrere Sprachen (Deutsch, Französisch, talienisch) Ubersetzen Bereits bekannte Grässen bei jeder Person oder Gruppe hiriterlegen (zb. Lifter C Mdhlzeitenentschädigung, Zier F unentgeltliche Befarderung zwisclien Wohn- und Arbeitsort etc.) Brigitte Zulauf Wet muss wie geschult werden? Je nah Komplexität der Strukturen, der lu sammensetzung der Entlohnungselemente rind der Grbsse der Unternehmung n,ussen niehrere Stellen mnvolviert und geschull werden. Oftmals Weiss jemand in dci Personalabteilung nicht, was noch über die Kreditorenbuchhaltung oder generell Uber die Finanzbuchhaltung bezahit wird. Es ist dringend zu empfenen, dass der Informationsfiuss geriau defmniert wird. Unter Umslànden sirid auch die Mitarbeiter zu schuleri zum Beispiel betr. RUcktorderungsmagiichkeiten von Spesen (und was eben nkht Spesen smnd). Da die Geschaftsleiiung qewisse Entscheidungen trifft, muss sie sich der Iraqweite der Auswi kungen fur die Unternehnning bewusst win. PwC konnte bereits viele (Jnternehmungeri aufgrund von Ganztagesseminaren, haibtagigen Workshops im Zusammenhang mit der Umstellung in der Abdcus-Software, 1-7-stundigen Vortragen zur Sensibilisierung der Matene und individuellen Beratungen in den Firnien schulen. Die Beispiele umfassen alle maglichen Situationen, welche in einer Firma vorkommen kannen. Die Unterstützung kann punktuell als audi uintassend erfoigen. BrigittZuIauIIst ISterin eudifulming und SaIkad.nf stratio bi PwC hi Zurich Weitere Intormationen konnen jederzeit aktualisiert unter www.pwc.cb/iobnausweis eingesehen werden. Ausschnitt Seite 6 / 6