SERVICE: NEWSLETTER
Inhalt 1 KURZE BESCHREIBUNG DES SERVICE 3 2 VORTEILE 3 3 KONTEXT 3 4 AKTUELLE KUNDEN UND ZIELKUNDEN 3 4.1 AKTUELLE KUNDEN 3 4.2 ZIELKUNDEN 3 5 BESCHREIBUNG DES SERVICE 4 5.1 ALLGEMEINES 4 5.2 FUNKTIONSBESCHREIBUNG 4 5.3 NICHT ENTHALTEN 5 6 MODALITÄTEN DES ZUGANGS ZUM SERVICE 5 6.1 VORAUSSETZUNGEN 5 6.2 VORGEHENSWEISEN 5 6.3 BUDGET 6 7 ZUGEHÖRIGE DIENSTLEISTUNGEN 7 7.1 FAST2WEB (S167) WCMS (S017) 7 7.2 WEB TEMPLATING & DESIGN CSS (S128) 7 7.3 REDAKTIONELLE STRUKTUR UND INTUITIVITÄT (S127) 7 8 ANFORDERN VON INFORMATIONEN - KONTAKT 7 9 Glossar 7 2 / 7
1 KURZE BESCHREIBUNG DES SERVICE Fedict stellt auf der Grundlage der Plattform Newsletter-Service 1 ein professionelles Tool bereit, mit dem problemlos eine E-Mailing-Kampagne entwickelt, gestartet und bewertet werden kann. Auf dieser Plattform können Sie: 1. Ihre E-Mail-Mitteilungen und Landing-Pages erstellen; 2. Ihre Kontakte segmentieren; 3. Ihre Kampagne starten; 4. die Ergebnisse Ihrer Kampagnen bewerten. 2 VORTEILE Schnelle Einführung o Kein öffentliches Ausschreibungsverfahren o Erstellung des Accounts innerhalb von 2 Tagen o Möglichkeit der Realisierung einer Basiskonfiguration (CSS und Vorlage) o Schnelle Beherrschung des Tools Fedict übernimmt die Erstellung Ihres Accounts und die Kosten für den Versand der E-Mails. 3 KONTEXT Um den Kontakt mit Ihren Kunden zu halten, sie über Neuigkeiten aus Ihrer Organisation zu informieren und den Verkehr auf Ihrer Website zu verwalten, ist der Versand eines Newsletters unentbehrlicher Bestandteil Ihrer Kommunikation. Der Newsletter-Service ist ein ergänzendes Medium, mit dem Sie dieses Ziel auf professionelle Weise erreichen können. 4 AKTUELLE KUNDEN UND ZIELKUNDEN 4.1 Aktuelle Kunden Fedict, das International Press Center (IPC), der FÖD Wirtschaft, die föderale Agentur für Medikamente und Gesundheitsprodukte, der FÖD Inneres und der FÖD Soziale Sicherheit besitzen unter anderem einen Account auf der E-Mailing-Plattform. 4.2 Zielkunden Dieser Service richtet sich an die für Kommunikation zuständigen Mitarbeiter belgischer öffentlicher Institutionen. 1 www.addemar.com Ein Produkt der Firma Ideaxis. 3 / 7
5 BESCHREIBUNG DES SERVICE 5.1 Allgemeines Der Newsletter-Service wird im Rahmen eines Modells angeboten, das als SaaS (Software as a Service) bezeichnet wird. Dies bedeutet, dass der Benutzer keine spezielle Software erwerben oder Installationen vornehmen muss. Fedict stellt den Zugang zur Plattform bereit und der Benutzer kann seine E-Mailing- Kampagne starten. Der Benutzer hat 2 Möglichkeiten, den Newsletter-Service zu nutzen: Intern, mit eigenem Personal In diesem Fall sorgt Fedict nur für die administrative Unterstützung bei der Erstellung des Benutzer- Accounts. Über einen Zulieferer von Fedict oder einen Rahmenvertrag " Information Architecture & Usability " (S127) oder " Web Templating en Design " (S128) (siehe 7.2 und 7.3). Abhängig von Ihren Bedürfnissen bietet Ihnen der Anbieter seine Dienste insbesondere für die grafische Entwicklung von Mustern (Vorlagen), E-Mails oder Landing-Pages, den Import von Kontakten oder die Schulung im Umgang mit dem Tool. In diesem Fall sorgt Fedict auch für die Unterstützung bei der Freigabe der Angebote und der allgemeinen Überwachung der Mission des Anbieters. 5.2 Funktionsbeschreibung Der Zugang zur Plattform Newsletter-Service umfasst folgende Funktionen: Die Erstellung und Verwaltung Ihrer E-Mails und Landing-Pages: Sie können Ihre eigene Verzeichnisstruktur definieren, um Ihre Mitteilungen zu ordnen. Sie können das Resultat Ihrer Kommunikation vorab betrachten. Die Segmentierung Ihrer Kontakte und Kontaktgruppen: Sie können beliebig viele anlegen und nach Gutdünken organisieren. Sie können Ihre Kontakte problemlos verwalten, manuell oder durch Dateiimport hinzufügen oder löschen. Und natürlich ebenso problemlos exportieren (Excel, CSV, XML). Sie können dynamische Gruppen anlegen, die abhängig von definierten Parametern aktualisiert werden. Sie können Ihre Mitteilung durch Übernahme von Informationen, wie Name oder Titel der Person personalisieren. Starten der Kampagne zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt. Außerdem ermöglicht der Newsletter-Service das problemlose Testen Ihrer Kampagne (z.b. hinsichtlich Spam), bevor sie tatsächlich gestartet wird. Die Bewertung ihrer Kampagne: Mit Berichten und Grafiken können Sie schnell darstellen, wie viele E-Mails versendet und zugestellt wurden oder wie viele zu einem Klick auf Ihre Website führten, um den Erfolg Ihrer Kampagne zu beurteilen. Sie können sich auch über die Anzahl der Klicks pro Link informieren, um zu erfahren, welcher die beste Wertung erreicht. Die Ergebnisse einer Kampagne können auf der Plattform eingesehen werden, Berichte können aber auch per E-Mail versendet oder in den Formaten CSV, Excel oder PDF exportiert werden. Es ist auch möglich, die Resultate einer Kampagne problemlos mit denen einer anderen zu vergleichen. Der Newsletter-Service bietet auch 4 / 7
ein Cockpit, das in Echtzeit die Zahl der Kontakte, die Anzahl der Kampagnen und die Anzahl der versendeten E-Mails zeigt. Die Bibliothek bietet Ihnen jederzeit und überall Zugang zu Ihren Multimedia-Ressourcen (Bilder, Banner, Logos usw.), die Sie problemlos verwalten können. Mit "Mein Account" können Sie die Basisparameter Ihres Accounts verwalten (Standardtexte definieren, Regeln für den Versand von Mailings festlegen usw.) und Ihre Benutzer anlegen und verwalten. Diese Liste ist nicht erschöpfend, weitere Details finden Sie auf: http://www.addemar.com/en_us/tour/create.html 5.3 Nicht enthalten Die Parametrisierung des Tools geht zulasten des Kunden, Fedict stellt nur die Plattform für den Versand der Newsletter bereit. Folgende optionale Funktionen (auf der Website von Newsletter-Service genannt) stehen im Service von Fedict nicht zur Verfügung: Direct Mail & Web-To-Print SMS Campaigns Campaign Automation Marketing Intelligence KPI Dashboards 6 MODALITÄTEN DES ZUGANGS ZUM SERVICE 6.1 Voraussetzungen Es gibt keinerlei Voraussetzungen für die Nutzung des Service. Wir empfehlen jedoch dem zukünftigen Benutzer, eine Strategie für die E-Mailing-Kommunikation zu entwickeln oder neu zu definieren, um beispielsweise folgende Fragen zu beantworten: Welche Ziele sollen erreicht werden? Wie misst man den Erfolg? Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden? Wie werden die E-Mail-Adressen bezogen? Ist eine Segmentierung erforderlich? Anhand welcher Merkmale wird segmentiert? Inwiefern sollen die E-Mails personalisiert werden? Welche Inhalte sollen verbreitet werden? Eignen sie sich für jede Zielgruppe? Wie sollen sie präsentiert werden? Sobald die Kommunikationsstrategie klar und bekannt ist, kann der zukünftige Benutzer in der nächsten Phase (unter Punkt 6.2 beschrieben) über diese strategischen Alternativen nachdenken. 6.2 Vorgehensweisen Bei der Einführung des Service wird wie folgt verfahren: 1. Sondierungstreffen, bei dem der zukünftige Benutzer und ein für die Dienstleistungen zuständiger Mitarbeiter von Fedict Erwartungen und bekannte Einschränkungen beschreiben. Bei diesem ersten 5 / 7
Kontakt kann ermittelt werden, ob der Newsletter-Service die Anforderungen erfüllen kann und/oder ob vielleicht andere Dienstleistungen empfehlenswert sind. 2. Der zukünftige Benutzer bestätigt seinen Wunsch, den Newsletter-Service in Anspruch zu nehmen, mittels einer Absichtserklärung an den Vorsitzenden von Fedict. 3. Fedict erstellt den Account und übermittelt dem Benutzer die Verbindungsdaten. 4. In diesem Stadium hat der Benutzer hinsichtlich der Umsetzung zwei Möglichkeiten: a. Start ohne externe Unterstützung, unter anderem bei der Erstellung von Vorlagen. In diesem Fall sorgt Fedict nicht für den Support. b. Inanspruchnahme eines Subunternehmers von Fedict bei der Einführung des Newsletter- Service (siehe Kapitel 5.1). In diesem Fall sorgt Fedict zu Beginn des Projekts für den Support. Die Aktivitäten laufen wie folgt ab: i. Dem zukünftigen Benutzer wird ein Preisangebot vorgelegt. Das Preisangebot enthält eine Beschreibung des Leistungsumfangs, eine Liste der Leistungen, einen Zeitplan und einen Festpreis für die Leistung. Bei geringfügigen Anforderungen ist das Angebot Gegenstand eines Auftragsscheins. ii. Der zukünftige Benutzer erstellt anhand des Angebots einen Auftragsschein und holt intern die erforderlichen Genehmigungen ein. iii. Bei Einverständnis und Auftragserteilung liefert der Dienstleister die Grundkonfiguration. iv. Der Benutzer erhält die Leistungen (beispielsweise: Laden der Kontakte, E-Mail- Vorlage, Landing-Page usw.) und eine Schulung im Umgang mit der Plattform. 5. Der Kunde akzeptiert den Service durch Starten seiner ersten E-Mailing-Kampagne. Mit Zuweisung des Accounts und eines Benutzerprofils tritt die Nutzungsvereinbarung in Kraft. 6.3 Budget Fedict übernimmt die Kosten im Zusammenhang mit der Erstellung des Accounts, der Aktivierung des Service und dem Versand der E-Mails. Die grafische Konzeption der E-Mailing-Vorlagen, der Landing-Page, der einführenden Schulung sowie jeglicher erforderlicher externer Unterstützung (z.b. Definition der Kommunikationsstrategie, Bewertung einer Kampagne usw.) gehen zulasten des Kunden. 6 / 7
7 ZUGEHÖRIGE DIENSTLEISTUNGEN 7.1 Fast2web (S167) WCMS (S017) Die Dienste Fast2web und WCMS von Fedict sind mit der Plattform Addemar gekoppelt. Ein Template der Anmeldeseite wird in WCMS oder Fast2web erstellt. Die Landing-Page wird entweder auf Ebene der Website oder in der Plattform Newsletter-Service entwickelt. 7.2 Web Templating & Design CSS (S128) Um Sie bei der grafischen Konzeption oder der technischen Umsetzung der E-Mail-Vorlage zu unterstützen, können Sie auf Wunsch diesen Rahmenvertrag nutzen. Weitere Informationen finden Sie im Katalog von Fedict: Web Templating & Design. 7.3 Redaktionelle Struktur und Intuitivität (S127) Um Sie bei der grafischen Konzeption oder der technischen Umsetzung der E-Mail-Vorlage zu unterstützen, können Sie auf Wunsch diesen Rahmenvertrag nutzen. Weitere Informationen finden Sie im Katalog von Fedict: Information Architecture & Usability. 8 ANFORDERN VON INFORMATIONEN - KONTAKT Sie interessieren sich für den von Fedict angebotenen Newsletter-Service und wünschen weitere Informationen? Bitte wenden Sie sich an den Service Desk von Fedict und geben Sie als Betreff S173: Newsletter an. servicedesk@fedict.be 078 15 03 12 (FR) 078 15 03 11 (NL) 9 GLOSSAR E-Mailing: E-Mailing ist der gleichzeitige Versand personalisierter E-Mails an eine große Zahl von Empfängern. Damit können verschiedene Ziele verfolgt werden: die Werbung neuer Kunden, die Bindung existierender Kunden oder die Vermittlung von Informationen über Aktivitäten oder Neuigkeiten (Newsletter oder Informationsbrief) an die Kunden. Informationsbrief 2 (Newsletter): E-Mailing zu Informationszwecken, das zu bestimmten Zeiten auf ausdrücklichen Wunsch des Internetbenutzers versendet wird. 2 Quelle: http://www.emarketool.fr (12/03/2012) 7 / 7