bea und elektronischer Rechtsverkehr

bea und elektronischer Rechtsverkehr I. Was ist das bea? Das besondere elektronische Anwaltspostfach ( bea ) ist der Zugang der Anwaltschaft zum elektronischen Rechtsverkehr. Zum 01.01.2016 wird jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt von der BRAK ein eigenes bea erhalten. II. Für wen? Die Kommunikation mit der Justiz über das bea ist spätestens ab 2022 für alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte verpflichtend. Diese Verpflichtung gilt bisher nur für die Anwaltschaft. Für die Justiz besteht die gesetzliche Verpflichtung noch nicht, jedoch setzt sich die BRAK intensiv für eine Änderung ein. III. Ab wann kann ich bzw. ab wann muss ich? Wie oben bereits erwähnt, ist die elektronische Kommunikation ab 2022 verpflichtend. Jedoch gibt es in einigen Bundesländern schon jetzt und in vielen anderen schon vor 2022 die Möglichkeit, mit der Justiz auf diesem Weg zu kommunizieren. a) Ab 01.01.2016 führt die BRAK das bea ein, d.h. ab 2016 ist es für die Anwaltschaft untereinander möglich, auf elektronischem Weg zu kommunizieren. (Für alle bisherigen Nutzer des EGVP-Clients: Ab 01.01.2016 soll dieser abgeschaltet werden; während einer Übergangszeit soll er jedoch parallel zum bea betrieben werden können.) b) Ab 01.01.2018 soll die elektronische Kommunikation über das bea mit Gerichten möglich sein. Zu den Bundesgerichten und in einigen Bundesländern (Berlin, Brandenburg, Sachsen und Hessen) ist dies bereits jetzt möglich. In anderen Bundesländern sind darüber hinaus einige Pilotgerichte beteiligt. Den einzelnen Ländern wird jedoch die Möglichkeit eingeräumt, diesen Zeitpunkt bis zum 01.01.2019 bzw. 01.01.2020 hinauszuzögern. Bisher ist noch nicht abzusehen, welche Bundesländer hiervon Gebrauch machen werden. Ab 01.01.2018 sind elektr. Empfangsbekenntnisse über das bea möglich. c) Ab 01.01.2022 ist der elektronische Rechtsverkehr bundesweit verpflichtend. ABER: Vorreiterländer, deren Justiz ab dem 01.01.2018 bzw. dem 01.01.2019 1

über das bea erreichbar ist, können diesen Zeitpunkt auf den 01.01.2020 bzw. 01.01.2021 vorverschieben. d) Die elektronische Akte im Strafrecht wird wohl ab 2024 eingeführt (das diesbezügliche Gesetz soll zum 01.01.2016 in Kraft treten). IV. Was wird benötigt? Vorab wurde von der BRAK durch Umfragen ermittelt, dass es in technischer Hinsicht noch große Unterschiede bei der Ausstattung der Kanzleien gibt. Daher muss gewährleistet sein, dass das bea mit minimalem technischen Aufwand erreichbar ist und so die elektronische Kommunikation jedem ermöglicht wird. In gleicher Weise muss berücksichtigt werden, dass das bea auch in bestehende Anwaltssoftware integriert werden kann. a) Für das bea wird ein sog. Client erstellt, über den man Zugriff auf sein persönliches Postfach hat. Dieser Client wird über eine Website erreichbar sein. D.h. eine Anmeldung wird von jedem PC aus möglich sein. Alternativ wird es eine Schnittstelle für Anwaltssoftware geben, sodass das bea in die bestehende Anwaltssoftware Ihrer Kanzlei integriert werden kann. Die Kanzlei-Software-Hersteller haben jedoch signalisiert, dass diese Einbindung nicht pünktlich zum Start des bea zur Verfügung steht. b) Daher müssen den Kanzleien vier Dinge zur Verfügung stehen: 1. Ein Computer dieser ermöglicht die Arbeit mit dem bea. Als Minimalanforderungen wird ein Arbeitsspeicher von 512 MB RAM empfohlen. Dazu benötigen Sie eines der drei gängigen Betriebssysteme Windows, MacOS oder Linux. (Für alle, die mobile Geräte benutzen, sei angemerkt: Eine Erweiterung des bea für Tablet und Smartphone ist in Planung. Problematisch hierbei ist bisher die Signatur s. VII. 2., da diese Geräte keinen USB- Anschluss für ein Kartenlesegerät besitzen.) 2. Ein leistungsfähiger Internetanschluss leistungsfähig bedeutet eine Datenübertragungsrate von mind. 2 Mbit/s, besser 6 Mbit/s. Weiterhin müssen Sie darauf achten, dass die Datenübertragungsrate nicht nur für die Download- sondern auch für die Upload-Geschwindigkeit gilt. (Informationen zu Ihrer Datenübertragungsrate erhalten Sie von Ihrem Internetanbieter.) 2

3. Ein Scanner und ein Drucker mittlerweile oft als ein Gerät erhältlich. Durch den Scanner können Sie aus Schriftsätzen in Papierform Dateien erstellen, die Sie über das bea versenden. Falls Sie nicht ohnehin eine elektronische Akte führen, dient der Drucker dem Ausdrucken der übermittelten elektronischen Dokumente. 4. Eine Signierkarte und ein Kartenlesegerät dies dient als Sicherungsmittel. Hierauf wird unter VII. näher eingegangen. Vom vorsorglichen Erwerb einer Signierkarte wird jedoch abgeraten. Für die Inbetriebnahme des bea gibt es eine bea-karte*. Diese soll darüber hinaus die Funktion einer Signierkarte erhalten. Somit hat man dann beides in einem. Eine solche Karte muss durch den Rechtsanwalt (online) beantragt werden. Für bea-karten mit und ohne Signaturfunktion wird regelmäßig eine jährliche Gebühr anfallen. (* Die Erstregistrierung ist besonders sicherheitssensibel. Daher wird diese Karte benötigt. Sie enthält die Postfachnummer, die sog. Safe-ID.) V. Wie wird das technisch umgesetzt? Die Umsetzung des bea ist ein gigantisches Projekt. In personeller Hinsicht müssen die bundesweit rund 165.000 Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und deren 300.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter versorgt werden. Darüber hinaus ist das zu bewältigende Datenvolumen enorm: Im Schnitt werden pro Sekunde 8 Dokumente versendet werden müssen (in Spitzenzeiten sogar mehr). a) Mit der technischen Umsetzung wurde die Firma Atos IT Solutions aus München von der BRAK beauftragt. b) Oben wurde bereits erwähnt, dass der Zugang durch einen Client gewährleistet wird, der über eine Website erreichbar ist oder über eine Schnittstelle in die Kanzleisoftware (auch komplizierte) integriert werden kann. c) Die Oberflächengestaltung des bea wird einem E-Mail-Postfach ähneln. d) Um die Sicherheit des Systems zu gewährleisten, gibt es verschiedene Sicherungsmittel, auf die unter VII. näher eingegangen wird. In Kurzform: Das zu übermittelnde Dokument wird elektronisch signiert und im Anschluss mittels einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung übersandt. Die Emp- 3

fangsberechtigung wird mit einem Hardware-Security-Modul überprüft und erst dann wird das Dokument entschlüsselt. e) Die enormen Datenmengen werden von Rechenzentren mit einer ausreichenden Kapazität bewältigt. Alle Server haben ihren Standort in Deutschland. VI. Lösung von Frist- und Zugangsproblemen: Der Einsatz technischer Mittel wirft häufig neue Probleme auf. Doch auch diese können durch das verwendete System gelöst werden. a) Wie bereits erwähnt, sind die Rechenzentren mit einer ausreichenden Kapazität ausgestattet. Die Übertragung von großen Datenmengen wird trotz allem eine gewisse Zeit erfordern zu denken ist hier an Gutachten und weitere umfangreiche Dateianhänge. Um die Einhaltung von Fristen zu erleichtern, soll im Lauf des Jahres 2016 die Funktion eingerichtet werden, dass Schriftsätze priorisiert vor Anhängen behandelt werden. Bei Inbetriebnahme wird diese Funktion jedoch aus technischen Gründen noch nicht möglich sein. b) Sollte das System abstürzen, werden trotzdem alle Abläufe rechtssicher dokumentiert, um auch so eine Wiedereinsetzung zu ermöglichen. Darüber hinaus wird es trotzdem möglich sein, Dokumente auf dem bisher konventionellen Weg einzureichen, wenn es aus technischer Sicht unmöglich war, den elektronischen Weg zu gehen. Die Unmöglichkeit der elektronischen Übermittlung muss dann glaubhaft gemacht werden. VII. Wie wird die Sicherheit gewährleistet? Gerade in Zeiten, in denen die Medien voll von Meldungen über Hackerangriffe und Datenausspähung sind, muss gewährleistet sein, dass das verwendete System sicher ist. Darüber hinaus muss die anwaltliche Verschwiegenheit sichergestellt werden. Dies soll durch die folgenden technischen Umsetzungen erreicht werden: a) Sicherheit im Umgang mit dem bea: Der Empfänger muss sich zum einen sicher sein, dass der Absender auch wirklich Anwalt ist. Voraussetzung für die Einrichtung eines bea ist eine anwaltliche Zulassung. Erlischt die Zulassung, endet auch das Bestehen des bea ( Abgleich mit dem Register). Zum anderen muss sicher sein, dass der 4

Absender der ist, für den er sich ausgibt. Die Authentifizierung soll über zwei unabhängige Sicherungsmittel laufen: 1. Zum einen muss zum Einloggen eine PIN eingegeben werden, die nur Sie persönlich im Kopf haben. Darüber hinaus benötigen Sie Ihre bea-karte für den Login-Prozess. 2. Zum anderen benötigen Sie zum Absenden von Dokumenten ein Kartenlesegerät, welches per USB an den PC angeschlossen werden kann. Die Hersteller der Kartenlesegeräte liefern hierzu eine Treiber-Software, mit der das Lesegerät nach Installation auf Ihrem PC betrieben werden kann. Das Lesegerät liest die Signaturkarte (falls Sie bisher keine besitzen, kann auch die bea-karte mit einer Signaturfunktion ausgestattet werden). So wird eine sog. qualifizierte elektronische Signatur ( qes ) erstellt. Diese ist bis 2018 vorgeschrieben. Für Signaturkarten fällt in der Regel eine jährliche Gebühr an. Die Signaturkarte kann leider nicht durch den neuen maschinenlesbaren Personalausweis ersetzt werden. Alternative hierzu ist ein Softwarezertifikat, das entweder auf Ihrem PC o- der einem externen Medium gespeichert ist. b) Sicherheit bei Arbeitsteilung in der Kanzlei: Innerhalb der Kanzlei können für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für Kolleginnen und Kollegen unterschiedliche Berechtigungen für Ihr bea vergeben werden. Hierfür sind bis zu 30 verschiedene vorgesehen, die u.a. nur zum Zugriff, zur Bearbeitung, aber auch zum eigenständigen Versenden von Dokumenten berechtigen. Auch Mitarbeiter können bea-karten beantragen, allerdings erst ab 2016. Tipp: Sinnvoll ist es, sich bereits bis spätestens Ende des Jahres 2015 Gedanken zu machen, welche Berechtigungen für die einzelnen Kollegen und Mitarbeiter vergeben werden sollen, sodass ab 01.01.2016 das bea schnell eingerichtet und in Betrieb genommen werden kann. c) Sicherheit im Übermittlungsprozess: 1. Die Server stehen ausschließlich in Deutschland. 2. Die oben bereits erwähnte elektronische Signatur garantiert, dass der Absender auch wirklich der ist, der er vorgibt zu sein. 3. Das zu übermittelnde Dokument wird mit einem AES-Schlüssel mit 256 Bit verschlüsselt. Während des Übermittlungsvorgangs ist das Dokument En- 5

de-zu-ende-verschlüsselt. Hierbei ist sogar die Betreff-Zeile bis zum ersten Öffnen verschlüsselt und nur das Aktenzeichen erkennbar. 4. Die Empfangsberechtigung wird mit einem Hardware-Security-Modul überprüft. Erst danach erfolgt die Umschlüsselung der Nachricht. VIII. Wie hoch sind die Kosten? Dadurch, dass die BRAK die Organisation für die gesamte Anwaltschaft übernommen hat, konnten die Kosten relativ gering gehalten werden. Sie werden für die erste Einrichtung 70 nicht übersteigen. Die weitere Unterhaltung des bea könnte nach den ersten Jahren günstiger werden, wobei die Höhe der Wartungskosten noch nicht genau eingeschätzt werden kann. In der Rechtsanwaltskammer Tübingen werden die Kosten, die an die BRAK abgeführt werden müssen, über eine Erhöhung des Kammerbeitrags finanziert. Darüber hinaus entstehen pro bea-karte jährliche Kosten von 30-50. Falls die bea- Karte eine Signaturfunktion hat, belaufen sich die Kosten auf ca. 60-100 jährlich. IX. Welche Vorteile entstehen? Ein solch komplexes System würde nicht eingeführt werden, wenn es nicht vielseitige Vorteile böte. Im Folgenden sind nur einige hiervon aufgelistet: a) Dadurch, dass Porto-, Druck- und Papierkosten entfallen, können die Kosten für das bea ausgeglichen werden. b) Durch den Wegfall der Versendungszeit und die einfachere Zuordnung innerhalb der Justiz wird es zu einer Verkürzung der Bearbeitungszeiten führen. Auch innerhalb der Kanzlei wird es zu enormer Arbeitszeitersparnis kommen. c) Die Zuordnung von Dokumenten zur Akte wird wesentlich vereinfacht. d) Die Zustellung von Anwalt zu Anwalt wird erleichtert nicht zuletzt durch die Einführung des elektronischen Empfangsbekenntnisses. e) Durch die Benachrichtigung der Zustellung sowohl zu einem anderen Anwalt als auch zur Justiz, lässt sich der Zugang schnell und sicher überprüfen. X. Einzelne Fragestellungen bei der Anwendung des bea: Das bea kann nicht jeden Wunsch erfüllen. Allerdings gibt es für manche Probleme Lösungsmöglichkeiten, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind. Hierfür wird 6

nach den ersten eigenen Tests durch die RAK Tübingen eine Anleitung auf der Homepage zur Verfügung gestellt werden. a) Zur Gewährleistung der Datensicherheit wird auf Grund der oben erwähnten Verschlüsselung der Nachrichten eine Volltextsuche im bea nicht möglich sein. Jedoch kann dies nach Öffnen der Nachrichten mit der eigenen Kanzleisoftware nachgeholt werden. b) Eine Benachrichtigungsfunktion über neue Nachrichten im Posteingang des bea ist per E-Mail vorgesehen. Der Inhalt wird hier selbstverständlich nicht wiedergegeben. Hierfür wird die im Rechtsanwaltsverzeichnis hinterlegte E- Mail-Adresse verwendet. Es soll die Möglichkeit geben, diese zu ändern. Tipp: Achten Sie darauf, dass hier die richtige E-Mail-Adresse angegeben ist. c) Ein Kanzleieingangspostfach ist nicht vorgesehen. Der Gesetzgeber wollte die Erreichbarkeit und Zuordnung des Postfachs zu einer individuellen Rechtsanwältin bzw. einem individuellen Rechtsanwalt gewährleisten. ABER: Ein solches Postfach lässt sich durch die Erteilung der oben erwähnten Berechtigungen an mehreren Postfächern an eine Person erreichen. Dadurch kann ein virtuelles Kanzleieingangspostfach errichtet werden. d) Markierungen als gelesen oder ungelesen gelten für jeden Nutzer des Postfachs individuell. e) Für diejenigen Mitarbeiter, denen Sie für Ihr Postfach nur eine Lese- Berechtigung erteilt haben, ist eine Signaturkarte nicht erforderlich. f) Abwickler sehen wegen des Einhaltens der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nur eine Übersicht der Nachrichten, die sich im Postfach des Kollegen oder der Kollegin, deren Kanzlei abgewickelt wird, befinden, können jedoch auf deren Inhalte nicht zugreifen. Mit dieser Information müssen sie sich an die entsprechenden Absender der im Postfach befindlichen Nachrichten wenden. g) Eine Abwesenheitsbenachrichtigung ist weder bei Bestellung eines Abwicklers noch bei Löschung des Postfachs vorgesehen. Bei einem Kontaktversuch zu einem gelöschten Postfach erhält man jedoch eine Fehlermeldung. h) Eine Frist für ein automatisches Löschen von Nachrichten ist bisher nicht vorgesehen. Allerdings ist das bea kein Archivierungssystem, weshalb gelesene Nachrichten nach ca. ½ Jahr, ungelesene nach ca. 1 Jahr gelöscht werden. 7

i) Der Datenschutz wird auch beim bea hoch gehängt. Jedoch ist es technisch notwendig, zur Fehlerbehebung und bzgl. des Löschens alter Nachrichten bestimmte Daten zu erheben. j) Das bea wird ohne Zutun des Rechtsanwalts aktiv und empfangsbereit ( 31a BRAO ab 2016). Der Vorgang der ersten Inbetriebnahme wurde bereits oben beschrieben. XI. Zeitplan für 2015: Die Inbetriebnahme des bea Anfang 2016 ist nicht mehr weit entfernt. Daher werden ab Mitte 2015 die ersten Schritte eingeleitet. Insgesamt gibt es bundesweit ca. 165.000 Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte. Damit eine Versorgung aller gewährleistet ist, sollte der Bestellvorgang zügig gestartet werden. a) Im August 2015 werden Sie vom bea-kartenanbieter und der BRAK angeschrieben und dazu aufgefordert, sich eine bea-karte zu bestellen. Evtl. wird Ende September 2015 ein Erinnerungsschreiben bei Ihnen eingehen. b) Hierbei haben Sie die Wahl, ob Sie die Karte mit Signaturfunktion oder ohne bestellen wollen. Tipp: Wir empfehlen, zwei bea-karten zu bestellen. Im Falle des Verlustes einer Karte, kann so ohne Probleme weiter gearbeitet werden. Mit der bea- Karte können Sie andere Karten für Ihr Postfach freischalten. c) Im Anschluss wird die bea-karte unmittelbar an Sie übersandt. Bei einer Neuzulassung wird die Karte an die zuständige Rechtsanwaltskammer versandt und kann bei der Zulassung direkt abgeholt werden. d) Falls Sie die Karte mit Signaturfunktion bestellen, müssen Sie entweder durch einen Notar oder durch die zuständige Rechtsanwaltskammer identifiziert werden, damit die Signatur auch nur Ihnen als Person zugeordnet ist. Die RAK Tübingen wird hierfür voraussichtlich keine Gebühren erheben. Bei einem Notar könnten Gebühren anfallen. Die Bundesnotarkammer setzt sich jedoch dafür ein, dass Notare diesen Service für ihre Kollegen möglichst günstig bis umsonst anbieten. e) Die BRAK legt für alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte bereits jetzt ein bea an. Dieses können Sie allerdings erst Anfang 2016 in Betrieb nehmen. 8