3-4 Monate vor dem Umzug Umzugstermin festlegen: Wann soll der Umzug stattfinden? Wie lange darf der Umzug maximal dauern? Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühestmöglich über den Umzug Welche Mitarbeiter können Sie in die Abwicklung Ihres Umzugs einbeziehen? Wer wird als Koordinator / Ansprechpartner für sämtl. Umzugsangelegenheiten ausgewählt? Umzugsbeauftragte auswählen und Team bilden Erstellen eines Koordinationsplans mit Verantwortlichkeit und Aufgabenbereich aller Beteiligten
3-4 Monate vor dem Umzug Zuständigkeiten Keller/Lager/Archive festlegen! Aufteilung Keller neue Bürogebäude! Getränkeautomaten: Leasingverträge prüfen! Mitnahme nach YX? Wer transportiert diese? Klärung mit Leasingfirma! Frankiermaschine: Leasingvertrag prüfen! Mitnahme nach XY? Wer transportiert? Computer, Software, Telefone, Drucker etc.: Leasingverträge prüfen! Neuanschaffung oder was zieht mit um? Neue Geschäftsdrucksachen organisieren. Briefpapier, Prospekte, Stempel etc.
3-4 Monate vor dem Umzug Aussen- und Innenbeschilderung des Büros organisieren Homepage, emails, etc. mit neuer Adresse und Kontaktdaten versehen Fuhrpark: ummelden; Versicherer neue Adresse miteilen Telefon-Anlage: Firma zur Installation und Konfiguration beauftragen, terminieren dto. EDV-Anlage, Internet, Firmen-Handys Versicherungen überprüfen, ändern oder neu abschließen: Haftpflichtversicherung, Gebäudeversicherung, Hausrat etc.
5-1 Woche vor dem Umzug Sämtliche Abonnements: neue Adresse mitteilen Nachsendeauftrag für die Geschäftspost beantragen Klären, welche Büromöbel demontiert und wieder aufgebaut werden müssen Evtl. Fachpersonal beauftragen Halteverbotszone für die Umzugstage beantragen (falls erforderlich) Maße überprüfen: Treppenhaus, Fahrstuhl, Türrahmen, Deckenhöhe etc. Inventarisierung des kompletten Umzugsgutes Reinigung des neuen Büros nach dem Umzug klären, Firma beauftragen
5-1 Woche vor dem Umzug Grundrisse mit Sitzplan im gesamten Gebäude im Büro Hafencity aufhängen (Eingang, Flure, alle Etagen, jedes Büro, Archive, Keller, TG) Sicherstellen, dass alle Gebäude komplett begehbar sind, ohne dass Karten od. Schlüssel benutzt werden müssen! Postentleerung für Datum XY klären!! Büro XY ausserhalb: Wer von Fa. NN ist am Umzugstag, XY XYUhr vor Ort? Büro Vorstandsfahrer ist wo in XY? Reservierungssystem der Besprechungsräume einrichten, anpassen
Die Umzugstage - heisse Phase!! Schutzmatten auf empfindlichen Böden auslegen Notfall-Apotheke, Werkzeug, Taschenlampe, Seife etc. bereit halten Kontrolle des alten, leer geräumten Büros! Wurde alles "Gekennzeichnete" wirklich mitgenommen? Treppenhäuser währ./sofort nach dem Umzug reinigen lassen Anschluss sämtlicher Geräte durch die beauftragte Firmen (Telefon, EDV, Fax, Kopierer, Getränkeautomaten). Funktion überprüfen! Zählerstände ablesen, Protokoll anfertigen und unterschreiben
NACH dem Umzug sofort Einzugsreinigung prüfen! Umzug Archive, Lager, Keller: von jeder Abt. muss ein Ansprechpartner vor Ort sein Umzug Archive, Lager, Keller: wer betreut ständig diesen Umzug? Betreuung Umzug Fittnessraum klären Luftreinigungsgeräte und Klimageräte werden nach Bret 8 gebracht und dort zwischengelagert! Transport durch Umzugsfirma in der Woche des Archivumzugs voraussichtlich (KW17) Büromöbelverwertung: Abbau durch Verwerter, Verschrottung Kellerregale dto., Sperrmüllentsorgung etc. evtl. Schönheitsreparaturen des alten Gebäudes ausführen lassen