Procurement Performance Management: Weit mehr als Ausgabentransparenz SupplyOn Business Lunch München, 25. November 2014
Sievo Führender SaaS-Anbieter im Bereich der Ausgabentransparenz und Leistungsmessung im Einkauf Gegründet im Jahr 2003 Profitabel, selbstfinanziert und eine der am schnellsten wachsenden Technologiefirmen Skandinaviens Anerkannter Leader im Bereich des Procurement Performance Management Software & Dienstleistungen im Rahmen eines SaaS- Modells Umfassendes Know-how in den Bereichen Einkauf, Finanzen und IT Erprobte und erfolgreiche Implementierungen mit globaler Reichweite Auszug Kundenstamm Sievo Page 2
Sievos Partner-Netzwerk Komplementarität schafft Mehrwert CHANGE-MANAGEMENT TECHNOLOGIE PROJEKT-MANAGEMENT BERATUNG OPERATIVE BESCHAFFUNG KATEGORIEN-KNOWHOW OUTSOURCING OPERATIONELLER TÄTIGKEITEN Seite 3
Sievo: Wir verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz und unterstützen mit unserer Software das gesamte strategische Einkaufsmanagement Strategische Tiefe Procurement Controlling Savings Program Management Spend Budgeting & Forecasting "Die Lösungen von Sievo helfen unseren Kunden, die finanzielle Leistungsmessung weit über reine Ausgabentransparenz hinaus zu erreichen." Spend Visibility e-sourcing Lieferantenmanagement e-procurement Betriebsbreite Seite 4
Sievo SaaS: Savings Management von der Idee bis zur Verbuchung Vier sich ergänzende Anwendungen Compliance Tracking Verbuchte Einsparungen Spend Analysis Financial Measurement Procurement Controlling Payment Term Tracking Budgetierte Einsparungen Spend Budgeting & Forecasting Spend Budgeting & Forecasting Sievo SaaS Savings Program Management Spend Visibility Inbound Inventory Measurement Savings Program Management Identifizierte Einsparungen Bestätigte Einsparungen Page 5
Die korrekte Messung von Einkaufseinsparungen bereitet dem Management oft Kopfschmerzen CEO Global Logistics Provider My head of procurement is claiming 250 Mn savings a year. I ve asked him why I could not see this in the profitability of the divisions. He said he doesn t know. "Our savings process is very informal and we do not have much confidence in it due to procurement's lack of spend visibility and our inability to confirm contract compliance." CFO Manufacturing Industry, US CPO Global Vehicle Manufacturer I was asked by the board to realize 1 Bn procurement savings in the next 3 years. Frankly, no one, even Controlling, can check whether I achieve this or not.
Sievo ist gestartet mit der Entwicklung einer gemeinsamen Sprache zwischen Einkauf und Finanzwesen: PCF (Procurement Contribution to Financial Performance) Sievo PCF Opex Abteilungs- Restrukturierung Kostenvermeidung EBITDA Einsparungen Reise- Dienstleistungen Capex Fabrik Server CASH Einsparungen Einmalig Wiederkehrend
PCF bildet eine Brücke zwischen Einkauf und Finanzwesen und beendet damit stets wiederkehrende Diskussionen Die "Finance to Procurement"-Brücke von Sievo Sievo PCF Märkte Leistung Einkauf 465.4 (Wiederkehrend) 565.4 100 (Einmalig) Ausgaben Jahr 2013 Währungen Volumen -0.4 45.5 Einsparungen? 20.2 Dies sieht die Finanzabteilung -35.8 10 Delta "Einmalig" 494.9 (Wiederkehrend) 604.9 110 (Einmalig) Ausgaben Jahr 2014
Sich an die Realität anpassen Die vorhandenen Ressourcen optimal nutzen Strategische Kategorien Lieferantendaten Proxys Marktindizes Mengen und Preise aus dem ERP Marktindizes Preise / Mengen nicht vorhanden Preise / Mengen vorhanden Proxys Mengen und Preise aus dem ERP Quelle und Copyright: Sievo Nichtstrategische Kategorien Sievo Seite 9
Unser Multidatenansatz ERP-, Lieferanten- und Proxydaten optimal kombinieren Beispieldaten Lieferantendaten Travel Date Ttl Amt Paid No of Tickets Origin City (Name) Destination City (Name) Itinerary Travel Service PrimaryClass IATA Agent Number 8-Dec-11 337.97 1.00 Berlin Cologne TXL - CGN - TXL Flight ECONOMY 23207133 3-Jan-12 416.03 1.00 Dusseldorf Shanghai DUS - IST - PVG - IST - DUS Flight ECONOMY 23216314 3-Jan-12 466.56 1.00 Dusseldorf Cairo DUS - ZRH - CAI - FRA - DUS Flight ECONOMY 23260134 3-Jan-12 660.95 1.00 Dusseldorf Cairo DUS - ZRH - CAI - FRA - DUS Flight ECONOMY 23260134 3-Jan-12 426.92 1.00 Dusseldorf Cairo DUS - ZRH - CAI - FRA - DUS Flight ECONOMY 23260134 3-Jan-12 343.00 1.00 Dusseldorf Cairo DUS - ZRH - CAI - FRA - DUS Flight ECONOMY 23260134 3-Jan-12 343.00 1.00 Dusseldorf Cairo DUS - ZRH - CAI - FRA - DUS Flight ECONOMY 23260134 Reisen ERP-Preis und - Mengendaten Bürobedarf MD_AccountDesc DocumentNo Material desc r_spend OriginalCurrency R_Quantity QuantityUOM price Travel agency expenses 2700000176 NULL 29 EUR NULL NULL NULL Other travelling expenses 2700000433 NULL 47 EUR NULL NULL NULL Other travelling expenses 2700000435 NULL 47 EUR NULL NULL NULL Other travelling expenses 2700000553 NULL 47 EUR NULL NULL NULL Other transportation costs, travel expenses 2700000564 NULL 189 EUR NULL NULL NULL Other transportation costs, travel expenses 2700000578 NULL 73 EUR NULL NULL NULL GR/IR automatic postings 5100000023 Splitting Axe X46 8,290 EUR 204 PC 40.59 GR/IR automatic postings 5100000028 QuikFit Patio Broom 2,078 EUR 340 PC 6.11 GR/IR automatic postings 5100000033 Bypass P54 5,000 EUR 957 PC 5.22 GR/IR automatic postings 5100000060 Soil Rake 14 prongs 303 EUR 25 PC 12.19 GR/IR automatic postings 5100000069 H-Basket 24 cm brown 1,343 EUR 593 PC 2.27 GR/IR automatic postings 5100000074 Safety Camping and Car Spade 1,608 EUR 82 PC 19.72 Office supplies 2700000108 NULL 77 EUR NULL NULL NULL Office supplies 2700000143 NULL 112 EUR NULL NULL NULL Office supplies 2700000182 NULL 244 EUR NULL NULL NULL Office supplies 2700000250 NULL 123 EUR NULL NULL NULL Office supplies 2700000356 NULL 315 EUR NULL NULL NULL Office supplies 2700000400 NULL 206 EUR NULL NULL NULL Office supplies 2700000426 NULL 70 EUR NULL NULL NULL Proxy-Daten Proxy type Prixy name Proxy Id Proxy Value Month Qty Headcount 1 345 1 Qty Headcount 1 347 2 Qty Headcount 1 346 3 Page 10
Beispiel 1 Detaillierte Varianzanalyse basierend auf Artikeldaten Actual-to-actual, Verpackungen Unterschiedliche Kostentreiber werden automatisch berechnet Kostenstruktur auf Kategorienbasis zur Isolierung von Markteffekten ERP-Daten zur Ausgabendarstellung Sievo Page 11
Beispiel 2 Detaillierte Varianzanalyse basierend auf Lieferantendaten Actual-to-actual, Flugreisen Detaillierte Lieferantendaten zur Ausgabendarstellung Sievo Page 12
Beispiel 3 Detaillierte Varianzanalyse basierend auf Proxydaten Actual-to-actual, Bürobedarf Proxyveränderungen erklären Ausgabenfluktuationen, in diesem Beispiel eine erhöhte "Nachfrage" nach Angestellten Das Residual ist dementsprechend der Leistungsbeitrag / die Performance Proxy Vorjahr Aktuelles Jahr Anzahl Angestellte 1 000 1 103 Jahresausgaben basierend auf ERP- Daten (Hauptbuch) Sievo Page 13
Eine robuste finanzielle Abstimmung setzt eine optimale Kopplung von Einsparungen und Ausgaben voraus Märkte Leistung Einkauf Währungen Volumen -0.4 45.5 Einsparungen? 20.2-35.8 10 Delta "Einmalig" 565.4 Dies sieht die Finanzabteilung 604.9 Ausgaben Jahr 2013 Rückblickend Ausgaben Jahr 2014 Vorausschauend
Ausgabenmanagement: Heute und morgen Letztes Jahr erreichte ich 3.5 meur Einsparungen in der Kategorie X. Procurement Controlling und "PCF" Global Spend Budgeting and Forecasting Die erwartete Ausgabensteigerung für Abteilung X ist 2015 12.3 meur. Die geplanten Einsparinitiativen kompensieren davon 4.4 meur, netto bleiben 7.9 meur. Vorausschauend Zurückschauend Spend Visibility Savings Program Management Einkaufsorientiert Sievo Page 15
Massnahmentracking zur proaktiven Umsetzung von Einsparungen Page 16
Mengeneingabe per Fabrik/Abteilung Ein effizienter Budgetierungsprozess muss die Dateneingabe für alle Beteiligten grösstmöglich vereinfachen Preise und Einsparungen pro Kategorie Kategorie: Rohstoffe Kategorie: Indirekt Kategorie: Capex Fabrik / Abteilung 1 Menge Proxy Ausgaben Preis Savings Savings Fabrik / Abteilung 2 Menge Proxy Ausgaben Preis Savings Savings Fabrik / Abteilung 3 Menge Proxy Ausgaben Preis Savings Savings Fabrik / Abteilung 4 Menge Proxy Ausgaben Preis Savings Savings Sievo Page 17
Eine optimale organisatorische Einbettung erfordert oft eine stufenweise Implementierung kein Problem mit einer modularen Software Ausgabentransparenz basierend auf Hauptbuchdaten; automatische monatliche Updates Das Savings Program Management stellt die Identifizierung und Ausführung von Einsparinitiativen sicher. Zurückschauende "Brücke": Anwendung kategorienspezifischer Savings-Modelle Vorausschauende "Brücke": - Aufsetzung von Budget- Datenerfassungsprozessen - Optimalen Mix von Detailtiefe und Datenmenge ermitteln Sievo Page 18
Wir schaffen einen klaren Business Case Jahresausgaben 300 meur Betrachtete Ausgaben, % 70 % Betrachtete Ausgaben 210 meur Ohne Sievo Mit Sievo Identifizierte Einsparungen, % 2 % 3 % Identifizierte Einsparungen 4,2 meur 6,3 meur + 50 % Realisierte Einsparungen, % 40 % 70 % Realisierte Einsparungen 1,7 meur 4,4 meur + 160 % Seite 19