Parchettka, Richter-Hütgens einfach schnell buchen Von der Eröffnung von Konten bis zu deren Abschluss - eine komplette Anwendung zur Erstellung von Aufgaben und Klausuren inkl. deren Lösung im Grund- und Hauptbuch. Mit Hilfe dieser auf Microsoft Excel basierenden Anwendung ist es möglich, komplette Geschäftsgänge im Grundbuch und Hauptbuch in wenigen Minuten zu erstellen und abzuschließen. Dazu stehen Ihnen eine Vielzahl von Geschäftsfällen zur Verfügung (ca. 1100), die den gesamten Bereich des Rechnungswesens vom Einkauf von Waren bis zur Bildung von Rückstellungen abdecken. Diese Anwendung erleichtert die Erstellung von Hausaufgaben, Übungsaufgaben, Tests und Klausuren erheblich. Den Schülerinnen und Schülern kann sowohl das leere Grundbuch als auch die leeren notwendigen T-Konten zur Verfügung gestellt werden. Mit einem Klick füllen Sie sowohl das Grundbuch als auch die T- Konten mit den entsprechenden Buchungen (Lösungen). In dem beiliegenden Handbuch finden Sie darüber hinaus Erläuterungen zum gezielten Einsatz dieser Anwendung im täglichen Unterricht. Sie erfahren u.a., wie diese Anwendung Sie bei der Erstellung von Lernfeldern unterstützt. Excelkenntnisse sind nicht notwendig. Die gesamte Anwendung basiert auf dem von der ZPA Köln zusammengestellten Kontenrahmen in Anlehnung an den IKR für die Ausbildung und Prüfung der Büroberufe.
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1. Erste Schritte...4 2. Das Tabellenblatt Geschäftsfälle Original...5 Geschäftsfälle in Listenfeldern... 8 Freie Geschäftsfälle... 8 3. Die Kontenliste...9 4. Der Abschluss aller geöffneten Konten mit Hilfe der Kontenliste mit einem einzigen Doppelklick...9 5. Das Tabellenblatt Aufgabe...10 6. Die Systematik der Buchungsnummern bei der Eröffnung und dem Abschluss von Konten, bei der Buchung von Bestandsveränderungen und Abschreibungen...12 7. Das Tabellenblatt Aufgabenstellung mit komfortablen Anzeigeoptionen...12 8. Das Tabellenblatt Grundbuch mit komfortablen Anzeigeoptionen...14 9. Das Tabellenblatt T-Konten mit komfortablen Anzeigeoptionen...16 10. Die Schaltfläche Neue Aufgabe...17 11. NEU: Der Menüpunkt "Gehe zu Buchung"...18 12. Die Buchungen der Gehaltsabrechnung...18 13. Die komplexen Geschäftsfälle der 8000er Buchungsnummern...19 Aktive Rechnungsabgrenzung... 19 Passive Rechnungsabgrenzung... 20 Sonstige Forderungen... 20 Sonstige Verbindlichkeiten... 20 Verkauf gebrauchter Gegenstände des Anlagevermögens... 21 Zweifelhafte Forderungen... 21 Bildung und Auflösung von Rückstellungen... 22 Der Kauf von Anlagegütern mit den Anschaffungsnebenkosten... 22 14. Der Einsatz des Programms im Unterricht...23 15. Eine Klausur (kompletter Geschäftsgang) mit Lösungen für das Grund- und Hauptbuch in 10 Minuten erstellen mit zusätzlichen multiple choice Varianten...23 16. Die Behandlung der beiden Umsatzsteuerkonten...24 17. Von der Eröffnung bis zum Abschluss anhand eines Beispiels...24 18. Neu: umfangreichere DEMOVERSION...30 19. Probleme mögliche Ursache(n)...33 20. Was leistet das Programm nicht...35 2
21. Anhang mit einem Klausurbeispiel...35 22. NEU: Die Buchung auf Nebenbüchern....42 23 Anmerkungen...42 Installation/Start der Anwendung Zum Download werden zwei Dateien angeboten: - einfachschnellbuchen.xls, die eigentliche Arbeitsdatei und die - einfachschnellbuchen.xla, die eigentliche Programmdatei. Beide Dateien müssen sich in einem Ordner befinden, bevor Sie mit Ihnen arbeiten können. Erstellen Sie bitte diesen Ordner und öffnen Sie anschließend die Datei einfachschnellbuchen.xls. 1 Die Dateien enthalten Makros. Für die einwandfreie Funktion ist erforderlich, dass die Makrosicherheitsstufe auf mittel gestellt ist. 2 Die Abfrage zur Aktivierung/ Deaktivierung von Makros müssen Sie mit Aktivieren beantworten. Wir versichern, dass kein schädlicher Code enthalten ist. Die Anwendung wurde unter Excel 2000, Excel XP und Excel 2003 getestet. Unter Excel 2007 muss die Multifunktionsleiste (Ribbon) AddIns aktiviert werden, um Zugriff auf das Menü zu erhalten. Hinweise zu den Neuerungen Die Arbeit mit der Anwendung ist durch den Einbau der neuen Menüstruktur wesentlich vereinfacht worden. Mit Hilfe des neuen Menüs können nun gezielt und schnell Geschäftsfälle herausgesucht werden. Die Möglichkeit, auf Nebenbüchern (Debitoren und Kreditoren) zu buchen, macht die Anwendung nun komplett. Der Support Zu dieser Anwendung erhalten Sie jederzeit einen technischen Support. Ihre Fragen zum Handling, Vorschläge zu etwaigen Erweiterungen oder Verbesserungen richten Sie bitte an das eingerichtete Postfach support@einfachschnellbuchen.de. Dort erhalten Sie auch Tipps für die Erstellung von Übungsaufgaben oder Klausuren. Natürlich freuen wir uns jederzeit über konstruktive Kritik, die Sie an uns richten können. Die Autoren, Oktober 2009 1 Erstellen Sie diesen Ordner mit Hilfe des Explorers (Aufruf: rechter Mausklick auf das Startsymbol auf Ihrem Desktop). 2 Im Programm Excel über die Befehlsfolge Extras>Makro>Sicherheit. 3
1. Erste Schritte Wenn Sie die Anwendung erstmalig aufrufen, werden Sie die nachfolgende Meldung/Information erhalten. Mit einem Klick auf Makros aktivieren stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung. 3 Insgesamt arbeiten Sie bei der Erstellung von Hausaufgaben, Übungsaufgaben, Klausuren, Tests und den jeweiligen Lösungen mit sechs verschiedenen Tabellenblättern. (Bild 1). (Bild 1) Außerdem steht Ihnen eine neue Symbolleiste ( einfachschnellbuchen ) zur Verfügung (Bild 2a), die alle Menüs enthält, die Sie für die Arbeit benötigen. 4 Natürlich können Sie alle notwendigen Befehle auch über das Kontextmenü (rechte Maustaste) aufrufen. (Bild 2b) (Bild 2a) (Bild 2b) 3 Um das Programm starten zu können, muss die Makrosicherheit auf mittel gestellt werden. 4 Es stehen nicht immer alle Befehle zur Verfügung. Es hängt davon ab, mit welchem Tabellenblatt gerade gearbeitet wird. 4
2. Das Tabellenblatt Geschäftsfälle Original In dem Tabellenblatt Geschäftsfälle Original (GO) sind die verschiedenen Geschäftsfälle (inkl. aller Geschäftsfälle zur Eröffnung und zum Abschluss der T-Konten), 5 wie sie für den Ausbildungsberuf Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation und Bürokauffrau / Bürokaufmann Verwendung zu finden. 6 Der Aufbau und die Anordnung der Geschäftsfälle unterliegen dabei einer bestimmten Systematik. 78 Es gibt - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 2 Konten berührt werden, - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 3 Konten berührt werden, - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 4 Konten berührt werden, - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 5 Konten berührt werden, - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 6 Konten berührt werden, - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 7 Konten berührt werden, - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 8 Konten berührt werden. Das Bild 3 zeigt einen kleinen Ausschnitt dieser Geschäftsfälle. 9, 10 5 Insgesamt stehen Ihnen in dieser Anwendung ca. 1100 Geschäftsfälle zur Verfügung. 6 Aus Gründen der Übersichtlichkeit finden nicht alle Kontenunterarten Verwendung. So werden z.b. Mieteinnahmen unter 5400 anstatt 5401 gebucht. 7 Über den Menüpunkt Gehe zu Buchung gelangen Sie schnell zu den gewünschten Geschäftsfällen. 8 Sie gelangen zu den einzelnen Buchungs-Nr. bzw. Geschäftsfällen durch scrollen in dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" oder mit Hilfe des neuen Menüpunkts Gehe zu Buchung... siehe hierzu Gliederungspunkt 22 9 Die Hintergrundfarben dienen hier der Verdeutlichung und sind nur teilweise in der Anwendung so übernommen. 10 Alle in der Anwendung eingegebenen Eurobeträge dien(t)en zu Testzwecken und können jederzeit verändert werden. 5
(Bild 3) Zusätzlich zu den oben beschriebenen Geschäftsfällen gibt es noch diejenigen, die zur Eröffnung und Abschluss der T-Konten dienen, sowie jene, die den Abschluss verschiedener Konten vorbereiten (z.b. Abschluss von Unterkonten - Bild 4) bzw. durchführen. 11 (Bild 4) 11 Außerdem gibt es noch Geschäftsfälle, die im Zusammenhang mit der Jahresabgrenzung und der Bildung von Rückstellungen stehen. Diese werden an anderer Stelle gesondert behandelt. 6
Das Tabellenblatt GO ist untergliedert in 8 Spalten (A H) (Bild 5). Spalte A: Spalte B: Spalte C: Buchungsnummer (jeder Buchungsnummer ist ein bestimmter Geschäftsfall zugeordnet). Sie können aus dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" heraus Buchungsnummern in das Tabellenblatt "Aufgabe" einfügen. Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste doppelt auf den entsprechenden Geschäftsfall in Spalte B oder auf die Buchungs-Nr. in Spalte A. Alternativ können Sie im Tabellenblatt "Aufgabe" Buchungsnummern eingeben. 12 der zugeordnete Geschäftsfall (als Text); hier können Sie festlegen, ob es sich um einen umsatzsteuerpflichtigen Geschäftsfall handelt oder nicht und ob Sie mit einem Brutto- oder Nettobetrag arbeiten wollen, dazu klicken Sie innerhalb des Listenfelds auf die gewünschte Option (Bild 5). 13 (Bild 5) Spalte D: Spalte E: Spalte F: Spalte G: Spalte H: hier geben Sie den gewünschten Eurobetrag ein, hier ermittelt das Programm den passenden Eurobetrag für die jeweilige Sollbuchung, hier ermittelt das Programm den passenden Eurobetrag für die jeweilige Habenbuchung, hier steht/ stehen die Kontenziffer/n des/der Kontos/der Konten, das/die durch den gewählten Geschäftsfall im Soll berührt wird/werden, hier steht/ stehen die Kontenziffer/n des/der Kontos/der Konten, das/die durch den gewählten Geschäftsfall im Haben berührt wird/werden. Alle Zellen in dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original", mit Ausnahme der Spalten C und D, sind gesperrt und können dementsprechend nicht verändert werden. 14 Der Anfangsbestand des Eigenkapitals wird automatisch ermittelt, deshalb darf dieser niemals manuell eingegeben werden! Die Buchungs-Nr. 43000 muss immer als letzte Buchungs-Nr. zur Eröffnung von Konten eingegeben werden. Geschäftsfälle in Listenfeldern Die Regel und die Ausnahmen 12 Zu Beginn Ihrer Arbeit mit der Anwendung sollten Sie die Buchungs-Nr. immer im Tabellenblatt Aufgabe eingeben, später erledigen Sie das aus dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" heraus. 13 Gilt für die Buchungs-Nr. 1010 bis 1990. 14 Sie haben also die Möglichkeit, die Eurobeträge zu verändern. Die Kontierung ist vorgegeben. Eine freie Auswahl, was auch die Kontierung betrifft, finden Sie unter dem Gliederungspunkt Freie Geschäftsfälle. 7
In der Regel ist die Anwendung so gestaltet, dass für jeden Geschäftsfall eine Buchungs-Nr. zur Verfügung steht. Zu dieser Regel gibt es jedoch Ausnahmen: Einige Buchungs-Nr. sind in Form von Listenfeldern angelegt. Sie erkennen diese Buchungs- Nr. an dem gestrichelten rechten Rahmen. 15 (Bild 6) Ein Klick auf das Textfeld (Spalte B) einer derartigen Buchungs-Nr. öffnet ein Listenfeld, wenn Sie mit der Maus auf das entsprechende Auswahldreieck rechts außen klicken. (Bild 7) Sie können sich jetzt mittels des Rollbalkens den Geschäftsfall(-text) heraussuchen, den Sie für Ihre Aufgabenstellung verwenden wollen. Der Einbau dieser Listenfelder hat den Vorteil, dass Sie bei einer einzigen Buchungs-Nr. mehrere Varianten besitzen, was den Text des Geschäftsfalls betrifft. Das bedeutet, dass Sie Ihren Schülerinnen und Schülern abwechselnde Geschäftsfälle anbieten können, die sich nicht andauernd wiederholen. 16 Insgesamt beinhalten die Listenfelder allein schon 500 verschiedene Geschäftsfälle. Bei der Bildung und Auflösung von Rückstellungen haben Sie durch die Kombination zweier Buchungs-Nr. so zum Beispiel die Möglichkeit, mehr als 50 verschiedene Geschäftsfälle mit nur 2 Buchungs-Nr. zu erstellen! Freie Geschäftsfälle Die Anwendung stellt eine umfangreiche Auswahl verschiedenster Geschäftsfälle zur Verfügung, die für die Ausbildungsberufe Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation und Bürokauffrau/-mann konzipiert sind. Falls Sie dennoch Geschäftsfälle konstruieren möchten, die Sie in der Auswahl nicht vorfinden, so haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe der Buchungs-Nr. 07000 bis 07050 eigene zu erstellen (Bild 6). Bei diesen Buchungs-Nr. sind alle Spalten frei gegeben (Ausnahme Spalte A), so dass Sie selbst bestimmen können, welche Konten berührt werden sollen. 17 15 Eine Liste aller in den verschiedenen Listenfeldern enthaltenen Geschäftsfälle können Sie sich als PDF-Datei down loaden. 16 Der Buchungssatz bleibt, was die berührten Konten betrifft, jedoch immer gleich. 17 Natürlich müssen sich die von Ihnen gewählten Konten im Kontenrahmen für die beiden Ausbildungsberufe befinden. 8
(Bild 8) 3. Die Kontenliste Falls Sie einmal den Überblick verloren haben, welche Konten durch die Eingabe diverser Buchungs-Nr. bisher berührt worden sind, dann hilft ein Klick auf den Befehl Kontenliste zeigen. Sie erhalten eine Auflistung aller Konten, die durch die Auswahl der bisherigen Buchungs-Nr. berührt worden sind (Bild 9). Diese Auflistung ist dynamisch. Das bedeutet, dass bei Eingabe einer weiteren Buchungs-Nr., durch die ein oder mehrere bisher noch nicht berührte Konto/Konten nun benötigt werden, diese in die Liste eingefügt werden. Ein Klick auf den Befehl Kontenliste ausblenden lässt diese wieder verschwinden. Durch den Abschluss eines Kontos wird dieses aus der Kontenliste gelöscht. Sie müssen also nicht immer im Tabellenblatt T-Konten nachschauen, welche Konten Sie noch abschließen müssen. (Das Erstellen kompletter Geschäftsgänge aus dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" heraus sollten Sie erst dann probieren, wenn Sie schon ein wenig mit der Anwendung vertraut sind.) Die automatische Löschung eines Kontos aus der Kontenliste ist aber kein Garant dafür, dass dieses Konto auch richtig - gemäß der sachlogischen Reihenfolge - abgeschlossen worden ist, es sei denn, Sie haben 16 den automatischen Abschluss gewählt. 18 Doppelklick Bild 9 4. Der Abschluss aller geöffneten Konten mit Hilfe der Kontenliste mit einem einzigen Doppelklick Die Kontenliste hat nicht nur die Funktion, Sie über alle bisher geöffneten Konten zu informieren. Mit Hilfe der Kontenliste können Sie alle geöffneten Konten mit einem einzigen Doppelklick buchhalterisch und rechnerisch korrekt abschließen. Dazu müssen Sie mit der Maus den Begriff Kontenliste doppelt anklicken. Natürlich können Sie auch jedes Konto einzeln mit der entsprechenden Buchungs-Nr. abschließen. Mit obiger Option geht es nur wesentlich schneller. Der Abschluss aller geöffneten Konten dauert nur ein paar Sekunden. In der Statuszeile am unteren Bildrand erhalten Sie die Information, welches Konto gerade abgeschlossen wird. 18 Es sei denn, Sie haben den vollautomatischen Abschluss gewählt. Dann ist der Abschluss garantiert sachlogisch richtig. 9
Falls Sie versuchen sollten, einen Abschluss durchzuführen, ohne bisher das Konto Eigenkapital eröffnet zu haben, werden Sie mit unten stehender Meldung (Bild 10) darauf hingewiesen. Mit Hilfe der Option Buchung einfügen in dem Tabellenblatt "Aufgabe" können Sie dieses nun problemlos nachholen. Danach steht dem Abschluss aller Konten nichts mehr im Wege. (Bild10) In den Sammelkonten 8000 (Eröffnungsbilanzkonto), 8010 (Schlussbilanzkonto) und 8020 (Gewinn- und Verlustkonto) stehen die Konten sortiert nach der Kontenziffer, wenn der Abschluss automatisch durchführt wird. 5. Das Tabellenblatt Aufgabe Dieses Tabellenblatt kann als die eigentliche Arbeitsfläche bezeichnet werden. Bild 11 zeigt das leere Tabellenblatt Aufgabe, bevor ein Geschäftsfall bzw. die entsprechende Buchungsnummer eingegeben worden ist. Auch dieses Tabellenblatt ist in verschiedene Spalten (A K) untergliedert. In Spalte A geben Sie bitte die Buchungs-Nr. eines Geschäftsfalls ein, den Sie sich in Geschäftsfälle Original ausgesucht haben (alternativ ist die Eingabe auch aus dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" durch Doppelklick auf einen Geschäftsfall aus Spalte B heraus möglich). Bei einer zweistelligen Buchungs-Nr. müssen Sie auch nur diese beiden Ziffern eingeben. Sie beginnen mit der Eingabe der ersten Buchungsnummer in der Zelle A2. Nach Bestätigung der Eingabe mit Return springt der Cursor automatisch in die nächste freie Zelle der Spalte A. Lediglich die Zellen der Spalte A sind freigegeben, alle anderen restlichen Spalten sind gesperrt. Das Programm überträgt nach Eingabe der Buchungs-Nr. die entsprechenden Einträge (inkl. der Eurobeträge) der gewählten Buchungs-Nr. aus dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" in die Spalten der Tabellenblatts Aufgabe. 19 (Bild 11) 19 Ein umfangreiches Tabellenblatt Aufgabe finden Sie im Bereich Von der Eröffnung bis zum Abschluss anhand eines Beispiels. 10
Das Menü Aufgabe in dem Tabellenblatt Aufgabe (Bild 12). (Bild 12 ) Dieses Menü bietet Ihnen folgende Befehle an: Auffrischen: Buchung einfügen: Wenn Sie nachträglich bei einer schon eingegebenen Buchungs- Nr. im Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" etwas geändert haben (den Text oder den Eurobetrag), können Sie mit Hilfe des Befehls diese Änderung im Tabellenblatt Aufgabe aktualisieren (auffrischen). Diesen Befehl verwendet man, wenn man eine vergessene Buchungs-Nr. nachträglich noch zwischen schon vorhandene platzieren möchte. Die neue Buchungs-Nr. wird immer oberhalb der aktiven Zelle in Spalte A eingefügt (Bild 13).Dieser Befehl ist z.b. dann wichtig, wenn Sie im Zuge der Abschlussbuchungen eine wesentliche vergessen bzw. übersehen haben (Bild 13) Buchung(en) löschen: Alles löschen: T-Konten erstellen: (Bild 14) Mit diesem Befehl können Sie eine beliebige Buchungs-Nr. löschen. Der Cursor muss sich auf dieser in Spalte A befinden. Wenn Sie mehrere Buchungen auf einmal löschen wollen, müssen Sie den gesamten Bereich der Buchungen markieren (Spalte A), den Sie löschen wollen und dann die entsprechende Option wählen. Sie können alle Buchungs-Nr. löschen, wenn Sie diesen Befehl wählen. Der Cursor muss dabei in keinem bestimmten Bereich stehen. Wenn Sie alle Buchungs-Nr. eingegeben haben, veranlassen Sie mit diesem Befehl das Erstellen der T-Konten im Tabellenblatt "T- Konten". 20 Wenn Sie diesen Befehl wählen, erstellt das Programm automatisch die benötigten T-Konten. Außerdem wechseln Sie automatisch in das Tabellenblatt "T-Konten". Dazu müssen Sie aber vorher nebenstehende Abfrage (Bild 14) mit Ja bestätigen, die immer dann erscheint, wenn schon T-Konten erstellt worden sind. 21 20 Natürlich können Sie jederzeit aus der Eingabe heraus die T-Konten erstellen lassen. Das bietet sich z.b. nach der Eingabe aller Eröffnungsbuchungen an, um festzustellen, ob das Eröffnungsbilanzkonto korrekt ist. Die T-Konten können problemlos überschrieben werden. 21 Es kann durchaus sein, dass sich noch T-Konten aus einer anderen Aufgabe im Tabellenblatt "T-Konten" befinden. 11
T-Konten löschen: Mit diesem Befehl werden automatisch alle bisher erstellten T- Konten gelöscht. Dazu müssen Sie sich nicht in dem Tabellenblatt "T-Konten" befinden. Auch müssen Sie vorhandene Konten nicht löschen, bevor Sie neue erstellen. Die neuen Konten überschreiben die alten. 6. Die Systematik der Buchungsnummern bei der Eröffnung und dem Abschluss von Konten, bei der Buchung von Bestandsveränderungen und Abschreibungen Die Buchungsnummern zur Eröffnung und zum Abschluss von Konten unterliegen einer speziellen Systematik. Zunächst einmal sind alle Buchungsnummern, die Sie dafür benötigen, fünfstellig. Die erste Ziffer einer Buchungs-Nr. steht für die Konteneröffnung/den Kontenabschluss in Abhängigkeit von der Kontenart. Die restlichen vier Ziffern entsprechen den vier Ziffern des vorgegebenen Kontenrahmens der ZPA für die Ausbildung der Büroberufe. Erste Buchungsziffer Kontenziffer / -bezeichnung Eröffnung / Abschluss Kontenart 4 0510 Unbebaute Grundstücke Eröffnung Bestandskonto 4 3000 Eigenkapital Eröffnung Bestandskonto 5 2800 Guthaben bei Kreditinstituten Abschluss Bestandskonto 5 4200 Kurzfristige Verbindlichkeiten Abschluss Bestandskonto geg. Kreditinstituten 6 5100 Erlösberichtigung Abschluss Erfolgskonto 6 6080 Aufwendungen für Waren Abschluss Erfolgskonto Auch die anderen fünfstelligen Buchungs-Nr. unterliegen einem speziellen System. Erste Buchungsziffer Kontenziffer / -bezeichnung Buchung 1 0510 Unbebaute Grundstücke Abschreibung des entsprechenden Bestandskontos 2 2000 Rohstoffe Endbestand des entsprechenden Bestandskontos lt. Inventur 22 3 2040 Verpackungsmaterial Umbuchung des sich ergebenden Saldos bei Bestandsveränderungen 7. Das Tabellenblatt Aufgabenstellung mit komfortablen Anzeigeoptionen In diesem Tabellenblatt werden alle Geschäftsfälle in der Reihenfolge der Eingabe aufgelistet. Der Inhalt dieses Tabellenblatts kann markiert (komplett oder auszugsweise) und kopiert und danach in Word eingefügt werden (Bild 15a). 23 So haben Sie die Aufgabenstellung für die Schülerinnen und Schüler. Sie können den Inhalt des Tabellenblatts natürlich auch direkt aus Excel heraus ausdrucken. Das Programm unterscheidet dabei zwischen Eröffnungsbuchungen, laufenden Buchungen und vorbereitenden Abschlussbuchungen, bzw. Abschluss- 22 Falls kein Endbestand lt. Inventur angegeben ist, entspricht der Endbestand lt. Inventur dem Buchbestand. 23 Die Texte zu den Geschäftsfällen passen sich der vorgesehenen Spaltenbreite an und werden im Bedarfsfall mit einer kleineren Schriftgröße geschrieben. 12
buchungen. Zuerst werden die Eröffnungsbuchungen durchnummeriert (beginnend mit der Ziffer 1), bei den laufenden Buchungen nummeriert das Programm neu, wieder mit der Ziffer 1 beginnend. Alle Buchungen, die zur Vorbereitung bzw. Durchführung des Abschlusses dienen, werden ebenfalls neu beginnend mit der Ziffer 1 durchnummeriert. Falls Sie also eine Aufgabe für Ihre Schülerinnen und Schüler erstellen wollen, können Sie entscheiden, ob Sie die Buchung der T-Konteneröffnung mit in die Aufgabenstellung hinein nehmen oder nicht. Würden alle Buchungssätze durchnummeriert, so könnte es passieren, dass die Aufgabenstellung (wenn die Eröffnungsbuchungen nicht gefordert sind) z.b. mit dem Buchungssatz Nr. 12 beginnen würde. Die jeweilige neue Nummerierung schließt diesen Tatbestand aus. (Bild 15a) Mit Hilfe der Anzeigeoption (Bild 15b) können Sie entscheiden, welche Eurobeträge sichtbar sind. Sollen Ihre Schülerinnen und Schüler die Eurobeträge etwaiger vorbereitender Abschlussbuchungen und die Eurobeträge aller Abschlussbuchungen selbst errechnen, so nehmen Sie diese mittels der Schaltflächen heraus. Die Bilder15a, 15c, 15d und 15e basieren alle auf der gleichen Aufgabenstellung und Anzahl von Buchungen, nur dass unterschiedliche Anzeigeoptionen gewählt worden sind. (Bild 15b) 13
(Bild 15c) (Bild 15d) (Bild 15e) 8. Das Tabellenblatt Grundbuch mit komfortablen Anzeigeoptionen In diesem Tabellenblatt werden alle Buchungssätze entsprechend der Reihenfolge der Eingabe festgehalten (Auch hier gilt, wie bei der Nummerierung der Buchungen in Spalte N Q aus dem Tabellenblatt Aufgabe, das System der jeweils neuen Nummerierung.). Bei der Erstellung eines kompletten Geschäftsgangs wird nach den Eröffnungsbuchungen und vor den Abschlussbuchungen jeweils ein Strich gezogen (Bild 16). Das Grundbuch wächst mit der Anzahl der gewählten Buchungs-Nr. 24 24 Die Anwendung ist so konzipiert, dass kein einziger Buchungssatz durch einen Seitenumbruch abgeschnitten wird. 14
(Bild 16) Sie haben dabei die Option, sich die gesamten Buchungssätze anzeigen zu lassen (Lösungen) oder nicht (leeres Grundbuch für die Schüler). Klicken Sie dafür bitte die entsprechende Schaltfläche Buchungen zeigen bzw. Buchungen verbergen 25 (Bild 17a/b). (Bild 17a) (Bild 17b) Mit der Schaltfläche Anzeigeoptionen (Bild 18) werden Ihnen folgende Möglichkeiten geboten: Sie können sich nur die Eröffnungsbuchungen und /oder laufenden Buchungen und /oder vorbereitenden Abschlussbuchungen und/oder Abschlussbuchungen anzeigen lassen. Welchen Vorteil bietet diese Möglichkeit? Falls Sie für Ihre Schülerinnen und Schüler eine Aufgabe erstellen, können Sie nun entscheiden, ob das leere Grundbuch Platz bieten soll für alle vier Buchungsarten oder nicht. Sicherlich werden Sie mit einer Mittel- oder Oberstufenklasse nicht mehr die Eröffnungsbuchungen üben. Lassen Sie diese dann im Grundbuch nicht mehr anzeigen. Das Grundbuch bietet dann genau so viele Zeilen, wie man für die laufenden, vorbereitenden und für die Abschlussbuchungen benötigt. Ohne diese Anzeige-Option würde das Grundbuch immer alle Buchungsarten anzeigen, bzw. sie bei Buchungen verbergen nicht anzeigen, aber die entsprechenden Zeilen reservieren. 25 Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Ihren Schülerinnen und Schülern ein leeres Grundbuch zu überlassen, welches genau die benötigte Anzahl von Zeilen hat. Sie werden dabei schnell feststellen, dass die Schülerinnen und Schüler viel sauberer arbeiten werden. 15
Sie entscheiden durch Aktivierung der Kontrollkästen, welche Buchungen gezeigt werden sollen, bzw. für welche Buchungen Zeilen im Grundbuch zur Verfügung stehen sollen. Alle Zellen des Grundbuchs sind schreibgeschützt. Beim Ausdruck eines Grundbuches ist das Seitenlayout so eingestellt, dass keine Buchung durch einen Seitenumbruch abgeschnitten wird. (Bild 18) 9. Das Tabellenblatt T-Konten mit komfortablen Anzeigeoptionen In dem Tabellenblatt T-Konten stehen Ihnen 6 Befehle bzw. Anzeigeoptionen zur Verfügung (Bild 19). Wenn Sie das Programm aus dem Tabellenblatt Aufgabe heraus veranlasst haben, die T-Konten zu erstellen, sehen Sie in dem Tabellenblatt T-Konten zunächst nur die leeren beschrifteten Konten. Bei der Anzeige der T-Konten bzw. der auf diesen T-Konten erfassten Buchungen muss man folgendes berücksichtigen. (Bild 19) Die T-Konten wachsen mit der Anzahl der Buchungen, durch die Sie berührt werden. Wenn Sie also mit Ihren Schülerinnen und Schülern einen kompletten Geschäftsgang erstellen wollen, müssen Sie zunächst diesen kompletten Geschäftsgang gebucht haben. Dann finden Sie im Tabellenblatt "T-Konten" alle Konten, die berührt worden sind in der entsprechenden Größe inkl. der Abschlusskonten. Wählen Sie nun die Option Buchungen zeigen, so sehen Sie alle Konten mit allen Buchungen (Bild 20). Es bietet sich an, dann die Option Abschluss alle zu wählen. Alle Konten werden abgeschlossen, Sie haben die fertige Lösung vorliegen. Die Option Buchungen verbergen lässt die Konten leer erscheinen. Diese Ansicht können Sie Ihren Schülerinnen und Schülern ausdrucken und zur Verfügung stellen. Möchten Sie jedoch, dass die Eröffnungsbuchungen schon in den "T-Konten" integriert sind, wählen Sie die Option Eröffnungsbuchungen zeigen. Diese Option bietet sich in Klassen mit fortgeschrittenem Lernstand an. Die zeitintensive Eröffnung der "T-Konten" beherrschen die Schülerinnen und Schüler, sie sollen sich speziell der neuen Thematik widmen. 16
(Bild 20) Beim Ausdruck der T-Konten mit oder ohne Lösungen ist der Seitenumbruch dieser Anwendung so eingestellt, dass kein Konto durch diesen abgeschnitten wird. Die weiteren Befehle aus dem Tabellenblatt T-Konten T-Konten löschen: T-Konten erstellen: Abschluss alle: Abschluss einzeln: Durch den Befehl werden alle T-Konten gelöscht, Durch Aktivierung dieses Befehl werden alle benötigten T-Konten erstellt. Mit Hilfe dieses Befehls werden alle T-Konten rechnerisch abgeschlossen. Ein einzelnes T-Konto wird rechnerisch abgeschlossen (Voraussetzung: Der Cursor befindet sich auf einem Eurobetrag innerhalb des Kontos.) 10. Die Schaltfläche Neue Aufgabe Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, erscheint nachfolgende Abfrage (Bild 21). Sie können eine neue Aufgabe erstellen, die dann unter einem neuen Dateinamen, den Sie eingeben, entsprechend der Pfadeingabe abgespeichert wird. (Bild 21) 17
11. Der Menüpunkt Gehe zu Buchung Mit Hilfe dieses Menüpunkts ist es nun möglich, gezielt und schnell die Geschäftsfälle auswählen zu können, die man für eine Aufgabenstellung benötigt. Sie müssen nicht mehr aufwendig durch das umfangreiche Tabelleblatt "Geschäftsfälle Original" scrollen. Ein Mausklick auf den gesuchten Bereich führt Sie direkt zu den ausgewählten Geschäftsfällen. Die Dreiecke am rechten Rand weisen darauf hin, dass diesem Bereich verschiedene Gruppen zugeordnet sind. Der Menüpunkt ist nur dann aktiv, wenn das Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" aktiv ist. 18
12. Die Buchungen der Gehaltsabrechnung Die Geschäftsfälle zur Gehaltsabrechnung unterscheiden sich von den anderen Geschäftsfällen. Die verschiedenen Eurobeträge für die einzelnen Positionen der Gehaltsabrechnung müssen jeweils vorgegeben werden. Die Vorauszahlung der Sozialversicherungsbeiträge können Sie mit den Buchungs-Nr. 6100 ff erstellen. Hier stehen weitere verschiedene Geschäftsfälle zur Verfügung, die Bestandteil einer Gehaltsabrechnung sein können, wie zum Beispiel Vorauszahlungen an Mitarbeiter, einmalige Zuschüsse. Bei der Buchung der umfangreichen Gehaltsauszahlung können Sie sich dann auf die von Ihnen gewählten Beträge beziehen. Eine Besonderheit muss hier beachtet werden: Sie geben die gewählten Eurobeträge nicht in den Text des Geschäftsfalls, sondern in die Zellen der Spalte D oder F ein. Der Text der einzelnen Geschäftsfälle passt sich dann, was die Eurobeträge betrifft, den in Spalte D oder F eingegebenen an. Alle Zellen der Spalten D und F, bei denen Sie so verfahren müssen, sind durch einen dicken Rahmen gekennzeichnet. 13. Die komplexen Geschäftsfälle der 8000er Buchungsnummern Auch die etwas komplexeren Geschäftsfälle kann man mit dieser Anwendung mühelos erstellen. Dazu stehen Ihnen die Geschäftsfälle der 8000er Buchungsnummern zur Verfügung. Als absoluter Anfänger sollten Sie diesen Bereich jedoch zunächst überspringen, da die Erstellung dieser Geschäftsfälle einfacher fällt, wenn man mit dieser Anwendung schon etwas vertraut ist. Was nicht heißen soll, dass es unmöglich ist. Hinter nahezu allen Buchungs-Nr. sind Listenfelder angelegt, die das Spektrum möglicher Buchungen, besonders was die Eurobeträge betrifft, erheblich erweitern und so unter anderem die Möglichkeit schaffen, mit den gleichen Buchungs-Nr. entweder z.b. einen Ertrag oder einen Aufwand erzielen zu lassen. Das Besondere an diesen Geschäftsfällen ist die Tatsache, dass hier meistens zwei aufeinander folgende Buchungs-Nr. zusammen gehören. Aktive Rechnungsabgrenzung Immer zwei aufeinander folgende Buchungs-Nr. gehören zusammen. Bei der ersten Buchungs-Nr. entscheiden Sie mittels Listenfeld, welcher Betrag für welchen Zeitraum abgegrenzt werden soll wofür die Zahlung bestimmt ist. In Spalte D geben Sie den Eurobetrag ein, der überwiesen werden soll. Die darauf folgende Buchungs-Nr. ist so eingerichtet, dass sie, je nach Zeitraum und Eurobetrag, sich entsprechend anpasst und die korrekte Abgrenzung vornimmt. Bei der jeweils zweiten Buchungs-Nr. sind die Zellen, die Eurobeträge enthalten, gesperrt. Das Programm ermittelt automatisch die korrekten Beträge. 19
(Bild 22) Passive Rechnungsabgrenzung Für die Buchungs-Nr. zur passiven Rechnungsabgrenzung gelten die gleichen Hinweise wie die zur aktiven. Auch hier passt sich die jeweils folgende Buchungs-Nr. den eingegebenen Daten zur Abgrenzung an. (Bild 23) Sonstige Forderungen Auch in diesem Bereich gehören immer zwei aufeinander folgende Buchungs-Nr. zusammen. Mit der Ersten entscheiden Sie, wann der Zahlungseingang stattfindet (Listenfeld). In der Spalte E und F sehen Sie sofort die Eurobeträge, die, je nach Zahlungstermin abzugrenzen sind. Mit dem zweiten Buchungssatz wird dann die Zahlung vorgenommen, die Sonstigen Forderungen ausgebucht. Bei der jeweils zweiten Buchungs-Nr. sind die Zellen, die Eurobeträge enthalten, gesperrt. Das Programm ermittelt automatisch die korrekten Beträge. (Bild 24) Sonstige Verbindlichkeiten Auch hier gelten die Hinweise zur Behandlung der Buchungen im Bereich der Sonstigen Forderungen entsprechend. (Bild 25) 20