Parchettka, Richter-Hütgens einfach schnell buchen Von der Eröffnung von Konten bis zu deren Abschluss - eine komplette Anwendung zur Erstellung von Aufgaben und Klausuren inkl. deren Lösung im Grund- und Hauptbuch. Mit Hilfe dieser auf Microsoft Excel basierenden Anwendung ist es möglich, komplette Geschäftsgänge im Grundbuch und Hauptbuch in wenigen Minuten zu erstellen und abzuschließen. Dazu stehen Ihnen eine Vielzahl von Geschäftsfällen zur Verfügung (ca. 1100), die den gesamten Bereich des Rechnungswesens vom Einkauf von Waren bis zur Bildung von Rückstellungen abdecken. Diese Anwendung erleichtert die Erstellung von Hausaufgaben, Übungsaufgaben, Tests und Klausuren erheblich. Den Schülerinnen und Schülern kann sowohl das leere Grundbuch als auch die leeren notwendigen T-Konten zur Verfügung gestellt werden. Mit einem Klick füllen Sie sowohl das Grundbuch als auch die T- Konten mit den entsprechenden Buchungen (Lösungen). In dem beiliegenden Handbuch finden Sie darüber hinaus Erläuterungen zum gezielten Einsatz dieser Anwendung im täglichen Unterricht. Sie erfahren u.a., wie diese Anwendung Sie bei der Erstellung von Lernfeldern unterstützt. Excelkenntnisse sind nicht notwendig. Die gesamte Anwendung basiert auf dem von der ZPA Köln zusammengestellten Kontenrahmen in Anlehnung an den IKR für die Ausbildung und Prüfung der Büroberufe.
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1. Erste Schritte...4 2. Das Tabellenblatt Geschäftsfälle Original...5 Geschäftsfälle in Listenfeldern... 8 Freie Geschäftsfälle... 8 3. Die Kontenliste...9 4. Der Abschluss aller geöffneten Konten mit Hilfe der Kontenliste mit einem einzigen Doppelklick...9 5. Das Tabellenblatt Aufgabe...10 6. Die Systematik der Buchungsnummern bei der Eröffnung und dem Abschluss von Konten, bei der Buchung von Bestandsveränderungen und Abschreibungen...12 7. Das Tabellenblatt Aufgabenstellung mit komfortablen Anzeigeoptionen...12 8. Das Tabellenblatt Grundbuch mit komfortablen Anzeigeoptionen...14 9. Das Tabellenblatt T-Konten mit komfortablen Anzeigeoptionen...16 10. Die Schaltfläche Neue Aufgabe...17 11. NEU: Der Menüpunkt "Gehe zu Buchung"...18 12. Die Buchungen der Gehaltsabrechnung...18 13. Die komplexen Geschäftsfälle der 8000er Buchungsnummern...19 Aktive Rechnungsabgrenzung... 19 Passive Rechnungsabgrenzung... 20 Sonstige Forderungen... 20 Sonstige Verbindlichkeiten... 20 Verkauf gebrauchter Gegenstände des Anlagevermögens... 21 Zweifelhafte Forderungen... 21 Bildung und Auflösung von Rückstellungen... 22 Der Kauf von Anlagegütern mit den Anschaffungsnebenkosten... 22 14. Der Einsatz des Programms im Unterricht...23 15. Eine Klausur (kompletter Geschäftsgang) mit Lösungen für das Grund- und Hauptbuch in 10 Minuten erstellen mit zusätzlichen multiple choice Varianten...23 16. Die Behandlung der beiden Umsatzsteuerkonten...24 17. Von der Eröffnung bis zum Abschluss anhand eines Beispiels...24 18. Neu: umfangreichere DEMOVERSION...30 19. Probleme mögliche Ursache(n)...33 20. Was leistet das Programm nicht...35 2
21. Anhang mit einem Klausurbeispiel...35 22. NEU: Die Buchung auf Nebenbüchern....42 23 Anmerkungen...42 Installation/Start der Anwendung Zum Download werden zwei Dateien angeboten: - einfachschnellbuchen.xls, die eigentliche Arbeitsdatei und die - einfachschnellbuchen.xla, die eigentliche Programmdatei. Beide Dateien müssen sich in einem Ordner befinden, bevor Sie mit Ihnen arbeiten können. Erstellen Sie bitte diesen Ordner und öffnen Sie anschließend die Datei einfachschnellbuchen.xls. 1 Die Dateien enthalten Makros. Für die einwandfreie Funktion ist erforderlich, dass die Makrosicherheitsstufe auf mittel gestellt ist. 2 Die Abfrage zur Aktivierung/ Deaktivierung von Makros müssen Sie mit Aktivieren beantworten. Wir versichern, dass kein schädlicher Code enthalten ist. Die Anwendung wurde unter Excel 2000, Excel XP und Excel 2003 getestet. Unter Excel 2007 muss die Multifunktionsleiste (Ribbon) AddIns aktiviert werden, um Zugriff auf das Menü zu erhalten. Hinweise zu den Neuerungen Die Arbeit mit der Anwendung ist durch den Einbau der neuen Menüstruktur wesentlich vereinfacht worden. Mit Hilfe des neuen Menüs können nun gezielt und schnell Geschäftsfälle herausgesucht werden. Die Möglichkeit, auf Nebenbüchern (Debitoren und Kreditoren) zu buchen, macht die Anwendung nun komplett. Der Support Zu dieser Anwendung erhalten Sie jederzeit einen technischen Support. Ihre Fragen zum Handling, Vorschläge zu etwaigen Erweiterungen oder Verbesserungen richten Sie bitte an das eingerichtete Postfach support@einfachschnellbuchen.de. Dort erhalten Sie auch Tipps für die Erstellung von Übungsaufgaben oder Klausuren. Natürlich freuen wir uns jederzeit über konstruktive Kritik, die Sie an uns richten können. Die Autoren, Oktober 2009 1 Erstellen Sie diesen Ordner mit Hilfe des Explorers (Aufruf: rechter Mausklick auf das Startsymbol auf Ihrem Desktop). 2 Im Programm Excel über die Befehlsfolge Extras>Makro>Sicherheit. 3
1. Erste Schritte Wenn Sie die Anwendung erstmalig aufrufen, werden Sie die nachfolgende Meldung/Information erhalten. Mit einem Klick auf Makros aktivieren stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung. 3 Insgesamt arbeiten Sie bei der Erstellung von Hausaufgaben, Übungsaufgaben, Klausuren, Tests und den jeweiligen Lösungen mit sechs verschiedenen Tabellenblättern. (Bild 1). (Bild 1) Außerdem steht Ihnen eine neue Symbolleiste ( einfachschnellbuchen ) zur Verfügung (Bild 2a), die alle Menüs enthält, die Sie für die Arbeit benötigen. 4 Natürlich können Sie alle notwendigen Befehle auch über das Kontextmenü (rechte Maustaste) aufrufen. (Bild 2b) (Bild 2a) (Bild 2b) 3 Um das Programm starten zu können, muss die Makrosicherheit auf mittel gestellt werden. 4 Es stehen nicht immer alle Befehle zur Verfügung. Es hängt davon ab, mit welchem Tabellenblatt gerade gearbeitet wird. 4
2. Das Tabellenblatt Geschäftsfälle Original In dem Tabellenblatt Geschäftsfälle Original (GO) sind die verschiedenen Geschäftsfälle (inkl. aller Geschäftsfälle zur Eröffnung und zum Abschluss der T-Konten), 5 wie sie für den Ausbildungsberuf Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation und Bürokauffrau / Bürokaufmann Verwendung zu finden. 6 Der Aufbau und die Anordnung der Geschäftsfälle unterliegen dabei einer bestimmten Systematik. 78 Es gibt - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 2 Konten berührt werden, - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 3 Konten berührt werden, - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 4 Konten berührt werden, - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 5 Konten berührt werden, - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 6 Konten berührt werden, - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 7 Konten berührt werden, - Geschäftsfälle, bei deren Buchung 8 Konten berührt werden. Das Bild 3 zeigt einen kleinen Ausschnitt dieser Geschäftsfälle. 9, 10 5 Insgesamt stehen Ihnen in dieser Anwendung ca. 1100 Geschäftsfälle zur Verfügung. 6 Aus Gründen der Übersichtlichkeit finden nicht alle Kontenunterarten Verwendung. So werden z.b. Mieteinnahmen unter 5400 anstatt 5401 gebucht. 7 Über den Menüpunkt Gehe zu Buchung gelangen Sie schnell zu den gewünschten Geschäftsfällen. 8 Sie gelangen zu den einzelnen Buchungs-Nr. bzw. Geschäftsfällen durch scrollen in dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" oder mit Hilfe des neuen Menüpunkts Gehe zu Buchung... siehe hierzu Gliederungspunkt 22 9 Die Hintergrundfarben dienen hier der Verdeutlichung und sind nur teilweise in der Anwendung so übernommen. 10 Alle in der Anwendung eingegebenen Eurobeträge dien(t)en zu Testzwecken und können jederzeit verändert werden. 5
(Bild 3) Zusätzlich zu den oben beschriebenen Geschäftsfällen gibt es noch diejenigen, die zur Eröffnung und Abschluss der T-Konten dienen, sowie jene, die den Abschluss verschiedener Konten vorbereiten (z.b. Abschluss von Unterkonten - Bild 4) bzw. durchführen. 11 (Bild 4) 11 Außerdem gibt es noch Geschäftsfälle, die im Zusammenhang mit der Jahresabgrenzung und der Bildung von Rückstellungen stehen. Diese werden an anderer Stelle gesondert behandelt. 6
Das Tabellenblatt GO ist untergliedert in 8 Spalten (A H) (Bild 5). Spalte A: Spalte B: Spalte C: Buchungsnummer (jeder Buchungsnummer ist ein bestimmter Geschäftsfall zugeordnet). Sie können aus dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" heraus Buchungsnummern in das Tabellenblatt "Aufgabe" einfügen. Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste doppelt auf den entsprechenden Geschäftsfall in Spalte B oder auf die Buchungs-Nr. in Spalte A. Alternativ können Sie im Tabellenblatt "Aufgabe" Buchungsnummern eingeben. 12 der zugeordnete Geschäftsfall (als Text); hier können Sie festlegen, ob es sich um einen umsatzsteuerpflichtigen Geschäftsfall handelt oder nicht und ob Sie mit einem Brutto- oder Nettobetrag arbeiten wollen, dazu klicken Sie innerhalb des Listenfelds auf die gewünschte Option (Bild 5). 13 (Bild 5) Spalte D: Spalte E: Spalte F: Spalte G: Spalte H: hier geben Sie den gewünschten Eurobetrag ein, hier ermittelt das Programm den passenden Eurobetrag für die jeweilige Sollbuchung, hier ermittelt das Programm den passenden Eurobetrag für die jeweilige Habenbuchung, hier steht/ stehen die Kontenziffer/n des/der Kontos/der Konten, das/die durch den gewählten Geschäftsfall im Soll berührt wird/werden, hier steht/ stehen die Kontenziffer/n des/der Kontos/der Konten, das/die durch den gewählten Geschäftsfall im Haben berührt wird/werden. Alle Zellen in dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original", mit Ausnahme der Spalten C und D, sind gesperrt und können dementsprechend nicht verändert werden. 14 Der Anfangsbestand des Eigenkapitals wird automatisch ermittelt, deshalb darf dieser niemals manuell eingegeben werden! Die Buchungs-Nr. 43000 muss immer als letzte Buchungs-Nr. zur Eröffnung von Konten eingegeben werden. Geschäftsfälle in Listenfeldern Die Regel und die Ausnahmen 12 Zu Beginn Ihrer Arbeit mit der Anwendung sollten Sie die Buchungs-Nr. immer im Tabellenblatt Aufgabe eingeben, später erledigen Sie das aus dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" heraus. 13 Gilt für die Buchungs-Nr. 1010 bis 1990. 14 Sie haben also die Möglichkeit, die Eurobeträge zu verändern. Die Kontierung ist vorgegeben. Eine freie Auswahl, was auch die Kontierung betrifft, finden Sie unter dem Gliederungspunkt Freie Geschäftsfälle. 7
In der Regel ist die Anwendung so gestaltet, dass für jeden Geschäftsfall eine Buchungs-Nr. zur Verfügung steht. Zu dieser Regel gibt es jedoch Ausnahmen: Einige Buchungs-Nr. sind in Form von Listenfeldern angelegt. Sie erkennen diese Buchungs- Nr. an dem gestrichelten rechten Rahmen. 15 (Bild 6) Ein Klick auf das Textfeld (Spalte B) einer derartigen Buchungs-Nr. öffnet ein Listenfeld, wenn Sie mit der Maus auf das entsprechende Auswahldreieck rechts außen klicken. (Bild 7) Sie können sich jetzt mittels des Rollbalkens den Geschäftsfall(-text) heraussuchen, den Sie für Ihre Aufgabenstellung verwenden wollen. Der Einbau dieser Listenfelder hat den Vorteil, dass Sie bei einer einzigen Buchungs-Nr. mehrere Varianten besitzen, was den Text des Geschäftsfalls betrifft. Das bedeutet, dass Sie Ihren Schülerinnen und Schülern abwechselnde Geschäftsfälle anbieten können, die sich nicht andauernd wiederholen. 16 Insgesamt beinhalten die Listenfelder allein schon 500 verschiedene Geschäftsfälle. Bei der Bildung und Auflösung von Rückstellungen haben Sie durch die Kombination zweier Buchungs-Nr. so zum Beispiel die Möglichkeit, mehr als 50 verschiedene Geschäftsfälle mit nur 2 Buchungs-Nr. zu erstellen! Freie Geschäftsfälle Die Anwendung stellt eine umfangreiche Auswahl verschiedenster Geschäftsfälle zur Verfügung, die für die Ausbildungsberufe Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation und Bürokauffrau/-mann konzipiert sind. Falls Sie dennoch Geschäftsfälle konstruieren möchten, die Sie in der Auswahl nicht vorfinden, so haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe der Buchungs-Nr. 07000 bis 07050 eigene zu erstellen (Bild 6). Bei diesen Buchungs-Nr. sind alle Spalten frei gegeben (Ausnahme Spalte A), so dass Sie selbst bestimmen können, welche Konten berührt werden sollen. 17 15 Eine Liste aller in den verschiedenen Listenfeldern enthaltenen Geschäftsfälle können Sie sich als PDF-Datei down loaden. 16 Der Buchungssatz bleibt, was die berührten Konten betrifft, jedoch immer gleich. 17 Natürlich müssen sich die von Ihnen gewählten Konten im Kontenrahmen für die beiden Ausbildungsberufe befinden. 8
(Bild 8) 3. Die Kontenliste Falls Sie einmal den Überblick verloren haben, welche Konten durch die Eingabe diverser Buchungs-Nr. bisher berührt worden sind, dann hilft ein Klick auf den Befehl Kontenliste zeigen. Sie erhalten eine Auflistung aller Konten, die durch die Auswahl der bisherigen Buchungs-Nr. berührt worden sind (Bild 9). Diese Auflistung ist dynamisch. Das bedeutet, dass bei Eingabe einer weiteren Buchungs-Nr., durch die ein oder mehrere bisher noch nicht berührte Konto/Konten nun benötigt werden, diese in die Liste eingefügt werden. Ein Klick auf den Befehl Kontenliste ausblenden lässt diese wieder verschwinden. Durch den Abschluss eines Kontos wird dieses aus der Kontenliste gelöscht. Sie müssen also nicht immer im Tabellenblatt T-Konten nachschauen, welche Konten Sie noch abschließen müssen. (Das Erstellen kompletter Geschäftsgänge aus dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" heraus sollten Sie erst dann probieren, wenn Sie schon ein wenig mit der Anwendung vertraut sind.) Die automatische Löschung eines Kontos aus der Kontenliste ist aber kein Garant dafür, dass dieses Konto auch richtig - gemäß der sachlogischen Reihenfolge - abgeschlossen worden ist, es sei denn, Sie haben 16 den automatischen Abschluss gewählt. 18 Doppelklick Bild 9 4. Der Abschluss aller geöffneten Konten mit Hilfe der Kontenliste mit einem einzigen Doppelklick Die Kontenliste hat nicht nur die Funktion, Sie über alle bisher geöffneten Konten zu informieren. Mit Hilfe der Kontenliste können Sie alle geöffneten Konten mit einem einzigen Doppelklick buchhalterisch und rechnerisch korrekt abschließen. Dazu müssen Sie mit der Maus den Begriff Kontenliste doppelt anklicken. Natürlich können Sie auch jedes Konto einzeln mit der entsprechenden Buchungs-Nr. abschließen. Mit obiger Option geht es nur wesentlich schneller. Der Abschluss aller geöffneten Konten dauert nur ein paar Sekunden. In der Statuszeile am unteren Bildrand erhalten Sie die Information, welches Konto gerade abgeschlossen wird. 18 Es sei denn, Sie haben den vollautomatischen Abschluss gewählt. Dann ist der Abschluss garantiert sachlogisch richtig. 9
Falls Sie versuchen sollten, einen Abschluss durchzuführen, ohne bisher das Konto Eigenkapital eröffnet zu haben, werden Sie mit unten stehender Meldung (Bild 10) darauf hingewiesen. Mit Hilfe der Option Buchung einfügen in dem Tabellenblatt "Aufgabe" können Sie dieses nun problemlos nachholen. Danach steht dem Abschluss aller Konten nichts mehr im Wege. (Bild10) In den Sammelkonten 8000 (Eröffnungsbilanzkonto), 8010 (Schlussbilanzkonto) und 8020 (Gewinn- und Verlustkonto) stehen die Konten sortiert nach der Kontenziffer, wenn der Abschluss automatisch durchführt wird. 5. Das Tabellenblatt Aufgabe Dieses Tabellenblatt kann als die eigentliche Arbeitsfläche bezeichnet werden. Bild 11 zeigt das leere Tabellenblatt Aufgabe, bevor ein Geschäftsfall bzw. die entsprechende Buchungsnummer eingegeben worden ist. Auch dieses Tabellenblatt ist in verschiedene Spalten (A K) untergliedert. In Spalte A geben Sie bitte die Buchungs-Nr. eines Geschäftsfalls ein, den Sie sich in Geschäftsfälle Original ausgesucht haben (alternativ ist die Eingabe auch aus dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" durch Doppelklick auf einen Geschäftsfall aus Spalte B heraus möglich). Bei einer zweistelligen Buchungs-Nr. müssen Sie auch nur diese beiden Ziffern eingeben. Sie beginnen mit der Eingabe der ersten Buchungsnummer in der Zelle A2. Nach Bestätigung der Eingabe mit Return springt der Cursor automatisch in die nächste freie Zelle der Spalte A. Lediglich die Zellen der Spalte A sind freigegeben, alle anderen restlichen Spalten sind gesperrt. Das Programm überträgt nach Eingabe der Buchungs-Nr. die entsprechenden Einträge (inkl. der Eurobeträge) der gewählten Buchungs-Nr. aus dem Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" in die Spalten der Tabellenblatts Aufgabe. 19 (Bild 11) 19 Ein umfangreiches Tabellenblatt Aufgabe finden Sie im Bereich Von der Eröffnung bis zum Abschluss anhand eines Beispiels. 10
Das Menü Aufgabe in dem Tabellenblatt Aufgabe (Bild 12). (Bild 12 ) Dieses Menü bietet Ihnen folgende Befehle an: Auffrischen: Buchung einfügen: Wenn Sie nachträglich bei einer schon eingegebenen Buchungs- Nr. im Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" etwas geändert haben (den Text oder den Eurobetrag), können Sie mit Hilfe des Befehls diese Änderung im Tabellenblatt Aufgabe aktualisieren (auffrischen). Diesen Befehl verwendet man, wenn man eine vergessene Buchungs-Nr. nachträglich noch zwischen schon vorhandene platzieren möchte. Die neue Buchungs-Nr. wird immer oberhalb der aktiven Zelle in Spalte A eingefügt (Bild 13).Dieser Befehl ist z.b. dann wichtig, wenn Sie im Zuge der Abschlussbuchungen eine wesentliche vergessen bzw. übersehen haben (Bild 13) Buchung(en) löschen: Alles löschen: T-Konten erstellen: (Bild 14) Mit diesem Befehl können Sie eine beliebige Buchungs-Nr. löschen. Der Cursor muss sich auf dieser in Spalte A befinden. Wenn Sie mehrere Buchungen auf einmal löschen wollen, müssen Sie den gesamten Bereich der Buchungen markieren (Spalte A), den Sie löschen wollen und dann die entsprechende Option wählen. Sie können alle Buchungs-Nr. löschen, wenn Sie diesen Befehl wählen. Der Cursor muss dabei in keinem bestimmten Bereich stehen. Wenn Sie alle Buchungs-Nr. eingegeben haben, veranlassen Sie mit diesem Befehl das Erstellen der T-Konten im Tabellenblatt "T- Konten". 20 Wenn Sie diesen Befehl wählen, erstellt das Programm automatisch die benötigten T-Konten. Außerdem wechseln Sie automatisch in das Tabellenblatt "T-Konten". Dazu müssen Sie aber vorher nebenstehende Abfrage (Bild 14) mit Ja bestätigen, die immer dann erscheint, wenn schon T-Konten erstellt worden sind. 21 20 Natürlich können Sie jederzeit aus der Eingabe heraus die T-Konten erstellen lassen. Das bietet sich z.b. nach der Eingabe aller Eröffnungsbuchungen an, um festzustellen, ob das Eröffnungsbilanzkonto korrekt ist. Die T-Konten können problemlos überschrieben werden. 21 Es kann durchaus sein, dass sich noch T-Konten aus einer anderen Aufgabe im Tabellenblatt "T-Konten" befinden. 11
T-Konten löschen: Mit diesem Befehl werden automatisch alle bisher erstellten T- Konten gelöscht. Dazu müssen Sie sich nicht in dem Tabellenblatt "T-Konten" befinden. Auch müssen Sie vorhandene Konten nicht löschen, bevor Sie neue erstellen. Die neuen Konten überschreiben die alten. 6. Die Systematik der Buchungsnummern bei der Eröffnung und dem Abschluss von Konten, bei der Buchung von Bestandsveränderungen und Abschreibungen Die Buchungsnummern zur Eröffnung und zum Abschluss von Konten unterliegen einer speziellen Systematik. Zunächst einmal sind alle Buchungsnummern, die Sie dafür benötigen, fünfstellig. Die erste Ziffer einer Buchungs-Nr. steht für die Konteneröffnung/den Kontenabschluss in Abhängigkeit von der Kontenart. Die restlichen vier Ziffern entsprechen den vier Ziffern des vorgegebenen Kontenrahmens der ZPA für die Ausbildung der Büroberufe. Erste Buchungsziffer Kontenziffer / -bezeichnung Eröffnung / Abschluss Kontenart 4 0510 Unbebaute Grundstücke Eröffnung Bestandskonto 4 3000 Eigenkapital Eröffnung Bestandskonto 5 2800 Guthaben bei Kreditinstituten Abschluss Bestandskonto 5 4200 Kurzfristige Verbindlichkeiten Abschluss Bestandskonto geg. Kreditinstituten 6 5100 Erlösberichtigung Abschluss Erfolgskonto 6 6080 Aufwendungen für Waren Abschluss Erfolgskonto Auch die anderen fünfstelligen Buchungs-Nr. unterliegen einem speziellen System. Erste Buchungsziffer Kontenziffer / -bezeichnung Buchung 1 0510 Unbebaute Grundstücke Abschreibung des entsprechenden Bestandskontos 2 2000 Rohstoffe Endbestand des entsprechenden Bestandskontos lt. Inventur 22 3 2040 Verpackungsmaterial Umbuchung des sich ergebenden Saldos bei Bestandsveränderungen 7. Das Tabellenblatt Aufgabenstellung mit komfortablen Anzeigeoptionen In diesem Tabellenblatt werden alle Geschäftsfälle in der Reihenfolge der Eingabe aufgelistet. Der Inhalt dieses Tabellenblatts kann markiert (komplett oder auszugsweise) und kopiert und danach in Word eingefügt werden (Bild 15a). 23 So haben Sie die Aufgabenstellung für die Schülerinnen und Schüler. Sie können den Inhalt des Tabellenblatts natürlich auch direkt aus Excel heraus ausdrucken. Das Programm unterscheidet dabei zwischen Eröffnungsbuchungen, laufenden Buchungen und vorbereitenden Abschlussbuchungen, bzw. Abschluss- 22 Falls kein Endbestand lt. Inventur angegeben ist, entspricht der Endbestand lt. Inventur dem Buchbestand. 23 Die Texte zu den Geschäftsfällen passen sich der vorgesehenen Spaltenbreite an und werden im Bedarfsfall mit einer kleineren Schriftgröße geschrieben. 12
buchungen. Zuerst werden die Eröffnungsbuchungen durchnummeriert (beginnend mit der Ziffer 1), bei den laufenden Buchungen nummeriert das Programm neu, wieder mit der Ziffer 1 beginnend. Alle Buchungen, die zur Vorbereitung bzw. Durchführung des Abschlusses dienen, werden ebenfalls neu beginnend mit der Ziffer 1 durchnummeriert. Falls Sie also eine Aufgabe für Ihre Schülerinnen und Schüler erstellen wollen, können Sie entscheiden, ob Sie die Buchung der T-Konteneröffnung mit in die Aufgabenstellung hinein nehmen oder nicht. Würden alle Buchungssätze durchnummeriert, so könnte es passieren, dass die Aufgabenstellung (wenn die Eröffnungsbuchungen nicht gefordert sind) z.b. mit dem Buchungssatz Nr. 12 beginnen würde. Die jeweilige neue Nummerierung schließt diesen Tatbestand aus. (Bild 15a) Mit Hilfe der Anzeigeoption (Bild 15b) können Sie entscheiden, welche Eurobeträge sichtbar sind. Sollen Ihre Schülerinnen und Schüler die Eurobeträge etwaiger vorbereitender Abschlussbuchungen und die Eurobeträge aller Abschlussbuchungen selbst errechnen, so nehmen Sie diese mittels der Schaltflächen heraus. Die Bilder15a, 15c, 15d und 15e basieren alle auf der gleichen Aufgabenstellung und Anzahl von Buchungen, nur dass unterschiedliche Anzeigeoptionen gewählt worden sind. (Bild 15b) 13
(Bild 15c) (Bild 15d) (Bild 15e) 8. Das Tabellenblatt Grundbuch mit komfortablen Anzeigeoptionen In diesem Tabellenblatt werden alle Buchungssätze entsprechend der Reihenfolge der Eingabe festgehalten (Auch hier gilt, wie bei der Nummerierung der Buchungen in Spalte N Q aus dem Tabellenblatt Aufgabe, das System der jeweils neuen Nummerierung.). Bei der Erstellung eines kompletten Geschäftsgangs wird nach den Eröffnungsbuchungen und vor den Abschlussbuchungen jeweils ein Strich gezogen (Bild 16). Das Grundbuch wächst mit der Anzahl der gewählten Buchungs-Nr. 24 24 Die Anwendung ist so konzipiert, dass kein einziger Buchungssatz durch einen Seitenumbruch abgeschnitten wird. 14
(Bild 16) Sie haben dabei die Option, sich die gesamten Buchungssätze anzeigen zu lassen (Lösungen) oder nicht (leeres Grundbuch für die Schüler). Klicken Sie dafür bitte die entsprechende Schaltfläche Buchungen zeigen bzw. Buchungen verbergen 25 (Bild 17a/b). (Bild 17a) (Bild 17b) Mit der Schaltfläche Anzeigeoptionen (Bild 18) werden Ihnen folgende Möglichkeiten geboten: Sie können sich nur die Eröffnungsbuchungen und /oder laufenden Buchungen und /oder vorbereitenden Abschlussbuchungen und/oder Abschlussbuchungen anzeigen lassen. Welchen Vorteil bietet diese Möglichkeit? Falls Sie für Ihre Schülerinnen und Schüler eine Aufgabe erstellen, können Sie nun entscheiden, ob das leere Grundbuch Platz bieten soll für alle vier Buchungsarten oder nicht. Sicherlich werden Sie mit einer Mittel- oder Oberstufenklasse nicht mehr die Eröffnungsbuchungen üben. Lassen Sie diese dann im Grundbuch nicht mehr anzeigen. Das Grundbuch bietet dann genau so viele Zeilen, wie man für die laufenden, vorbereitenden und für die Abschlussbuchungen benötigt. Ohne diese Anzeige-Option würde das Grundbuch immer alle Buchungsarten anzeigen, bzw. sie bei Buchungen verbergen nicht anzeigen, aber die entsprechenden Zeilen reservieren. 25 Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Ihren Schülerinnen und Schülern ein leeres Grundbuch zu überlassen, welches genau die benötigte Anzahl von Zeilen hat. Sie werden dabei schnell feststellen, dass die Schülerinnen und Schüler viel sauberer arbeiten werden. 15
Sie entscheiden durch Aktivierung der Kontrollkästen, welche Buchungen gezeigt werden sollen, bzw. für welche Buchungen Zeilen im Grundbuch zur Verfügung stehen sollen. Alle Zellen des Grundbuchs sind schreibgeschützt. Beim Ausdruck eines Grundbuches ist das Seitenlayout so eingestellt, dass keine Buchung durch einen Seitenumbruch abgeschnitten wird. (Bild 18) 9. Das Tabellenblatt T-Konten mit komfortablen Anzeigeoptionen In dem Tabellenblatt T-Konten stehen Ihnen 6 Befehle bzw. Anzeigeoptionen zur Verfügung (Bild 19). Wenn Sie das Programm aus dem Tabellenblatt Aufgabe heraus veranlasst haben, die T-Konten zu erstellen, sehen Sie in dem Tabellenblatt T-Konten zunächst nur die leeren beschrifteten Konten. Bei der Anzeige der T-Konten bzw. der auf diesen T-Konten erfassten Buchungen muss man folgendes berücksichtigen. (Bild 19) Die T-Konten wachsen mit der Anzahl der Buchungen, durch die Sie berührt werden. Wenn Sie also mit Ihren Schülerinnen und Schülern einen kompletten Geschäftsgang erstellen wollen, müssen Sie zunächst diesen kompletten Geschäftsgang gebucht haben. Dann finden Sie im Tabellenblatt "T-Konten" alle Konten, die berührt worden sind in der entsprechenden Größe inkl. der Abschlusskonten. Wählen Sie nun die Option Buchungen zeigen, so sehen Sie alle Konten mit allen Buchungen (Bild 20). Es bietet sich an, dann die Option Abschluss alle zu wählen. Alle Konten werden abgeschlossen, Sie haben die fertige Lösung vorliegen. Die Option Buchungen verbergen lässt die Konten leer erscheinen. Diese Ansicht können Sie Ihren Schülerinnen und Schülern ausdrucken und zur Verfügung stellen. Möchten Sie jedoch, dass die Eröffnungsbuchungen schon in den "T-Konten" integriert sind, wählen Sie die Option Eröffnungsbuchungen zeigen. Diese Option bietet sich in Klassen mit fortgeschrittenem Lernstand an. Die zeitintensive Eröffnung der "T-Konten" beherrschen die Schülerinnen und Schüler, sie sollen sich speziell der neuen Thematik widmen. 16
(Bild 20) Beim Ausdruck der T-Konten mit oder ohne Lösungen ist der Seitenumbruch dieser Anwendung so eingestellt, dass kein Konto durch diesen abgeschnitten wird. Die weiteren Befehle aus dem Tabellenblatt T-Konten T-Konten löschen: T-Konten erstellen: Abschluss alle: Abschluss einzeln: Durch den Befehl werden alle T-Konten gelöscht, Durch Aktivierung dieses Befehl werden alle benötigten T-Konten erstellt. Mit Hilfe dieses Befehls werden alle T-Konten rechnerisch abgeschlossen. Ein einzelnes T-Konto wird rechnerisch abgeschlossen (Voraussetzung: Der Cursor befindet sich auf einem Eurobetrag innerhalb des Kontos.) 10. Die Schaltfläche Neue Aufgabe Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, erscheint nachfolgende Abfrage (Bild 21). Sie können eine neue Aufgabe erstellen, die dann unter einem neuen Dateinamen, den Sie eingeben, entsprechend der Pfadeingabe abgespeichert wird. (Bild 21) 17
11. Der Menüpunkt Gehe zu Buchung Mit Hilfe dieses Menüpunkts ist es nun möglich, gezielt und schnell die Geschäftsfälle auswählen zu können, die man für eine Aufgabenstellung benötigt. Sie müssen nicht mehr aufwendig durch das umfangreiche Tabelleblatt "Geschäftsfälle Original" scrollen. Ein Mausklick auf den gesuchten Bereich führt Sie direkt zu den ausgewählten Geschäftsfällen. Die Dreiecke am rechten Rand weisen darauf hin, dass diesem Bereich verschiedene Gruppen zugeordnet sind. Der Menüpunkt ist nur dann aktiv, wenn das Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" aktiv ist. 18
12. Die Buchungen der Gehaltsabrechnung Die Geschäftsfälle zur Gehaltsabrechnung unterscheiden sich von den anderen Geschäftsfällen. Die verschiedenen Eurobeträge für die einzelnen Positionen der Gehaltsabrechnung müssen jeweils vorgegeben werden. Die Vorauszahlung der Sozialversicherungsbeiträge können Sie mit den Buchungs-Nr. 6100 ff erstellen. Hier stehen weitere verschiedene Geschäftsfälle zur Verfügung, die Bestandteil einer Gehaltsabrechnung sein können, wie zum Beispiel Vorauszahlungen an Mitarbeiter, einmalige Zuschüsse. Bei der Buchung der umfangreichen Gehaltsauszahlung können Sie sich dann auf die von Ihnen gewählten Beträge beziehen. Eine Besonderheit muss hier beachtet werden: Sie geben die gewählten Eurobeträge nicht in den Text des Geschäftsfalls, sondern in die Zellen der Spalte D oder F ein. Der Text der einzelnen Geschäftsfälle passt sich dann, was die Eurobeträge betrifft, den in Spalte D oder F eingegebenen an. Alle Zellen der Spalten D und F, bei denen Sie so verfahren müssen, sind durch einen dicken Rahmen gekennzeichnet. 13. Die komplexen Geschäftsfälle der 8000er Buchungsnummern Auch die etwas komplexeren Geschäftsfälle kann man mit dieser Anwendung mühelos erstellen. Dazu stehen Ihnen die Geschäftsfälle der 8000er Buchungsnummern zur Verfügung. Als absoluter Anfänger sollten Sie diesen Bereich jedoch zunächst überspringen, da die Erstellung dieser Geschäftsfälle einfacher fällt, wenn man mit dieser Anwendung schon etwas vertraut ist. Was nicht heißen soll, dass es unmöglich ist. Hinter nahezu allen Buchungs-Nr. sind Listenfelder angelegt, die das Spektrum möglicher Buchungen, besonders was die Eurobeträge betrifft, erheblich erweitern und so unter anderem die Möglichkeit schaffen, mit den gleichen Buchungs-Nr. entweder z.b. einen Ertrag oder einen Aufwand erzielen zu lassen. Das Besondere an diesen Geschäftsfällen ist die Tatsache, dass hier meistens zwei aufeinander folgende Buchungs-Nr. zusammen gehören. Aktive Rechnungsabgrenzung Immer zwei aufeinander folgende Buchungs-Nr. gehören zusammen. Bei der ersten Buchungs-Nr. entscheiden Sie mittels Listenfeld, welcher Betrag für welchen Zeitraum abgegrenzt werden soll wofür die Zahlung bestimmt ist. In Spalte D geben Sie den Eurobetrag ein, der überwiesen werden soll. Die darauf folgende Buchungs-Nr. ist so eingerichtet, dass sie, je nach Zeitraum und Eurobetrag, sich entsprechend anpasst und die korrekte Abgrenzung vornimmt. Bei der jeweils zweiten Buchungs-Nr. sind die Zellen, die Eurobeträge enthalten, gesperrt. Das Programm ermittelt automatisch die korrekten Beträge. 19
(Bild 22) Passive Rechnungsabgrenzung Für die Buchungs-Nr. zur passiven Rechnungsabgrenzung gelten die gleichen Hinweise wie die zur aktiven. Auch hier passt sich die jeweils folgende Buchungs-Nr. den eingegebenen Daten zur Abgrenzung an. (Bild 23) Sonstige Forderungen Auch in diesem Bereich gehören immer zwei aufeinander folgende Buchungs-Nr. zusammen. Mit der Ersten entscheiden Sie, wann der Zahlungseingang stattfindet (Listenfeld). In der Spalte E und F sehen Sie sofort die Eurobeträge, die, je nach Zahlungstermin abzugrenzen sind. Mit dem zweiten Buchungssatz wird dann die Zahlung vorgenommen, die Sonstigen Forderungen ausgebucht. Bei der jeweils zweiten Buchungs-Nr. sind die Zellen, die Eurobeträge enthalten, gesperrt. Das Programm ermittelt automatisch die korrekten Beträge. (Bild 24) Sonstige Verbindlichkeiten Auch hier gelten die Hinweise zur Behandlung der Buchungen im Bereich der Sonstigen Forderungen entsprechend. (Bild 25) 20
Verkauf gebrauchter Gegenstände des Anlagevermögens Auch in diesem Bereich arbeiten Sie mit Buchungs-Nr., für die ein Listenfeld angelegt worden ist. Das hat den Vorteil, dass man Anlagegüter mit unterschiedlichem Buchwert verkaufen kann. In diesem Buchungsbereich gehören immer die zwei aufeinander folgenden Buchungs-Nr. zusammen. Mit der ersten Buchungs-Nr. bestimmen Sie, welches Anlagegut Sie zu welchem Buchwert verkaufen möchten. In Spalte D geben Sie danach den Verkaufspreis Ihrer Wahl (brutto oder netto) ein. Die darauf folgende Buchungs-Nr. (Ausbuchung des Anlageguts) zeigt nun, je nachdem, zu welchem Preis Sie verkauft haben, ob ein Ertrag oder ein Verlust durch den Verkauf erzielt wurde. Bei der jeweils zweiten Buchungs-Nr. sind die Zellen, die die Eurobeträge enthalten, gesperrt. Das Programm ermittelt automatisch die korrekten Beträge. Natürlich können sie das Anlagegut auch zum Buchwert verkaufen. 26 (Bild 26) Zweifelhafte Forderungen (Bild 27) Im Bereich der Zweifelhaften Forderungen gehören immer drei Buchungs-Nr. zusammen, wobei die zweite oder dritte optional sind Sowohl bei der jeweils zweiten als auch dritten Buchungs-Nr. sind alle Zellen gesperrt. Die Auswahl erfolgt ausschließlich über die Listenfelder. Mit der ersten Buchungs-Nr. buchen Sie den Forderungsbestand in zweifelhafte Forderungen um. Hier geben Sie auch den Eurobetrag ein, der umgebucht werden soll. Mit der Wahl der zweiten oder dritten Buchungs-Nr. entscheiden Sie, ob das Verfahren mangels Masse eingestellt wird, oder ob eine bestimmte Insolvenzquote gebucht werden muss. Die Ermittlung der entsprechenden Eurobeträge, die Buchung dieser und die buchungstechnische Behandlung der Restforderung übernimmt das Programm selbstständig. 26 Die Buchungs-Nr.8310; 8330; 8350; 8370; 8390; 8410 sind so angelegt, dass sich das Konto, auf dem der Zahlungseingang gebucht wird, dem Geschäftsfall anpasst. Werden die verkauften Anlagegüter per Banküberweisung bezahlt, bucht die Anwendung automatisch den Zahlungseingang über das Bankkonto, bei Barzahlung entsprechend über das Kassenkonto. Der Zielverkauf wird über das Konto Forderungen a.l.l. gebucht. 21
Bildung und Auflösung von Rückstellungen Auch hier gilt die Regel, dass zwei aufeinander folgende Buchungs-Nr. zusammen gehören. Mit der ersten Buchungs-Nr. legen Sie fest, über welche Höhe und für welchen Bereich eine Rückstellung gebildet wird. Mit der zweiten Buchungs-Nr. entscheiden Sie, wie hoch der tatsächliche Aufwand wird. Sowohl bei der jeweils ersten als auch zweiten Buchungs-Nr. sind alle Zellen gesperrt. Die Auswahl erfolgt ausschließlich über die Listenfelder. Das Programm liest die Beträge aus dem Buchungstext heraus. (Bild 28) Der Kauf von Anlagegütern mit den Anschaffungsnebenkosten Es bleibt in diesem Buchungsbereich Ihnen überlassen, welche Buchungs-Nr. Sie kombinieren. Da hier alle Buchungs-Nr. mit Listenfeldern hinterlegt sind, ist auch hier die Auswahl gegeben, verschiedene Variationen an Geschäftsfällen zu erstellen. Der jeweilige Ausgleich der Rechnung unter Abzug von Skonto wird in Anhängigkeit von dem gewählten Skontosatz automatisch ermittelt. Wenn Sie eine Rechnung ohne Skontoabzug ausgleichen lassen wollen, bedienen Sie sich bitte der Buchungs-Nr. aus dem 10 bis 370 Bereich. (Bild 29) 22
14. Der Einsatz des Programms im Unterricht Diese Anwendung eignet sich ebenfalls für den Einsatz im Unterricht. Voraussetzung ist ein Mindestmaß an technischer Ausstattung des Klassenraumes (PC, Beamer). Zeitersparnis Mit Hilfe des Programms können Sie den Schülerinnen und Schülern Sachverhalte konkret am Beispiel erläutern. So müsste man z.b. für die Erläuterung der Funktion des Eröffnungsbilanzkontos und der Buchung auf diesem entweder Folien oder Arbeitsblätter vorbereiten. Die Alternative wäre der Tafelanschrieb, der äußerst wichtig ist, aber nicht immer durchgeführt werden kann, da er doch sehr zeitintensiv ist. Hier geben Sie lediglich die entsprechenden Eröffnungsbuchungen ein und lassen das Programm die T-Konten erstellen. Mit einem einzigen Klick schließen Sie dann das Eröffnungsbilanzkonto ab. Die Zeitersparnis ist enorm und Sie sind jederzeit in der Lage, kleinere Änderungen vorzunehmen, falls es für das Verständnis wichtig ist. Generell hilft Ihnen der Einsatz dieser Anwendung dabei, Zeit einzusparen, die Sie nun der Betreuung der Schülerinnen und Schüler widmen können. Es ist durchaus möglich, im Unterricht am PC kleinere Übungseinheiten zu erstellen, die Sie den Schülerinnen und Schülern während der Unterrichtsstunde direkt zur Verfügung stellen können. Individuelle Förderung der Schülerinnen und Schüler Eine individuelle Förderung leistungsstarker bzw. leistungsschwacher Schülerinnen und Schüler ist mit dieser Anwendung jederzeit durchführbar. 27 Sie können zum Beispiel Übungsaufgaben mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad erstellen. Einsatz in Lernfeldern Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammen in einem Bildungsgang, dessen Themengebiete in Lernfeldern strukturiert sind. Sie benötigen für eine bestimmte Lernsituation einige Geschäftsfälle, die genau auf die gestellte Lernsituation zugeschnitten sein müssen. Mit dieser Anwendung sollte Ihnen das keine Mühe bereiten. Vorbereitung von Vertretungsunterricht in wenigen Minuten Zur Vorbereitung von Vertretungsunterricht benötigen Sie wenige Minuten, nachdem Sie sich über den momentanen Leistungsstand der Klasse informiert haben. 15. Eine Klausur (kompletter Geschäftsgang) mit Lösungen für das Grund- und Hauptbuch in 10 Minuten erstellen mit zusätzlichen multiple choice Varianten Es mag sich unmöglich anhören, aber es ist unproblematisch. Sie sollten die Anwendung natürlich schon ein wenig kennen gelernt haben, um dieser Zeitvorgabe gerecht werden zu können. Eine Klausur in wenigen Minuten zu erstellen, die einen kompletten Geschäftsgang umfasst, ist wirklich nicht sehr schwierig. Immer dann, wenn Sie verschiedene Geschäftsfälle für eine Klausur heraussuchen, werden nämlich im Hintergrund automatisch schon das Grundbuch und die Erstellung der T-Konten vorbereitet 28, so dass sich Ihre eigentliche Arbeit lediglich auf die Wahl der gewünschten Geschäftsfälle reduziert. Haben Sie diese eingegeben, schließen Sie alle Konten mit einem einzigen Doppelklick ab. Sie müssen jetzt lediglich die entsprechenden Befehle wählen, die sowohl das Grundbuch in der gewünschten Anzeigeoption als auch die T-Konten erstellen. Fertig ist die Klausur. Die Aufgabe mit den Lösun- 27 Zusätzlich motivieren Sie die Schülerinnen und Schüler, sich mit dem Programm Excel zu beschäftigen 28 Jeder Geschäftsfall wird in dem Moment gebucht, in dem Sie ihn aussuchen. 23
gen drucken Sie für die Korrektur aus, die leeren T-Konten und das leere Grundbuch stellen Sie Ihren Schülerinnen und Schülern als Klausurblätter zur Verfügung. Welche Vorteile ergeben sich daraus: die Vorbereitung inklusive der Erstellung der Lösungen, ansonsten sehr zeitintensiv, erledigen Sie in wenigen Minuten, die Schülerinnen und Schüler arbeiten sorgfältiger, da ihnen durch die vorbereiteten Arbeitsblätter nur ein begrenzter Raum zur Verfügung gestellt wird, die Korrektur der Klausur ist wesentlich einfacher und erspart daher viel Zeit, da die Reihenfolge der Konten den Schülerinnen und Schülern vorgegeben ist, Sie wissen bei der Korrektur jederzeit, an welcher Position sich ein gesuchtes T-Konto befindet. Zusätzliche multiple choice Varianten Falls Sie zusätzliche Aufgabenstellungen neben der reinen Buchungsaufgabe erstellen wollen, können Sie sich des zusätzlichen Tabellenblatts Grundbuch Klausur bedienen. Dieses Grundbuch ist als Kopie des eigentlichen Grundbuchs um 4 zusätzliche Spalten erweitert worden. Diese Spalten können Sie verwenden, wenn Sie eine Übung oder Klausur durch zusätzliche Fragegestellungen in Form von multiple choice Aufgaben zu erweitern möchten. Das Tabellenblatt Grundbuch Klausur passt sich immer dem originalen Tabellenblatt Grundbuch bezüglich der Zeilenanzahl an. Wie eine derartige Erweiterung aussehen kann, sehen Sie im Anhang. 16. Die Behandlung der beiden Umsatzsteuerkonten Bezüglich der Behandlung der beiden Umsatzsteuerkonten gilt folgende Regelung. Beide Konten können natürlich, wie jedes andere Bestandskonto auch, über das Eröffnungsbilanzkonto eröffnet werden. Die Umsatzsteuerbeträge können jederzeit per Bank an das Finanzamt überwiesen werden. Beim Jahresabschluss muss zunächst ermittelt werden, welches der beiden Konten, Vorsteuer oder Umsatzsteuer, den geringeren Saldo aufweist. Das Konto mit dem kleineren Saldo wird über das Konto mit dem größeren Saldo abgeschlossen. Die Anwendung ist so programmiert, dass sie automatisch das Umsatzsteuerkonto mit dem kleineren über das mit dem größeren Saldo abschließt. Bedienen Sie sich dazu der Buchungs-Nr. 34800. Am Ende des Geschäftsjahres kann nun das übrig gebliebene Umsatzsteuerkonto ganz normal über die entsprechende Buchungs-Nr. abgeschlossen werden. Bei der Wahl des vollautomatischen Abschlusses werden die Steuerkonten korrekt abgeschlossen. 17. Von der Eröffnung bis zum Abschluss anhand eines Beispiels Anhand eines kompletten Geschäftsgangs soll die Systematik noch einmal verdeutlich werden. Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden nur 29 wenige Konten eröffnet, einige laufende Buchungen eingegeben, entsprechend wenige Konten abgeschlossen. Dabei wird eine Aufgabenstellung aus den Spalten N Q aus dem Tabellenblatt Aufgabe, (Bild 30) wie sie die Schüler erhalten, zugrunde gelegt (mit dem Unterschied, dass in nachfolgender Liste die Abschlussbuchungen ebenfalls aufgelistet sind.) 29 Es kann sein, dass Sie die jeweiligen Eurobeträge noch übernehmen müssen, wenn Sie eine genaue Übereinstimmung mit der Vorlage erzielen möchten. 24
(Bild 30) (Bild 31) Geben Sie bitte die Eröffnungsbuchungsnummern 40700; 40840; 40860; 42800; 44400; 43000 im Tabellenblatt Aufgabe ein. Denken Sie bitte daran, dass der Cursor automatisch in die nächste freie Zelle in Spalte A springt. Betätigen Sie bitte nun den Befehl T-Konten erstellen. Sie gelangen in das Tabellenblatt "T-Konten. Klicken Sie mit der Maustaste auf einen beliebigen Eurobetrag des Kontos 8000 (Eröffnungsbilanzkonto) und betätigen Sie den Befehl Abschluss einzeln. Das Programm schließt das Konto 8000 ab. Sie sehen, dass das Konto ausgeglichen ist. Wechseln Sie nun wieder in das Tabellenblatt Aufgabe, indem Sie mit dem Cursor auf das entsprechende Tabellenblatt klicken. Geben Sie bitte die Buchungs-Nr. 380; 1130 und 1760 für die laufenden Buchungen ein. Das Programm bucht diese Geschäftsfälle im Grund- und Hauptbuch. Sie können sich jetzt nach Wunsch die veränderten T-Konten über den eben beschriebenen Weg anzeigen lassen. Die Abfrage T-Konten löschen bestätigen Sie dabei bitte mit Ja. Zum Schluss geben Sie im Tabellenblatt Aufgabe bitte alle notwendigen Abschlussbuchungsnummern ein 30 : 72340; 66080; 65100; 80200; 50700; 50840; 50860; 52600; 52800; 54400; 53000. Das Programm schließt alle geöffneten Konten ab. Vergewissern Sie sich durch einen Klick auf T-Konten erstellen. Denken Sie daran, dass Sie den Befehl Buchungen zeigen aktivieren müssen, damit Sie alle Buchungen sehen können. Das Aktivieren des Befehls Abschluss alle führt dazu, dass alle T-Konten auch rechnerisch abgeschlossen werden. 30 Verzichten Sie dabei bewusst auf die Möglichkeit, den Abschluss automatisch durchführen zu lassen, um die Anwendung besser kennen zu lernen. 25
Die Bilder 32 bis 38 zeigen Ihnen die jeweiligen Zwischenergebnisse zur Kontrolle. (Bild 32) (Bild 33) (Bild 34) 26
(Bild 35) (Bild 36) 27
(Bild 37) 28
(Bild 38) 29
18. Neu: umfangreiche DEMOVERSION Die Funktionalität der Demo-Anwendung ist eingeschränkt. Trotzdem bietet Sie einen guten Einblick in die Funktionsweise der Anwendung. Im Prinzip können Sie alle Geschäftsfälle aus allen Themengebieten buchen und sich das Ergebnis im Hauptbuch, in der Aufgabenstellung (für die Schülerinnen und Schüler) und im Grundbuch anschauen. Zu jedem Themengebiet stehen Ihnen eine Auswahl an Geschäftsvorfällen zur Verfügung. Mit der Demoversion können Sie alle Bestandskontern eröffnen und auf diesen Konten buchen. Ebenso sind alle Erfolgskonten für Buchungen freigegeben. Benutzen Sie bitte unbedingt das Menü gehe zu Buchung... Sie erhalten dadurch den schnellsten Überblick über alle Themengebiete, für die Geschäftsfälle zur Verfügung stehen. Was lässt sich mit der Demoversion erstellen- eine kleine Auswahl Sie können o eine Vielzahl von Geschäftsfällen auswählen und im Grund- und Hauptbuch buchen lassen, o sich das Ergebnis Ihrer Auswahl in den Tabellenblättern Aufgabe, Aufgabenstellung, T-Konten und Grundbuch ansehen, o sich einen Überblick über alle möglichen Listenfelder verschaffen, wenn Sie mit der Maus die entsprechenden Geschäftsfälle anklicken, o probeweise einmal eine Abschlussangabe (Endbestand lt. Inventur Rohstoffe) durchführen, o Abschreibungsbuchungen durchführen, o eine komplette Gehaltsabrechnung buchen, o alle möglichen Buchungen zu dem Bereich der Jahresabgrenzung vornehmen, o auf Debitoren- und Kreditorenkonten buchen. 30
Folgende Funktionen stehen Ihnen in der Demoversion nicht zur Verfügung: o Das Eröffnungsbilanzkonto kann nicht erstellt werden, o der Abschluss der Bestandskonten du Erfolgskonten ist nicht möglich, o die Listenfelder, die in eine Vielzahl von Geschäftsfällen implementiert sind, werden nur angedeutet (siehe hierzu entsprechenden screenshot), o alle Geschäftsvorfälle, die im Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" grau eingefärbt sind, können nicht verwendet werden, o jegliche Druckoptionen sind gesperrt. (Wenn Sie mit der Maus einen Geschäftsfall anklicken, dessen rechter Rand gestrichelt ist, öffnet sich ein Listenfeld. dieses Listenfeld gibt Ihnen die Möglichkeit, bei den Buchungstexten mehr zu variieren. die Listenfelder werden in der Demoversion angedeutet.) (Die weiß hinterlegten Geschäftsfälle sind verfügbar, die grauen sind gesperrt.) 31
Um mit der Demoversion arbeiten zu können, müssen sich die Dateien einfachschnellbuchen_bb_demo.xls (die eigentliche Arbeitsdatei ) und einfachschnellbuchen_demo.xla in einem Ordner befinden. Erstellen Sie mit Hilfe des Explorers einen Ordner und kopieren Sie beide Dateien in diesen. 31 Danach öffnen Sie die Anwendung durch einen Doppelklick auf die Datei einfachschnellbuchen_demo.xls oder Sie rufen erst das Excelprogramm auf und öffnen dann obige Datei. Die Dateien enthalten Makros. Für die einwandfreie Funktion ist erforderlich, dass die Makrosicherheitsstufe auf mittel gestellt ist. 32 Die Abfrage zur Aktivierung/ Deaktivierung von Makros müssen Sie mit Aktivieren beantworten. Wir versichern, dass kein schädlicher Code enthalten ist. Wir hoffen, dass Sie sich über die Funktionalität der Vollversion ein Bild haben machen können. Bedenken Sie dabei, dass Ihnen in der Vollversion neben den über 1000 verschiedenen Geschäftsfällen viele weitere nützliche Optionen zur Verfügung stehen. Ganz besonders soll hier auf die verschiedenen Anzeigeoptionen einzelner Tabellenblätter hingewiesen werden. Nehmen Sie sich bitte ein paar Minuten Zeit, um das Handbuch einmal näher zu studieren. Scheuen Sie sich nicht, bei Problemen und/oder Fragen zur Demo- oder Vollversion den kaufm. oder techn. Support in Anspruch zu nehmen. Rufen Sie dazu die Seite www.einfachschnellbuchen.de auf. Die Autoren 31 Weitere Hinweise lesen Sie nach Bedarf bitte oben im Handbuch nach. (Aufruf des Explorers: Rechte Maustaste auf den Start-Button links unten) 32 Im Programm Excel über die Befehlsfolge Extras>Makro>Sicherheit. 32
19. Probleme mögliche Ursache(n) Nr. Probleme 1 Im Tabellenblatt "Aufgabe" wird die nächste Buchungs-Nr. nicht angenommen, obwohl die Buchungs-Nr. korrekt ist. 2 Ein Konto zeigt im Tabellenblatt "T- Konten" auf beiden Seiten die gleiche Kontensumme, wobei eine der beiden Eurobeträge rot eingefärbt ist. 3 Ein Doppelklick auf einen Geschäftsfall im Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original" führt nicht zur Übernahme der entsprechenden Buchungs-Nr. in das Tabellenblatt "Aufgabe. 4 Das Schlussbilanzkonto zeigt eine Differenz. mögliche Ursache(n) Sie haben gerade die Option Kontenliste zeigen gewählt. Sie müssen jetzt zunächst in die nächste freie Zelle der Spalte A klicken, damit diese Zelle wieder aktiv ist. Danach sollte die weitere Eingabe problemlos funktionieren. Sie haben das betreffende Konto noch nicht korrekt abgeschlossen. Es fehlt höchstwahrscheinlich eine Abschlussbuchung. Sie haben einen Geschäftsfall mit einem Listenfeld gewählt und lediglich das Listenfeld geöffnet. Klicken Sie noch einmal doppelt auf den Geschäftsfall oder auf die Buchungs-Nr. Das kann mehrere Ursachen haben. Kontrollieren Sie zunächst, ob Sie alle notwendigen Bestandskonten auch eröffnet haben. Es ist auch möglich, dass Sie eine Buchung nachträglich verändert haben und diese Änderung nicht vom Programm erfasst worden ist. Wählen Sie dazu bitte in "Aufgabe" die Option Auffrischen und führen Sie anschließend den Abschluss noch einmal durch. Ansonsten müssen Sie alle Buchungen durchgehen. 5 Es fehlt eine Buchung. Diese können Sie nachträglich in das Tabellenblatt "Aufgabe" einfügen über die Option Buchung einfügen. 6 Das Eröffnungsbilanzkonto ist nicht ausgeglichen. 7 Die Anwendung nimmt einen Buchungssatz aus den Freien Geschäftsfällen nicht an. 8 Die Anwendung startet nicht oder die Symbolleiste einfach schnell buchen ist nicht vorhanden. 9 Der Abschluss einzeln funktioniert nicht. 10 Das Menü steht als Symbolleiste nicht zur Verfügung 11 Ein in "Geschäftsfälle Original" geänderter Eurobetrag / Text wird im Tabellenblatt "Aufgabe" nicht übernommen Sie haben die Buchungs-Nr. zur Eröffnung des Eigenkapitels (43000) nicht als letzte Buchungs-Nr. zur Konteneröffnung gewählt. Ursache(n): Sie haben ein Konto gewählt, welches in dem Kontenplan nicht vorkommt. Sie haben noch keinen Eurobetrag eingegeben. Sie haben Ihre Datei in einen Ordner kopiert, in dem sich nicht die xla-datei befindet. Der Cursor muss sich auf einem Eurobetrag innerhalb des Kontos befinden, bevor Sie diese Option wählen. Klicken Sie auf Ansicht /Symbolleisten/ einfachschnellbuchen Wählen Sie die Option Auffrischen im Menü Aufgabe. 33
12 Die Aufgabenstellung aus dem Tabellenblatt "Aufgabe" heraus wird in Word nicht komplett angezeigt. 13 Eine neue Aufgabe wird erstellt, es fehlt die Symbolleiste. 14 Das Grundbuch zeigt nicht alle Buchungen an. 15 Eine vergessene Abschlussbuchung ist nachträglich über Buchung einfügen eingefügt worden. Der neuerliche Kontenabschluss führt trotzdem nicht zum korrekten Ergebnis. 16 Die Option Kontenliste ausblenden funktioniert nicht 17 Beim Aufruf des Programms fehlt die Symbolleiste/ die Anwendung startet nicht. Denken Sie bitte daran, dass Sie die Kopie in Word mit der Befehlsfolge Bearbeiten/Inhalte einfügen/microsoft Office Excel- Arbeitsblatt-Objekt einfügen. Die nachfolgende Abfrage bitte mit Makros deaktivieren bestätigen. Sie haben nun die Möglichkeit, das Arbeitsblatt entsprechend anzupassen (Querformat). Die neue Aufgabe und die *.xla Datei müssen sich immer im gleichen Ordner befinden. Wählen Sie bitte die Befehl Grundbuch/Anzeigeoptionen und suchen Sie sich die Buchungen heraus, die Sie sehen möchten. Löschen Sie in diesem Fall einmal alle Abschlussbuchungen und fügen Sie diese über den Doppelklick auf Kontenliste wieder ein. Das Ergebnis sollte dann korrekt sein. Sie haben gerade alle Konten abgeschlossen, klicken Sie doppelt auf die Option und die leere Kontenliste verschwindet. Sie haben die Makrosicherheitsstufe noch nicht auf mittel gestellt. Öffnen Sie das Programm Excel und stellen Sie die entsprechende Sicherheitsstufe ein. Scheuen Sie sich bitte nicht, bei Problemen und/oder Fragen den Support in Anspruch zu nehmen. Rufen Sie dazu die Seite www.einfachschnellbuchen.de auf. 34
20. Was leistet das Programm nicht Bei der Auswahl der Buchungs-Nr. muss darauf geachtet werden, dass die sachlogische Reihenfolge der Buchungen gewahrt bleibt, d.h., dass bei einem kompletten Geschäftsgang zuerst die Eröffnungsbuchungen, daran anschließend die laufenden Buchungen ausgewählt werden müssen. Beim Abschluss der Konten muss die genaue Reihenfolge eines Abschlusses ebenfalls eingehalten werden Das Programm ordnet die Buchungs-Nr. nicht sachlogisch, sondern bucht alle Geschäftsfälle der gewählten Reihenfolge nach durch, es sei denn, Sie lassen den Abschluss aller Konten automatisch von der Anwendung vornehmen. Schon bei der Eröffnung der Konten ist darauf zu achten, dass die Eröffnung des Kontos Eigenkapital zum Schluss (mit der entsprechenden Buchungs-Nr. 43000) eingegeben wird. 33 Außerdem ist die Anwendung so programmiert, dass laufende Buchungen, so wie sie im Unterricht anfallen, durchgeführt werden. Sonderfälle, wie zum Beispiel der, dass das Aufwandskonto 6080 (Wareneingang) auf der Habenseite des GUV Kontos im Prinzip als Ertrag gebucht wird, werden nicht berücksichtigt. Ertragskonten werden auf der Habenseite des GUV-Kontos, Aufwendungen auf der Sollseite des GUV-Kontos geführt. Aktive Bestandskonten stehen entsprechend auf der Sollseite des Schlussbilanzkontos, passive Bestandskonten auf der Habenseite. 21. Anhang mit einem Klausurbeispiel Das nachfolgende Klausurbeispiel soll verdeutlichen, welche Möglichkeiten durch das zusätzliche Grundbuch Klausur gegeben sind, wenn man eine Übung oder Klausur durch eine zusätzliche multiple choice Aufgabenstellung erweitern möchte. Sie können die fertige Klausur als xls-datei abspeichern und diese an jedem beliebigem PC, auf dem Excel installiert ist, öffnen und ausdrucken. 33 Das Programm sortiert jedoch beide Seiten des Eröffnungs- und Schlussbilanzkontos unabhängig davon, in welcher Reihenfolge die Konten eröffnet/abgeschlossen werden. 35
Aufgabenstellung: 1. Buchen Sie die laufenden Geschäftsfälle im Grundbuch. 2. Übertragen Sie danach die Buchungen in das vorbereitete Hauptbuch, die Eröffnungsbuchungen sind schon erstellt. 3. Schließen Sie anschließend die T-Konten des Hauptbuchs ab. 4. Schauen Sie danach in das vorbereitete Grundbuch. Tragen Sie bitte in die Spalte A eine 1 ein, wenn es sich bei dem betroffenen Konto um ein aktives Bestandskonto, eine 2 ein, wenn es sich bei dem betroffenen Konto um ein passives Bestandskonto, eine 3 ein, wenn es sich bei dem betroffenen Konto um ein Aufwandskonto, eine 4 ein, wenn es sich bei dem betroffenen Konto um ein Ertragskonto handelt. Tragen Sie bitte in die Spalte B eine 1 ein, wenn das Konto immer über das Schlussbilanzkonto, eine 2 ein, wenn das Konto immer über das GuV Konto, eine 3 ein, wenn das Konto immer über ein übergeordnetes Konto abgeschlossen wird.; eine 4 ein, wenn 1 bis 3 nicht zutreffen. 36
Inhaltsverzeichnis Nr Buchungstext Rechnungsart Betrag 0001 Anfangsbestand Unbebaute Grundstücke 456.000,00 0002 Anfangsbestand Gebäudeeinrichtungen 12.944,29 0003 Anfangsbestand Büromaschinen, Organisationsmittel und Kommunikatioonsanlagen 89.125,00 0004 Anfangsbestand Büromöbel und sonstige Geschäftsausstattung 111.406,25 0005 Anfangsbestand Waren (Handelswaren) 35.775,99 0006 Anfangsbestand Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 30.665,13 0007 Anfangsbestand Guthaben bei Kreditinstituten (Bank) 89.500,00 0008 Anfangsbestand Kasse 33.120,00 0009 Anfangsbestand Langfristige Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 36.798,16 0010 Anfangsbestand Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 13.557,22 0011 Anfangsbestand Eigenkapital 808.181,28 0001 Bankgutschrift: wir erhalten eine Zinsgutschrift der Bank für unsere Festgeldanlage 120,00 0002 Rechnungsausgleich durch Kunden per Banküberweisung 2.680,50 0003 Bareinzahlung auf das Bankkonto 180,00 0004 Wir zahlen eine Lieferer-Rechnung durch die Bank 360,00 0005 Rechnungseingang: Reparatur der Bodenbeleuchtung im Eingangsbereich Nettorechnungsbetrag 230,00 0006 Wir kaufen Ware auf Ziel, ER... Nettorechnungsbetrag 5.630,00 0007 Ein Kunde sendet Ware zurück, der Zielverkauf ist bereits gebucht Gutschrift, netto 1.000,00 0008 Barkauf von Druckerpatronen Nettorechnungsbetrag 423,50 0009 Zieleinkauf von Büromöbeln für die Verwaltung Nettorechnungsbetrag 6.890,00 0010 Verkauf von Waren, der Kunde bezahlt per Banküberweisung Rechnungsbetrag incl. 19% MwSt. 23.000,00 0011 Der Unternehmer entnimmt eine Tischlampe für seine Privatwohnung Nettorechnungsbetrag 553,00 0012 Der Unternehmer bittet den Hausmeister, sein Badezimmer neu zu streichen, Nettorechnungsbetrag 452,00 0013 Wir erhalten eine Rechnung über die Dekoration eines Konferenzraumes, in dem ein Dienstjubiläum gefeiert werden soll Nettorechnungsbetrag 650,00 0014 Rücksendungen von Waren, der Eingang ist bereits gebucht Rechnungsbetrag incl. 19% MwSt. 2.850,00 41 37
Grundbuch Nr Konto Soll an Konto Haben Soll Haben 0001 0002 0003 0004 0005 A B 0006 0007 0008 0009 0010 0011 0012 0013 0014 34 34 Hinweis: Die eingefügte Kopie verfälscht aufgrund der starken Verkleinerung die gezogenen Linien, die ansonsten immer die gleiche Stärke haben. 42 38
S 0500 Unbebaute Grundstücke H S 0570 Gebäudeeinrichtungen H 8000 456.000 00 8000 12.944 29 S 0860 Büromaschinen, Organisationsmittel und Kommunikationsanlagen H S 0870 Büromöbel und sonstige Geschäftsausstattung H 8000 89.125 00 8000 111.406 25 S 2280 Waren (Handelswaren) H S 2400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen H 8000 35.775 99 8000 30.665 13 S 2600 Vorsteuer (voller Steuersatz) H S 2800 Guthaben bei Kreditinstituten (Bank) H 8000 89.500 00 S 2880 Kasse H S 3000 Eigenkapitel H 8000 33.120 00 8000 808.181 28 39
S 3001 Privatkonto) H S 4250 Langfristige Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten H 8000 36.798 16 S 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen H S 4800 Umsatzsteuer (voller Steuersatz) H 8000 13.557 22 S 5100 Umsatzerlöse für Handelswaren H S 5420 Entnahme (Eigenverbrauch) H S 5710 Zinserträge H S 6080 Aufwendungen für Waren (Handelswaren) H 44 40
S 6160 Fremdinstandhaltung H S 6650 Aufwendungen für Dienstjubiläen H S 6800 Büromaterial H S 8000 Eröffnungsbilanzkonto (EBK) H 3000 808.181 28 0500 456.000 00 4250 36.798 16 0570 12.944 29 4400 13.557 22 0860 89.125 00 0870 111.406 25 2280 35.775 99 2400 30.665 13 2800 89.500 00 2880 33.120 00 858.536 66 858.536 66 S 8010 Schlussbilanzkonto (SBK) H S 8020 Gewinn- und Verlustkonto (GuV) H 41
Inhaltsverzeichnis 22. NEU: Die Buchung auf Nebenbüchern Die Anwendung ist um die Möglichkeit erweitert worden, Buchungen im Debitoren- und Kreditorenbereich durchführen zu können. Bei den Debitoren stehen 9 Konten zur Auswahl: die 24001 bis zur 24009 35 ; bei den Kreditoren sind es ebenfalls 9 Konten, die 44001 bis zur 44009. Wenn man mit den Nebenbüchern arbeiten möchte, verzichtet man auf die Eröffnung der Konten 2400 (Forderungen a.l.l.) und 4400 (Verbindlichkeiten a.l.l.) und eröffnet direkt die Nebenkonten mit den entsprechenden Buchungsnummern. Das Konto 24001 wird beispielsweise eröffnet über die Buchungsnummer 42401, das Konto 44001 über die Buchungs-Nr. 44401. Abgeschlossen werden sie ebenfalls wie Bestandskonten, entweder durch Doppelklick auf den jeweiligen Geschäftsfall im Tabellenblatt "Geschäftsfälle Original", oder man lässt das Programm den Abschluss durchführen mit einem Doppelklick auf die Kontenliste. Dieses Verfahren zur Eröffnung der Nebenbücher entspricht nicht der gängigen Buchführungspraxis, aber das ist ja auch nicht Aufgabe dieser Anwendung 36. Die Autoren möchten kein Buchführungsprogramm anbieten. Vielmehr geht es ihnen darum, die Erstellung von Übungsaufgaben, Klausuren und dergleichen stark zu vereinfachen. Unter diesem grundlegenden Aspekt lassen sich Aufgabenstellungen zur Behandlung der Debitoren und Kreditoren problemlos erstellen. Durch einen Klick auf den neuen Menüpunkt Gehe zu Buchung wird man automatisch auf die neuen Buchungs-Nr. verwiesen. 23. Anmerkungen Die Autoren übernehmen keine Funktionsgarantie, wenn Programmbestandteile verändert, kopiert, gelöscht, hinzugefügt werden, der Blatt- oder der Kopierschutz entfernt wird. 35 Gebucht werden diese Konten mit der 4stelligen Ziffer (z.b. 2401), angezeigt werden sie als 5stellige Kontenziffern (z.b. 24001) 36 Die Konten 24001ff und 44001ff stehen in der Eröffnungsbilanz. Auf den einzelnen T-Konten der Nebenbücher erscheint das Eröffnungsbilanzkonto nicht. Hier wird nicht ein Gegenkonto, sondern der Begriff Saldovortrag eingetragen. 42