nhang Oftmals funktioniert die Zusammenarbeit von Buchhaltung und Controlling während des bschlussprozesses nicht so reibungslos, wie sie es sollte. Ein wichtiges Werkzeug für eine enge Zusammenarbeit ist ein gemeinsamer bschlussplan, den die folgende Tabelle beispielhaft darstellt. Beispiel herunterladen Um besser mit diesem Beispielablauf arbeiten zu können, haben Sie auch die Möglichkeit, die Dateien unter www.sap-press.de/3719 herunterzuladen. Die Downloads finden Sie im Bereich Materialien zum Buch. 010 U-10 Übernahme der HR-Daten 6.3.1 020 U-10 FI-: Geschäftsjahreswechsel 6.4.6 030 U-5 vorbereitende brechnung von nlagen im Bau 6.4.2 040 U-2 Meldung zu notwendigen Rückstellungen (z. B. Drohverluste) 050 U-2 Buchungsschluss für ausgehende Intercompany- Geschäfte und Übermittlung an verbundene Unternehmen 060 U-1 Buchungsschluss für eingehende Intercompany- Geschäfte SD 070 U-1 Inventur MM 6.3.2 080 U Einbuchen der letzten Wareneingänge MM 3.6 090 U letzter kreditorischer Zahllauf BL 3.10.3 100 U gegebenenfalls npassung von Umlagen und Leistungsverrechnungen 110 U letzter Fakturalauf im Vertrieb SD 4.7 120 U Saldovortrag in Haupt- und Nebenbüchern, R, P 6.9 130 U Öffnen der neuen Buchungsperiode 6.5.2 140 U bstimmung Intercompany-Geschäfte 6.14.2 150 U+1v Periodenverschieber in MM IT 6.5.1 549
160 U+1v Einbuchen der letzten Rechnungseingänge P 3.7 170 U+1v Überprüfung der Überleitung von Fakturen nach FI/ SD 4.7.5 180 U+1v Schließen der Kreditorenbuchhaltung 6.5.2 190 U+1v Schließen der Debitorenbuchhaltung 6.5.2 200 U+1v brechnung von Investitionsaufträgen an nlagen im Bau 210 U+1n Bestandsbewertung 6.12 220 U+1n Fremdwährungsbewertung 6.6 230 U+1n Umgliederung Forderungen bzw. Verbindlichkeiten 6.7 240 U+1n Verzinsung von Salden und offenen Posten 250 U+1n Einbuchen und Verarbeiten der letzten elektronischen Kontoauszüge BL 4.6.6 260 U+1n bstimmung Bestandsführung und Bestandskonten 6.13.2 270 U+1n letzte brechnung von nlagen im Bau 6.4.2 280 U+1n letzte Buchungen der nlagenbuchhaltung (z. B. Leasing) 290 U+1n bschreibungslauf in nlagenbuchhaltung 6.4.3 300 U+1n periodische Bestandsbuchung für nicht führende Bewertungsbereiche 6.4.4 6.4.6 320 U+1n Wertberichtigung Forderungen 6.8 330 U+1n Buchungsschluss Reisekosten Mitarbeiter 340 U+1n Bewertung im Treasury (Finanzanlagen, Devisen usw.) 310 U+1n bstimmung nlagenbuchhaltung / Hauptbuchhaltung 350 U+2v Verbuchung aller Rückstellungen 6.10 360 U+2v manuelle bgrenzungen 6.10 370 U+2v WE/RE-Kontenpflege 3.8.3 380 U+2v WE/RE-Umgliederung 3.8.4 390 U+2n Intercompany-bstimmung 6.14.2 BL 550
400 U+2n bstimmung Debitoren-, Kreditoren- und Hauptbuchhaltung 6.13.1 410 U+2 Start der Dauerbuchungen 3.10.2 420 U+2 Start der Leistungsverrechnungen und Umlagen in 6.11 430 U+2 Bezuschlagung von ufträgen 5.5.3 440 U+2 WIP-Ermittlung von ufträgen 5.5.3 450 U+2 uftragsabrechnung Fertigungsaufträge und Innenaufträge 5.5.3, 5.5.5, 6.1.2 460 U+2 Ergebnisermittlung Kundenaufträge und Projekte 5.5.5, 5.6.3 470 U+2 brechnung von Kundenaufträgen und Projekten 5.5.5, 5.6.3 480 U+3 FI-: Jahresabschluss 6.4.6 490 U+3v brechnung Gemeinkostenrechnung nach -P 6.11, 6.12 500 U+3v Schließen der Buchungsperioden in 6.5.2 510 U+3v Schließen der Buchungsperioden in FI 6.5.2 520 U+3n bstimmung Buchhaltung und Controlling / 6.13.3 530 U+3n Erstellung eines nlagengitters 7.1 540 U+4 Datenlieferung Konsolidierung: Bilanz und GuV 6.14.3 550 U+4 Datenlieferung Konsolidierung: Meldedaten 6.14.3 560 U+4 zusätzliche Datenlieferung Konsolidierung, z. B. Wertberichtigungs-, Eigenkapital-, Rückstellungsspiegel 570 U+4 Datenabzug nach BW IT 580 U+4n Einzelabschluss Reporting: Bilanz und GuV nach Gesamtkostenverfahren 590 U+4n Einzelabschluss Reporting: GuV nach Umsatzkostenverfahren 610 U+4n Einzelabschluss Reporting nach Profit-Centern und Segmenten 620 U+4n zusammenfassende Meldung der EU 600 U+4n Einzelabschluss Reporting in der Gemeinkostenrechnung 6.14.3 / 551
630 U+4n Meldung zur ußenwirtschaftsverordnung 640 U+10 Umsatzsteuervoranmeldung und Buchung der Zahllast Spalte»«Problem der Planung auf Kalenderbasis In den Monatsabschlussprozess sind in der Regel mehrere Personen und Teams involviert. Daher reicht es nicht aus, ufgaben und Verantwortlichkeiten festzulegen. Darüber hinaus muss definiert werden, wann die einzelnen ufgaben durchzuführen sind. Wenn die Perioden den Kalendermonaten entsprechen, kann man für die Terminierung Kalendertage verwenden. Dann müsste z. B. am Monatsersten der Periodenverschieber in MM gestartet werden (Zeile 120) und am vierten Tag des Monats die zusammenfassende Meldung (Zeile 510) erfolgen. Diese Vorgehensweise ist aber problematisch, sobald die bschlusstage auf Wochenenden oder Feiertage fallen. Bei einer Entkopplung der Buchungsperioden von den Kalendermonaten (z. B. 4-4-5-Variante) ist eine Terminierung entlang der Kalendertage ohnehin nicht mehr sinnvoll. Entkopplung durch -Bezug Detailplanung bschlusspläne werden daher in der Regel mit Bezug auf das Periodenultimo aufgestellt. Unter kurz U verstehen wir den letzten rbeitstag einer Periode. Von diesem Tag aus werden die bschlussaktivitäten in rbeitstagen nicht in Kalendertagen in die alte bzw. neue Periode hinein geplant. Daraus ergibt sich, dass wir den Periodenverschieber in MM nicht auf den Monatsersten, sondern auf U+1 terminieren, die zusammenfassende Meldung muss dann am Tag U+4 erfolgen. Eine Planung auf Tagesbasis ist in der Regel aber noch nicht ausreichend und detailliert genug. ls Mindestmaß sollte auf Ebene halber Tage gearbeitet werden. Wir erkennen dies im bschlussplan durch die Zusätze»v«(für vormittags) und»n«(für nachmittags). Besonders in großen Unternehmen wird der Plan auf Stundenbasis erstellt. 552
Erläuterung der SP-Module sset ccounting, nlagenbuchhaltung SD R P BL Sales and Distribution, Vertrieb Controlling General Ledger, Hauptbuchhaltung ccount Receivable, Debitorenbuchhaltung ccount Payable, Kreditorenbuchhaltung Bank Ledger, Bankbuchhaltung 553