E Dokumentenmanagement Das Dokumentenmanagement in Turbo-Soft dient dem Speichern, Zuordnen und Verwalten von externen Dokumenten, die den Bereichen der Vorgangsverwaltung zuzuordnen sind. Im Speziellen sind dies: - Vorgangsverwaltung - Bestellwesen - Kundenstamm - Lieferantenstamm - Mitarbeiter - OP-Wesen. - Wartungswesen Selbstverständlich können weitere individuelle Bereiche vom Nutzer angelegt werden, aber aus der Auftragsbearbeitung heraus werden diese nicht erkannt.. Zum Speichern und Zuordnen wird dem Nutzer eine twainfähige Scannerschnittstelle sowie eine Importfunktion für vorliegende elektronische Dokumente zur Verfügung gestellt. Es können die Dateiformate DOC, XLS, PDF, GIF, JPEG, TIFF, BMP, PCX verarbeitet werden Ein direkter Aufruf und Anzeigen von vorhandenen Dokumenten aus einem Bereich der Vorgangsverwaltung heraus ist gewährleistet (z.b. Schriftverkehr zu einem Auftrag) In den folgenden Absätzen werden die Voreinstellungen und der Umgang mit dem Dokumentenmanagement erläutert. Es wird darauf hingewiesen, dass ein Aktenplan oder Ablageordnung die Effizienz des Dokumentenmanagements wesentlich steigern kann. E.0 Einrichten des Dokumentenmanagement Beim Einrichten und Erfassen der Daten für das Dokumentenmanagement sollten Sie diesen Abschnitt gelesen haben oder sich an den mitgelieferten Beispielen orientieren. Bevor Sie mit dem Dokumentenmanagement arbeiten können, müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden: E.0.1 Bereiche anlegen Zuerst müssen die Bereiche angelegt werden (soweit nicht schon vorhanden), die als Ablage für die Dokumente dienen sollen. Das Basisverzeichnis des Dokumentenmanagements ist LW:\TurboSoft\Turbo\Images. Die weiteren Bereiche sind als Ordner hierin zu finden. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den Menüpunkt Anwendungen und wählen Sie den Punkt Dokumenten- und Bereichsverwaltung aus. Es öffnet sich ein Fenster Dokumentenansicht. Klicken Sie auf das 1. Symbol neuer Bereich.
Es öffnet sich ein weiteres Fenster neuer Bereich/Korrektur Bereich. Hier werden die Bereichsangaben erfasst oder geändert.. Ordnen Sie den entsprechenden Pfad zu, bei Neuanlage das Basisverzeichnis und bestätigen dieses mit OK. Bei einer Neuanlage wird ein Eintrag in der Bereichsdatenbank aufgenommen und der Bereichspfad angelegt, bzw. vorhandene Einträge korrigiert. Bei Korrekturen werden keine neuen Pfade erstellt und müssen demzufolge manuell im Basisverzeichnis angelegt werden. E.0.2 Dokumentenarten anlegen Weiterhin sollten vor dem Arbeiten mit dem Dokumentenmanagement die Dokumentenarten angelegt bzw. eingerichtet werden. Dies erfolgt in Turbo-Soft Systemtools Systempflege. Hierbei wird ein Passwort abgefragt, das Ihr individuelles Systempasswort ist oder bei der Hotline erfragt werden kann. Wählen Sie im geöffneten Fenster unter Bereich mit der F4 Taste den Typ Dokart aus. Im unteren Bereich können Sie die entsprechen Dokumentenarten eintragen. Danach schließen Sie das Fenster.
Wenn die Bereiche und Dokumentenarten angelegt wurden, kann das Dokumentenmanagement in all seinen Funktionen genutzt werden.
E.1 Scannen von Dokumenten Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Scannerzeichen, um das Dokumentenmanagement zu starten. Es öffnet sich das Dokumentenmanagement mit all seinen Funktionen. Zum Scannen von Dokumenten wählen Sie in der Menüleiste unter Anwendungen den Menüpunkt Scannermodul aus. Es öffnet sich das Scannermodul.
Hier können alle Einstellungen zum Scannen der Dokumente vorgenommen werden. Beachten Sie bitte, dass die Twainschnittstelle und deren Funktionalität vom Hersteller des Scanners geliefert wird und in seiner Funktionalität und Handhabbarkeit nicht standardisiert ist. Diese Schnittstelle lässt sich mit Softwaren wie Word, Excel, Paint usw. prüfen und erlernen. Nachdem das Dokument im Scanner eingelegt wurde, betätigen Sie den Button Start Scan. Es öffnet sich ein Fenster Dokumentenerfassung-/zuordnung. Hier erfassen und ordnen Sie das einzuscannende Dokument den entsprechenden Bereichen zu. Über den Button weitere Bereiche zuordnen kann mit einem Scannvorgang Das Dokument in mehrere Bereiche verteilt und zugeordnet werden. Nach der Erfassung klicken Sie auf den Button Fertig. Es beginnt der Scannvorgang. Die gescannten Dokumente werden immer in das Bearbeitungssystem des eingeloggten Nutzers gesendet und sind hier weiter zu bearbeiten (versenden, archivieren) Innerhalb der Dokumentenerfassung gibt es sogenannte Zwangsfelder, die ausgefüllt werden müssen. So ist z.b. die Referenznummer: - in der Vorgangsverwaltung die Belegnummer - im Bestellwesen die Bestellnummer - im Kundenstamm die Kundennummer - im Lieferantenstamm die Lieferantennummer
- im Mitarbeiterstamm die Mitarbeiternummer - im OP-Wesen die interne Rechnungsnummer (Rechnungseingangsnummer) - im Wartungswesen die interne Vertragsnummer Hierüber erfolgt die Zuordnung zur Auftragsbearbeitung. Die Felder Betreff1 bis 5 dienen zur Erfassung von Schlagwörtern zum Dokument. Soll ein Posteingangsbuch geführt werden dient es der Absendererfassung. Das Feld Dateiname kann, muss aber nicht ausgefüllt werden. Der Dateiname ergibt sich dann aus der internen Dokumentennummer. Das Feld Beschreibung ist für Kommentare, Notizen, Bearbeitungsstände u.ä. zu nutzen. E.2 Dokumenten- und Bereichsverwaltung Zur Verwaltung von Bereichen und Dokumenten dient der Menüpunkt Dokumenten- und Bereichsverwaltung. Dieser ist vom Aufbau mit dem Windows-Explorer vergleichbar. Hier werden alle Bereiche und die darin enthaltenen Dokumente verwaltet und dargestellt (Aktenplan). Es können Bereiche und Dokumente editiert und gelöscht werden. Die Dokumentenarten DOC, XLS und PDF können hier nicht angezeigt werden.
E.3 Bearbeitungs- und Infosystem Dieser Bereich dient zur Anzeige, Bearbeitung, Versendung usw. der Dokumente, die dem eingeloggten Bediener zugeordnet sind. Gleichzeitig dient er dem Empfang von zugesandten Dokumenten. Über die Funktion zu importierende Datei können vorliegende Dateien in das Dokumentenmanagement integriert werden. Es erfolgt die gleiche Zuordnung wie unter E.1 Scannen von Dokumenten beschrieben. Beachten Sie die vorgegebenen Dateiarten. Die Funktion weitersenden dient zum Versenden an einen weiteren Mitarbeiter, der im Feld an Mitarbeiter ausgewählt wurde. Nach dem Versand ist das Dokument nicht mehr in der Anzeige und kann somit auch nicht mehr bearbeitet werden. Die Funktionen verschieben und kopieren dienen zum Bewegen von erfassten Dokumenten innerhalb des Dokumentenmanagements. Der Zielbereich wird vor den entsprechenden Button ausgewählt. Die Funktion bearbeiten öffnet das Zuordnungsfenster zur Einsicht oder Bearbeitung von Einträgen zum Dokument. Die Funktion alle archivieren archiviert alle in der Anzeige enthaltenen Dokumente. Der Button archivieren archiviert das aktuelle Dokument. Archivieren entfernt ebenfalls die Dokumente aus der Bearbeitungstabelle. Sie sind nur noch über das Recherchesystem reaktivierbar. Die Funktion löschen löscht das aktuelle Dokument aus der Datenbank und dem zugeordneten Verzeichnis. Es ist keine Papierkorb-Funktion enthalten.
E.4 Recherchesystem Das Recherchesystem dient zum Suchen von Dokumenten, die im Dokumentenmanagement abgelegt wurden. Es stehen verschiedene Suchkriterien zur Verfügung. Die Funktion Anzeige Dok-Info öffnet das Fenster der Dokumentenerfassung /-zuordnung für das ausgesuchte Dokument, um die erfassten Einträge anzuzeigen. Eine Bearbeitung der Einträge ist nicht möglich. Die Funktion Start Recherche starte die Suche nach Dokumenten, die den Selektionskriterien entsprechen. Die Selektionskriterien sind der gewählte Bereich (oder alle Bereiche) der Suchbegriff, oder mehrere Suchbegriffe und die Datenfelder in denen gesucht werden soll. Im Feld Suchbegriff ist das Jockerzeichen * für alle erfassten Schlagwörter möglich. Die Suche nach Wortfragmenten ist ohne Jockerzeichen standardmäßig implementiert. Die Funktion Freigabe in das Bearbeitungs- und infosystem übergibt das Dokument in den persönlichen Bearbeitungsbereich des eingeloggten Nutzers. Das Dokument wird nicht aus der Anzeige entfernt!.
E.5 Dokumentenansicht Die Dokumentenansicht wird aus der Auftragsbearbeitung heraus gestartet und zeigt die dem Bereich und Beleg, Kunden, Lieferanten etc. zugeordneten Dokumente. Die Anzahl der vorhandenen Dokumente wird informatorisch angezeigt (roter Pfeil). Die Anzeige wird durch die Betätigung des Icons Zeige Dokument gestartet (schwarzer Pfeil). Es öffnet sich folgendes Fenster: Die Funktion Start Recherche grenzt erfasste Dokumente nach dem vorgegebenen Datumsbereich ein. Die Funktion Dok-Info zeigt die erfassten Details zum Dokument. Eine Bearbeitung ist nicht möglich.
E. 6 Auswertungen Im Bereich Auswertungen werden Ihnen verschiedene Listen und Druckvorlagen zur Verfügung gestellt. Eine nähere Beschreibung der einzelnen Listen wird nicht vorgesehen, da sie als selbsterklärend angesehen werden.. E. 7 Belegdurchlauf Der Belegdurchlauf von gescannten oder importierten Belegen kann das Herumreichen der originalen Papierdokumente ersetzen. Das Vorgehen wäre wie folgt: 1. Scannen oder Importieren eines Dokumentes mit der Zuordnung in den Bereich Umlauf 2. Aufruf des Bearbeitungs- und Infosystems 3. im Feld an Mitarbeiter den Zielmitarbeiter auswählen, Taste weitersenden betätigen 4. das Dokument wird aus der Ansicht entfernt und wird beim Zielmitarbeiter angezeigt 5. der Zielmitarbeiter kann Zusätze mit der Taste bearbeiten erfassen 6. der Zielmitarbeiter sendet weiter oder betätigt die Taste Beleg archivieren