Im Überblick SAP-Lösungen für Information Management SAP Master Data Governance Stammdatenqualität kontrolliert und dauerhaft steigern
2 Im Überblick Stammdatenqualität kontrolliert und dauerhaft steigern
Vollständige und korrekte Stammdaten sind eine Grundvoraussetzung dafür, wettbewerbs fähig und beweglich zu bleiben. Viele Unter nehmen haben das erkannt. Die Krux ist meist die Datenpflege, an der nahezu alle Bereiche und Abteilungen beteiligt sind. Was fehlt, sind klare Zuständigkeiten und Regeln. Die Lösung ist ein durchgängiger, standardisierter Workflow. Mit SAP -Lösungen für Information Management gestalten Sie eine klare Prozesskette für die Verwaltung und Pflege Ihrer Stammdaten. Alle relevanten Mitarbeiter werden in einheitliche Workflows eingebunden aus der IT-Abteilung ebenso wie aus den Fachbereichen. Effizient und zuverlässig lässt sich so die Qualität aller Stammdaten dauerhaft steigern. Und es stehen unternehmensweit jederzeit verlässliche und vollständige Informationen zu Material, Kunden, Lieferanten und Finanzen bereit. Im Überblick Stammdatenqualität kontrolliert und dauerhaft steigern 3
SAP MASTER DATA GOVERNANCE Stammdaten durchgängig pflegen Ob in der Finanzabteilung, in der Beschaffung oder im Vertrieb: Häufig sind sehr viele Mitarbeiter berechtigt, Stammdaten zu bearbeiten. Ohne klare Regeln geht dabei jeder nach eigenem Verständnis und Vorlieben vor, beispielsweise werden Straßennamen abgekürzt oder Merkmale gleich komplett frei gewählt. Es entstehen unvollständige und fehlerhafte Datensätze. Die Qualität von Stammdaten lässt sich jedoch steigern: wenn es entsprechende Strukturen gibt, die alle Abteilungen mit einbeziehen. Es bedarf eines klaren Workflows, der alle Beteiligten integriert, ihnen die Datenpflege erleichtert und grundlegend für Einheitlichkeit sorgt. GEREGELTE ABLÄUFE ETABLIEREN SAP Master Data Governance ist die zentrale Lösung für das Stammdatenmanagement in Ihrer gesamten IT-Landschaft. Unabhängig von Ihrer bestehenden ERP-Software erstellen Sie damit übergreifende Prozesse für das Anlegen, Ändern und Optimieren Ihrer Stammdaten. Über Rollen und Verantwortlichkeiten legen Sie präzise fest, welcher Mitarbeiter welche Operationen ausführen darf. Mithilfe von Regeln lässt sich eindeutig definieren, welche Daten in einem Feld eingegeben werden dürfen. Erkennt das System abweichende Einträge, wird der Benutzer darauf hingewiesen. Je nach Konfiguration akzeptiert das System diese Eingabe oder es fordert vom Nutzer einen korrekten Wert. Governance-Funktionen beugen somit schlechten Stammdaten vor, indem sie beispielsweise das Anlegen von Dubletten verhindern. Viele vorkonfigurierte Regeln sind bereits in SAP Master Data Governance enthalten. Sie können diese einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen oder komplett neue Regeln erstellen. In der Summe entsteht so eine kontrollierte Umgebung, in der sich selbst große Mengen an Daten effizient pflegen lassen. Daten sicher und zuverlässig bearbeiten Das A und O ist ein zentral gesteuertes Anlage- und Änderungsmanagement: Sie können daher festlegen, ob Änderungen an einzelnen oder an allen Datensätzen zunächst genehmigt werden müssen und von wem. Die Software schaltet geänderte Daten erst dann für das Produktivsystem frei, wenn ein verantwortlicher Mitarbeiter sie bewilligt hat. Damit das möglichst schnell geschieht, benachrichtigt das System den Mitarbeiter automatisch. Nach der Einführung von SAP Master Data Governance wird jeder Datensatz zunächst über den zentralen Workflow in einem inaktiven Bereich (Staging Area) abgelegt, bis der Datensatz abschließend genehmigt wird. Auf diese Weise steigt die Qualität Ihrer Stammdaten kontinuierlich und erreicht schnell ein dauerhaft hohes Niveau. Das System dokumentiert automatisch sämtliche Bearbeitungsvorgänge und erfüllt somit die Compliance-Anforderungen. In allen Domänen zu Hause Der Workflow integriert sämtliche Stammdatendomänen in Ihrem Unternehmen. Sie pflegen also die Informationen zu Kunden, Material, Finanzen und Lieferanten zentral und nach einheitlichen Regeln. So lässt sich beispielsweise sicherstellen, dass ein Kunde in allen Systemen mit den gleichen Zahlungsbedingungen eingetragen ist. Sie haben Ihr ERP-System modifiziert, etwa den Materialstamm verändert? SAP Master Data Governance unterstützt auch individuell angepasste Tabellen reibungslos. 4 Im Überblick Stammdatenqualität kontrolliert und dauerhaft steigern
EINMAL PFLEGEN, ÜBERALL NUTZEN Die Software verteilt alle Stammdaten automatisch an die angeschlossenen Systeme. Neben Lösungen von SAP können das auch Anwendungen und Datenbanken anderer Anbieter sein. Ihren Mitarbeitern stehen jederzeit alle wichtigen Informationen zur Verfügung. Mit SAP Master Data Governance decken Sie alle wichtigen Anforderungen an ein ganzheitliches Stammdatenmanagement ab (siehe Abbildung 1). Weitere Möglichkeiten eröffnen Ihnen die Lösungen SAP Data Services und SAP Information Steward. Diese lassen sich in den bestehenden Workflow integ rieren, fügen zusätzliche Qualitätsservices hinzu und ermög lichen es Ihnen, die Güte Ihrer Daten jederzeit im Blick zu behalten. Auf den nächsten Seiten erfahren Sie mehr darüber. Die Prozesskette zur Stammdatenpflege mit SAP Master Data Governance Abbildung 1 SAP Master Data Governance (zentral) 1. Pflegen 2. Prüfen 3. Genehmigen 4. Replizieren Geschäftsprozesse (lokal) SAP Business Suite ERP 1 ERP 2 ERP 3 5. Anpassen 6. Überwachen Im Überblick Stammdatenqualität kontrolliert und dauerhaft steigern 5
SAP DATA SERVICES Informationen anreichern und optimieren Unterstützt von SAP Master Data Governance stellen Sie sicher, dass das Neuanlegen oder Ändern von Stammdaten klaren Regeln folgt. Was aber machen Sie mit unsauberen Datensätzen, die bereits bestehen? Was tun Sie, wenn sich im Laufe der Zeit Ihre Anforderungen verändern? Die Lösung SAP Data Services macht es Ihnen einfach, bestehende Stammdaten zu optimieren. Darüber hinaus können Sie zusätzliche Datenqualitätsfunktionen in Ihren laufenden Pflegeprozess einfügen Kundeninformationen etwa um geografische Daten ergänzen oder unstrukturierte Produkt beschreibungen standardisieren. Viele Funktionen von SAP Data Services laufen automatisch ab. Dabei geht die Software in zwei Phasen vor: Auswerten. Unstimmigkeiten in den Stammdatensätzen werden erkannt. Eine Textanalyse identifiziert beispielsweise typische Tipp- oder Interpunktionsfehler. Bereinigen. Nach der Analyse laufen verschiedene Cleansing- Funktionen auf den aggregierten Daten ab. So werden unter anderem leere Felder, Dubletten oder Adressdaten bereinigt. SAP Data Services lässt sich nahtlos in SAP Master Data Governance integrieren (Abbildung 2). Eine zusätzliche Anbindung an ERP- und andere Backend-Systeme entfällt Ihr bestehender Stammdatenworkflow sorgt bereits dafür. Der Vorteil für die Anwender: Sie arbeiten alle mit einer einzigen einheitlichen Oberfläche. NORMALISIEREN UND AKTUALISIEREN Viele Datenbanken sind voller Dubletten. Das bremst das System aus und macht es Mitarbeitern häufig schwer, die korrekten und relevanten Daten zu finden. SAP Data Services kann doppelte und ähnliche Einträge durch fehlertolerante Vergleichsmechanismen erkennen und zusammenführen. Zuvor sollten die Daten vereinheitlicht werden. Zu den größten Fehlerquellen in Stammdaten zählen die postalischen Informationen. Beispiel: Ihr Mitarbeiter scannt den Bestellschein eines Neu k unden ein und lässt die Adressdaten von einer Texterkennungssoftware (Optical Character Recognition, OCR) verarbeiten. Lösungen für ein ganzheitliches Stammdatenmanagement Abbildung 2 Verteilung SAP SRM SAP ERP Non- SAP DB Monitoring Monitoring SAP Master Data Governance Anlegen/Ändern von Stammdatensätzen Qualitätsservices SAP Data Services Datenintegration und Datenbereinigung SAP Information Steward Data Profiling und Qualitätsanalysen 6 Im Überblick Stammdatenqualität kontrolliert und dauerhaft steigern
Dabei wird aus einer Berliner Straße leicht die 8erliner Straße. Neben der reinen Korrektur solcher Fehler normalisiert SAP Data Services die Stammdaten: Aus Str. wird Straße, GMBH wird zu GmbH. Auch neue Orts- und Straßennamen aktualisiert die Lösung so wird das ehemalige Bombay in allen Datensätzen einheitlich als Mumbai gespeichert. Unvollständige Datensätze lassen sich außerdem automatisch ergänzen. Anhand von Orts- und Straßennamen mit Hausnummer erkennt SAP Data Services beispielsweise die passende Postleitzahl und fügt sie automatisch hinzu. FÜR INTERNATIONALE UNTERNEHMEN Die Grundlage für solche automatisierten Stammdatenoptimierungen sind umfangreiche Referenzdaten. Viele davon sind in SAP Data Services bereits enthalten: Aktuell 35 Länder werden detailliert abgebildet bis hin zu sämtlichen Straßennamen und und, sofern verfügbar, Gebäudenamen. Dazu zählen neben den wichtigsten europäischen Staaten auch weitere wirtschaftlich bedeutende Länder wie Indien oder China. Darüber hinaus deckt die Software auf Orts- und Postleit zahlen ebene annähernd alle Länder ab. Sie abonnieren einfach die für Ihr Unternehmen relevanten Referenzdaten und bleiben so bei Änderungen immer auf dem aktuellen Stand. SAP DATA SERVICES Sie steigern die Qualität Ihrer Stammdaten und reichern sie um zusätzliche Informationen an. Kernfunktionen Workflow-Integration: Datenqualitätsfunktionen nahtlos in SAP Master Data Governance einbinden Regeldefinition: Vorgaben für die Validierung und Bereinigung von Stammdaten festlegen und durchsetzen Hauptnutzen Höhere Stammdatenqualität Gesteigerte Produktivität durch den Einsatz einer durchgängigen Lösung für das Stammdatenmanagement Bessere Entscheidungen dank zuverlässiger, einheitlicher Informationen Wie SAP Master Data Governance können Sie SAP Data Services für sämtliche Domänen einsetzen. Sie schaffen unternehmensweit konsistente, angereicherte Stammdaten für Kunden, Lieferanten, Material und Finanzen. Zudem unterstützt SAP Data Services auch transaktionale Daten. Im Überblick Stammdatenqualität kontrolliert und dauerhaft steigern 7
SAP INFORMATION STEWARD Qualität auf einen Blick erkennen Hochwertige Daten sind das oberste Ziel eines ganzheitlichen Stammdatenmanagements. Entscheidend ist dafür aber auch, diese Qualität jederzeit messen und beurteilen zu können. Nur so wissen Sie, wie erfolgreich Ihre Optimierungsprozesse arbeiten, oder können frühzeitig auf Veränderungen der Datenqualität reagieren. Mit SAP Information Steward können Sie die Stammdatenqualität in allen Domänen überwachen. Auf übersichtlichen Dashboards sehen Anwender den aktuellen Status ebenso wie die Entwicklung der Datenqualität. Der Erfolg von Verbesserungsmaßnahmen lässt sich auf einen Blick erkennen. Hauptanwender der Lösung sind Data Stewards also Mitarbeiter, die für aktuelle und zuverlässige Informationen in ihrem Fachbereich oder im gesamten Unternehmen verantwortlich sind. TRANSPARENZ BIS INS DETAIL Mithilfe von Data-Profiling-Funktionen stellt SAP Information Steward statistische Informationen zu den vorhandenen Daten bereit und zeigt Auffälligkeiten in den Daten auf. Über daraus abgeleitete Datenqualitätsregeln spürt die Software fehlerhafte Datensätze auf und visualisiert das Ergebnis in Scorecards (Abbildung 3). Balkendiagramme in Ampelfarben veranschaulichen die Vollständigkeit, Genauigkeit, Einheitlichkeit und Integrität Ihrer Stammdaten. Zusätzlich liefert ein Score zwischen 0 und 10 eine präzise Bewertung der Gesamtqualität. Anhand eines Zeitstrahls können Data Stewards verfolgen, wie sich Pflegeprozesse tatsächlich auf die Stammdaten ausgewirkt haben. Optimierungsmaßnahmen in SAP Information Steward steuern Abbildung 3 8 Im Überblick Stammdatenqualität kontrolliert und dauerhaft steigern
Per Drill-down lässt sich bis ins Detail ermitteln, welcher Datensatz eine Regel verletzt. Mit wenigen Klicks übergibt der Data Steward dann die fehlerhaften Einträge an den zentralen Pflegeworkflow mit SAP Master Data Governance. So erfährt der zuständige Mitarbeiter davon und kann den Fehler umgehend beheben. Für den laufenden Betrieb und die Reorganisation Ein permanentes Monitoring der Stammdaten ermöglicht es, auf Beeinträchtigungen schnell zu reagieren und umgehend Verbesserungspotenziale im eigentlichen Workflow zu erkennen und umzusetzen. Daraus resultieren fortlaufend signifikante Qualitätsgewinne. Besonders wichtig ist das Monitoring, wenn sich Ihr Unternehmen strukturell verändert beispielsweise durch Fusionen und Übernahmen. Oft kommen dabei sehr viele Stammdatensätze hinzu und es entstehen Dubletten. Mit SAP Information Steward verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über die Qualität der neuen Daten und können den Optimierungsaufwand leicht abschätzen. EINFACHER ZUSAMMENARBEITEN Viele Fachbereiche arbeiten mit ein und denselben Stammdaten, aber jeder hat sein eigenes Fachvokabular. Metadaten in Tabellen sind deshalb nicht für jeden Mitarbeiter sofort verständlich. Mit SAP Information Steward entwickeln Sie eine gemeinsame Terminologie rund um Ihre Stammdaten zu Kunden, Materialien, Lieferanten oder Produkten. Diese Metapedia integriert und konsolidiert die Begriffe aus allen angeschlossenen Quellen. Das erleichtert es allen Anwendern, Datensätze zu verstehen und einheitlich anzulegen. SAP INFORMATION STEWARD Sie analysieren die Qualität Ihrer Stammdaten und erstellen aussagekräftige Berichte. Kernfunktionen Data Profiling: Auffälligkeiten und Fehler in Stammdatensätzen erkennen Management von Validierungsregeln: Kriterien zur Beurteilung der Stammdatenqualität definieren und auf die Daten der Zielsysteme anwenden Monitoring: Datenqualität anhand von anschaulichen Scorecards überwachen Analysen: Ursache und Auswirkungen einer niedrigen Datenqualität ermitteln Metadaten-Glossar: Definitionen und Bezeichnungen aus Datenbanken für alle Mitarbeiter zentral bereitstellen Hauptnutzen Vielfältige Analysemöglichkeiten für sämt liche Stammdaten Transparente Informationen zu Qualität, Ursprung und Änderungsverlauf von Stammdaten Zeitvorteile durch automatische Aggregation und Ad-hoc-Dashboards Mehr Sicherheit in den Governance-Prozessen Im Überblick Stammdatenqualität kontrolliert und dauerhaft steigern 9
HOCHWERTIGE STAMMDATEN ZAHLEN SICH AUS Mit Konsistenz im Wettbewerb behaupten Fundierte Entscheidungen basieren auf Analysen und Berichten. Damit diese wirklich verlässlich und präzise sind, kommt es auch auf konsistente Stammdaten an. Davon profitieren nahezu alle Bereiche Ihres Unternehmens. Einige Beispiele: Fehlerfreie Quartalsberichte durch eine hohe Datenqualität, von der Erstellung im ERP-System bis zur Übergabe an andere Anwendungen. Einfachere und effizientere Beschaffung durch einen zentralen und zuverlässigen Produktkatalog. Beschleunigte Marketing- und Vertriebsprozesse dank vollständiger und korrekter Kundendaten. Optimierte Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern einheitliche Standards für eigene Informationen und die Ihrer Geschäftspartner machen vieles einfacher und effektiver. Bessere Lieferantenbeziehungen Sie analysieren Ihre Beziehungen und können so die Lieferkette stärken sowie Preisgestaltung und Kosten optimieren. Mit den Lösungen SAP Master Data Governance, SAP Data Services und SAP Information Steward decken Sie alle Anforderungen an Pflege und Verwaltung Ihrer Stammdaten ab und sind den wechselhaften Anforderungen der Märkte besser gewachsen. Hochwertige Daten sind schließlich längst zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil geworden. Daten unternehmensweit konsolidieren Es entsteht eine Single Source of Truth für Ihre Stammdaten. Alle Anwendungen von SAP und anderen Anbietern greifen auf dieselben standardisierten und validierten Informationen zu. Prozesse effizienter gestalten Viele Pflegeprozesse laufen automatisch ab. Das entlastet Ihre Mitarbeiter. Klare Validierungsregeln beugen zahlreichen Fehlern vor, Korrekturaufwände sinken. Gesetzliche Vorgaben einhalten Veraltete oder unvollständige Stammdatensätze gehören der Vergangenheit an: Alle Änderungen werden automatisch dokumentiert und bilden einen nachvollziehbaren Audit-Trail. Im Bereich der Finanzdaten erfüllen Sie so Compliance- Richtlinien, wie etwa die Rechnungslegung nach den Intern ational Financial Reporting Standards (IFRS) oder die Finanzberichterstattung nach dem Sarbanes-Oxley Act. Kosten senken Die SAP-Lösungen für das Information Management sind voll integriert. Daher sparen Sie sich mehrfache Investitionen in Anwendungen, die nur einzelne Aufgaben abdecken. Schnittstellen zu SAP- und anderen Systemen sind enthalten. Bestehende Prozesslogik und Validierungen lassen sich einfach weiterverwenden. DATENQUALITÄT PRÜFEN LASSEN! Sie möchten zunächst einmal wissen, wie es um die Qualität Ihrer Stammdaten steht? Dann machen Sie jetzt den Test: Unsere Experten prüfen und bewerten sie im Rahmen eines Data Health Checks. Ihr SAP-Ansprechpartner freut sich auf Ihre Nachricht: www.sap.de/contactsap Gibt es Handlungsbedarf, können Sie mit Rapid Deployment Solutions für SAP Master Data Governance und SAP Information Steward in wenigen Wochen durchstarten: Die vorkonfigurierten Lösungspakete basieren auf Best Practices und lassen sich besonders schnell einführen. Weitere Informationen finden Sie unter: www.sap.de/stammdatenmanagement Einfacher zusammenarbeiten Eindeutige Rollen und Berechtigungen binden alle beteiligten Mitarbeiter effektiv ein. Dank des Metadaten-Glossars verfügen alle über ein gemeinsames Verständnis der Terminologie. 10 Im Überblick Stammdatenqualität kontrolliert und dauerhaft steigern
Wir verwalten die Stammdaten unserer weltweiten Niederlassungen zentral. Dadurch fließen nur genehmigte Änderungen in die ERP-Systeme. Jeder Mitarbeiter arbeitet also stets mit korrekten und einheitlichen Daten. Wolfgang Wiese, Application Owner MDM, Merck KGaA
www.sap.de SAP Deutschland AG & Co. KG Hasso-Plattner-Ring 7 69190 Walldorf T 0800/5343424* F 0800/5343420* E info.germany@sap.com * gebührenfrei in Deutschland Kostenloser Online-Newsletter www.sap.de/im-dialog CMP27330 (13/11) Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die vorliegenden Unterlagen werden von der SAP AG und ihren Konzernunternehmen ( SAP Konzern ) bereitgestellt und dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung. SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Zusätzliche Informationen zur Marke und Vermerke finden Sie auf der Seite http://www.sap.com/corporate-en/legal/copyright/index.epx#trademark.