IT-unterstützte Zusammenarbeit mit Unternehmen Teil 1 (Nutzung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts) 19.08.2013 Version PRV 13.02
Verantwortliche Redaktion: Zentrale OS21 Bei Fragen und Anregungen zu dieser Arbeitshilfe wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Fachbetreuer VerBIS.
Inhaltsverzeichnis: 1. Einleitung... 4 1.1 Intention dieser Arbeitshilfe... 4 1.2 Vorteile durch die IT-unterstützte Zusammenarbeit... 4 2 Stellenangebotsformular... 5 2.1 Stellenangebot aufgeben... 5 2.2 Aktualisierung eines Stellenangebots... 10 3 Nutzung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts... 11 3.1 Einrichtung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts... 11 3.1.1 Übernahme eines Datensatzes mit Kennzeichnung Internetbetrieb... 12 3.1.2 Freischaltung zbtr/verbis-datensatz... 12 3.1.3 Zusammenführung von Internetbetrieben mit zbtr/verbis... 14 3.2 Übergabe eines Stellenangebots bei Nutzung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts... 19 3.3 Aktualisierung eines Stellenangebots bei Nutzung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts... 31 3.3.1 Übersichtsseite: Welche Felder kann das Unternehmen ändern?... 31 3.3.2 Veröffentlichung des Stellenangebots... 32 Sofern es sich um ein betreutes, in der JOBBÖRSE nicht veröffentlichtes Stellenangebot handelt, können die jeweiligen Kontrollfelder für die Veröffentlichung bei Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartnern von Unternehmen nicht ausgewählt werden.... 32 Veröffentlichungsstatus... 33 3.3.3 Bewerbermanagement... 35 3.3.4 Weitere externe Veröffentlichungen... 37 3.3.5 Seite Stelleninfo - Welche Felder kann das Unternehmen ändern?... 39 3.3.6 Seite Konditionen... 40 3.3.7 Seite Anforderungen... 41 3.3.8 Seite Kontaktdaten... 42 4 Zusammenarbeit mit dem Unternehmen im Vermittlungsprozess... 43 4.1 Optimierung der Onlinezusammenarbeit mit Unternehmen... 43 4.2 Überwachung und Bearbeitung der Vermittlungsvorschläge... 44 4.3 Erweiterte Kontaktaufnahmemöglichkeiten zu Bewerberinnen und Bewerbern... 50 4.3.1 Volle Veröffentlichung der Kontaktdaten in der JOBBÖRSE... 50 4.3.2 Anonyme Veröffentlichung der Kontaktdaten in der JOBBÖRSE... 50 4.3.3 Die Call-Me Funktion... 51 4.3.4 Aufforderung zur Bewerbung... 55 4.3.5 Nachricht an Bewerberinnen und Bewerber... 56 Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 3
4.4 Freigabe der Historienvermerke für das Unternehmen... 57 4.5 Planung und Verwaltung von Terminen... 58 4.6 Kommunikation mit der Agentur für Arbeit/Jobcenter mittels Postfachnachrichten... 59 ANHANG 1... 62 1. Einleitung 1.1 Intention dieser Arbeitshilfe Diese Arbeitshilfe informiert über die Möglichkeiten der IT-unterstützten Zusammenarbeit mit Unternehmen. Es werden notwendige Verfahrensschritte für Sie als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für Unternehmen aufgezeigt und die jeweiligen Ansichten im Fachverfahren VerBIS sowie in der JOBBÖRSE dargestellt. Ziel der Arbeitshilfe ist es unter anderem, Vorteile der Funktionen Übernahme und Bearbeitung von automatisch importierten Stellenangeboten aus den IT-Systemen der Unternehmen und Call-Me eingehend zu erläutern, um eine umfassende Nutzung der technischen Möglichkeiten zu gewährleisten. Weiterhin werden in dieser Arbeitshilfe die Vorteile der Nutzung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts dargestellt. 1.2 Vorteile durch die IT-unterstützte Zusammenarbeit Vorteile für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber: bequeme Stellenübermittlung über das Internet kostenfreie Veröffentlichung von Stellenangeboten kostenfreier Zugang zu einem umfangreichen Bewerberpool Möglichkeit zur Darstellung des Unternehmens Innovatives Matchingverfahren auf Basis von Fähigkeiten und Kompetenzen (dadurch: schnelle und passgenaue Besetzung der offenen Stellen) selbständige Erfassung und Pflege von Stellenangeboten Übermittlung der Stellenangebote an kooperierende Jobbörsen Möglichkeit zur eigenständigen Arbeit mit den Daten (online), z.b.: lesende und schreibende Zugriffsrechte auf die eigenen Stellenangebote Zugriff auf die Vermittlungsvorschläge und Möglichkeit zur Online-Rückmeldung Eigenständige Suche nach passenden Bewerberinnen und Bewerbern und Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit anonym veröffentlichten Bewerberinnen und Bewerbern Nutzung des Bewerbermanagements zur Abwicklung des Bewerberauswahlverfahren Vorteile für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 4
Reduzierung des Arbeitsaufwands durch die Einbindung des Kunden in den Teilprozessen Stellenannahme/Detaillierung, Matching und Vermittlung/Nachhaltung, z.b. keine Erfassung von Stellenangeboten durch Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter erforderlich, welche von Unternehmensseite aus bereits selbst eingegeben wurden Unterbreitung eines auf die jeweiligen Bedürfnisse des Kunden angepassten Dienstleistungsangebots Erreichen einer engen vertrauensvollen Zusammenarbeit mit dem Unternehmen Vermeidung von redundanten Daten (Dubletten) 2 Stellenangebotsformular 2.1 Stellenangebot aufgeben Für das Unternehmen besteht in der JOBBÖRSE die Möglichkeit ein Stellenangebot an die Agentur für Arbeit/Jobcenter mit Hilfe des Stellenangebotsformulars zu übergeben oder ein PDF-Dokument auszudrucken und anschließend das Stellenangebot zu übersenden. Mit Hilfe der Schaltfläche Personalbedarf melden gelangt die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber zum Stellenangebotsformular bzw. zu den PDF-Dokumenten. Sie befinden sich in der JOBBÖRSE hier: Startseite > JOBBÖRSE für Arbeitgeber > Personalbedarf melden Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 5
Über die Auswahl der Schaltflächen Vermittlungsauftrag Arbeitsstelle als PDF herunterladen oder Vermittlungsauftrag Ausbildungsstelle als PDF herunterladen kann das Unternehmen ein PDF-Dokument herunterladen, ausdrucken, ausfüllen und anschließend an die zuständige Agentur für Arbeit bzw. das Jobcenter per Fax oder per Post übersenden. Sie befinden sich in der JOBBÖRSE hier: Startseite > JOBBÖRSE für Arbeitgeber > Personalbedarf melden > Ihr Stellenangebot an die Agentur für Arbeit melden Die Möglichkeit, der Agentur für Arbeit/Jobcenter, ein Stellenangebot über das Stellenangebotsformular zu melden, besteht in der JOBBÖRSE für unbetreute sowie für betreute Unternehmen. Vorrangig sollte allerdings darauf hingewirkt werden, dass diese Möglichkeit hauptsächlich von unbetreuten Unternehmen genutzt wird. Damit wird der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Erfassung der Stellenangebote minimiert. Die Übergabe des Stellenangebots mit Hilfe des Stellenangebotsformulars erfolgt in folgenden Arbeitsschritten: 1. Das Unternehmen füllt das Formular aus. Sie befinden sich in der JOBBÖRSE hier: Startseite > JOBBÖRSE für Arbeitgeber > Personalbedarf melden > Ihr Stellenangebot an die Agentur für Arbeit melden Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 6
Art des Stellenangebots: Handelt es sich um eine Arbeitsstelle oder Ausbildungsstelle. Titel des Stellenangebots Eine aussagekräftige Stellenbeschreibung eintragen. Beginn der Tätigkeit Anzahl der zu besetzenden Stellen Kontaktdaten des Unternehmens mit Betriebsnummer Ist der Arbeitsort für die Stelle ein anderer als der Firmensitz, kann die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber dies hier angeben. Ansprechpartner und Telefonnummer evtl. Faxnummer und E-Mail Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 7
2. Der Vorgang wird über Auswahl der Schaltfläche An die Agentur für Arbeit senden abgeschlossen. JOBBÖRSE für Arbeitgeber > Personalbedarf melden > Ihr Stellenangebot an die Agentur für Arbeit melden 3. Eingang einer E-Mail im Unternehmens-Postfach (Outlook) der zuständigen Agentur für Arbeit. Beispiel-E-Mail zur elektronischen Meldung von Arbeitsplätzen 4. Arbeitgeber-Datensatz in VerBIS bzw. zbtr suchen (ggf. neu anlegen). Die Suche nach dem Unternehmen muss entweder über die Unternehmenssuche in VerBIS oder in zbtr durchgeführt werden. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 8
5. Stellenangebot in VerBIS eingeben Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite > Meine Arbeitgeber > Stellenangebote > Stellenangebot 6. Stellenangebot in die Betreuung übernehmen ( Vermittlungsauftrag erteilt auswählen) Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite > Meine Arbeitgeber > Stellenangebote > Neues Stellenangebot erstellen Stellenangebote für interne Sonderaktionen und spezielle Partnerinnen und Partner Mit Hilfe der Partnergruppe Spezielle Kooperationen (nur VerBIS) können Stellenangebote für einmalige Aktionen (z.b. Messen) bereitgestellt oder ausgewählten Partnerinnen und Partnern zur Verfügung gestellt werden. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 9
2.2 Aktualisierung eines Stellenangebots Sofern das Unternehmen keinen Zugriff auf seinen Account in der JOBBÖRSE besitzt, kann es selbst keine Aktualisierung an seinem Stellenangebot vornehmen. Daher muss eine ggf. erforderliche Aktualisierung des Stellenangebots durch die Betreuungsfachkraft erfolgen. Ist das Stellenangebot in der JOBBÖRSE veröffentlicht, kann das Unternehmen das Angebot (zum Beispiel mit der Referenznummer über die einfache Suche) einsehen. Um Änderungen am Stellenangebot vornehmen zu lassen, kann das Unternehmen persönlich bei der Betreuungsfachkraft vorsprechen, einen Anruf tätigen, ein Fax senden oder die Änderungen per E-Mail melden. Nutzt das Unternehmen einen gemeinsamen Arbeitgeber-Account mit der Betreuungsfachkraft, so besitzt das Unternehmen über seinen Account in der JOBBÖRSE ein lesendes und schreibendes Zugriffsrecht auf das von der Agentur für Arbeit/Jobcenter betreute Stellenangebot. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 10
3 Nutzung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts 3.1 Einrichtung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts Mit einem gemeinsamen Arbeitgeber-Account können Unternehmen über die JOBBÖRSE und Betreuungsfachkräfte über VerBIS im selben Datensatz arbeiten. Die Nutzung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts hat folgende Vorteile: Bequeme Übermittlung von Stellenangeboten über das Internet zur Übernahme in die Betreuung. Unternehmen können in der JOBBÖRSE auf die Vermittlungsvorschläge zugreifen und eine Rückmeldung geben. Anhand der Stellenangebote können Unternehmen zusätzlich selbst nach passenden Bewerberinnen und Bewerbern suchen. Über die Postfachfunktion und die Call-Me-Funktion kann die Kontaktaufnahme zu anonym veröffentlichten Bewerberinnen und Bewerbern erfolgen. Einfache und schnelle Kontaktaufnahme/Kommunikation des Unternehmens über die Postfachfunktion mit der Betreuungsfachkraft in der Agentur für Arbeit/Jobcenter. Der gemeinsame Arbeitgeber-Account kann nur in unmittelbarer Absprache mit dem Unternehmen eingerichtet bzw. festgelegt werden. Grundsätzlich entscheidet die Betreuungsfachkraft, ob die Nutzung angeboten wird. Ist die Nutzung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts vereinbart, hängt das Vorgehen zur Einrichtung davon ab, ob: 1. sich das Unternehmen über die JOBBÖRSE bereits registriert hat und damit ein Datensatz als Internetbetrieb existiert und die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter der AA/Jobcenter diesen Datensatz intern verwalten möchte oder 2. das Unternehmen bereits in zbtr/verbis angelegt wurde und die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter diesen Datensatz für die JOBBÖRSE zur gemeinsamen Nutzung mit dem Unternehmen frei schalten möchte oder 3. das Unternehmen in der JOBBÖRSE registriert ist und bereits ein Datensatz für die JOBBÖRSE (Internetbetrieb) und ein weiterer VerBIS-Datensatz bestehen. Entsprechend dieser drei Fallkonstellationen werden nachfolgend die Möglichkeiten zur Einrichtung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts beschrieben: 1. Übernahme eines Internetbetriebs (Datensatz aus der JOBBÖRSE) 2. Freischaltung eines zbtr/verbis-datensatzes 3. Zusammenführung eines Internetbetriebs/Datensatz aus der JOBBÖRSE mit dem zbtr/verbis-datensatz Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 11
3.1.1 Übernahme eines Datensatzes mit Kennzeichnung Internetbetrieb Das Unternehmen hat sich in der JOBBÖRSE registriert, es existiert ein Datensatz vom Typ Internetbetrieb. Der Betrieb ist somit noch nicht in der zbtr-datenbank vorhanden. Die Betreuungsfachkraft möchte den Datensatz in die Betreuung übernehmen, um diesen zur internen Verwaltung nutzen zu können. Ablauf in VerBIS Sichtweise der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters: 1. Unternehmen in VerBIS suchen 2. Internetbetrieb im Suchergebnis über den verlinkten Firmennamen aufrufen (Der Internetbetrieb ist im Suchergebnis in der Spalte Art des Betriebs durch den Buchstaben I gekennzeichnet) 3. Hinweismeldung bestätigen Beim Aufruf des Internetbetriebs erscheint die Hinweismeldung, dass der Zugriff auf den Datensatz durch das Unternehmen genehmigt werden muss. Liegt eine Einwilligung des Unternehmens vor, kann die Rückfrage bestätigt werden. Der Zugriff auf den Datensatz wird über einen automatischen Historieneintrag dokumentiert. 4. Qualitätsprüfung der Unternehmens-Daten durchführen Vor der Übernahme des Internetbetriebs in die Betreuung muss eine Qualitätsprüfung der durch das Unternehmen angelegten Daten durchgeführt werden. 5. Betreuter Arbeitgeber in den Stammdaten anhaken Der Internetbetrieb wird in die Betreuung der Agentur für Arbeit/Jobcenter übernommen und in eine Betriebsstätte umgewandelt. Nach der Übernahme des Unternehmens in die Betreuung kann dieses nur noch lesend auf seine Stammdaten zugreifen. Alle anderen Daten, mit Ausnahme von Stellenangeboten für die ein Vermittlungsauftrag erteilt wurde, können schreibend verwaltet werden. (siehe Kapitel 3.2). 3.1.2 Freischaltung zbtr/verbis-datensatz Es existiert in zbtr bereits ein Datensatz und das Unternehmen hat sich noch nicht in der JOBBÖRSE registriert. Die Betreuungsfachkraft möchte dem den Zugriff auf diesen Datensatz freischalten. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 12
Ablauf in VerBIS Sichtweise der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters: 1. Unternehmen in VerBIS suchen Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite > Arbeitgeber suchen > Ergebnis der Suche nach Arbeitgebern Existiert das Unternehmen noch nicht in VerBIS, erscheint beim Aufruf des Unternehmens folgende Hinweismeldung: Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite > Arbeitgeber suchen > Ergebnis der Suche nach Arbeitgebern > Hinweis 2. JOBBÖRSEN-Datensatz und Zugangskennung erstellen Existiert das Unternehmen bereits in VerBIS oder wird die Hinweismeldung bestätigt und die Zugangsdaten für die JOBBÖRSE können erstellt werden. Diese können entweder zugesandt oder ausgedruckt werden: Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 13
Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite > Meine Arbeitgeber > Stammdaten 3.1.3 Zusammenführung von Internetbetrieben mit zbtr/verbis Existieren zu einem Unternehmen mehrere Datensätze kann es vorkommen, dass das Unternehmen und die Betreuungsfachkraft mit verschiedenen Datensätzen arbeiten. Eine automatische Zusammenführung eines internen Datensatzes (zbtr/verbis) und des Datensatzes aus der JOBBÖRSE ist in VerBIS nicht möglich. Um einen gemeinsamen Arbeitgeber-Account einzurichten, müssen folgende Arbeitsschritte erfolgen: 1. Übernahme des Datensatzes vom Typ Internetbetrieb (JOBBÖRSE) in die Betreuung. Dadurch erfolgt die Umwandlung in einen Datensatz vom Typ Betriebsstätte (VerBIS). Hintergrund: Es können nur intern betreute Betriebsstätten in VerBIS zusammengeführt werden. (Damit wird der Datensatz auch automatisch in zbtr angelegt.) 2. Zuweisung der beiden Datensätze vom Typ Betriebsstätte zu einem Datensatz in zbtr. Ohne eine Zuweisung der beiden Betriebsstätten in zbtr ist es nicht möglich, die Fachdaten in VerBIS zusammenzuführen. Die Entscheidung mit welchem Datensatz zukünftig gearbeitet wird, fällt in zbtr durch die Klassifizierung als Haupt- oder zugewiesener Datensatz. Weitere Informationen zu den erforderlichen Arbeitsschritten zur Zuweisung der beiden Datensätze in zbtr finden Sie in der Arbeitshilfe zur Dublettenbereinigung im Intranet unter Interner Service > Informationstechnik > UHD > BA-Verfahren > Fachübergreifende Verfahren > ZBTR > Arbeitshilfen 3. Zusammenführung der Fachdaten der beiden Datensätze in VerBIS Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 14
Wichtig: Das Unternehmen ist im Rahmen eines Beratungsgespräches darauf hinzuweisen, dass bei der Zusammenführung der Datensätze und der Erstellung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts ggf. neue Benutzerdaten (Benutzername und Kennwort) ausgehändigt werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ansicht in VerBIS 1. Wiedervorlage wird automatisch erstellt Die Betreuungsfachkraft des Hauptdatensatzes wird per Wiedervorlage über die erfolgte Zuweisung in zbtr informiert. 2. Aufruf des zugewiesenen Datensatzes über den verlinkten Firmennamen in der Wiedervorlage: Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite > Arbeitgeberwiedervorlage > Arbeitgeberwiedervorlage 3. Hinweis bestätigen Die Zusammenführung von Datensätzen wird in VerBIS im zugewiesenen Datensatz veranlasst. Beim Aufruf eines in zbtr zugewiesenen Datensatzes erscheint folgender Hinweis: Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite > Arbeitgeber suchen > Ergebnis der Suche nach Arbeitgebern Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 15
4. Fachdaten zusammenführen: Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite > Arbeitgeber suchen > Ergebnis der Suche nach Arbeitgebern > Kurzübersicht 5. Sicherheitsabfrage bestätigen: In Abhängigkeit davon, ob der Datensatz bereits in VerBIS vorhanden ist, wird folgende Hinweismeldung angezeigt: Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite > Arbeitgeber suchen > Ergebnis der Suche nach Arbeitgebern > Kurzübersicht Mit Bestätigung dieser Hinweismeldung werden die Fachdaten der beiden Betriebs-Datensätze zusammengeführt. 6. Fachdaten umhängen: Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite > Arbeitgeber suchen > Ergebnis der Suche nach Arbeitgebern > Kurzübersicht 7. Datensätze wurden zusammengeführt: Die Zusammenführung wird im Hauptdatensatz dokumentiert: Am 11.07.2013 wurden Fachdaten des Datensatzes Muster AG 2 mit dem Unternehmen zusammengeführt. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 16
Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Arbeitgeber suchen >Ergebnis der Suche nach Arbeitgebern >Kurzübersicht Nach der Zusammenführung steht der zugewiesene Datensatz in VerBIS nur noch in Form der Kurzübersicht für 3 Monate zur Verfügung. Über den verlinkten Unternehmensnamen besteht die Möglichkeit, aus der Kurzübersicht des Hauptdatensatzes direkt in die Kurzübersicht des zugewiesenen Datensatzes zu verzweigen und umgekehrt. Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Arbeitgeber suchen >Ergebnis der Suche nach Arbeitgebern >Kurzübersicht 8. Benachrichtigung über erfolgreiche Zusammenführung Die Betreuungsfachkraft des zugewiesenen und des Hauptdatensatzes, sowie die Stellenangebotsbetreuerin bzw. der Stellenangebotsbetreuer des zugewiesenen Datensatzes werden per Postfachnachricht über die Zusammenführung informiert: b Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Postfach >Nachricht anzeigen 9. Dokumentation der Parallel dazu wird automatisch im Hauptdatensatz ein Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 17
y Zusammenführung Historieneintrag erstellt, der dokumentiert, dass die Datensätze zusammengeführt wurden: Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Kundenhistorie >Vermerk bearbeiten Bei der Zusammenführung werden in Abhängigkeit von der Art der Fachdaten entweder nur die Daten des Hauptdatensatzes übernommen oder die Daten des zugewiesenen Datensatzes vollständig in den Hauptdatensatz integriert. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie im ANHANG 1. Darstellung für das Unternehmen/Ablauf in der JOBBÖRSE Existiert für den zugewiesenen Datensatz ein aktiver Datensatz in der JOBBÖRSE, werden im Rahmen der Zusammenführung die Daten, die das Unternehmen in der JOBBÖRSE verwaltet, an den Hauptdatensatz übergeben. Der Datensatz (Internetbetrieb) wird deaktiviert und es wird ein entsprechender Hinweis auf der Anmeldeseite eingeblendet. Um dem Unternehmen den gemeinsamen Datensatz zur Verfügung zu stellen, muss die Betreuungsfachkraft für den Hauptdatensatz neue Zugangsdaten erstellen (siehe Kapitel 3.1.2). Verfügt der Hauptdatensatz bereits über einen aktiven Internetnutzer, so erhält dieser eine Postfachnachricht, die ihn über die Zusammenführung der Daten informiert. Eine detaillierte Aufstellung, welche Daten bei einer Zusammenführung der Datensätze in VerBIS zusammengeführt oder ggf. verworfen werden finden Sie im ANHANG 1. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 18
3.2 Übergabe eines Stellenangebots bei Nutzung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts Das Unternehmen kann der Agentur für Arbeit/Jobcenter über die JOBBÖRSE ein vollständiges Stellenangebot übermitteln. Dafür stehen ihm aus dem registrierten Bereich heraus zwei inhaltlich identische Einstiegspunkte in der JOBBÖRSE zur Verfügung: Zum einen über den Link Neues Stellenangebot erfassen auf der persönlichen Startseite Unternehmen Persönliche Startseite: Link Neues Stellenangebot erfassen Ablauf in der JOBBÖRSE Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 19
Zum anderen über die Navigation: Bewerbersuche -> Stellenangebote Unternehmen Navigation: Bewerbersuche > Stellenangebote Ablauf in der JOBBÖRSE Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 20
Um einen Vermittlungsauftrag an die Bundesagentur für Arbeit zu erteilen stehen dem Unternehmen 2 Möglichkeiten zur Verfügung. 1. Möglichkeit: Unternehmen 1. Navigation: Bewerbersuche > Stellenangebote Schaltfläche Vermittlungsau ftrag an die Bundesagentur für Arbeit erteilen Ablauf in der JOBBÖRSE Zum einen kann der Vermittlungsauftrag in der Übersicht der Stellenangebote, über das gleichnamige Symbol an die Bundesagentur für Arbeit erteilt werden. 2. Hinweismeldun g über erfolgreiche Übermittlung des Vermittlungsauftrages Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 21
2. Möglichkeit: Unternehmen Navigation: Bewerbersuche > Stellenangebote Schaltfläche Neues Stellenangebot erstellen Ablauf in der JOBBÖRSE Unternehmen 1. Eingabe des Stellenangebots Ablauf in der JOBBÖRSE 2. Schaltfläche Vermittlungsauftrag erteilen Unternehmen 3. Hinweismeldung über erfolgreiche Übermittlung des Vermittlungsauftrages Ablauf in der JOBBÖRSE Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 22
4. Seite: Übersicht des Stellenangebots Wenn der Vermittlungsauftrag für ein Stellenangebot erteilt wird, wird dies im Stellenangebot im Bereich Vermittlung durch die Bundesagentur für Arbeit auf der Seite Übersicht vermerkt. Die Schaltfläche Vermittlungsauftrag erteilen wird ausgeblendet. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Eingang einer Wiedervorlage bei der Betreuungsfachkraft Ansicht in VerBIS Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Mitarbeiterwiedervorlagen Das Unternehmen hat das Stellenangebot als nicht veröffentlicht übermittelt. Unternehmen Ablauf in der JOBBÖRSE Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 23
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 1. Unternehmen über Name / Firma / Beruf der Wiedervorlage aufrufen Ablauf in VerBIS Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Mitarbeiterwiedervorlagen 2. Hinweis mit Weiter bestätigen Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Mitarbeiterwiedervorlagen >Stellenangebot Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Mitarbeiterwiedervorlagen >Stellenangebot 3.Sie gelangen auf die Seite Schritt für Schritt zum Stellenangebot Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 24
Hinweis: Wurde das Stellenangebot als (anonym) veröffentlicht übermittelt, erfolgt der Aufruf in VerBIS analog zum nicht veröffentlichten Stellenangebot. Unter Name / Firma / Beruf wird jedoch nicht der Name des Unternehmens angezeigt. Unternehmen Ablauf in der JOBBÖRSE Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Unternehmen anonym über Name / Firma / Beruf der Wiedervorlage aufrufen Ablauf in VerBIS Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Mitarbeiterwiedervorlagen Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 25
3. Weitere Arbeitsschritte: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ablauf in VerBIS Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Mitarbeiterwiedervorlagen >Stellenangebote >Stellenangebot 1. Stellenangebot prüfen und ggf. nach Rücksprache mit dem Unternehmen ergänzen/ ändern. 2. Stellenangebot in Betreuung übernehmen 3. Speichern Änderung der Kommunikationspartnerin bzw. des Kommunikationspartners Zu betreuten Stellenangeboten kann neben der Stellenangebotsbetreuerin/ dem Stellenangebotsbetreuer eine Kommunikationspartnerin bzw. ein Kommunikationspartner zur Arbeitgeberin bzw. zum Arbeitgeber erfasst werden. Die Ansicht und Funktionalität erfolgt analog zur Stellenangebotsbetreuung (Auswählen bzw. Ändern der Kommunikationspartnerin/ des Kommunikationspartners sowie Versand einer Postfachnachricht). Bei der erstmaligen Übernahme eines Stellenangebots in die Betreuung erfolgt nach der Zuordnung der Stellenangebotsbetreuerin oder des Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 26
Stellenangebotsbetreuers Initial eine Vorbelegung der Kommunikationspartnerin oder des Kommunikationspartners mit der Hauptbetreuerin bzw. dem Hauptbetreuer der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers. Um die Kommunikationspartnerin oder den Kommunikationspartner zu ändern, bestätigen Sie die gleichnamige Schaltfläche Kommunikationspartner änder. Bestätigen Sie die jeweilige Kommunikationspartnerin bzw. Kommunikationspartner über die Schaltfläche Übernehmen Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Postfach >Stellenangebote >Stellenangebot Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 27
Auch nichtbetreute Unternehmen haben die Möglichkeit einen Vermittlungsauftrag über die JOBBÖRSE an die Agentur für Arbeit/Jobcenter zu erteilen. Die zuständige Agentur für Arbeit/Jobcenter erhält dann eine Benachrichtigung per E-Mail über den Eingang des Vermittlungsauftrags. In diesem Fall muss der Arbeitgeber-Datensatz noch in die Betreuung übernommen werden. Nach erfolgter Arbeitgeberprüfung kann auf den Stammdaten das Kontrollfeld Betreuter Arbeitgeber markiert werden: Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Stammdaten Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 28
ACHTUNG! Für das Unternehmen besteht die Möglichkeit auf der Seite Stelleninfo bis zu 10 Arbeitsorte im Stellenangebot zu erfassen. Erteilt ein Unternehmen für ein Stellenprofil mit mehreren Stellen und Arbeitsorten über die JOBBÖRSE einen Vermittlungsauftrag ist zwingend das in der HEGA 05/07 lfd. Nr. 2 dargelegte Verfahren zu beachten. In dieser HEGA wurde festgelegt, dass Stellenangebote grundsätzlich bei der für den Arbeitsort zuständigen Agentur geführt werden. In diesen Fällen kann das Stellenangebot erst in Betreuung übernommen werden, wenn folgende Arbeitsschritte erledigt sind: Die Anzahl der offenen Stellenangebote ist nach Rücksprache mit dem Unternehmen auf die Anzahl zu reduzieren, die in die Zuständigkeit der eigenen Agentur fallen. Die Stellenangebotsbetreuerin bzw. der Stellenangebotsbetreuer erfasst weiterhin die Arbeitsorte, die nicht in der Zuständigkeit der eigenen Agentur liegen, in einem Vermerk in der Stellenangebotshistorie. Unter Wir bieten sind die Arbeitsorte, die außerhalb des eigenen Agenturbezirkes liegen zu entfernen. Die Referenznummer wird mit Verweis auf die Hinweise in der Stellenangebotshistorie an die entsprechenden virtuellen Postfächer der zuständigen Arbeitgeber-Services weitergeleitet. Nach dem Speichern des Vermittlungsauftrags werden weitere Möglichkeiten zur Veröffentlichung angezeigt, die nach Absprache mit dem Unternehmen ausgewählt werden können: Mitarbeiter innen und Mitarbeiter Ansicht in VerBIS Erläuterungen zu den Unterschieden der einzelnen Veröffentlichungsstatus finden Sie in der Anlage 1 zur HEGA 11/08 lfd. Nr. 2. Nach Übernahme in die Betreuung durch die Agentur für Arbeit/Jobcenter sieht das Unternehmen das Stellenangebot in der JOBBÖRSE als betreutes Stellenangebot mit der zuständigen Stellenangebotsbetreuerin bzw. der Stellenangebotsbetreuer. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 29
Unternehmen Navigation: Bewerbersuche > Stellenangebote Ansicht in der JOBBÖRSE Weiterhin werden dem Unternehmen unter Veröffentlichungsstatus die neuen Möglichkeiten zur Veröffentlichung intern veröffentlicht, intern anonym veröffentlicht und intern und Jobbörse anonym veröffentlicht lesend angezeigt. Unternehmen Ansicht in der JOBBÖRSE Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 30
3.3 Aktualisierung eines Stellenangebots bei Nutzung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts 3.3.1 Übersichtsseite: Welche Felder kann das Unternehmen ändern? Unternehmen Navigation: Bewerbersuche > Stellenangebote Ablauf in der JOBBÖRSE Suchen: Das Unternehmen kann die Bewerbersuche eigenständig durchführen Nachricht an Betreuungsfachkra ft: Mitteilung an Betreuungsfachkraft in der Agentur für Arbeit/Jobcenter ist möglich Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner im Unternehmen: das Unternehmen kann abweichende Ansprechpartnerinnen bzw. Ansprechpartner zuweisen, wenn diese über die Benutzerverwaltung der JOBBÖRSE Subaccounts angelegt hat (Reiter Unsere Daten Benutzerverwaltung) Unsere Bewerberinnen und Bewerber: Unternehmen kann Bewerbungen und Vermittlungsvorschläge eigenständig verwalten Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 31
3.3.2 Veröffentlichung des Stellenangebots Unternehmen Navigation: Bewerbersuche > Stellenangebote Ablauf in der JOBBÖRSE Veröffentlichungsstatus, Veröffentlichungsbeginn und Veröffentlichungsende Veröffentlichungen bei Kooperationspartnern Sofern es sich um ein betreutes, in der JOBBÖRSE nicht veröffentlichtes Stellenangebot handelt, können die jeweiligen Kontrollfelder für die Veröffentlichung bei Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartnern vom Unternehmen nicht ausgewählt werden. Hinweis: Ein in der JOBBÖRSE voll veröffentlichtes Stellenangebot wird bei den Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartnern mit vollständigen Kontaktdaten veröffentlicht. Auch Angaben aus den Stammdaten des Unternehmens können von den Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartnern zur Veröffentlichung herangezogen werden, sollten die Kontaktdaten im Stellenangebot nicht vollständig sein. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 32
Veröffentlichungsstatus Durch die Übernahme des Stellenangebots in die Betreuung kann das Unternehmen den Veröffentlichungsstatus nicht mehr ändern. Unternehmen - Ansicht in der JOBBÖRSE Stellenangebot ist nicht veröffentlicht Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ansicht in VerBIS Änderung ist nur durch die Betreuungsfachkraft möglich Unternehmen - Ansicht in der JOBBÖRSE AUSNAHME: Ist das Stellenangebot veröffentlicht, ist eine Änderung des Veröffentlichungsstatus auf nicht veröffentlicht durch das Unternehmen möglich. Dadurch ist eine schnelle Reaktion bei Vorliegen von ausreichenden Bewerbungen jederzeit gewährleistet. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 33
HINWEIS! Bei einem Stellenangebot mit dem Status veröffentlicht, anonym veröffentlicht oder intern und Jobbörse anonym veröffentlicht, bei dem das Datum des frühesten Eintrittstermins und die Aktualisierung des Stellenangebots länger als einen Monat in der Vergangenheit liegen, wird eine automatische Wiedervorlage vom Typ Stellenaktualität an die Stellenangebotsfachkraft erzeugt. In dieser Wiedervorlage wird die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter darauf hingewiesen, dass automatisch eine Anpassung des Veröffentlichungsstatus vorgenommen wird, sofern nicht innerhalb von drei Tagen eine Überprüfung des Stellenangebots durch die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter erfolgt. Findet keine Überprüfung des Stellenangebots innerhalb von drei Tagen nach der Erstellung der Wiedervorlage statt, wird der Status des Stellenangebots automatisch von veröffentlicht bzw. anonym veröffentlicht auf intern veröffentlicht geändert. Bei Stellenangeboten mit dem Status intern und Jobbörse anonym veröffentlicht wird der Status automatisch auf intern anonym veröffentlicht umgestellt. Die Veröffentlichung des Stellenangebots in der JOBBÖRSE kann unter Angabe eines Enddatums befristet werden. Mit Erreichen des Datums wird der Status des Stellenangebots automatisch auf nicht veröffentlicht gesetzt. Dabei enden auch alle Veröffentlichungen bei ausgewählten Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartnern. Die Stellenangebotsfachkraft erhält über die Änderung des Veröffentlichungsstatus eine Wiedervorlage. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 34
3.3.3 Bewerbermanagement Um das Stellenbesetzungsverfahren schnell und effizient durchzuführen, steht dem Unternehmen das Bewerbermanagement zur Verfügung. Unternehmen Ablauf in der JOBBÖRSE Übersicht der neu eingegangenen Bewerbungen Bewerbungsmappe ansehen Zum Bewerbermanagement Das Bewerbermanagement bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, Bewerberdaten zu erfassen, zu bearbeiten und Stellenangebote zuzuordnen. Schnell und unkompliziert kann das Unternehmen eigenständig den Bewerbungsablauf steuern. in der JOBBÖRSE eingegangene Bewerbungen und deren Bewerbungsstatus einsehen und verwalten. Detailinformationen zu Bewerberinnen und Bewerbern bearbeiten. Bewerberinnen und Bewerber manuell erfassen, die sich schriftlich beworben haben. auf Vermittlungsvorschläge zugreifen und online der Vermittlungsfachkraft eine Rückmeldung geben. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 35
Auf der Übersichtseite werden dem Unternehmen alle eingegangenen Bewerbungen und Vermittlungsvorschläge zu seinen Stellenangeboten angezeigt. Die Quelle der Bewerbung gibt an, ob sich die Bewerberin bzw. der Bewerber initiativ auf ein Stellenangebot beworben hat, ob dieser auf Grund eines Vermittlungsvorschlags aufgenommen wurde oder ob das Unternehmen die Bewerberin bzw. den Bewerber zur Bewerbung aufgefordert hat. Das Erstellungsdatum informiert das Unternehmen, wann eine Bewerbung oder ein Vermittlungsvorschlag eingegangen ist sowie wann das Unternehmen eine Bewerberin bzw. einen Bewerber zur Bewerbung aufgefordert hat. Anhand der Schaltfläche Bewerber suchen hat das Unternehmen die Möglichkeit namentlich nach Bewerberinnen und Bewerbern zu suchen. Als Suchbegriff müssen mindestens zwei Buchstaben des Nachnamens eingegeben werden. In der Ergebnisliste werden anschließend alle Bewerberinnen und Bewerber des Bewerbermanagements aufgeführt, deren Name mit den eingegebenen Anfangsbuchstaben beginnen. Des Weiteren kann das Unternehmen mit Hilfe der Schaltfläche Neuen Bewerber erfassen, Bewerberinnen und Bewerber eintragen, die sich nicht über die JOBBÖRSE oder aufgrund eines Vermittlungsvorschlags beworben haben. In diesem Fall wird als Quelle Selbst erfasst angezeigt. Unternehmen Navigation: Bewerbersuche >Bewerbungen Ablauf in der JOBBÖRSE Neue Bewerberinnen bzw. Bewerber erfassen / Bewerberinnen bzw. Bewerber suchen Stellenangebote zuweisen Bewerberinn en bzw. Bewerber suchen Bewerberinn en bzw. Bewerber absagen Übersicht der Anzahl neuer Vermittlungsvorschläge und Bewerbungen Mit Hilfe der Schaltfläche Stellenangebot zuweisen, kann das Unternehmen unabhängig von einer Bewerbung für ein bestimmtes Stellenangebot der Bewerberin bzw. dem Bewerber weitere Stellenangebote zuordnen. Diese Funktion bietet sich an, wenn die aktuelle Stelle besetzt ist, der Bewerber aber noch für andere vakante Stellenangebote in Frage kommt. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 36
3.3.4 Weitere externe Veröffentlichungen Unternehmen Übermittlung von Stellenangeboten an Kooperationspartnerinnen und Kooperationspart ner Ablauf in der JOBBÖRSE In der JOBBÖRSE kann das Unternehmen bestimmen, ob und an welche weiteren Stellenbörsen ihre Stellenangebote zur Veröffentlichung weitergeleitet werden sollen. Es hat auch die Möglichkeit, alle Jobbörsen durch einen Klick auszuwählen. Dies ist nur möglich, wenn das Stellenangebot nicht durch die Agentur für Arbeit betreut wird. Ansonsten nimmt diese Änderungen die Betreuungsfachkraft der Agentur für Arbeit über VerBIS vor. Neueinstellungen, Aktualisierungen und Löschungen an die weiteren Stellenbörsen werden dreimal täglich übermittelt, wobei die kooperierenden Jobbörsen verpflichtet sind, täglich die Aktualisierung der Daten vorzunehmen. Eine vollständige Auflistung aller sich mit der BA in Kooperation befindender Unternehmen, Stellenbörsen und öffentlich-rechtlicher Institutionen kann unter folgenden Link im Bereich "Weitere Informationen" eingesehen werden: http://www.arbeitsagentur.de/nn_27314/zentraler-content/a04- Vermittlung/A045-Dritte/Allgemein/arbeitsagentur.de-Kooperationenmit-Jobb.html Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 37
Übermittlung an EURES Grundsätzlich müssen alle in nationalen Stellensystemen veröffentlichten Stellenangebote über die Webseite http://ec.europa.eu/eures/main.jsp?acro=job&lang=de der Europäischen Kommission abrufbar sein. Erfüllt ein Stellenangebot folgende Voraussetzungen, erfolgt eine automatische Übermittlung an EURES: Angebotsart ist ein sozialversicherungspflichtiger Arbeitsplatz Veröffentlichungsstatus ist veröffentlicht oder Vermittlungsauftrag ist erteilt und der Veröffentlichungsstatus ist anonym veröffentlicht oder intern und Jobbörse anonym veröffentlicht Keine importierte Stelle aus EURES Das Stellenangebot wurde nicht über die HR-BA-XML Schnittstelle übermittelt Ist die Veröffentlichung in EURES aus rechtlichen Gründen nicht erwünscht, kann das Unternehmen in der JOBBÖRSE das entsprechende Kontrollfeld manuell demarkieren. Beim Speichern erscheint eine Standardrückfrage. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 38
3.3.5 Seite Stelleninfo - Welche Felder kann das Unternehmen ändern? Unternehmen Navigation: Bewerbersuche > Stellenangebote >Ihr Stellenangebot >Stelleninfo Ablauf in der JOBBÖRSE Führungsverantwortung Stellenbeschreibung Eintrittstermin Anzahl maximal gewünschter VV Maximale Entfernung zum Arbeitsort HINWEIS: Befindet sich das Stellenangebot bereits in Betreuung, werden dem Unternehmen in der JOBBÖRSE die Arbeitsorte lesend angezeigt. Änderungen können durch die Betreuungsfachkraft der Agentur für Arbeit vorgenommen werden. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 39
3.3.6 Seite Konditionen Auf dieser Seite kann das Unternehmen - sofern sich das Stellenangebot in Betreuung durch die Agentur befindet - selbst KEINE Änderungen vornehmen! Unternehmen Navigation: Bewerbersuche > Stellenangebote >Ihr Stellenangebot >Konditionen Ablauf in der JOBBÖRSE Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 40
3.3.7 Seite Anforderungen Änderungen auf dieser Seite sind durch das Unternehmen möglich. Unternehmen Navigation: Bewerbersuche > Stellenangebote >Ihr Stellenangebot >Anforderungen Schulbildung/ Berufsausbildung/ Studium Ablauf in der JOBBÖRSE Berufserfahrung, Kenntnisse und Fähigkeiten, Sprachkenntnisse, Persönliche Stärken, Lizenzen und Berechtigungen Führungskompetenzen Mobilität Sonstige Anforderungen Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 41
3.3.8 Seite Kontaktdaten Auf dieser Seite kann das Unternehmen alle Felder ändern. Unternehmen Navigation: Bewerbersuche > Stellenangebote >Ihr Stellenangebot >Kontaktdaten Abweichende Kontaktperson für die Ansprechpartne rinnen bzw. Ansprechpartne r in der Agentur/Jobcen ter angeben Ablauf in der JOBBÖRSE Kontaktperson bearbeiten Alternativer Vorstellungsort Gewünschte Art der Kontaktaufnahme Internetadresse Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 42
4 Zusammenarbeit mit dem Unternehmen im Vermittlungsprozess 4.1 Optimierung der Onlinezusammenarbeit mit Unternehmen Auf der Seite Stammdaten kann mit dem Unternehmen über das gleichnamige Kontrollfeld eine Online-Zusammenarbeit vereinbart werden. Bei der Aktivierung/ Deaktivierung des Kontrollfeldes wird ein automatischer Vermerk in der Historie erstellt. Eine Zusammenfassung aller Online-Aktivitäten des Unternehmens kann über den Link Online-Zusammenarbeit in der Tertiärnavigation aufgerufen werden. Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter 1. in den allgemeinen Stammdaten des Unternehmens kann das Unternehmen für die Online- Zusammenarbeit gekennzeichnet werden Ansicht in VerBIS Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Stammdaten Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 43
2. Über die Tertiärnavigation werden relevante Informationen für die Online- Zusammenarbeit des Unternehmens und der Agentur für Arbeit angezeigt Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Online-Zusammenarbeit 4.2 Überwachung und Bearbeitung der Vermittlungsvorschläge Neben der IT-unterstützten Zusammenarbeit mit den Unternehmen in den Teilprozessen Stellenannahme/Stellenangebot erstellen, bietet die Nutzung eines gemeinsamen Arbeitgeber-Accounts und der HR-BA-XML-Schnittstelle weitere Nutzungsmöglichkeiten für den Teilprozess Vermittlung innerhalb der JOBBÖRSE. Ziel ist es, den Stellenbesetzungsprozess im Rahmen des Rechtskreisübergreifenden Leitkonzeptes optimal zu unterstützen. Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter VV wurde erstellt Ansicht in VerBIS Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Meine Arbeitgeber >Stellenangebote >Stellenangebot >Bewerbungen/Vermittlungen Wenn bereits eine Bewerbung über die JOBBÖRSE oder VerBIS versandt oder eine Bewerberin bzw. Bewerber zur Bewerbung aufgefordert wurde, so kann kein Vermittlungsvorschlag erstellt werden. Die Schaltfläche VV erstellen wird in diesen Fällen nicht angezeigt. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 44
Das Unternehmen kann Vermittlungsvorschläge entweder direkt von seiner persönlichen Startseite aus oder über die Übersichtsseite der Stellenangebote aufrufen: Unternehmen Ablauf in der JOBBÖRSE Über neue Vermittlungsvorschläge oder neu eingegangene Bewerbungen wird das Unternehmen zudem per Postfachnachricht informiert. Falls gewünscht, kann er sich zusätzlich auch per E-Mail darüber informieren lassen. Das Unternehmen kann ein Ergebnis mitteilen: Unternehmen 1. Aufruf des Vermittlungsvorschlages Ablauf in der JOBBÖRSE Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 45
2. Eintrag des Ergebnisses 3. Bestätigung der Eingabe über Speichern Wenn der Status einer Bewerbung auf Absage erteilt gesetzt wird, muss das Unternehmen einen Absagegrund angeben, um der Betreuungsfachkraft des Stellenangebots und auch der Bewerberin bzw. dem Bewerber mitzuteilen, aus welchen Gründen der Bewerberin bzw. dem Bewerber eine Absage erteilt wurde. Sofern die Bewerberin bzw. der Bewerber die Bewerbung über die JOBBÖRSE versandt hat, hat das Unternehmen die Möglichkeit, der Bewerberin bzw. dem Bewerber eine individuelle Absage zu senden. Eine automatische Benachrichtigung per Postfachnachricht erfolgt nicht. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 46
Unternehmen 4. Rückfrage ob eine individuelle Absage erteilt werden soll Ablauf in der JOBBÖRSE 5. Postfachnachricht öffnet sich 6. Nachricht wurde versandt (Hinweismeldung) Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 47
7. Aufruf der möglichen Absagegründe 8. Absagegrund auswählen Wenn das Unternehmen den Status auf Zusage oder Eingestellt für eine Bewerbung auswählt, wird automatisch für die Betreuungsfachkraft des Stellenangebots und des Bewerberprofils eine Wiedervorlage erstellt, um diese über den Status in Kenntnis zu setzen. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 48
Bei den übrigen Eintragsarten erhält die Betreuungsfachkraft keine Nachricht, kann diese aber jederzeit einsehen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ansicht in VerBIS Wichtig! Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Meine Arbeitgeber >Stellenangebote >Stellenangebot >Bewerbungen/Vermittlungen Die Betreuungsfachkraft wird nur bei bestimmten Konstellationen über den Eintrag des Unternehmens benachrichtigt. Unternehmen Navigation: Bewerbersuche > Bewerbungen Ablauf in der JOBBÖRSE Wichtig! Für das Unternehmen sind nur die Ergebnisse sichtbar, die er selbst erfasst hat, es sei denn die Bewerberin bzw. der Bewerber hat seine Bewerbung direkt über die JOBBÖRSE an das Unternehmen gesendet. Die abschließende Konsolidierung für das Stellenangebot durch die Betreuungsfachkraft wird dem Unternehmen nicht angezeigt. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 49
4.3 Erweiterte Kontaktaufnahmemöglichkeiten zu Bewerberinnen und Bewerber 4.3.1 Volle Veröffentlichung der Kontaktdaten in der JOBBÖRSE Hat eine Bewerberin bzw. ein Bewerber in der JOBBÖRSE seine Kontaktdaten veröffentlicht, besteht die Möglichkeit ihn schriftlich oder telefonisch zu kontaktieren: Unternehmen Navigation: Bewerbersuche > Stellenangebote > Ergebnisliste >Bewerberprofil Ablauf in der JOBBÖRSE 4.3.2 Anonyme Veröffentlichung der Kontaktdaten in der JOBBÖRSE Hat eine Bewerberin bzw. ein Bewerber in der JOBBÖRSE ihre Kontaktdaten anonym veröffentlicht, besteht für das Unternehmen die Möglichkeit der Bewerberin bzw. den Bewerber per Postfachnachricht zu kontaktieren, zur Bewerbung aufzufordern oder die Call- Me - Funktion zu nutzen. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Kontaktmöglichkeiten näher erläutert: Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 50
4.3.3 Die Call-Me Funktion Mit der Call-Me-Funktion hat das Unternehmen eine zusätzliche Möglichkeit zur schnellen telefonischen Kontaktaufnahme mit geeigneten, in der JOBBÖRSE anonym veröffentlichten Bewerberinnen und Bewerbern, ohne dass deren Telefonnummer dem Unternehmen bekannt gegeben wird. Durch die Aktivierung der Call-Me-Funktion in den Bewerberprofilen können die Bewerberinnen und Bewerber von folgenden Vorteilen profitieren: Erhöhung der Beschäftigungschancen, Zeitersparnis gegenüber einer schriftlichen oder elektronischen Kontaktaufnahme durch das Unternehmen. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer veröffentlichen keinerlei Kontaktdaten in der JOBBÖRSE und verhindern den Missbrauch von Adressdaten und damit auch den Erhalt unerwünschter E-Mail-Werbung (SPAM). Eine Bewerberin bzw. ein Bewerber kann für jedes seiner Stellengesuche gesondert festlegen, ob er bei einer anonymen Veröffentlichung darüber hinaus für eine anonyme Kontaktaufnahme durch Unternehmen per Telefon zur Verfügung steht. Dazu wird im Stellengesuch auf der Seite Administration eine zusätzliche Schaltfläche Telefonische Kontaktierung durch Arbeitgeber bei anonymer Veröffentlichung zulassen angezeigt. Folgende Voraussetzungen sind für die Nutzung der Call-Me-Funktion erforderlich: In den Stammdaten der Bewerberin bzw. des Bewerbers muss eine gültige deutsche Telefonnummer hinterlegt sein, unter der die Bewerberin bzw. der Bewerber möglichst ganztägig erreichbar ist (z.b. Mobilfunknummer). Die Bewerberin bzw. der Bewerber muss ihr bzw. sein Einverständnis zur Aktivierung der Call-Me-Funktion erteilen. Weiterhin muss der Veröffentlichungsstatus des Bewerberprofils anonym veröffentlicht sein. Durch die Nutzung der Call-Me-Funktion wird der anonyme Veröffentlichungsstatus des Bewerberprofils nicht verändert. Die Suche nach der Bewerberin bzw. dem Bewerber muss durch das Unternehmen aus einem Stellenangebot heraus erfolgen bzw. muss die Bewerberin bzw. der Bewerber nach einer allgemeinen Suche, einem Stellenangebot zugewiesen werden. Die Call-Me-Funktion steht dem Unternehmen ausschließlich für den Erstkontakt mit der Bewerberin bzw. dem Bewerber zur Verfügung. Das heißt, es darf noch kein Kontakt zu der Bewerberin bzw. dem Bewerber und dem jeweiligen Stellenangebot bestanden haben, z.b. mit einem Vermittlungsvorschlag oder die Bewerberin bzw. der Bewerber hat sich bereits auf das jeweilige Stellenangebot beworben. Beim Aufruf des Bewerberangebotes wird dem registrierten Unternehmen die Möglichkeit angezeigt, ( Bitte anklicken, um Nummer zur telefonischen Kontaktaufnahme mit diesem Bewerber anzufordern.) eine Rufnummer zur Kontaktaufnahme mit der Bewerberin bzw. dem Bewerber anzufordern. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 51
Das Unternehmen erhält eine automatisch generierte kostenpflichtige Service-Rufnummer (3,9 Cent pro Minute aus dem deutschen Festnetz, Mobilfunkpreise höchstens 42 ct/min), die innerhalb einer Zeitspanne von 48 Stunden gültig ist. Über diese angezeigte Rufnummer kann das Unternehmen mit der anonym veröffentlichten Bewerberin bzw. dem Bewerber in Kontakt treten. Wird eine telefonische Verbindung zur Bewerberin bzw. zum Bewerber hergestellt, erfolgt keine Übertragung der Telefonnummer an das Unternehmen. Die Rufnummer der Bewerberin bzw. des Bewerbers bleibt somit anonym. Dies gilt auch für den Fall, dass die Rufnummernunterdrückung nicht aktiviert wurde (siehe HEGA 11/08 lfd. Nr. 4). Ruft die Bewerberin bzw. der Bewerber, z.b. aufgrund eines vorausgegangenen Anrufs des Unternehmens, das Unternehmen von dem eigenen Telefonapparat ohne Rufnummernunterdrückung zurück, erfolgt der Verbindungsaufbau nicht mehr über die Call- Me-Funktion. D.h. in diesem Fall wird die Telefonnummer übertragen. Bei Aktivierung einer Mailbox oder eines Anrufbeantworters wird zur Wahrung der Anonymität der Bewerberin bzw. des Bewerbers empfohlen, den Ansagetext so zu gestalten, dass die Anonymität auf diese Weise nicht aufgehoben wird. Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 52
Hinweis für die arbeitnehmerorientierten Vermittlungsfachkräfte: Arbeitnehmerorientierte Vermittlungs- und Beratungsfachkräfte sollen die Bewerberinnen und Bewerber hinsichtlich der Veröffentlichungsart in der JOBBÖRSE sowie zur Zustimmung zur Call-Me-Funktion beraten. Das Ergebnis ist in der Stellengesuchshistorie zu dokumentieren. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (BewA-Vermittlungsfachkräfte) Ablauf in VerBIS Sie befinden sich in VerBIS hier: Startseite >Stellengesuche auflisten >Stellengesuch Nach Einverständniserklärung der Bewerberin bzw. des Bewerbers ist die Funktionalität zu aktivieren Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 53
Unternehmen Navigation: Bewerbersuche > Stellenangebote > Ergebnisliste >Bewerberprofil Ablauf in der JOBBÖRSE WICHTIG: Die Schaltfläche ist nur dann sichtbar, wenn - das Unternehmen angemeldet und freigeschaltet ist, - das Bewerberprofil anonym angezeigt wird, - ein Stellenangebot zum Zeitpunkt des Aufrufs zugewiesen ist und - noch kein anderweitiger Erstkontakt (z.b. über einen Vermittlungsvorschlag oder eine Bewerbung) zwischen Bewerberin bzw. Bewerber und dem Unternehmen hergestellt wurde. Dies ist der Fall, wenn - anhand eines Stellenangebots nach Bewerberprofilen gesucht wurde oder - das Bewerberprofil aus der Vormerkliste mit zugewiesenem Stellenangebot aufgerufen wurde oder - das Bewerberprofil aus dem Bewerbermanagement aufgerufen wurde und der Bewerbung ein Stellenangebot zugewiesen ist. Was passiert nach Anwahl der Call-Me-Funktion durch das Unternehmen? Bei Aufruf des Bewerberprofils kann das Unternehmen eine kostenpflichtige Servicerufnummer anfordern. Die Telefonnummer der Bewerberin bzw. des Bewerbers und Daten zur Identifikation des Unternehmens werden von der JOBBÖRSE an den Call-Manager der T-Com übermittelt. Das System generiert eine eindeutige Service-Rufnummer (für das Unternehmen kostenpflichtig 3,9 ct/min aus dem deutschen Festnetz, Mobilfunkpreise höchstens 42 ct/min), die längstens 48 Stunden gültig ist. Die Rufnummer wird dem Unternehmen Stand: 19.08.2013 - Version PRV 13.02 54