MMS - Update auf Version 4.4 1. Übersicht Folgende MMS Programmverbesserungen/-neuerungen wurden u. a. vorgenommen: - Die Eingabemaske für Meinungen wurde komplett überarbeitet (siehe Punkt 3). - Der E-Mail-Generator wurde implementiert. Damit können E-Mail-Vorlagen mit Meinungsdaten erstellt werden (siehe Punkt 4). - Beteiligte Personen (wie z.b. Beschwerdeführer, Anwalt, Angehörige, etc.) können für eine Meinung angegeben werden (siehe Punkt 5). - E-Mails aus MS Outlook können an eine Meinung oder einzelne Bearbeitungsdetails angehängt werden (siehe Punkt 6). - Folgende Vorgaben können zusätzlich angepasst werden: o Mitarbeiter-Personalgruppe und -Status o Patienten-Status und -Aufenthaltsart o Patienten-Empfehlung o Kontaktart - In die Felder Meinungsbeschreibung, Ergebnis und Beschreibung (bei den Bearbeitungsdetails) können nun 65535 Zeichen eingegeben werden. - Meinungsexport nach Excel erfolgt mit den Feldern Meinungsbeschreibung und Ergebnis. Allerdings fasst ein Feld in Excel nur 32501 Zeichen. - Der Ausdruck einer Meinung wurde überarbeitet. - Die Wiedervorlageliste zeigt alle Meinungen, bei denen der Meinungsstatus nicht erledigt enthält. - Der Ladedialog für Meinungen wurde überarbeitet. Beim Öffnen werden zunächst nur die letzten 50 eingegebenen Meinungen angezeigt. In einem Pulldownmenü kann diese Anzahl geändert werden. - Neues Feld Bearbeitung beendet wurde eingeführt. Ist dieses Feld ausgefüllt, wird die letzte Bearbeitung am bei der Reaktionszeitenauswertung und der Suche nicht beachtet, sondern der in diesem Feld eingetragene Datumswert. - Einige Eingabeformulare und Programmfunktionen wurden überarbeitet, optimiert und / oder geändert. 2. Geplante Änderungen Folgende Änderungen werden in Kürze noch vorgenommen: - Die Meinungssuche wird erweitert. Künftig kann auch nach Text in der Meinungsbeschreibung und im Ergebnis gesucht werden. - Die Administration der Meinungsthemen wird erweitert, so dass beliebig viele Unterpunkte in Form einer Baumstruktur erstellt werden können. - Die Anbindung an MS Outlook wird weiter ausgebaut. - Die MMS Hilfe und die Anleitung werden aktualisiert.
3. Neu gestaltete Eingabemaske für Meinungen Die Eingabemaske für Meinungen wurde in drei Bereiche aufgeteilt: Der linke Bereich enthält die Meinungs- und Patientendaten, im mittleren Bereich wird die Meinungsbeschreibung eingegeben. Auf der rechten Seite befinden sich die Meinungsbearbeitung und das Ergebnis. In die Felder Meinungsbeschreibung und Ergebnis können nun bis zu 65535 Zeichen eingegeben werden. Neu ist ebenfalls das Feld Bearbeitung beendet und die Befehlsschaltfläche beteiligte Personen.
4. Einführung des E-Mail-Generators Der E-Mail-Generator wurde implementiert, um den MMS-Nutzern die Möglichkeit zu geben, verschiedene E-Mail-Vorlagen zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. Anhand der Vorlage wird eine E-Mail mit frei definierbarem Text gemischt mit den gewünschten Meinungsdaten der gewählten Meinung aus der MMS-Datenbank befüllt und erstellt. Dabei kann frei gewählt werden, welche Meinungsfelder im Mail-Text sowie in der Betreffzeile verwendet werden. Eine Übersicht über die bereitgestellten Datenbankfelder finden Sie am Ende dieses Dokumentes. Die Vorlagen werden für alle Nutzer des MMS zur Verfügung gestellt, jedoch können nur selbst erstellte bearbeitet und gelöscht werden. Zum E-Mail-Generator gelangen Sie über das Menü Administration Persönliche Einstellung Meinungsbearbeitung oder über die Mitarbeiter bzw. Patienten Meinungsbearbeitung. Wird nun aus einer Mitarbeiter- oder Patienten-Meinung heraus eine E-Mail erstellt, erscheint folgendes Formular:
In der Liste im oberen Teil des Formulars sehen Sie alle bisher erstellten Vorlagen. Über die Menüleiste können Vorlagen aus der Liste umbenannt, kopiert und gelöscht werden. Wird eine Zeile angeklickt, wird die gewählte Vorlage im Bereich Inhalt der Mail angezeigt. Im Entwurfsmodus können Sie die Betreffzeile und den Mail-Text nach Ihren Wünschen gestallten. Mit Hilfe der Menüleiste können Sie eine neue, leere Vorlage erstellen, die Vorlage (auch unter einem anderen Namen) speichern, Änderungen rückgängig machen und zwischen dem Entwurfsmodus und der (mit Daten befüllten) Voransicht hin und her schalten. Aus dem Bereich Meinungsfelder einfügen können die zur Verfügung gestellten Felder per Drag & Drop (also ziehen und ablegen mit gedrückter rechter Maustaste) als Platzhalter für Daten in die Betreffzeile und den Mail-Text gezogen werden. Den dann hinzugefügten Text zwischen < und > sollten Sie nicht ändern, er wird später mit Meinungsdaten automatisch ersetzt. Ist die Gestaltung abgeschlossen, wird durch Klick auf E-Mail erstellen die Vorlage automatisch mit den gewählten Daten aus der Meinung befüllt und im E-Mail-Programm geöffnet.
Zur Verfügung stehende Datenbankfelder Mitarbeiter: Meinungsdaten Meinungs-ID Meinungs-Pool Meinungsdatum Meinungsart Meinungsthema Kontaktart Priorität Anonymität Meinung betrifft Krankenhaus Meinung betrifft Station Meinung betrifft Abteilung Eingangsbestätigung Meinungsbeschreibung Meinungsbearbeitung derzeitiger Status erste Bearbeitung am erste Bearbeitung durch letzte Bearbeitung am letzte Bearbeitung durch Wiedervorlage-Datum Bearbeitung beendet Ergebnis Mitarbeiterdaten Mitarbeiter-ID Name Vorname Titel Krankenhaus zugehörig Station zugehörig Patienten: Meinungsdaten Meinungs-ID Meinungs-Pool Meinungsdatum Meinungsart Meinungsthema Kontaktart Priorität Aufenthaltsart Aufenthaltsdauer Patientenstatus Meinung betrifft Krankenhaus Meinung betrifft Station Meinung betrifft Abteilung Eingangsbestätigung Empfehlung Meinungsbeschreibung Meinungsbearbeitung derzeitiger Status erste Bearbeitung am erste Bearbeitung durch letzte Bearbeitung am letzte Bearbeitung durch Wiedervorlage-Datum Bearbeitung beendet Ergebnis Patientendaten Patienten-ID Name Vorname Titel Krankenhaus zugehörig Station zugehörig
5. Beteiligte Personen Bei der Abwicklung einer Meinung kann es vorkommen, dass der Beschwerdeführer ein anderer als der Meinungsgeber ist. Die Abwicklung des Vorganges muss über verschiedene Personen erfolgen können. Diese werden über den Bereich beteiligte Personen verwaltet. Durch Klick auf den Befehl beteiligte Personen öffnet sich folgendes Formular: Es können Einträge erstellt, bearbeitet und gelöscht werden. An die ausgewählte Person kann entweder ein Brief oder eine E-Mail mit Meinungsdaten (entsprechend der gewählten Vorlage) erstellt werden. Details eines Eintrages aus der Liste: Wird eine zu einer Meinung gehörende beteiligte Person neu angelegt, welche schon bei anderen Meinungen verwendet wurde, so kann diese aus einer Liste mit allen bislang erstellten Datensätzen ausgewählt werden, ohne dass alle Details neu eingegeben werden müssen.
6. E-Mail-Anhänge aus MS Outlook In der MMS Version 4.4 können E-Mails aus MS Outlook an Meinungen oder Bearbeitungsdetails angehängt werden. Klicken Sie dafür im Formular Anhänge auf das Outlook-Symbol: Sie gelangen nun in folgendes Formular: Über die Befehlsschaltflächen können Sie auswählen, ob das MMS die in ihrem Outlook- Profil vorhandenen Mails aus dem Ordner Posteingang, Postausgang, Gesendete Objekte oder aus allen drei Ordnern auflistet. Zurzeit stehen nur die drei genannten Ordner zur Auswahl zur Verfügung, selbst erstellte Ordner in Outlook können noch nicht aufgelistet werden. Ein Doppelklick übernimmt den ausgewählten Eintrag in die Liste der Anhänge. Diese werden auch beim Meinungsausdruck mit angezeigt. Durch einen Rechtsklick auf einen Eintrag können Sie die Mail zum Betrachten in Outlook öffnen. Bitte beachten Sie, dass von Ihnen erstellte Mail-Anhänge auch nur von Ihnen gelesen werden können, da andere MMS-Nutzer u. U. keinen Zugriff auf Ihr Outlook-Profil haben. Je nach Outlook-Version und den Sicherheitseinstellungen können Sie beim Öffnen des Formulars folgende Meldung erhalten: Gewähren Sie Zugriff für 10 Minuten und bestätigen Sie mit JA.