Institut für Betriebsberatung des deutschen Maler- und Lackiererhandwerks Frankfurter Straße 14, 63500 Seligenstadt Telefon (06182) 2 52 08 * Fax 2 47 01 Maler-Lackierer-Institut@t-online.de www.malerinstitut.de Informationen zum Datenschutz im Maler- und Lackiererhandwerk
Hinweis: Dieses Werk soll Ihnen nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Herausgegeben vom Institut für Betriebsberatung des deutschen Maler- und Lackiererhandwerks Frankfurter Straße 14, 63500 Seligenstadt, Telefon (06182) 2 52 08, Fax 2 47 01 Email: Maler-Lackierer-Institut@t-online.de, www.malerinstitut.de In Zusammenarbeit mit Personalfachkauffrau und Unternehmensberaterin Sabine Jansen, SJK externes Personalmanagement e.k., Alte Schmelze 11, 65201 Wiesbaden Telefon (0611) 20 47 100, Fax 20 47 032 Email: jansen@sjk-management.com Für vertiefende Hinweise im Einzelfall stehen wir gerne zur Verfügung.
I. Der Maler und Lackierer als Datenschützer...1 A. Sind betriebliche Daten eine tickende Zeitbombe?...1 B. Warum ist Datenschutz so wichtig geworden?...2 C. Aufgabe des Datenschutzgesetzes...2 D. Was sind personenbezogene Daten?...2 E. Was ist automatisierte Verarbeitung?...3 F. Was bedeutet Erheben, Verarbeiten und Nutzen von Daten?...3 G. Was passiert, wenn Betriebe das BDSG nicht einhalten?...3 II. Pflichten des Betriebes...3 A. Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten...4 Selbsttest: Fallen Sie mit Ihrem Betrieb unter diese Regelung?...4 1. Wie ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen?...4 2. Welche persönlichen Anforderungen muss der DSB erfüllen?...4 3. Wer kann zum betrieblichen DSB bestellt werden?...5 4. Was tun, wenn kein eigener Mitarbeiter in Frage kommt?...5 5. Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?...5 6. Besonderheit zur Bestellung für kooperierende Unternehmen...5 7. Aufgaben des betrieblichen Datenschutzbeauftragten...6 8. Welche Rechte hat der betriebliche Datenschutzbeauftragte?...7 B. Sofortmaßnahmen im Betrieb...7 1. Erstellung des Verfahrensverzeichnisses...7 2. Einleitung von Maßnahmen zur Datensicherheit...8 C. Nützliche und wichtige Anforderungen an die betrieblichen Abläufe...8 1. Datenvermeidung und Datensparsamkeit...8 2. Wann darf ich Daten im Betrieb verarbeiten?...8 3. Meldepflicht, Datenschutzbeauftragter, Vorabkontrolle...8 4. Pseudonymisieren und Anonymisieren...8 5. Datenschutzaudit...8 6. Zulässige Datenverarbeitung für eigene Zwecke...9 III. Rechte des Betroffenen...10 A. Die Rechte der Betroffenen im Überblick...10 1. Benachrichtigung...10 2. Auskunft...11 3. Berichtigung...11 4. Löschung...11 5. Sperrung...12
IV. Mustervereinbarungen und Checklisten... 13 A. Datenschutzmerkblatt für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter... 13 B. Einführungsschreiben an neue Mitarbeiter... 14 C. Muster der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten... 15 D. Muster einer Verpflichtungserklärung... 16 E. Verpflichtungserklärung nach 5 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zur Wahrung des Datengeheimnisses... 18 F. Merkblatt zur Verpflichtungserklärung... 20 G. Merkblatt zur Meldung an den betrieblichen DSB... 21 H. Muster zur Vereinbarung der Auftrags-Datenverarbeitung... 23 I. Checkliste für den Betrieb zur Bestellung eines DSB... 25 J. Muster zur Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten... 27
INFORMATIONEN ZUM BETRIEBLICHEN DATENSCHUTZ für das Maler- und Lackiererhandwerk I. Der Maler und Lackierer als Datenschützer A. Sind betriebliche Daten eine tickende Zeitbombe? Vielleicht gehören Sie zu den Menschen, die sich über den Datenschutz und die Datensicherheit im Betrieb noch nie Gedanken gemacht haben Gedanken darüber, was mit den Daten, die Sie auf Ihrem Computer gespeichert haben, alles passieren kann und welche Verantwortung damit verbunden ist. Um die Frage in der Überschrift grundsätzlich und stellvertretend für alle Handwerksbetriebe zu beantworten: Ja betriebliche Daten sind eine tickende Zeitbombe, wenn wir ihnen kaum oder keine Beachtung schenken. Sie fragen sich warum? Dies ist aus zweierlei Hinsicht zu beantworten: Erstens besteht für Sie als Handwerksmeister die Verpflichtung sämtliche Daten Ihrer Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten so zu schützen, dass unbefugte Dritte keine Einsicht nehmen können. Was für Sie Verpflichtung ist, ist für die betroffenen Personen gesetzlich garantiertes Recht: das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Das bedeutet, dass jede Person entscheiden darf, was mit ihren persönlichen Daten geschieht. Dies ist verankert in unserem Grundrecht und speziell im Bundesdatenschutzgesetz. Achten wir in unseren Betrieben nicht auf die Einhaltung des Datenschutzes, drohen uns hohe Bußgelder und Schadensersatzansprüche. Auch aus betrieblicher Sicht sprechen viele gute Gründe dafür, dass auch Sie als Inhaber ein ganz erhebliches Interesse daran haben, dass kein Unbefugter sich Zugang zu Ihren persönlichen und betrieblichen Daten verschafft sei es über anstehende Aufträge, Umsatzzahlen und sonstige betriebswirtschaftliche Angaben. Institut für Betriebsberatung März 2005 1