Access 2016. Einführung

Access 2016 Einführung

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Version 2016 A Autor: Hans-Rudolf Wenger Art. Nr. 10420.16SG gebunden 1042016FG Farbdruck, gebunden Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright 2016 Wings Lernmedien, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Lernmedien urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Lernmedien nicht erlaubt. Layout: Room for Ideas, Zürich Umschlag: nicolas vontobel, werbung

Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort 1 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel 2 2 Grundlagen der Datenbank 3 2.1 Von der Kartei zum Datensatz 4 2.2 Was ist eine Datenbank/Definitionen 4 3 Mit Access arbeiten 5 3.1 Access starten und beenden 6 3.2 Das Access Fenster 7 3.3 Die Office-Oberfläche 9 Übung 3.4 A Access-Oberfläche 11 3.5 Access-Hilfe 11 Übung 3.6 A Access-Hilfe 12 3.7 Register Datei, Backstage-Ansicht 12 3.8 Neue Datenbank erstellen 13 Übung 3.9 A Neue Datenbank anlegen 14 3.10 Datenbank speichern 15 Übung 3.11 A Datenbank in anderem Datenbankdateityp speichern 16 3.12 Datenbank öffnen und schliessen 16 Übung 3.13 A Datenbank öffnen und schliessen 18 3.14 Objekte einer Datenbank 18 3.14.1 Objekte öffnen, schliessen, suchen, speichern, löschen, kopieren 19 3.14.2 Objekte exportieren und importieren 21 Übung 3.15 A Access-Objekte 23 Übung 3.15 B Datenbankobjekte importieren, umbenennen, 23 3.16 Datenbank Ansichten 24 3.17 Datensätze sortieren 24 Übung 3.18 A Datensätze sortieren 25 3.19 Drucken 26 Übung 3.20 A Datenbankobjekte drucken 28 3.21 Datenbank identifizieren 28 Übung 3.22 A Datenbank identifizieren 29 3.23 Access Optionen 29 Übung 3.24 A Access-Optionen anpassen 33 4 Objekte im Datenbankfenster 35 4.1 Navigationsbereich 36 4.2 Objekt Tabelle 36 4.3 Objekt Abfrage 38 4.4 Objekt Formulare 39 4.5 Objekt Bericht 41 4.6 Ungarische Notation 41 Copyright Wings Lernmedien

Übung 4.7 A Arbeiten mit einer Datenbank 42 5 Arbeiten mit Tabellen 43 5.1 Datensätze in Tabellen eingeben/löschen/ändern 44 5.2 Bewegen in Tabellen 46 5.3 Markieren 47 5.3.1 Mit der Maus markieren 47 5.3.2 Mit der Tastatur markieren 47 5.4 Tabellenlayout/Tabellengestaltung 47 Übung 5.5 A Daten in Tabellen eingeben und Tabellen anpassen 50 5.6 Daten suchen und ersetzen 51 Übung 5.7 A Suchen und ersetzen in Tabellen 52 5.8 Datensätze filtern 52 Übung 5.9 A Mit Filtern arbeiten 55 5.10 Neue Tabellen erstellen 56 5.11 Felder (Spalten) einfügen und umstellen 58 5.12 Felddatentypen 59 5.13 Feldeigenschaften 60 5.13.1 Feldgrösse beim Dateityp Zahl 60 5.13.2 Zahlenformate 61 5.13.3 Textformate 62 5.13.4 Datumsformate 62 5.13.5 Eingabeformat 63 5.13.6 Beschriftung 64 5.13.7 Standardwert 64 5.13.8 Gültigkeitsregel/Gültigkeitsmeldung 65 5.13.9 Eingabe erforderlich 66 Übung 5.14 A Tabelle erstellen 66 6 Datenbankdesign 69 6.1 Datenmodell ERD/ERM 70 6.2 Relationale Datenbank 71 6.3 Normalisierung 72 6.3.1 Erste Normalform 72 6.3.2 Zweite Normalform 73 6.3.3 Dritte Normalform 74 6.4 Namenskonventionen 75 6.5 Beziehungen zwischen Tabellen 76 6.5.1 Beziehungen zwischen Tabellen definieren 78 6.5.2 Beziehungen überarbeiten und löschen 80 6.5.3 Unterdatenblätter 81 Übung 6.6 A Beziehungen einrichten und verwalten 82 7 Indexierung 83 7.1 Sinn und Zweck von indexierten Feldern 84 7.2 Index erstellen 85 Übung 7.3 A Index einrichten und verwalten 86 Copyright Wings Lernmedien

8 Arbeiten mit Abfragen 87 8.1 Abfragen erstellen 88 Übung 8.3 A Abfrage erstellen 89 8.4 Filter respektive Kriterien in Abfragen setzen 90 8.4.1 Operatoren, Platzhalter und Kriterien 91 Übung 8.5 A Abfragekriterien 93 8.6 Abfragen über mehrere Tabellen 93 Übung 8.7 A Abfragen über mehrere Tabellen erstellen 94 8.8 Gruppierte Abfragen (Aggregierungsfunktionen) 96 Übung 8.9 A Gruppierte Abfragen 100 8.10 Parameterabfrage 101 Übung 8.11 A Parameter in Abfragen 102 8.12 Rechnen in Abfragen 103 8.12.1 Runden in Access 105 8.13 Verketten von Textfeldern 105 Übung 8.14 A Rechnen, Zellinhalte aufteilen und Texte verketten in Abfragen 106 8.15 Aktionsabfrage 107 Übung 8.16 A Aktionsabfragen und Duplikatsuche 111 9 Formulare 113 9.1 Mit Formularen arbeiten 114 Übung 9.2 A Suchen in Formularen 116 9.3 Formular mit dem Assistenten erstellen 117 Übung 9.4 A Formular mit dem Assistenten erstellen 118 9.5 Entwurfsmodus Formularfenster 119 9.5.1 Steuerelemente verschieben und gestalten 120 9.5.2 Die verschiedenen Steuerelemente 122 9.6 Formular- und Steuerelementeigenschaften 124 9.7 Formular mit Optionsgruppe 126 9.8 Formular mit Kombinationsfeld 128 9.9 Formular mit Objektfeld 130 Übung 9.10 A Komplexe Formulare erstellen 133 10 Berichte 137 10.1 Bericht erstellen 138 10.2 Bericht mit Assistent erstellen 139 10.3 Entwurfsansicht von Berichten 140 Übung 10.3 A Berichte mit dem Assistenten erstellen 144 10.4 Etiketten drucken 146 Übung 10.5 A Etiketten erstellen 148 Index 149 Copyright Wings Lernmedien

Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es fortlaufend durcharbeiten. Dank dem Index am Dokumentende dient es auch als Nachschlagewerk. Nach der Behandlung neuer Lernziele erscheint eine geeignete Übung. So können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse praktisch umsetzen. Fallweise finden Sie Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad zum gleichen Thema. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen. 1 Vorwort 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel 2 Copyright Wings Lernmedien 1

1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Darstellung von Tasten, Tastenkombinationen und Befehlen Spezielle Tasten <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Enter> Tabulator, Umschalten Steuerung, Eingabe, etc. <Windows> Windows Logo-Taste Tastenkombinationen <Ctrl>+C, <Alt>+<F9> Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich C gedrückt. Befehle, Kontextmenü- Befehle Start, Zwischenablage, Kopieren Befehlsfolge: A Register B Gruppe C Befehl Die zur Durchführung der Übungen benötigten Dateien können Sie von unserer Homepage herunterladen. Gehen Sie auf folgende Internetseite: www.wings.ch. Unterhalb des Detailbeschriebs des Lehrmittels stehen die dazugehörigen Übungsdateien als Download zur Verfügung. 2 Copyright Wings Lernmedien

Microsoft Access ist eine relationale Datenbank. Mit Access ist es möglich, grosse Datenstände (Adressen, Artikelbestände, Bestellungen, usw.) auf eine effiziente Art zu verwalten. Eine Kartei wird in Access also zu einer Datenbank. Professionelle Datenbanken werden bei grösseren Unternehmen von Datenbankspezialisten entworfen und erstellt. Die Dateneingabe, -pflege und -abfrage erfolgt meistens durch die Anwender. Bei Problemen können sich diese an sogenannte Datenbankadministratoren wenden, welche Zugänge zu geschützten Daten gewähren und die bei schwerwiegenden Fehlern oder Datenbankabstürzen die notwendigen Berechtigungen für eine schnelle Hilfe haben. Im Ernstfall sind sie die ersten Ansprechpartner für die Anwender. Eine Datenbank soll so aufgebaut sein, dass ein gewöhnlicher Datenbankbenutzer mit der Datenbank arbeiten kann. Der Datenbankbenutzer erledigt die Datenpflege und aktualisiert den Datenbestand. Er besorgt den Informationsabruf durch Abfragen und stellt die Informationen mit Listen, Formularen oder Berichten zur Verfügung. 2 Grundlagen der Datenbank 2.1 Von der Kartei zum Datensatz 4 2.2 Was ist eine Datenbank/Definitionen 4 Copyright Wings Lernmedien 3

2.1 Von der Kartei zum Datensatz Eine Kartei wird zur Datenbank Eine Kartei ist eine geordnete Sammlung von Daten auf kleinformatigen Karten. Jede der Karten steht für eine Informationseinheit (z. B. Adresse) und repräsentiert damit ein Objekt der Wirklichkeit. Früher wurden beispielsweise die Adressen von Kunden auf solchen Karteikarten erfasst und gepflegt. Eine Datenbank ist die elektronische Form eines Karteikastens. Es handelt sich um eine Sammlung von Daten, die aus der Sicht des Benutzers zusammengehören, z. B. eine Adressdatenbank oder eine Artikeldatenbank. 2.2 Was ist eine Datenbank/Definitionen Datenbank Aus der Verarbeitung und Interpretation von Daten entsteht Information. Ein Datenbankprogramm bietet ein System zur elektronischen Datenverwaltung, wie z. B. eine Patientendatenbank, Flugbuchungssysteme oder Verwaltungsdaten. Eine Datenbank enthält meistens mehrere Tabellen. Tabellen Aus einer gewissen Anzahl von Datensätzen wird eine Tabelle gebildet, die ähnlich wie eine Excel-Tabelle aussieht. Mehrere Tabellen, die zu einer Gesamtheit zusammengefasst und untereinander verknüpft werden, sind dann eine Datenbank. Das grundlegende Element einer Datenbank ist der Datensatz (er entspricht einer Karteikarte). In einem Datensatz wird beispielsweise eine Adresse oder ein Artikel erfasst, er enthält Informationen. Datenfeld Ein Datensatz enthält verschiedene Datenfelder (Zellen). Ein Datenfeld einer Adressdatenbank enthält z. B. den Nachnamen, ein anderes Datenfeld den Vornamen und wieder ein anderes die Ortschaft des entsprechenden Datensatzes. Datenfeldtypen Die Datenfelder wiederum weisen unterschiedliche Eigenschaften auf. Man spricht hier auch oft von Datenfeldtypen. Es gibt Datenfelder, in denen beispielsweise nur die Eingabe von Zahlen möglich ist, in anderen nur ein Datum oder nur bestimmte Textinhalte. 4 Copyright Wings Lernmedien

Wir wollen uns einen Überblick über die Datenbankobjekte, Tabelle, Abfrage, Formular und Bericht verschaffen und deren Abhängigkeit untereinander verstehen lernen. 4 Objekte im Datenbankfenster 4.1 Navigationsbereich 36 4.2 Objekt Tabelle 36 4.3 Objekt Abfrage 38 4.4 Objekt Formulare 39 4.5 Objekt Bericht 41 4.6 Ungarische Notation 41 Übung 4.7 A Arbeiten mit einer Datenbank 42 Copyright Wings Lernmedien 35

4.1 Navigationsbereich Öffnen Sie die Datei Verein.accdb. Diese wird im ganzen Kapitel als Beispiel verwendet. Im Navigationsbereich (Alle Access-Objekte) finden Sie die folgenden Objekte: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module (in dieser Datenbank befinden sich keine Makros und Module). Alle Objekte können mit einem Doppelklick oder nach der Auswahl mit <Enter> geöffnet werden. Mit einem Rechtsklick können die Objekte kopiert, umbenannt oder gelöscht werden. Mit der Taste <F11> lässt sich der Navigationsbereich ein- oder ausblenden. 4.2 Objekt Tabelle In den Tabellen werden sämtliche Daten gespeichert. Die Tabellen lassen sich mit Excel- Tabellen vergleichen. Für jeden Sachverhalt (Kundenadresse, Artikel, usw.) sollte eine eigene Tabelle angelegt werden. Eine Tabelle enthält Spalten und Zeilen. Eine Zeile entspricht einem Datensatz. Bei den Spalten wird in Access von Feldern gesprochen und die Überschriften (Spaltentitel) zeigen den Feldnamen an. Datenblattansicht Die Tabelle tbltelefon wird angezeigt. Ein Klick auf diese Schaltfläche markiert die ganze Tabelle. Ein Klick auf dieses Rechteck markiert den gewählten Datensatz. Ein Klick auf einen Spaltentitel markiert die gesamte Spalte. Hier ist ersichtlich, wie viele Datensätze die Tabelle umfasst. 36 Copyright Wings Lernmedien

Entwurfsansicht In der Entwurfsansicht einer Tabelle können Sie die Eigenschaften der einzelnen Felder festlegen und verschiedene Einstellungen vornehmen, welche die Dateneingabe sicherer und einfacher gestalten. A Unter Feldname finden Sie sämtliche Spaltenbezeichnungen. Wollen Sie weitere Spalten erstellen, so geben Sie diese hier ein. B Unter Felddatentyp wählen Sie, ob in einer Zelle nur Zahlen, ein Datum oder Texte eingegeben werden dürfen. C In den Feldeigenschaften können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen. Hier wurde die Feldgrösse Spalte TelNr auf 9 Zeichen begrenzt. Ansicht wechseln Es gibt mehrere Möglichkeiten von der Datenblattansicht in die Entwurfsansicht und wieder zurück zu wechseln: Im Register Start können Sie in der Gruppe Ansicht über das Symbol ganz links zwischen Entwurfs- und Datenblattansicht hin- und herwechseln. Als weitere Variante klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellennamen und wählen dann Entwurfsansicht. In der Statusleiste ganz rechts unten im Fenster kann über die abgebildeten Symbole ebenfalls hin- und hergewechselt werden. Copyright Wings Lernmedien 37

4.3 Objekt Abfrage Wir arbeiten in der Datei Verein.accdb weiter. Wechseln Sie zu den Abfragen. Mit einer Abfrage legen Sie auf eine Tabelle einen Filter. Das heisst beispielsweise: Wenn Sie eine Liste aller Passivmitglieder erstellen wollen, so setzen Sie den entsprechenden Filter in einer Abfrage. Filter definieren Sie in der Entwurfsansicht einer Abfrage. In der Datenblattansicht wird das Resultat in einer Tabelle dargestellt. Abfragen können gespeichert werden und sind jederzeit per Mausklick abrufbereit. Abfragen können wie Tabellen behandelt werden. Achtung: Wenn Sie in einer Abfrage einen Datensatz löschen, so ist dieser auch in der Tabelle gelöscht. In der Entwurfsansicht der Abfrage qrypassivmitglieder ist ersichtlich, dass in der Spalte Mitglied der Filter Passiv gesetzt wurde. Setzen Sie anstelle von Passiv das Wort Aktiv, so erhalten Sie eine Liste sämtlicher Aktivmitglieder. 38 Copyright Wings Lernmedien

Abfrage öffnen Eine Abfrage öffnen Sie mit einem Doppelklick auf den Namen im Navigationsbereich. Ansicht wechseln Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Ansicht auf Entwurfsansicht oder Datenblattansicht. Als Variante klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen dann Entwurfsansicht oder Datenblattansicht. 4.4 Objekt Formulare Formulare sind die eigentlichen Eingabemasken. Sie dienen dazu, bestehende Daten zu mutieren oder neue Daten zu erfassen. Selbstverständlich können Daten auch direkt in den Tabellen mutiert werden. Dies ist aber nicht immer sehr komfortabel. Bei grossen Tabellen ist es oft fast unmöglich, Daten auf eine vernünftige Art und Weise einzugeben. Mit Formularen ist das anders. Formulare (Eingabemasken) können Sie nach Belieben gestalten. Sie können Daten aus mehreren Tabellen, die miteinander in Beziehung stehen, in einem Formular einbinden, so dass die Dateneingabe übersichtlich erfolgen kann. So wird die Datenverwaltung zum Vergnügen. Hier ist ersichtlich, wie viele Datensätze vorhanden sind. Sie können zu einem Datensatz springen oder mit den Pfeilen blättern. Copyright Wings Lernmedien 39

Navigieren im Formular Nächster Datensatz: <Pagedown> oder Klick auf das Symbol in der Navigationsschaltfläche Vorheriger Datensatz: <Pageup> oder Klick auf das Symbol in der Navigationsschaltfläche Letzter Datensatz: <Ctrl>+<End> oder Klick auf das Symbol Erster Datensatz: <Ctrl>+<Home> oder Klick auf das Symbol in der Navigationsschaltfläche in der Navigationsschaltfläche Bestimmter Datensatz: Ins Feld Datensatz klicken, dann die entsprechende Zahl eingeben und <Enter> drücken Neuer Datensatz: Klicken Sie auf das Symbol Adresse ausfüllen können. und es erscheint eine leere Maske, die Sie mit der neuen Datensatz löschen: Zeigen Sie die Adresse an und wählen Sie über das Register Start in der Gruppe Datensätze den Eintrag Datensatz löschen über den kleinen Pfeil neben dem Symbol Löschen. Wenn der Datensatzmarkierer angezeigt wird, so kann mit einem Klick auf diesen der Datensatz markiert werden. Mit <Delete> wird dann die Adresse gelöscht. Datensatzmarkierer 40 Copyright Wings Lernmedien

4.5 Objekt Bericht Daten müssen auch gedruckt werden. Das Drucken von Daten wird in Berichten vorbereitet. Berichte können Adresslisten, Etiketten, Telefonlisten, Rechnungen, usw. sein. Berichte werden wie Formulare abgespeichert und können mit einem Doppelklick geöffnet werden. Berichte sind direkt mit den Daten über Abfragen oder unmittelbar mit den Tabellen verbunden und geben immer die aktuellen Informationen aus der Datenbank aus. 4.6 Ungarische Notation Sinn und Zweck der Ungarischen Notation besteht darin, dass innerhalb einer Datenbank die unterschiedlichen Objekte leichter als Tabelle, Formular, Abfrage oder Bericht identifiziert werden können. Die entsprechenden Typkürzel, die an den Anfang des Objektnamens gesetzt werden, lauten: tbladresse qryadresse rptadresse frmadresse tables (Tabelle) query (Abfrage) report (Bericht) form (Formular) Copyright Wings Lernmedien 41

Übung 4.7 A Arbeiten mit einer Datenbank Lernziel Sie lernen sich in einer Datenbank zu bewegen und Daten zu erforschen. Schwierigkeitsgrad mittel/anspruchsvoll Dauer 15 Minuten Öffnen Sie die Datenbank Adressverwaltungs-Programm.accdb. Suchen Sie über die Schaltfläche Kunden-Formular den letzten Datensatz. Öffnen Sie das Formular tblmitarbeiter. In welchem Ort wohnt der Mitarbeiter Maurer? Verwenden Sie die Tabelle tblkunden im Navigationsbereich, um die nächsten Fragen zu beantworten. Welcher Kunde wohnt in der Nähe von Urdorf? Gibt es eine Möglichkeit, die Kunden nach Region anzuzeigen? Verwenden Sie die Abfrage qrykundenausbern im Navigationsbereich, um die nächste Frage zu beantworten. Wie viele Kunden wohnen in der Stadt Bern? Wie lautet das Filterkriterium? 42 Copyright Wings Lernmedien