Excel Leicht gemacht

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1 Excel 2016 Leicht gemacht

2 Excel 2016 Leicht gemacht Andrea Staffelbach Sandra Roos Leseprobe Wings Lernmedien Chaltenbodenstrasse 4a CH 8834 Schindellegi Ihr Partner für erfolgreiches Lernen.

3 Version 2017 A Autoren: Andrea Staffelbach, Sandra Roos Art. Nr SG gebunden FG Farbdruck, gebunden Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright 2017 Wings Lernmedien, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Lernmedien urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Lernmedien nicht erlaubt. Layout: Room for Ideas, Zürich Umschlag: nicolas vontobel, werbung

4 Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort Erläuterungen zum Lehrmittel 2 2 Grundlagen der Tabellenkalkulation Elektronisches Rechenblatt Tabellenelemente Kontextmenü Excel starten und beenden Eine Excel-Datei im Dateiexplorer erstellen Arbeitsmappen Aufbau der Arbeitsmappen Blattregister 7 Übung 2.5 A Excel-Fenster Das Excel-Fenster Funktionsleisten Eigenschaften der Excel-Oberfläche Backstage-Ansicht Neue Arbeitsmappe erstellen Speichern Arbeitsmappe öffnen und schliessen Excel-Hilfe 20 Übung 2.8 A Excel-Fenster 21 Übung 2.8 B Excel-Grundlagen 23 Übung 2.8 C Arbeitsmappe Repetitionsfragen 23 3 Start Tastatur und Maus Tastatur-Layout Mehrfachbelegung von Tasten Maus-Manipulationen 27 Übung 3.2 A Tastatur und Maus bedienen Daten eingeben und ändern Rückgängig machen, Wiederherstellen In der Tabelle bewegen Navigieren mit Tasten Zellen markieren 31 Übung 3.6 A Daten eingeben Kopieren und verschieben Ausschneiden, Kopieren und Einfüge-Optionen 33 Übung 3.8 A Kopieren/Verschieben Zellen formatieren Zeichen formatieren Ausrichtung Zahlen formatieren Formate übertragen und Formate löschen 43 Copyright Wings Lernmedien

5 Formatvorlagen 43 Übung 3.11 A Zellen und Zahlen formatieren 44 Übung 3.11 B Formatvorlagen Zellen, Zeilen und Spalten Repetitionsfragen 48 4 Formeln und Funktionen Rechnen mit Excel Rechnen mit Konstanten Rechnen mit Bezügen AutoSumme Formeln einfügen Zellbezüge in Formeln erfassen Ausfüllen 53 Übung 4.3 A Formeln und Reihen 54 Übung 4.3 B Formeln und Reihen Bezüge Relative Bezüge Absolute Bezüge 56 Übung 4.5 A Bezüge Einfache Funktionen verwenden Funktion einfügen Häufig verwendete Funktionen Argumente in Auswertfunktionen 60 Übung 4.7 A Funktionen 61 Übung 4.7 B Arbeitsmappen Rechnen mit Datum und Zeit Mit Datum rechnen Datums- und Zeitwerte 64 Übung 4.9 A Datum und Zeit Anzeigeprobleme und Fehler Anzeigeprobleme Proportionen Rechnen im Büroalltag Anteil und Prozent 67 Übung 4.12 A Prozent Repetitionsaufgaben 68 5 Datentabellen Aufbau einer Datentabelle Datentabelle definieren Sortieren und Filtern 71 Übung 5.4 A Rangliste sortieren und filtern 73 Übung 5.4 B Adressliste sortieren 74 Übung 5.4 C Liste auswerten 74 Copyright Wings Lernmedien

6 6 Seitenlayout und Drucken Seite einrichten Gitternetzlinien und Überschriften Kopf- und Fusszeile An Format anpassen 80 Übung 6.2 A Seite einrichten Drucken 81 7 Ansicht Arbeitsmappenansicht Fenster fixieren 87 Übung 7.3 A Ansichten 88 8 Diagramme Ein Diagramm erstellen Diagrammelemente Diagrammelemente einfügen und entfernen Umgang mit Diagrammen Diagramm formatieren Beschriftungen Füllungen, Linien, Achsen Säulen- und Balkendiagramme Kreisdiagramm 96 Übung 8.6 A Verschiedene Diagramme 98 9 Aufgaben Aufgaben Tabellen, Zellen und Zahlen formatieren Aufgaben Formeln und Funktionen Aufgaben Tabellen filtern und sortieren Aufgaben Diagramme 103 Index 105 Copyright Wings Lernmedien

7 Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es fortlaufend durcharbeiten. Dank dem Index am Dokumentende dient es auch als Nachschlagewerk. Fortgeschrittene Anwender können bestimmte Übungen durcharbeiten und bei Problemen fehlende Lernziele nachschlagen. Nach der Behandlung neuer Lernziele folgt jeweils eine geeignete Übung. So können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse praktisch umsetzen. Fallweise finden Sie Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad zum gleichen Thema. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen. Am Ende des Lehrmittels finden Sie zu den einzelnen Kapiteln komplexere Aufgaben. Je nach Einstellungen und Stand der automatischen Windows- und Office-Updates kann das Aussehen und die Bezeichnung der Fenster, der Symbole und auch der Schaltflächen gegebenenfalls von den Abbildungen und Beschreibungen in dieser Unterlage abweichen. 1 Vorwort 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel 2 Copyright Wings Lernmedien 1

8 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Darstellung von Tasten, Tastenkombinationen und Befehlen Spezielle Tasten <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Enter> Tabulator, Umschalten Steuerung, Eingabe etc. Tastenkombinationen <Ctrl>+C, <Alt>+<F9> Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich c gedrückt. Befehle, Kontextmenü- Befehle Start, Schriftart, Schriftfarbe Befehlsfolge: A Register B Gruppe C Befehl Übungsdateien Die zur Durchführung der Übungen benötigten Dateien können Sie von unserer Homepage herunterladen. 1 Gehen Sie auf folgende Internetseite: 2 Unterhalb des Detailbeschriebs des Lehrmittels stehen die dazugehörigen Übungsdateien als Download zur Verfügung. 2 Copyright Wings Lernmedien

9 Excel ist ein Kalkulationsprogramm. Der Umgang mit Excel setzt gute mathematische Grundlagen und Grundkenntnisse der Algebra voraus. Der Umfang an Funktionen, die zur Verfügung stehen, ist enorm. Standardanwender verwenden davon nur eine kleine Anzahl von etwa 10 bis 15 Funktionen. Beim Rechnen unterscheiden Sie zwischen Formeln und Funktionen, die Excel zur Verfügung stellt. 4 Formeln und Funktionen 4.1 Rechnen mit Excel Rechnen mit Konstanten Rechnen mit Bezügen AutoSumme Formeln einfügen Zellbezüge in Formeln erfassen Ausfüllen 53 Übung 4.3 A Formeln und Reihen 54 Übung 4.3 B Formeln und Reihen Bezüge Relative Bezüge Absolute Bezüge 56 Übung 4.5 A Bezüge Einfache Funktionen verwenden Funktion einfügen Häufig verwendete Funktionen Argumente in Auswertfunktionen 60 Übung 4.7 A Funktionen 61 Übung 4.7 B Arbeitsmappen Rechnen mit Datum und Zeit Mit Datum rechnen Datums- und Zeitwerte 64 Übung 4.9 A Datum und Zeit Anzeigeprobleme und Fehler Anzeigeprobleme Proportionen Rechnen im Büroalltag Anteil und Prozent 67 Übung 4.12 A Prozent Repetitionsaufgaben 68 Copyright Wings Lernmedien 49

10 4.1 Rechnen mit Excel Sie rechnen mit Bezügen und Konstanten. Für die Formeln verwenden Sie die Operationszeichen Rechnen mit Konstanten Konstanten sind feste Werte oder Beträge, die sich nicht ändern. Taschenrechner Excel Eingabe = =15/1.2 Resultat Rechnen mit Bezügen Ziel jeder Berechnung ist es, flexibel zu sein. Falls in Zukunft eine Änderung der Werte möglich sein soll, sollen diese automatisch angepasst werden, ohne dass die Formel geändert werden muss. Bezüge Bezüge sind Zellenadressen, die mit den Variablen der Algebra vergleichbar sind. Dabei symbolisieren die Buchstaben die Spalten und die Zahlen die Zeilen. Bereichsbezüge Bereichsbezüge betreffen mehrere Zeilen und Spalten. Hier wurde für die Berechnung des Zwischentotals in B5 die Summe der Zahlen von B2 bis B4 (B2:B4) berechnet. 50 Copyright Wings Lernmedien

11 Einzelne Zellen Mehrere einzelne Zellen werden mit Semikolon abgetrennt. Dies kommt z. B. bei der Berechnung des Totals aus verschiedenen Teilsummen vor. Operatoren Für Berechnungen brauchen Sie zudem verschiedene Zeichen. Operator Zeichen Operation Beispiel Resultat + Plus Addition = Minus Subtraktion =6 2 4 * Mal Multiplikation =2.5*4 10 / Geteilt Division =12/ AutoSumme Praktisch in jeder Tabelle wird irgendwo addiert, also mehrere Zahlen zusammengezählt. Der Einsatz der AutoSumme ist effizienter, als mehrere Zahlen mit Plus zusammenzuzählen. AutoSumme verwenden 1 Markieren Sie einen zusammenhängenden Bereich und klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf das Symbol AutoSumme. 2 Unter dem markierten Bereich wird die Funktion SUMME eingetragen und die markierten Zahlen werden addiert. Mehr über Funktionen erfahren Sie im Kapitel «Funktionen verwenden». Copyright Wings Lernmedien 51

12 4.2 Formeln einfügen Formeln dienen zur Berechnung und zum Auswerten von Zellen- oder Bereichsinhalten. Sie bestehen aus Bezügen und Operatoren, können aber auch Funktionen enthalten. Eine Formel beginnt immer mit = (Gleich). Die notwendigen Bezüge sollten Sie mit Mausklick auswählen und nicht eingeben Zellbezüge in Formeln erfassen Formel eingeben A1 und B1 sollen in C1 addiert werden. Gehen Sie folgendermassen vor: 1 Klicken Sie auf C1, denn dort soll die Formel eingegeben werden. 2 Geben Sie das Gleichzeichen ein. 3 Klicken Sie auf A1. 4 Geben Sie ein Plus ein ohne vorher erneut in die Zelle C1 zu klicken. 5 Klicken Sie auf B1 und schliessen Sie mit <Enter> ab. Bereichsbezüge bestimmen Bei verschiedenen Funktionen wie SUMME, ANZAHL oder MITTELWERT müssen Sie einen Bereichsbezug bestimmen. Bereichsbezug bedeutet: Zellen von bis, z. B. A1:A4 1 Klicken Sie zuerst in die Zelle, die das Ergebnis anzeigen soll und anschliessend z. B. auf das Symbol AutoSumme. 2 Ziehen Sie den Mauszeiger über den Bereich, dessen Summe errechnet werden soll. Im Ergebnisfeld wird der Bezug angezeigt (hier A1:A4). 3 Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <Enter>. Die Summe wird berechnet und das Resultat wird angezeigt. 52 Copyright Wings Lernmedien

13 4.2.2 Ausfüllen Das automatische Ausfüllen wird häufig verwendet. Der Charakter einer Formel oder einer Reihe wird über einen ganzen Bereich kopiert. Tabellenbereiche werden auf diese Weise effizient ausgefüllt. Am einfachsten geht dies mit Ziehen der Maus oder mit Doppelklick auf das Eckfeld. Mit Formel ausfüllen Ziehen Sie mit der Maus am Ausfüllkästchen einer Zelle. Die Formel wird in den Bereich kopiert. Beispiel: Nach unten oder nach rechts ausfüllen. 1 Zum Anwenden geben Sie den ersten Wert ein, z. B. Montag oder Januar. 2 Ziehen Sie am Eckfeld über den Ausfüllbereich. Auto-Ausfülloptionen 1 Ziehen Sie am Ausfüllkästchen einer Zelle mit Inhalt über einen Bereich. Das Kästchen Auto-Ausfülloptionen erscheint. 2 Klicken Sie darauf und wählen Sie die Ausfüllfunktion. Zahlenreihe ausfüllen 1 Geben Sie die ersten zwei Werte einer Reihe ein und markieren Sie beide Zellen. 2 Ziehen Sie am Eckfeld über den auszufüllenden Bereich. Die Zahlenreihe wird gemäss der Markierung fortgesetzt. Copyright Wings Lernmedien 53

14 Übung 4.3 A Formeln und Reihen Lernziel Sie üben die Eingabe von Zahlen und Formeln. Sie wenden das Formelausfüllen an. Sie erkennen die Arbeitsweise mathematischer Grundoperationen. a) Öffnen Sie die Arbeitsmappe Ausfuellen.xlsx. Sie befinden sich im Tabellenblatt Editieren. b) Geben Sie im Bereich B5:B7 Formeln ein, wie in A5:A7 beschrieben. Sind die Resultate plausibel? Schwierigkeitsgrad mittel Dauer 15 Minuten c) Wechseln Sie zum Tabellenblatt Abrechnung. d) Geben Sie die Anzahl verkaufter Artikel gemäss Abbildung weiter unten ein. e) Berechnen Sie in D2 den Betrag so: Anzahl*Preis=Betrag und füllen Sie die Formel nach unten aus. f) Summieren Sie in D8 (Total) die Spalte D mit AutoSumme. g) Formatieren Sie die Tabelle gemäss Muster. h) Ändern Sie die folgenden Angaben: Anzahl Wein 22 Preis Cola 3.70 i) Wie gross ist der neue Totalbetrag? ( ) j) Speichern Sie die Arbeitsmappe. Übung 4.3 B Formeln und Reihen Lernziel Sie repetieren einige Begriffe zum Kopieren/Verschieben und füllen Bereiche mit Datenreihen aus. Schwierigkeitsgrad mittel Dauer 10 Minuten a) Öffnen Sie die Arbeitsmappe Ausfuellen.xlsx. b) Aktivieren Sie das Tabellenblatt Reihe. c) Arbeiten Sie die 5 folgenden Aufgaben gemäss Beschrieb im Tabellenblatt durch: 1 Markieren 2 Verschieben 3 Kopieren 4 Formel ausfüllen 5 Datenreihe ausfüllen 54 Copyright Wings Lernmedien

15 8.1 Ein Diagramm erstellen Ein Diagramm soll sich selbst erklären. Wählen Sie deshalb einen geeigneten Diagrammtyp passend zu Ihren Daten. Excel bietet Ihnen verschiedene Optionen unter Empfohlene Diagramme. Diagramm erstellen Ein Diagramm ist mit den Feldern einer Kalkulationstabelle verknüpft. Wenn die Tabellenwerte sich ändern, passt sich das Diagramm automatisch an. 1 Markieren Sie die Datenreihen, die Sie darstellen möchten. 2 Wählen Sie den Diagrammtyp unter Einfügen, Diagramme, z. B. 2D- Säule, Gruppierte Säulen. Sie erhalten ein Diagramm, das Sie in weiteren Schritten bearbeiten können. Dazu verwenden Sie die Diagrammtools. Horizontale Achse = X-Achse = Kategorien Vertikale Achse = Y-Achse = Datenreihen/Werte Diagramm gestalten 1 Klicken Sie in ein Diagramm. Die Diagrammtools werden angezeigt. Mit dem Diagrammtool Entwurf verändern Sie: Diagrammtyp, Formatvorlage, Datenauswahl, Diagrammelemente etc. Format dient vor allem zur Formatierung der Diagrammelemente. 2 Wählen Sie z. B. bei den Diagrammformatvorlagen, Formatvorlage 4. 3 Wechseln Sie das Layout über den Button Schnelllayout, Layout 5 und entfernen Sie die vertikale Achse, indem Sie diese markieren und <Delete> drücken. Beobachten Sie die Veränderung. 90 Copyright Wings Lernmedien

16 4 Über Farben ändern wechseln Sie zudem die Farbpalette. 8.2 Diagrammelemente Je nachdem wie Ihre Tabelle aufgebaut ist und je nach Diagrammtyp haben sie unterschiedliche Diagrammelemente. Diagrammtitel Diagrammbereich Achsen Legende Diagrammfläche Datenreihe, Säule A Datenreihen werden im Diagramm dargestellt. Die Werte sind in der Vertikalachse ablesbar. B Kategorien oder Rubriken sind Gruppen. Hier sind die Kategorien die Produkte (Mainboard, HHD, SSD, RAM). Bei den Datenreihen und den Kategorien werden die zuvor gewählten Daten dargestellt. Erscheint Ihr Diagramm nicht korrekt, wurden vermutlich nicht die richtigen Daten markiert. Nicht immer befinden sich diese Daten nebeneinander, z. B. wenn nur ein Teil der Tabelle in einem Diagramm dargestellt wird. In diesem Fall markieren Sie zuerst den ersten Datenbereich, klicken anschliessend die <Ctrl>-Taste, halten diese gedrückt und markieren danach den nächsten Bereich. C Die Legende identifiziert die Datenreihen, damit Sie verstehen, was gemeint ist. D Der Titel des Diagramms trägt viel zu dessen Verständnis bei und kann auch mehrzeilig sein. Copyright Wings Lernmedien 91

17 8.2.1 Diagrammelemente einfügen und entfernen Datenreihe löschen Sie möchten eine Datenreihe entfernen. Klicken Sie auf die Datenreihe und drücken Sie <Delete>. Die Datenreihe wird entfernt. Schnellentwurf Beim Markieren eines Diagramms erscheinen drei Schaltflächen, die einen Schnellentwurf erlauben. Die Optionen sind identisch mit jenen des Toolregisters Entwurf. Diagrammelemente: Aktivieren oder Ausblenden der Elemente Diagrammformatvorlagen: Auswählen, Farben ändern Diagrammfilter: Anzeigen oder Ausblenden der Datenreihen Legende einfügen Die Legende identifiziert die Datenreihen. Die Bezeichnungen werden aus der ersten Zeile oder Spalte der Datentabelle entnommen. Wählen Sie eine geeignete Position Umgang mit Diagrammen Diagrammgrösse Ziehen Sie ein eingebettetes Diagramm an einem Eck-Anfasser in die gewünschte Form und Grösse. 92 Copyright Wings Lernmedien