Informationen verwalten Lernziele Notwendigkeit der Informationsspeicherung erkennen Die gesetzlichen Vorschriften für die Datenspeicherung kennen Speichermedien zur Informationsaufbewahrung kennen und gezielt einsetzen Ordnung als grundlegende Voraussetzung für den sinnvollen Einsatz eines Speichermediums erkennen Leistungsmerkmale eines Dokumentenmanagementsystems kennen und den Einsatz unter ökonomischen und ökologischen Aspekten entscheiden Bestimmungen des Datenschutzes und der Datensicherheit beachten Fallbeispiel Katrin Seiters legt frustriert den Telefonhörer auf. Sie wurde von Frau Wagner, Einkaufsleiterin eines großen Automobilherstellers, ziemlich verärgert angerufen. Denn Frau Wagner hat bis heute keine Antwort auf ihre Anfrage, die sie vor drei Wochen abgeschickt hat, erhalten. Da sie nicht mehr länger warten konnte, erteilte sie einem anderen Zulieferer den Auftrag. Frau Seiters ist über sich selbst verärgert. Hoffentlich hat sie jetzt den guten Kunden nicht verloren. Die Anfrage steckte unbearbeitet in einem der vielen Unterlagenstapel auf ihrem Schreibtisch. Sie hatte sie beiseitegelegt, um sich später damit zu beschäftigen, und sie in der Alltagshektik dann einfach vergessen..1 Registratur Die Registratur (Schriftgutablage) dient der geordneten Aufbewahrung der täglich anfallenden Schriftstücke, die für inner- und außerbetriebliche Vorgänge benötigt werden. Eine schlecht organisierte Ablage bedeutet, dass sich Aktenberge irgendwo stapeln und niemand weiß, wo was liegt..1.1 Arbeitsplatzorganisation Eine gute Ablageorganisation beginnt bereits am Schreibtisch. Das scheinbar geordnete Chaos führt in der Regel zur Unübersichtlichkeit. 196
Registratur Deshalb sollten Sie einige Tipps beachten: Vermeiden Sie eine Ansammlung von losen Blättern zu verschiedenen Vorgängen auf Ihrem Schreibtisch. Verwenden Sie für jeden Vorgang eine Sichthülle. Verwenden Sie eine Wiedervorlagemappe für Dokumente/Vorgänge, die Sie nicht sofort bearbeiten können oder müssen. Dokumente zu Vorgängen werden sofort dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Legen Sie dazu einen Vermerk in die Wiedervorlagemappe (siehe auch.1.). Stapelkörbe und Stehsammler sollten in Blick- und Greifnähe aufgestellt werden. Haben Sie Mut zur leeren Schreibtischplatte und gestalten Sie Ihren Schreibtisch zum funktionalen Arbeitsplatz. Nehmen Sie sich täglich Minuten Zeit für Ihre persönliche Arbeitsplatzorganisation. Wiedervorlagemappe Vorordner Schriftenordner.1.2 Aktenplan Es kommt immer wieder vor, dass in einem Unternehmen Schriftstücke unter verschiedenen Begriffen abgelegt und dann nicht wiedergefunden werden. Abhilfe schafft hier ein Aktenplan. Er gibt Auskunft darüber, wie die Akten benannt sind und wo sie sich befinden. Am Anfang muss eine Schriftgutanalyse erstellt werden, außerdem sind einheitliche Begriffe und eine sinnvolle Strukturierung zu wählen. Ein Aktenplan empfiehlt sich vor allem dann, wenn umfangreiche und sachbezogene Unterlagen übersichtlich aufzubewahren sind. Wegen der Systematik kann beim Aktenplan die dekadische Ordnung angewandt werden. Der Aktenplan und eine alphabetische Auflistung aller Ordnungsbegriffe (Beispiel siehe unten) müssen zur schnellen Information griffbereit am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Damit ist ein gezielter und schneller Zugriff zu dem Schriftgutbehälter (Ordner, Mappe usw.) möglich, in dem sich die gesuchte Unterlage befindet oder ein Schriftstück abzulegen ist. www.methode.de/am/sg www.knowhowkompakt.com www.verwaltung. uni-mainz.de www.dec.de/ branchen Allerdings sollte ein Aktenplan flexibel sein, um neu erscheinende Begriffe nachträglich aufnehmen zu können. Deshalb sollten möglichst viele Gruppen von Untergruppen freie Stellen enthalten. Auch darf er nicht zu detailliert gegliedert sein, damit er überschaubar und für die Mitarbeiter verständlich bleibt. Einen Universalaktenplan, der überall einsetzbar wäre, gibt es nicht. Aktenpläne sind unternehmenstypisch, d. h., sie müssen für jede Verwaltung neu erarbeitet werden. 197
Aktenpläne haben einen logischen Aufbau, der das Zuordnen und Wiederfinden erleichtert, sind flexibel, d. h., neue Begriffe können jederzeit eingegliedert werden, sparen Zeit und damit Geld, da ein schneller Zugriff garantiert ist. Beispiel 3 Personalwesen 30 Arbeitsrecht, Tarife 3212 Bücherei 300 Allgemeine gesetzliche Bestimmungen 3213 Werksport 301 Tarifverhandlungen/Verträge 322 Betriebliche Veranstaltungen, 3010 Angestellte Ausflug 3011 Arbeiter 323 Finanzielle Zuwendungen 302 Betriebsordnung 3230 Weihnachtsgratifikation 303 Arbeitszeit, Überstunden, Feiertage 3231 Urlaubsgratifikation 304 Urlaub, Kurzarbeit 3232 Beihilfen 31 Gesetzliche Aufwendungen 3233 Prämien, Erfinder-Vergütungen 310 Krankenversicherung 3234 Darlehen, Vorschüsse 3100 AOK 3235 Fahrgeld 3101 Ersatzkassen 3236 Geschenke zu Geburtstagen, 3102 Betriebskrankenkasse Hochzeiten, Geburten, Jubiläen 311 Rentenversicherung 324 Wohnungsbeschaffung 3110 Angestellten-Versicherung BfA 325 Altersversorgung 3111 Invaliden-Versicherung LVA 33 Personal-Einstellung 312 Arbeitslosen-Versicherung 330 Stellenausschreibungen, Inserate 314 Schwerbeschädigtenabgabe 331 Arbeitsamt 32 Freiwillige soziale Leistungen 332 Abgelehnte Bewerbungen 320 Gesundheitswesen 333 Ausländische Arbeitnehmer 3200 Allgemeines (Meldungen usw.) 3201 Werksarzt, Werksschwester 34 Personal-Akten 3202 Medizinisch-technische Einrichtung 340 Angestellte für jeden 3203 Krankenbetreuung 341 Arbeiter Betriebsangehörigen 3204 Erholungsverschickung 342 Pensionäre eine Akte 321 Betriebliche Einrichtung 35 Lohn-, Gehalts-Abrechnung, Steuern 3210 Kantine 350 Lohn- und Gehaltsübersicht 3211 Werkküche 351 Lohnsteuer (Einkommensteuererklärung) Auszug aus einem Aktenplan geordnet nach dem dekadischen Ordnungssystem.1.3 Notwendigkeit der Schriftgutablage Gesetzliche Gründe Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB 257) und dem Steuerrecht (AO 147) sind nur Unterlagen aufbewahrungspflichtig, die in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Handelsgeschäft stehen. Aufbewahrt werden müssen: sechs Jahre lang Handelsbriefe (z. B. Geschäftsbriefe, Frachtbriefe, Transportunterlagen, Mahnbescheide, Urlaubslisten). Jahre lang Bilanzen, Handelsbücher (Warenein- und -ausgangsbücher, Lagerbücher), Jahresabschlüsse und Buchungsbelege (Bankauszüge, Rechnungen, Bewirtungsunterlagen, Darlehensunterlagen). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Schriftgut entstanden ist. 19
Registratur Ein Geschäftsbrief, der am 12. Juli 2005 ausgestellt wurde, muss vom 1. Januar 2006 an sechs Jahre aufbewahrt werden. Beispiel Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (31. Dezember 2011) kann das Schriftgut vernichtet werden. Betriebliche Gründe Schriftgut, das keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt, kann als Arbeits- oder Beweismittel eine begrenzte Zeit aufbewahrt werden. Arbeitsmittel zur Erledigung laufender Geschäftsvorfälle um ähnliche Vorgänge gleich entscheiden zu können um frühere Fehler zu vermeiden als Gedächtnisstütze für schnelle Auskunfterteilung um Briefe nicht neu entwerfen zu müssen Beweismittel gegenüber Geschäftspartnern bei gerichtlichen Auseinandersetzungen gegenüber dem Finanzamt.1.4 Wertstufen Untersuchungen in vielen Betrieben belegen immer wieder, dass Schriftgut zu lange aufbewahrt wird. Der Umfang der täglich eingehenden Post bzw. vieler innerbetrieblicher Aufzeichnungen, die nur von kurzfristigem Informationswert sind, nimmt ständig zu. Außerdem haben die Untersuchungen ergeben, dass nur etwa 50 % aller im Betrieb anfallenden Unterlagen täglich oder mehrmals wöchentlich benötigt werden. 20 bis 30 % aller Unterlagen werden so gut wie nie benützt, müssen aber aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelegt werden. 10 bis 15 % des Schriftguts werden aus nicht erkennbaren Gründen aufbewahrt und verursachen dadurch unnötige Kosten. Aus diesen Gründen ist das täglich anfallende Schriftgut nach folgenden Wertigkeitsstufen zu überprüfen: Arbeitsblatt 1 Definitionen Wertigkeitsstufen Aufbewahrungsmöglichkeiten 1. Tageswert Einmalige Information ohne bleibenden Wert (z. B. Infos, unverlangte Angebote, Prospekte, Zeitungen) 2. Prüfwert Dynamische Daten: In Bearbeitung befindliche Vorgänge und Unterlagen mit zeitlich befristetem Wert (z. B. Angebote, Projekte, Mahnungen, Statistiken, Preislisten) Nach Kenntnisnahme vernichten bzw. löschen Arbeitsplatzbezogene Zwischenablage 199
Definitionen Wertigkeitsstufen Aufbewahrungsmöglichkeiten 3. Gesetzeswert Statische Daten: Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht, z. B. nach HGB oder AO (Handelsbriefe, Rechnungen, Zahlungsbelege usw.) 4. Dauerwert Unterlagen von langfristiger Bedeutung für das Unternehmen/die Verwaltung (z. B. Fotos, Umsätze, Rechtsverhältnisse, Verträge, Patente, Muster, Verfahren) Raumsparende Registraturen, sechs und Jahre Archive, Spezial- Ablagen, Jahre und länger Aufbewahrungspflichtige Unterlagen Beispiele Fristen (Jahre) 1. Handelsbücher Kontenblätter 2. Inventar Alle Aufzeichnungen über die körperliche Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände, z. B. Grundstücksverzeichnis 3. Eröffnungsbilanz Jahresabschluss Lagebericht Konzernabschluss 4. Arbeitsanweisungen Organisationsunterlagen geprüfter und mit Bestätigungsvermerk versehener Abschlussbericht Wertpapieraufstellungen Geschäftsberichte Für EDV-Buchführung 5. Handelsbriefe Alle Schriftstücke, die das Handelsgeschäft betreffen, aus dem Verkehr mit Behörden, Lieferanten usw. Angebote Frachtbriefe Mahnbescheide Leasingverträge Lieferscheine Urlaubslisten Transportunterlagen Prozessakten Mietunterlagen Gehaltslisten und -quittungen 6. Buchungsanweisungen Alle Belege, nach denen Buchungen in den Handelsbüchern vorgenommen werden können Rechnungen Gehaltskonten Kontoauszüge auch interne Buchungsanweisungen u. a.: - Belege mit Buchfunktion - Bewertungsunterlagen für Inventur Nachnahmebelege Quittungen Preislisten Reisekostenabrechnungen Kaufverträge sechs 200