Leistungsverzeichnis Die nachstehend benannten Dienstleistungen stellen das vom KVA Berlin Mitte-Nord abgedeckte Aufgabenspektrum dar. Es umfasst sowohl Einzelheiten der Regelleistungen gemäß 8 Absatz 1 des Kirchengesetzes über die Rechtsstellung und Aufgaben der Kirchlichen Verwaltungsämter als auch darüber hinausgehende, zusätzliche Leistungen. Ein Teil der Leistungen wird über pauschale Zuweisungen der Landeskirche und der Kirchenkreise finanziert, ein anderer Teil über Kostenbeiträge der Leistungsempfänger. Die jeweils gültigen Kostenbeiträge entnehmen Sie bitte der Kostenbeitragssatzung. 1 Personalwesen 1.1 Beratung der Arbeitgeber und Mitarbeitenden 1.1.1 Arbeitsrecht (Begründung, Veränderung und Beendigung von Arbeitsverhältnissen, einschließlich Betriebsschließungen und Teilbetriebsschließung, Abmahnungen) 1.1.2 Tarifrecht (einschließlich Bewertung von Arbeitsplätzen und Eingruppierung) 1.1.3 Mitarbeitervertretungsrecht 1.1.4 SGB IX (Schwerbehinderte) 1.1.5 Steuerrecht 1.1.6 Sozialversicherungsrecht, Renten, Altersteilzeit 1.2 Begründung von Arbeitsverhältnissen 1.2.1 Entwurf bzw. Anpassung des Stellenplans einschließlich Überwachung der Stellenbesetzung 1.2.2 Entwurf einer Stellenausschreibung gemäß Anforderungsprofil, Ausschreibung und Begleitung bei der Auswahl 1.2.3 Ermittlung der Personalkosten 1.2.4 Vorschlag für die Eingruppierung 1.2.5 Formulierungsvorschlag für Einstellungsbeschluss 1.2.6 Beteiligung der MAV 1.2.7 Anlage und Führung der Personalakte 1.2.8 Veranlassung der Einstellungsuntersuchung 1.2.9 Erfassung der gehaltsrelevanten Daten und Aktualisierung 1.2.10 Erstellung des Arbeitsvertrages 1.2.11 Veranlassung der Datenschutzbelehrung und -verpflichtung 1.2.12 Festsetzung der Beschäftigungszeit 1.2.13 Beratung zum Ablauf der Probezeit 1.2.14 Festsetzung der Urlaubsansprüche Stand: 01.12.2011
1.3 Berechnung und Zahlungsverkehr (Arbeitsverhältnisse, Ausbildungsverhältnisse, Honorarverträge, Zivildienst, Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Mitarbeitende) 1.3.1 Zahlbarmachung der Netto-Vergütung 1.3.2 Abführung der Steuern 1.3.3 Abführung der Sozialversicherungsbeiträge 1.3.4 Abführung der Umlage zur Zusatzversorgungskasse, Arbeitnehmerbeiträge und Sanierungsgeld 1.3.5 Versand der Avise 1.3.6 Abrechnung mit den Berufsgenossenschaften 1.3.7 Überwachung und Bearbeitung der Minusabrechnungen 1.3.8 Berechnung und Abführung der Schwerbehindertenabgabe 1.3.9 Berechnung der Steuern (einschließlich Versand der Lohnsteuerabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen) 1.3.10 Berechnung von Zusatzversorgungskassenbeiträgen 1.3.11 Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen 1.3.12 Meldung zur Sozialversicherung 1.3.13 Berechnung Mutterschaftsgeld 1.3.14 Überwachung der Entgeltzahlungsansprüche 1.3.15 Berechnung Krankengeld und Krankengeldzuschuss 1.3.16 Versand von Beitragsnachweisen 1.3.17 Persönliche Abzüge 1.3.18 Festsetzung des Ortszuschlages, der Lebenssalterstufen bzw. Entgeltstufen 1.4 Auswertungen/Prüfungen des Zahlungsverkehrs 1.4.1 Lohn- und Gehaltsjournal mit Summenblatt 1.4.2 Lohnartenübersicht 1.4.3 Liste der Zulagen/Zuschläge 1.4.4 Liste der privaten Abzüge 1.4.5 Kostenstellenverteilung 1.4.6 Hinweislisten 1.4.7 Meldelisten für Zusatzversorgungskassen 1.4.8 Überzahlungslisten 1.5 Zusatzversorgungskasse Jahreskontenabstimmung einschließlich Abrechnung 1.6 Laufende Sachbearbeitung 1.6.1 In bestehenden Arbeitsverhältnissen 1.6.1.1 Änderungen des Arbeitsvertrages 1.6.1.2 Überprüfungen der Eingruppierung 2
1.6.1.3 Beteiligung der MAV 1.6.1.4 Bearbeitung des Elternzeitantrages 1.6.1.5 Freistellungsanträge, Sonderurlaub 1.6.1.6 Überwachung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Einstellung der Entgeltfortzahlung, Anspruch und Berechnung des Krankengeldanspruchs 1.6.1.7 Prüfen der Reisekostenabrechnung und Veranlassung der Zahlung 1.6.2 Bearbeitung und Überwachung von 1.6.2.1 Direktversicherungsbeiträgen 1.6.2.2 Vermögenswirksamen Leistungen 1.6.2.3 Pfändungen 1.6.2.4 Arbeitgeberdarlehen 1.6.2.5 Entgeltumwandlungen 1.6.3 Berufsgenossenschaft 1.6.3.1 Erstellung von Berufsgenossenschafts-Jahresmeldungen 1.6.3.2 Anmeldung Berufsgenossenschaft 1.6.3.3 Abwicklung von Arbeitsunfallmeldungen 1.6.4 Schwerbehinderte Erstellung von Schwerbehindertenlisten 1.6.5 Bescheinigungen Erstellung von Bescheinigungen unterschiedlichster Art 1.7 Beendigung von Arbeitsverhältnissen 1.7.1 Entwurf eines Kündigungsschreibens sowie Zustellung 1.7.2 Formulierung eines Aufhebungsvertrages 1.7.3 Erstellung von Bescheinigungen für den Sozialversicherungsträger 1.7.4 Rentenantrag an die Zusatzversorgungskasse 1.7.5 Beteiligung der Arbeitnehmervertretung/en 1.7.6 Arbeitsrechtliche Beratung bei der Beendigung 1.8 Sonstige Leistungen 1.8.1 Ermittlung der Personal- und Personalnebenkosten für die Haushalts- und Wirtschaftspläne 1.8.2 Personalrelevante Daten für die Erstellung von Verwendungsnachweisen 1.8.3 Beantragen und Bearbeitung der Leistungen Dritter (u. a. Bundesagentur für Arbeit) 1.8.4 Lohnsteueraußenprüfungen 1.8.5 Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung, die Berufsgenossenschaft oder die beauftragten Rechnungsprüfer/innen 3
2. Haushaltswesen / Kamerale Finanzbuchhaltung 2.1 Haushaltsaufstellung und -überwachung 2.1.1 Haushaltsplanerstellung nach standardisiertem Muster 2.1.1.1 Ermittlung der Basisdaten aufgrund gesetzlicher und vertraglicher Vorgaben 2.1.1.2 Ermittlung von Verrechnungsbeträgen 2.1.1.3 Führen der Anlagenbuchhaltung 2.1.1.4 Festlegung und Anpassung der Systematik des Wirtschafts- und Haushaltsplanes 2.1.1.5 Erfassung der Plandaten 2.1.1.6 Erstellen von Plan-Erläuterungen und Übersichten 2.1.1.7 Teilnahme an Beratungen in den Gremien 2.1.1.8 Korrektur der Plandaten nach Beratung in den Gremien 2.1.1.9 Zusammenstellung der Entwürfe / Pläne zur Druckreife 2.1.1.10 Druck und Bereitstellung der Entwürfe / Pläne 2.1.1.11 Vorbereitungen der Beschlussvorlage 2.1.1.12 Erstellung der mittelfristigen Finanzplanung 2.1.2 Haushaltsbewirtschaftung und -überwachung 2.1.2.1 Überwachung und Abwicklung der Verrechnungen innerhalb von Funktionen/Einrichtungen/Körperschaften 2.1.2.2 Ermittlung, Erfassung und Überwachung von Monats- und Jahresabgrenzungen 2.1.2.3 Überwachung, Abwicklung und Abrechnung von Vorschüssen und der Verwahrkonten 2.1.2.4 Überwachung der Forderungen einschließlich Vornahme des Mahnwesens 2.1.2.5 Buchungsabfragen per EDV 2.1.2.6 Erstellung von Zwischenabschlüssen und Teilauswertungen (EDV gestützte Standardberichte) 2.1.2.7 Erstellung notwendiger Steuererklärungen (Umsatzsteuer, Vorsteuer, Körperschaftssteuer) 2.1.3 Jahresabschlüsse 2.1.3.1 Vornahme der erforderlichen Jahresabschlussbuchungen 2.1.3.2 Ermittlung des Jahresergebnisses 2.1.3.3 Übertragung von Haushaltsmitteln, Umsetzung von Beschlüssen 2.1.3.4 Erarbeitung von Vorschlägen für die Verwendung der Überschüsse bzw. zur Deckung von Defiziten zur Entscheidungsfindung der Gremien 2.1.3.5 Erstellung Jahresabschlussunterlagen (Jahresrechnung bzw. Gewinn und Verlustrechnung und Bilanz mit Anlagen) 2.1.3.6 Erstellung von Erläuterungen zu den Jahresabschlüssen 2.1.3.7 Vorbereitung der Beschlussfassung 2.1.3.8 Teilnahme an Jahresabschlussgesprächen in den Gremien 2.1.3.9 Begleitung der Rechnungsprüfer 4
2.1.4 Projektbearbeitung 2.1.4.1 Einrichtung von Bank- und Buchungskonten 2.1.4.2 Abforderungen von Zuwendungsmitteln 2.1.4.3 laufende Bewirtschaftung (Zahlungen, Buchungen, Abstimmung) 2.1.4.4 Erstellung von Verwendungsnachweisen 2.2. Finanzbuchhaltung / Kassenwesen 2.2.1 Rechtzeitige und vollständige Erhebung von Einnahmen 2.2.2 Barkassenführung, einschl. Safebags, Scheckverwaltung 2.2.3 Fristgemäße Leistung der Ausgaben (Voraussetzung ist die rechtzeitige Kenntnis und Weiterleitung der Belege an das Amt) 2.2.4 Hinweis auf Mindereinnahmen und Ansatzüberschreitungen 2.2.5 Wertgegenstände verwalten und sicher aufbewahren (vgl. 30 RVO-HKR im Rahmen der zentralen Vermögensverwaltung) 2.2.6 Buchführung für sämtliche Zahlungs- und Buchungsvorgänge 2.2.7 Durchführung Tagesabschluss, einschl. Übermittlung Bankdaten 2.2.8 Liquiditätsplanung und kontrolle 2.2.9 Verwaltung und Ausgabe von Quittungsblocks an Rechtsträger 2.2.10 Ordnungsgemäße Archivierung der Belege, Listen und Bankunterlagen (ausgenommen Belege der Barkassen) 2.2.11 Erfassung der Kollekten 2.2.12 Abführung der Pflichtkollekten 2.2.13 Abführung der freiwilligen Kollekte nach Auszahlungsanordnung durch die Kirchengemeinde 2.2.14 Pflege der Konten im Zahlungsprogramm, auch für andere Abteilungen 2.3 Verwaltung des Vermögens und der Schulden 2.3.1 Beantragung von Nichtveranlagungsbescheinigungen beim Finanzamt und deren Bereitstellung an Körperschaften und Banken 2.3.2 Beschaffen von aktuellen Informationen über Vermögensanlagen 2.3.3 Verhandeln mit Kreditinstituten, Kapitalanlagegesellschaften und anderen 2.3.4 Anlage von Kapitalvermögen, Verhandlungen mit den vermögensverwaltenden oder depotführenden Instituten 2.3.5 Reporting der Entwicklung des Finanzvermögens 2.3.6 Führen der Konten der Kassengemeinschaften 2.3.7 Ermitteln und Verteilen der Erträge 2.3.8 Betreuung des Anlageausschusses 2.3.9 Beschaffen von aktuellen Konditionen von Darlehen und Krediten 2.3.10 Erstellung von Zins- und Tilgungsplänen für Darlehen 2.3.11 Abwickeln der Darlehensverträge 5
2.4 Zusätzliche Leistungen für Kindertagesstätten 2.4.1 Vertragsverfahren 2.4.1.1 Aufnahmen der Kinder unter Berücksichtigung des Bedarfs-Bescheid ( Gutschein ) 2.4.1.2 An-/ Abmeldungen bzw. Kündigungen an das jeweilige Jugendamt ( IT-Fachverfahren ) 2.4.1.3 Verträge in Zusammenarbeit mit Eltern und den Kitas erstellen 2.4.1.4 Änderungsverträge bei Bedarfsänderungen 2.4.1.5 Buchen und Überwachen der Elternbeiträge ( incl. Mahnverfahren und Bescheide ) 2.4.2 Abrechnungen mit den staatlichen Stellen 2.4.2.1 Mtl. Entschlüsselung und Abrechnung mit dem Bezirksamt ( ISBJ-Listen ) 2.4.2.2 Kontrollen der Nachmeldungen 2.4.2.3 Abrechnung der Belegungsdaten zum Abgleich mit dem KVA (ggf. Klärung mit dem Bezirksamt) 2.4.2.4 Überwachung aller Bescheide (spez. Integrationskinder ) 2.4.3 Abrechnungen mit den Haushalten der einzelnen Einrichtungen 2.4.3.1 Mtl. Meldungen der bereits eingegangenen Kita-Beitragssummen vom Bezirksamt an die Kasse 2.4.3.2 Mtl. Übergabe der Senats- / Elternbeiträge an den Haushalt pro Kita 2.4.3.3 Mtl. Abrechnungen der einzelnen Bar-Kassen aller Kitas 2.4.3.4 Unterstützung und Beratung der Kita-Leitungen bei Führen von elektronischen Kassenbüchern, Saldenlisten und Sachbuch-Übersichten 2.4.3.5 Informationen sowie regelmäßige Absprachen mit der Kita-Geschäftsführung des Kirchenkreises 2.5 Baukassenführung 2.5.1 Mitwirkung und Beratung bei Baufinanzierung 2.5.2 Einrichtung und Führung der Baukonten 2.5.3 Buchung und Zahlung aller relevanten Einnahmen und Ausgaben 2.5.4 Abstimmung mit Bauherrn, Architekten und Zuwendungsgebern / auch Teilnahme an Baubesprechungen 2.5.5 Anforderung von Zuwendungen 2.5.6 Abrechnung der Baumaßnahmen, Abstimmung der Baukasse, Verwendungsnachweise 6
3 Baubetreuung 3.1 Beratung bei allen Baumaßnahmen 3.2 Erstellen von Kostenschätzungen für Bauleistungen 3.3 Beratung und Mitwirkung bei der Beantragung von Zuschüssen und Zuwendungen 3.4 Beratung bei der Auswahl von Architekten, Fachingenieuren und Sonderfachleuten 3.5 Bauherrenvertretung und Steuerung von Bauprojekten (ohne Planungsleistungen) 3.6 Planung und Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen 3.7 Beratung und Betreuung bei der Abstimmung mit dem Kirchlichen Bauamt und den Behörden des Landes Berlin 3.8 Beratung und Betreuung bei der Umsetzung energetischer Maßnahmen 3.9 Beratung bei der Umnutzung von Gebäuden des Zweckvermögens 3.10 Beratung bei der Umnutzung von Gebäuden des Finanzvermögens 3.11 Schätzung von Grundstücks- und immobilienwerten 3.12 Aufstellung von Maßnahmekatalogen 3.13 Unterstützung bei der kreiskirchlichen Immobilienplanung 7
4. Immobilienmanagement 4.1 Nachweis des kirchlichen Grundeigentums und aller grundbuchlich gesicherten Rechte 4.1.1 Führen der Grundbesitznachweisung, Landakten und Landnebenakten 4.1.2 Abstimmung mit den Kataster- und Grundbuchämtern 4.1.3 Archivierung von Bestandszeichnungen und Flächenberechnungen (Zeichnung, Gutachten u. a.) 4.2 Immobilienentwicklung / Grundstücksverkehr 4.2.1 Erwerb, Veräußerung und Belastung von Grundeigentum 4.2.3 Vorbereiten der Gremienentscheidung nach dem Musterbeschluss 4.2.4 Mitwirken beim Einholen der kirchenaufsichtlichen Genehmigung 4.2.5 Prüfung und Mitwirkung beim Abschluss von Kaufverträgen 4.2.6 Abwickeln von Kaufverträgen 4.3 Mitwirkung bei der Bestellung von Erbbaurechten und anderen Rechten Dritter am kirchlichen Grundeigentum sowie von Rechten der Kirchengemeinden am Grundeigentum Dritter 4.4 Bearbeiten von Angelegenheiten des öffentlichen (Bau-)Rechts, insbesondere Stellungnahmen zur Bauleitplanung (Flächennutzungs- und Bebauungspläne) 4.5 Bearbeiten von Angelegenheiten des Umweltschutzes 4.6 Bearbeiten von Angelegenheiten des Nachbarschaftsrechts 4.7 Abwicklung von Staatsleistungen (Kataster- und Naturalleistungen) 4.8 Bewirtschaften unbebauter Grundstücke (inkl. Pfarrvermögen) 4.8.1 Abgaben, Beiträge, Gebühren und sonstige Kosten 4.8.2 Prüfen der Bescheide und Rechnungen 4.8.3 Mitwirken bei Rechtsbehelfs- und Rechtsmittelverfahren 4.8.4 Veranlassen von Abschlags-/Zahlungen 4.8.5 Mitwirken bei der Festsetzung des Pachtzinses einschl. Einholen von Pachtzinsvergleichen 4.8.6 Ausarbeiten und Abschließen der Pachtverträge 4.8.7 Vertragsabwicklung, insbesondere Erstellen der Pachthebelisten, Termin-, Fristen- und Laufzeitüberwachung 4.8.8 Mitwirken bei besonderer Bewirtschaftung (z.b. Extensive Landbewirtschaftung, Waldbewirtschaftung, Abbau von Bodenbestandteilen) 8
4.9 Bewirtschaften der bebauten Grundstücke 4.9.1 Laufende Betreuung der Grundstücke 4.9.1.1 Erstellen eines Wirtschaftsplanes mit voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben 4.9.1.2 Prüfen der Bescheide und Rechnungen 4.9.1.3 Führung und Überwachung des Hauskontos je Objekt 4.9.1.4 Erarbeiten der Quartalsberichte sowie des Jahresabschlusses 4.9.1.5 Überwachung von Werk- und/oder Dienstverträgen (Bsp. Hausmeisterverträgen, Schnee- u. Eisbeseitigung) 4.9.1.6 Führen der Bestandsnachweise sowie eines digitalen Planarchivs mit Zugriffsmöglichkeiten für Eigentümer und Architekten 4.9.1.7 Veröffentlichung der Daten über ein Online Portal des Hausverwaltungsprogramms 4.9.1.8 Belegverwaltung und -archivierung 4.9.1.9 Beantragung und Überwachung der Grundsteuerbefreiung gem. Grundgesetz 4.9.1.10 Mitwirken bei Rechtsbehelfs- und Rechtsmittelverfahren 4.9.1.11 Kapitaldienste Überwachung von Zins- und Tilgungsleistungen Umschuldungsvorschläge Darlehensverlängerungen 4.9.1.12 Liquiditätsplanung 4.9.1.13 Bestellungen von Heizöl (gesonderter Kostenbeitrag) 4.9.2 An- und Vermietung von Wohnungen und Gewerbeflächen Leistungsart 4.9.2.1 Mietmanagement Aktive Mietersuche, Erstellung von Inseraten in verschiedenen Medien Mietervorauswahl in Absprache mit der Eigentümerin Rechtssichere Mietvertragsgestaltung inklusive Mietvertragsverhandlungen in Absprache mit der Eigentümerin Wohnflächen- und Nutzflächenberechnungen, Ermitteln der anzurechnenden Fläche Berechnen und Festsetzen der örtlichen und steuerlichen Mietwerte, der Schönheitskostenpauschale sowie der Heizund sonstigen Nebenkosten Ermitteln der Dienstwohnungsvergütung und des zu versteuernden Sachbezugs Wohnungsabnahmen, Wohnungsübergaben, Wohnungsbesichtigungen Kontaktpflege mit Mietern (Entgegennahme von Telefonaten, Führen von sämtlichen Schriftwechsel etc.) Korrespondenz mit Behörden, Lieferanten, Betreuern, etc. Buchung von Mieteinnahmen, Pachten etc. sowie sämtlicher Liegenschaftszahlungsverkehr, Instandhaltungskosten (Debitoren/Kreditoren) Vollverwaltung Teilverwaltung 9
Leistungsart Vollverwaltung Teilverwaltung Mietzahlungsüberwachung, Mieteinzug Aktives Mahnwesen mit Führung von Beratungsgesprächen (Bsp. Wohngeldberatung) Ausarbeitung von Ratenzahlungsvereinbarungen und Überwachung Regelmäßige Vorschläge zur Mietanpassung und rechtssichere Umsetzung Führung von notwendigen Mietunterlagen (Verträge, Abrechnungen, Schriftwechsel) Kontrolle der Einhaltung jeglicher Mietvertragsinhalte (Bsp. Schönheitsreparaturen, Abmahnungen bei Lärmbelästigungen etc.) Kautionsanlage u. -verwaltung Vertragsabwicklung, insbesondere Erstellen der Miethebelisten, Termin-, Fristen- und Laufzeitüberwachung Erstellung von Heiz- und Betriebskostenabrechnungen nach dem Abgrenzungsprinzip mit Anpassung der Vorauszahlungen Vorbereitung und Begleitung bei der Prozessführung (Auswahl von Rechtsanwaltskanzleien und Führung des diesbezüglichen Schriftverkehrs) Teilnahme an Mieterversammlungen und Sitzungen von Gemeindegremien nach Einladung Veranlassen und Betreuen von Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen 4.9.2.2 Facility Management Wartungskontrolle Annahme von Mangelmeldungen, Mangelbesichtigungen und Mangelbeseitigungen Auftragsvergabe nach Ausschreibung oder Angebotseinholung Kontrolle der Handwerker-Reparaturleistung Objektüberwachung / Begehung und Protokollierung (zweimal im Jahr) Bearbeitung von Versicherungsfällen Betreuung von Sanierungs- und Baubetreuungsmaßnahmen nebst Erstellung der Modernisierungsankündigung und -anpassung 10
5 Kaufmännisches Rechnungswesen 5.1 Wirtschaftsplanerstellung 5.1.1 Haushalts- bzw. Wirtschaftsplanerstellung 5.1.2 Erfassung der Plandaten im Buchhaltungsprogramm 5.1.3 Erstellung von Planerläuterungen und Übersichten 5.1.4 Druck und Bereitstellung der Pläne 5.2 Finanzbuchhaltung 5.2.1 Prüfung, Kontierung, Buchung und Bezahlung der Eingangsrechnungen 5.2.2 Buchung der Personalkosten und Prüfung auf ihre Schlüssigkeit in Abstimmung mit der Personalabteilung 5.2.3 Buchung der Einnahmen und Prüfung auf Ihre Schlüssigkeit 5.2.4 Abrechnung der Grabpflegevorauszahlungen und der Bestattungsvorsorgen der Friedhöfe 5.2.5 Ordnung und Archivierung der Belege entsprechend den gesetzlichen Vorschriften 5.2.6 Überwachung der Forderungen einschließlich Vornahme des Mahnwesens 5.2.7 Überwachung der Liquidität 5.2.8 Erstellung von Zwischenabschlüssen und Teilauswertungen 5.2.9 Monatliche bzw. quartalsweise Erstellung notwendiger Steuererklärungen (Umsatzsteuer, Vorsteuer) 5.2.10 Buchung des Anlagevermögens 5.3 Jahresabschluss 5.3.1 Vornahme der erforderlichen Jahresabschlussbuchungen 5.3.2 Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz mit Anlagespiegel 5.3.3 Erarbeitung von Vorschlägen für die Verwendung von Überschüssen bzw. zur Deckung von Defiziten zur Entscheidungsfindung der Gremien 5.3.4 Erörterung der Ergebnisse in den entsprechenden Gremien und Vorbereitung von Beschlussfassungen 5.3.5 Mitwirkung bei Prüfungen 5.3.6 Erstellung von Jahresmeldungen für das Finanzamt (Umsatzsteuer, Körperschaftssteuer, einheitliche und gesonderte Feststellung von Besteuerungsgrundlagen) 11
6 Mitgliedschaftsmanagement 6.1 Pflege der Mitgliederdaten 6.2 Erteilen von schriftlichen und telefonischen Auskünften 6.3 Datenübermittlung an die Meldebehörden, Wohnsitzkirchengemeinden und die Kirchensteuerstelle 6.4 Prüfung der Daten nach kommunaler Datenübermittlung 6.5 Betreuung der Kirchengemeinden in allen Fragen des Meldewesens 6.6 Bearbeitung von besonderen Datenänderungen (z.b. Namensänderungen) 6.7 In Einzelfällen Prüfungen zur Kirchenmitgliedschaft 6.8 Bearbeitung von Umgemeindungen und Erfassen von Kirchenmitgliedschaften in besonderen Fällen 6.9 Erfassung von Kirchenaustritten 6.10 Mitwirkung bei der Erstellung der EKD-Statistik 6.11 Prüfung und Weiterleitung und Kontrolle der Zugänge der Kirchengemeinden für die Online-Datenbank 6.12 Schulungen der gemeindlichen Mitarbeitenden in der Bedienung der Datenbank 6.12 Datenauswertung und Erstellen von personalisierten Briefen und Überweisungsbelegen 6.13 Versandfertigmachen und Postaufliefern von Mailings 6.14 Vorbereitung von Ältestenwahlen 6.15. Info-Telefon Telefondienst für Gemeindebüros von Montag bis Freitag von 9 bis 16 Uhr für die Zeiten, in denen das Büro nicht besetzt ist Erteilen von Auskünften aller Art Ausstellen von Paten- und Mitgliedschaftsbescheinigungen sowie Dimissorialen (sofern gewünscht) Weiterleitung von nicht beantwortbaren Anliegen an die Gemeinden per Help-Desk-Software 12
ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN FÜR AUFTRAGSAUFGABEN DES KIRCHLICHEN VERWALTUNGSAMTES BERLIN MITTE-NORD Stand: 1. Januar 2012 1. Geltungsbereich (1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für Dienstleistungen (Auftragsaufgaben) des Kirchlichen Verwaltungsamts des Evangelischen Kirchenkreisvebandes Berlin Mitte-Nord (im Folgenden: KVA) gemäß 10 des Verwaltungsämtergesetzes der Evangelischen Kirche in Berlin - Brandenburg - schlesische Oberlausitz, soweit nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wird. (2) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten ausschließlich. Entgegenstehende Allgemeine Geschäftsbedingungen sind nur verbindlich, soweit das KVA ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zustimmt. Das gilt auch, wenn das KVA in Kenntnis entgegenstehender oder abweichender Bedingungen des Auftraggebers den Auftrag vorbehaltlos ausführt. Abweichende Vereinbarungen gelten jeweils nur für einen bestimmten Vertrag und nicht für künftige Verträge, soweit nicht ein anderes schriftlich vereinbart ist. (3) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten auch für alle künftigen Verträge über Dienstleistungen zwischen dem KVA und dem Auftraggeber. 2. Zustandekommen und Umfang von Aufträgen (1) Angebote des KVA sind bis zum Vertragsabschluss freibleibend. (2) Der Vertrag kommt durch unveränderte Annahme des Vertragsangebots in Textform zustande. (3) Das KVA erbringt seine Dienstleistungen in eigener Verantwortung. Der Auftraggeber bleibt für die mit den Dienstleistungen angestrebten und erzielten Ergebnisse selbst verantwortlich. 3. Änderungen der Leistung (1) Beide Seiten können in Textform Änderungen des Leistungsumfangs beantragen. Der andere Teil prüft, ob und unter welchen Bedingungen die Änderung durchgeführt werden kann und teilt dem Antragenden das Ergebnis unverzüglich mit. (2) Macht der Auftraggeber Angaben und Anordnungen zur Art und Weise der Leistungserbringung, trägt er hierfür die Verantwortung. Zu einer Prüfung oder gutachtlichen Äußerung bezüglich der Angaben und Anordnungen ist das KVA nur aufgrund eines gesonderten Auftrags verpflichtet. (3) Werden durch Änderung des Umfangs oder der Beschaffenheit der Leistung die Grundlagen des Preises für die im Vertrag vorgesehene Leistung geändert, so ist ein neuer Preis unter Berücksichtigung der Mehr- und Minderkosten zu vereinbaren. In der Vereinbarung sind etwaige Auswirkungen der Leistungsänderung auf sonstige Vertragsbedingungen, insbesondere auf Ausführungsfristen, zu berücksichtigen. Diese Vereinbarung ist unverzüglich zu treffen. 4. Ausführung der Leistung (1) Das KVA führt die Leistung gemäß dem Vertrag in eigener Verantwortung aus und beachtet dabei die Handelsbräuche, die anerkannten Regeln der Technik sowie die gesetzlichen Vorschriften und behördlichen Bestimmungen. (2) Das KVA ist für die Erfüllung der gesetzlichen, behördlichen und berufsgenossenschaftlichen Verpflichtungen gegenüber seinen Arbeitnehmern allein verantwortlich. Es ist ausschließlich seine Aufgabe, die Vereinbarungen und Maßnahmen zu treffen, die sein Verhältnis zu seinen Arbeitnehmern regeln. (3) Das KVA ist berechtigt, den Auftrag teilweise durch Subunternehmer ausführen zu lassen. 5. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers (1) Der Auftraggeber überlässt dem KVA rechtzeitig vor und während der Ausführung des Auftrags unentgeltlich alle für die Ausführung des Auftrags notwendigen Informationen, Materialien, Geräte, Unterlagen, Vorgänge etc. und stellt diese erforderlichenfalls auf seine Kosten dem KVA zu. (2) Sofern das KVA beim Auftraggeber tätig wird, verschafft der Auftraggeber den Mitarbeitern des KVA oder von ihm beauftragten Dritten im Rahmen der üblichen Betriebszeiten und innerhalb der betrieblichen Zugangsregelungen auch unentgeltlich Zugang zu allen Räumlichkeiten, Installationen (Hardware, Software, Netzwerke etc.) und sonstigen Arbeitsmitteln, die für die ordnungsgemäße Leistungserbringung des KVA erforderlich sind. Bei Bedarf sorgt der Auftraggeber auch für die unentgeltliche Bereitstellung funktionsfähiger Arbeitsplätze für die Mitarbeiter des KVA oder für die vom KVA beauftragten Dritten. (3) Erfüllt der Auftraggeber die ihm nach Abs. 1 und 2 obliegenden Verpflichtungen nicht oder nicht rechtzeitig und führt dies zu Verzögerungen und/oder Mehraufwand, verlängert sich der vereinbarte Zeitrahmen und erhöht sich die vereinbarte Vergütung entsprechend. 6. Fristen und Folgen von Fristüberschreitungen (1) Glaubt sich das KVA in der ordnungsgemäßen Ausführung der Leistung behindert, so zeigt es dies dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich an. Die Anzeige kann unterbleiben, wenn die Tatsachen und deren hindernde Wirkung offenkundig sind. (2) Die Ausführungsfristen sind angemessen zu verlängern, wenn die Behinderung im Betrieb des KVA durch höhere Gewalt oder andere vom KVA nicht zu vertretende Umstände verursacht worden ist. Gleiches gilt für solche Behinderungen von Subunternehmern und Zulieferern, soweit und solange das KVA tatsächlich oder rechtlich gehindert ist, Ersatzbeschaffungen vorzunehmen. 13
(3) Falls nichts anderes vereinbart ist, sind die Parteien, wenn eine nach Absatz 2 vom KVA nicht zu vertretende Behinderung länger als drei Monate seit Zugang der Mitteilung gemäß Absatz 1 Satz 2 oder Eintritt des offenkundigen Ereignisses gemäß Absatz 1 Satz 3 dauert, berechtigt, binnen 30 Tagen nach Ablauf dieser Zeit durch schriftliche Erklärung den Vertrag mit sofortiger Wirkung zu kündigen oder ganz oder teilweise von ihm zurückzutreten. (4) Sobald die hindernden Umstände wegfallen, wird das KVA unter umgehender Mitteilung an den Auftraggeber die Ausführung der Leistung unverzüglich wieder aufnehmen. 7. Vergütung und Zahlungsbedingungen (1) Die Dienst- und Werkleistungen werden zu dem im Einzelvertrag vereinbarten Festpreis oder auf Zeitund Aufwandsbasis nach Beendigung bzw. nach Abnahme der Leistungen berechnet, soweit nicht im Einzelvertrag eine andere Rechnungsstellung und Zahlungsweise vereinbart ist. Bei Daueraufträgen (z.b. Buchhaltung) ist das KVA berechtigt, die Rechnung für ein Jahr im Voraus zu legen; in diesem Fall steht es dem Auftragnehmer frei, die Verbindlichkeit entweder in einer Summe nach Erhalt der Rechnung oder durch monatliche Teilzahlungen auszugleichen. (2) Bei Dienstleistungen auf Zeit- und Aufwandsbasis werden die jeweils angefallenen Arbeitsstunden und Reisezeiten zu den jeweils gültigen Stundensätzen sowie die Aufwendungen und verbrauchten Materialien zu den zum Zeitpunkt der Leistung jeweils gültigen Preisen in Rechnung gestellt. Im Angebot angegebene Schätzpreise sind unverbindlich. (3) Das KVA ist berechtigt, die Umsatzsteuer - ggf. auch nachträglich - gesondert in Rechnung zu stellen, soweit seine Leistung umsatzsteuerpflichtig ist oder die Umsatzsteuer-Pflicht für die Leistung nachträglich festgestellt wird. Die Verjährung des Anspruchs gegen den Auftraggeber auf Erstattung der Umsatzsteuer beginnt mit der behördlichen Festsetzung der Umsatzsteuer für die betreffende Leistung gegenüber dem KVA. (4) Rechnungen sind spätestens vier Wochen nach Erhalt ohne Abzug zahlbar. Verzugszinsen werden mit 5 % p.a. über Basiszinssatz berechnet. (5) Der Auftraggeber kann nur aufrechnen, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder vom KVA anerkannt sind. 8. Haftung (1) Im Fall von Pflichtverletzungen des KVA finden die gesetzlichen Vorschriften nach Maßgabe der folgenden Regelungen Anwendung. (2) Der Schadensersatzanspruch des Auftraggebers ist auf vertragstypische, vorhersehbare Schäden begrenzt. (3) Der Auftraggeber ist verpflichtet, Schäden, für die das KVA aufzukommen hat, unverzüglich schriftlich anzuzeigen und dem KVA die Möglichkeit einzuräumen, den Schaden und dessen Ursachen zu untersuchen und ggf. zu beheben. (4) Im Falle von Leistungsverzug ist der Auftraggeber verpflichtet, zu erklären, ob er wegen der Verzögerung der Leistung sich vom Vertrag löst und Verzugsrechte geltend macht oder auf der Leistung besteht. Bis zum Zugang der Erklärung beim KVA bleibt dieses zur Leistung berechtigt. 9. Geheimhaltung, Datenschutz (1) Die Vertragspartner sind verpflichtet, die bei der Vorbereitung und Ausführung von Aufträgen vom anderen Teil zugänglich gemachten oder sonst bekannt gewordenen wirtschaftlichen, technischen und sonstigen Informationen und Kenntnisse während der Dauer des Auftrags ohne schriftliche Einwilligung nicht über den Auftragszweck hinaus zu verwerten, zu nutzen oder Dritten zugänglich zu machen. (2) Die Geheimhaltungsverpflichtung gilt nicht für Informationen und Kenntnisse, die der Allgemeinheit oder dem anderen Vertragspartner schon vor Auftragserteilung bekannt waren, die der andere Vertragspartner von Dritten erhält, oder die nachträglich ohne Verstoß gegen Absatz 1 der Allgemeinheit bekannt werden. (3) Die Geheimhaltungsverpflichtung gilt für beide Vertragspartner auch nach Beendigung des Auftrags für weitere zwei Jahre. (4) Die Vertragspartner werden personenbezogene Daten des jeweils anderen Vertragspartners nur für vertraglich vereinbarte Zwecke unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen verarbeiten oder nutzen. 10. Lösung vom Vertrag (1) Die ordentliche Kündigung ist nach Maßgabe des Einzelvertrags möglich. (2) Das KVA kann vom Vertrag zurücktreten oder den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen, wenn über das Vermögen des Auftraggebers das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist oder die ordnungsgemäße Abwicklung des Vertrags dadurch in Frage gestellt ist, dass er seine Zahlungen nicht nur vorübergehend einstellt. Im Übrigen sind beide Seiten zur außerordentlichen Kündigung nach Maßgabe des Gesetzes berechtigt. (3) Im Falle der außerordentlichen Kündigung wird die bisherige Leistung nach den Vertragspreisen oder nach dem Verhältnis des geleisteten Teils zu der gesamten vertraglichen Leistung auf der Grundlage der Vertragspreise abgerechnet; falls der Kündigungsgrund vom KVA zu vertreten ist, besteht dieser Anspruch nur, soweit die Leistungen für den Auftraggeber nutzbar sind. (4) Hat der Auftraggeber den Grund für die außerordentliche Kündigung zu vertreten, kann das KVA auch Vergütung der Leistungen und Aufwendungen verlangen, die durch die Kündigung auch im Verhältnis des KVA zu Dritten entstanden sind. (5) Die sonstigen gesetzlichen Rechte und Ansprüche des KAV bleiben unberührt. 11. Herausgabe von Unterlagen und Gegenständen, Zurückbehaltungsrecht (1) Das KVA kann die Herausgabe von ihm überlassenen Unterlagen und Gegenständen verweigern, bis es wegen seiner Ansprüche aus dem Vertrag befriedigt ist, soweit nicht die Vorenthaltung einzelner Unterlagen und Gegenstände nach den Umständen, insbe- 14
sondere wegen verhältnismäßiger Geringfügigkeit der geschuldeten Beträge, unverhältnismäßig ist. Der Auftraggeber muss in seiner Sphäre liegende Umstände, die ausnahmsweise die Unverhältnismäßigkeit der Zurückbehaltung begründen, dem KVA mitteilen. (2) Das KVA kann von Unterlagen, die es dem Auftraggeber zurückgibt, Abschriften und Kopie anfertigen und behalten. 12. Allgemeine Bestimmungen (1) Verträge werden schriftlich geschlossen. Nebenabreden müssen schriftlich bestätigt werden. Von diesem Schriftformerfordernis kann nur durch schriftliche Vereinbarung abgewichen werden. (2) Die Übertragung von Rechten und Pflichten aus den Verträgen bedarf der Zustimmung des anderen Teils. (3) Soweit eine oder mehrere Bestimmungen unwirksam sein sollten, soll die Wirksamkeit des Vertrages im. Ganzen hiervon nicht berührt werden. Dies gilt auch, wenn eine Regelung nur teilweise unwirksam ist. Die unwirksame Bestimmung soll von den Parteien durch eine Bestimmung ersetzt werden, die den wirtschaftlichen Interessen der Parteien am nächsten kommt und den übrigen Vertragsbestimmungen nicht zuwiderläuft. 13. Streitigkeiten (1) Bei Meinungsverschiedenheiten sollen die Parteien zunächst versuchen, möglichst binnen zweier Monate eine gütliche Einigung herbeizuführen. Scheitert der Einigungsversuch, so sollen die Parteien vor der Anrufung staatlicher Gerichte eine Schlichtung durch einen unparteiischen Dritten versuchen. Können die Parteien sich nicht auf eine Schlichterperson einigen, soll sie vom Präsidenten des Konsistoriums der Evangelischen Kirche in Berlin - Brandenburg - schlesische Oberlausitz benannt werden. 15
Ev. Kirchenforum Stadtmitte Klosterstraße 66 10179 Berlin-Mitte Telefon 030 25 81 85-0 Fax 030 25 81 85 44 200 amtsleitung@kva-bmn.de www.kva-bmn.de U Klosterstraße S + U Jannowitzbrücke Unsere Servicezeiten: Mo-Do 9-16 Uhr Fr 9-14 Uhr Der Verband ist Träger des Verwaltungsamtes Berlin Mitte-Nord. Er ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und Teil der EKBO Evangelischen Kirche Berlin- Brandenburg-schlesische Oberlausitz. Verbandsmitglieder sind die Evangelischen Kirchenkreise Berlin Nord-Ost, Berlin Stadtmitte und Reinickendorf. Vorsitzender des Vorstands: Superintendent Martin Kirchner Amtsleiter: Dipl.-Kfm. Ralf Nordhauß 16