Berechnungen in Excel Zahlen, Formeln und Funktionen Bearbeitet von René Martin 2. Auflage 2001. Taschenbuch. 304 S. Paperback ISBN 978 3 446 21846 8 Format (B x L): 16,9 x 24,1 cm Gewicht: 582 g Zu Inhaltsverzeichnis schnell und portofrei erhältlich bei Die Online-Fachbuchhandlung beck-shop.de ist spezialisiert auf Fachbücher, insbesondere Recht, Steuern und Wirtschaft. Im Sortiment finden Sie alle Medien (Bücher, Zeitschriften, CDs, ebooks, etc.) aller Verlage. Ergänzt wird das Programm durch Services wie Neuerscheinungsdienst oder Zusammenstellungen von Büchern zu Sonderpreisen. Der Shop führt mehr als 8 Millionen Produkte.
93 6 6 Funktionen 6.1 Logische Funktionen Ständig stehen wir vor Entscheidungen: Gehen wir nun ins Schwimmbad oder machen wir die Steuererklärung? Wenn Mutter am nächsten Wochenende kommt, werden wir einen Kuchen backen, sonst in die Berge fahren. Wenn ich im Lotto gewinne, höre ich auf zu studieren und kaufe mir ein Haus in Costa Rica. Wenn nicht, mache ich doch Examen. Und und und. Diese Art logischer Verzweigungen, die das Denken in unserem Leben in starkem Maße prägen, finden sich auch als Funktionen in Tabellenkalkulationen. Die zuständige Funktion lautet: WENN Beispiel: In eine Liste werden Personen eingetragen, die Spielzeugeinsenbahnen verkaufen. Diejenigen Verkäufer, die mehr als fünf Einsenbahnen verkaufen, erhalten eine Provision (von 100,00 EURO), die anderen nicht. Dies soll in einer Tabelle angezeigt werden.
94 6.1 Logische Funktionen Abbildung 6.1 Die Bedingung In der ersten Zelle wird über den Funktionsassistenten die Wenn-Funktion aufgerufen. Sie verlangt drei Eingaben: Abbildung 6.2 Die Wenn-Funktion In der Eingabezeile Prüfung werden zwei Werte miteinander verglichen. Sie können in der Form 2>5 oder B6>5 oder B6>D1 auftauen. Selbstverständlich auch mit absoluten Bezügen: B6>$D$1. In unserem Beispiel könnte dies so aussehen: Fleißig sind all diejenigen Verkäufer, die mehr als fünf Eisenbahnen verkaufen. Das heißt: der Anton-Wert 2 (B6) wird mit der Zahl 5 verglichen:
6 Funktionen 95 Abbildung 6.3 Geprüft wird, ob die Zahl 2 > 5. Hinter der Eingabezeile wird das Ergebnis der Prüfung mitgeteilt: 2 ist nicht größer als 5. Der Ausdruck 2 > 5 wird als FALSCH ausgewertet. Sollte er jedoch trotzdem richtig sein, so wird in der Dann_Wert-Zeile der entsprechende Text eingegeben, zum Beispiel: 100. In der Sonst_Wert-Zeile dagegen das andere Ergebnis, beispielsweise keine Provision. Das Ergebnis steht korrekt in der ersten Zeile. Die anderen Zeilen werden durch Herunterziehen erzeugt. Es wird sofort klar, wer Provision erhält und wer nicht. Die Formel lautet: =WENN(B6>5;100;"Keine Provision") Die beiden Semikola trennen die drei Parameter voneinander. Da es sich im Sonst- Fall um Text handelt, muss dieser in Anführungszeichen stehen. Die 100 nicht, denn sie soll als Währungsbetrag formatiert werden. Möglicherweise wird mit dieser Zahl noch weitergerechnet. Nun soll das Ergebnis dynamisch gestaffelt werden: Die erfolglosen Verkäufer erhalten noch immer nichts, die fleißigen werden mit 20,00 EURO pro verkaufter Eisenbahn belohnt: Also wird in der Dann-Zeile gerechnet:
96 6.1 Logische Funktionen Abbildung 6.4 Dynamische Provision Und die zugehörige Funktion: =WENN(B6>5;B6*20;"Keine Provision") Sollen allerdings die Verkäufer, die mehr als sechs Eisenbahnen verkaufen, erst ab dem sechsten belohnt werden, so ist die Differenz zwischen den verkauften Eisenbahnen und 6 zu bilden. Die Formel lautet nun: =WENN(B6>5;(B6-5)*20;"Keine Provision") Achtung: Vergessen Sie die Klammer hierbei nicht! Es gilt Punkt vor Strich. Das bedeutet also, dass der Dann-Wert und der Sonst-Wert entweder eine Zahl sind (mit der weitergerechnet werden kann), oder ein Text oder eine weitere Funktion, die wiederum eine Zahl oder ein Text liefert. Fehlt einer der beiden Zweige, dann erhält man bei fehlendem WAHR eine 0 als Ergebnis, bei fehlendem Sonst-Zweig eine FALSCH: =WENN(B6>5;;"keine Provision") =WENN(B6>5;100) Soll die 20 ausgelagert werden, das heißt, soll die Provisionssumme in einer Zelle außerhalb der Rechnung stehen, so kann auch darauf zugegriffen werden allerdings nur mit einem absoluten Bezug, der mit der Funktionstaste <F4> erzeugt werden kann. Die resultierende Formel lautet nun: =WENN(B6>5;(B6-5)*$D$1;"Keine Provision") Jetzt wird die Provision gestaffelt: Bis zum fünften verkauften Staubsauger wird keine Provision bezahlt, bis zum achten 20,00 EURO und ab dem neunten 50,00 EURO.
6 Funktionen 97 Abbildung 6.5 Gestaffelte Provisionen mehr als zwei Dafür sind zwei verschachtelte Wenn-Funktionen nötig: Wenn die verkaufte Anzahl fünf nicht übersteigt, ist keine Provision fällig. Was aber, wenn sie nun größer ist als fünf. Dann muss erneut entschieden werden, das heißt, Sie müssen den Funktionsassistenten mit der Funktion WENN ein zweites Mal aufrufen. Erst danach kann überprüft werden, ob diese Zahl größer als acht ist oder nicht. Im Funktionsassistenten wird dazu in der Prüfungszeile ein weiteres Mal die Liste der Funktionen aktiviert, die Sie im Dropdown-Feld in der Eingabezeile finden. Der Wechsel zwischen innerer und äußerer Funktion kann in der Eingabezeile geschehen: Abbildung 6.6 Die innere Funktion Die Syntax der gesamten Funktion lautet: =WENN(B6>5;WENN(B6>8;B6*50;B6*20);"Keine Provision") Es lassen sich weitere WENN-Funktionen ineinander verschachteln. Insgesamt können bis zu acht Ebenen ineinander verschachtelt werden. Steht beispielsweise in der Zelle C6 eine Zahl, so kann diese Zahl in einen Text umgewandelt werden: =WENN(C6=1;"eins";WENN(C6=2;"zwei";WENN(C6=3;"drei";WENN(C6=4;"vi er";wenn(c6=5;"fünf";wenn(c6=6;"sechs";wenn(c6=7;"sieben";wenn(c6= 8;"acht";"mehr")))))))) Dies sind acht Ebenen. Würde man versuchen eine neunte einzufügen (mit Hilfe des Funktionsassistenten oder durch Eintippen), so erhält man eine Fehlermeldung.
98 6.1 Logische Funktionen Von so vielen Ebenen sollte jedoch wegen der Übersichtlichkeit Abstand genommen werden. Es gibt bessere Funktionen, die sehr viele Möglichkeiten verarbeiten und Fälle überprüfen können: die Matrixfunktionen. Neben diesen gestaffelten Provisionen sind durchaus auch mehrere verschiedenartige Bedingungen möglich, die gleichzeitig überprüft werden, das heißt, die miteinander verknüpft werden. Beispielsweise wird die Stadt angegeben, in der die Vertreter ihre Ware verkaufen. Nun sollen alle fleißigen Münchner Verkäufer Provision erhalten, die anderen dagegen nicht. Die logische Bedingung, die beide Fälle gleichzeitig verarbeitet, lautet: UND Es muss also gelten: Sowohl die Stadt muss München sein als auch der Händler fleißig, das heißt, die Anzahl > 5. Erstaunlicherweise kann in Excel die UND- Verknüpfung nicht zwischen den beiden Bedingungen stehen. Die äußere Funktion ist also nicht: =WENN(C6<5 UND B6="München";100;"Keine Provision") sondern UND: =WENN(UND(C6<5;B6="München");100;"Keine Provision") Über den Funktionsassistenten wird im Bedingungsfeld erst die UND-Verknüpfung angewählt, anschließend gibt man die einzelnen Bedingungen ein. Also zuerst WENN, dann UND und schließlich die Bedingungen: Abbildung 6.7 Mit UND werden zwei oder mehrere logische Bedingungen verknüpft. Analog zur Funktion UND existiert die Funktion ODER. In unserem Beispiel lautet die Bedingung: All diejenigen erhalten Provision, die entweder in München verkaufen oder fleißig sind. Die Syntax ist die gleiche wie bei der UND-Verknüpfung: =WENN(ODER(C6<5;B6="München");100;"Keine Provision") Die Arbeitsweise von ODER ist die gleiche wie von UND nur das Ergebnis ein anderes (siehe Abbildung 4.13) Sollen dagegen alle Nicht-Münchner Provision erhalten, so kann natürlich nicht abgefragt werden, ob in der Spalte der Stadt Stuttgart, oder Leipzig, oder Bremen, oder Hamburg und so weiter... steht, sondern das Kriterium "München" wird mit der Funktion NICHT negiert: =WENN(NICHT(B2="München");100;"keine Provision")
6 Funktionen 99 Abbildung 6.8 ODER und sein Ergebnis Abbildung 6.9 NICHT München 6.1.1 Weitere logische Funktionen Alle Münchner Verkäufer sollen gezählt werden. Dazu könnte man, nur mit Hilfe der WENN-Funktion, in einer freien Spalte herausfiltern: Wenn in einer Zelle (beispielsweise in B2) der Text München steht, dann schreibe in eine freie Zelle die Zahl 1, sonst schreibe 0. Dies wird für jede Zeile ausgeführt, so dass in jeder Zelle nun der Wert 1 (entspricht München ) oder der Wert 0 (entspricht Nicht München ) steht. Die Formel lautet: =WENN(B2="München";1;0) Unter dieser Spalte kann die Summe dieser Zahlen ermittelt werden. Man muss die Summe nicht in der gleichen Spalte berechnen, sondern kann sie in einer anderen