Bankovní institut vysoká škola Praha zahraničná vysoká škola Banská Bystrica Spracovanie procesu obstarania materiálu v systéme SAP. Bakalárska práca Autor: Ivan Šolc Informačné technológie Vedúci práce: Ing. Bohuslav Martiško, CSc. Banská Bystrica Jún 2010 1
Poďakovanie: Chcel by som poďakovať všetkým, ktorí sa akýmkoľvek spôsobom podieľali na tvorbe tejto bakalárskej práce. 2
Prehlásenie: Prehlasujem, ţe som bakalársku prácu spracovala samostatne, v spolupráci s vedúcim práce a pouţitím uvedenej literatúry. V Košiciach, dňa 12.5.2010 Ivan Šolc 3
Anotácia práce: Meno autora: Názov bakalárskej práce: Názov školy: Vedúci práce: Ivan Šolc Spracovanie procesu obstarania materiálu v systéme SAP Bankový institut vysoká škola Praha Ing. Bohuslav Martiško, CSc. Dátum: Jún 2010 Počet strán: V tejto Bakalárskej práci sme spracovávali, ako už sám názov napovedá, procesu obstarania materiálu v systéme SAP. V prvej kapitole teoretickej časti práce, sa zaoberáme hlavne dvom pojmom. Logistikou a podnikovou logistikou. Logistikou preto, lebo je zložkou výrobku a tým činiteľom kvality, ktorý pôsobí priamo a takmer bezprostredne na konkurenčnú schopnosť výrobného podniku. V druhej kapitole analytickej časti práce, sa zaoberáme firmou SAP AG a jej produktom. Bližšie si rozoberieme systém SAP R/3 Enterprise (verzia 4.7), ktorú budeme používať pri praktickej realizácii vybraného procesu z oblasti logistiky. Tento systém zabezpečuje vedenie finančného účtovníctva, vnútropodnikové účtovníctvo, logistiku (nákup a predaj), riadenie ľudských zdrojov, správu nehnuteľností a ďalšie funkcie, v závislosti od druhu priemyslu a požiadaviek klienta. V tretej kapitole praktickej časti práce si ukážeme praktickú realizáciu obstarania materiálu od založenia kmeňového záznamu dodávateľa, cez založenie požiadavky na objednávku až po príjem materiálu v systéme SAP P/3 Enterprise (verzia 4.7) 4
OBSAH Poďakovanie... 2 Prehlásenie... 3 Anotácia práce... 4 OBSAH... 5 ZOZNAM SCHÉM A OBRÁZKOV... 6 ÚVOD... 7 1 Procesný manažment... 8 1.1 Optimalizácia procesov... 9 1.2 Logistika... 11 1.2.1 Členenie logistiky... 12 1.3 Podniková logistika... 13 1.3.1 Úloha logistiky v rámci podnikovej stratégie... 14 1.3.2 Ciele podnikovej logistiky... 14 1.4 Logistický reťazec... 15 1.4.1 Pasívne prvky logistického reťazca... 16 1.4.2 Aktívne prvky logistického reťazca... 16 2 Spoločnosť SAP AG... 18 2.1 História Firmy SAP AG... 18 2.2 Súčasné produkty spoločnosti SAP AG... 19 2.3 SAP R/3 Enterprise... 24 2.3.1 Vybrané moduly ERP systému SAP R/3 Enterprise... 25 3 Proces spracovania materiálu v systéme SAP praktická časť... 27 3.1 Kmeňový záznam dodávateľa... 27 3.1.1 Založenie KZD... 28 3.2 Kmeňový záznam materiálu... 36 3.2.1 Založenie KZM... 36 3.3 Požiadavka na objednávku... 43 3.3.1 Založenie POBJ... 43 3.4 Uvoľnenie požiadavky na objednávku... 44 3.5 Založenie objednávky... 45 3.6 Príjem materiálu... 51 Záver... 52 Zoznam použitej literatúry... 53 5
ZOZNAM SCHÉM A OBRÁZKOV Schéma č.1 Obsah procesného manažmentu Schéma č. 2 Priebežné zlepšovanie procesov Schéma č. 3 Model zásadného reengineeringu Schéma č.4 Dodávateľský reťazec Schéma č. 5 Trojúrovňová architektúra klient/server Obrázok č. 1 Vstupná obrazovka založenia KZD Obrázok č. 2 Založenie KZD - adresa Obrázok č. 3 Založenie KZD - riadenie Obrázok č. 4 Založenie KZD platobný styk Obrázok č. 5 Založenie KZD vedenie účtu, účtovníctvo Obrázok č. 6 Založenie KZD platobný styk, účtovníctvo Obrázok č. 7 Založenie KZD dáta nákupu Obrázok č. 8 Založenie KZM vstupná obrazovka Obrázok č. 9 Založenie KZM - views Obrázok č. 10 Založenie KZM organizačné úrovne Obrázok č. 11 Založenie KZM materiál (základné dáta) Obrázok č. 12 Založenie KZM materiál (nákup) Obrázok č. 13 Založenie KZM materiál (dáta závodu/sklad.1) Obrázok č. 14 Založenie KZM materiál (účtovníctvo 1) Obrázok č. 15 Založenie POBJ Obrázok č. 16 Založenie objednávky vstupná obrazovka Obrázok č. 17 Založenie objednávky dodávka/faktúra Obrázok č. 18 Založenie objednávky adresa dodávateľa Obrázok č. 19 Založenie objednávky komunikácia s dodávateľom Obrázok č. 20 Založenie objednávky komunikácia s dodávateľom Obrázok č. 21 Založenie objednávky - faktúra Obrázok č. 22 Založenie objednávky - podmienky Obrázok č. 23 Založenie objednávky priradenie účtu Obrázok č. 24 Príjem materiálu 6
ÚVOD V rozvinutej trhovej ekonomike neobstojí ani jeden podnikateľský subjekt v tvrdej konkurencii, ktorý nedokáţe uspokojiť zákazníka dodaním správneho sortimentu výrobkov a sluţieb v správnom mnoţstve, na správne miesto, v správnom stave, správne ekologicky a za správnu cenu. Naplnenie tohto podnikateľského cieľa zabezpečuje logistika. Tým, ţe logistika dáva do súladu vecnú, priestorovú a časovú diferenciáciu výroby a spotreby, na jednej strane vedie k úspore nákladov, zníţeniu stavu zásob, uvoľneniu kapitálu a tým k zvýšeniu hospodárnosti a zisku. V dnešnej dobe sú podstatou podnikania najmä informácie. Z tohto dôvodu sa i oblasť logistiky prispôsobuje novým poţiadavkám na technické, či softvérové vybavenie, ktoré by podniku umoţnilo napredovať oproti svojim konkurentom. Tu začínajú úvahy o ERP systémoch, ktoré dnes zďaleka nie sú uţ iba pre veľké firmy. ERP systémy sú podnikové informačné systémy určené pre taktickú (stredný management) a operatívnu úroveň riadenia (zamestnanci) podniku. Najväčším producentom EPR systémov v globálnom meradle je spoločnosť SAP AG. Jej ekonomické informačné riešenia pomáhajú podnikom efektívne riadiť a spracovávať všetky procesy, čo vedie k významnej úspore nákladov a ku lepšiemu taktickému a strategickému rozhodovaniu. Dôleţitosti danej problematiky sa venuje i táto bakalárska práca. Jej cieľom je poukázať na dôleţitosť logistiky a moţnosti spracovania vybraných logistických procesov v ekonomickom informačnom systéme od spoločnosti SAP AG. Pri spracovaní bakalárskej práce som vyuţil veľké mnoţstvo domácej a zahraničnej kniţnej, prípadne inej literatúry. Taktieţ som sa opierala o svoje poznatky získané v priebehu štúdia. 7
1 Procesný manažment Dôleţitou súčasťou riadenia všetkých podnikov je procesný manaţment.. Pomáha im riadení a manaţovaní potrieb pre efektívny chod spoločnosti. Zavádzanie procesného riadenia do inštitúcií je spojené najmä so snahou minimalizovať náklady a čo najlepšie plniť potreby zákazníkov. Aby podniky mohli čo najlepšie obstáť vo svetovej konkurencii musia veľkou mierou prihliadať na procesy a ich riadenie. Procesný manaţment obsahuje metódy a techniky pre podporu konfigurácie a analýzy obchodných procesov. V jednoduchosti môţeme povedať, ţe BPM sa zameriava na čo najdetailnejšie analyzovanie podniku z pohľadu všetkých prebiehajúcich činností a aktivít, s cieľom definovať atribúty jednotlivých procesov a navrhnúť príslušné riešenia. Vyuţíva horizontálne riadenie so silnými horizontálnymi väzbami, zatiaľ čo funkčný manaţment vyuţíva vertikálne riadenie. Zavedenie procesného manaţmentu do organizácie prináša so sebou nasledovné pozitíva (CUMBERLIDGE, 2007, s. 12): zvýšenie produktivity a efektívnosti, agilnejšie podnikanie a schopnosť lepšie sa prispôsobovať zmenám, zlepšenie komunikácie, spolupráce, koordinácie v podniku, zlepšená viditeľnosť procesu z pohľadu manaţérov, presnejšie prognózovanie, väčšia priechodnosť podnikových procesov, maximálne vyuţitie ich potenciálu, vyššia kvalita výstupov pri minimalizácií vstupov, skracovanie dĺţky cyklu procesu, vyššia spokojnosť zákazníkov atď. 8
Schéma č.1 Obsah procesného manažmentu Identifikácia a vizualizácia procesov Plánovanie Organizovanie Vedenie Plánovanie Meranie a hodnotenie procesov Organizovanie Vedenie Plánovanie Zlepšovanie procesov Organizovanie Vedenie Prameň: J. Závadský, 2004 1.1 Optimalizácia procesov Pri optimalizácii podnikových procesov moţno vyuţívať rôzne prístupy. K tradičným metodikám zlepšovania procesov radíme, okrem informačného engineeringu, analýzy hodnôt procesu, manaţérskeho účtovníctva a systému riadenia nákladov, i zahraničné odborné prístupy Business process reengineering (BPR) a Business process improvement (BPI). 9
Business Process Improvement (BPI) je to prístup priebeţného zlepšovania procesov. Tvorí ho popis súčasného stavu procesu, za ktorým nasleduje stanovenie jeho základných metrík, formulovaných na základe poţiadaviek zákazníkov, ktoré budú slúţiť na meranie prevádzky procesu. Takáto opakujúca sa postupnosť činností končí návrhom a samotnou implementáciou zlepšenia v optimalizovanom procese. (Řepa, 2006) Schéma č. 2 Priebežné zlepšovanie procesov Popis súčasného stavu Stanovenie sledovaných metrík Sledovanie prevádzky procesu Meranie prevádzky procesu Návrh a implementácia zlepšení Prameň: ŘEPA, 2006 Business process reengineering (BPR) - predstavuje systematický prístup smerujúci k rekonštrukcii podnikových procesov od základov. Nezameriava sa na elimináciu menších, príp. menej významných problémov. BPR je určený organizáciám, ktoré nechcú dosiahnuť niekoľko percentné zlepšenie svojej situácie, ale značné výkonnostné skoky. (Řepa, 2006) Schéma č. 3 Model zásadného reengineeringu Definícia rozsahu projektu Analýza potrieb a možností Vytvorenie novej sústavy procesov Naplánovanie prechodu Implementácia Prameň: ŘEPA, 2006 10
1.2 Logistika Čo logistika vlastne je? Funkciou dopravy je zabezpečiť fyzické premiestnenie vecí a osôb v priestore a čase. Toto samotné premiestnenie v priestore z určitého miesta na iné miesto v určitom čase je produktom dopravy, t. j. preprava. Preprava je efekt, ktorý nemá hmotnú formu, nedá sa skladovať a je hneč spotrebovaná. Efekt dopravy spočíva v prekonaní priestoru (miesta) je to prínos miesta a prekonanie času prínos času. Prínos prekonania miesta a času predstavuje hodnotu, ktorú pridala doprava svojmu produktu t. j. premiestnením vecí a osôb z určitého miesta na iné miesto, v určitom čase. Tento dopravný proces, ako činnosť, musí byť realizovaný s cieľom uspokojenia zákazníka. Aby sme vyjadrili vzťah dopravy a logistiky, je nutné definovať logistiku. V rozvinutej trhovej ekonomike neobstojí ani jeden podnikateľský subjekt v tvrdej konkurencii, ktorý nedokáţe uspokojiť zákazníka dodaním správneho sortimentu výrobkov a sluţieb v správnom mnoţstve, na správne miesto, v správnom stave, správne ekologicky a za správnu cenu. Naplnenie tohto podnikateľského cieľa zabezpečuje logistika. Logistika je interdisciplinárna veda, ktorá sa zaoberá koordináciou, zosúladením prepojením a optimalizáciou toku surovín, materiálu, polovýrobkov, výrobkov a služieb, ale tiež tokov informácií a financií z hľadiska uspokojenia zákazníka za najnižšieho vynaloženia prostriedkov. (KRÁLOVENSKÝ, J.- GNAP, J.- MAJERČÁK, J. ŠULGAN, M.: Postavenie dopravy v logistike) Logistika nie je samoúčelná, ale je súčasťou podnikateľskej stratégie, a to ako koncepcia riadenia firmy, vychádzajúca od zákazníka a je tieţ racionalizačným nástrojom. Logistika je výraz, ktorý opisuje proces plánovania, realizácie a kontroly, účinného, nákladovo úspešného toku skladovania surovín, inventára vo výrobe a hotových tovarov s príslušnými informáciami z miesta vzniku na miesto spotreby. Tieto činnosti môţu zahŕňať, ale nie sú tým obmedzené, sluţbu zákazníkom, predvídanie dopytu, distribúciu informácií, 11
kontrolu inventára, vybavovanie objednávok, výber miesta pre závod, výber miesta pre zásobovací sklad, balenie, manipuláciu s vráteným materiálom, prepravu, skladovanie a predaj. 1.2.1 Členenie logistiky Logistiku je možné špecifikovať podľa rôznych kritérií: a.) Obsah riešených problémov b.) Rozsah uţívateľov c.) Úroveň riešených problémov Podľa úrovne problému: 1.) Makrologistika 2.) Mikrologistika 3.) Metalogistika 1.) Makrologistika: - rieši problémy globálnej fyzickej distribúcie tovaru v hospodárstve (národnom, nadnárodnom, multinárodnom). - cieľom je komplexne optimalizovať a integrovať dopravné, manipulačné, a skladovacie procesy s informačnými, pričom tu participujú vo veľkom počte organizácie, odvetvia, oblasti, ale hlavne dopravný systém. 2. Mikrologistika: - rieši problémy niektorej súčasti makrologistického systému, na vytváraní a riadení ktorej sa podieľa konkrétna firma. Rozsah je určený právnymi ohraničeniami pôsobnosti ekonomického subjektu. - patrí sem podniková logistika, logistika spolupracujúcich organizácií a verejnoprospešných organizácií. 3. Metalogistika: - rieši problémy logistického chovania v činnostiach rôznych firiem prípadne odvetví, ktoré prekrývajú aktivitu medzi makro a mikrologistikou. (vyuţívanie špedícií ) Príklad: konkrétny distribučný kanál (výrobcovia, sprostredkovatelia, prepravcovia, 12
veľkoobchod, maloobchod). V týchto systémoch je moţná spolupráca: - odvetvová - medziodvetvová V prípade, ţe prioritou podnikateľského subjektu je poskytovanie logistických služieb hovoríme o logistike podniku. 1.3 Podniková logistika Aplikácie logistiky, ktoré vychádzajú z bezprostredných potrieb a záujmov jedného podniku nazývame podniková logistika. Podniková logistika slúži pre podporu podnikových cieľov, je súborom úloh, z ktorých plynú opatrenia pre zabezpečenie optimálneho materiálového, informačného a hodnotového toku v transformačnom procese (SPIŠÁK, 2001, s. 9). 1.3.1 Členenie podnikovej logistiky Podnikovú logistika členíme na: a.) obchodnú logistiku b.) logistiku sluţieb c.) priemyselnú logistiku A. Obchodná logistika Obchodná logistika je zameraná na reťazce týkajúce sa obchodnej činnosti. Zameriava sa na reťazce dôleţité pre podnik vykonávajúci obchodnú činnosť. Ide o logistiku medzi okolím a podnikom. Príklad obchodnej logistiky: ak je takýmto podnikom veľkoobchod, ťaţiskom budú hmotné (materiálové) reťazce, a s tým súvisiace finančné a informačné reťazce, ktoré prúdia od výrobcov, sprostredkované prepravou, prepojené s veľkoobchodom. Ďalej materiálové reťazce a s tým súvisiace finančné a informačné reťazce, ktoré prúdia od veľkoobchodu prostredníctvom dopravy k maloobchodu. 13
B. Logistika služieb Logistika služieb je orientovaná na činnosti ktoré sú spojené s prijímaním alebo poskytovaním sluţieb. Zameriava sa na logistické reťazce dôleţité pre podnik, ktoré sa týkajú poskytovania sluţieb (materiálové reťazce a s tým súvisiace finančné a informačné reťazce vychádzajúce od výrobcu náhradných dielov). Príklad logistiky sluţieb je servis: - pôjde o činnosti spojené so získavaním náhradných dielov - ľudský faktor, náhradné diely, technický faktor - v prípade, ţe ide o výrobnú firmu, je to logistika záručného a pozáručného servisu C. Priemyselná logistika Priemyselná logistika zahŕňa činnosti spojené s transformačným procesom. Sleduje všetky logistické reťazce dôleţité pre priemyselný podnik, ktoré sa týkajú zásobovania, transformačného cyklu a dodávok hotových výrobkov zákazníkom. Delí sa na tieto logistiky: - zásobovacia logistika - výrobná logistika - odbytová logistika 1.3.2 Úloha logistiky v rámci podnikovej stratégie Podniková logistika plní v rámci podnikovej stratégie dvojakú úlohu: 1.) Úloha korektora a konkretizátora v procese tvorby podnik. stratégie (musia sa brať do úvahy log. činitele pri tvorbe PS) 2.) Úloha koordinátora a synchronizátora a to vo fáze realizácie (konkrétne uplatňovanie stratégie v rámci materiálových, informačných a finančných tokov) 1.3.3 Ciele podnikovej logistiky 14
Synchronizácia tokov materiálnych, informačných a finančných naráţa na konflikt v podniku. Ide tu o istý konflikt cieľov. Logistika by mala vyriešiť: - uspokojenie záujmov zákazníkov pri súčasnom splnení výkonového a ekonomického cieľa (to je cieľ logistiky) V rámci podniku majú podnikové útvary rozličné ciele. Konečným cieľom firmy je uspokojiť zákazníka. Uspokojenie zákazníka je podmienené 2 skutočnosťami: a.) výkonovým cieľom (technický cieľ) - schopnosť podnikového logistického systému dodať poţadovaný tovar v zodpovedajúcom mnoţstve a kvalite na určené miesto a v stanovenej lehote. Sú tu dva kľúčové faktory - rýchlosť a spoľahlivosť. b.) ekonomickým cieľom - je zabezpečiť rýchlosť a spoľahlivosť dodania tovaru zákazníkom pri dodrţaní Ć nákladov, alebo pri udrţaní likvidity podniku Snaha o minimalizáciu nákladov je moţná len vtedy, keď je daná miera obsluhy zákazníka a N sú nástrojom konkurenčného boja, t.j. v prípade, ţe konkurujeme cenou. Ináč sa snaţíme udrţať náklady v limite konkurencie. 1.4 Logistický reťazec Logistický reťazec je mnoţina prvkov usporiadaná tak, aby vytvárala tok materiálu a informácií (financií) potrebný pre dosiahnutie určitého cieľa. Môžeme ho charakterizovať ako previazanú postupnosť všetkých činností, ktorých uskutočnenie je nutnou podmienkou dosiahnutia daného konečného efektu synergickej povahy. (Pernica, 2005). Tento logistický reťazec má 2 stránky: 1.) Hmotnú stránku - predstavuje premiestňovanie materiálu, surovín, dielcov, nedokončených a hotových výrobkov, obalov, odpadu, energie a osôb. 2.) Nehmotnú stránku - predstavuje premiestňovanie informácií a financií Kaţdý logistický reťazec je viazaný na konečný efekt (zákazník, výrobok, skupina výrobkov, objednávka, ) 15
Reťazec je tvorený aktívnymi a pasívnymi prvkami: 1.4.1 Pasívne prvky logistického reťazca Pasívne prvky logistického reťazca rozoznávame: suroviny, dielce, nedokončené a hotové výrobky, základný a pomocný materiál Tieto prvky nadobúdajú podobu manipulovaných, prepravovaných, skladovaných jednotiek. Účelom operácií s nimi je preklenúť priestor a čas. Operácie majú výlučne netechnologický charakter - nemení sa nimi ani mnoţstvo ani podstata. obaly a prepravné prostriedky Podmieňujú pohyb tovaru v takom zmysle, ţe umoţňujú pohyb a umoţňujú viacnásobný pohyb. Táto skupina prvkov podmieňuje pohyb tovarov a je tu snaha o opakované pouţitie odpad Odpad vznikajúci pri výrobe, distribúcii a spotrebe ak je jeho likvidácia predmetom starostlivosti výrobcu alebo distribútora (napríklad jadrová el.) informácie Informácie, ktoré predbiehajú, sprevádzajú pohyb tovarov, resp. súvisiaci pohyb informácií - informácie, ktoré podmieňujú pohyb tovaru, sprevádzajú pohyb tovaru, a nasledujú po ňom (objednávka, faktúra, výskum trhu, ); systém Kanban (spolu s tovarom vo výrobe ide aj nejaký doklad a potom v prípade potreby moţno spätne zistiť kde nastala chyba) 1.4.2 Aktívne prvky logistického reťazca Aktívne prvky sú prvky log. systémov, ktorých úlohou je uskutočňovať postupnosti netechnologických operácií s pasívnymi prvkami. t.j. operácií: - balenia - tvorby a rozoberania manipulačných jednotiek - nakládky, vykládky, prekládky - zber, prenos informácií - uskladňovania, kompletizácie, kontroly 16
Medzi aktívne prvky logistického reťazca patria: technické prostriedky a zariadenia - pre manipuláciu, prepravu, balenie, skladovanie a fixáciu (napríklad ţeriav) pomocné prostriedky a zariadenia ktoré fungujú v spojení s budovami, manipulačnými a skladovacími plochami a dopravnými komunikáciami (napríklad výťah, kamión ) technické prostriedky slúţiace operáciám s informáciami (resp. nosičmi informácií), prostriedky na automatické sledovanie a identifikáciu pasívnych prvkov, počítače, sieť pre diaľkový prenos (počítač, modemy, telefón, ) riadiaci pracovníci - subjekty rozhodovania, ktorý cieľavedomo ovplyvňujú fungovanie riadených aktívnych prvkov systému V rámci logistického reťazca musia byť zladené aktívne prvky medzi sebou a aktívne prvky s pasívnymi. 17
2 Spoločnosť SAP AG SAP AG je nemecká akciová spoločnosť zaloţená v roku 1972 so sídlom vo Walldorfe. SAP AG je treťou najväčšou softvérovou firmou na svete a vedúcim svetovým dodávateľom podnikových softvérových riešení s dlhoročnou tradíciou. V súčasnosti viac ako 86 000 zákazníkov v 120 krajinách pouţíva softvérové riešenia SAP - od malých a stredných podnikov aţ po globálne spoločnosti. Odvetvové riešenia SAP podporujú jedinečné obchodné procesy vo viac neţ 25 odvetvových segmentoch, vrátane špičkových technológií, zdravotníctva, obchodu, verejnej správy a financií. SAP zamestnáva viac ako 47 500 ľudí a má zastúpenie vo viac ako 50 krajinách. Hlavným predmetom podnikania je vývoj centrálneho softvéru pre podniky. Ako vedúca spoločnosť na trhu medzipodnikových softvérových riešení, SAP so svojimi riešeniami SAP Business Suite zaloţenými na otvorenej integračnej a aplikačnej platforme SAP NetWeaver redukuje zloţitosť, celkové náklady na vlastníctvo a podporuje podnikové inovácie. Riešenia SAP Business Suite pomáhajú podnikom a organizáciám na celom svete zlepšovať vzťahy so zákazníkmi, rozširovať spoluprácu s partnermi a zefektívňovať dodávateľský reťazec a obchodné operácie. SAP NetWeaver umoţňuje komplexnú integráciu informácií a organizačných procesov v heterogénnom prostredí. Je zaloţený na otvorených štandardoch webových sluţieb. 2.1 História Firmy SAP AG Akciová spoločnosť SAP AG bola zaloţená v roku 1972 bývalými piatimi zamestnancami firmy IBM v nemeckom meste Mannheim pod názvom Systemanalyse und Programmentwicklung. Víziou spoločnosti bolo vytvoriť štandardné aplikačné softvérové riešenie, ktoré bude schopné spracovávať podnikové procesy v reálnom čase. Prvým 18
produktom firmy bolo softvérové riešenie na podporu finančného účtovníctva, ktoré sa neskôr stalo podkladom systému SAP R/1 (R Real Time-Datenverarbeitung). V roku 1977 spoločnosť zmenila svoju právnu formu na GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung), prijala nové obchodné meno (Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung) a súbeţne bolo zrealizované premiestnenie celého podniku do Walldorfu. V roku 1978 začala firma s vývojom systémového riešenia SAP R/2, ktorý môţeme označiť ako prvý EPR (Enterprise resource planning) systém. Najvýznamnejšia udalosť v histórií spoločnosti nastala v roku 1992, keď bol na trh uvedený nový systém SAP R/3. Systém bol postavený na flexibilnej technológii klient-server a ďalšou výhodou oproti konkurenčným aplikáciám bola moţnosť prevádzkovania na rôznych operačných systémoch. Týmto krokom spoločnosť SAP AG odštartovala éru vodcovstva na softvérovom trhu s podnikovými systémami. V roku 2002 bol SAP R/3 nahradený systémom SAP R/3 Enterprise. Orientoval sa na kľúčové podnikové oblasti ako financie, logistika alebo personálny manaţment a bol určený na plnenie poţiadaviek veľkých a stredných organizácií vo všetkých oblastiach priemyslu. Hlavný pilier systému SAP R/3 EPR tvoril SAP Web Application Server. V roku 2004 firma SAP AG uviedla na trh novú skupinu produktov pod názvom mysap Business Suite (aplikačné komponenty) podporovanú platformou SAP NetWeaver (technologické komponenty). Od roku 2007 sú hlavnými produktmi nemeckej softvérovej firmy SAP AG ekonomické riešenie z názvom SAP Business Suite pre odvetvové riešenia a SAP Business All-in-One, resp. SAP Business One pre malé a stredné podniky. 2.2 Súčasné produkty Spoločnosti SAP AG Ako vedúca spoločnosť na trhu medzipodnikových softvérových riešení, SAP so svojimi riešeniami SAP business suite zaloţenými na otvorenej integračnej a aplikačnej platforme SAP netweaver redukuje zloţitosť, celkové náklady na vlastníctvo a podporuje podnikové inovácie. Riešenia SAP business suite pomáhajú podnikom a organizáciám na celom svete zlepšovať vzťahy so zákazníkmi, rozširovať spoluprácu s partnermi a zefektívňovať dodávateľský reťazec a obchodné operácie. Poskytuje riešenia pre prakticky všetky organizačné procesy, od financií k portálom, od mobilného biznisu po najmodernejšiu 19
technológiu. Ponúka tieţ 25 odvetvových riešení. Kaţdé odvetvové riešenie je navrhnuté špeciálne pre dané odvetvie, spolu so štandardnými nastaveniami. SAP Business Suite zdruţuje v sebe nasledovné aplikácie (SAP.COM, 2010): CRM (Customer Relationship Management) SAP Customer Relationship Management (SAP CRM) je jediné CRM riešenie, ktoré spája zamestnancov, partnerov, procesy a technológie do uceleného systému. SAP CRM ponúka kontrolu dostupnosti, správu kontraktov, fakturáciu, prehľad o dodávkach a objednávkach v reálnom čase. Poskytuje nástroje potrebné na marketingové plánovanie, správu kampaní, telemarketing, vytváranie a správu obchodných príleţitostí a segmentáciu zákazníkov. SAP CRM umoţňuje poskytovanie zákazníckeho servisu vo všetkých formách - zákaznícke kontaktné centrum, webový samo-obsluţný portál, správa sluţieb a sťaţností, sluţby u zákazníka. Toto riešenie prináša funkcie pre celý obchodný cyklus, poskytuje všetky nástroje, potrebné pre marketing, predaj, sluţby, analýzy, kontaktné centrá, elektronický obchod a spoluprácu s partnermi. SAP ERP (Enterprise Resource Planning) V SAP ERP sa spája komplexný škálovateľný softvér pre riadenie podnikových zdrojov (ERP) s flexibilnou platformou, ktorá zabezpečuje integráciu SAP a non-sap systémov. Tým sa zvyšuje produktivita, zlepšuje prehľad o podniku a získava adaptabilita, ktorá je potrebná pre zrýchlenie obchodných stratégií. SAP ERP poskytuje funkcionalitu pre self-services, analytikov, finančníkov, správu ľudských zdrojov, prevádzku a korporátne sluţby. Plus podporu pre správu systému ako je správa uţívateľov, konfigurácia, centralizovaná správa informácií a správa webových sluţieb. Všetko je zaloţené na technologickej platforme SAP NetWeaver. 20
Riešenie SAP ERP je rozšírené o odvetvovo špecifické funkcie a pracovné postupy, zaloţené na tridsaťročných skúsenostiach SAP. Toto riešenie umoţňuje organizáciám zníţiť náklady na vlastníctvo IT, dosiahnuť rýchlejšiu návratnosť investícií a benefitovať z flexibilnej IT infraštruktúry, ktorá pomáha zavádzať inovácie. SAP ERP ponúka kompletné riešenie navrhnuté pre podporu medzinárodného podnikania, takţe organizácie môţu efektívne a úspešne operovať v globálnom merítku. SAP ERP prichádza so štyrmi individuálnymi riešeniami, ktoré spolu ponúkajú výkonné ERP riešenie pre vaše podnikové procesy: SAP ERP FINANCIALS: poskytuje riešenie komplexnej správy financií pre široké spektrum odvetví. Je to kompletné podnikové softvérové riešenie pre účtovníctvo, finančnú správu, hodnotenie výkonnosti a správu podniku. SAP ERP HCM: Pomocou riešenia SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) môţeme maximalizovať cenu zamestnancov a usmerniť ich schopnosti, aktivitu a motiváciu podľa podnikových cieľov a stratégií. SAP ERP HCM tieţ ponúka nástroj na správu, meranie a odmeňovanie individuálnych a tímových prínosov. SAP ERP HCM podporuje procesy pre nábor, nasadenie, školenie, motivovanie a udrţanie si cenných zákazníkov, komplexným zlepšovaním týchto procesov. SAP ERP Operations nástroj určený k zlepšovaniu všetkých logistických operácií. Snahou tohto komponentu je modernizovať skladové a distribučné procesy a zrýchliť flexibilitu reakcií podniku na potreby zákazníkov. SAP ERP Corporate Services ponúka kompletnú podporu pre správu a riadenie cestovných nákladov, venuje sa aspektom, ako napr. ochrana ţivotného prostredia a zdravia, riadenie motivácií a provízií, správa nehnuteľného majetku a pod. 21
SAP PLM (Product Lifecycle Management) Riešenia SAP PLM poskytuje spoľahlivý základ pre vývoj a uvádzanie nových produktov (NPDI), umoţňuje spojiť ľudí a informácie v jedinom procese. So SAP PLM môţeme prepojiť všetky oddelenia vrátane marketingu a predaja, plánovania a produkcie, nákupu a sluţieb. SAP PLM dáva všetkým zúčastneným zloţkám prehľad o obchodných procesoch spojených s produktom a informáciami o ţivotnom cykle produktu -- od koncepcie, návrhu a výroby, aţ po správu, uvedenie na trh, zmeny produktu, servis a údrţbu. SAP SCM (Supply Chain Management) Riešenie SAP Supply Chain Management (SAP SCM) pomáha organizáciam pretransformovať lineárnu dodávateľskú sieť na prispôsobivý systém. Umoţňuje prístup k informáciám a zdrojom vašich partnerov, pomôţe prispôsobiť sa meniacim sa podmienkam na trhu a zostať zameraný na zákazníka. Ponúka tak organizáciám konkurenčnú výhodu. SAP SCM vytvára prispôsobivé dodávateľské siete vytváraním kapacít pre plánovanie a rozhodovanie, potrebné pre správu podnikových operácií, rovnako ako koordináciu a spoluprácu na rozšírenie aktivít mimo organizácie. Spoločnosti dosahujú jednoznačný a udrţateľný rozvoj vďaka zniţovaniu nákladov, nárastu kvality sluţieb a zvyšovaniu produktivity, čo vedie k vyšším ziskom. Schéma č.4 Dodávateľský reťazec 22
Vlastná úprava podľa www.axtin.com/solutions/images/supply_chain_diagram.jpg SAP SRM (Supplier Relationship Management) SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM). SAP SRM automatizuje procesy medzi zdrojmi a sprostredkovateľmi, v rámci podniku a celej dodávateľskej oblasti. Zvyšovaním priehľadnosti dodávateľských sietí sa získava prehľad o celkových výdavkoch. So SAP SRM môţeme kontrolovať celý dodávateľský cyklus -- od stratégie po jeho fungovanie -- optimalizáciu výberu dodávateľa, skrátenie trvania cyklu a vybudovanie trvalých vzťahov s dodávateľmi. Jednotliví zákazníci sa pri angaţovaní tohto riešenia v podniku môţu rozhodnúť, či nadobudnú licenciu pre celú sadu SAP Business Suite, príp. implementujú osobitné komponenty podľa potreby. Malým a stredným podnikom poskytuje firma SAP AG špeciálne navrhnuté riešenia SAP Business One, resp. SAP Business All-in-One. SAP Business One predstavuje flexibilný informačný balík pre podniky zamestnávajúce viac ako desiatich pracovníkov. Táto štandardná ERP aplikácia pozostáva z 11 funkčných oblastí a zastrešuje 23
jednoduché pouţívanie obchodných procesov i beţných administratívnych činností. Navyše zahŕňa funkciu Drag&Relate, prostredníctvom ktorej majú uţívatelia rýchly prístup k informáciám z rôznych zdrojov. SAP Business One je na rozdiel od robustnejších produktov firmy SAP AG je flexibilný a jeho implementácia do podniku je jednoduchšia, časovo menej náročná. Pre zákazníkov na stredne veľkom trhu vyvinul svetový líder SAP AG produktový balík SAP Business All-in-One. Softvérové riešenie obsahuje vopred predkonfigurované procesy a je nastavené tak, aby vyhovovalo stredne veľkým organizáciám pri procesoch predaja, vzťahoch so zákazníkmi a zastrešovaní komplexného logistického reťazca. Nemecká firma tento systém ponúka svojim klientom za fixnú cenu. 2.3 SAP R/3 Enterprise V nasledujúcej časti si charakterizujeme verziu SAP R/3 Enterprise (verzia 4.7), ktorú budeme pouţívať pri praktickej realizácii vybraného procesu z oblasti logistiky. Tento systém zabezpečuje vedenie finančného účtovníctva, vnútropodnikové účtovníctvo, logistiku (nákup a predaj), riadenie ľudských zdrojov, správu nehnuteľností a ďalšie funkcie, v závislosti od druhu priemyslu a poţiadaviek klienta. Trojstupňová architektúra klient/server, ktorá tvorí silnú stránku systému R/3 a pozostáva z hlavného databázového SAP serveru, prepojených funkčných modulov umiestených na aplikačných serveroch a klientov GUI (Graphical User Interfaces) umoţňujúcich prístup k dátam prostredníctvom grafického rozhrania, je doplnená webovou platformou WebAS. Schéma č. 5 Trojúrovňová architektúra klient/server 24
2.3.1 Vybrané moduly ERP systému SAP R/3 Enterprise Finančná oblasť Financial Accounting (FI) podporuje účtovníctvo hlavnej knihy, účtovanie pohľadávok, záväzkov, majetku, pokladnice a pod. Controlling (CO) modul zabezpečujúci monitorovanie nákladovosti podniku, napr. porovnaním skutočných údajov s naplánovanými. Toto podporné riešenie je zamerané na vykonávanie analýz príjmov, výdavkov, ziskovosti, nákladovosti výroby atď. 25
Capital investment management (IM) zastrešuje investičné a finančné procesy a všetky kapitálové investície, napr. obstaranie dlhodobého majetku, investície do výskumu a vývoja, investície do údrţby a pod. Project System (PS) - predstavuje systematické riešenie pre riadenie a plánovanie investičných projektov. Koordinuje a kontroluje jednotlivé fázy projektov v priamej spolupráci s nákupom a účtovníctvom. Oblasť ľudských zdrojov Human resources (HR) modul spracováva všetky podnikové procesy v oblasti ľudských zdrojov, ako napr. mzdové účtovníctvo, riadenie cestovných výdavkov, podporu personálneho rastu zamestnancov atď. Oblasť logistiky Production Planning (PP) podporuje výrobnú logistiku podniku, pričom sa zameriava najmä na plánovanie a kontrolu jednotlivých produkčných aktivít a pod. Plant maintenance (PM) modul zaoberajúci sa komplexnou údrţbou zariadení a majetku podniku. Umoţňuje prepojenie s podpornými softvérovými aplikáciami, napr. s geografickým informačným systémom GISs, vytváranie detailných grafických výstupov a pod. Sales and Distribution(SD) významne podporuje procesy prebiehajúce v rámci distribučnej logistiky. V rámci uvedeného modulu sa riešia kontrakty, zákazky, vystavujú sa dodávky, faktúry, vykonáva sa cenotvorba, atď. Quality management (QM) komponent systému spojený s plánovaním, inšpekciami, príp. kontrolou kvality v podniku. Úloha QM súvisí s kontrolami kvality materiálového manaţmentu, distribučnej politiky, finančného controlingu atď. Tieto moduly patria do kategórie najčastejšie pouţívaných. 26
Samozrejme systém či uţ v rámci svojho jadra alebo prostredníctvom rozšírení podporuje niekoľkonásobne väčší počet aplikačných komponentov, ktorý sa sústavne zvyšuje. 3 Proces spracovania materiálu v systéme SAP praktická časť 3.1 Kmeňový záznam dodávateľa 27
Podobne ako materiál tak aj dodávateľovi je vţdy priradené číslo, ktoré slúţi k jednoznačnej identifikácii dodávateľa. V prípade dodávateľov platí, ţe číslo dodávateľa sa musí rovnať číslu, pod ktorým je v účtovníctve dodávateľov vedené číslo konta daného dodávateľa. Modul MM pre kmeňové údaje o dodávateľovi vyuţíva kmeňový záznam dodávateľa KZD z modulu FI. Dopĺňa ho o pohľad nákupu, ktorý obsahuje údaje relevantné pre nákupnú organizáciu. Okrem informácií o názve a adrese dodávateľa, obsahuje údaje o platobných podmienkach, mene, prípadne navrhované hodnoty, riadiace údaje a dodatočné dáta nákupu. 3.1.1 Založenie KZD Po prihlásení sa do systému SAP môţme vyvolať transakciu zaloţenia kmeňového záznamu dodávateľa nasledovne: Cestou v Menu SAP Kódom transakcie Účtovníctvo - Finančné účtovníctvo Dodávatelia - Kmeňové dáta - Centrálna údrţba - XK01 - Zaloţenie XK01 28
Obrázok č. 1 Vstupná obrazovka založenia KZD Názov poľa Dodávateľ Účtovný okruh Nákupná organizácia Účtovná skupina Povinný údaj Popis Príklad Kľúč, ktorý jednoznačne identifikuje dodávateľa v systéme. Podľa účtovnej skupiny môţe byť číslovanie externé alebo systém áno automaticky priradí číslo z intervalu. Účtovný okruh jednoznačne identifikuje organizáciu, v ktorej je áno kmeňový záznam dodávateľa definovaný 1000 Kľúč, ktorý jednoznačne identifikuje nákupnú organizáciu v áno systéme. 1000 Účtovná skupina definuje číselný interval, v ktorom bude kmeňový záznam v systéme definovaný, a tieţ určuje interné alebo externé 0001 áno priradenie čísla dodávateľa v systéme. Potvrdením klávesom ENTER alebo kliknutím na ikonu sa nám zobrazí prvá záloţka obsahujúca všeobecné dáta o dodávateľovi : 29
Obrázok č. 2 Založenie KZD - adresa Názov poľa Povinný údaj Popis Príklad Oslovenie nie Oslovenie dodávateľa Firma Názov (meno) dodávateľa, pod ktorým Názov áno vykonáva podnikateľskú činnosť Fuser s.r.o. Hľadaný Textový reťazec, ktorý slúţi k rýchlemu pojem áno vyhľadaniu dodávateľa Fuser Ulica nie Adresa sídla dodávateľa - ulica Poštová Číslo domu nie Adresa sídla dodávateľa - číslo 17 PSČ áno Adresa sídla dodávateľa - PSČ 040 11 Mesto nie Adresa sídla dodávateľa - mesto Košice Štát áno Adresa sídla dodávateľa - štát SK Jazyk áno Jazyk komunikácie Slovenčina E-mail nie E-mail adresa dodávateľa fuser@firma.sk 30
Kliknutím na ikonu (Zobrazenie nasledujúcej karty registra) sa nám zobrazí obrazovka obsahujúca ďalšie dáta o dodávateľovi Riadenie : Obrázok č. 3 Založenie KZD - riadenie Názov poľa Povinn ý údaj Popis Príklad Odberateľ nie Prepojenie z kmeňovým záznamom odberateľa, pokiaľ je dodávateľ súčasne aj odberateľom Daňové číslo 1 áno Daňové identifikačné číslo DIČO 8751345795 Daňové číslo 2 áno Identifikačné číslo IČO 236996 DPH-IdČíslo nie Identifikačné číslo DPH DPH nie Dodávateľ je platcom DPH X Fyzická osoba nie Dodávateľ je fyzická osoba 31
Kliknutím na ikonu sa presunieme na ďalšiu záloţku Platobný styk Obrázok č. 4 Založenie KZD platobný styk Názov poľa Štát Kód banky Povinný údaj Popis Príklad áno Štát banky dodávateľa SK Kód jednoznačne identifikujúci áno banku Bankový účet áno Účet dodávateľa v danej banke Typ banky Číslo určujúce prioritu daného partnera áno počtu 0900; 5700 45812579; 53278996 1;2 Kliknutím na ikonu sa presunieme na ďalšiu záloţku Vedenie účtu 32
Obrázok č. 5 Založenie KZD vedenie účtu, účtovníctvo Názov poľa Kontrolný účet Triediaci kľúč Osobné číslo Povinný údaj Popis Príklad Účet hlavnej knihy, na ktorý sa automaticky účtuje pri áno účtovaní na dodávateľa 321110 Je dôleţitý údaj potrebný na správne zobrazenie poloţiek áno dodávateľa 9 Prepojenie s oblasťou HR, pokiaľ je dodávateľ zároveň aj áno zamestnanec SDU (potrebné napr. pre zálohy) Kliknutím na ikonu sa presunieme na ďalšiu záloţku Platobný styk/účtovníctvo 33
Obrázok č. 6 Založenie KZD platobný styk, účtovníctvo Názov poľa Platobná podmienka Kontrola duplicity faktúr Spôsob platby Povinn ý údaj áno áno nie Popis Podmienka určujúca podmienky pre platbu dodávateľovi, napr. skonto Systém automaticky kontroluje, či na daného dodávateľa neboli zaúčtované rovnaké doklady viackrát Spôsob úhrady záväzku (prevod na bankový účet, platba v hotovosti,...) Príkla d 6 X U Kliknutím na ikonu sa presunieme na ďalšiu záloţku pre oblasť nákupu Dáta nákupu. 34
Obrázok č. 7 Založenie KZD dáta nákupu Názov poľa Mena objednávky platobné podmienky Incoterms časť 1 Incoterms časť 2 Povinný údaj Popis Príklad Kľúč meny, v ktorej budú realizované objednávky áno XEU Kľúč, ktorý definuje platobné podmienky napr. lehotu áno splatnosti. 6 Kód dodacej doloţky incoterms 2000 stanovuje áno medzinárodne stanovené pravidlá obchodných zmlúv. CFR Povinný Doplňujúce údaje k prvej časti incoterms áno text Po vyplnení poţadovaných hodnôt obrazovky je moţné realizovať uloţenie hodnôt stlačením tlačítka - Uloženie v hornej časti obrazovky. 35
O zaloţení dodávateľa pre nákupnú organizáciu a účtovný okruh systém informuje v spodnej časti obrazovky. 3.2 Kmeňový záznam materiálu Kmeňový záznam materiálu (KZM) predstavuje centrálny záznam v oblasti logistiky systému SAP R/3. Zároveň reprezentuje akýsi integrály prvok modulov MM, SD a FI (materiál obstaraný v module MM slúţi ako základ zákazky, dodávky, resp. fakturácie v module SD, pričom táto skutočnosť je zaznamenaná v účtovníctve - FI), v ktorom sa definujú vlastnosti konkrétneho materiálu alebo sluţby, ovplyvňujúce priebeh jednotlivých procesov. To znamená, ţe dáta materiálu sa kopírujú a vyuţívajú v jednotlivých krokoch obchodného procesu, takţe ich nie je nutné zadávať tam, kde sa vyţadujú. 3.2.1 Založenie KZM Po prihlásení sa do systému SAP je moţné vyvolať transakciu zaloţenia kmeňového záznamu materiálu nasledovne: Cestou v Menu SAP Kódom transakcie Kmeňový súbor materiálu Materiálové hospodárstvo Materiál Zaloţenie všeobecne Ihneď MM01 36
Obrázok č. 8 Založenie KZM vstupná obrazovka Názov poľa Materiál Povinný údaj Popis Príklad Nevyplňuje sa, systém pridelí automaticky Odvetvie áno Odvetvie, v ktorom sa materiál zakladá Druh materiálu áno Druh materiálu Číslo zmeny Nezadávame Zadáva sa v prípade, ak chceme kopírovať údaje z Materiál existujúceho materiálu Verejné vysoké školy Materiál Po zadaní údajov pokračujeme stlačením klávesu ENTER alebo kliknutím na ikonu. Zobrazí sa obrazovka, v ktorej je moţné vybrať pohľady views, ktoré chceme pre daný materiál zaloţiť. 37
Obrázok č. 9 Založenie KZM - views Pri zakladaní KZM tovaru sa doporučuje vybrať: - Základné dáta 1 - Nákup - Všeobecné dáta závodu/skladov 1 - Účtovníctvo 1 Potvrdením klávesov ENTER alebo kliknutím na ikonu úrovne : sa zobrazí okno Organizačné 38
Obrázok č. 10 Založenie KZM organizačné úrovne Názov poľa Závod Sklad Povinný údaj Popis Príklad Kľúč na identifikáciu závodu, v ktorom bude áno materiál (tovar) aktívny. 1010 Kľúč na identifikáciu závodu, v ktorom bude nie materiál (tovar) aktívny. 1011 Po kliknutí na ikonu, resp. potvrdením klávesov ENTER je ďalším krokom spracovania transakcie zadávanie údajov podľa zvolených pohľadov. Najprv musíme vyplniť poţadované údaje v záloţke Základné dáta 1 : Obrázok č. 11 Založenie KZM materiál (základné dáta) 39
Názov poľa Povinný údaj Popis Príklad Základná merná KS jednotka áno Merná jednotka zakladanej zásoby Skupina Kľúč, ktorý umoţňuje zoskupovanie materiálu áno rovnakých alebo podobných materiálov MV009 Kategória áno Špecifikuje kategóriu zakladaného KZM. 1 Označenie materiálu áno Označenie materiálu TONER CANON 716 Magenta, LBP5050 Stlačením klávesy ENTER alebo kliknutím na ikonu (ďalej) sa dostaneme na nasledujúcu záloţku KZM Nákup. Povinné údaje sa preberú z predchádzajúcej záložky Obrázok č. 12 Založenie KZM materiál (nákup) Kliknutím na ikonu (ďalej) alebo stlačením klávesy ENTER sa dostaneme na nasledujúcu záloţku KZM Dáta závodu/skladov 1. 40
Obrázok č. 13 Založenie KZM materiál (dáta závodu/sklad.1) Stlačením klávesy ENTER alebo kliknutím na ikonu záloţku KZM Účtovníctvo 1. (ďalej) sa dostaneme na poslednú 41
Obrázok č. 14 Založenie KZM materiál (účtovníctvo 1) Názov poľa Povinný údaj Popis Príklad Definuje, ku ktorej skupine účtov HK je materiál Trieda ocenenia áno priradený 1001 Pohyb. priem. cena áno Pohyblivá priemerná cena materiálu (tovaru) 49,3 Po zadaní údajov je moţno vykonať kontrolu údajov prostredníctvom ikony. Systém skontroluje zadané údaje, a pokiaľ sú chybné, vypíše hlásenie. Po zadaní údajov do poslednej záloţky kmeňového súboru materiálu klávesom ENTER alebo ikonou systém otvorí dialógové okno pre rozhodnutie, o uloţení materiálu 42
Po potvrdení sa materiál zaloţí pre dané záloţky Pokiaľ sú všetky údaje správne, môţeme materiál uloţiť aj kliknutím na ikonu menu Materiál a Uloţenie alebo stlačením CTRL + S., pomocou 3.3 Požiadavka na objednávku Prvým podnetom na začatie procesu obstarávania je materiálová poţiadavka. V systéme ju reprezentuje Poţiadavka na objednávku (POBJ). Je to vlastne poţiadavka rôznych oddelení v podniku na objednanie potrebných zdrojov. Poţiadavky na objednávky eviduje a spracováva oddelenie nákupu. Vďaka tomuto dokladu je oddelenie nákupu vyzvané k externému obstaraniu daných materiálov alebo sluţieb. To je zodpovedné za to, aby nedochádzalo k viacnásobnému objednávaniu a hromadeniu nepotrebných zásob. Pri vytváraní POBJ systém pracuje s uţ zadanými dátami, medzi ktoré patria napríklad KZM. Na rozdiel od objednávky nie je poţiadavka na objednávku viazaná na určitého dodávateľa. POBJ slúţi vlastne ako nástroj k identifikácii tých materiálov a sluţieb, ktoré majú byť obstarané externe. 3.3.1 Založenie POBJ Vyvolať transakciu zaloţenia poţiadavky na objednávku môţeme nasledovne: Cestou v Menu SAP Kódom transakcie Logistika Materiálové hospodárstvo Nákup POBJ Zaloţenie ME51N 43
Obrázok č. 15 Založenie POBJ Názov poľa Povinn ý údaj Popis Príklad Číslo materiálu, ktorý má byť obstaraný. Ak nevieme číslo klikneme na, kde môţeme zadať vyhľadávacie 100105 Materiál áno kritériá alebo pomocou otvoriť celý zoznam. Dátum dodania áno Poţadovaný dátum dodávky materiálu 17.05.2010 Množstv o áno Poţadované mnoţstvo 10 Ak je dokument v poriadku v spodnej časti obrazovky sa objaví hlásenie Potom môţeme dokument jednoducho uloţiť cez potvrdenie o uloţení a na spodnej časti okna sa vypíše 3.4 Uvoľnenie požiadavky na objednávku Cestou v Menu SAP Kódom transakcie Logistika Materiálové hospodárstvo Nákup POBJ Uvoľnenie Jednotlivé uvoľnenie alebo Hromadné uvoľnenie ME54N alebo ME55 44
ME54N jednotlivé uvoľnenie alebo ME 55 hromadné uvoľnenie uvoľnili poţiadavku ďalšiemu spracovaniu (schvaľovaniu) aţ pokiaľ by neboli splnené všetky podmienky pre jej spracovanie. 3.5 Založenie objednávky Po prehodnotení poţiadaviek na objednávku sa dostávame k samotnému vytvoreniu a zaslaniu objednávky dodávateľovi. Toto sa uskutočňuje prostredníctvom vytvorenia objednávky. Objednávka je vlastne formálna výzva dodávateľovi, aby dodal určité materiály alebo sluţby za daných podmienok. Základné prvky objednávky sú: - Dodávateľ - Objednávaný materiál alebo sluţba - Mnoţstvo - Cena - Termín dodávky a dodacie podmienky - Platobné podmienky Vytvorenie objednávky môţe prebiehať oproti poţiadavke na objednávku, oproti kontraktu, inej objednávke alebo bez odvolania. Záleţí to na rozsahu a komplexnosti obstarávacieho procesu podniku. Ak je objednávka vytvorená oproti inému dokumentu, údaje z tohto dokumentu sa automaticky prekopírujú do novej objednávky. Cestou v Menu SAP Kódom transakcie Materiálové hospodárstvo - Nákup - Objednávka - Zaloţenie objednávky - ME21N ME21N Pouţitím menu alebo zadaním transakcie ME21N sa zobrazí úvodná obrazovka pre zadávanie objednávky. 45
Obrázok č. 16 Založenie objednávky vstupná obrazovka Ako prvý krok pri zakladaní objednávky je potrebné zadať druh dokladu a číslo dodávateľa Druhom dokladu za definuje či zakladáme: - Normálnu objednávku - Rámcovú objednávku - Internú objednávku Po zadaní čísla dodávateľa sa preberú údaje z kmeňového záznamu dodávateľa do objednávky. Následne sa vyplnia údaje hlavičky a poloţiek dokladu Názov poľa Povinný údaj Popis Príklad Nákupná Organizačná jednotka pre oblasť materiálového organizácia áno hospodárstva 1000 Skupina nákupu áno Niţšia organizačná jednotka 100 Účtovný okruh áno Najvyššia organizačná jednotka účtovníctva 1000 Po vyplnení údajov klikneme na záloţku Dodávka/faktúra. 46
Obrázok č. 17 Založenie objednávky dodávka/faktúra Názov poľa Povinný údaj Popis Príklad Platobné podmienky nie Platobná podmienka Z001 Incoterms nie Podmienka Incoterms CFR Mena áno Kód meny dokladu SKK Kliknutím na záloţku Adresa sa zobrazí adresa dodávateľa z kmeňového záznamu. Obrázok č. 18 Založenie objednávky adresa dodávateľa 47
V záloţke Komunikácia je moţné doplniť údaje pre komunikáciu s dodávateľom Obrázok č. 19 Založenie objednávky komunikácia s dodávateľom Názov poľa Povinný údaj Popis Príklad Predajca Telefón Vaša značka Naša značka nie nie nie nie Po vyplnení poloţiek hlavičky je moţné vyplniť poloţky dokladu. Obrázok č. 20 Založenie objednávky komunikácia s dodávateľom 48
Názov poľa Povinný údaj Popis Príklad Číslo materiálu áno Číslo kmeňového záznamu materiálu 100105 Množstvo áno Objednávané mnoţstvo 10 MJ áno Merná jednotka KS Dátum dod. áno Poţadovaný dátum dodávky 29.4.2010 Cena netto áno Nákupné cena za mernú jednotku 47 Skupina materiálu (zo záznamu Skup. Mat. áno materiálu) Tonery Závod áno Organizačná jednotka logistiky 1010 Po zadaní údajov pokračujeme klávesom ENTER alebo ikonou presunieme na záloţku Faktúra. Obrázok č. 21 Založenie objednávky - faktúra. V detaile poloţky sa Názov poľa Príjem faktúry Povinný údaj Popis Príklad Evidencia faktúry bude áno prebiehať X Po vyplnení údajov sa presunieme na záloţku Podmienky. V tejto záloţke sa zobrazí celková cena dodávky. Môţeme dopĺňať ďalšie poloţky k dodávke napr. doprava. Systém automaticky vypočíta novú reálu cenu za jednotku materiálu. 49
Obrázok č. 22 Založenie objednávky - podmienky Následne vyplníme poslednú záloţku Priradenie účtu. Obrázok č. 23 Založenie objednávky priradenie účtu Názov poľa Povinný údaj Popis Príklad Účet h. knihy áno Nákladový účet hlavnej knihy 501003 Nákladové stredisko áno Objekt nákladového účtovníctva 101001 Fond áno Objekt štruktúry rozpočtu TF Funkčná oblasť áno Objekt štruktúry rozpočtu TFO Fin. stredisko áno Objekt priradenia rozpočtu 101001 Fin. položka áno Objekt štruktúry rozpočtu T5 50
Po zadaní údajov je moţno vykonať kontrolu údajov prostredníctvom ikony. Systém skontroluje zadané údaje a podá hlásenie, pokiaľ je potrebné doplniť niektoré údaje. Prehľad hlásení je moţno vyvolať prostredníctvom ikony. Po zadaní všetkých povinných údajov je moţné zaloţiť objednávku prostredníctvom ikony, cez menu Materiál a Uloženie uloţí objednávku a podá hlásenie 3.6 Príjem materiálu V prípade nákupu je relevantným pohybom materiálu takmer vţdy príjem materiálu. Príjem materiálu predstavuje fyzické a administratívne zaevidovanie materiálu do podniku. V systéme sa uskutočňuje zvláštnou transakciou najčastejšie oproti zodpovedajúcej objednávke, nie je to však podmienkou. Ak má byť materiál uskladnený v sklade, musí byť zaúčtovaný jeho príjem. Cestou v Menu SAP Kódom transakcie Logistika Materiálové hospodárstvo Vedenie zásob Pohyb materiálu Pohyb materiálu (MIGO) MIGO Obrázok č. 24 Príjem materiálu V prípade, ţe doklad nie je správne vyplnený, vygeneruje systém okno s chybovými hláseniami. Inak systém zobrazí správu, ktorá potvrdzuje stav dokladu. 51
Záver V súčasnosti je v teóriách riadenia podniku logistike prikladaný veľký význam. Je to spôsobené najmä tým, ţe logistika so svojimi procesmi vo veľkej miere ovplyvňuje úroveň nákladov podniku, čo sa následne prejavuje v jeho konkurencieschopnosti. Z tohto dôvodu je potrebné tieto procesy neustále zdokonaľovať. Jedným zo spôsobov ich optimalizácie je aj vyuţitie kvalitného podnikového informačného systému. Cieľom tejto bakalárskej práce je objasniť význam logistiky a logistických procesov ako jedného z najdôleţitejších faktorov konkurencieschopnosti podniku. Dobré zvládnutie procesov tejto oblasti umoţňuje v spolupráci s kvalitným informačným systémom organizáciám ušetriť značné finančné prostriedky a zároveň byť konkurencieschopný. Za najväčší prínos prvej časti bakalárskej práci môţeme povaţovať zadefinovanie pojmov podnikový proces a logistika, od ktorých sa následne odvíja celá práca. Podrobne sme sa pritom zamerali na vyzdvihnutie dôleţitosti logistických procesov, najmä obstarávacej logistiky v riadení podniku. V druhej časti práci sme sa venovali firme SAP AG, jej histórii, súčasným produktom a bliţšie sme si rozobrali systém SAP R/3 Enterprise (verzia 4.7), ktorý sme pouţili pri praktickej realizácii vybraného procesu z oblasti logistiky. V poslednej časti práce sme sa venovali podrobnému spracovaniu procesu obstarávacej logistiky v ERP systéme SAP R/3. Výsledkom je dokumentácia typu krok po kroku, na základe ktorej môţe byť následne zvolený proces obstarania tovaru, pre svoj univerzálny charakter, zrealizovaný takmer vo všetkých oblastiach podnikania. 52
Zoznam použitej literatúry CUMBERLIDGE, 2007. Cumberlidge, Matt: Business Process Management with JBoss jbpm. Birmingham : Packt Publishing, 2007. ISBN 978-1-847192-36-3. EUROEKONÓM.SK 2010 - Ekonomický portál www.euroekonom.sk GNAP J., JELENEK P., KRÁLOVENSKÝ J., MAJERČÁK J., ŠULGAN M.: Logistika a nové úlohy pre zasielateľov ( k dispozícii na GS ZLZ SR ) KRÁLOVENSKÝ, J.: Postavenie dopravcu a zasielateľa v logistickom reťazci, Medzinárodná konferencia Úloha zasielateľa v medzinárodnom obchode Zborník, Nitra 1998 KRÁLOVENSKÝ, J.- GNAP, J.- MAJERČÁK, J. ŠULGAN, M.: Postavenie dopravy v logistike, 1. vydanie, Ţilinská univerzita v EDIS vydavateľstvo ŢU, Ţilina 2001 LAMBERT, D.M. STOCK, J.R.- ELLRAM, L.M: Logistika, 1. vydanie, Computer Press, Praha 2000 PERNICA, 1998. Pernica, P.: Logistický management 1. vyd. Praha Radix, 1998 ISBN 80-86031-13-6 ŘEPA, 2006. Řepa Václav: podnikové procesy. Procesné řízení a modelování, GRADA Publishing, 2006. ISBN 80-247-1281-4 SAP.COM, 2010. Oficiálna internetová stránka spoločnosti SAP AG. www.sap.com SAPCLUB.SK, 2010. Dokument o Obstaraní skladovej zásoby. Elektronická verzia stiahnutá zo stránky: http://www.sapclub.sk/docs/skr%202007_2008/zs%202007_2008/sap/p3/ SCHULTE, CH.: Logistika, Victoria Publishing, Praha l994 ŠTOFKOVÁ, J.: Logistika a zásobovanie. Práce a štúdie Fakulta PEDaS, ŢU, Ţilina, 1999 ZÁVADSKÝ, 2004. Závadský Ján: Procesný manaţment. Banská Bystrica: EF UMB, 2004. ISBN 80-8083-010-X. www.fundinguniverse.com/company-histories/sap-ag-company-history.html 53