17 Dateien verwalten (Bilder, Dokumente, Medien) Bilder und Dokumente können Sie im Funktionsmenü unter Dateiliste verwalten. Alle Bilder und Dokumente, die Sie in Ihren Baukasten hochgeladen haben, werden hier aufgelistet. In Ihrem Baukasten gibt es außer Ihrem eigenen Medienordner (bezeichnet mit dem Namen Ihres Baukastens) noch den Ordner Medien Landeskirche. Durch Klick auf die Bezeichnung Ihres Medienordners (z. B. KG Musterhausen) bekommen Sie Ihre Bilder und Dokumente angezeigt. Über die Suche (unter dem Ordnername) können Sie gezielt nach Dateien suchen. Tipp: Im Ordner Medien Landeskirche können Sie nach Bildern und Dokumenten aus dem landeskirchlichen Redaktionssystem suchen und diese in Ihrem Auftritt verwenden. Dateien zu löschen oder hochzuladen ist bei diesem Ordner nicht möglich. 7
7.1 Dateiordner anlegen Damit Sie den Überblick über Ihre Dateien behalten, empfehlen wir Ihnen, unbedingt eine für Sie passende Ordnerstruktur anzulegen. So können Sie Ihre Bilder und Dokumente sortieren, beispielsweise nach Themen oder Navigationspunkten. Um einen neuen Dateiordner anzulegen, klicken Sie auf die Bezeichnung Ihres Medienordners (z. B. KG Musterhausen). Oberhalb Ihrer Baukastenbezeichnung finden Sie die Symbole Dateien hochladen und Neu. Klick auf Neu und auswählen, wie viele Unterordner Sie anlegen möchten. Bei den Ordnernamen können wie bei den Dateinamen keine Umlaute und Sonderzeichen verwendet werden. Hinweis: Der Abschnitt Textdatei erzeugen ist ohne Bedeutung. 7.1
7.2 Dateien hochladen Bilder und Dokumente hochladen Wenn Sie Dateien (Bilder, Dokumente, etc.) nicht direkt auf der Seite hochladen, auf der sie verwendet werden, können Sie dies auch über die Dateiverwaltung tun und die betreffende Datei Ihrer Seite später hinzufügen. Vor allem, wenn Sie viele Bilder auf einmal hochladen und die Metadaten der Dateien direkt bearbeiten möchten, empfehlen wir Ihnen diese Vorgehensweise. Klick auf den Ordner, in den Sie die Datei(en) hochladen möchten. Klick auf Dateien hochladen. Hinweis: Vergeben Sie beim Abspeichern der Dateien aussagekräftige Dateinamen ohne Umlaute und Sonderzeichen, damit Sie die Dateien wiederfinden und zuordnen können. Der Dateiname wird beim Hochladen übernommen. Nur 27 Zeichen werden dargestellt. Leerzeichen werden automatisch zu Unterstrichen (_), ebenso Umlaute und Sonderzeichen. Sie sollten daher nicht verwendet werden, sonst finden Sie die Dateien später nicht mehr über die Suche. Maximale Größe einer Datei, die in den Baukasten geladen werden kann: 25 MB. Wenn Sie mehrere Bilder oder Dokumente hochladen wollen: Klick auf Dateien hochladen und über Durchsuchen bzw. in dem sich öffnenden Fenster alle Bilder oder Dokumente auf Ihrem Rechner auswählen, die Sie hochladen möchten. Sie können mehrere Dateien auswählen, indem Sie die Shift oder Strg-Taste gedrückt halten, während Sie mit der Maus die Dateien auswählen. Klick auf Hochladen / Öffnen lädt alle Dateien in Ihre Dateiliste. 7.2
Schneller zum Ziel: Dateien hochladen über Drag & Drop-Funktion (= ziehen und ablegen) mit der Maus Klick auf Dateien hochladen. Unter dem Ordnername wird das Feld Ziehen und ablegen zum Hochladen von Dateien eingeblendet. Mit gedrückter Maustaste gewünschte Datei in das Feld ziehen und loslassen. Datei wird hochgeladen. Tipp: Wenn Sie beim Hochladen Vorhandene Dateien überschreiben anklicken, werden Dateien mit demselben Dateinamen ersetzt. Bei einem Download (PDF) wird dann direkt die neue Datei ausgegeben, Sie müssen also diese nicht neu verlinken. Videodateien hinzufügen Neben Bildern und Dokumenten können Sie über die Dateiliste z. B. auch Videos von Youtube so verknüpfen, dass diese in Ihrer Dateiliste erscheinen und bequem eingefügt werden. Das Video muss zuvor bei diesem externen Anbieter (hier Youtube) hochgeladen werden. Klick auf Neu. Unter Mediendatei hinzufügen URL zu einer Mediendatei (z.b. ein Video bei Youtube) eingeben. Beachten Sie, dass diese URL zu einem der zulässigen Anbieter, die unten aufgelistet sind, gehören muss. Erlaubte Medienanbieter: Youtube, Vimeo. Durch Klick auf Medium hinzufügen wird ein Medium mit dem Video erstellt. Hinweis: In Ihrem Webauftritt können Bilder und Videos entweder untereinander oder nebeneinander dargestellt werden. Es gibt im Inhaltselement Medien auch die Möglichkeit, beide Formate in einem Slider anzeigen zu lassen (mehr dazu siehe Kapitel 3.7 Inhaltselemente gestalten ). 7.2
7.3 Einzelne Dateien bearbeiten und löschen Bei Klick auf einen Ordner in der Dateiliste werden Bilder und Dokumente aufgelistet. Durch Klick auf den Dateinamen können Sie die Meta-Daten Ihrer Datei bearbeiten und ein Urheberrecht hinzufügen. Bearbeitungsmöglichkeiten wie z. B. das Umbenennen oder Löschen von Dateien finden Sie in der Werkzeugliste rechts neben der entsprechenden Datei. Falls Sie nicht alle Bearbeitungsfunktionen sehen können, setzen Sie unter den aufgelisteten Dateien im Fenster Ihres Ordners ein Häkchen bei Erweiterte Ansicht. Tipp: Bearbeitungsoptionen werden Ihnen auch im Kontextmenü einer Datei angezeigt. Dieses Menü erreichen Sie durch Klick auf das Datei-Symbol neben dem Dateinamen. Übersicht der Bearbeitungsfunktionen für Dateien Ansehen Datei kann im Browser angesehen werden (nicht im Kontextmenü enthalten). Bearbeiten Metadaten der Datei können bearbeitet werden. Diese gelten für den gesamten Auftritt, können aber in den einzelnen Inhaltselementen bei Bedarf überschrieben werden (nur im Kontextmenü oder über Klick auf den Dateinamen). Ersetzen Datei kann durch andere ersetzt werden (nicht im Kontextmenü enthalten). Umbenennen Dateiname kann geändert werden. Info Informationen über Dateigröße und -typ werden angezeigt. 7.3
Löschen Datei kann gelöscht werden. Kopieren Datei kann kopiert und in einem anderen Ordner wieder eingefügt werden. Zum Einfügen auf den Ordner klicken, in den die Datei eingefügt werden soll, und auf das Symbol Inhalt der Zwischenablage einfügen klicken. Ausschneiden Datei kann ausgeschnitten und in einem anderen Ordner eingefügt werden. Zum Einfügen auf den Ordner klicken, in den die Datei eingefügt werden soll, und auf das Symbol Inhalt der Zwischenablage einfügen klicken. Achtung: Gelöschte Dateien kann man nicht zurückholen, es gibt keinen Papierkorb. Verwendete Dateien löschen Bilder, Dokumente und Mediendateien, die bereits auf einer Seite eingebunden sind, können in der Dateiverwaltung nicht gelöscht werden. Wie oft eine Datei verwendet wird (also wie viele Referenzen es auf diese Datei gibt), sehen Sie in der Spalte Ref. (wie Referenzen ). Um ein Bild also endgültig aus der Dateiliste zu entfernen, müssen Sie es zunächst von allen Seiten löschen, auf denen es in Verwendung ist. Wie oft und an welcher Stelle eine Bild verwendet wurde, können Sie unter Referenzen auf dieses Element sehen, wenn Sie auf das - Symbol (neben dem Bild) klicken. Bei Klick auf eine der Referenzen gelangen Sie direkt in das Inhaltselement, das die Bilddatei enthält. 7.3
Achtung: Bitte beachten Sie, dass Dateien erst dann richtig gelöscht sind, wenn Sie sie wie oben beschrieben aus der Dateiliste gelöscht haben. Dateien, die nur auf der Seite entfernt werden, sind immer noch vorhanden und können auch von Suchmaschinen noch gefunden und aufgerufen werden! 7.4 Mehrere Dateien verschieben und löschen (mittels Zwischenablage) Beim Verschieben und Löschen mehrerer Dateien wird mit einer Zwischenablage gearbeitet. Deshalb bei Zwischenablage anzeigen ein Häkchen setzen. Unterhalb davon erscheint ein Zwischenablage-Feld. In diesem Zwischenablage Nr. 1 (Mehrfachauswahlmodus) anklicken. Daraufhin taucht bei jeder Datei ein leeres Kästchen auf. 7.4
Dateien in einen anderen Ordner verschieben In der Dateiliste bei Dateien, die verschoben werden sollen, in das Kästchen klicken, woraufhin dort ein Häkchen gesetzt wird. Sollen alle Dateien ausgewählt werden, in der Leiste bei Dateiname auf Alles / nichts markieren klicken. Auf Auswahl der Dateien in die Zwischenablage übertragen klicken. In der Zwischenablage Nr. 1 werden alle ausgewählten Dateien angezeigt. Darauf achten, dass unterhalb von Zwischenablage Element verschieben ausgewählt ist. Zu dem Ordner wechseln, in den die ausgewählten Dateien verschoben werden sollen. Durch Klick auf das - Symbol ( Inhalt der Zwischenablage einfügen ) werden die Dateien der Zwischenablage in den gewählten Ordner übertragen. Löschen mehrerer Dateien Häkchen bei allen Dateien, die Sie löschen wollen, setzen (nur wenn diese nicht verwendet werden). Das - Symbol ( Markierte löschen ) anklicken und die Frage Alle markierten Dateien aus diesem Ordner tatsächlich löschen? mit OK bestätigen. 7.4