Einheit 4: Datenbankentwicklung Formulare erstellen In der Tabellenansicht ist der gesamte Datenbestand einsehbar. In der Praxis ist das oft nicht vorteilhaft, da wünscht man sich ein bisschen mehr Übersicht auf dem Bildschirm. Der Bankangestellte will z. B. nur die Bankdaten eines Kunden einsehen. Der Bibliothekar will auch nur die Daten eines Kunden sehen und überprüfen. Dies wird in Access mithilfe von Formularen erreicht. Ein Formular ist eine Eingabe- und Ausgabemaske für die Daten einer Tabelle. Jedes Formular hat eine Tabelle als Basis (oder eine Abfrage aber dazu später!). Das Formular zeigt die Datensätze einzeln an und bietet die Möglichkeit, von Datensatz zu Datensatz zu blättern, Daten zu ändern und neue Datensätze zu erfassen. Diese Änderungen werden beim Speichern auch in der ursprünglichen Tabelle vorgenommen. Im Grunde genommen sind Formulare nichts anderes als Eingabemasken zum Weiterreichen der Daten an die Datenbank. Formulare sind mit Access sehr schnell erstellt. Es gibt drei Möglichkeiten, Formulare mit einem einzigen Mausklick zu erzeugen. Zunächst musst du das Register Erstellen aktivieren. In der Befehlsgruppe Formulare findest du die Schaltfläche Formular. Klickst du darauf, wird sofort ein einfaches Formular erzeugt, das alle Datenbankfelder enthält. Unter Weitere Formulare findest du weitere Formular- Varianten. Klickst du auf Geteiltes Formular, so erhältst du ein Formular, das in seiner unteren Hälfte die zugrunde liegende Tabelle zeigt und in seiner oberen Hälfte die Eingabemaske mit sämtlichen Feldern der Tabelle. Sowohl in der Tabelle als auch in der Eingabemaske können dann Daten eingegeben bzw. geändert werden. Mit Mehrere Elemente wird ein Formular erzeugt, das mehrere Zeilen und einen Datensatz pro Zeile zeigt. Wichtig! Vor dem Erstellen eines Formulars mit dieser Methode muss die dazugehörige Tabelle im Navigationsbereich markiert sein. Die erzeugten Formulare werden in der Layoutansicht gezeigt.
Du kannst bei Formularen zwischen drei Ansichten wechseln: Formularansicht Layoutansicht Entwurfsansicht. Das machst du durch Klicken auf die Schaltfläche Ansicht. Es öffnet sich ein Menü mit den drei Ansichten. Rechts in der Statusleiste findest du die entsprechenden Schaltflächen zum Wechseln der Ansicht. Links auf der Statusleiste ist die gerade aktive Ansicht vermerkt. Bei manchen Access-Versionen liegt hier allerdings ein kleiner Fehler vor. Wenn die Layoutansicht aktiviert ist, steht in der Statusleiste Entwurfsansicht.
Wenn du ein Formular in der Layoutansicht erstellt hast, erscheinen im Menüband die drei neuen Register Format, Anordnen und Entwurf unter dem Überbegriff Formularlayouttools. Hier kannst du z. B. im Register Entwurf in der Befehlsgruppe Designs ein vorgefertigtes Design aus dem Katalog auswählen, wenn du auf die Schaltfläche Designs klickst. Wir erstellen für unsere Tabelle mit der Befehlsschaltfläche Formular im Register Erstellen ein einfaches Formular. Dies erzeugt ein Formular mit allen Tabellenfeldern. Nun wählen wir, wie gerade beschrieben, ein Layout für das Formular aus dem Katalog aus. Die Elemente eines Formulars werden Steuerelemente genannt. Wenn du in der Entwurfsansicht auf so ein Steuerelement klickst, erscheint ein orangefarbener Rahmen um das markierte Element. Bei gedrückter Umschalt-Taste kannst du mehrere Elemente nacheinander markieren.
Zeigst du mit der Maus auf eine Rahmenlinie, verwandelt sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil. Durch Ziehen der Maus bei gedrückter Maustaste kannst du die Größe des Steuerelementes verändern. Ist ein Steuerelement im Formular markiert, erscheint in der linken oberen Ecke des Formulars ein kleines Quadrat mit einem Kreuz darin. Zeigst du mit der Maus darauf, erscheinen an der Mausspitze sich kreuzende Doppelpfeile. Bei gedrückter Maustaste kannst du das Quadrat verschieben und damit sämtliche Steuerelemente gleichzeitig. Dies gilt nur, wenn das Formular mithilfe der Formularschaltfläche erstellt wurde. Ansonsten erscheint dieses Quadrat nicht und du kannst jedes Steuerelement einzeln ändern. Die Steuerelemente verhalten sich wie die Spalten und Zeilen einer Tabelle.
Formular anpassen Nicht immer wird ein so erstelltes Formular deinen Vorstellungen gerecht. Es muss noch ein bisschen angepasst werden. Dazu verwenden wir die Entwurfsansicht. Wir wechseln mithilfe der Ansicht-Schaltfläche im Menüband bzw. in der Statusleiste zur Entwurfsansicht. Um genügend Platz zum Arbeiten zu haben, blenden wir den Navigationsbereich aus. Die Entwurfsansicht des Formulars ist gekennzeichnet durch ein horizontales und ein vertikales Lineal sowie durch Gitternetzlinien. Diese Hilfsmittel erleichtern es, Steuerelemente zu positionieren. Ferner ist das Entwurfsfenster vertikal in die folgenden drei Bereiche gegliedert: Formularkopf, Detailbereich und Formularfuß. Den Formularfuß siehst du unter Umständen nicht auf dem Monitor. Um diesen Bereich zu sehen, musst du die Bildlaufleiste am rechten Rand nach unten ziehen. Formularkopf Im Formularkopf bringst du solche Informationen wie den Namen des Formulars, Firmenlogo, Datum usw. unter. Es können dort auch Befehlsschaltflächen, z. B. zum Öffnen eines weiteren Formulars, positioniert werden. Im vorliegenden Fall hat Access dort automatisch den Formularnamen und ein Formularsymbol als Logo eingefügt.
Detailbereich Im Detailbereich werden die Datensätze angezeigt, eingegeben und bearbeitet. Der Detailbereich enthält somit die wichtigsten Funktionen des Formulars. Formularfuß Im Formularfuß kann man weitere Informationen, Schaltflächen oder Berechnungsergebnisse unterbringen. Die drei Bereiche können mit der Maus vergrößert oder verkleinert werden. Am oberen Rand der Balken, die die Bereiche voneinander abtrennen, verwandelt sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil. Bei gedrückter Maustaste können die Balken nach oben oder unten gezogen werden. Der mit den Gitternetzlinien hinterlegte Formularbereich lässt sich auf die gleiche Weise verbreitern oder verschmälern. Um bequemer arbeiten zu können, verbreitern wir den Bereich ein bisschen. Im Original veränderbare Word-Dateien Wir wenden uns zunächst dem Detailbereich zu. Klickst du auf eines der vorhandenen Steuerelemente, erscheint wie in der Layoutansicht ein orangefarbener Rahmen. An den senkrechten Rahmenlinien ist ein kleines Quadrat angebracht, das als Ziehpunkt funktioniert. Der Mauszeiger verwandelt sich in den bekannten Doppelpfeil, wenn darauf gezeigt wird. Bei gedrückter Maustaste lässt sich das Element verbreitern oder verschmälern. Je nach Erstellungsart des Formulars lassen sich die Steuerelemente einzeln oder gruppenweise verändern. Erscheinen an der Mauszeigerspitze gekreuzte Doppelpfeile, kannst du das Steuerelement zusammen mit dem Bezeichnungsfeld nach oben oder unten verschieben und es so zwischen zwei anderen Steuerelementen platzieren. Auf diese Weise wird die Reihenfolge der Steuerelemente verändert. Im Menüband erscheinen drei neue Register Entwurf, Anordnen und Format unter der zusammenfassenden Überschrift Formularentwurfstools. Im Register Entwurf befinden sich die Schaltflächen zum Formatieren des Formulars.
Die im Formularentwurf markierten Elemente, die Texte enthalten, lassen sich wie bei Word im Register Format in der Gruppe Schriftart formatieren. So kannst du z. B. die Schrift formatieren (fett, kursiv, unterstrichen, Schriftfarbe, Ausrichtung usw.). Die Gruppe Schriftart findest du auch im Register Start. Die Elemente können mit einer Hintergrundfarbe gefüllt oder mit Rahmen unterschiedlicher Rahmenstärken und Linien versehen werden. Der Formularhintergrund kann ebenfalls mit einer Farbe gefüllt werden. Du klickst z. B. in einen leeren Bereich des Formulars und die orangefarbene Rahmenlinie befindet sich nun um den Detailbereich. Jetzt kannst du die Hintergrundfarbe für den Hauptbereich des Formulars im Register Format im Arbeitsbereich Steuerelementformatierung über die Schaltfläche Fülleffekt aussuchen.
Die Registerkarte Anordnen benutzt du, wenn die Schaltflächen des Formulars zusammengefasst sind und sich wie Tabellenelemente verhalten. Das ist der Fall, wenn das Formular mit der Schaltfläche Formular erstellt wurde. Das Register Entwurf dient zum Einfügen von weiteren Steuerelementen. Markierte Steuerelemente lassen sich durch Drücken der Entf-Taste löschen. Formatieren wir nun unser Formular Bücher ein bisschen. Die Elemente Rezension und Foto des Buches wollen wir nicht im Formular haben und entfernen sie daher durch Markieren des Elements oder des Bezeichnungsfeldes und Drücken der Entf-Taste. Ebenso entfernen wir die Buch-ID. Die Textfelder sind für die Eingabe viel zu breit, wir verschmälern sie etwas. Dazu markieren wir z. B. das Feld Buchtitel und ziehen die Umrahmung am rechten Ziehpunkt ein paar Zentimeter nach links, bis der rechte Rand des Rahmens etwa bei der 15-cm-Marke des oberen Lineals liegt. Das erkennst du daran, dass die Breite und Position des Elements beim Verkleinern auf dem Lineal schwarz markiert ist. Die Schrift in den Bezeichnungsfeldern soll fett und kräftig blau erscheinen. Wir markieren die Bezeichnungsfelder bei gedrückter Umschalttaste nacheinander und klicken anschließend auf die Schaltfläche Fett in der Befehlsgruppe Schriftart. Als Nächstes klicken wir auf die Schaltfläche Schriftfarbe. Es öffnet sich eine Farbpalette, wie du sie schon aus Excel oder Word kennst. Dort klickst du auf eine blaue Farbe und sämtliche markierten Beschriftungen sind blau und fett formatiert.
In den Formularkopf fügen wir noch das aktuelle Datum ein. Doch vorher muss das Steuerelement Bücher, das ein Textfeld ist, verkleinert werden, denn es erstreckt sich über fast die gesamte Breite des Formulars. Wir klicken auf Bücher und sehen dann den Rahmen. Um das ganze Ausmaß des Rahmens zu sehen, müssen wir den Formularkopf etwas vergrößern, indem wir den unteren Begrenzungsbalken etwas nach unten verschieben. Der Rahmen hat an allen Seiten und Ecken Ziehpunkte, d. h., er kann sowohl senkrecht als auch waagerecht verändert werden. Wir verkleinern den Rahmen so weit, dass gerade das Wort Bücher darin Platz findet. Nun fügen wir rechts neben Bücher ein Datumssteuerfeld ein. Dazu klicken wir zunächst auf den Formularkopf, anschließend auf die Schaltfläche für Datum und Uhrzeit in der Befehlsgruppe Kopfzeile/Fußzeile. Es erscheint der Dialog Datum und Uhrzeit. Wir entfernen das Häkchen aus dem Kontrollkästchen neben dem Eintrag Uhrzeit einschließen und klicken auf OK. Es erscheint auf dem Formularkopf ein transparentes Textfeld (schwarzer Rahmen) mit dem Schriftzug =Datum(). Wir klicken auf den Rahmen und verschieben ihn so weit nach links, bis sein rechter Rand bündig mit den Eingabefeldern abschließt (15-cm-Marke auf dem Lineal). Die Schrift formatieren wir wie oben beschrieben rot und fett. Steuerfeldeigenschaften Jedes Steuerelement im Formular besitzt eine ganze Reihe von Eigenschaften. Um diese sichtbar zu machen oder zu bearbeiten, klicken wir mit der rechten Maustaste auf ein Element
und im Kontextmenü auf Eigenschaften oder auf die Schaltfläche Eigenschaftenblatt in der Befehlsgruppe Tools. Das Eigenschaftenblatt für das betreffende Steuerelement wird in einem Aufgabenbereich auf der rechten Bildschirmseite geöffnet. Auf fünf Registerkarten sind sämtliche Eigenschaften des Elements aufgelistet und können dort verändert werden. Wenn du nun auf ein anderes Element klickst, bleibt das Eigenschaftenblatt geöffnet, es werden jedoch die Eigenschaften des neu angeklickten Elements gezeigt. Das Element, dessen Eigenschaften du sehen bzw. bearbeiten willst, kannst du auch in der Klappliste über den Registern auswählen. Im Eigenschaftenblatt können wir nun z. B. die Höhe des Kombinationsfeldes Zustand, das in der Höhe etwas zu groß wirkt, anpassen. Dazu klicken wir auf ein anderes passendes Eingabefeld und lesen die angegebene Höhe des Feldes im Eigenschaftenblatt ab. Wir wechseln zurück und geben die gleiche Höhe für das Feld Zustand ein. Nun ist es genauso hoch wie die anderen Textfelder im Formular. Auf diese Weise können wir alle Eingabefelder gleich hoch gestalten. Die Eigenschaftsänderung wird erst wirksam, wenn du auf eine andere Eigenschaft oder an eine andere Stelle im Formular klickst.
Info Ein Formular, das zum Dateneingeben dient, muss sämtliche Pflichtfelder der Tabelle enthalten, d. h. sämtliche Felder, in denen eine Dateneingabe erforderlich ist. Wenn das nicht der Fall ist, kannst du keine neuen Datensätze anlegen, da Access eine Fehlermeldung ausgeben wird, die besagt, dass der gerade eingegebene Datensatz nicht vollständig ist. Es gibt auch Formulare, die nur zur Datenansicht oder Bearbeitung einzelner Felder dienen. Die müssen keine Pflichtfelder enthalten. Dort können allerdings auch keine neuen Datensätze angelegt werden. Nun wird es Zeit, zur Formularansicht zu wechseln und das Resultat der Formatierung zu betrachten. Hierfür klicken wir auf die entsprechende Ansichtsschaltfläche. Das Ergebnis sieht schon ganz passabel aus. In dieser Ansicht arbeitest du mit dem Formular, gibst neue Datensätze ein, änderst Daten usw. Um zwischen den Datensätzen hin und her zu blättern oder um neue Datensätze anzulegen, benutzt du die Navigationsschaltflächen am unteren linken Rand: Erster Datensatz, Letzter Datensatz, Nächster Datensatz, Vorheriger Datensatz, Neuer (leerer) Datensatz. Es handelt sich dabei um in Windows weit verbreitete Navigationssymbole. Klickst du auf Neuer
Datensatz, sind die Eingabefelder leer und du kannst ein neues Buch in die Datenbank aufnehmen. Achtung! Neu eingegebene Daten werden erst in der Datenbank gespeichert, wenn der Datensatz durch Navigation auf einen anderen Datensatz oder Klicken auf die Schaltfläche Neuer Datensatz verlassen wird.