HANDBUCH Q3 ADRESS STANDARD, ADVANCED, PROFI Programm Version 2015 oder höher, ab Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 oder höher Handbuch Version 11.2014 Dieses Benutzerhandbuch darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Q3 Software AG in keiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder vervielfältigt werden. Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel und Windows sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Q3 Zahlungsverkehr, Q3 Buchhaltung, Q3 Faktura, Q3 Lohn, Q3 Haushalt, Q3 Verein, Q3 Adress, Q3 Business sind Marken der Q3 Software AG. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber. Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Ereignissen sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist rein zufällig. 1987-2015 by Q3 Software AG, alle Rechte vorbehalten.
INHALTSVERZEICHNIS Einführung 3 Über dieses Handbuch 3 Grundlegende Bedienungselemente 4 Installation 6 Installationsvorbereitungen 6 Erster Programmstart 6 Lizenzierung 6 Investitionsschutz 7 Q3 Adress deinstallieren 7 Bedienungskonzept 8 Vorgehen 8 Adressstamm 8 Internet 8 Formulare 8 Pendenzen 9 Notizzettel 9 Termine 9 Grundkurs 10 Lektion 1 Online-Hilfe 10 Lektion 2 Vorbereitungen 11 Lektion 3 Adressen 11 Lektion 4 Serienbrief 13 Lektion 5 Daten sichern 15 Anhang 16 Adressformulare 16 Platzhalter 16 Tastaturabkürzungen 17 Tastaturtabelle 18 Handbuch Q3 Adress 2
EINFÜHRUNG Über dieses Handbuch Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell und ohne Kopfzerbrechen den Einstieg in das Programm Q3 Adress zu finden. Für Detail-Informationen steht Ihnen im Programm eine umfassende Online-Hilfe zur Verfügung. Sie erreichen sie jederzeit mit der Taste F1. Dieses Handbuch behandelt ausschliesslich Funktionen der standard Version. Mehr über die zusätzlichen Funktionen der advanced und profi Versionen erfahren Sie im Handbuch Quickstart (Tabellen pro Programm am Schluss des Handbuchs) oder direkt in der Programmhilfe (Taste F1). Wie Sie mit diesem Handbuch arbeiten können Dieses Handbuch ist in verschiedene, voneinander unabhängige Kapitel unterteilt: 1 Installation Erstinstallation und Lizenzierung 2 Grundkurs Q3 Adress kennen lernen 3 Tastaturabkürzungen Eine nützliche Hilfe In Kapitel 1 finden Sie die Installation beschrieben und in Kapitel 2 den Grundkurs. Kapitel 3 gibt Ihnen wertvolle Hilfe für die Bedienung. Benötigen Sie weitergehende Informationen, erreichen Sie im Programm mit F1 jederzeit die umfassende Online-Hilfe. U Ganz gleich, in welchem Kapitel Sie gerade lesen: Wenn Sie auf eine Unklarheit stossen oder Ihnen ein Begriff fremd ist, so benutzen Sie bitte die Online-Hilfe. Sie erreichen sie jederzeit mit der Taste F1 Handbuch Q3 Adress 3
Grundlegende Bedienungselemente Konzept und Design sind nebst der eigentlichen Funktionalität massgebend dafür verantwortlich, wie schnell sich der Mensch in eine Software ein arbeiten und wie effizient diese im Alltag genutzt werden kann. Wir haben deshalb diesen beiden Punkten besondere Beachtung geschenkt. U Q3 Adress ist ein Windows-Programm. Die Handhabung der einzelnen Bedienungselemente (Menü, Eingabefelder usw.) von Q3 Adress entspricht deshalb grundsätzlich dem allgemeinen Windows-Standard und wird hier nicht im Detail erklärt. Das Programmfenster Gleich nach Programmstart erscheint das Programmfenster mit der Menüleiste und der Symbolleiste (kleine Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf Menüfunktionen). Das Programmfenster hat keine zusätzliche Funktion: Arbeiten werden Sie immer in Arbeits- und Dialogfenstern. Die Menüleiste Der Menüleiste kommt die Rolle der Schaltzentrale zu. Jedes Menü übernimmt dabei eine andere Funktion. Für alle Menüs gilt: Menüs lassen sich mittels der Alt-Taste und dem unterstrichenen Buchstaben direkt öffnen (z.b. A+d für das Menü Datei). Viele Menüpunkte lassen sich mit der Tastatur (Kurzwahltasten) direkt abrufen. Diese Tastenkombinationen erscheinen im Menü rechts (siehe Übersicht im Anhang dieses Handbuchs). Das Menü Datei dient dem Zugriff auf eine ganze Datei (z.b. Adressen, Notizzettel). Meist kommen die Datei-Menüpunkte in einem Arbeitsfenster in Zusammenhang mit der Liste zum Einsatz. Das Menü Bearbeiten bezieht sich auf einzelne Elemente (Datensätze) einer Datei (z.b. Adressen). Sie werden schnell merken, dass Sie die Funktionen im Bearbeiten-Menü am intensivsten von allen benutzen und sehr bald die rechts notierten Kurzwahltasten einsetzen werden. Das Menü Detail enthält Funktionen, die sich ausschliesslich auf das aktuell offene Fenster beziehen (z.b. Detail+Eigenschaften im Adressenfenster). Das Menü Funktion enthält alle Hauptfunktionen von Q3 Adress (z.b. Termine, Notizzettel). Das Menü? führt zur Online-Hilfe und zur Lizenzierung. Handbuch Q3 Adress 4
Das Arbeitsfenster dient dem Bearbeiten von Datensätzen in einer Datei (z.b. Adressfenster). Im oberen Bereich sehen Sie die Liste mit allen momentan verfügbaren Datensätzen (Adressen). Ist die Liste aktiv, erscheint ein Balken auf dem aktuellen Element. Sie können sich mit den Cursortasten oder der Maus in der Liste bewegen. Im unteren Bereich sehen Sie die Detailinformation zum aktuellen Datensatz. Der untere Bereich ist gleichzeitig Eingabebereich für das Erfassen eines neuen oder das Ändern des aktuellen Datensatzes. Datei-, Bearbeiten- und Detail-Menü sind unabkömmliche Begleiter bei der Arbeit in einem Arbeitsfenster. Welche Menüpunkte aktiv sind, ist von Arbeitsfenster zu Arbeitsfenster unterschiedlich. Das Dialogfenster... dient dem Erfassen von Feldern, die entweder für die nächste Aktion relevant sind oder aber Konfigurationscharakter haben. Das Konfigurationsfenster (Datei+Konfiguration) ist ein typisches Dialogfenster. Ebenso entspricht das Ändern oder die Neueingabe eines Datensatzes in einem Arbeitsfenster exakt der Bedienung in einem Dialogfenster. Daher wird in der Folge in den Erklärungen nicht unterschieden. Zwei Bedienungselemente sind in Arbeits- und Dialogfenstern häufig anzutreffen: Die Feldauswahl: Ist ein Feld rechts mit einem Pfeil (nach oben oder unten) gekennzeichnet, so verbirgt sich dahinter eine Auswahl. Die Taste oder ein Mausklick auf den Pfeil öffnet die Auswahl. Mit Enter oder Mausdoppelklick wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und schliessen die Auswahl wieder. Die Schaltfläche (Button): Eine Schaltfläche kann wie jedes andere Feld mit der Tab-Taste erreicht werden. Die Schaltfläche ist kein Eingabefeld, sondern ein Aktionsfeld: Enter oder Mausklick lösen die umschriebene Aktion aus. Handbuch Q3 Adress 5
INSTALLATION Installationsvorbereitungen Auf unserer Website www.q3software.ch finden Sie unter Downloads einen Link, um die aktuelle Version von Q3 Software zu installieren. Alle Programme der Q3 Software AG befinden sich im gleichen Setup-Programm. Nach Start des Setup- Programms können Sie wählen, welches Programm und welche Variante Sie installieren möchten. U Wenn Sie über keinen Internet-Zugang verfügen, können Sie jedes Q3 Programm auch mit der CD Q3 Software installieren. Bitte beachten Sie, dass auf unserer Website meist eine aktuellere Version der Q3 Software verfügbar ist als auf der CD. Ist ein Q3 Programm einmal installiert, so können Sie jederzeit ein neues Update direkt aus dem Programm heraus installieren, via Menü?+Q3 Info, Schaltfläche Auf Update prüfen. Erster Programmstart Q3 Adress fragt Sie als Erstes nach Ihrer Lizenznummer. Diese Nummer finden Sie auf dem beiliegenden Lizenzschreiben. Sobald Sie die gültige Lizenznummer mit OK bestätigt haben, initialisiert Q3 Adress die Datenbanken und öffnet das Programmfenster. Haben Sie ein anderes Programm erworben, wählen Sie bei der Eingabe der Lizenznummer Übergehen Sie können jetzt 60 Tage mit allen Funktionen von Q3 Adress arbeiten. Wenn Sie sich für den Kauf entscheiden, können Sie alle Daten übernehme oder neu starten. Lizenzierung Q3 Adress ist mit einem Lizenzierungsmechanismus ausgestattet. Dieser ermöglicht, dass sich auf der gleichen CD alle Q3 Programme befinden. Die Lizenznummer ermöglicht Ihnen, das erworbene Programm als Vollversion zu installieren. Alle anderen Q3 Programme können Sie ebenfalls installieren, allerdings nur als Demoversion. U Jede Lizenznummer ist eindeutig mit dem Besitzer verbunden. Legen Sie deshalb besonderen Wert darauf, dass Ihre persönliche Lizenznummer nicht in falsche Hände gerät. Handbuch Q3 Adress 6
Bewahren Sie die Lizenznummer gut auf. Sie werden die Nummer wieder benötigen, sobald Sie Q3 Adress neu oder auf einem anderen Computer installieren. Sollte Ihre Nummer verloren gehen, können Sie, vorausgesetzte Sie haben sich bei uns registrieren lassen, ihre Nummer per Email auf lizenz@q3software.ch bei uns anfordern. Investitionsschutz Falls eine neuere Version von Q3 Adress erhältlich ist, als die, die Sie erworben haben, so können wir Sie dank Ihrer Registrierung umgehend darüber informieren. Auf Wunsch senden wir Ihnen dann die neue Version zu. So halten wir Sie immer auf dem neuesten Stand. Ausserdem sichern Sie sich mit der Registrierung Ihre Rechte auf zukünftige Upgrades und Updates. Q3 Adress deinstallieren Wenn Sie Ihren Computer verkaufen oder verschenken, sind Sie verpflichtet, Q3 Adress zu deinstallieren. Das SETUP von Q3 Adress übernimmt diese Aufgabe: Vergewissern sie sich, dass Q3 Adress nicht gestartet ist Wählen sie im Windows Start-Menü Einstellungen+ Systemsteuerung Wählen sie den Eintrag Software Suchen sie in der Liste Q3 Adress und wählen Sie Hinzufügen/Entfernen Handbuch Q3 Adress 7
BEDIENUNGSKONZEPT Vorgehen Wenn Sie Q3 Adress erstmals starten, offeriert Ihnen das Programm, eine Tabelle mit allen Ortschaften der Schweiz anzulegen. Nutzen Sie diese Möglichkeit: Sie werden später für Adressen nur noch die Postleitzahl eintippen müssen, die zugehörige Ortschaft findet das Programm. Anschliessend erfassen Sie im Konfigurationsfenster Ihre Stammdaten, welche auf Wunsch auf Auswertungen mitgedruckt werden. Nach erfolgreicher Installation von Q3 Adress und später bei jedem erneuten Programmstart öffnet Q3 Adress das Hauptfenster Adressen. Dieses bleibt offen, bis Sie das Programm verlassen. Erstmals in der Anwendung, werden Sie sich Ihren Adressstamm anlegen. Sie können nebst den Grundfeldern (Name, Adresse, Ort, Telefon usw.) viele zusätzliche Felder mit Informationen füllen, welche dann als Selektionskriterien für Adresslisten, Etiketten usw. genutzt werden können. Q3 Adress unterstützt Sie in der Organisation Ihrer Büroarbeiten mit einer Pendenzenverwaltung, einer <advanced> Terminkontrolle und einer <advanced> Notizzettelablage. Alle diese Funktionen finden Sie im Menü Funktionen. Adressstamm Im Adressfenster bearbeiten Sie Ihre Adressen (neu erfassen, ändern, löschen). Die wichtigsten Funktionen können Sie über die Schaltflächen rechts im Adressfenster abrufen. Daneben stehen Ihnen zusätzliche Funktionen im Dateiund im Bearbeiten-Menü zur Verfügung. Mit Brief/Serienbrief können Sie für die aktuelle oder für alle selektierten Adressen einen Brief ausdrucken. <profi> Dieser Brief kann auch in Microsoft Word geschrieben sein. Zu jeder Adresse erfassen Sie mit Eigenschaften nützliche Informationen wie Geburtstag, Zivilstand usw. Jeder Adresse können Sie ein Bild und bis zu fünf Merkmale zuordnen. Diese frei beschriftbaren Felder helfen Ihnen, zusätzliche Adressinformationen abzulegen. Internet Jeder Adresse können Sie eine Email Adresse und eine Internet Seite zuordnen. Per Mausklick oder Tastendruck können Sie so ein neues Email eröffnen oder eine Internet-Seite öffnen. Formulare Handbuch Q3 Adress 8
Formulare helfen Ihnen, Ausdrucke (Listen, Texte, Etiketten, Listen) frei nach Ihren Wünschen zu gestalten. So können Sie beispielsweise in einem Formular festhalten, wie Sie eine Einladung gestalten wollen. Natürlich sind im Lieferumfang vordefinierte Formulare enthalten. Formulare können Sie mit Formulare im jeweiligen Druckfenster anpassen. Sie können Formulare mit Schriftarten, Farben und Rahmen individuell gestalten. Pendenzen Unabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, können Sie jederzeit die Pendenzenkontrolle öffnen, entweder mit Funktionen+Pendenzen oder direkt mit der Schnelltaste. Hier erfassen Sie alle für Sie anstehenden Aufgaben. Jeder Pendenz können Sie einen Status (pendent, in Arbeit, erledigt) und bei Bedarf eine Adresse zuordnen. Notizzettel <advanced+profi> Unabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, können Sie jederzeit die Notizzettelablage öffnen, entweder mit Funktionen+Notizzettel oder direkt mit der Schnelltaste. Sie können beliebig viele Notizzettel erfassen und einzeln oder gesammelt ausdrucken. Termine <advanced+profi> Unabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, können Sie jederzeit Ihre Termine abrufen, entweder mit Funktionen+Termine oder direkt mit der Schnelltaste. Jedem Termin ordnen Sie Tag, Start- und Endzeit, und bei Bedarf eine Adresse zu. Q3 Adress erlaubt, eine allgemeine oder eine kundenbezogene Terminliste über eine beliebige Periode auszudrucken. Handbuch Q3 Adress 9
GRUNDKURS Starten Sie bitte das Programm. Q3 Adress öffnet das Lizenzfenster. Hier beginnt der Grundkurs. Das Ziel des Grundkurses ist es, Sie in die Arbeitsweise von Q3 Software einzuarbeiten. Viel detailliertere Informationen werden Sie bei der Arbeit in der Online-Hilfe finden. Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen finden Sie im Quick Start unter Service. Lektion 1 Online-Hilfe Die Online-Hilfe erleichtert Ihnen nicht nur die Einarbeitung sondern hilft Ihnen auch bei der Verwendung von selten genutzten Funktionen wir Datenimport oder Konfiguration. Neu können Sie die Online-Hilfe um eigene Einträge ergänzen. Damit schaffen Sie sich Ihre ganz persönliche Anleitung. Nach dem ersten Programmstart erscheint das Lizenzfenster. Bereits hier ist die Online-Hilfe aktiv. Sie möchten zu Beginn erfahren, wie Sie das Programm Lizenzieren. Öffnen Sie mit F1 oder mit?+hilfe das Hilfe-Fenster Klicken Sie mit der Maus auf Suchen Tippen Sie Lizenzierung Klicken Sie mit der Maus auf Suche starten Es erscheint ein Hilfetext?-Menü mit grün unterstrichenen Hinweisen. Der erste heisst Lizenzierung. Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Hinweis setzen, erscheint eine Hand. Das bedeutet, dass sich hinter diesem Begriff eine weitere Erklärung versteckt. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Lizenzierung Das Programm springt zum Hilfetext Lizenzierung. Hier finden Sie die benötigte Information. Schliessen Sie das Hilfefenster mit Schliessen Handbuch Q3 Adress 10
Lektion 2 Vorbereitungen Da Sie Q3 Adress zum ersten Mal gestartet haben, bietet Ihnen das Programm Gelegenheit, die Lizenznummer zu erfassen. Tippen Sie Ihren Namen und Ihre Firma oder Ihren Wohnort in die beiden Felder Name Nehmen Sie Ihre Lizenzkarte zur Hand und tippen Sie Ihre persönliche Lizenznummer ins Feld Lizenznummer Tippen Sie Ihre persönliche Ergänzungsnummer ins Feld Ergänzungsnummer U Falls Sie Ihre Ergänzungsnummer noch nicht angefordert haben, lassen Sie dieses Feld leer. Wählen Sie Sichern Jetzt offeriert Ihnen Q3 Adress, eine Datei mit allen Ortschaften der Schweiz anzulegen. Nutzen Sie diese Möglichkeit: Sie werden später für Adressen nur noch die Postleitzahl eintippen müssen, die zugehörige Ortschaft findet das Programm. Es dauert nun einen Moment, bis Q3 Adress die Installation fertig gestellt hat. Voilà Ihnen präsentiert sich erstmals das Fenster Adressen. Es bleibt nun immer offen bis Sie das Programm beenden. Lektion 3 Adressen Sie wollen ihre Adressen erfassen. Ein leerer Balken markiert, dass noch keine Adresse vorhanden ist. Es stehen Funktionen wie Datei+Drucken oder Bearbeiten+Neu bereit. Eine Adresse erfassen Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu oder Neu in den Modus Neu erfassen Jede Adresse erhält eine Adressnummer. Q3 Adress gibt die Nummer 00001 vor. Überspringen Sie das Feld Adress-Nr. Tippen Sie Roland im ersten Feld Vorname Tippen Sie Meier im ersten Feld Name Tippen Sie Schmierstrasse 77 im ersten Feld Adresse Tippen Sie 4571 im Feld Plz (+T) Q3 Adress hat automatisch das Feld Ort mit Lüterkofen gefüllt. In einer Ort/Plz-Tabelle sind alle Ortschaften der Schweiz gespeichert. Mit im Feld Plz oder im Feld Ort öffnen Sie ein Arbeitsfenster mit diesen Ortschaften. Sie können nach Belieben neue Ortschaften erfassen - beispielsweise solche im Ausland. Handbuch Q3 Adress 11
Wählen Sie Eigenschaften Das Fenster Eigenschaften beinhaltet verschiedene Register für zusätzliche Informationen zu jeder Adresse. Im ersten Register können Sie bis zu fünf Merkmale zuordnen. Tippen Sie Aktiv-Mitglied im Feld Merkmal 1 (+T) Da Q3 Adress das Merkmal Aktiv-Mitglied noch nicht kennt, öffnet sich das Arbeitsfenster zum Erfassen von Merkmalen. Das neue Merkmal gibt Q3 Adress gleich vor. Sichern Sie das neue Merkmal mit Sichern Wählen Sie das neue Merkmal mit E oder per Mausdoppelklick Das Merkmal wird in die Adresseigenschaften übernommen. Schliessen Sie das Fenster Eigenschaften mit Schliessen Sichern Sie die neu erfasste Adresse mit Sichern Die Adresse wird gesichert und Roland Meier erscheint als bisher einziges Element in der Liste. Erfassen Sie einige weitere Adressen. Eine Adresse ändern Sie möchte zusätzlich die Telefonnummer von Roland Meier zu erfassen. Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zu Roland Meier Wechseln Sie mit Aendern in den Änderungsmodus Tippen Sie 099 / 998 89 98 im Feld Telefon1 Verlassen Sie mit Sichern den Änderungsmodus Die Adressliste ist wieder aktiv und der Auswahlbalken steht auf der geänderten Adresse. Eine Adresse löschen Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zu Roland Meier Wählen Sie Löschen Und weg ist er, Roland Meier. Die Adresse steht jedoch auf der Liste der zu erfassenden Adressen, also müssen Sie sie nochmals neu erfassen. Doch es geht auch anders: Wählen Sie Bearbeiten+Rückgängig Voilà Roland Meier ist wieder da. Die Rückgängig-Funktion funktioniert so lange bis Sie das Programm beenden. Handbuch Q3 Adress 12
Adressen drucken Sie haben alle Ihre Adressen erfasst. Zur Kontrolle wollen Sie eine Adressliste ausdrucken. Dies können Sie direkt im Adressfenster oder ausserhalb mit Auswertungen+Adressliste erledigen. Sie bleiben im Adressfenster: Wählen Sie Datei+Drucken Das Druckfenster für Adressen öffnet sich. Der obere Teil beinhaltet adressspezifische Angaben, der untere Druckparameter. Öffnen Sie mit im Feld Formular eine Auswahl mit allen verfügbaren Adressformularen Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf Standard und wählen Sie dieses Formular mit E oder Mausklick Schalten Sie den Drucker ein und wählen Sie Drucken Jetzt haben Sie eine gedruckte Liste aller Ihrer Adressen. Über weitere Funktionen verschaffen Sie sich einen Überblick indem Sie einzelne Menus öffnen. Öffnen Sie das Bearbeiten-Menü mit A+b Öffnen Sie das Datei-Menü mit A+d Öffnen Sie das Detail-Menü mit A+i Wiederholen Sie dieses Menü-Schnuppern, nachdem Sie einige Adressen erfasst haben. Viele Menüpunkte werden erst dann aktiv. Die wichtigsten Menüfunktionen stehen zusätzlich rechts im Arbeitsfenster als Schaltflächen zur Verfügung. Lektion 4 Serienbrief Sie wollen in einem Rundschreiben all Ihre Vereinsmitglieder über das erste Training informieren: Wählen Sie Funktionen+Texteditor Da wir bisher noch keinen Text bearbeitet haben, ist das Textfenster leer, und im Fenstertitel steht lediglich Textfenster. Erfassen Sie folgenden Text: Setzen Sie an der Stelle, an der die Adresse erscheinen soll, einen Tabulator (Klicken Sie dazu mit der Maus in den grauen schmalen Balken oberhalb des Textes). Mit Tab springe Sie nun an die Stelle an der Sie #Name1 eingeben. Handbuch Q3 Adress 13
Liebes Mitglied #Name1 #Adresse1 #Plz #Ort Das erste Training nach den Ferien findet am Montag, den 6. September um 20.15 statt. Mit freundlichen Grüssen Euer Präsident Konrad Meier Sie sehen, dass dort, wo Informationen aus den Adressen gedruckt werden sollen, Feldnamen (beginnend mit dem Spezialzeichen #) eingesetzt sind. Diese müssen Sie nicht unbedingt von Hand schreiben: Wählen Sie im Feld Platzhalter einen Eintrag, so wird dieser automatisch an die aktuelle Cursor-Position geschrieben. Bevor Sie den Seriendruck starten, führen Sie einen Testdruck durch. Wählen Sie Datei+Drucken Wählen Sie im Feld Adressnummer die Adressnummer von Roland Meier Wählen Sie Vorschau Der Brief erscheint in der Druckvorschau. Sie sehen, dass die Platzhalter ersetzt wurden mit den Adressfeldern der Adressen. Schliessen Sie die Druckvorschau und das Druckfenster Der Test verlief erfolgreich, also sichern Sie den Serienbrief. Wählen Sie Speichern U Da der aktuelle Text noch keinen Namen hat, öffnet sich ein Dateiwahlfenster, als hätten Sie Speichern unter gewählt. Tippen Sie Infobrief im Feld Datei Bestätigen Sie mit Speichern die Dateiwahl Handbuch Q3 Adress 14
Um Serienbriefe ausdrucken zu können, müssen Sie ins Adressfenster wechseln. Dort ist direkt ersichtlich, welche Adressen berücksichtigt werden sollen (Liste des Arbeitsfensters). Schliessen Sie das Textfenster Wählen Sie Brief/Serienbrief Öffnen Sie mit im Feld Brief die Dateiwahl Wählen Sie den Brief Info Wählen Sie Vorschau Für jede Adresse der Adresstabelle erscheint ein Brief. Wollen Sie den Serienbrief nicht an alle Adressen verschicken, so können Sie alle gewünschten Adressen mit der Leertaste markieren, oder mit Datei+Selektion im Adressfenster die zu berücksichtigenden Adressen einschränken. Schliessen Sie die Druckvorschau und das Druckfenster Lektion 5 Daten sichern Je intensiver Sie an Ihrem Computer arbeiten, um so wertvoller werden die gespeicherten Daten. Legen Sie einen Ordner «Sicherungen» auf einem Laufwerk an Wählen Sie Datei+Datensicherung Wählen Sie Daten sichern (Backup) im Feld Aktion und bestätigen Sie die Wahl mit Sicherung starten U Falls Sie je darauf angewiesen sein sollten, eine Datensicherung wieder einzulesen, so erledigen Sie dies ebenfalls mit Datei+Datensicherung. Wählen Sie per Mausklick einfach Daten zurückspielen (restore) anstatt Daten sichern (Backup). Wählen Sie im Datei-Dialog Ihren Ordner «Sicherungen» aus und bestätigen Sie die Wahl mit Öffnen Es dauert einige Sekunden, bis die Daten gesichert sind. Q3 Adress informiert Sie anschliessend über die erfolgreiche Datensicherung. Kopieren Sie die gesicherten Dateien nun auf ein Medium Ihrer Wahl CD, DVD, Diskette oder Band. Handbuch Q3 Adress 15
ANHANG Adressformulare LISTE ETI2x7 ETI3x7 NOTES Adressliste mit Telefon Adressetiketten 2x7 Adressetiketten 3x7 Adressliste mit Notizen Platzhalter Einige Formulare können Sie selber gestalten. Dazu stehen Ihnen Platzhalter für die wichtigen Felder zur Verfügung. Platzhalter sind gekennzeichnet mit einem #-Zeichen. Tagesdatum (heute) Aktuelle Seite Aktuelle Datei (vollständig mit Pfad) Name der aktuellen Datei Notizen #Datum #Seite #Datei #Dateiname #Notes Adresse (Adressfenster) #AdressNr, #Anrede, #Vorname, #Name1, #Name2, #Adresse1, #Adresse2, #Plz, #Ort, #Text, #Telefon1, #Telefon2, #Telefax, #Natel, #EMail, #WWW, #Gruppe, #Zustaendig Adresseigenschaften (Merkmale) #Merkmal1, #Merkmal2, #Merkmal3, #Merkmal4, #Merkmal5 Adresseigenschaften (Persönlich) #Geschlecht, #Zivilstand, #Land, #Geburtstag, #ZZahl1, #ZZahl2, #ZDatum1, #Ident1, #ZText1 Q3 Business Software lässt sich sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur bedienen. In diesem Anhang sind die Tastaturabkürzungen doppelt vorhanden. Trennen Sie eine Seite aus dem Handbuch und legen Sie diese bei der Arbeit neben Ihren Computer. Handbuch Q3 Adress 16
Tastaturabkürzungen Q3 Software lässt sich sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur bedienen. In diesem Anhang sind die Tastaturabkürzungen doppelt vorhanden. Trennen Sie eine Seite aus dem Handbuch und legen Sie diese bei der Arbeit neben Ihren Computer. Was Sie tun müssen (Beispiel) A+a Halten Sie die A-Taste gedrückt und tippen Sie kurz die a-taste A+a, a Halten Sie die A-Taste gedrückt und tippen Sie kurz die a-taste, lassen Sie beide Tasten los und tippen Sie noch einmal die a-taste U Tastaturabkürzungen bedeuten, dass mit einer Tastenkombination eine bestimmte Verarbeitung direkt gestartet werden kann. Wenn Sie einige der Abkürzungen kennen, kann der Arbeitsablauf deutlich schneller werden. Handbuch Q3 Adress 17
TASTATURTABELLE Menü öffnen Datei A+d Arbeit mit aktueller Datei, Programm verlassen Bearbeiten A+b Arbeit mit aktuellem Datensatz Detail A+i Spezialfunktionen im aktuellen Fenster Funktion A+f Hauptfunktionen Auswertung A+a Auswertungen Aktion auslösen Datei+Suchen % Bearbeiten+Wählen E Datei+Weitersuchen C+w Bearbeiten+Eingabe Ok C+s Datei+Zurücksuchen C+r Bearbeiten+Sichern C+s Datei+Gehe zu & Bearbeiten+Zurück Datei+Drucken C+p Bearbeiten+Sichern+Neu C+n Datei+Vorschau " Bearbeiten+Ausschneiden C+x Datei+Schnelldruck Bearbeiten+Kopieren C+c Datei+Datenexport A+d, e Bearbeiten+Einfügen C+v Bearbeiten+Neu Bearbeiten+Ändern Bearbeiten+Löschen Bearbeiten+Rückgängig C+n C+a C+l C+z Datei+Beenden A+$ Bearbeiten+Notizen C+t Handbuch Q3 Adress 18