Dienstreisen von Mitarbeitern

Dienstreisen von Mitarbeitern IB.Service Ukraine 02/2010 Inhalt ALLGEMEINE REGELN FÜR DIENSTREISEN 2 BESONDERHEITEN VON DIENSTREISEN INNERHALB DER UKRAINE 4 BLITZNACHRICHTEN DER UKRAINISCHEN GESETZGEBUNG 6 ÄNDERUNG IN REGELN DER ABWICKLUNG VON DEVISENGESCHÄFTEN 7 STATISTISCHE ANGABEN DER UKRAINE 9 KONTAKTE 10

IB.Service Allgemeine Regeln für Dienstreisen Auf Dienstreisen dürfen nur solche Personen fahren, die sich in einem Dienstverhältnis mit dem Unternehmen befinden. Dienstreise ist eine Reise für einen bestimmten Zeitabschnitt im Auftrag des Dienstgebers. Dabei ist zu berücksichtigen, dass eine Dienstreise eine Reise vom Arbeitsplatz zum Zielort und umgekehrt ist. Das Unternehmen, das einen Dienstnehmer auf Dienstreise schickt, hat diesem ausreichende Geldmittel zur Verfügung zu stellen, welche durch gesetzliche Normen festgelegt werden. Die Vorauszahlung an den Dienstnehmer kann in Bargeld oder via Banküberweisung auf das entsprechende Bankkonto (Bankkkarte) überwiesen werden. Alle Aufwendungen für Dienstreisen (mit Ausnahme von Taggeldern) müssen durch Dokumente nachgewiesen werden. Dokumentarische Bestätigungen stellen beispielsweise Hotelrechnungen, Fahrtkarten, Dienstreiseausweise oder Kopie des Reisepasses und sonstige Verrechnungsdokumente dar. Der Beginn der Dienstreise ist der Zeitpunkt der Zug- oder Busabfahrt oder des Flugzeugsabflugs oder eines anderen Verkehrsmittels vom ständigen Arbeitsplatz des Mitarbeiters und die Ankunftszeit ist der Ankunftstag des Verkehrmittels an diesem ständigen Arbeitsplatz. Der Dienstnehmer, der sich auf einer Dienstreise befindet, arbeitet nach den Arbeitszeitbestimmungen die bei der Gesellschaft gelten, die als Reiseziel vorgesehen ist. Wenn der Dienstnehmer am Wochenende oder an Feier-/Ruhetagen arbeitet, ist der doppelte Arbeitslohn zu bezahlen. Wenn der Dienstnehmer die Dienstreise an einem Sonntag antritt, dann erhält er nach der Rückkehr einen dienstfreien Ersatztag. Falls die Dienstreiseanordnung eine Rückkehr an einem Sonntag vorsieht, gilt die gleiche Regelung. Berichtstermine nach der Dienstreise und Sanktionen für die nicht termingerechte Reportabgabe Der Dienstnehmer muss bei Beendigung einen Dienstreisereport abgeben. Der Report (ein spezielles Formblatt) wird durch den Geschäftsführer der Gesellschaft bestätigt. Der Bericht über die verwendeten Barmittel muss binnen 3 Banktagen abgegeben werden, und falls der Betrag der Vorauszahlungen die Aufwendungen für die Dienstreise überschreitet, ist der Rest im selben Zeitabschnitt zurückzubezahlen. Falls der Mitarbeiter diese Frist nicht einhält, unterliegt der nicht verwendete Betrag der Einkommensteuer von 15%. Sofern der Betrag später als im Reportingmonat zurückbezahlt wird, zahlt der Dienstnehmer eine Strafe in der Höhe von 15% vom nicht retournierten Betrag, und auch wenn der Betrag der Vorauszahlung in den nächsten Perioden zurückbezahlt wird, werden die Steuer (15%) und die Strafe (15%) nicht beseitigt. Der Reportingtermin von drei Tagen kann bis auf 10 Tage verlängert werden, falls der Dienstnehmer auf der Dienstreise eine Bankkarte benutzt hat. Es ist verboten, eine Vorauszahlung an Personen zu gewähren, die keinen Report für die früher erhaltene Vorauszahlung abgegeben haben. Wenn die Berichtsregeln verletzt werden oder wenn ein Dienstnehmer keinen Bericht abgegeben hat, muss die Gesellschaft 25% Strafe zahlen. Restriktionen für besondere Dienstnehmer Es ist verboten folgende Personen auf Dienstreisen zu schicken: - schwangere Frauen; - Mütter mit Kindern zum 3. Lebensjahr. Nach Zustimmung des Dienstnehmers können folgende Personen auf Dienstreisen gehen: Mikhail Kondratyev IB Interbilanz Yaroslavskaya Str. 6 UA-04071 Kyiv T +380 44 586 42 95 F +380 44 586 42 99 E office@ib-gtkyiv.co.ua 2

- Frauen, die Kinder im Alter von 3 bis 14 Jahren haben; - Frauen, die behinderte Kinder bis 18 Jahre haben. Die oben erwähnten Begünstigungen gelten auch für allein erziehende Mütter und Väter. Besteuerung Einkommensteuer für physische Personen Die erstatteten Kosten für Dienstreisen, die durch gesetzliche Normen definiert und dokumentarisch nachgewiesen werden, sowie auch das gesetzlich vorgesehene Taggeld werden nicht mit Einkommensteuer belegt. Per Anordnung des Geschäftsführers der Gesellschaft (oder im Kollektivvertrag) können höhere Taggeldsätze festgelegt werden. Dabei muss berücksichtigt werden, dass der erhöhte Betrag des Taggeldes, mit Einkommensteuer für physische Personen mit 15% besteuert wird. Einkommensteuer Die dokumentarisch belegten Aufwendungen für Dienstreisen, sowie auch das Taggeld, das der gesetzlichen Höhe entspricht, stellen steuerlich abzugsfähige Betriebsausgaben dar. Für den Fall der Auszahlung eines erhöhten Taggeldes stellt der den gesetzlich vorgesehene Wert überschreitende Betrag keine Betriebsausgabe dar. 3

IB.Service Besonderheiten von Dienstreisen innerhalb der Ukraine Die Anweisung zum Antritt einer Dienstreise erfolgt durch den Geschäftsführer und hat das Reiseziel, den Firmennamen, Termin und Reisezeit der besuchten Gesellschaft zu enthalten. Den Dienstreisetermin bestimmt der Geschäftsführer. Der Antritt hat innerhalb von 30 Kalendertagen zu erfolgen. Der Dienstreisetermin für Dienstnehmer, die innerhalb der Ukraine Montage-, Einstellungs,- Reparatur- und Bauarbeiten durchführen, kann den Bautermin von Objekten nicht überschreiten. Für die Dienstnehmer, die innerhalb der Ukraine auf der Dienstreise sind, sind folgende Taggeldsätze vorgesehen: - 30 UAH, wenn die Hotelrechnung keine Mahlzeiten beinhaltet; - 24 UAH, wenn die Hotelrechung eine Mahlzeit beinhaltet; - 18 UAH, wenn die Hotelrechung zwei Mahlzeiten beinhaltet; - 12 UAH, wenn die Hotelrechung drei Mahlzeiten beinhaltet. Ein verbindliches Dokument für den Auszahlungsanspruch auf Taggeld ist eine spezielle Bescheinigung über die Dienstreise. In dieser Bescheinigung muss das Abfahrtsdatum vom Arbeitsort, das Datum der Ankunft im Zielort, das Abfahrtsdatum aus dem Zielort und Ankunftszeit am Arbeitsort angegeben werden. Dabei muss jedes Datum mit Unterschrift und dem Stempel der Gesellschaft bestätigt werden. Die Verwendung anderer Stempel außer die der Gesellschaft ist nicht zulässig. Falls die Bescheinigung über die Dienstreise den formalen Anforderungen nicht entspricht, kann das Taggeld nicht steuerbegünstigt ausgezahlt werden. Alle anderen Aufwendungen: Hotel, Fahrtkosten (außer Taxi) werden bei Vorlage von Originaldokumenten erstattet. Die gesetzrechtlichen Dokumente sehen keinen Kostenersatz für Taxifahrten innerhalb der Ukraine vor. Besonderheiten bei Dienstreisen ins Ausland Die Dienstreisen ins Ausland erfolgen grundsätzlich aufgrund der Anordnung des Geschäftsführers der Gesellschaft mit Bestätigung des Reisezwecks, der Bezeichnung des Reiseziels, des Termins, der Aufenthaltsbedingung im Ausland (falls es die Einladung gibt, muss die übersetzte Kopie vorgelegt werden), sowie auch einer Kostenschätzung. Der Zeitraum der Dienstreise wird durch den Geschäftsführer bestimmt, darf aber nicht länger als 60 Kalendertage dauern. Für einzelne Reisezwecke können andere Zeiträume vorgesehen werden. Für die Dienstnehmer auf Dienstreise im Ausland sind folgende Taggeldsätze vorgesehen: - 50 USD, wenn die Hotelrechnung keine Mahlzeiten beinhaltet; - 40 USD, wenn die Hotelrechung zwei Mahlzeiten beinhaltet; - 27,5 USD, wenn die Hotelrechung eine zweimalige Nahrung beinhaltet; - 17,5 USD, wenn die Hotelrechung drei Mahlzeiten beinhaltet. Das Taggeld wird in Fremdwährung ausbezahlt, äquivalent dem offiziellen Wechselkurs von UAH gegenüber der Fremdwährung, die die Nationalbank am Tage der Geldausgabe definiert. Nataliya Rak IB Interbilanz Yaroslavskaya Str. 6 UA-04071 Kyiv T +380 44 586 42 95 F +380 44 586 42 99 E office@ib-gtkyiv.co.ua Die Berechnung des Taggeldes erfolgt auf der Basis von Kontrollstempel über die Grenzüberquerung im Pass, wenn das Land eine vollwertige Zollgrenze aufweist. In den Ländern mit einer vereinfachten Zollgrenze (Russland, Weißrussland) wird das Taggeld auf Basis der Bescheinigung über die Dienstreise bezahlt. Es ist verboten, eine Kostenerstattung für alkoholische Getränke, Tabakwaren, Unterhaltungsveranstaltungen, sowie auch Trinkgeld, 4

vorzusehen. Wenn die einladende Seite Kosten erstattet, dann reduziert die verreisende Seite die Auszahlung vom Taggeld um diesen Betrag. Wenn der Betrag, der von der einladenden Seite erstattet wird, höher ist oder den gesetzlichen Normen entspricht, dann führt die verreisende Seite keine Auszahlung vom Taggeld durch. Aufwendungen für die Taxibenutzung oder Miete eines Fahrzeugs können nur mit Genehmigung des Geschäftsführers der Gesellschaft erstattet werden. Bargeldtransaktionen Für Gesellschaften, die überwiegend im Abrechnungsverkehr zahlen, ist es üblich, das Bargeld zu nutzen. Die Auszahlung von Bargeld aus der Kasse erfolgt mittels eines Scheckbuchs, in dem der Verwendungszweck des Bargelds festgehalten wird. Die üblichsten Verwendungszwecke sind Gehaltauszahlung, Dienstreisen, diverse Kleinaufwendungen. Das Bargeld gilt als erfasst, wenn am Tag der Auszahlung der ordnungsgemäße Ausgabebeleg ausgegeben und der Eintrag ins Kassenbuch gemacht wurde. Wenn bei Revision durch die kontrollierenden Organe festgestellt wird, dass die Auszahlung von Bargeld nicht mit dem ordnungsgemäßen Ausgabebeleg bestätigt wurde, dann gelten diese Kosten als nicht abzugsfähig. Diese Verletzung zieht eine Strafe in Höhe des fünffachen und ordnungsgemäß erfassten Barbetrages nach sich. Gesetzliche Bestimmungen erlauben Bargeldverrechnungen zwischen zwei Gesellschaften von nicht mehr als UAH 10 000,00 per Tag. Jede Gesellschaft ist verpflichtet, das Limit für den Bargeldbestand zu überprüfen. Das Limit für den Rest des Bargelds ist der Höchstbetrag an Bargeld, der in der Kassa der Gesellschaft bleiben kann. Für mehrere Gesellschaften, die überwiegend im Abrechnungsverkehr zahlen und in ihrer Aktivität Kassa nicht gebrauchen, ist das Kassenlimit Null. Bargeld, das durch die Gesellschaft eingenommen wurde und das Limit nicht überschreitet, ist termingerecht in die Kassa einzuzahlen. Die Termine für die Rückführung des Bargelds in die Kassa sind folgende: - Geld für die Gehaltauszahlung, das binnen 3 Banktagen bezahlt wurden am vierten Tag vom Tag der Auszahlung; - Bargeld für Dienstreisen am vierten Tag nach der Rückkehr des Dienstnehmers von der Dienstreise; - Bargeld, das früher für sonstige Kosten ausgegeben wurde, - am nächsten Banktag. Wenn die Gesellschaft nicht termingerecht den Bargeldbestand zur Bank zuführt und das Kassenlimit überschreitet, erhält diese Gesellschaft Strafsanktionen, die das Doppelte von dem Betrag der Überschreitung des Kassenlimits ausmachen. Unter Berücksichtigung der Tatsache, dass die Strafsanktionen für Verletzung von Bestimmungen zu wesentlich sind, benutzen die meisten Gesellschaften gesonderte Abrechnungsverfahren und korporative Bankkarten. 5

IB.Service Blitznachrichten der ukrainischen Gesetzgebung Änderungen in der Gesetzgebung der Ukraine Der Präsident hat das Gesetz der Ukraine Über vereinfachte Bedingungen der Unternehmensführung in der Ukraine ratifiziert. Dieses Gesetz sieht folgende Änderungen vor: - Mindeststammkapital einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung entspricht einem Mindestgehalt zum Zeitpunkt der Registrierung. Der Mindestbezug zum 01.01.2010 beträgt UAH 869,00. In der früheren Fassung betrug das Mindestkapital 100 Mindestlöhne; - Mietverträge für Kommunal- und Staatsvermögen werden nicht kürzer als für 5 Jahre abgeschlossen. Diese Bedingungen gelten auch für Verträge, die vor Gültigkeit dieses Gesetzes abgeschlossen wurden; - Lizenzen für eine Ausübung von einzelnen Unternehmenstätigkeiten werden unbefristet erteilt, falls das Ministerkabinett der Ukraine nicht eine Befristung festlegt. Jedenfalls darf die Befristung nicht weniger als 5 Jahre dauern; - Moratorium für die Durchführung von Prüfungen bis zum 01. Januar 2011 für staatliche Aufsichtsmaßnahmen, mit Ausnahme: a) der Durchführung von Prüfungen von Kleinunternehmen, derer Tätigkeiten zu einer höheren Risikostufe gehören. Die Risikokriterien werden durch das Ministerkabinett der Ukraine definiert. b) die Steuerbehörden führen weiterhin planmäßige externe Revisionen und außerplanmäßigen Revisionen durch (Das Moratorium gilt für außerplanmäßige Revisionen, die dann stattfinden, wenn ein Steuerzahler eine Beschwerde gegen die Steuerbehörden verbracht hat oder wenn die übergeordnete Steuerbehörde eine Dienstrevision der untergeordneten Steuerbehörden durchführt). c) Durchführung von planmäßigen und außerordentlichen Prüfungen durch Rentenfondsorgane der Ukraine betreffend Wirtschaftssubjekte mit höherer oder mittlerer Risikostufe. d) Durchführung von Prüfungen infolge von Konsumentenklagen. Sonstige Änderungen Der Rentenfonds hat das Prozedere der Erklärungsabgabe wesentlich geändert. Seit 01.01.2010 ist das Reporting sowohl in Papier- als auch in E-Format einzureichen. Gesellschaften mit einer Mitarbeiteranzahl von weniger als 10 Personen haben die Möglichkeit in Papierformat einzureichen. Gemäß den neuen Formularen sollen Angaben für jede versicherte Person einzeln erfasst werden. Das Prozedere der Ermittlung des Durchschnittslohns für Sozialabgaben wurde geändert. Die staatlichen Steuerbehörden der Ukraine haben die Registrierungsform bezüglich der erhaltenen und der ausgegebenen Steuerbegleitscheine geändert. Änderungen treten mit 01.01.2010 in Kraft. Weiters haben die staatlichen Steuerbehörden der Ukraine die Steuerrichtlinie Nr. 50 aufgehoben. Diese hat die Gehaltbesteuerung für nicht ansässige Personen in der Ukraine geregelt. Wir erinnern Sie daran, dass die Gehaltbesteuerung gemäß dieser 6

Steuerrichtlinien für nicht ansässige Personen mit einem Steuersatz von 15% durchzuführen ist. Eine neue Richtlinie sieht eine Gehaltbesteuerung steuerlich nichtresidenter Personen mit 30% vor. Der Pensionfond der Ukraine hat in seiner Aussendung darüber informiert, dass der Beitrag zum Pensionfond beim Erwerb von Fremdwährung mit einem Steuersatz von 0,5% (anstatt 0,2%) kalkuliert wird. Der Inflationsindex für das Jahr 2009 machte 112,3% aus. Deswegen haben Steuerzahler die Möglichkeit, eine Indexierung des Buchwertes des Anlagevermögens mit dem Koeffizienten, der durch das Gesetz der Ukraine bestimmt wird, vorzunehmen. 7

IB.Service Änderungen in Regeln der Abwicklung von Devisengeschäften Information der Rechtsanwaltskanzlei Arzinger & Partners, Rechtsanwälte: Das Direktorium der NBU hat durch die Anordnung Nr. 538 vom 9. September 2009 die Änderungen zur Regelung der Organisation und Abwicklung von Devisengeschäften auf dem Territorium der Ukraine, beschlossen: Folgende Regelungen sind vorgesehen: 1. Devisengeschäfte mit Fremdwährung, Reiseschecks und Namensschecks, die den Betragvon UAH 15 000 überschreiten, werden nur in einer Bank, Finanzbehörde, im Servicebereich der Post nach Vorlage des Personausweises, sowie mit einer Bescheinigung und Quittung mit Angabe des Nachnamens, Namens und Vatersnamens (falls vorhanden) der Person, die das Geschäft mit Bargeld abwickelt, durchgeführt. Falls der Betrag UAH 50 000 bei Abwicklung solcher Geschäfte überschreitet, sind Passserie und nummer oder anderer Dokumente zum Nachweis der Personenidentität, Ausstellungsdatum und Behörde, die dieses Dokument ausgestellt hat, Wohnsitz (Anmeldung), Identifikationsnummer der Person (falls vorhanden) anzugeben. 2. Bei Fremdwährungsverkauf über die Bank (Finanzbehörde, Nationalbetreiber der Postverkehr) ist der Betrag pro Person und Geschäftstag mit UAH 80 000 beschränkt. 3. Der Vorsitzende des Direktoriums der Bank (Finanzbehörde) hat am Anfang des Arbeitstages in einer Anordnung (im Beschluss) den Einzelkurs des Fremdwährungseinkaufs und verkaufs für UAH 1 festzustellen und ist nicht berechtigt, diesen Kurs während des Geschäftstages (Arbeitstages) zu ändern. Andere Organe sind nicht berechtigt, Kurse für den Fremdwährungseinkauf oder verkauf festzustellen. Die Nationalbank ist berechtigt, einen Höchstbetrag für die Marge bei Bargeldgeschäften festzustellen. 4. Vermittlungsgebühren für die Abwicklung von Geschäften des Einkaufs und Verkaufs von Reiseschecks, Konvertierung von Fremdwährung in UAH, Inkasso von Banknoten aus dem Ausland und Namensschecks werden ausschließlich in UAH verrechnet. Die Berechnung von Vermittlungsgebühren für die Abwicklung von Geschäften des Einkaufs und Verkaufs von Fremdwährung wird untersagt. 5. Devisengeschäfte mit Münzen werden nach den Richtlinien der Bank (Finanzbehörde, Nationalbetreiber der Postverkehr) abgewickelt. Diese Anordnung trat am 20. November 2009 in Kraft. 8

IB.Service Statistische Angaben der Ukraine Durchschnittswechselrate vom 11.02.2010 Währung Kauf Verkauf NBU USD 8.0635 8.1296 8.0100 EUR 11.0741 11.2586 11.0057-0.0200 RUB 0.2605 0.2694 0.26483 Das Bruttoinlandsprodukt der Ukraine hat sich um 15,9 % reduziert. Diese Information wurde durch das Staatliche Statistische Komitee der Ukraine veröffentlicht. Die Inflation 2009 betrug 12,3 %, entgegen den letzten Prognosen der Weltbank, die von 14 % ausgegangen ist. 9

Weitere Informationen Kontakte ÖSTERREICH(Wien) Wilfried Serles, T +43 1 505 43 13-44 Fritz Himmer, T +43 1 505 43 13-0 IB Interbilanz Schönbrunner Straße 222, 7 Stock A-1120 Wien T +43 1 505 43 13-0, F +43 1 505 43 13-2013 E office@ib-gtwien.at SERBIEN (Belgrad) Marco Egger, T +43 1 505 43 13-18 Mario Janezic, T +381 60 7484 940 IB Interbilanz Consulting Maršala Birjuzova 16/I, RS -11 000 Beograd T +381 11 3283 198, F +381 11 3030 120 E office@ib-gtbeograd.co.rs KROATIEN (Zagreb) Renata Benović, T +385 1 272 06-59 Marco Egger, T +43 1 505 43 13-18 Helena Jurčić Šestan, T +385 1 272 06-61 Ulica grada Vukovara 284, HR-10 000 Zagreb T +385 1 272 06-40, F +385 1 272 06-60 E office@ib-gtzagreb.hr SLOWAKEI (Bratislava) Fritz Himmer, T +421 2 593 004-00 Viera Masaryková, T +421 2 593 004-14 Wilfried Serles, T +43 1 811 75-97 Panská 14, SK-811 01 Bratislava T +421 2 593 004-00, F +421 2 593 004-10 E office@ib-gtbratislava.sk TSCHECHISCHE REPUBLIK (Prag/Brno) Helmut Hetlinger, T +420 296 152 111 Fritz Himmer, T +420 296 152 111 Michal Kováč, T +420 296 152 252 Olga Krnáčová, T +420 296 152 246 Na Bojišti 18, CZ-120 00 Praha 2 T +420 296 152 111, +420 296 181 481 F +420 296 181 483, +420 296 181 484 E office@ib-gtpraha.cz Pekařská 7, CZ-602 00 Brno T +420 543 4257-11, F +420 543 4257-77 E office@ib-gtbrno.cz UNGARN (Budapest/Győr) Waltraud Körbler, T +36 1 455 2000 SLOWENIEN (Ljubljana) Marco Egger, T +43 1 505 43 13-18 Sanja Relić, T +386 41 286 870 Klara Vovk-Zavec, T +386 1 434 18 04 Linhartova 11a, SI-1000 Ljubljana T +386 1 434 180-0, F +386 1 434 18-10 E office@ib-gtljubljana.si UKRAINE (Kiew) Wolfgang Schmid, T +43 1 811 75-20 IB Interbilanz Consulting LLC IB Interbilanz Audit LLC Yaroslavskaya Str.6, UA-04071 Kiew T +380 44 586 42 95, F +380 44 586 42 99 E office@ib-gtkyiv.co.ua Vámház krt. 13., H-1093 Budapest T +36 1 455 2000, F +36 1 455 2040 E office@ib-gtbudapest.co.hu Fehérvári út 75, H-9028 Győr T +36 96 5101-20, F +36 96 5101-39 E office@ib-gtgyor.co.hu This information bulletin is intended for our colleagues, clients and friends of our company. Due to the advertising restrictions the bulletin can be passed to third persons only upon our consent. Please note that all information is given without a guarantee, despite is careful processing, and that the authors, that is IB.Group, do not accept any liability for it. Інформаційний лист призначений для співпрацівників, довірителів і друзів нашого товариства. Через заборону реклами професійноправового характеру передача цього інформаційного листа третій особі дозволена лише при наявності нашого дозволу. Тут слід звернути увагу на той факт, що, незважаючи на детальне опрацювання всіх данних, ми не гарантуємо їх достовірність, при цьому їх автори, тобто представники ІВ-Групи, не несуть за це ніякої відповідальності. Informationsschrift ist für Mitarbeiter, Mandanten und Freunde unseres Hauses bestimmt. Die Weitergabe an Dritte ist wegen des berufsrechtlichen Werbeverbotes nur mit unserer Genehmigung gestattet. Es wird darauf verwiesen, dass alle Angaben trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr erfolgen und eine Haftung der Autoren bzw. der IB.Group ausgeschlossen ist. www.ib-grantthornton.com IB.Group is a member of huebner & huebner 10