Benutzerhandbuch Revision D SaaS Email Archiving Email Archiving Email Archiving ist ein Cloud-basierter Dienst, mit dem Sie E-Mails automatisch an einem sicheren, zentralen Speicherort archivieren können. Zusätzlich können Sie mit Email Archiving in den archivierten E-Mails suchen und so benötigte Nachrichten im Handumdrehen finden und abrufen. Abbildung 1 Architektur von Email Archiving 1
Durchsuchen des Archivs Sie können zurzeit im Archiv gespeicherte E-Mail-Nachrichten suchen, anzeigen und exportieren. Zum Erstellen einer Suche geben Sie einfach die vorhandenen Informationen zu der Nachricht (oder den Nachrichten) in die Felder für die Suchkriterien ein, und klicken Sie auf Suche. Verbessern der Suchergebnisse Sie können die Suchergebnisse verbessern, indem Sie einige bewährte Vorgehensweisen und Richtlinien befolgen. Mit der richtigen Kombination aus Suchbegriffen und Filterfunktionen können Sie schnell die gewünschten E-Mails finden. Grundregeln für die Suche Füllen Sie mindestens ein Suchfeld aus, um eine neue Suche zu starten. Je mehr Felder Sie ausfüllen, desto spezifischer wird die Suche und desto begrenzter die Anzahl der Ergebnisse. In Suchfeldern wird nicht nach Groß-/Kleinschreibung unterschieden. Die Suche nach Verkaufsberichte gibt die gleichen Ergebnisse zurück wie die Suche nach verkaufsberichte. Wählen Sie die Suchbegriffe sorgfältig aus. Verwenden Sie Wörter oder Wortfolgen, die nur auf die gesuchten Nachrichten zutreffen. Vermeiden Sie gebräuchliche Wörter oder Ausdrücke wie ein, eine und der/die/das. Weitere Regeln für komplexe Suchen Die meisten Sonderzeichen (einschließlich +-&!><) werden bei Verwendung innerhalb eines Wortes oder einer Wortfolge als Klartext interpretiert. Andere Sonderzeichen (einschließlich #) werden ignoriert. Bei der Suche können Sie am Ende der Suchbegriffe die Platzhalter Sternchen (*) und Fragezeichen (?) verwenden. Mit dem Sternchen wird nach einem oder mehreren Zeichen gesucht. Das Fragezeichen steht dagegen für ein einzelnes Zeichen. Bei der Suche nach E-Mail-Adressen kann die gesamte Adresse, nur die Domäne oder ein Teil der Adresse eingegeben werden. Wählen Sie Wortfolge, Beliebiges Wort oder Alle Wörter aus, um festzulegen, wie die Suche den eingegebenen Text interpretieren soll. Richtlinien für Sonderzeichen Verwenden Sie direkt im Suchbegriff keine Sonderzeichen. Einige Sonderzeichen sind zulässig und können als Klartext interpretiert werden, wenn sie in einer alphanumerischen Zeichenfolge enthalten sind. Sonderzeichen am Anfang oder Ende einer Zeichenfolge werden oft ignoriert. Tabelle 1 Als Klartext interpretierte Sonderzeichen Sonderzeichen Name + Pluszeichen - Bindestrich & Kaufmännisches Und Senkrechter Strich! Ausrufezeichen 2
Tabelle 1 Als Klartext interpretierte Sonderzeichen (Fortsetzung) Sonderzeichen Name ) Schließende Klammer ( Öffnende Klammer { Öffnende geschweifte Klammer } Schließende geschweifte Klammer [ Öffnende eckige Klammer ] Schließende eckige Klammer ^ Caret-Zeichen " Anführungszeichen ~ Tilde : Doppelpunkt Suchen mit Platzhaltern Zum Durchsuchen des Archivs können zwei Arten von Platzhaltern verwendet werden, Sternchen (*) und Fragezeichen (?), die entweder innerhalb oder am Ende der Zeichenfolge platziert werden dürfen. Die Verwendung eines Platzhalterzeichens am Anfang einer Zeichenfolge ist nicht möglich. Ein Platzhalter sollte möglichst nicht zu früh innerhalb eines Suchbegriffs oder mit zu wenigen Zeichen verwendet werden. Zum Beispiel erfolgt eine Suche nach "pferd*" schneller und gibt bessere Ergebnisse zurück als eine Suche nach "p*" oder "p*d". Platzhalter können in Suchen nach Wortfolgen nicht verwendet werden. Eine Kombination aus Platzhaltern und Sonderzeichen kann zu inkonsistenten Suchergebnissen führen. So liefern beispielsweise die Suchen nach ".doc*" bzw. "doc*" unterschiedliche Ergebnisse. Beispiele für Platzhaltersuchen mit Sternchen (*) Bei Suchen mit Sternchen (*) wird nach einem oder mehreren Zeichen gesucht. Tabelle 2 Beispiele für Platzhaltersuchen mit Sternchen (*) Suchbegriff greg* gre* gr*b *gre Gibt Folgendes zurück: greg, gregs, gregg, gregory, gregorian greg, gregs, gregg, gregory, gregorian greif, gretel, greenpeace grab grob, grub, grieb Nicht zulässig Fragezeichen (?) Beispiele für Platzhalter Bei Suchen mit Fragezeichen (?) wird nur nach einem Zeichen gesucht. Tabelle 3 Fragezeichen (?) Beispiele für Platzhalter Suchbegriff greg? gre? gr?b Gibt Folgendes zurück: gregs, gregg greg greiz grab 3
Tabelle 3 Fragezeichen (?) Beispiele für Platzhalter (Fortsetzung) Suchbegriff gr??b?gre Gibt Folgendes zurück: graub, groeb, grueb Nicht zulässig E-Mail-Adressen Mithilfe der Felder Von und Empfänger können Sie in den Feldern 'Von' und 'An' des Nachrichten-Headers nach E-Mail-Adressen suchen. Es ist möglich, nach vollständigen Adressen zu suchen, z. B. John.Smith@example.com, nur nach dem Adressaten (John.Smith), oder auch nur nach der Domäne (example.com). Außerdem können Sie auch nach Adressat und Domäne suchen, indem Sie Teile der jeweils gesuchten Wortfolge eingeben, z. B. John, Smith, example, oder com. Mit den verschiedenen verfügbaren Suchoptionen können Sie gezielt komplexere Suchen erstellen oder die Suchbegriffe verfeinern. Bei Verwendung einer vollständigen Adresse wird die Suche auf diese bestimmte Adresse beschränkt. Bei Verwendung des Adressaten wird nach allen Nachrichten gesucht, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Namen oder Benutzerkonto stehen. Bei Verwendung des Domänenteils wird nach allen Nachrichten gesucht, die im Zusammenhang mit einer bestimmten Domäne stehen. Bei Verwendung von Teilen einer Adresse wird die Suche auf alle Adressen ausgeweitet, die einen oder mehrere dieser Suchbegriffe enthalten. Sie können auch innerhalb einer E-Mail-Adresse nach Textteilen oder Begriffen suchen, die nur aufgrund einer Änderung der Groß-/Kleinschreibung bzw. der Textart vorhanden sind. Text, der durch ein Sonderzeichen getrennt ist. Wechsel zwischen Groß- und Kleinbuchstaben. Wechsel zwischen Buchstaben und Zahlen. Sie können bei der Suche nach einer E-Mail-Adresse in den Suchbegriffen Platzhalter verwenden. Es ist nicht möglich, eine Kombination aus Suchbegriffen zu verwenden, die nicht einem vollständigen Adressaten, der Domäne oder der gesamten Adresse entsprechen. 4
Tabelle 4 Möglichkeiten der Suche nach der E-Mail-Adresse JohnH.Smith7@sub.example.com Suche anhand von Teilen der E-Mail-Adresse... Komplette E-Mail-Adresse Gültige Suchbegriffe sind beispielsweise... JohnH.Smith7@sub.example.com Ungültige Suchbegriffe sind beispielsweise... JohnH.Smith7@sub.example Smith7@sub.example.com Adressat JohnH.Smith7 Smith John 7 H JohnH Smith7 JohnH.Smith Domäne sub.example.com sub example com sub.example example.com 5
In einigen Fällen wird gemeinsam mit der E-Mail-Adresse auch ein Name angezeigt. Beispiel: John Smith <admin@example.com>. Hier ergibt die Suche nach dem Vornamen John oder dem Nachnamen Smith Nachrichten, die mit John Smith sowie mit der E-Mail-Adresse admin@example.com. in Zusammenhang stehen. Beispiele für die Suche nach E-Mail-Adressen Tabelle 5 Beispiele für die Suche nach E-Mail-Adressen Suchbegriff greg greg smith Gibt Folgendes zurück: Greg Braun <greg@firma.de> Gregor Schmidt <greg.schmidt@ande re.de> Greg Schmidt <gschmidt@test.de> Greg Müller <greg99@test.de> Greg Braun <greg@firma.de> Gregory Smith <greg@other.com> Greg Schmidt <gschmidt@test.de> Greg Müller <greg99@test.de> GregMüller <gm99@spezial.de> Jo Schmidt <greg111@spezial.d e> GregMüller <gm99@spezial.de> Jo Schmidt <greg111@spezial.d e> Jo Müller <jo.müller@greg.de > Jo Müller <jo.müller@greg.de > Jo Schmidt <jschmidt99@test.de > Johann Schmidt <jschmidt@firma.de> FredS <fred_schmidt@and ere.de> Jo Braun <j.braun@schmidt.d e> company.com sub.company.com Greg Braun <greg@firma.de> Johann Schmidt <jschmidt@firma.de> Greg Brown <greg@sub.company.com> John Smith <jsmith@sub.company.com> 6
Tabelle 5 Beispiele für die Suche nach E-Mail-Adressen (Fortsetzung) Suchbegriff greg@company.com Gibt Folgendes zurück: Greg Braun <greg@firma.de> Tom Jones <greg@company.com> gr* GregMüller <gm99@spezial.de> Grimaldo Zimmermann <gz@test.de> Jo Schmidt <greg111@spezial.d e> Bastian Grebe <grebe333@firma.de > Jo Müller <jo.müller@greg.de > Steffen Wagner <swagner@gregoria n.de> Suche nach Wortfolge, beliebigem Wort oder allen Wörtern Bei der Archivsuche können Sie nach bestimmten Wörtern oder Wortfolgen in einer E-Mail suchen. Hierbei können Sie zusätzlich Regeln auf bestimmte Textfelder anwenden, um die Ergebnisse zu filtern. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe in ein Textfeld eingeben, können Sie festlegen, ob nach der exakten Wortfolge, individuellen Begriffen oder einer Gruppe von Begriffen gesucht werden soll. Vermeiden Sie bei der Suche die Verwendung von gebräuchlichen Wörtern wie ein, eine oder der/die/ das. Solche gebräuchlichen Wörter werden bei der Suche normalerweise ignoriert. Verwenden Sie stattdessen Wörter und Wortfolgen, die für die E-Mails, die Sie anzeigen oder herunterladen möchten, spezifisch sind. Suche nach Wortfolge: Es wird nach E-Mails gesucht, die die exakte Wortfolge in genau der gleichen Reihenfolge enthalten. Suche nach beliebigem Wort: Es wird nach E-Mails gesucht, die mindestens eines der Wörter enthalten, unabhängig von der Reihenfolge. Suche nach allen Wörtern: Es wird nach E-Mails gesucht, die alle Wörter in einer beliebigen Reihenfolge enthalten. Platzhalter können in Suchen nach Wortfolgen nicht verwendet werden. Beispiele für Suchen nach Wortfolge, beliebigem Wort oder allen Wörtern Bei der Suche nach den Begriffen phoenix werden abhängig von den angewendeten Regeln verschiedene Suchergebnisse zurückgegeben. 7
Tabelle 6 Suche nach Wortfolge, beliebigem Wort oder allen Wörtern für phoenix Regel Gibt Folgendes zurück: Gibt Folgendes nicht zurück: Wortfolge dienstag phoenix phoenix feedback phoen ix transp ort denve r für phoen ix transp ort denve r transp ort Beliebiges Wort diensta g phoenix denver denver transport phoenix feedbac k für phoenix phoenix transpor t transpor t Alle Wörter dienstag phoenix phoenix feedback phoenix transport für phoenix denver denver transport transport Vermeiden von Stoppwörtern Stoppwörter sind gebräuchliche Wörter, die beim Starten einer Suche vom System ignoriert werden, da sie wahrscheinlich keine eindeutigen Ergebnisse liefern würden. Verwenden Sie beim Starten einer Suche Wörter und Ausdrücke, die spezifisch für die gesuchten E-Mail-Nachrichten sind, und vermeiden Sie generische oder übermäßig gebrauchte Wörter und Ausdrücke. Email Archiving unterstützt mehrere Sprachen und verwaltet für jede Sprache eine Liste mit Stoppwörtern. 8
Anzeigen einer Nachricht Öffnen Sie E-Mail-Nachrichten, um den Inhalt zu lesen, Anhänge abzurufen und Header-Daten und Metadaten zu überprüfen. Bevor Sie beginnen Zunächst müssen Sie eine Suche ausführen und die Ergebnisse sortieren, um die gewünschte E-Mail zu finden. Öffnen Sie die Nachricht über das Fenster Ergebnisse, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen: Doppelklicken Sie auf die Nachricht, um sie im Fenster Nachricht anzuzeigen. Wählen Sie eine Option aus dem Menü Vorschau aus, um die Nachricht im Bereich Nachricht zu öffnen. Wenn Sie Vorschau ausgewählt haben, wird die Nachricht im Bereich Nachricht angezeigt. Andernfalls wird die Nachricht in einem separaten Fenster angezeigt. Anzeigen einer archivierten E-Mail Sie haben die Möglichkeit, im Archiv gespeicherte E-Mails direkt über das Suchergebnisfenster zu öffnen und anzuzeigen. Der Inhalt von Nachrichten sowie Nachrichten-Header, in der Nachricht enthaltene Anhänge und archivierungsspezifische Informationen wie ID und Ablaufdatum können sowohl in der Nachrichtenvorschau als auch im Nachrichtenfenster angezeigt werden. Finden von E-Mails mit der Suchfunktion Mit dem Suchformular können Sie E-Mails nach E-Mail-Adresse, Datumsbereich oder Inhalt suchen. Befolgen Sie dabei diese Richtlinien: Füllen Sie ein Feld aus, um Nachrichten zu finden, die mit einem einzelnen Kriterium übereinstimmen. Füllen Sie mehrere Felder aus, um Nachrichten zu finden, die allen eingegebenen Kriterien entsprechen. Kombinieren Sie weitere Felder mit einer Suche nach Nachrichtentext, um die Ergebnisse mithilfe der Optionen Wortfolge, Beliebiges Wort oder Alle Wörter zu filtern. Wenn Sie Wortfolge auswählen, können Sie keine Platzhalter verwenden. Vorgehensweise Klicken Sie auf der Benutzeroberfläche auf die Schaltfläche Hilfe, um Optionsbeschreibungen anzuzeigen. 1 Wählen Sie Email Archiving Archivierte Nachrichten aus. Die Suche wird standardmäßig angezeigt. 9
2 Füllen Sie mindestens eines der folgenden Felder aus: Von Empfänger Datumsbereich Nachrichtentext 3 Klicken Sie auf Suche. Die mit den Suchkriterien übereinstimmenden E-Mails werden im Fenster Ergebnisse angezeigt. Suchbeispiele In den folgenden Beispielen werden die Ergebnisse von zwei ähnlichen Suchen verglichen, bei denen die Optionen Wortfolge und Beliebiges Wort in einer Suche nach Nachrichtentext verwendet wurden. 10
Tabelle 7 Suchbeispiele Kriterien Empfänger: jo@domäne.de Datumsbereich: 1.7.2009 bis 1.11.2009 Nachrichtentext mit Wortfolge: phoenix Empfänger: jo@domäne.de Datumsbereich: 1.7.2009 bis 1.11.2009 Nachrichtentext mit Beliebiges Wort: phoenix Empfänger: jo@domäne.de Datumsbereich: 1.7.2009 bis 1.11.2009 Nachrichtentext mit Alle Wörter: phoenix Gibt Folgendes zurück: E-Mails, die zwischen Juli und Oktober 2009 an Jo gesendet wurden und die Wortfolge phoenix enthalten. E-Mails, die zwischen Juli und Oktober 2009 an Jo gesendet wurden und die Wörter phoenix oder enthalten, einschließlich: phoenix trip to phoenix denver E-Mails, die zwischen Juli und Oktober 2009 an Jo gesendet wurden und die Wörter phoenix und in der Betreffzeile enthalten, einschließlich: phoenix to phoenix office regarding phoenix software Gibt Folgendes nicht zurück: E-Mails, die im Juni 2009 an Jo gesendet wurden und die Wortfolge phoenix enthalten. E-Mails, die im August 2009 an Jo gesendet wurden und die Wortfolge für phoenix enthalten. E-Mails, die zwischen Juli und Oktober 2009 an Steve gesendet wurden und die Wortfolge phoenix enthalten. E-Mails, die im Juni 2009 an Jo gesendet wurden und die Wörter phoenix oder enthalten, einschließlich: phoenix, trip to phoenix,denver. E-Mails, die zwischen Juli und Oktober 2009 an Steve gesendet wurden und die Wörter phoenix oder enthalten, einschließlich: phoenix,trip to phoenix,denver. E-Mails, die im Juni 2009 an Jo gesendet wurden und die Wörter phoenix und in der Betreffzeile enthalten, einschließlich: phoenix und to phoenix office. E-Mails, die zwischen Juli und Oktober 2009 an Jo gesendet wurden und nur eines der Wörter phoenix oder in der Betreffzeile enthalten, einschließlich: phoenix convention, trip to phoenix, denver. E-Mails, die zwischen Juli und Oktober 2009 an Steve gesendet wurden und beide Wörter in der Betreffzeile enthalten, einschließlich phoenix, to phoenix office und regarding phoenix software. E-Mails, die zwischen Juli und Oktober 2009 an Jo gesendet wurden und phoenix in der 11
Tabelle 7 Suchbeispiele (Fortsetzung) Kriterien Gibt Folgendes zurück: Gibt Folgendes nicht zurück: Betreffzeile und im Nachrichtentext enthalten. Exportieren von Nachrichten Sie können eine oder mehrere im Rahmen einer Suche gefundenen Nachrichten herunterladen und in einem E-Mail-Client anzeigen. Beim Export von Nachrichten werden diese in einer ZIP-Datei komprimiert. Nachrichten können über das Fenster Ergebnisse oder die Ansicht Nachricht exportiert werden. Richtlinien für ZIP-Dateien Die Regeln, die beim Export von Nachrichten für die von Ihnen heruntergeladene ZIP-Datei gelten, betreffen die Gesamtgröße der Datei, die enthaltenen E-Mails, die Benennung der E-Mail-Dateien sowie das E-Mail-Format. Die heruntergeladene Datei darf nicht größer als 2 GB sein. Wenn der Ergebnissatz größer ist, verfeinern Sie die Suchkriterien, um die Ergebnisse einzuschränken. Beim Download wird die ursprüngliche Suche erneut ausgeführt. Daher kann die Anzahl der in der ZIP-Datei enthaltenen Nachrichten aufgrund von Änderungen im Archiv von den ursprünglichen Ergebnissen abweichen. Nachrichten werden als EML-Dateien gespeichert. Der Dateiname stimmt mit der eindeutigen Archiv-ID der Nachricht überein. Das Format der E-Mail ist von Ihrer Benutzerrolle abhängig: Die Rolle Benutzer erhält die ursprüngliche Nachricht. Die Rolle Kunden-Administrator erhält das Umschlagsjournal sowie die ursprüngliche Nachricht als Anhang. Zum Extrahieren der E-Mail-Dateien wird ein Dienstprogramm für ZIP-Dateien benötigt. Anzeigen von EML-Dateien Die heruntergeladenen E-Mail-Dateien liegen im EML-Dateiformat vor und erfordern einen kompatiblen E-Mail-Client. Sie sollten Microsoft Outlook Express oder eine aktuelle Version von Microsoft Outlook verwenden. 12
Tabelle 8 E-Mail-Clients zum Anzeigen von EML-Dateien Betriebssystem Geeignete E-Mail-Clients Mac OS Microsoft Outlook 2011 Apple Mail Mozilla Thunderbird Windows Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2007 mit KB 956693 Weitere Informationen finden Sie unter http://support.microsoft.com/kb/956693. Microsoft Outlook Express Microsoft Windows Live Mail Mozilla Thunderbird Linux Mozilla Thunderbird Exportieren von Nachrichten Sie können E-Mail-Nachrichten aus dem Archiv herunterladen und in einem E-Mail-Client anzeigen. Diese Option ist sowohl über das Ergebnisfenster (für mehrere Nachrichten) als auch über die Nachrichtenansicht (für einzelne Nachrichten) verfügbar. Bevor Sie beginnen Sie benötigen: Ein ZIP-Dienstprogramm zum Extrahieren der E-Mail-Nachrichten nach dem Download Einen E-Mail-Client, mit dem EML-Dateien angezeigt werden können 13
Vorgehensweise Klicken Sie auf der Benutzeroberfläche auf die Schaltfläche Hilfe, um Optionsbeschreibungen anzuzeigen. 1 Führen Sie eine Suche im Fenster Kriterien aus. 2 Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um Nachrichten zum Herunterladen auszuwählen. Option Alle exportieren im Fenster Ergebnisse Beschreibung Klicken Sie auf Exportieren Alle exportieren, um alle Suchergebnisse herunterzuladen. Ausgewählte exportieren im Fenster Ergebnisse Exportieren in der Ansicht Nachricht Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der einzelnen Nachrichten, und klicken Sie auf Exportieren Ausgewählte exportieren, um die ausgewählten Suchergebnisse herunterzuladen. Doppelklicken Sie auf die Nachricht, oder wählen Sie die Nachricht aus, und klicken Sie auf Vorschau. Klicken Sie anschließend auf Exportieren, um die entsprechende Nachricht herunterzuladen. Im Browser wird ein Dialogfeld angezeigt. 3 Befolgen Sie die Anweisungen des Browsers zum Öffnen oder Speichern der Datei. Die Datei wird auf dem lokalen System gespeichert. 4 Suchen Sie die Datei, und öffnen Sie sie mit einem ZIP-Dienstprogramm. Die ZIP-Datei und der Inhalt werden angezeigt. 5 Extrahieren Sie die Nachrichten aus der ZIP-Datei, und speichern Sie sie in einem Ordner. Die einzelnen Nachrichten sind jetzt auf dem lokalen System gespeichert. Nun können Sie die Nachrichten in einem E-Mail-Client öffnen und anzeigen. 14
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