Think.doc Microsoft Office SharePoint Server 2010 vs. ECM Ausgabe 07/2010 Ein interessantes Thema, ein fundierter Überblick. Quartalsweise. Frankfurt im August 2010 Guido Schmitz, Mitglied des Vorstandes PENTADOC
Sehr geehrte Damen und Herren, dass ECM keine aufgesetzte Technologie ist, sieht man einmal mehr an den rein organisatorischen Bedürfnissen von Unternehmen. Mitarbeiter sollen und wollen enger, teamorientierter und fokussierter zusammenarbeiten. Auf möglichst einfache und nutzenbringende Weise. Dass dies heute nicht mehr ohne technische Unterstützung geht, ist klar. Die Betonung liegt hier aber auf Unterstützung und eben nicht auf technologischen Zwängen. Mit diesem Hintergrund hat sich Microsoft mit seinem Schlachtschiff Sharepoint recht clever positioniert und einen deutlichen Eintritt in ECM- Anwendungen geschafft. Aus diesem Grund werden wir auch immer häufiger von unseren Kunden in Projekten mit der Frage konfrontiert, ob im Unternehmen der zumeist schon vorhandene SharePoint nicht auch als ECM genutzt werden kann. Diese Anregungen nehmen wir zum Anlass, uns einmal detailliert mit den Funktionsbereichen des SharePoint auseinander zu setzen. Daher veröffentlicht die Pentadoc AG aktuell ein ausführliches Whitepaper, das eine grundsätzliche Einführung zum Thema SharePoint bietet, aktuelle Marktentwicklungen des SharePoint darstellt und anhand von Fallstudien die konkrete Einsatzfähigkeit des SharePoint im ECM erläutert. In dieser Ausgabe des Think.doc bieten wir Ihnen einen tiefen Einblick in die wesentlichen Kapitel und zeigen Ihnen auf, wie sich der SharePoint in den vergangenen Jahren im Markt bewährt hat und welches Entwicklungspotential für Unternehmen noch besteht. Experten sind vor allem von den Verbesserungen, die im SharePoint 2010 liegen, überzeugt und begeistert. Lesen Sie selbst mehr darüber. Zudem erwarten Sie natürlich auch wieder Informationen aus der Pentadoc AG und dem Marktforschungsbereich Pentadoc Radar. Was Sie sich auf jeden Fall schon vormerken sollten, ist der nächste ECM-Tag Energie, wo wir wieder spannende Themen, renommierte Redner und anregende Diskussionen für Sie planen: am 28.9. 2010 ist es soweit in der Villa Kennedy in Frankfurt. Und noch etwas Neues und Spannendes möchten wir schon kurz ankündigen: In wenigen Wochen startet unser neues Angebot für effizientes und professionelles Lernen im ECM-Bereich: Unter der Marke Knowhouse werden Sie ein einzigartiges Schulungsangebot finden. So, jetzt geht es aber los. Viel Spaß und interessante Anregungen wünscht Ihnen Guido Schmitz Vorstand Pentadoc AG
Der nächste Think.doc beschäftigt sich mit dem S Thema elearning in der Praxis und erscheint am 21. September 2010. Links www.pentadoc.com www.ecm-talkpod.de www.dms-akademie.com www.ecm-tage.com Ansprechpartner Herr Guido Schmitz Feedback Wie ist ihre Meinung zum aktuellen Thema? Welche Themen würden Sie gerne behandelt sehen? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf. think@pentadoc.de PENTADOC AG Deutschland Kastor & Pollux Platz der Einheit 1 D-60327 Frankfurt Tel. +49 (0)69 97503-482 Fax +49 (0)69 97503-200 Mail: info@pentadoc.com PENTADOC Ges.m.b.H. Österreich Börsegebäude Schottenring 16 A-1010 Wien Tel. +43 (0)1 537124-818 Fax +43 (0)1 537124-000 Mail: info@pentadoc.at PENTADOC GmbH Schweiz Baarerstr. 63 CH 6302 Zug Tel. +41 (0)41 729-0962 Fax +41 (0)41 729-0999 Mail: info@pentadoc.ch Dieser Think.doc ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Der Nachdruck, auch auszugsweise, und die Wiedergabe als Ganzes oder in Auszügen unter Verwendung elektronischer Systeme ist nur mit schriftlicher Genehmigung des Autors gestattet. Bei der Verwendung von Zitaten und Abbildungen sind diese mit Quellenangaben zu versehen. Frankfurt, August 2010
4 Inhalt Inhalt... 4 Ansprechpartner... 5 Einleitung... 6 Das Produkt und seine Historie... 6 Von MOSS2007 zu SPS2010 Die Funktionalitätsbereiche... 7 Highlights des SharePoint Server 2010... 14 Microsoft SharePoint Der Markt... 15 Pentadoc Fazit... 18 Pentadoc Radar News... 19 Pentadoc News... 21 News zu den ECM-Tagen 2010... 21 Service... 22
5 Ansprechpartner Christian Blümel Consultingleiter Pentadoc Gesellschaft m.b.h. Österreich Christian Blümel ist Consultingleiter und langjähriger Seniorberater der PENTADOC Gesellschaft m.b.h. in Österreich. In diesen Funktionen, und mit insgesamt 10 Jahren ECM-Erfahrung berät er eine Vielzahl an nationalen und internationalen Unternehmen in verschiedensten Unternehmensgrößen und Branchen. Seine Expertise bezieht sich dabei auf beinahe alle Facetten des Enterprise Content Management. Kontakt: christian.bluemel@pentadoc.com Christoph Tylla Analyst Christoph Tylla ist seit 2002 im Bereich Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und Enterprise Content-Management (ECM) tätig. Seit 2006 arbeitet er im Hause der Pentadoc AG. In seinem Berufsalltag beschäftigt er sich schwerpunktmäßig mit der Marktbeobachtung und - Analyse der ECM-Märkte in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Zudem ist er Mitglied im Competence Center Business Collaboration des VOI. Kontakt: christoph.tylla@pentadoc.com
6 Einleitung Betrachtet man den SharePoint traditionell als Collaboration-Plattform, ist die Entwicklung kaum verwunderlich. Denn Anforderungen wie beispielsweise die standortübergreifende Zusammenarbeit oder etwa das parallele Erarbeiten von Inhalten an zentralen Dokumenten, fordern zweckmäßige technologische Hilfsmittel. Dies bestätigen auch zahlreiche aktuelle Studien und so werden die Anforderungen an das vernetzte Arbeiten auch in den kommenden Jahren stets wachsen. Gute Voraussetzungen also für den SharePoint, aber hier geht noch mehr! Denn beobachtet man die Entwicklung der SharePoint-Versionen und auch die von Microsoft getriebenen Marketing- Maßnahmen, so wird schnell klar, der SharePoint kann und will auch mehr. Doch beginnt auch hier nun die Herausforderung für viele Unternehmen und gar uns als Berater, die sinnvollen Einsatzbereiche des SharePoint sauber zu definieren und zu trennen. Denn was anstatt Collaboration- auch sicher als Unternehmensplattform dienen kann, ist hierdurch aber trotzdem noch lange kein ECM. Und so bemühen wir uns nachfolgend um interessante Fakten und die Frage: Wie viel ECM kann der SharePoint eigentlich schon? Lassen Sie uns hierzu mit einem grundlegenden Rückblick beginnen. Das Produkt und seine Historie Mit dem Microsoft SharePoint Server 2010 kommt gewissermaßen die vierte Generation der SharePoint-Produktreihe auf den Markt. Um die Zusammenhänge von SharePoint und ECM besser einzuordnen zu können, hilft es einen Blick in die Historie dieses inzwischen so umfassenden Produkts zu werfen. Bis zur heutigen Version des SharePoint Servers war es ein langer, nicht immer direkter Weg. Die Umwege und die damit verbundenen Umbenennungen führten an einigen Punkten in der Historie zu Verwirrung die teilweise noch bis heute anhält. Entstanden ist SharePoint aus dem Microsoft Site Server was mehr einer Funktionssammlung als einem Produkt glich (z. B. Web Content Management, Seiten Analyse oder e-commerce). Im Jahr 1998 begann die Entwicklung des ersten SharePoint-Produkts unter dem Codenamen Tahoe mit der Zielsetzung den Exchange-Server um Dokumentenmanagement-Funktionen zu erweitern. Parallel wurde auch an einem Portal-Framework gearbeitet, das im April 1999 unter dem Namen Digital Dashboard Starter Kit veröffentlicht wurde. Vermutlich da im Jahr 2000 der Portal-Markt boomte, präsentierte sich im Oktober die zweite Betaversion von Tahoe mit der Portaloberfläche des inzwischen in Digital Dashboard Resource Kit umbenannten Frameworks. Im ersten Quartal 2001 wurde Tahoe dann als SharePoint Portal Server 2001 (SPS2001) eine Lösung für Intranetportale veröffentlicht. Zur Verwirrung der Kunden führten einerseits die funktionellen Überschneidungen mit dem Produkt Content Management Server 2001 (CMS2001), andererseits auch die Namensgleichheit mit einem freien Office Addon, den SharePoint Team Services (STS), welche allerdings nur auf die Team-Organisation und die Zusammenarbeit in Teams ausgerichtet waren.
7 Mit der Veröffentlichung von Office 2003 änderte sich auch im SharePoint-Umfeld einiges. Die SharePoint Team Services wurden zu Windows SharePoint Services (WSS) umbenannt und zu einem Bestandteil des Windows Server 2003 sie stellten neben einem Speicher für die Zusammenarbeit auch ein web-part User Interface auf ASP.Net-Basis bereit. Damit bildeten sie auch die Grundlage für die zweite Version des SharePoint Portal Server mit der Bezeichnung Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 (SPS2003). Seine Hauptfunktionen waren die Indexierung und Suche, Personalisierung sowie verbesserte Taxonomien. So verabschiedete man sich sowohl vom bisherigen Front-End (Digital Dashboard) als auch vom Speicher Back-End (Web Store) wobei ersteres durch das.net-framework letzteres durch SQL-Datenbanken abgelöst wurde. Allerdings gingen mit diesen Umstellungen auch einige Funktionen verloren. Gerade der Bereich Dokumenten-Management, also der ursprüngliche Zielbereich, musste neben den gefragten Portalfunktionen zurückstecken. So gab es z. B. weder Möglichkeiten für eine feingranulare Versionierung noch ein robuste Check-In/Check-Out-Funktionalität. Nachdem sich SharePoint damit von der DMS-Ausrichtung hin zum Portal entwickelt, und sich auch im Gartner Portal Quadranten etabliert hatte, rückte nicht zuletzt aufgrund der Skandale um Enron und Worldcom und der folgenden Entwicklung von SOX (Sarbannes-Oxley Acts) Dokumenten- und besonders auch Records-Management wieder in den Fokus. Es galt nun, die gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf die Speicherung digitaler Informationen zu beachten. Hier hatte SPS2003 nicht viel zu bieten, benötigte es doch selbst Zusatzkomponenten zur Archivierung. 2007 wurde dann die Vorgängerversion des neuen Microsoft SharePoint Servers 2010 veröffentlicht. Dabei wurden zum einen einige Schwachstellen des Vorgängers beseitigt, zum anderen wurden etliche neue Funktionen integriert. Dies betraf neben dem Web-Content-Management und Business Intelligence vor allem auch die Bereiche ECM/Dokumentenmanagement sowie die Wokflowintegration. Nicht zuletzt aufgrund dieser Funktionserweiterungen wurde auch der Name angepasst. So wurde aus dem Microsoft SharePoint Portal Server der Microsoft Office Share- Point Server 2007, häufig auch als MOSS2007 abgekürzt. Mit diesem Produkt hat Microsoft auch im ECM-Markt ein kräftiges Zeichen gesetzt. Sehr viele der namhaften ECM- Hersteller haben darauf auch reagiert, und versuchen seitdem Integrationen in die SharePoint-Umgebung zu entwickeln und für Kunden bereitzustellen. Auch bei Marktanalysten wie Gartner, hat das aktive Bemühen von Microsoft bereits Früchte getragen, und der MOSS hat es auch schon in den Leaderquadranten im Bereich ECM (Enterprise Content Management) geschafft. Es bleibt allerdings festzustellen, dass auch der MOSS 2007 kein vollwertiges DM bzw. ECM-System war/ist. Zwar hat Microsoft sowohl die Such-, Collaborations- als auch die ECM-Funktionalitäten deutlich verbessert und das Produkt neu positioniert, allerdings handelt es sich nach wie vor eher um eine Collaborations-Software mit Basis-Funkionen im Bereich Enterprise Search und ECM. Von MOSS2007 zu SPS2010 Die Funktionalitätsbereiche Microsoft pflegt ja schon lange die Tradition der oft zitierten "SharePoint-Torte". Was die Microsoft damit auch unbewusst oder bewusst tut, ist Verwirrung zu stiften. Oder wäre für Sie auf den ersten Blick verständlich, dass sich hinter dem Begriff Composites auch das Thema Workflow verbirgt, oder die Office-Schnittstellen hinter Sites?
8 Microsoft zwingt uns Analysten, Berater und Anwender mit dem immer wieder NEU Erfinden zum genauen Hinsehen, auf das was Microsoft auf den Markt gebracht hat - und der Marketing-Schachzug funktioniert ja auch offensichtlich. Als Leser dieses Think.doc s sind sie selbst der beste Beweis. Noch ein kurzer Blick zurück. Wie war das noch mal in der Version 2007? Und im direkten Vergleich die Torte von Microsoft SharePoint Server 2010: Abbildung: Tortenvergleich Zunächst fällt einmal auf, dass weniger Farbe im Spiel ist. Doch was ist auf den ersten Blick gleich geblieben? Search und Content (Management) sind in beiden Torten vorhanden. Der statische und aus den 1990ern stammende Begriff Portal wurde durch den Begriff Communities ersetzt Collaboration wurde durch Sites ersetzt. In den Erläuterungen ist davon die Rede, dass damit das Teilen von Informationen gemeint ist. Anscheinend ist die gemeinsame Arbeit an Daten nicht mehr en vogue. Doch gerade jetzt hat Microsoft doch mit der Online-Version von Office da einen tollen Pfeil im Köcher. Heißt das, dass Office Web Applications nicht Bestandteil von SharePoint 2010 sein werden? Oder wie lässt sich das sonst interpretieren? Business Intelligence wurde durch Insights ersetzt. Es geht also nicht mehr nur darum, Zahlenmaterial zu präsentieren, sondern auch qualifizierte Entscheidungsgrundlagen zu liefern. Für Business Intelligence steht nun Composites im Portfolio. Hier soll offensichtlich betont werden, dass man nicht mehr für alle Prozesse einen Programmierer braucht, um sie abzubilden. Der Think.doc hat aber den speziellen Anspruch sich um Enterprise Content Management zu kümmern - wo steckt das denn drin? Um es nun kompliziert zu machen: überall, in jedem Element der Torte ist ECM enthalten, gleichzeitig aber auch viele Elemente die mit ECM nichts bis maximal wenig zu tun haben.
9 Betrachten wir die einzelnen Bereiche in Hinblick auf die Änderungen im Sharepoint Server 2010 genauer: Sites Ribbon UI Sharepoint Workspace und Sharepoint Mobile Office Client und Office Web App Integration Tabelle: Kategorie Sites Sites ist die Portalfunktion von SharePoint, die genau das Weberlebnis, Portal- Framework und die Standardanwendungen bietet; Sharepoint 2010 bietet dabei einige Neuerungen, speziell das seit Office 2007 bekannte Ribbon Interface. Verständnis ECM-relevant Die Ribbon-Navigationstechnologie, kein direkter ECM-Bezug gleichwohl die Microsoft seit Office 2007 verwendet, hat nun auch den Share- Bedeutung in jeder Anwendersoft- Userinterface eine extrem hohe point Server erreicht; sicher ein ware hat Vorteil in der Navigation und beim editieren von Inhalten/Seiten; Mit SharePoint Workspace können Offline gewinnt im ECM-Umfeld komplette Websites offline genommen werden. Auch ein Share- ein MUSS immer mehr an Bedeutung -also Point Offline-Client für Windows Mobile befindet sich in Entwicklung. Die wohl beste Office-Integration in Heute eine der wichtigsten Funktionalitäten ein ECM-System
10 Communities Tagging, Tag Cloud, Ratings Social Bookmarking Blogs und Wikis My Sites Userprofil und Expertisen, Org- Browser Tabelle: Kategorie Communities SharePoint 2010 stellt eine Plattform dar, die effektivere Formen der Zusammenarbeit möglich macht. Spezifische Funktionen für die Zusammenarbeit in Teams und für Social Computing sind in diesem Segment zusammengefasst (Grüße von Facebook, Xing und Co.) Verständnis ECM-relevant 3 Mechanismen zum gemeinschaftlichen Indexieren und für die aufbeden Fall im ECM-Fokus Als WEB 2.0 Komponenten auf jereitete Darstellung der Indexwerte als Schlagwortwolke Methodik zum Verlinken und indexieren von Inhalten auf jeden Fall im ECM-Fokus Als eine der WEB 2.0 Komponenten Immer mehr im Unternehmensfokus sind Blogs und Wikis, die ein auf jeden Fall im ECM-Fokus Als eine der WEB 2.0 Komponenten rasches publizieren von Inhalten ermöglichen Die My Site als persönlicher Arbeitsbereich ist in der SharePoint- Histo- Markt in der Form sicher einzigartig; Der My Site Gedanke ist am ECMrie immer schon Bestandteil gewesen; nun ist sie funktional noch ist aber auch verbreitet; sie ent- die Idee des persönlichen Bereichs weiter aufgewertet; spricht auch dem ECM-Gedanken, da es für jeden User ein Grundbedürfnis nach Flexibilität und Persönlichkeit gibt; Verwaltung und "Suchbarmachen" ECM sieht den Schwerpunkt bei von Userinformationen und seinen Suchvorgängen zwar historisch Expertisen; SharePoint erstellt aufgrund von Inhalten in der Mailbox die erweiterte Suchmöglichkeit gesehen meist auf Dokumenten; und in vom Benutzer erzeugten nach Personen entspricht aber Inhalten automatisch Vorschläge 100% dem ECM-Gedanken; von Stichwörtern für das Benutzerprofil, die die Expertise des Benutzers definieren sollen
11 Content Enterprise Content Types; Metadaten und Navigation Document Sets Audio und Video Content Typen Remote Blob Storage Tabelle: Kategorie Content Content ist im ECM-Zusammenhang natürlich als Herzstück des Share- Point 2010 zu bezeichnen. Wesentliche Schwachpunkte des MOSS2007 wurden ausgeräumt. Neue Möglichkeiten bestehen. Verständnis ECM-relevant Inhaltstypen können jetzt unternehmensweit Eine zentrale Metadatenverwaltung über Sitesammlungs- ist ein MUSS für jedes vollwertige und Farmgrenzen hinaus definiert ECM-System werden Dokumente können mittels Dokumentsätzen Aktenbildung gewinnt zunehmend (eine Art intelligenter an Bedeutung in ECM-Projekten, Ordner) auch zu einem Akt zusammengefasst egal ob Kundenakt, Projektakt, werden. Operationen Bauakt; die Neuerungen im Share- auf diesen Akt (z. B. Checkout) wirken Point 2010 sind daher von großer sich dann immer auf alle ent- Bedeutung; haltenen Dokumente aus. Umfangreiche Audio und Video- Im verstärkt multimedialen Unternehmensumfeld Unterstützung von Bedeutung; Nun ist es endlich möglich Dokumente Ein MUSS für ein ECM-System außerhalb der Datenbank zu speichern Search SharePoint-Suche verbindet Personen mit den Informationen, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Sie umfasst Intranetsuche sowie die Suche nach Personen und die Suche nach dokumentbezogenem Content. Verständnis ECM-relevant Social Relevance Bei der Suche werden die sozialen Verbindungen zwischen Personen Ja, Suche ist das zentrale user- Thema berücksichtigt. Die Bewertung von Inhalten durch Benutzer wirkt sich auf die Aufbereitung der Suchergebnisse aus. Phonetische Suche Unterstützung phonetischer Suche Ja, Suche ist das zentrale user- Thema FAST Integration Integration von FAST Mechanismen in der SharePoint-Suche Ja, Suche ist das zentrale user- Thema Wildcard-Unterstützung Nun auch Wildcards unterstützt Ja, Suche ist das zentrale user- Thema Tabelle: Kategorie Search
12 Insights Performance Point Services Excel Services Chart Web Part Visio Services Tabelle: Kategorie Insights SharePoint 2010 Insights bietet Business Intelligence-Funktionen, mit denen Unternehmen in der Lage sind, sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten zu verwalten und zu nutzen. Verständnis ECM-relevant PerformancePoint Services sind Nicht bzw. nur kaum ECM relevant integriert. Sie erlauben u. a. die interaktive Analyse von OLAP- Cubes direkt im Browser Office-Webanwendungen (Word, Für ECM bedingt von Bedeutung Excel, PowerPoint) erlauben die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Benutzer direkt im Browser. Zwischen Browser und Office-Client kann der Benutzer dabei nahtlos hin- und herschalten Chart-Webpart - jetzt endlich auch Für ECM bedingt von Bedeutung von Microsoft Direkte Visio-Integration im Browser; Visio-Dienste erlauben die Visio-Nutzung zum Workflow- Bedingt von Bedeutung, da die Echtzeit-Analyse von Prozessen. Bei Design auch Grenzen hat; SharePoint-Workflows werden diese zur Visualisierung automatisch eingesetzt
13 Composites Business Connectivity Services Infopath Form Services Sharepoint Designer "Lösungen bauen ohne Code" Verständnis Stark verbesserte Integrationsmöglichkeit (speziell Datenaustausch von Drittapplikationen; Alle Listen- und Bibliotheksformulare sind nun InfoPath-Formulare und können dort auch einfach bearbeitet werden inkl. Datenvalidierung von Regeln. Listen unterstützen nun bei Verknüpfung auch referentielle Integrität. Auch die Validierung von Daten innerhalb einer Liste wird mit Regeln unterstützt (z. B. Eintrittsdatum > Geburtsdatum). Ein stark verbesserter Workflow- Designer im SharePoint-Designer mit zahlreichen neuen Funktionen unterstützt nun auch die Erstellung leistungsfähiger Workflows ohne Programmierung. ECM-relevant Auf jeden Fall ECM-relevant, da Schnittstellen in führenden Systemen immer wichtiger werden; Nachdem alle Listen in SharePoint nun über Infopath-Mechanismen generiert werden, von großer Bedeutung; auch wenn Formularwerkzeuge nur zum Teil ECM-Bedeutung haben; Natürlich nur für SharePoint als Administrationswerkzeug von Bedeutung;
14 Highlights des SharePoint Server 2010 Die obige Tabelle hat es schon angedeutet. Microsoft hat sich die Kritik am SharePoint 2007 zu Herzen genommen und viele der oft projektgefährdenden Schwachpunkte ausgeräumt. Nachfolgend wollen wir einen speziellen Ausblick auf die ECM-relevanten Verbesserungen geben: Managed Metadata: Zentrales Verzeichnis für eine einheitliche Klassifikation von Begriffen sowohl innerhalb einer SharePoint-Farm als auch farmübergreifend; Document IDs: Die Vergabe einer eindeutigen Dokumenten-ID, anhand welcher ein Dokument auch nach Wechsel des Ablageorts einfach aufgefunden werden kann; Document Sets: Das Zusammenfassen verschiedener Dokumente zu einer elektronischen Akte mit einheitlichen Metadaten und Prozessen; Records-Management: Die einfache Erstellung nicht veränderbarer Dokumente innerhalb von Kollaborationsarbeitsbereichen; Search Refinements: Verfeinerung von Suchergebnissen anhand verfügbarer Metadaten über die linke Navigationsleiste. Remote Blog Storage (RBS): Diese Technologie ermöglicht es, dass Dokumente die in der Datenbank bisher als so genannte BLOBs (=Binary Large Objects) gespeichert wurden, zu 100% auszulagern. Intelligentes Throttling : bei den so genannten Large Libraries ist SharePoint 2010 intelligent geworden, so meldet sich SharePoint 2010 bei einer Large Library mit einer Meldung, dass man mit den neuen Filter und virtuellen Bäumen die Dokumente noch weiter filtern muss, da zu viele Ergebnisse vorliegen, anstatt das alle Dokumente angefordert werden. Es erscheint eben eine gelbe Meldung bei der Large Library und es werden eben nicht alle Dokumente angezeigt. Neue Tabular View Funktion: können nun mehrere Dokumente einfach markiert werden oder auf Wunsch mit einem Mausklick auch alle Dokumente und dann z.b. ausgecheckt werden Inline Editieren und Inline Upload: Was man früher über SharePoint Designer aktivieren konnte ist nun out of the box auf Wunsch sofort verfügbar: Inline Editieren von Datensätzen Multiple Upload mit Drag & Drop: Weiter steht dem Benutzer nun auch eine neue Möglichkeit bereit, mehrere Dokumente gleichzeitig mittels Drag & Drop Funktionalität in den SharePoint 2010 zu laden.
15 Microsoft SharePoint Der Markt Nachdem auf rein technischer Ebene die Entwicklung des SharePoint gut nachzuvollziehen ist, war es Pentadoc Radar ein Anliegen, auch die entsprechende Marktentwicklung besser darstellen zu können. Um eine zuverlässige Bewertung des tatsächlichen Einsatzes und der Einsatzplanungen der Unternehmen im Bereich SharePoint zu ermöglichen, hat Pentadoc Radar eine Befragung von 110 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und Schweiz durchgeführt. Hierbei ergaben sich unter anderem folgende Erkenntnisse: Abbildung: Nutzen Sie im Unternehmen einen Microsoft SharePoint Server? Es ist aktuell davon auszugehen, dass gut 53 Prozent der Unternehmen den Microsoft SharePoint Server aktiv nutzen. Selbstverständlich verfügt Microsoft im Unternehmensumfeld über einen hohen Verbreitungsgrad und eine enorme Marktpräsenz. Und dennoch ist es als überraschend hoch zu bewerten, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen den SharePoint tatsächlich auch im Einsatz haben. Etwas relativierend muss hier jedoch auch die Erkenntnis aus unseren Beratungsprojekten angefügt werden, dass der SharePoint bislang bei vielen Unternehmen auch oftmals nur eine Test- bzw. spezielle Abteilungslösung darstellt. Abbildung: Seit wann nutzen Sie SharePoint?
16 Dabei zeigt sich durch die Einsatzdauer, dass der SharePoint für viele Unternehmen noch als recht junges Thema gilt. Besonders ab dem MOSS2007 und den bereits oben beschriebenen Produktanpassungen scheint die Nachfrage und Nutzung stetig gestiegen zu sein. Abbildung: Traten nach der Einführung Probleme auf? Besonders interessant ist bei derart boomenden Systemen natürlich auch die Erkenntnis, wie die Erfahrungen und möglichen Problemstellungen nach der Projekteinführung bewertet werden. Hier sind die dargestellten Probleme keineswegs untypisch und die am meist genannten organisatorischen Probleme auch exemplarisch für typische ECM- Projekte. Besonders im Rahmen unternehmensweiter Technologien, wie es der SharePoint als Unternehmensportal idealerweise sein sollte, steht die organisatorische Planung an erster Stelle. Aber auch der Anwender, der hier im Rahmen von Nutzerakzeptanz und Verständnis als problematisch bewertet wird, spielt eine entscheidende Rolle. Denn wenn eine Änderung im Ablauf von Unternehmensprozessen erfolgt und von den Mitarbeitern eine geänderte Arbeitsweise verlangt wird, dann ist die strategische Planung im Vorfeld absolut erfolgsentscheidend. Abbildung: Wie zufrieden sind Sie mit der eingesetzten Lösung?
17 Nun sollten die zuvor dargestellten, und oftmals typischen Projektprobleme, jedoch keinesfalls die Qualitäten des SharePoint schmälern. Denn wie grundsätzlich zu erkennen ist, geht mit der SharePoint-Nutzung auch eine allgemeine Benutzerzufriedenheit einher. Verglichen mit durchschnittlichen Zufriedenheitswerten von ECM-Systemen, kann diese Bewertung als überdurchschnittlich hoch angesehen werden. Abbildung: Ihre Meinung zur Nutzung des SharePoint als ECM Und schaut man abschließend auf die Meinung der Teilnehmer hinsichtlich der Nutzung des SharePoint als ECM, so ergibt sich eine eindeutige Tendenz: Die meisten der hier antwortenden Unternehmen haben erkannt, dass es zahlreiche Funktionsbereiche des SharePoint gibt, die man zum Informationsmanagement nutzen kann. Den vollständigen Leistungsumfang eines ECM kann Microsoft jedoch bislang nicht liefern.
18 Pentadoc Fazit Als ECM-Berater halten wir mit Ihnen einen genauen Blick auf die Entwicklung des SharePoint Servers. Eines ist dabei unbedingt festzuhalten. Microsoft ist mit seinem Produkt zu einem ernsthaften Player am ECM-Markt geworden. Gleichzeitig ist aber festzuhalten, dass der SharePoint Server nicht für alle ECM-Anforderungen geeignet ist (Scannen, automatisierte Klassifikation etc.). Manche Funktionalitäten setzen aber auch Markttrends (Art der Office- und Formularintegration). Wichtig ist uns, Ihnen im Fazit aber nochmals das Grundverständnis des Microsoft-Produktes zu vermitteln. Der Share- Point Server ist als Werkzeugkasten zu verstehen, und bedingt mindestens genau so, wenn nicht noch intensivere Konzeption im Vorfeld einer Projektumsetzung. Gleichzeitig geht Microsoft mit seinem Produkt einen gänzlich anderen Weg als der Großteil der Mitbewerber. Der SharePoint Server platziert sich in einem Unternehmen zunächst oft als dezentrale Lösung, wenn man so will als Insellösung und das mit klarer und deutlich formulierter Absicht. Der Hintergrund und dem Argument können auch wir als PENTADOC etwas abgewinnen ist, dass so ECM schneller zum User kommen soll/kann. Die Frage die wir als Berater aber stellen ist wie hoch ist der Preis, den man als Kunde dafür bezahlt? Nämlich in der Hinsicht, dass mit verschiedenen Abteilungslösungen, eine zentrale Dokumentensuche, ein zentrales Wissensmanagement auf jeden Fall erschwert wird. Diese Fragen sollten Sie sich im Vorfeld eines Projektes auf jeden Fall stellen wenn gewünscht auch gerne mit unserer Erfahrung und Unterstützung.
19 Pentadoc Radar News Neben einem umfangreichen SharePoint-Whitepaper, das Pentadoc im August 2010 veröffentlichen wird, haben sich die Spezialisten von Pentadoc Radar zudem einem nach wie vor anhaltenden Trend-Thema gewidmet: Elektronische Posteingangsbearbeitung in der Praxis Großes Potential für die elektronische Posteingangsbearbeitung Das Thema der elektronischen Posteingangsbearbeitung beschäftigt den ECM-Markt bereits seit mehreren Jahren. Durch intelligentes und automatisiertes Bearbeiten von Eingangsdokumenten können wichtige Optimierungspotentiale in Unternehmen erzielt werden. Schon in den Vorjahren belegten zahlreiche Marktstudien das große Interesse der Unternehmen am Thema elektronischer Posteingangsbearbeitung. Trotz hoher Aufmerksamkeit und eines bestätigten Trends liegen aber noch große Potentiale in diesem Bereich brach, da viele der von Pentadoc Radar befragten Unternehmen in der Vergangenheit noch keinerlei Bemühungen zur Automatisierung des Posteingangsbereich unternommen haben. Bei der aktuellen Studie von Pentadoc Radar wurden 158 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zum Einsatz und den Einsatzplanungen im Bereich der Posteingangsbearbeitung befragt. Es gibt immer noch den Briefträger Knapp 56 % der Unternehmen setzen noch keine Technologien zur Klassifikation und/oder Extraktion in der Posteingangsbearbeitung ein. Von den Unternehmen, die eine Lösung im Bereich elektronische Posteingangsbearbeitung einsetzen, nutzen knapp sechs Prozent die Möglichkeiten der reinen elektronischen Klassifikation der Eingangsdokumente automatisierte Erkennung des Dokumenttyps, etwa drei Prozent beschränken sich auf die Extraktion der Daten, während der Großteil der Unternehmen (35,4 Prozent) die Lösungen zur Klassifikation sowie Extraktion in einem Prozess einsetzt. Obwohl die Potentialen zur automatisierten Klassifikation und Extraktion von den befragten Unternehmen durchaus wahrgenommen werden, unterschätzen noch viele die Potentiale in der Datenweiterverwendung. Während 62,9 Prozent der Unternehmen die erfassten Daten in einem Dokumentenmanagementsystem und immerhin 40 Prozent in einem ERP-System weiterverarbeiten, liegt die Datenbereitstellung in einem CRM-System oder etwa einem Unternehmensportal bei unter 15 Prozent. Es wird hier seitens der Unternehmen noch stark zwischen den einzelnen Systemwelten unterschieden, sodass eine systemübergreifende Datenbereitstellung der Eingangspost eher zu den Ausnahmen zählt. Blickt man auf die aktuellen Projektplanungen der bisherigen Nicht-Anwender, so planen derzeit gut 72 Prozent der Unternehmen eine baldige Einführung entsprechender Technologien. Immerhin 60 Prozent dieser Befragten planen hierbei eine vollautomatisierte Posteingangsbearbeitung inkl. Workflow und elektronischer Vorgangsbearbeitung. Als Ziel gilt für 90 Prozent der Unternehmen vor allem eine schnellere Vorgangsbearbeitung.