Referat 7.4 - Informationstechnologie in der Landeskirche und im Oberkirchenrat Versand einer Exportdatei per E-Mail, USB-Stick, etc. Seite 1
CuZea5 Impressum Autoren: Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart, Referat Informationstechnologie, Sachgebiet EDV-Finanzmanagement Stand der Unterlage: Mai 2011 Symbole Besondere Information zur Programmbedienung wie Besonders praktische und einfache Möglichkeit eine Aktion durchzuführen; Tipp eine Arbeit erleichtert werden kann Hinweis auf eine besonders schnelle Möglichkeit, eine Arbeit durchzuführen Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten Hinweis Seite 2
CuZea5 Inhaltsverzeichnis 1. Versand der Exportdatei per E-Mail...4 2. Versand der Kopie einer Exportdatei per E-Mail...6 3. Versand der Exportdatei auf einem externen Speichermedium (z.b. USB-Stick)...7 4. Versand der Kopie einer Exportdatei auf einem externen Speichermedium (z.b. USB-Stick)...7 4.1 Kopie aus CuZea5 erstellen... 7 4.2 Kopie über den Windows-Explorer erstellen... 7 Seite 3
Versand der Exportdatei per E-Mail 1. Versand der Exportdatei per E-Mail Im Rahmen des Monatsabschlusses wird die Übergabe an die KVSt durchgeführt, d.h. es wird eine Export-Datei erstellt, die per E-Mail oder Speichermedium (z.b. Diskette, USB-Stick, etc.) an die Verwaltungsstelle versandt werden kann. Möchten Sie die Exportdatei per E-Mail versenden, tragen Sie in CuZea5 im Menüpunkt Übergabe an die Verwaltungsstelle durchführen unter 3.) Verschlüsselte Datei für Weitergabe kopieren ein Laufwerk ein, auf dem die Exportdatei zwischengespeichert werden soll (z.b. Laufwerk USB-Stick, hier F: ). Wichtig ist, dass Sie nach dem Laufwerksbuchstaben nur einen Doppelpunkt setzen und Ihre Eingabe über den Stift an der linken oberen Ecke des Fensters abspeichern. Erstellen Sie nun Ihre Exportdatei wie in der Schulungsunterlage beschrieben. Da Sie unterschiedliche E-Mail Programme verwenden, kann keine detaillierte Beschreibung für jedes Programm erfolgen. Vielmehr soll diese Beschreibung beispielhaft die Vorgehensweise darstellen wie man die Exportdatei per E-Mail versendet. Öffnen Sie Ihr E-Mail Programm. Je nach E-Mail-Programm gibt es unterschiedliche Möglichkeiten Ihre E-Mail-Anlagen hinzuzufügen. Bei Outlook z.b. finden Sie in der Symbolleiste eine Büroklammer oder können über den Menüpunkt Einfügen > Datei eine Datei an eine E-Mail anhängen. Bei E-Mail-Programmen im Internet finden Sie folgende oder eine ähnliche Ansichten: Egal ob Sie auf die Büroklammer, den Menüpunkt Einfügen > Datei oder auf die Schaltflächen Durchsuchen bzw. Anlagen hinzufügen klicken, erscheint folgendes Fenster: Seite 4
Versand der Exportdatei per E-Mail Klicken Sie auf den Pfeil am Ende des Feldes Suchen in und es öffnet sich eine Übersicht über die auf Ihrem Computer zur Verfügung stehenden Laufwerke. Hier klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Laufwerk auf dem Sie die Exportdatei gespeichert haben (hier F:). Im darunter liegenden Fenster erscheinen alle Dateien und Ordner, die sich direkt auf dem Laufwerk befinden. Wählen Sie nun die Exportdatei CUZNAV04.txt aus und klicken auf Öffnen (in manchen Programmen steht hier auch Einfügen ). Seite 5
Versand der Kopie einer Exportdatei per E-Mail Die Datei wurde nun ausgewählt und kann über die Schaltflächen Hochladen oder Datei hinzufügen an die E-Mail angehängt werden. Bei Outlook ist dieser Zweite Schritt nicht mehr erforderlich. Sie können die E-Mail nun wie gewohnt bearbeiten und versenden. 2. Versand der Kopie einer Exportdatei per E-Mail Es kann vorkommen, dass die KVSt die Exportdatei nicht einlesen kann und daher eine Kopie der Datei benötigt. Für diesen Fall wurde beim Erstellen der Export-Datei eine Sicherungskopie auf dem Rechner abgelegt. Gehen Sie wie unter 1.) beschrieben vor. Im Feld Suchen in wählen Sie jedoch den CuZea5-Installationspfad aus: C:\PROG\CUZEA5. Haben Sie das Programm auf einem anderen Laufwerk gespeichert, müssen Sie dieses auswählen. Im Ordner Export finden Sie alle Sicherungen der Exportdateien, die Sie in CuZea5 erstellt haben. Die Dateien die für Sie relevant sind, beginnen mit einem T gefolgt von dem Datum an dem die Exportdatei erzeugt wurde z.b. T110330.000, d.h. diese Datei wurde am 30.03.11 erstellt (Jahr-Monat-Tag). Die Endung.000 bedeutet, dass es sich um die erste Exportdatei an diesem Tag handelt. Wählen Sie die Datei aus, die Sie per E-Mail verschicken wollen. Über die Schaltflächen Öffnen oder Einfügen und anschließend Datei hinzufügen oder Hochladen wird die Datei an eine E-Mail angehängt. Seite 6
Versand der Exportdatei auf einem externen Speichermedium (z.b. USB-Stick) 3. Versand der Exportdatei auf einem externen Speichermedium (z.b. USB-Stick) Möchten Sie die Exportdatei z.b. auf einem USB-Stick an die Verwaltungsstelle übergeben, tragen Sie in CuZea5 im Menüpunkt Übergabe an die Verwaltungsstelle durchführen unter 3.) Verschlüsselte Datei für Weitergabe kopieren das Laufwerk ein, das dem USB-Stick auf Ihrem PC zugeordnet ist (hier im Beispiel Laufwerk F: ). Wichtig ist, dass Sie nach dem Laufwerksbuchstaben nur einen Doppelpunkt setzen und Ihre Eingabe über den Stift an der linken oberen Ecke des Fensters abspeichern. Erstellen Sie nun Ihre Exportdatei wie in der Schulungsunterlage beschrieben. 4. Versand der Kopie einer Exportdatei auf einem externen Speichermedium (z.b. USB-Stick) 4.1 Kopie aus CuZea5 erstellen Die jeweils letzte Exportdatei kann direkt aus CuZea5 heraus noch einmal erstellt werden. Klicken Sie hierzu beim Menüpunkt Übergabe an Verwaltungsstelle durchführen unter 1.) Export-Datei erstellen auf die Schaltfläche Letzte erstellte Datei verwenden. Die letzte erstellte Datei wird gezogen und kann unter 3.) Verschlüsselte Datei für Weitergabe kopieren auf das eingegebene Laufwerk kopiert werden. Je nach dem welches Laufwerk Sie eingetragen haben wird die Datei auf das Speichermedium geschrieben, das diesem Laufwerk zugeordnet ist. Dies kann je nach Computer und Speichermedium variieren. Im folgenden Beispiel ist dem USB-Stick das Laufwerk F: zugeordnet. Bitte vergessen Sie nicht das Speichermedium anzuschließen bzw. einzustecken. Bitte beachten Sie, dass Sie hier nicht das CD-Laufwerk eingeben dürfen. Auf eine CD kann die Exportdatei nur mit Hilfe eines Brennprogramms gespeichert werden. Hier müssen Sie die Exportdatei z.b. auf das Laufwerk C: erstellen und von dort aus auf eine CD brennen. Die genaue Anleitung zum Brennen einer CD entnehmen Sie bitte Ihrem jeweiligen Brennprogramm. 4.2 Kopie über den Windows-Explorer erstellen Wird die Kopie einer älteren Exportdatei benötigt, müssen Sie über den Windows Explorer gehen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche [Start] am unteren linken Bildschirmrand. Es öffnet sich ein Kontextmenü, in welchem Sie mit Klick auf Explorer (linke Maustaste) den Windows-Explorer starten können. Seite 7
Versand der Kopie einer Exportdatei auf einem externen Speichermedium (z.b. USB- Stick) Der Windows-Explorer ist in der Ansicht in zwei Hälften aufgeteilt. Auf der linken Seite finden Sie den Ordnerbaum. Hier können Sie Laufwerke und Ordner auswählen. Auf der rechten Seite wird der Inhalt des jeweiligen Laufwerks oder Ordners angezeigt. Sollte die Standardansicht zu unübersichtlich sein, können Sie diese ändern, indem Sie in der Menüleiste auf Ansicht und Details klicken. Die Anordnung der Dateien auf der rechten Seite erfolgt nun in tabellarischer Form. Die Dateien sind zusätzlich alphabetisch sortiert. Unter dem Pfad C:\Prog\CuZea5 finden Sie den Ordner Export. Dieser beinhaltet alle Sicherungen von Exportdateien, die Sie in CuZea5 erstellt haben. Die Dateien die für Sie relevant sind, beginnen mit einem T. Den Aufbau der Datei finden Sie unter Punkt 2. beschrieben. 1.) Um die Exportdatei zu kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste direkt auf die ausgewählte Datei. Es öffnet sich das Kontextmenü in dem Sie die Funktion Kopieren auswählen. Seite 8
Versand der Kopie einer Exportdatei auf einem externen Speichermedium (z.b. USB- Stick) 2.) Nachdem Sie Ihr Speichermedium z.b. einen USB-Stick an Ihren PC angeschlossen haben, wird dieser im Windows-Explorer als eigenständiges Laufwerk angezeigt. Der Laufwerksbuchstabe kann bei jedem Computer unterschiedlich sein (hier im Beispiel Laufwerk F: ). Die Bezeichnung des Laufwerkes lautet z.b. Wechseldatenträger oder trägt den Namen des Herstellers des USB-Sticks. 3.) Klicken Sie nun auf der linken Seite des Explorerfensters auf das Laufwerk, das Ihrem Speichermedium zugeordnet ist. 4.) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle der rechten Hälfte des Explorerfensters. Es öffnet sich das Kontextmenü. Hier klicken Sie mit der linken Maustaste auf Einfügen. Die Exportdatei wurde nun auf Ihren USB-Stick kopiert. Bitte beachten Sie, dass auf eine CD nicht mit Kopieren und Einfügen gespeichert werden kann sondern Sie die Exportdatei über ein Brennprogramm auf die CD brennen müssen. In Ihrem Brennprogramm wählen Sie ebenfalls unter dem Pfad C:\PROG\CUZEA5\Export die Datei aus, die Sie brennen möchten. Die genaue Anleitung zum Brennen einer CD entnehmen Sie bitte Ihrem jeweiligen Brennprogramm. Seite 9