e-t-i Die Lösung für Online-Tickets Leitfaden für Nutzer Die ersten Schritte Bulle, November 2015
Inhaltsverzeichnis Vorabinformationen... 3 So loggen Sie sich in das e-t-i System ein... 4 Technische Anforderungen... 4 Verbindung... 4 Benutzeroberfläche... 4 Sendungen generieren... 5 Ein Ticket erstellen und versenden... 5 Ausstellen des Tickets... 7 Gästeliste... 7 Fertigstellung... 9 Nachricht nicht zugestellt... 10 Statistiken (wird zurzeit überarbeitet)... 11 Page 2 sur 11
Vorabinformationen Mit dem e-t-i System können Acrobat.pdf Dateien bearbeitet, erstellt und als E-mail verschickt werden. Die so erstellten Dateien gelten als Eintrittskarte und ermöglichen die Teilnahme an den Veranstaltungen. Das System ermöglicht es Ihnen, den Eintritt von Personen zu bestätigen und Informationen über die Anwesenden zu sammeln. So zum Beispiel: o Datum und Uhrzeit der Ankunft o Anwesend / Nicht anwesend o Zusätzliche Informationen (Tischnummer beim Bankett, ) o.. Aufgrund der Komplexität des Systems sind verschiedene Szenarien möglich und ganz oder teilweise kombinierbar. Anmerkung: Die beschriebenen Funktionen können sich ändern, da das System ständig überarbeitet wird. Page 3 sur 11
So loggen Sie sich in das e-t-i System ein Technische Anforderungen - Permanenter Internetanschluss (Kabelmodem, DSL oder Glasfaser) - Windows oder Macintosh Computer - Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixel - Ein aktueller Browser, am besten Mozilla Firefox, Google Chrome oder Safari Verbindung Gehen Sie auf folgende Adresse: http://tickets.expo-centre.ch/admin Loggen Sie sich mit den Zugangsdaten ein, die Sie erhalten haben. Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche zeigt links ein einfaches Menü. Übersicht: zeigt die Liste mit den Tickets an, die für Ihr Konto erhältlich sind. Statistiken: zeigt die Statistik der Eintritte, der Veranstaltungen und der Tickets an. Page 4 sur 11
Sendungen generieren Ein Ticket erstellen und versenden Um ein Ticket zu erstellen (eine Sendung zu generieren), wählen Sie bitte die Veranstaltung und das Ticket, das Sie bearbeiten wollen, indem Sie es anklicken. Es erscheinen Informationen über die Gültigkeit des Tickets, über die bereits getätigten Sendungen und über die Anzahl verfügbarer Tickets, je nachdem, was Sie bestellt haben. Klicken Sie auf den Button "Ajouter (Hinzufügen) unten rechts. Es erscheint das Design des ausgewählten Tickets. Page 5 sur 11
Das Erstellungsmodul gliedert sich in drei Schritte: Schritt 1: Ansicht des Tickets. So bekommen Sie eine Vorstellung von der Art des Tickets, das ausgestellt wird. Schritt 2: Gästeliste Dieser Schritt ermöglicht es Ihnen, einen Gast hinzuzufügen oder eine Gästeliste zu importieren. Schritt 3: Fertigstellung Hier können Sie die Emails individuell gestalten. Page 6 sur 11
Ausstellen des Tickets Wenn mehrere Seiten verfügbar sind, können Sie umblättern, indem Sie auf die jeweilige Seitenzahl klicken. Durch diese Ansicht bekommen Sie einen Eindruck von dem Dokument, das der Gast erhalten wird. Gästeliste Dropdown-Menü "Type d envoi (Art der Sendung): Dieses Menü enthält verschiedene Sendemöglichkeiten für das jeweilige Ticket. Wenn nötig, erhalten Sie weitere Informationen. Button "Ajouter (Hinzufügen): Hier kann manuell eine Empfängerliste hinzugefügt werden. Button "Importer (Importieren): Hier kann automatisch eine Microsoft Excel Datei (.xls -.xlsx -.csv) geladen werden. Um Ihnen die Aufgabe zu erleichtern, erscheint eine "Exemple - Beispiel" Excel Datei, wenn Sie den Button "importer (importieren) anklicken. Klicken Sie dann auf den Link Cliquez ici pour télécharger le modèle (Klicken Sie hier, um das Modell herunterzuladen). Page 7 sur 11
Vervollständigen Sie die Musterdatei und achten Sie dabei auf die Felder. Die Bezeichnung der Felder darf nicht geändert werden. Falls das Importieren nicht funktioniert, speichern Sie Ihre Datei bitte im Format.xls oder.xlsx. ab. Wenn Sie Ihre Datei mit den entsprechenden Angaben vervollständigt haben, gehen Sie bitte wieder zurück auf dieses Fenster und wählen parcourir (durchsuchen). Wählen Sie dann die zu importierende Datei. Beim Verschicken als Email muss die Adresse des Empfängers angegeben werden. Die Datei wird nur importiert, wenn Sie die angegebenen Bedingungen erfüllt. Die obligatorischen Angaben sind mit dem Symbol * im Namen des Felds gekennzeichnet. Zu Kontrollzwecken erscheint das Ergebnis des Importierens. Wenn das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht, gehen Sie weiter zu Schritt 3, indem Sie auf "suivant (weiter) klicken. Page 8 sur 11
Fertigstellung Im Schritt "Fertigstellung" (Finalisation) können Sie die zu verschickende Nachricht individuell gestalten. Sie finden auf diesem Bildschirm zwei Nachrichten, die Sie verfassen müssen: Die erste, "die Überprüfungsemail" (texte de l e-mail de validation), informiert den Empfänger darüber, dass er eine Einladung bekommt. Die zweite, "die Bestätigungsemail" (Texte de l e-mail de confirmation), begleitet die Datei, die das Ticket enthält, falls der Empfänger zustimmt. Anmerkung: Dieser Teil des Systems wird bei künftigen Überarbeitungen verbessert werden, um mehr Flexibilität bieten zu können. Bitte beachten Sie, dass die Funktion "säubern" verhindert, dass ihre Email von cleanmail oder anderen Filtern gesperrt wird. Die Felder rechts sind "dynamische Felder", die sich den Informationen den Aussteller betreffend anpassen. Sie können damit Ihre E-mail individuell gestalten. Page 9 sur 11
Um Ihre Nachricht zu verschicken, klicken Sie bitte auf Finaliser (Fertigstellen). Es erscheint folgende Nachricht. Klicken Sie dann auf "OK". Das Hauptfenster zeigt den Status Ihrer Sendungen an, die Anzahl der getätigten Sendungen sowie den Anteil der noch zu versendenden Nachrichten. Nachricht nicht zugestellt Im Hauptfenster zeigt Ihnen das Feld "Nombre d erreurs (Fehleranzahl) die Anzahl nicht zugestellter Nachrichten an. Wenn Sie auf die Fehlerzahl klicken, öffnet sich eine Excel Datei, die Ihnen anzeigt, bei welchen Empfängern: - Die E-mail Adresse nicht stimmt - Der Mailserver die E-mail nicht verschicken möchte - Irgendein anderer Fehler vorliegt Page 10 sur 11
Statistiken (wird zurzeit überarbeitet) Das Menü Statistiques (Statistiken) macht Ihnen folgende Angaben: - Eintritte (global) Erstellte Eintrittskarten Validierte Eintrittskarten Benutzte Eintrittskarten - Nach Veranstaltung Erstellte Eintrittskarten Validierte Eintrittskarten Benutzte Eintrittskarten - Nach Art des Tickets Erstellte Eintrittskarten Validierte Eintrittskarten Benutzte Eintrittskarten - Benutzer Erstellte Eintrittskarten Validierte Eintrittskarten Benutzte Eintrittskarten Page 11 sur 11