zur Erstellung barrierearmer PDF-Dateien

Anleitung zur Erstellung barrierearmer PDF-Dateien Version 2.0.1 / 08.04.2014 Autor: Felix Riegel Bayerisches Staatsministerium für Umwelt und Verbraucherschutz Rosenkavalierplatz 2, 81925 München Telefon: (089) 9214-2195

Inhaltsverzeichnis Anleitung zur Erstellung barrierearmer PDF-Dateien... 1 Als barrierearmes PDF gilt:... 3 Hinweise:... 3 Prüfung der direkten Zugänglichkeit des PDF... 3 1. Schnellwerkzeuge für Ein-/Ausgabehilfe... 3 2. Getaggt:... 4 3. Schriftvergrößerung:... 4 4. Formale Mängel:... 4 4.1 Sofort zur Prüfung mit Prüfbericht... 5 4.2 Ein-/Ausgabehilfebericht der Prüfung... 6 Vorhandene PDF-Dokumente barrierearm machen... 6 1. Einem vorhandenen PDF-Dokument Tags hinzufügen... 6 1.1 Was sind PDF-Tags?... 6 1.2 Erzeugen von Tags... 6 2. TouchUp-Leserichtungwerkzeug... 7 2.1 Tipps für den Einsatz des TouchUp-Leserichtungwerkzeugs... 7 3. Tags mit dem TouchUp-Leserichtungwerkzeug bearbeiten... 7 3.1 Bereich mit Tags versehen... 7 3.2 Tag für einen Bereich ändern... 8 3.3 Seitenelemente aus der Tag-Struktur entfernen... 8 3.4 Alternativen Text für Abbildungen... 8 3.5 Tags auf der Registerkarte Tags bearbeiten... 9 4. Webverknüpfungen erstellen... 10 5. Tabellen... 10 6. Leserichtung prüfen und korrigieren... 11 7. Lesezeichen... 12 7.1 Lesezeichen hinzufügen... 12 7.2 Neues Lesezeichen erstellen... 12 8. Formularfelder... 12 9. Eigenschaften PDF-Dokumenten... 13 9.1 Sprache des Dokumentes... 13 9.2 Anzeigeoptionen... 13 10. Tab-Reihenfolge festlegen... 14 Fehlerbehebung... 14 1. Verknüpfung nicht zugänglich... 14 1.1 Kommentare / Anmerkungstypen... 15 2. Fehler in der Struktur... 15 3. Reine Bild-PDF (eingescannte Datei)... 18 4. Verschwundene Bilder oder Text... 18 StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat - Seite: 2

5. Fehler: Kein Unicode für Zeichen... 18 Abschuss Test und fürs Web speichern... 19 Dateigröße optimieren... 19 Datei speichern... 19 StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat - Seite: 2

Als barrierearmes PDF gilt: ein PDF, zu dem eine gleichwertige, barrierefreie HTML-Alternative zur Verfügung steht, ein PDF, das mithilfe eines auf der Webseite hierfür bereitgestellten Konvertierungsprogramms in ein gleichwertiges, barrierefreies HTML-Dokument umgewandelt werden kann oder ein PDF, das auf Grundlage seiner Tag-Struktur direkt zugänglich ist. Hinweise: Die HTML-Alternative kann auf mehrere Seiten verteilt sein. Dann muss aber leicht zu erkennen oder ausdrücklich angegeben sein, welche Seiten dem Inhalt des PDF entsprechen. Häufig werden die wichtigsten Informationen zu einem Angebot oder Projekt in einem Flyer zusammengefasst. Es reicht dann nicht aus, dass alle Inhalte des PDFs prinzipiell auch den HTML-Seiten des Webangebots zu entnehmen sind. Auch der zusammenfassende Überblick muss zugänglich sein. Das RTF-Format ist als Alternative für PDFs nicht geeignet. PDF-Dokumente, die durch Scannen erstellt wurden, sind so nicht geeignet. Siehe auch http://intranet.stmug.bybn.de/organisationsablaeufe/onlinekommunikation/barrierefrei.htm Prüfung der direkten Zugänglichkeit des PDF 1. Schnellwerkzeuge für Ein-/Ausgabehilfe Falls Sie noch nicht die notwendigen Werkzeuge haben: Für diesen Teil sollten Sie sich die entsprechenden Werkzeuge aus den Schnellwerkzeuge... in die Werkzeugleiste holen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Werkzeugleiste und anschließend auf Schnellwerkzeuge... Im Fenster Schnellwerkzeuge anpassen wählen Sie Ein- /Ausgabehilfe(1) und klicken dann auf das obere Dreieck(2) für die Übernahme in die Anzuzeigende Schnellwerkzeuge und anschließend auf OK(3). StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 3

2. Getaggt: Wenn das Symbol Tag automatisch erkennen nicht aktiv (grau) ist, hat die Datei Tags. Nicht getaggt: Erzeugen von Tags starten, sonst gilt das Dokument als nicht zugänglich. 3. Schriftvergrößerung: Wählen Sie Anzeige > Zoom > Umfließen. Wenn bei Seitenanzeige die Option Zwei Seiten eingestellt ist, bevor Umfließen gewählt wird, ändert sich die Einstellung Seitenanzeige beim Umfließen des Dokuments automatisch in Einzelne Seite. Wenn bei Seitenanzeige die Option Zwei Seiten, fortlaufend eingestellt ist, bevor Umfließen gewählt wird, ändert sich die Einstellung Seitenanzeige beim Umfließen des Dokuments automatisch in Fortlaufend. Anschließend Zoom auf 150% stellen, um die Schrift zu vergrößern. Prüfen, ob alle Inhalte neu umgebrochen und in einer sinnvollen Reihenfolge untereinander dargestellt werden. Die Zeilenlänge sollte sich der Breite des Fensters anpassen. Insbesondere bei mehrspaltigen Layouts, bei Tabellen und anderen besonderen Inhalten prüfen, ob die Lesereihenfolge durchgängig lo- gisch bleibt, keine Buchstaben fehlen und keine Buchstabendreher auftreten. Schriftvergrößerung nicht brauchbar: Falls Teile des Dokuments nicht neu umflossen werden, in der Tags-Palette prüfen, ob die betroffenen Textstellen überhaupt in der Tagstruktur enthalten sind und korrekt als Text ausgezeichnet sind. Nicht umflossene Anzeige wiederherstellen: Wählen Sie in der Umfließen-Ansicht Anzeige > Zoom > Umfließen. Hinweise: In PDFs mit Formularen funktioniert der Umfließen-Modus nicht, das soll nicht negativ bewertet werden. Es soll ebenfalls nicht negativ bewertet werden, wenn nicht wesentliche außertextliche Elemente wie Seitenzahlen oder auf jeder Seite wiederholte Kopf- und Fußzeilen im Umfließen-Modus nicht angezeigt werden. 4. Formale Mängel: Wenn Sie keine verborgene Teile, Kommentare oder ähnliches das nicht übernommen werden sollen in Ihrer Datei haben können Sie gleich bei Punkt 4.1 Sofort zur Prüfung weiter machen. Mit Adobe Acrobat ist es möglich, die Zugänglichkeit einer PDF-Datei zu prüfen. Dazu klickt auf Werkzeug und wählen unter Aktionsassistent die Aktion Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen. Für die Prüfung klicken Sie auf 5 Prüfung der Ein-/Ausgabehilfe (vollständig) und dann auf Weiter. Die folgenden Fragen Ordner Suchen und Beschreibung können Sie unverändert mit OK bestätigen. Klicken Sie auf Danach weiter mit nächstem Schritt. Das folgende Fenster muss sorgfältig ausgefüllt werden. Hier kommt es sehr leicht zu unerwünschten Ergebnissen, da in der Standardeinstellung einige Teile entfernt werden, die z.b. bei einem Formular alle Formularfelder löscht. Alle markierten Teile werden für die weitere Bearbeitung gelöscht! StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 4

Die wichtigsten Fehlerquellen sind mit einem roten Pfeil markiert. Klicken Sie erst nach den Sie alle Markierungen richtig gesetzt haben auf OK. Beim folgende Fenster vollständige Ein-/Ausgabehilfe können Sie ohne Änderung auf Prüfung starten klicken. Sie werden jetzt aufgefordert die Datei zu speichen, empfehlenswert ist es hier einen neuen Namen zu verwenden, da Möglicherweise beim vorherigen Schritt zu viel gelöscht wurde. Nach Klick auf Prüfung starten erhält man folgende Anzeige. Die blau markierte Warnung ist überflüssig. Wenn ein Fehler festgestellt wurde erscheint der mit rotem Pfeil markierte Text und ein Ein-/Ausgabehilfebericht auf der linken Seite mit Informationen zur Zugänglichkeit der diesbezüglich problematischen Seiten. 4.1 Sofort zur Prüfung mit Prüfbericht Dazu klickt auf das Werkzeug vollständige Prüfung. Für eine vollständige Prüfung können verschiedene Parameter eingestellt werden. Im Regelfall sollen alle Standardeinstellungen so bleiben, damit tatsächlich eine umfassende Prüfung durchgeführt wird. Sie erhalten die Angabe ob Probleme aufgetreten sind Weitere Details finden Sie im Ein- /Ausgabehilfebericht auf der linken Seite StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 5

4.2 Ein-/Ausgabehilfebericht der Prüfung Die Ergebnisse werden im linken Fensterbereich angezeigt. Hier finden Sie auch hilfreiche Verknüpfungen und Hinweise zur Behebung von Problemen. Wenn Sie in einen Bericht erstellt haben, stehen die Ergebnisse im ausgewählten Ordner zur Verfügung. Da diese Funktion nicht zwischen unerlässlichen und nicht unerlässlichen Inhaltstypen unterscheiden kann, werden möglicherweise auch Punkte genannt, die sich nicht auf die Lesbarkeit auswirken. Deshalb sollten Sie alle Punkte überprüfen, um festzustellen, welche Punkte korrigiert werden müssen. Für die Nutzung des Dokuments sind sehr wichtige Grafiken/Bilder mit Alternativtext wenn es sich nicht um Schmuckbilder handelt. Falls die Prüffunktion außertextliche Elemente findet, prüfen ob die betroffenen Elemente wichtig sind.. Sprache ist im Text festgelegt Sucht nach Absätzen, für die keine Sprache festgelegt ist. Wenn Sie im Dialogfeld Dokumenteigenschaften die Sprache für ein gesamtes Dokument festlegen, werden alle diesbezüglichen Probleme behoben. Falls die Prüffunktion fehlende Zeichenkodierungen findet, prüfen, ob wichtige Inhalte betroffen sind. Sucht nach Schriften, die von Bildschirmlesehilfen und anderen Hilfsanwendungen nicht erkannt werden. Wenn eine oder mehr Schriften die korrekte Entnahme aller Zeichen nicht zulassen, ist die PDF nicht barrierefrei. Gesamter Inhalt ist in Dokumentstruktur enthalten Sucht nach Seitenelementen, die beim Einfügen von Tags übersehen wurden. Durch das Aufnehmen dieser Elemente in die Tag-Struktur (falls erforderlich) wird sichergestellt, dass Bildschirmlesehilfen den Inhalt für einen Benutzer darstellen können. Alle Formularfelder haben Beschreibungen Sucht nach Formularfeldern, die keine Beschreibungen enthalten. Tab-Reihenfolge ist mit der Ordnungsstruktur konsistent Prüft, ob die Tags die Dokumentstruktur berücksichtigen. Listen- und Tabellenstruktur ist korrekt Prüft, ob die für Listen und Tabellen erstellten Tags den Anforderungen für mit Tags versehenen PDF-Dokumenten entspricht. Vorhandene PDF-Dokumente barrierearm machen 1. Einem vorhandenen PDF-Dokument Tags hinzufügen 1.1 Was sind PDF-Tags? PDF-Tags dienen vor allem dazu, im PDF-Dokument Strukturinformationen zu speichern. Diese erlauben dem Benutzer das leichtere Navigieren durch das Dokument, da sie von Screenreadern ausgewertet werden können. Die PDF-Tags sollten in jedem Fall auf korrekte Auszeichnung, Vollständigkeit und korrekte Reihenfolge geprüft werden. 1.2 Erzeugen von Tags Es besteht die Möglichkeit, Tags automatisiert hinzufügen zu lassen, wenn noch keine vorhanden sind. StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 6

Das Ergebnis ist jedoch teilweise fehlerhaft und bedarf einer Prüfung und Nachbearbeitung. Nach Abschluss des Vorgangs ist das PDF-Dokument mit Tags versehen. Falls potenzielle Probleme festgestellt wurden, wird im Navigationsfenster ein Bericht über den Vorgang ( Tags hinzufügen Bericht ) angezeigt. 2. TouchUp-Leserichtungwerkzeug Mit dem TouchUp-Leserichtungwerkzeug können Sie die folgenden Aufgaben durchführen: Das nachfolgend beschriebene manuelle Verfahren führt zu den best möglichen Ergebnis. Mit diesem Verfahren wird auch die Nachbearbeitung durchgeführt. Unter Ein/Ausgabehilfe befindet sich das notwendige Werkzeug: Leserichtung anpassen Es wird empfohlen dies in die Werkzeugleiste aufzunehmen. Text, Abbildungen, Überschriften usw. entsprechend kennzeichnen. Ausfüllbare Formularfelder und ihre Beschriftungen mit Tags versehen Alternative Textbeschreibungen für Abbildungen und Beschreibungen für Formularfelder hinzufügen Tags in einfachen Tabellen korrigieren und komplexe Tabellen für kompliziertere Bearbeitungen im logischen Strukturbaum vorbereiten Inhalte ohne Informationsgehalt wie schmückende Farbflächen oder Hintergrundbilder aus der logischen Baumstruktur entfernen Komplizierte Aufgaben bezüglich der Leserichtung und Tags, z. B. die Korrektur komplexer Tabellen, das Entfernen überflüssiger Tags und das Hinzufügen alternativen Textes zu Verknüpfungen, führen Sie auf der Registerkarte Tags durch. Auf der Registerkarte stehen einige Werkzeuge und Funktionen für die Änderung von PDF-Tags zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Tags auf der Registerkarte Tags bearbeiten. 2.1 Tipps für den Einsatz des TouchUp-Leserichtungwerkzeugs Da es bei der Anwendung dieses Verfahrens zu unvorhergesehenen Fehlern kommen kann empfehle ich die Arbeit immer wieder unter einem neuen Namen abzuspeichern! Eine Rücknahme eines Fehlers ist in der Regel nicht möglich. Mit diesem Werkzeug vorgenommene Änderungen können Sie nicht mit der Schaltfläche Rückgängig rückgängig machen. Solche Änderungen können also nur durch eine gespeicherte Version der Datei rückgängig gemacht werden. Sind zu viele fehlerhafte Tags auf einer Seite kann mit einem Klick auf die Seite mit der rechten Maustaste die Seitenstruktur gelöscht werden. Wählen Sie in diesem Fall Anzeige > Seitenanzeige > Einzelseitenansicht. Wenn Sie auf die Schaltfläche Seitenstruktur löschen klicken, werden in Acrobat alle Tags ab dieser Seite gelöscht, auch die, die nur zum Teil oder gar nicht sichtbar sind. 3. Tags mit dem TouchUp-Leserichtungwerkzeug bearbeiten 3.1 Bereich mit Tags versehen 1. Ziehen Sie im Dokumentfenster mit dem Touchup-Leserichtungwerkzeug, um einen Seitenbereich auszuwählen, der einen Inhaltstyp enthält (z. B. einen Textblock). Sie können auch alternativ einen Doppelklick auf das Objekt machen. Das ist besonders bei sich teilweise überlagernden Objekten hilfreich. StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 7

2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Ziehen Sie bei gedrückter Umschalttaste, um der aktuellen Auswahl weitere Seiteninhalte hinzuzufügen. Zum Entfernen von Seiteninhalten aus der aktuellen Auswahl ziehen Sie bei gedrückter Strg-Taste. 3. Klicken Sie im Dialogfeld TouchUp-Leserichtung auf die entsprechende Schaltfläche zum Angeben des Tag-Typs. 3.2 Tag für einen Bereich ändern Wenn Acrobat ein Seitenelement falsch mit Tags versieht, können Sie den Tag-Typ des markierten Bereichs ändern. 1. Wählen Sie das TouchUp-Leserichtungwerkzeug. 2. Wählen Sie im Dialogfeld TouchUp-Leserichtung die Option Seiteninhalt-Reihenfolge anzeigen. 3. Führen Sie einen der folgenden Schritte durch, um einen markierten Bereich auszuwählen: Ziehen Sie zum Auswählen mit der Maus. Klicken Sie auf die Nummer eines markierten Bereichs. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche für den Tag-Typ, den Sie im markierten Bereich einfügen möchten. 3.3 Seitenelemente aus der Tag-Struktur entfernen Beim Hinzufügen von Tags zu einer PDF-Datei kann Acrobat nicht immer zwischen erklärenden Abbildungen und dekorativen Seitenelementen unterscheiden. Elemente, die das Seitenlayout optisch ergänzen, wie z. B. Linien, Schmuckbilder oder Hintergrundelemente, können das Struktur Layout unnötig komplizieren sie sollten entfernt werden. Sie können diese aus der Tag-Struktur entfernen, indem Sie sie als Hintergrund-Tag neu definieren oder ihre Tags löschen. 1. Wählen Sie das TouchUp-Leserichtungwerkzeug. 2. Wählen Sie im Dialogfeld TouchUp-Leserichtung die Optionen Seiteninhalt-Reihenfolge anzeigen und Tabellen und Abbildungen anzeigen aus. 3. Wählen Sie zum Entfernen der Seitenelemente eine der folgenden Möglichkeiten: Wählen Sie im Dokumentfenster das Seitenelement aus und klicken Sie im Dialogfeld auf Hintergrund. Wählen Sie im Leserichtung-Fenster das Seitenelement aus und drücken Sie die Löschtaste. 3.4 Alternativen Text für Abbildungen Alle Bilder und Grafiken die für die PDF-Datei eine wichtige Aussage vermitteln müssen mit einem alternativen Text versehen werde. Abbildungen werden von Bildschirmlesehilfen nur erkannt und gelesen, wenn Sie den Tag-Eigenschaften alternativen Text hinzufügen. In der Tags-Palette prüfen, ob wichtige Bilder und Grafiken sinnvolle Alternativtexte haben. Die Schmuckbilder wurden aus der Tag-Struktur entfernen, indem Sie sie als Hintergrund-Tag neu definieren oder ihre Tags löschen wurden. Sind Bilder sind für die Nutzung des Dokuments von zentraler Bedeutung und keine brauchbaren Alternativtexte vorhanden ist das Dokument ist nicht zugänglich. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abbildung und wählen Sie im Popup-Menü die Option Alternativtext bearbeiten. Geben Sie im Dialogfeld Alternativtext bearbeiten eine (neue) Beschreibung für die Abbildung ein und klicken Sie dann auf OK. StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 8

3.5 Tags auf der Registerkarte Tags bearbeiten Sie können Titel und Position von Tags bearbeiten sowie den Tag-Typ für Elemente ändern. Alle Seiteninhalte müssen über Tags verfügen, als außertextliche Elemente gekennzeichnet oder aus der logischen Baumstruktur entfernt worden sein. Wählen Sie Anzeige > Ein-/Ausblenden > Navigationsfenster > Tags Erweitern Sie auf der Registerkarte Tags den Tag-Stamm, damit alle Tags angezeigt werden. Die wichtigsten Optionen: Inhalt markieren Bei Auswahl dieser Option werden Inhalte im Dokumentfenster hervorgehoben angezeigt, wenn Sie das zugehörige Tag auf der Registerkarte Tags auswählen. Suchen Sucht nach außertextlichen Elementen, nicht markierten (also nicht mit Tags versehenen) Inhalten, Kommentaren, Verknüpfungen und Anmerkungen. Mit den Optionen können Sie die Seite oder das Dokument durchsuchen und den gefundenen Elementen Tags hinzufügen. Neuen Tag Erstellt in der Baumstruktur nach dem momentan ausgewählten Element ein neues Tag. Geben Sie Typ und Titel des neuen Tags ein. Tag löschen Löscht das ausgewählte Tag. Tag in Auswahl suchen Sucht auf der Registerkarte Tags nach dem Tag, das den Text bzw. das Objekt enthält, das Sie ausgewählt haben. StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 9

4. Webverknüpfungen erstellen Aus URL-Adressen in einem Dokument oder auf einer ausgewählten Seite können Sie automatisch Verknüpfungen in einem PDF erstellen. Wenn in den allgemeinen Voreinstellungen die Option Verknüpfungen aus URL-Adressen erstellen ausgewählt ist, werden in allen PDF- Dokumenten, die Sie öffnen, aus Text aktive Verknüpfungen erstellt. Wählen Sie Werkzeuge > Dokumentverarbeitung > Verknüpfungen aus URL-Adressen erstellen. Wählen Sie im Dialogfeld Webverknüpfungen erstellen die Option Alle, um aus allen URLs im Dokument eine Verknüpfung zu erstellen, oder wählen Sie von, und geben Sie einen Seitenbereich ein, um auf ausgewählten Seiten Verknüpfungen zu erstellen. Alle Webverknüpfungen entfernen: Wählen Sie Werkzeuge > Dokumentverarbeitung > Alle Verknüpfungen entfernen. 5. Tabellen In der Tags-Palette prüfen, ob Tabellen korrekt mit Table, TR, TH und TD ausgezeichnet sind. Tabellen stellen für Bildschirmlesehilfen eine besondere Herausforderung dar, da darin Text- oder Zahlendaten optisch übersichtlich dargestellt werden. Die Inhalte in Tabellenzellen können komplex sein und Listen, Absätze, Formularfelder oder eine weitere Tabelle enthalten. Die besten Ergebnisse beim Erstellen von PDF-Dokumenten erzielen Sie, wenn Sie Tabellen in der Anwendung mit Tags versehen, mit der Sie das Dokument erstellt haben. Wenn eine PDF-Datei nicht mit Tags versehen ist, können Sie Tags mit dem Befehl Tags zu Dokument hinzufügen hinzufügen. Die meisten Tabellen werden mit diesem Befehl korrekt erkannt; Tabellen ohne klare Grenzen, Überschriften, Spalten und Zeilen werden u. U. nicht erkannt. Mit dem TouchUp- Leserichtungwerkzeug können Sie feststellen, ob die Tabelle korrekt erkannt wurde, und Erkennungsprobleme beheben. Verwenden Sie die Registerkarte Tags, um Tabellen und Tabellenzellen spezielle Formatierungen hinzuzufügen. Mit dem Tabellen-Editor können Sie eine Tabelle automatisch in ihre Komponenten zerlegen und die geeigneten Tags anwenden. Dabei müssen einige Tags eventuell manuell überprüft und korrigiert werden. Durch Anzeigen von Tabellen-Tags können Sie feststellen, ob Spalten, Zeilen und Zellen korrekt erkannt wurden. Tabellen ohne klare Grenzen und Regeln werden häufig fehlerhaft mit Tags gekennzeichnet oder enthalten benachbarte Seitenelemente. Sie können fehlerhaft mit Tags gekennzeichnete Tabellen korrigieren, indem Sie sie auswählen und neu definieren. Sie können verbundene Zellen teilen, indem Sie für jede Zelle ein Tag erstellen. Zum Beheben komplexer Tag-Probleme müssen Sie meistens die Registerkarte Tags verwenden. 1. Wählen Sie das TouchUp-Leserichtungwerkzeug aus und klicken Sie auf die Option Tabellen und Abbildungen anzeigen. 2. Wenn die Tabelle im Dokumentfenster nicht klar bezeichnet ist, wählen Sie die gesamte Tabelle durch Ziehen mit der Maus aus und klicken Sie im Dialogfeld auf die Tabellen- Schaltfläche. 3. Klicken Sie auf Tabellenzellen anzeigen, um sicherzustellen, dass alle Zellen der Tabelle als einzelne Elemente definiert sind. 4. Wenn Zellen nicht als separate Elemente angezeigt werden, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten: Wenn eine oder mehrere Zellen zusammengefügt sind, wählen Sie mit dem TouchUp- Leserichtungwerkzeug den Bereich in einer Zelle aus und klicken Sie im Dialogfeld auf die StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 10

Zellen-Schaltfläche. Wenn Zellen nicht markiert sind, weist die Tabelle u. U. keine Standardtabellenformatierung auf. Erstellen Sie die Tabelle in der Ausgangsanwendung neu. 5. Wenn die Tabelle eingerückte Zellen enthält, die sich über mehrere Spalten erstrecken, legen Sie in der Tag-Struktur die Attribute ColSpan und RowSpan für die Zeilen fest. 6. Leserichtung prüfen und korrigieren Probleme bei der Leserichtung werden mit dem TouchUp-Leserichtungwerkzeug klar ersichtlich. Jeder Bereich mit gegenüberliegenden Seiteninhalten wird als separat markierter Bereich angezeigt und entsprechend seiner Platzierung in der Leserichtung nummeriert. Der Text in den einzelnen Bereichen wird von links nach rechts und von oben nach unten angeordnet. Wenn ein einzelner markierter Bereich zwei Textspalten aufweist oder Text enthält, der nicht dorthin gehört, teilen Sie den Bereich in Teilbereiche, die neu angeordnet werden können. Da die markierten Bereiche rechteckig sind, können sie sich etwas überschneiden, insbesondere wenn ihr Seiteninhalt unregelmäßig geformt ist. Wenn sich kein Seiteninhalt überschneidet oder in zwei markierten Bereichen befindet, wird kein Problem bei der Leserichtung angezeigt. Der Seiteninhalt sollte sich immer nur in einem einzigen Bereich befinden. Sie können die Leserichtung der markierten Bereiche durch Verschieben der Elemente im Reihenfolge-Fenster oder durch Ziehen der Elemente im Dokumentfenster ändern. Durch eine neue Anordnung der markierten Bereiche auf der Seite können Sie veranlassen, dass eine Abbildung und eine Bildunterschrift genau dann gelesen werden, wenn sie im Text erwähnt werden. Durch eine neue Anordnung der markierten Bereiche ändern Sie die Leserichtung des betreffenden Elements, ohne dass die Darstellung der PDF geändert wird. Im abgebildeten Beispiel wird die falsche Reihenfolge von Tag 14 (Grafik) an die richtige Position nach Tag 9 mit gedrückter Maustaste gezogen. StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 11

Achtung: beim Verschieben kann es zu Programmabstürzen kommen deshalb immer wieder Datei speichern. Hinweise: Die Zuordnung zwischen Tags und Inhalten lässt sich gut erkennen, wenn im Menü der Tags-Palette Optionen > Inhalt markieren gewählt wird. 7. Lesezeichen Für Dokumente mit mehr als 2 Seiten, die strukturiert (Überschriften) sind, müssen Lesezeichen erstellt werden. Diese sind wichtig, um eine Struktur anzubieten, die Sie beim Auffinden von Informationen unterstützt. Um automatsche aus einer Word-Datei PDF-Lesezeichen zu erstellen siehe Anleitung zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente aus Word. 7.1 Lesezeichen hinzufügen Wenn Ihr Dokument keine Lesezeichen enthält, können Sie diese jederzeit in Acrobat hinzufügen. 1. Wählen Sie im Fenster links Lesezeichen aus dem Menü Optionen den Befehl Neue Lesezeichen aus Struktur aus. (Wenn diese Option nicht verfügbar ist, ist das Dokument nicht strukturiert.) 2. Wählen Sie die Strukturelemente aus, die als Lesezeichen mit Tags definiert werden sollen. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste, um weitere Elemente auszuwählen. Die mit Tags versehenen Lesezeichen sind unter einem neuen, unbenannten Lesezeichen verschachtelt. 7.2 Neues Lesezeichen erstellen Einzelne neue Lesezeichen können durch Klick auf Neues Lesezeichen erstellt werden. Ein vorher markierter Text wird übernommen. Öffnen Sie die Seite, auf die das Lesezeichen verweisen soll. Passen Sie anschließend die Ansichtsoptionen an. Sie können das Ziel und die Darstellung später ändern. Markieren Sie den Text für das Lesezeichen (Sie können die Beschriftung später noch bearbeiten oder ohne Markierung anschießend einen neuen Text für das Lesezeichen eingeben) Klicken Sie auf Neues Lesezeichen (oder Strg+B) Sie können eine Lesezeichenhierachie aufbauen: Wählen Sie ein oder mehrere Lesezeichen aus, die Sie verschachteln möchten. Ziehen Sie das/die Symbol(e) direkt unter das übergeordnete Lesezeichensymbol. Das Liniensymbol gibt die Position des/der Lesezeichen(s) an. Lassen Sie das Lesezeichen los. Das/die Lesezeichen ist/sind nun untergeordnet; die verknüpften Seiten verbleiben jedoch an derselben Stelle im Dokument. 8. Formularfelder In einer barrierefreien PDF sind alle Formularfelder gekennzeichnet und Teil der Dokumentstruktur. Mithilfe der Eigenschaft QuickInfo-Formular können Sie dem Benutzer weitere Informationen oder Anweisungen übermitteln. Nicht erkannten Formularfeldern wird auch mehrere StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 12

hintereinanderliegende gemeinsam durch markieren mit dem TouchUp-Leserichtungwerkzeug und anschießend mit Klick auf die Schaltfläche Formularfeld der Tag zugewiesen. So fügen Sie einem Formularfeld eine Textbeschreibung hinzu: 1. Wählen Sie Formulare bearbeiten und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formularfeld. 2. Wählen Sie im Kontextmenü Eigenschaften 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein 4. Geben Sie eine Beschreibung des Formularfelds in das Feld QuickInfo ein. 9. Eigenschaften PDF-Dokumenten Wenn Sie ein PDF-Dokument anzeigen, können Sie Informationen zur Datei abrufen, wie beispielsweise den Titel, die verwendeten Schriften und die Sicherheitseinstellungen. Einige Informationen werden vom Ersteller des Dokuments festgelegt, andere werden automatisch generiert. Zum Ändern: Wählen Sie Datei > Eigenschaften. Klicken Sie im Dialogfeld Dokumenteigenschaften auf Beschreibung. Hier werden grundlegende Informationen zum Dokument festgelegt. (Titel, Verfasser, Thema ). Sie können nach diesen Beschreibungselementen suchen, um bestimmte Dokumente zu finden. Der Abschnitt Stichwörter kann sich bei der Eingrenzung von Suchvorgängen als besonders nützlich erweisen. Beachten Sie, dass viele Suchmaschinen im Internet in der Liste der Suchergebnisse den Titel des jeweiligen Dokuments angeben. Wenn eine PDF-Datei keinen Titel hat, wird stattdessen der Dateiname in der Ergebnisliste aufgeführt. Deshalb sollte immer zu mindestens ein Titel eingegeben werden. Einige Schritte müssen möglicherweise im Adobe Acrobat noch durchgeführt werden, um einen möglichst hohen Grad der Zugänglichkeit zu erreichen. 9.1 Sprache des Dokumentes Die Sprache des Dokumentes wird im Bereich Datei Dokumenteigenschaften im Reiter Erweitert ausgewählt. 9.2 Anzeigeoptionen Auch bei Dokumenteigenschaften aber beim Reiter Ansicht beim Öffnen kann ggf. Layout und Fensteroptionen der PDF-Datei beim Aufruf festgelegt werden. Besonders bei großen Dokumenten empfiehlt es sich bei Layout Navigationsregisterkarte Lesezeichen-Fenster und Seite auszuwählen. StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 13

10. Tab-Reihenfolge festlegen Als Tab-Reihenfolge muss die Dokumentstruktur festgelegt werden. Dazu links oben der Reiter Seitenminiaturen (1) aufgeklappen. Es erscheinen Miniaturansichten der Seiten. In diesen Bereich klicken und alles markiert (gleichzeitig Strg und A drücken). Nun über Optionen (2) Seiteneigenschaften (3) das unten rechts abgebildete Fenster Seiteneigenschaften öffnen und im Bereich Tab-Reihenfolge Dokumentstruktur verwenden (4) auswählen. Fehlerbehebung 1. Verknüpfung nicht zugänglich Damit URLs auch für Sprachausgabe zur Verfügung stehen, müssen Sie als aktive Links mit korrekter Kennzeichnung in der PDF vorliegen StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 14

Auf den Reiter Tag Optionen Suchen wird das Fenster Element suchen geöffnet. In der Auswahl Nicht markierte Verknüpfung auswählen. Dokument durchsuchen anklicken und mit Suchen die Tag-Erzeugung für die Verknüpfung starten Durch Klick auf Tag-Element und der Auswahl Verknüpfung (und ggf. Eingabe eines Titels) wird mit OK der Tag erstellt. Dies muss für jede Verknüpfung der Datei wiederholt werden. 1.1 Kommentare / Anmerkungstypen Fehlermeldung: Weder die Kommentare noch andere Anmerkungstypen auf dieser Seite sind in der Struktur enthalten Diese Objekte sind meist nur über den Reiter Tag Optionen Suchen zu erfassen. Verwenden Sie deshalb das gleiche Verfahren wie bei Verknüpfung nicht zugänglich. Gehen Sie auf die angegebene Seite, suchen Sie auf dieser Seite die Nicht markierte Anmerkung (bzw. Kommentar) wählen Sie den entsprechenden Typ (den Titeleintrag können Sie freilassen) klicken Sie für jede Anmerkung (bzw. Kommentar) auf dieser Seite auf OK Eventuell müssen Sie dieses Verfahren anschließend noch für Verknüpfung wiederholen. Sie können damit auch außertextliche Elemente mit einem neuen Tag versehen werden. 2. Fehler in der Struktur Element(e) mit alternativem Text, aber ohne Seiteninhalt Zu den schwierigsten zu findenden Fehlern gehört diese Fehlermeldung, da hier keine Angabe gemacht wird wo der Fehler ist. Möglichkeiten solche Fehler zu finden: Datei Seite für Seite mit TouchUp-Leserichtungwerkzeug nach Grafiken durchsuchen die nur teilweise (nicht) erfasst wurden Seite in mehrere Teile zerlegen: Werkzeug Seiten Dokument teilen und anschließende jeden Teil prüfen - bei dieser Fehlermeldung muss eine Grafik mit alternativem Text den Fehler erzeugen! Bei Bildern kommt es immer wieder zu Problemen in der Tag-Struktur. Der Link der Fehlermeldung ist nicht erreichbar. Da hilft nur in der Tag-Liste alle Tags <Figure> ohne + (ohne Inhalt), wie im Bild unten mit blauem Pfeil markiert, zu löschen. Mit rechter Maustaste auf den Tag klicken und löschen auswählen. StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 15

Seltener können auch andere leere Tags diesen Fehler erzeugen. Leere Tags erkennt man an dem fehlenden +. Eine weitere Fehlerquelle zeigt folgendes Beispiel. Die Struktur der Listenelemente Tag L (Liste) und LI (Listenelement) sind hier durch den Tag Sect unterbrochen worden. An diesem Beispiel wird gezeigt wie man die richtige Tagstruktur herstellt. Klicken Sie auf den Fehler im Ausgabehilfebericht (rechts) Markieren Sie den angeeigneten Fehler [siehe im Bild 1] Klicken Sie auf Option (rechtsoben) [siehe im Bild 2] Wählen Sie Tag in Auswahl suchen [siehe im Bild 3] Klicken Sie auf das Element das zu dem jetzt markierten Inhalt gehört [siehe im Bild 4] StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 16

Verschieben Sie diese Element (mit gedrückter Maustaste) an die richtige Position - im Beispiel: Alle Tag StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 17

3. Reine Bild-PDF (eingescannte Datei) PDF-Dateien (oder Teile davon) die keinen Text sondern Bilder einer Seite (die meist aus einem Scan entstanden) enthalten sind nicht zugänglich. Dieses Problem ist nur mit OCR-Texterkennung zu beseitigen. Wird dies erkannt kann es automatisch korrigiert, werden. Für die manuell Texterkennung, wählen Sie Werkzeug > Texterkennung > In dieser Datei, um Text in gescannten Bildern zu erkennen. Die Vorgaben können so verwendet werden, ggf. ist die Sprache anzupassen. Ist der Scan zu ungenau (min. 200 dpi max. 600 dpi) oder wird eine schlecht erkennbare Schrift verwendet kann nur die manuelle Texteingabe weiterhelfen. 4. Verschwundene Bilder oder Textteile Bei PDF-Dateien kann es besonders beim Leserichtung korrigieren vorkommen das Teile plötzlich verschwinden. In der Regel verdecken Hintergrundflächen/Bilder den verschwundenen Teil. Eine Möglichkeit besteht darin diesen zu verschieben: Werkzeug > Inhalt > Objekt bearbeiten. Das dann wieder sichtbare Objekt ausschneiden, dann das verschobene Objekt wieder an die alte Stelle schieben und mit Einfügen den verschwundenen Teil (oben sichtbar) wieder herstellen. Alternativ kann man die letzte Sicherung aufrufen und die Leserichtung korrigieren anders durchführen manchmal hilft da die Verschiebe-Richtung zu ändern. 5. Fehler: Kein Unicode für Zeichen Fehlende Unicode-Zeichen können im Acrobat nicht korrigiert werden, da die erforderliche Schrift nicht auf Ihrem PC vorhanden ist. Dieser Fehler tritt meist auf, wenn PDF-Dateien nachträglich berichtigt wurden. 4 mögliche Lösungen: Änderung in der Orginaldatei oder wenn diese nicht vorhanden ist Zeichen als Abbildung markieren und mit Alternativtext z.b. Aufzählungssymbol versehen (in der Regel eine schlechte Variante) oder Text in Word kopieren, bereinigen - als PDF-Datei speichen - im Acrobat den bearbeiteten Teil kopieren und den fehlerhaften Teil damit überschreiben oder die Zeichen löschen (wenn dadurch der Inhalt noch verständlich bleibt) StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 18

Abschuss Test und fürs Web speichern Nachdem alle Fehler bereinigt sind sollten Sie nochmal die Leserichtung prüfen und korrigieren, da sich durch die Fehlerbehebung wahrscheinlich auch die Reihenfolge geändert hat. Dateigröße optimieren Speichern Sie danach die Datei unter einem neuen Namen. Anschließend wird mit: Datei > Speichern unter > PDF mit reduzierter Größe die Datei nochmal unter einem neuen Namen gespeichert. Bei sehr großen Dateien mit Bildern können Sie die Dateigröße durch: Datei > Speichern unter > optimiertes PDF verringern. Kleinere ppi Zahlen bei den Bildern verringern den Speicherbedarf aber auch die Bildqualität! Mit der Schaltfläche Speichergröße können Sie feststellen welche Teile wieviel Speicherplatz belegen. Datei speichern Von den beiden speicherten Datei sollten Sie die Kleinere verwenden. Damit ist die Datei barrierearm und für das Internet optimiert. Formulare sollten Sie mit Datei > Speichern unter > PDF mit erweiterten Reader-Funktionen > Zusätzliche Funktionen aktivieren speichern damit der Nutzer das ausgefüllte Formulare speichern kann. StMUV: PDF-Datei barrierearm machen - Prüfung der Zugänglichkeit mit Adobe Acrobat Professional - Seite: 19