VMI - Vendory Managed Inventory -

VMI - Vendory Managed Inventory - Eine A Eine Ausarbeitung im Rahmen der Lehrveranstaltung Logistik und SCM an der Hochschule Furtwangen University Dozent: Professor Doktor Guido Siestrup Autoren: Brendler, Christian Hermann, Markus Rührer, René

1. Einführung... 4 1.1. Begriff Vendor Managed Inventory... 4 1.2. Entstehung... 4 1.3. Funktionsweise... 5 1.3.1. Aufgaben des Zulieferers... 7 1.3.2. Voraussetzungen... 7 2. Vor- und Nachteile beim Einsatz von VMI...11 2.1. Allgemeine Vorteile:...11 2.1.1. Reduzierung der Lagerkosten...11 2.1.2. Verbesserung der Lieferzeit...12 2.1.3. Schnellere und bessere Reaktion auf eventuelle Bedarfsschwankungen...13 2.1.4. Schnellere Lieferzeit und Auftragsabwicklung...13 2.1.5. Intensive Zusammenarbeit zwischen Zulieferer und Kunde...14 2.2. Allgemeine Nachteile...14 2.2.1. Nutzen...14 2.2.2. Nachteile Kunde...15 2.2.3. Akzeptanz der Lieferanten...15 3. Geschäftsprozesskonzept für ein Vendor Managed Inventory...16 3.1. Entwicklung eines Geschäftsprozesses...16 3.2. Programmierarbeiten...16 3.3. Referenzprozess am Beispiel von zwei SAP/R3 Systemen...16 3.3.1. Informationsübermittlung an den Lieferanten...16 3.3.2. Verarbeitung der XML-Datei und Generierung einer Bestellung durch den Lieferanten...17 3.3.3. Einlastung der Auftragsbestätigung beim Kunden...18 3.3.4. Eintragung der Bestellnummer beim Lieferanten...18 3.3.5. Eintragung des Aversierungstermins...18 3.4. Vorteile durch Automatisierung...18 3.5. Ausdehnung auf weitere Geschäftsprozesse...19 3.6. Technik...19 3.6.1. Internetverbindung...19 3.6.2. Middleware...19 3.6.3. Securityeinrrichtungen...20 3.7. eepk Referenzprozess...20 4. Beweggründe für Lieferanten...21 Hermann Brendler - Rührer 2

5. Ausblick...23 6. Abbildungsverzeichnis...25 7. Literaturverzeichnis...26 8. Anhang...27 Hermann Brendler - Rührer 3

1. Einführung 1.1. Begriff Vendor Managed Inventory Untersucht man den sprachlichen Ursprung des Begriffs Vendor Managed Inventory, so findet man bereits erste Hinweise auf dessen Bedeutung in der Logistik. Eine mögliche wörtliche Übersetzung wäre: verkäuferverwaltetes Inventar. Übersetzt man den Begriff freier, wird der Gedanke, der hinter VMI steht deutlicher: Vom Zulieferer verwalteter (Lager-)Bestand. Es geht beim Vendor Managed Inventory also darum, die Verwaltung des Lagerbestands gänzlich dem Lieferanten zu übertragen. Dadurch verspricht man sich geringere Lagerhaltungskosten durch geringere Bestände. Vorraussetzung, damit VMI funktioniert, ist allerdings eine enge Bindung zwischen Lieferant und Kunde. Die genaue Funktionsweise und die Vorteile, die man sich durch VMI verspricht, werden in den folgenden Kapiteln genauer erläutert. 1.2. Entstehung Erste Ansätze des VMI gibt es eigentlich schon relativ lange. Das beste Beispiel dafür sind mit Sicherheit die Supermärkte. Die meisten lassen schon seit Jahren ihre Regale vom Lieferanten auffüllen 1. Hierbei überprüft ein Mitarbeiter des Zulieferers von Zeit zur Zeit die verbliebenen Bestände und stellt dadurch fest, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Menge die einzelnen Artikel geliefert werden müssen. Diese Überprüfung findet komplett manuell statt. Allerdings unterscheiden sich diese ersten Ansätze noch stark vom vollautomatisierten Vendor Managed Inventory. Eines der ersten Unternehmen, die ein automatisiertes VMI-System einsetzten, ist WalMart. Besonders um auf Absatzschwankungen reagieren zu können, führte man dort in den 80er Jahren ein solches System ein. 2 1 Bittermann, Hans-Jürgen (2004): Vendor Managed Inventory: Versorgungssicherheit für die Chemie, in: Process Magazin für Chemie- und Pharmatechnik, H. 11, S. 86. 2 Vgl. Dieffenbacher, Oliver; Kämpf, Rainer: VMI Vendor Managed Inventory, http://www.ebzberatungszentrum.de/logistikseiten/artikel/vmi.htm, abgerufen am 31.03.2006. Hermann Brendler - Rührer 4

Spricht man heute von Vendor Managed Inventory, dann versteht man darunter in der Regel ein automatisiertes System, dass Mindestbestände selbständig erkennt und dem Lieferanten meldet. Solche modernen Systeme findet man heute beispielsweise vielfältig bei Tanklagern. Dabei erfolgt die Überwachung des Füllstands und die Bestellung beim Zulieferer vollautomatisch. Das Vendor Tank Monitoring der Firma Lanxess ist ein gutes Beispiel für ein solches System. 3 1.3. Funktionsweise Um die Funktionsweise von Vendor Managed Inventory besser verstehen zu können betrachten wir zunächst ein herkömmliches, traditionelles Bestellsystem. Hierbei verwaltet der Kunde sein Lager selbst und überwacht die Bestände der Lagerartikel. Stellt er fest, dass ein oder mehrere Artikel benötigt werden, beziehungsweise der Mindestbestand erreicht ist, so löst er eine Bestellung bei seinem Zulieferer aus. Der Zulieferer nimmt den Auftrag entgegen, produziert gegebenenfalls die benötigten Waren und liefert schließlich an den Abnehmer. Dieses Prinzip wird häufig auch als Pull-Prinzip der Beschaffung bezeichnet, weil sich der Kunde erst beim Lieferanten melden muss, wenn er etwas benötigt. Die folgende Abbildung skizziert dieses Prinzip. Lieferant 1. Bestellung 2. Lieferung Kunde Abbildung 1: Pull-Prinzip 3 Vgl. Bittermann, Hans-Jürgen (2004): Vendor Managed Inventory: Versorgungssicherheit für die Chemie, in: Process Magazin für Chemie- und Pharmatechnik, H. 11, S. 86. Hermann Brendler - Rührer 5

Im Gegensatz zum Pull-Prinzip entfällt beim Push-Prinzip der Bestellvorgang des Kunden, da es sich hierbei um Vendor Managed Inventory, also um vom Lieferanten verwalteten Bestand, handelt. Die allgemeine Funktionsweise ist recht simpel. Beim Vendor Managed Inventory (VMI) werden alle wesentlichen Bestellprozesse an den Lieferanten übertragen. Dieser entscheidet eigenständig über Lieferrhythmus und menge. 4 Abbildung 02 dient der Verdeutlichung des Push-Prinzips. Lieferant Lieferung Kunde Abbildung 2: Push-Prinzip Betrachten wir nun den Ablauf beim Vendor Managed Inventory, anhand eines teilautomatisierten Systems genauer. Der Lieferant erhält vom Kunden Zugang zu allen für die Bestandsverwaltung relevanten Daten. Dazu zählen unter anderem aktuelle Lagerbestände und Nachfragewerte. Diese Informationen können beispielsweise über ein Internet-Portal zugänglich gemacht werden. Basierend auf diesen Daten kann der Zulieferer nun sehr exakt planen, wann und in welcher Menge er liefern muss. Sicherheitsbestände werden dadurch gering gehalten. Dennoch erfolgt die Nachlieferung rechtzeitig, so dass keine Unterdeckung beim Kunden entsteht. Planungsfehler darf man sich allerdings nicht erlauben. Die Abrechnung der gelieferten Ware erfolgt dann entweder nach jeder Lieferung oder in periodischen Abständen. 4 N.N. (2005): Hand in Hand: Mit Vendor Managed Inventory die Bestände entlang der Versorgungskette effizienter steuern, in: ElektronikPraxis, H. 12, S. 43. Hermann Brendler - Rührer 6

Hauptziel des Vendor Managed Inventory ist es also, die Bestandsverwaltung zu optimieren, ohne dabei die Versorgungssicherheit zu beeinträchtigen. Dadurch soll eine Win-Win- Situation geschaffen werden. Beide Seiten Abnehmer und Lieferant sollen davon profitieren. 1.3.1. Aufgaben des Zulieferers Durch die Übertragung der Bestandsverwaltung auf den Zulieferer, erhält dieser eine größere Verantwortung und natürlich auch zusätzliche, neue Aufgaben. Diese Aufgaben lassen sich folgendermaßen zusammenfassen: - der Zulieferer überwacht das Lager des Kunden - der Zulieferer ist verantwortlich für das Auffüllen und Verwalten des Lagers - der Zulieferer ermittelt das Bestandsniveau des Kunden - der Zulieferer errechnet die optimal Wiederauffüllmenge und den besten Auffüllzeitpunkt 5 1.3.2. Voraussetzungen Damit VMI funktioniert müssen einige Voraussetzungen erfüllt und Vorarbeiten erledigt werden. Betrachten wir zunächst das Verhältnis zwischen Lieferant und Kunde. Für den Abnehmer geht es hier vor allem um eine Vertrauensfrage. Schließlich begibt er sich durch die Abgabe der Lagerverwaltung in eine extreme Abhängigkeit von seinem Lieferanten. Des Weiteren erhält der Zulieferer einen tiefen Einblick in das Unternehmen seines Kunden. Würde der Kunde seinem Zulieferer nicht vertrauen, so würde er sich niemals von ihm abhängig machen und auch niemals so viel Information preisgeben. Das Verhältnis der beiden Geschäftspartner muss also ein sehr enges sein. Die zweite Voraussetzung umfasst eine geänderte Sichtweise der beiden Partner. Der Blick darf sich nicht nur auf das eigene Unternehmen beschränken. Es muss verstanden werden, dass Prozesse nicht bei den eigenen Unternehmensgrenzen enden. Vielmehr verschmelzen diese Grenzen zu einer ganzheitlichen Betrachtungsweise. 5 Vgl. Dieffenbacher, Oliver; Kämpf, Rainer: VMI Vendor Managed Inventory, http://www.ebzberatungszentrum.de/logistikseiten/artikel/vmi.htm, abgerufen am 31.03.2006. Hermann Brendler - Rührer 7

Eine weitere wichtige Grundlage für das VMI ist die Informationsbereitstellung für den Zulieferer. Der Abnehmer muss dafür sorgen, dass der Lieferant jederzeit auf die notwendigen Daten zugreifen kann. Ohne diesen Informationsfluss wäre keine externe Verwaltung der Bestände möglich. Neben den bisher genannten Voraussetzungen gibt es noch eine weitere Vorbedingung, die für das VMI unbedingt notwendig ist: Die Analyse der Bestandsartikel. Nicht in jedem Fall und für jede Art von Gut lässt sich ein VMI-System lohnenswert einsetzen. Besonders eignet sich ein solches Konzept bei Produkten mit hohem Standardisierungsgrad und regelmäßigem Bedarfsverlauf. 6 Geeignete Instrumente für die Untersuchung des Bestands sind die ABC-Analyse und die XYZ-Analyse. Bei der ABC-Analyse angewendet auf die Materialbeschaffung werden die Vorräte hinsichtlich ihres Wertes und ihrer Menge in A-, B- und C-Teile unterteilt. 7 Die Güter dieser Kategorien haben folgende Merkmale: - A-Material: Hoher wertmäßiger, aber geringer mengenmäßiger Verbrauch bzw. Bedarf - B-Material: Mittlerer Verbrauch - C-Material: Geringer wertmäßiger, aber hoher mengenmäßiger Verbrauch 8 Die folgende Abbildung zeigt eine mögliche Aufteilung in diese Kategorien. 6 Vgl. Friedrich, Jörg-Michael (2003): Supply Chain Management mit Componentware für kleine und mittlere Unternehmen: Teil 2: Basiskomponenten, FORWIN-Bericht-Nr.: FWN-2003-008, S. 44. 7 Vgl. N.N. (2005): Hand in Hand: Mit Vendor Managed Inventory die Bestände entlang der Versorgungskette effizienter steuern, in: ElektronikPraxis, H. 12, S. 40. 8 Schultz, Volker: Basiswissen Betriebswirtschaft, Management, Finanzen, Produktion, Marketing, München 2003, S. 201f. Hermann Brendler - Rührer 8

Abbildung 3: ABC-Analyse 9 Laut Boutellier und Locker bieten vor allem Güter der Kategorie C ein großes Potential, um die Logistikkosten für die Bestellabwicklung und Offertstellung zu senken, da sie mengenmäßig einen großen Anteil vom Gesamtvolumen ausmachen. 10 VMI lässt sich allerdings auch für A- und B-Artikel sinnvoll einsetzen. Diese Artikel machen zwar mengenmäßig einen geringen Anteil aus, der Verbrauchswert ist dafür umso höher. Aufgrund dieses hohen Wertanteils liegen auch hier Potentiale für Einsparungen. Auch bei der XYZ-Analyse werden die Artikel in drei Kategorien unterteilt. Im Mittelpunkt der Untersuchung steht hierbei jedoch der Bedarfsverlauf: - X-Material: Regelmäßiger (konstanter) Bedarf ohne Schwankungen - Y-Material: Einem Trend oder saisonalen Schwankungen unterliegender Bedarf - Z-Material: Unregelmäßiger Bedarf, der keinen nachvollziehbaren Regeln unterworfen ist 11 9 Schultz, Volker: Basiswissen Betriebswirtschaft, München 2003, S. 202 10 Boutellier, Roman; Locker, Alwin: Beschaffungslogistik, mit praxiserprobten Konzepten zum Erfolg, Wien 1998, S. 77. 11 Schultz, Volker: Basiswissen Betriebswirtschaft, Management, Finanzen, Produktion, Marketing, München 2003, S. 205. Hermann Brendler - Rührer 9

Artikel der Kategorie X lassen sich besonders gut in ein VMI-System einbinden, da ihr Bedarfsverlauf regelmäßig und gut planbar ist. Im Anschluss an diese Untersuchungen sollte eine Risikoklassifizierung durchgeführt werden, die gegebenenfalls besonders risikobehaftete Artikel meist Artikel mit hoher Ausschussquote feststellt. Nach der Analyse sollte man eindeutig festlegen können, für welche Bestandsposten sich VMI lohnt und für welche nicht. Hermann Brendler - Rührer 10

2. Vor- und Nachteile beim Einsatz von VMI Wie bei jedem anderen Konzept, welches die Bedarfsteuerung optimieren sollte, sei es nun Just in Time oder Quick Response, um nur zwei wesentliche Konzepte zu nennen, gibt es auch bei VMI diverse Vor- und Nachteile. In wieweit die Vor- und Nachteile zum tragen kommen, hängt dabei immer von der Intensität ab, mit der solch ein System eingeführt wird. 2.1. Allgemeine Vorteile: Dass ein VMI-System ein adäquates Mittel der Materialbeschaffung ist, merkt man spätestens dann, wenn man sich das Dreieck des Projektmanagements anschaut. Dabei stellt man fest, dass VMI alle 3 Komponenten, welche dieses Dreieck umfasst, positiv beeinflusst. Neben Zeit- und Kostenersparnis kann nämlich auch eine relativ hohe Qualitätssteigerung erreicht werden. 12 Wenn man nun genauer untersucht, was die 3 Komponenten beeinflusst, kann man beobachten, dass sich die Vorteile des VMI Systems in 5 Hauptsäulen unterteilen lassen. Zum einen werden die Bestände am Lager des Kunden verringert und die Lieferfähigkeit des Lieferanten verbessert. Zum anderen kann der Lieferant in der Regel schneller und besser auf eventuelle Bedarfsschwankungen reagieren. Neben schnellere Lieferzeit bzw. Auftragsabwicklung wird als fünfter Vorteil die Zusammenarbeit zwischen Lieferant und Kunde intensiver. Im Folgenden wird auf die fünf Hauptvorteile näher eingegangen. 2.1.1. Reduzierung der Lagerkosten Da der Lieferant automatisch sieht, wie viel der jeweilige Kunde noch am Lager vorrätig hat, ist er angehalten nur dann Ware zu schicken, wenn ein vorher definierter Mindestbestand erreicht worden ist. Dieser wesentliche Aspekt des VMI Systems dient vor allem dazu, dass der Kunde sein gebundenes Kapital verringern und damit seine Wettbewerbsituation verbessern kann. Auch der administrative Aufwand verringert sich enorm. Ankor, ein US- Unternehmen, das sich auf die Verpackung von Halbleitern spezialisiert hat, konnte mithilfe 12 Vgl. GFID VMI, http://www.tu-dresden.de/wwwbwllog/download/log-aktuell/c01-261005-rfid- VMI.pdf Hermann Brendler - Rührer 11

von VMI-Zulieferung in 18 Monaten seine Bestandsniveaus um die Hälfte senken, so der Supply-Chain-Manager Gary N. Swinden 13 2.1.2. Verbesserung der Lieferzeit Die Lieferzeit wird deshalb verbessert, weil man auf verschiedene Einflüsse schneller reagieren kann. Dies hat mehrere Gründe. Zum einen kann die Produktion, sowohl bei dem Lieferanten als auch bei dem Kunden besser geplant werden, vor allem hinsichtlich der Losgröße und Reihenfolge. Aber auch die Liefertermine können besser gehalten werden. Dies ist darauf zurückzuführen, dass der Lieferant schon weit im Voraus planen kann. Zum anderen kann man Sondereinflüsse eher bedenken und berücksichtigen. Durch eine engere Zusammenarbeit mit dem Lieferanten können Termine besser miteinander abgestimmt werden. So werden zum Beispiel Sonderaktionen schon eher bekannt gegeben. Sowohl der Lieferant als auch der Kunde hat zudem die Möglichkeit, Feiertage oder seinen Urlaub in die Planung mit einzubeziehen und somit durch frühzeitige Absprache eventuelle Lieferengpässen zu vermeiden. Durch die Vermeidung von out-of-stock -Situationen und durch die engere Zusammenarbeit wird zusätzlich ein höherer Servicegrad des Lieferanten erreicht, was ihm, gegenüber seinen Konkurrenten, einen Vorteil bringen sollte. Sowohl die Retourenquote als auch die Sonderfahrtenquote lassen sich durch die optimierte Planung drastisch reduzieren, was eine nicht unerhebliche Minderung der Frachtkosten zur Folge hat. 13 Dieffenbacher, Oliver; Kämpf, Rainer: VMI Vendor Managed Inventory, http://www.ebzberatungszentrum.de/logistikseiten/artikel/vmi.htm, abgerufen am 03.04.06 Hermann Brendler - Rührer 12

2.1.3. Schnellere und bessere Reaktion auf eventuelle Bedarfsschwankungen Die meisten softwaretechnischen Programme, die für eine Nutzung von VMI Systeme nötig sind, haben eine Frühwarnfunktion für kritische Situationen in ihrer Anwendung angebracht. Somit ist eine frühzeitige Erkennung und Reaktion einer Engpasssituation, für beide Seiten, gewährleistet. Engpässe lassen sich damit, technisch gesehen, fast vollkommen ausschließen. Auch die menschliche Seite darf in solch einer Situation nicht unterschätzt werden. Mittels eines VMI Systems bauen der Lieferant und der Kunde eine relativ lange und enge Bindung zueinander auf, welche ohne gegenseitige Sympathie nicht möglich wäre. Somit ist der Lieferant eher bereit, einen VMI Kunden in einer Engpasssituation zu unterstützen, als einen anderen Kunden. 2.1.4. Schnellere Lieferzeit und Auftragsabwicklung Der Hauptgrund, warum der Auftrag schneller abgewickelt werden kann und sich somit die Lieferzeit verkürzt, liegt vor allem bei dem System, mit welchem die Firmen untereinander kommunizieren. So braucht der Kunde keine Bestellmengen mehr ermitteln, da ein solches System dies für ihn übernimmt. Der Lieferant hingegen braucht nicht auf eine Bestellung zu warten, braucht sich nicht bei dem Kunden melden oder für sich werben. Er kann einfach in das System, welches meistens mit einer modernen, graphischen Oberfläche ausgestattet ist, schauen und hat alle relevanten Daten und Kennzahlen bei sich auf dem Rechner. Somit können vor allem Fehloder Doppeleingaben vermieden werden. Ausschlaggebend für eine schnelle Auftragsabwicklung ist, dass beide Partner die wichtigsten Kennzahlen permanent ersehen und kontrollieren können. Somit sind Missverständnisse und Fehlinformationen so gut wie ausgeschlossen. Allgemein gesehen, ist eine der wesentlichen Aufgaben jeder Abteilung Einkauf, das Einholen von diversen Angeboten, was auf Lieferantenseite für die Abteilung Verkauf sehr arbeitsintensiv ist. Da man sich mittels eines VMI Systems auf einen bestimmten Zeitraum aneinander bindet, finden diese Preisverhandlungen oder das Lieferanten- / Kundensuchen nicht statt, was eine enorme Zeitersparnis für beide Seiten zur Folge hat. Hermann Brendler - Rührer 13

2.1.5. Intensive Zusammenarbeit zwischen Zulieferer und Kunde Wenn man sich auf eine VMI-gestützte Materialbeschaffung einigt, setzt dies sowohl bei dem Lieferanten als auch bei dem Kunden ein hohes Maß an Vertrauen voraus. Durch ein VMI System ist der Lieferant nicht nur Zulieferer, sondern eher Partner. Das primäre Ziel, welches sowohl der Kunde, als auch der Lieferant mit einem VMI-System versucht zu erreichen ist, seine Marktposition zu stärken oder auszubauen. Dies kann nur dann erfolgreich klappen, wenn beide Seiten dieses System erfolgreich umsetzten. Beide Seiten sind am Erfolg dieses Systems interessiert, woraus eine gute Zusammenarbeit resultiert. Eine intensivere Zusammenarbeit heißt auch immer, eine bessere und genauere Arbeit. Es wird öfters, freundlicher, partnerschaftlicher und vor allem offener miteinander gesprochen. Dadurch sind beide Partner eher bereit dem anderen in einer Problemsituation zu helfen und somit lassen sich viele Probleme schon im Voraus ersehen, können angegangen und gelöst werden. Wenn dieses System erfolgreich klappt, sind sowohl der Lieferant, als auch der Kunde Gewinner, man spricht dann von einer Win Win-Situation. Deshalb sind sie beide gleichermaßen am Erfolg dieses System interessiert, woraus eine gute Zusammenarbeit resultiert. 2.2. Allgemeine Nachteile Dieses System ist recht ausgeklügelt und lässt kaum Nachteile erkennen. Trotzdem ist es nicht immer sinnvoll einsetzbar. Manche Vorteile eines VMI-Partner sind mit Nachteilen für den anderen Partner verbunden, welche in diesem Abschnitt erläutert werden sollen. 2.2.1. Nutzen VMI ist im Allgemeinen nur dann effektiv und sinnvoll einsetzbar, wenn der Bedarf nicht zu sehr schwankt. Bei zu hohen Bedarfsschwankungen lässt sich der Bestandskorridor nicht richtig nutzen. Also sollte es sich um Standardware handeln und nicht um Sonderfertigungen. Auch wenn es sich um ein sehr billiges Produkt handelt oder die Stückzahl gering ist, verliert dieses Beschaffungssystem an Nutzen für Käufer und Verkäufer. Hermann Brendler - Rührer 14

2.2.2. Nachteile Kunde Der größte Nachteil, den der Kunde bei einem solchen System hat, ist, dass er sich komplett von einem Zulieferer abhängig macht. Dies darf nicht unterschätzt werden, weil es sich bei den Teilen, die VMI gesteuert beschafft werden, meistens um elementare Teile handelt, die für die Produktion unabdingbar sind. Kein Lieferant kann über die Bestände seiner Kunden besser entscheiden, als der Kunde selbst. 3 Da der Lieferant primär seine Interessen und Ziele verfolgt, plant und prognostiziert er ein wenig anders, als es der Kunde tun würde, was sich als Nachteil für ihn erweisen könnte. 2.2.3. Akzeptanz der Lieferanten Aus zahlreichen Erfahrungsberichten der Unternehmen, welche das VMI System zur Bedarfsbeschaffung nutzen, geht hervor, dass es sehr schwierig ist, die Zulieferer von dem Nutzen und der Effektivität zu überzeugen, welches ein solches System bietet. Das größte Problem dabei sind die wenig standardisierten IT Strukturen zwischen den Unternehmen. Zur Umstellung der Prozesse ist eine Software nötig, welche einen nicht unbedeutenden Investitionsbedarf für den Lieferanten zur Folge hat. Sollte VMI effektiv genutzt werden, müssen Mitarbeiter geschult werden, was ebenfalls mit erheblichen Kosten verbunden ist. Es ist also nicht einfach, den Lieferanten von so einem System zu überzeugen, sogar schier unmöglich, wenn der Umsatz an so einem Produkt nicht sehr hoch ist. Auch nach erfolgreicher Implementierung eines solchen Systems haben Zulieferer mit manchem Nachteil zu kämpfen. So müssen sie meistens ihre Lagerbestände erhöhen, was zu einer Erhöhung des gebundenen Kapitals führt. Zudem sind oftmals häufigere Lieferungen mit relativ kleinen Losgrößen notwendig, damit der Kunden keine großen Lagerbestände und doch immer ausreichend Material zur Verfügung hat, um produzieren zu können. Hermann Brendler - Rührer 15

3. Geschäftsprozesskonzept für ein Vendor Managed Inventory Um ein VMI erfolgreich einsetzen zu können, müssen sowohl an der Quelle, vertreten durch den Lieferanten, als auch an der Senke, vertreten durch den Kunden, umfangreiche Änderungen vollzogen werden. Die Arbeiten können wie folgt unterschieden werden: 1. Geschäftsprozessmanagement 2. Programmierarbeiten 3.1. Entwicklung eines Geschäftsprozesses In Zusammenarbeit mit den Beteiligten muss ein individueller Geschäftsprozess entwickelt werden. Im Einzelnen müssen Richtlinien bezüglich Mindestbestand, Sicherheitsbestand und Losgrößen, bezogen auf optimale Bestellmengen, vereinbart werden. Weiterhin müssen Eskalationsstrategien bezüglich der Nichtverfügbarkeit von zu liefernden Materialen innerhalb von Lieferfristen, Benachrichtigungslinien im Falle von Zwischenfällen und exakte Verantwortungsträger definiert werden. 3.2. Programmierarbeiten Hierbei ist besonders auf die Kommunikation der verschieden ERP-Systeme zu achten. Lösungsansätze können EDI oder Web-Services darstellen. Auch im Vorhinein vereinbarte XML-Formate können zum Einsatz kommen. 3.3. Referenzprozess am Beispiel von zwei SAP/R3 Systemen Ein Referenzprozess könnte verbal formuliert wie folgt aufgebaut werden: 3.3.1. Informationsübermittlung an den Lieferanten Der Lieferant hat direkten Zugriff auf das ERP-System des Kundens und verfügt damit über aktuelle Daten zum Lager- und Auftragsbestand. Hermann Brendler - Rührer 16

Dieser direkte Zugriff könnte z.b. dadurch erfolgen, dass der Kunde vollautomatisch zu den gesamten, per VMI handelbaren, Materialen Informationen bezüglich der Bestands- und Auftragssituation an den Lieferanten übermittelt. Die Informationen könnten in einer Datei übermittelt werden, welche nach einem vorher verbindlich festgelegten XML-Schema aufgebaut wird. Das abgestimmte XML-Schema stellt hierbei sicher, dass sowohl Kunde als auch Lieferant den Inhalt der Datei vollautomatisch mit einem Programm einlesen können. Zum programmgesteuerten Aufbau dieser Datei dient die Programmiersprache ABAP, welche standardmäßig in der R3-Systemumgebung enthalten ist. Nach Erstellung dieser XML-Datei, wird diese ebenfalls durch das Programm in einem für den Lieferanten zugänglichem Verzeichnis abgespeichert. Dieser Geschäftsprozess wird an einem jeden Werktag durchgeführt. Die Startzeit sollte so gewählt werden, dass der Kunde die morgens eingehenden Aufträge bereits im System gebucht hat und der Lieferant genügend Reaktionszeit erhält, um noch am gleichen Tag die Kommissionierung der Waren oder sogar die Fertigung der Materialen in die Wege leiten zu können. Exkurs: An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass selbst bei der Verwendung eines ERP-Systems, welches nicht aus dem Hause SAP stammt, diese Datei erstellt werden kann. Der Ansatz hierbei ist recht simpel. Aufgrund der 3-Schichtigen Architektur eines ERP-Systems, System Middleware Datenbank, ist man auch mit einer anderen Programmiersprache wie z.b. Java in der Lage, bei entsprechender Kenntnis der Relationen, direkt auf die Datenbank zugreifen zu können und dadurch die aktuellen Bestands- und Auftragsdaten aus der Datenbank zu lesen, um sie anschließend in die XML-Datei schreiben zu können. 3.3.2. Verarbeitung der XML-Datei und Generierung einer Bestellung durch den Lieferanten Das wesentliche Merkmal, dass der Lieferant die jederzeitige Verfügbarkeit von Materialen beim Kunden sicherstellt, wird an diesem Punkt im Geschäftsprozess entschieden. Hermann Brendler - Rührer 17

Die übermittelte XML-Datei wird programmgesteuert auf dem freigegebenen Verzeichnis abgeholt und durch einen Algorithmus überprüft. Als Ergebnis liefert der Algorithmus den Nettobedarf an Materialen, mit welchen der Lieferant den Kunden vertraglich versorgen muss. Die Vorgehensweise des Algorithmus kann wie folgt beschrieben werden: Anhand der Auftragsdaten wird zuerst eine Bedarfsermittlung vorgenommen. Hierzu bedient man sich der vom Kunden hinterlegten Stücklisten und nimmt eine Stücklistenauflösung vor, welche als Resultat den Bruttobedarf an Materialen liefert. Stellt der Algorithmus fest, dass eine Materialposition nachbestellt bzw. geliefert werden muss, so wird im ERP-System des Lieferanten automatisch eine Bestellung in Form eines Kundenauftrages erzeugt (SAP-SD). Das ERP-System erzeugt nach Einlastung der Bestellung vollautomatisch eine Auftragsbestätigung, welche beispielsweise durch eine bereits genormte Schnittstellenmöglichkeit (WebEDI XML) an den Kunden übermittelt wird. 3.3.3. Einlastung der Auftragsbestätigung beim Kunden Die an den Kunden übersandte elektronische Auftragsbestätigung kann wiederum in dessen ERP-System vollautomatisch verarbeitet werden, in dem eine Bestellung im Einkaufsmodul (SAP-MM) angelegt wird. Nach dem Anlegen der Bestellung wird wiederum vollautomatisch, mittels WebEDI XML, die Bestellnummer an den Lieferanten übermittelt. 3.3.4. Eintragung der Bestellnummer beim Lieferanten Die an den Lieferanten übermittelte Bestellnummer wird vollautomatisch in sein ERP-System eingelesen. Im Anschluss daran teilt dieser seinem Kunden den Aversierungstermin für die Lieferung mit. 3.3.5. Eintragung des Aversierungstermins Der Aversierungstermin wird vollautomatisch im ERP-System des Kunden eingetragen. 3.4. Vorteile durch Automatisierung Der gesamte Geschäftsprozess erfolgt vollautomatisch ohne den Einsatz von Personal. Der Vorteil des Einsatzes der EDV liegt hierbei klar auf der Hand. Die Daten im ERP-System des Lieferanten sind deckungsgleich mit den Daten im ERP-System des Kunden. Mögliche menschliche Fehlerquellen sind vollständig eliminiert. Hermann Brendler - Rührer 18

Durch die vollautomatische Verarbeitung kann außerdem eine hohe Aktualität der Bestandsdaten gewährleistet werden. Wenn die anstoßende Informationsübermittlung, welche den Trigger des Geschäftsprozesses darstellt, an den Lieferanten erfolgt kann bei optimaler Gestaltung der elektronischen Kommunikationswege, bereits Minuten später eine Bestellung generiert und die Lieferung veranlasst sein. Durch den bestätigten Lieferavis, kann der Kunde optimal seine weitere Produktionsplanung vornehmen. 3.5. Ausdehnung auf weitere Geschäftsprozesse Mit dem Eingang der Ware beim Kunden endet nun der eigentliche VMI-Prozess. Sicherlich kann man in verschieden Branchen daran denken, wie z.b. im Einzelhandel, dass der Lieferant auch automatisch die Regale auffüllt, also die Ware direkt an den richtigen Ort transportiert, wie, z.b. das Öl in den Vorratstank einer Tankstelle oder das Lebensmittel direkt in das Verkaufsregal. Der Grad der Verfeinerung ist individuell. Durch die Bekanntgabe der Bestellnummer an den Lieferanten kann dieser wiederum die Rechnung als auch die gelieferte Ware mit dieser Bestellnummer versehen. Durch das aufdrucken der Bestellnummer auf die Rechnung kann der Prozess der Freigabe und Bezahlung der Rechnung beschleunigt werden. Auch Sammelrechungen sind möglich. Des weiteren besteht die Möglichkeit, die Ware mit der Bestellnummer zu deklarieren. Dies erleichtert dem Kunden den nachfolgenden Transportauftrag bei Ankunft der Ware im Werk. Die Deklaration könnte per Bar-Code oder RFID erfolgen. 3.6. Technik Um ein vollautomatisches VMI einsetzen zu können, werden auf beiden Seiten technische Anforderungen gestellt. Diese sind beispielsweise: 3.6.1. Internetverbindung Durch eine Internetverbindung sind beide beteiligten Parteien in der Lage, ein Computernetz aufzubauen, welches zum quasi Echtzeittransport der Daten verwendet werden kann. Hierbei spielen geografische Entfernungen keine Rolle. 3.6.2. Middleware SAP R/3, SAP Netweaver, Jboss Hermann Brendler - Rührer 19

3.6.3. Securityeinrrichtungen Eine Anbindung an das Internet bedeutet das öffnen eines autonomen Systems. Hierbei müssen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz des eigenen Systems entwickelt und eingerichtet werden. 3.7. eepk Referenzprozess Siehe Anhang. Hermann Brendler - Rührer 20

4. Beweggründe für Lieferanten In diesem Abschnitt soll geklärt werden, warum sich die Zulieferer auf ein VMI System einlassen, obwohl es für sie mit diversen Nachteilen behaftet ist. Ganz allgemein gesehen, versucht jeder Lieferant seinen Kundenstamm zu halten und zu erweitern, um die Zukunft des Unternehmens zu sichern. Dies ist auch der ausschlaggebende Grund, warum Zulieferer ein VMI-System befürworten. Sie binden dadurch den Kunden über einen bestimmten Zeitraum hinweg an ihr Unternehmen. Somit ist auch der Umsatz für diesen Zeitraum gesichert, mit welchem man planen und rechnen kann, was kein unerheblicher Beweggrund für ein Zulieferer ist, ein VMI System bei sich umzusetzen. Zudem steigt bei einem Lieferant zusätzlich die Verantwortung für ein VMI gestütztes Produkt, was ihm aber auch mehr Freiheit bei der Disposition, der zu liefernden Ware bietet. Wenn ein Kunde ein Produkt benötigt, vergleicht er immer mehrere Angebote von verschiedenen, potentiellen Zulieferern. Da ein VMI-System für den Kunden diverse Vorteile bietet hat der Lieferant fast unschlagbare Argumente im Kampf gegen seine Konkurrenten und um den Auftrag. Ein weiterer Grund, warum es auf der Lieferantenseite viele Befürworter eines solchen Systems gibt. VMI ist zwar ein relativ sicheres Mittel zur Materialbeschaffung, Fehler verzeiht dieses System jedoch kaum. Außerdem sind sie meist mit sehr hohen Kosten verbunden. Soll VMI erfolgreich eingesetzt werden, muss der Lieferant, genauso wie der Kunde die Produktion und den Betriebsablauf perfekt planen. Dies bietet eine große Möglichkeit, Missstände aufzudecken, den Betriebsablauf sowie die Produktion neu zu überdenken und gegebenenfalls zu optimieren. Natürlich hat ein Unternehmen jederzeit die Möglichkeit, sich zu verbessern, allerdings gewinnt die Optimierung immer dann an Effektivität, wenn ein gewisser Druck von Außen auf das Unternehmen wirkt. Die hohe Serviceleistung, mit der sich ein Zulieferer loben kann, ist ein weiterer Grund für die Implementierung eines solchen Systems. Früher waren die Kunden zufrieden, wenn man gute Ware geliefert hat. Im Zuge der Globalisierung wird es immer wichtiger einen exzellenten Service anzubieten. Diese Entwicklung ist in sämtlichen Bereichen zu beobachten, von der Rohstoffindustrie bis hin zum Endverbraucher. VMI bietet eine extrem hohe Serviceleistung und trägt damit zu einer hohen Kundenzufriedenheit bei. Betrachtet man nun eine Lieferanten Kunden Beziehung sehr allgemein, dann ist festzustellen, dass wenn es einem Kunden schlecht geht, somit auch der Lieferant schlechter Gestellt ist. Nicht selten hängt sogar die Existenz eines Zulieferers von einem A Kunden ab. Hermann Brendler - Rührer 21

Da sich für den Kunden durch VMI verschiedene Vorteile bieten, insbesondere der geringe Lagerbestand, kann er seine Marktposition bestärken. Dies kann dazu führen, dass durch geringere Kosten in der Materialbeschaffung, insbesondere sei hierbei der Lagerbestand erwähnt, der Absatz des Kunden steigt. Wenn der Absatz steigt, muss er mehr produzieren und braucht mehr Material vom Lieferanten, was für den ihn eine Umsatzsteigerung zu Folge hat. Also kann man Abschließend sagen, dass es beiden VMI Partner besser geht, je besser das Zusammenspiel klappt. Im Zeitalter von Payback-, Kunden- oder Rabattkarten, versuchen Lieferanten, diverse Daten über den Kunden herauszubekommen. Diese Karten werden vor allem bei dem Endverbraucher eingesetzt und dienen nur dem Zweck ein aussagekräftiges Konsumprofil erstellen zu können. Reflektiert man nun diese Tatsache auf das VMI-System, stellt man fest, dass wenn die Partner VMI optimal nutzen wollen, der Kunde ebenfalls viele Daten von sich preisgeben muss. Der Lieferant gewinnt somit eine Einsicht in dessen Philosophie und somit die Möglichkeit, sich auf Wünsche und Gewohnheiten des gläsernen Kunden einzustellen. Dies hat zum einen den Vorteil, dass man zum Beispiel Werbung gezielter einsetzten kann zum anderen erhöht diese Tatsache auch die Serviceleistung und trägt somit zu einer optimalen Kundenzufriedenheit bei. Hermann Brendler - Rührer 22

5. Ausblick Allgemein lässt sich eine immer stärkere Entwicklung zu unternehmensübergreifender Prozessoptimierung beobachten. Dass ein solches System nicht nur in der Automobilbranche zu finden ist, sondern die Thematik auch in mittelständischen Unternehmen stark diskutiert wird, zeigt die Wichtigkeit einer optimierten Supply Chain. Experten sagen sogar voraus, dass diese Unternehmen, die sich an einem VMI System beteiligen, ihre Marktposition stärken und ausweiten werden, während solche Unternehmen, welche einem solchen System kritisch entgegen stehen, ihre Position neu überdenken sollten um die Zukunft ihrer Unternehmung zu sichern. Vor allem bei Material, welches regelmäßig gebraucht wird und leicht zu messen ist (z.b.: Öl in einem Tank), ist VMI die optimale Lösung. VMI bietet nicht nur dem Kunden und dem Lieferanten enorme Vorteile, letztlich profitiert auch der Endverbraucher. Die in Kapitel 4 angesprochenen Vorteile lassen dabei die relativ wenigen Nachteile fast vergessen. Dennoch ist die Umsetzung und der Einsatz eines VMI Systems nicht unproblematisch. Das ist, so Andreas Resch, Geschäftsführer des Transportlogistik-Anbieters Fiege, das schwierigste Gebiet der IT in seiner schwierigsten Ausprägung. 14 Wenn VMI allerdings einmal implementiert ist, dann mindert es den Aufwand der Materialbeschaffung, das Risiko und die Kosten. Wenn VMI Lieferanten, die Methode beherrschen und die damit verbundenen Vorteile erkannt haben, werden sie ihrerseits selber VMI auf der Kundenseite einsetzten. Solch eine Konstellation nennt man kaskadiertes VMI. Kaskadiertes VMI ist vergleichbar mit einem Schneeballsystem und bietet die Möglichkeit, mit relativ geringen Aufwand den Mittelstand mit neuen Zusammenarbeitsmodellen zu durchdringen. Dabei sind die größeren Mittelstandsunternehmen gefordert, den ersten Schneeball zu werfen. Für die Zukunft ist absehbar, dass Unternehmen und Dienstleister, welche ein nicht notwendiges Glied der Lieferkette sind, abwandern. Vor allem als mittelständisches Unternehmen der Supply Chain Manager für einen Betreiber in der Lieferkette zu sein, kann einen deutlichen Mehrwert für beide darstellen. 15 14 Dieffenbacher, Oliver; Kämpf, Rainer: VMI Vendor Managed Inventory, http://www.ebzberatungszentrum.de/logistikseiten/artikel/vmi.htm, abgerufen am 16.04.06 15 vgl. ICON: Agieren in Netzwerken, http://www.icon-scm.com/pdf/icon-siemensvdo-studie.pdf, abgerufen am 22.04.06 Hermann Brendler - Rührer 23

Abschließend kann man also sagen, dass VMI in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen wird. Dank der immer größer werdenden Anzahl von Erfahrungswerten, wird das VMI Modell immer weiter optimiert werden. Wenn dieses System sinnvoll eingesetzt wird und sich die Beteiligten, über die Aufgabe und das Ziel dieser Art von Materialbeschaffung einig sind, können sehr gute Resultate erzielt werden. Hermann Brendler - Rührer 24

6. Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Pull-Prinzip... 5 Abbildung 2: Push-Prinzip... 6 Abbildung 3: ABC-Analyse... 9 Hermann Brendler - Rührer 25

7. Literaturverzeichnis Bittermann, Hans-Jürgen (2004): Vendor Managed Inventory: Versorgungssicherheit für die Chemie, in: Process Magazin für Chemie- und Pharmatechnik, H. 11, S. 86 Dieffenbacher, Oliver; Kämpf, Rainer: VMI Vendor Managed Inventory, http://www.ebzberatungszentrum.de/logistikseiten/artikel/vmi.htm, abgerufen am 31.03.2006 N.N. (2005): Hand in Hand: Mit Vendor Managed Inventory die Bestände entlang der Versorgungskette effizienter steuern, in: ElektronikPraxis, H. 12, S. 43 Friedrich, Jörg-Michael (2003): Supply Chain Management mit Componentware für kleine und mittlere Unternehmen: Teil 2: Basiskomponenten, FORWIN-Bericht-Nr.: FWN-2003-008, S. 44 Schultz, Volker: Basiswissen Betriebswirtschaft, Management, Finanzen, Produktion, Marketing, München 2003 Boutellier, Roman; Locker, Alwin: Beschaffungslogistik, mit praxiserprobten Konzepten zum Erfolg, Wien 1998 GFID VMI, http://www.tu-dresden.de/wwwbwllog/download/log-aktuell/c01-261005-rfid- VMI.pdf ICON: Agieren in Netzwerken, http://www.icon-scm.com/pdf/icon-siemensvdo-studie.pdf, abgerufen am 22.04.06 Hermann Brendler - Rührer 26

8. Anhang Startzeit erreicht SAP R/3 ABAP Java Automatische Dateigenerierung Kunde Bestand Aufträge Datei erstellt E-Mail (EDI) Web-Service Datei übermitteln Kunde Datei beim Lieferanten eingetroffen SAP R/3 ABAP Java Algorithmus anwenden Lieferant Materialen Materialien ermittelt SAP R/3 ABAP Java Auftrag generieren Lieferant Hermann Brendler - Rührer 27

Auftragsbestätigungen Auftragsbestätigung erzeugt E-Mail (EDI) Web-Service Auftragsbestätigung übermittleln Lieferant Auftragsbearbeitung unterbrochen SAP R/3 ABAP Java Datei verarbeiten Kunde Bestellnummern Bestellungen erzeugt E-Mail (EDI) Web-Service Datei übermitteln Kunde Bestellungen generiert SAP R/3 ABAP Java Datei verarbeiten Lieferant Hermann Brendler - Rührer 28

Lieferavis Bestellnummern zugeordnet /Lieferavis ermittelt E-Mail (EDI) Web-Service Datei übermitteln Lieferant Auftragsbearbeitung vollständig abgeschlossen SAP R/3 ABAP Java Datei verarbeiten Kunde Bestellvorgang vollständig abgeschlossen Hermann Brendler - Rührer 29