Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft. Business Intelligence Steuerungsunterstützung Steffen Schanz Dr. Gerald Peters Salzgitter, 18. April 2013 Part of
AGENDA 1 2 3 4 Was ist BI wirklich? Wie kann man ein BI-System entwickeln? Anwendungsmöglichkeiten des BI-Systems Steuerungsunterstützung mit einem BI-System 11.04.2013 2
Was ist BI wirklich? 11.04.2013 3
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Was ist BI wirklich? Business Intelligence Verfahren und Prozesse zur systematischen Analyse (Sammlung, Auswertung und Darstellung) von Daten in elektronischer Form. (Wikipedia) In der Praxis versteht man in den meisten Fällen unter BI die Automatisierung des Berichtswesens (Reporting). Eine wichtige Grundlage sind die Daten aus der Finanzbuchhaltung. Rein monetäre Betrachtungen sind im kommunalen Bereich aber nicht ausreichend, da Kommunalverwaltungen leistungsorientiert und nicht gewinnorientiert arbeiten. Man benötigt also ein kommunalspezifisches BI-System!! 11.04.2013 5
Was ist BI? Bereitstellung von Informationen Unterschiedliche Informationsbedürfnisse abzudecken. Jeder soll genau die Informationen bekommen, die er/sie braucht, um seiner Verantwortung und Verantwortlichkeit entsprechend steuern zu können Zuverlässige Datenbasis Bessere und konsistentere Datenqualität (Vertrauen in Daten) Daten beherrschbar machen und Fakten schaffen Zu viele Daten bedeuten fast immer keine Information Aus Daten Informationen gewinnen für bessere Transparenz um schnell, rechtzeitig und aktiv reagieren zu können 11.04.2013 6
Was ist BI? Kurz gesagt: Business Intelligence ist die Sammlung, Auswertung und Darstellung aller in einer Verwaltung vorhandenen Geschäftsdaten. Das Ziel dabei: Der Verwaltungsführung und der Politik sollen Informationen bereit gestellt werden, die wichtige Entscheidungen erleichtern Bedarfsgerecht adressieren (Rat, Dezernenten..) Zielorientiert steuern (Kennzahlen, Scorecards..) Es sollen die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Form als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung stehen 11.04.2013 7
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Wie kann man ein BI-System entwickeln? Ausgangssituation Daten sind über viele Fachverfahren verstreut Fachverfahren bewerten unterschiedliche Daten mit unterschiedlichen Sichten und unterschiedlichem Fokus dar Datenmengen wachsen unaufhörlich damit wird es schwieriger gewünschte Informationen und angemessener Zeit zu finden und aufzubereiten Berichtswesen heißt meistens Excel 11.04.2013 9
Wie kann man ein BI-System entwickeln? Voraussetzungen für die erfolgreiche Entwicklung eines BI- Systems Unterstützung des Prozesses durch die Verwaltungsspitze (Schaffung von erforderlichen personellen und finanziellen Ressourcen usw.) (realistische) Planung des Projekts (Zeiträume, Meilensteine, Beteiligte und Betroffene usw.) Entwicklung eines strategischen Leitbildes für die Gemeinde, die Stadt, den Landkreis gemeinsam mit Verwaltungsspitze und Politik Ableitung strategischer Handlungsfelder (Priorisierung) 11.04.2013 10
Wie kann man ein BI-System entwickeln? Beispiel für die Ableitung strategische Handlungsfelder Fragestellungen: Wie sehen wir uns (Verwaltung)? Wie werden wir von der Umwelt gesehen? Wie wollen wir gesehen werden? Umwelt: Kinder und Jugendliche BürgerInnen 18 65 Jahre SeniorInnen Unternehmen Touristen. Ableitung der strategischen Handlungsfelder aus diesen Sichtweisen 11.04.2013 11
Wie kann man ein BI-System entwickeln? Beispiele für strategische Handlungsfelder (Stadt 110.000 EW) Reduzierung des gesamtstädtischen Personalaufwands Unterstützung der nachhaltigen Weiterentwicklung des Wirtschaftsstandortes Qualitativ und quantitativ bedarfsgerechte Ganztagsbetreuung unter Berücksichtigung finanzieller Aspekte Erhaltung der Substanz und Qualität der Brücken und Straßen Erhalt einer attraktiven kulturellen Grundversorgung und Schaffung zukunftsfähiger Bildungs- und Weiterbildungseinrichtungen 11.04.2013 12
Wie kann man ein BI-System entwickeln? Beispiele für strategische Handlungsfelder (Stadt 20.000 EW) Familienfreundliche Stadt mit einem entsprechenden Angebot an Kindereinrichtungen, Schulen und Sport- und Freizeitstätten Sicherung und Ausbau der vorhandenen städtischen Infrastruktur Aktive Wirtschaftsförderung Aktive Unterstützung von Maßnahmen zur Verbesserung des Umweltschutzes Sicherung der städtischen Liquidität Schaffung einer modernen Verwaltungsstruktur 11.04.2013 13
Wie kann man ein BI-System entwickeln? Weitere Schritte / Aufgaben Ist-Analyse und Standortbestimmung der Zielerreichung Definition strategischer Ziele Zuordnung der Produktbereiche auf die Zielfelder Ableitung operativer (umsetzbarer) Ziele Erarbeitung von Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung 11.04.2013 14
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Anwendungsmöglichkeiten des BI-Systems Schnelle und einfache Budgetüberwachung Einer der meist genutzten Anwendungsfälle FB bekommen immer den aktuellen Status für seine Budgets 11.04.2013 16
Anwendungsmöglichkeiten des BI-Systems Forderungsmanagement Konzentration auf die wirklich wesentlichen und entscheidenden Debitorenposten Effektive Überwachung der OPs nach: Fälligkeit, Betrag, Forderungsart, Mahnstufe, kalk. Zins 11.04.2013 17
Anwendungsmöglichkeiten des BI-Systems Liquiditätsmanagement Genaue Prognose über Zahlungseingang (Zahlungsverhalten) Vermeidung von Überraschungen, unnötige Kassenkredite vermeiden, alle Bankkonten immer im Blick 11.04.2013 18
Anwendungsmöglichkeiten des BI-Systems Kassenkredite Effektive Verwaltung und Überwachung aller Kassenkredite 11.04.2013 19
Anwendungsmöglichkeiten des BI-Systems Forecasts und Prognose Einfache zentrale / dezentrale Erfassung eigener Prognosen Wo wird der Fachbereich oder das Produkt am Jahresende stehen? Chance zum frühzeitigen Gegensteuern Wie muss der Aufwand gesteuert werden, damit der Plan noch erfüllt wird? 11.04.2013 20
Anwendungsmöglichkeiten des BI-Systems Leitbilder und Strategien messbar machen Eine BI Scorecard kann die Leitbilder und Strategien messbar und nachvollziehbar machen Konzentration auf die wesentlichen Kennzahlen 11.04.2013 21
Anwendungsmöglichkeiten des BI-Systems Automatische Verteilung BI bietet vielfältige Möglichkeit zur automatischen Verteilung an, die für jeden User konfigurierbar sind Viele Formate stehen zur Verfügung Verteilung per E-Mail, Ordnerablage (Netzlaufwerk) oder per FTP Beispiel: Jeden Tag aktuelle Kennzahlen per HTML Export auf die Intranet Seite laden oder jeden Montag die Leiter über deren Budget per E-Mail informieren 11.04.2013 22
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Steuerungsunterstützung mit einem BI-System - Praxisbeispiel Politische Steuerung des Haushalts Politik gibt das Budgetierungskonzept vor Budgets nach Ausschüssen (nicht nach Organisation der Verwaltung) Nur 15 der 300 Produkte werden genauer betrachtet Farbliche Trennung innerhalb des Haushalts nach Ausschüssen (Umfang 200 Seiten insgesamt!) 11.04.2013 24
Steuerungsunterstützung mit einem BI-System - Praxisbeispiel Standardisierte Berichte gegenüber Politik und Verwaltung geben Orientierung Budgetberichte Zwischenberichte Setzen die vom Kreistag vorgegebenen Eckwerte innerhalb der Kostenstellen in Produkte und Ziele um Reicht das Budget? Prüfung der Leistungen und Kosten Abschlussberichte Plan-/Ist Vergleich der Produkte und Ziele 11.04.2013 25
Steuerungsunterstützung mit einem BI-System - Praxisbeispiel BI unterstützt das zentrale Controlling Berichte werden in standardisierter Form direkt in Word ausgegeben und werden dort nur noch interpretiert! FRAGE: Was ist daran so toll? Aufwand für das (regelmäßige) Generieren von Berichten, den Export in Excel, die Entwicklung von Grafiken und das Aufhübschen von Grafiken entfällt!! Das zentrale Controlling wird für Wichtigeres entlastet: Interpretation der Daten! 11.04.2013 26
Steuerungsunterstützung mit einem BI-System - Praxisbeispiel Standardisierte Grafiken und Tabellen In allen Fachausschüssen werden die gleichen Grafiken und Tabellen verwendet Unterscheidung nach einem Farbkonzept Vorteil: Vertritt ein Mandatsträger in einem anderen Ausschuss, findet er identische Gliederungen und Grafiken in den Berichten vor Er findet sich sofort zurecht! 11.04.2013 27
Steuerungsunterstützung mit einem BI-System - Praxisbeispiel Gliederung der Berichte 1. Cockpit = Grafiken zum Gesamtüberblick über die Plan-IST-Vergleiche von Investitionen und Ergebnisrechnung. 2. Tabellarischer Überblick der Plan-/Ist-Entwicklung der Vorjahre 11.04.2013 28
Steuerungsunterstützung mit einem BI-System - Praxisbeispiel Gliederung der Berichte 3. Tabellarische Darstellung der Personalkostenentwicklung 4. Detaillierte Betrachtung der Kostenstellen innerhalb des jeweiligen Fachausschusses 5. Detaillierte Betrachtung der Kostenträger, aber nur der kostenintensivsten! Der Sozialausschuss hat 60 Produkte, aber nur 4 davon machen 80 % des Gesamtbudgets aus! 11.04.2013 29
Steuerungsunterstützung mit einem BI-System - Praxisbeispiel Gliederung der Berichte 6. Jetzt erst beginnt die Arbeit des Controllings: STEUERUNGSMÖGLICHKEITEN! 11.04.2013 30
Steuerungsunterstützung mit einem BI-System - Praxisbeispiel Ergebnisse der Mandatsträgerbefragung zum Haushalt 2012 und zum Berichtswesen Ich befasse mich mit diesem Haushalt mehr als mit früheren kameralen Haushalten Gute Lesbarkeit Guter Informationsgehalt und Verständlichkeit Gute Unterstützung politischer Entscheidungen Steuerung über Produkte / Leistungen ist ausreichend Berichtswesen ist verständlich Einheitliche Struktur der Berichte ist wichtig 11.04.2013 31
Steuerungsunterstützung mit einem BI-System - Praxisbeispiel Automatische Verteilung der Berichte Forecast im Jugendamt Verschiedene Berechnungsmethoden für Ertrags- und Aufwandsentwicklung projizieren in die Zukunft, dadurch Szenarienentwicklung möglich Automatisierte monatliche Saldenermittlung Monatsvergleich mit dem Vorjahr und dem Vor-Vorjahr Dieses automatisierte Tool (automatische Übermittlung an jedem 1. im Monat um 6:00 Uhr morgens) braucht der Jugendamtsleiter zur Steuerung er sieht monatlich, wo er im Vergleich zum gleichen Monat des Vorjahres steht! 11.04.2013 32
Steuerungsunterstützung mit einem BI-System - Praxisbeispiel Vorteile der automatischen Verteilung der Berichte Kein Aufwand für das Zentrale Controlling 100 % verlässliche Informationen Optimierung der Berichte nach den Bedürfnissen der Fachbereiche An Rückmeldungen kann man erkennen, ob sich die Fachbereiche damit befassen ABER Ein BI-System kann die Zahlen nicht interpretieren und daraus Ziele und Steuerungsmöglichkeiten entwickeln das bleibt Aufgaben des Controllings! 11.04.2013 33
Steuerungsunterstützung mit einem BI-System - Praxisbeispiel Ausblick BI ein Managementtool mit Zukunft BI soll künftig nicht nur die Arbeit mit der Politik sondern auch die mit der Verwaltung noch stärker unterstützen. Ziel: noch stärkere Standardisierung + neue Handlungsfelder BI soll auch die oberste Führungsebene unterstützen. Ziel: einfach zu bedienende Managementplattform mit Finanzentwicklung und Spitzenkennzahlen. BI soll künftig auch die Daten für den interkommunalen Leistungsvergleich bereitstellen. 11.04.2013 34
Nutzen eines BI-Systems Abstrakte Leitbilder und Ziele werden mess- und steuerbar Leibilder Strategische Ziele Operative Ziele Alle Informationen an einem zentralen Ort Einheitlicher Datenbestand (alle arbeiten mit den gleichen Zahlen!) Keine Excel-Berge mehr Konzentration auf die wesentlichen Kennzahlen Effektive Budgetüberwachung Alle Leiter sind immer aktuell über ihren Bereich informiert Chancen zum frühzeitigen Gegensteuern 11.04.2013 35
Nutzen eines BI-Systems Breiter Zugriff möglich Webclient Windowsclient App Schneller Zugriff auf die wichtigen und richtigen Informationen Keine langen Wartezeiten bei Auswertungen Steuerungsrelevante Informationen werden aufbereitet präsentiert Schnelle und unkomplizierte Erstellung von Prognosen Austausch von Berichten und Analysen mit anderen Verwaltungen 11.04.2013 36
Nutzen eines BI-Systems Alle hier genannten Anwendungsmöglichkeiten und Beispiele haben einen übergreifenden Nutzen: Sichere Entscheidungen treffen! 11.04.2013 37
ABER auch mit BI gilt: Keine Zahlenfriedhöfe erzeugen! Nicht alles, was gezählt werden kann, zählt; und nicht alles, was zählt, kann gezählt werden. (Albert Einstein) 11.04.2013 38
i Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bei Fragen wenden Sie sich an Steffen Schanz, sschanz@infoma.de Dr. Gerald Peters, gpeters@infoma.de 11.04.2013 39