BOfI 1. Das ist neu in Outlook 2003 23 1.1 Neuer Look für bessere Übersicht 24 1.2 Stjchorclner helfen bei verteilten Informationen 25 Schnellere und sichere E-Mails 26 onat 1.3 Spam-Filter effektiv einsetzen 26 ifflit 1.4 Kleine Detailverbesserungen 26 1.5 Vereinfachter Regel-Ässistent 27 1.6 Live-Mails mit dem Windows Messenger 28 1.7 Übersichtlicher Kalender 28 1.8 Bild im Kontakteformular 29 1.9 Unternehmenskontakte mit dem Business Contact Manager verwalten 30 1.10 Unsichtbare Verbesserungen 31 Neues PST-Dateiformat 31 Weiterarbeiten auch bei Netzwerkausfall 31
2. Internetverbindungen und E-Mail- Konten einrichten 35 2.1 DFÖ- erbindung einrichten 34 2.2 DFÜ-Werbindung mit T-Online 36 2.3 DSL-Verbindung einrichten 57 2.4 Ein neues E-Mail-Konto für POPS & Co. anlegen 38 E-Mail-Konten 38 Ein neues E-Mail-Konto einrichten 40 Authentifizierung des Mailzugangseinstellen 42 Die wichtigsten Verbindungsparameter 43 2.5 Komfortable Migration won anderen Maildienls 45 Den Import-Assistenten verwenden 45 Ein Sonderfall: der Netscape Messenger 46 2.6 Immer den günstigsten Prowider anwählen 47 Die günstigste DFÜ-Verbindung 48 2.7 Zelt ist Geld - Mall abholen und auflegen 49 Wenn die DFÜ-Verbindung nicht automatisch getrennt wird 50 Immer den schnellsten Server zuerst bearbeiten 51 3» Outlook an die eigenen Wünsche anpassen 53 3.1 Outlook minimiert starten 54 Outlook 2000/XP 54
3.2 Outlook für mehrere Benutzer einrichten 55 Neues Profil anlegen 55 Daten mit Kennwort sichern 56 3.3 Persönliche Einstellungen auf anderen Rechner übertragen 57 5.4 Trennen zwischen beruflicher und priwater Nutzung 60 Separate Kalenderansichten verwenden 60 Geschäftliche Daten herausfiltern 61 3.5 Symbolleisten und Menüs anpassen und neu anlegen 62 Standard-Symbolleisten durch eigene Symbolleiste ersetzen 62 Ungewünschte Symbolleisten ausblenden 63 Bestehende Symbolleisten anpassen 64 Zugriff auf Ordner über Symbolleiste 66 Menüs anpassen 67 Mails über Menüs an wiederkehrende Empfänger verschicken 69 3.6 Oytlook Heute: alle Informationen auf einen Blick 70 Outlook Heute anpassen 71 Outlook Heute mit HTML-Kenntnissen einrichten 73 Anpassen-Seite speichern 74 Grafik speichern 74 Outlook Heute auf die neue HTML-Seite umleiten 75 Neues Outlook Heute testen 76 Wetter und Nachrichten in Outlook Heute 76 Outlook Heute mit Frames 78 3.7 Outlook als Internet-/Dateibrowser nutzen 81 3.8 Auswahl eines geeigneten E-Mail-Formats 82 Outlook 2002/3 82 Outlook 2000 83
3.9 Grundlegende Sicherungsmaßnohmeo treffen 83 AutoArchivierung einschalten 84 Spezielle Archivierung aktivieren 85 AutoArchivierung manuell starten 85 4. Praktisch und effizient E-Mails werwaffen 8/ 4.1 E-Mail-Nachrichten senden und empfangen 88 Zeitversetztes Senden und Empfangen von E-Mails 90 Schneller eine E-Mail erstellen 91 Mehrere E-Mails gleichzeitig weiterleiten 91 Nachrichten vor Änderungen schützen 92 Den Standard-Anhang-Ordner einstellen 92 Beim Eintreffen neuer E-Mails benachrichtigen lassen 93 Lesebestätigungen von Mails anfordern 96 Die Wichtigkeit der Nachricht definieren 98 Re oder Aw - englische oder deutsche Antwort 98 Absendeadressen umleiten 99 Mehrere Konten in Übermittlungsgruppen zusammenfassen 99 4.2 E-Mail-Formate individuell anpassen 102 Auswahl eines geeigneten E-Mail-Formats 102 Word als E-Mail-Editor 105 Besonderes Briefpapier für E-Mails nutzen 105. Schönere Anführungszeichen 110 4.3 Die elektronische Visitenkarte - Signaturen erstellen und gestalten 111 Signaturen erstellen 111 Signaturen in E-Mails einfügen 113 Signaturen für unterschiedliche Anlässe 114 Das sichere Arbeiten mit vcards 115 4.4 Einrichten eines Nachrichten-Verteilers 118 Nachrichten an einen festen Personenkreis schicken 118 Neue Namen hinzufügen und löschen 120 Nachricht an Verteilerliste schicken 121 Verteilerlisten automatisch aktualisieren 122
4.5 Eine E-Mail unerkannt als Blindcopy wersenden 122 Können Bcc-Felder beim Empfänger ausgelesen werden? 124 4.6 Gesendete Nachrichten wieder zurückrufen 125 4.7 impfangene Nachrichten aytomatisch bearbeiten 125 Der Regel-Assistent 126 Eingehende E-Mails in spezielle Ordner weiterleiten 130 Einzelne E-Mails automatisch an den Drucker leiten 131 E-Mails automatisch beantworten 131 Abwesenheitsbenachrichtigung im Netzwerk 132 4.8 Gezielter Zugriff auf gesperrte Attachments ermöglichen 134 Die Anhangblockade umgehen oder aufheben 136 4.9 Personalisierte Serienbrlelc 157 Den Serienbrief als E-Mail versenden 140 4.10 Den Posteingang unter einem IMÄP-Konto werwalten 141 Ein IMAP-Konto bei WEB.DE einrichten 141 Nachrichten empfangen und löschen 142 Neue Ordner anlegen 143 Ordner abonnieren und kündigen 144 4.11 In Abwesenheit einen Stellvertreter einsetzen 145 4.12 Mit Exchange im Cache-Modys arbeiten 147
5, Komfortabel arbeiten mit Oytiook Serwices 149 5.1 Direkt aus Outlook faxen 150 Faxen in Outlook 2000 150 Fax mit WinFax SE senden 150 Faxen mit dem Adressbuch 151 Faxe senden unter Windows 2000 151 Windows XP: integriertes Faxprogramm nutzen 154 Faxe senden mit WinFax Pro 157 5.2 Uniffed Message Services effizient nutzen 159 Eigenständige (JMS-Lösung 160 Die integrierte Profi-Lösung 162 Die Einzellösungen 163 fax@mail 163 brusms 164 CallAudit Voice 165 E-Mail by phone 165 6. Kontakte pflegen, verwalten und bearbeiten UJ 6.1 Neue Kontakte effizient erfassen und bearbeiten 168 Kontakte eingeben 168 Telefonnummern normgerecht eingeben 169 Zeit sparen: neuer Kontakt in gleicher Firma, 170 Benutzerdefinierte Felder anlegen 171 Alle Kontaktinformationen auf einen Schlag 172 Kontakt als Visitenkarte via Mail verschicken 173 vcards in Kontakte übernehmen 174 6.2 Aus der Konfaktedatenbank Listen generieren 175 Ansicht der Kontakte ändern 175 Telefonliste generieren 176 Geburtstagsliste I: die schnelle Lösung bei bestehenden Kontakten 177 Geburtstagsliste II: korrekte Sortierung bei neuen Kontakten 179 Geburtstagsdaten eingeben und Liste erstellen 181 Kontaktlisten an Excel oder Access übertragen 183
6.5 Aktivitäten won Kontakten werfolgen 184 149 150 Kontakte mit Öutlook-Eiementen verknüpfen Aktivitäten anzeigen lassen Suche nach Aktivitäten beschleunigen 18ö 1Pj Ic-''.131.' 6.4 Kontakte und Adressen ausdrucken 187 Einzelne Einträge im Memoforrnat drucken 18o Adresskarten-Druckvorlage für papiergebundenen iefminplaner anlegen ~\9tt 63 Kundenmanagement mit dem Business Contact Manager 192 Bestehende Kontakte in den Business Contact Manager übernehmen 19-! Mitarbeiter einer Firma zuordnen 19b Geschaftspro/esse mit Berichten aus/venen " ''' 7. Effekfiwe Zeifplanung und Organisation won Aufgaben 7.1 Termine, Besprechungen, Ereignisse - die richtige Wahl der Einträge 7.2 Aus E-Mails einen Termin erstellen 207 7.3 Termine, Ereignisse oder Besprechungen ände/n /C*6 7.4 Freie Termine blitischnell ynd Scomfortabe! linder«wt 7.5 Automatische Erinnerung an wichtige Termine.?«) 7.6 Termine auf dem Windows-Desktop darstellen 20/
7.7 Liste der eingetragenen Feiertage erweitern 209 Feiertage einblenden 209 Eigene Feiertage eintragen, 210 7.8 Kalender sofort vom Desktop aufrufen 212 7.9 Navigieren in verschiedenen Kalenderansichten 213 Vollständige Angaben im Kalender einblenden 214 Arbeitswoche einrichten 215 Tages-/Wochen-/Monatsansicht anpassen 215 Ändern der Schriftart des Datumsnavigators 216 Wochennummern im Datumsnavigator einblenden 216 Ändern der Hintergrundfarbe der Tages- und Arbeitswochenansicht 217 7.10 SCaiender im HTML-Format speichern und online stellen 217 7.11 Besprechungen planen und organisieren 220 7.12 ßesprechungsanfragen beantworten 223 Eine andere Besprechungszeit vorschlagen 223 7.13 Privatkalender anlegen 224 7.14 Zweite Zeitzone - wenn der Partner im Ausland sitzt 224 7.15 Aufgaben anlegen, delegieren und verfolgen 225 Wiederkehrende Aufgaben erstellen 226 Eine Aufgabe aus einer Aufgabenserie überspringen 227 Aufgabenserie stoppen 227 7A6 Aufgaben anderen Personen zuordnen 227 Aufgabe einer Person zuordnen 227 Aufgaben annehmen oder ablehnen 228 Aufgabe nach Ablehnung erneut zuordnen 228 Eine zugeordnete Aufgabe einer anderen Person übertragen 229 Zuständigkeit für eine abgelehnte Aufgabe übernehmen 229
7.17 Zugeordnete Aufgaben verfolgen 229 20= Aufgaben anzeigen, die anderen Personen zugeordnet wurden 229 Kopien behalten und Statusberichte empfangen 229 Statusbericht senden 230 7.18 Termine online abstimmen 230 [115 Kalender mit Frei/Gebucht-Service veröffentlichen 232 Frei/Gebucht über Webinterface aufrufen 233 Frei/Gebucht-Informationen online anzeigen 234 8. Journal und Notizen nutzen 257 8.1 Notizen als Merkzettel nutzen 238 Notizen sofort anywhere 239 Notizen ausdrucken 240 Mehr Details in der Ordneransicht 240 Nach Notizen suchen 241 Notizen umwandeln 241 8.2 Notizzettel anpassen 242 Das Schriftbild verändern 242 Symbolfarbe 243 Notizen auf dem Desktop ablegen 243 Notizen ohne Datum und Uhrzeit 243 8.3 Aufwandserfassung mithälfe des Journals 244 Elemente in das Journal eintragen 245 8.4 Aofwandserfassung für einen Kontakt 248 8.5 TeSefonanrufe manuell in das Journal eintragen 251 Excel-Dateien in das Journal eintragen 252 Dateien automatisch in das Journal eintragen 253 Ein Element statt eines Journaleintrags öffnen 254 Einen neuen Journaleintragstyp festlegen 254
9» Arehlwlerung, Suchen und Finden in Outlook 257 9.1 Informationen schnei! wiederfinden 258 Die einfache Suche 258 Die Trefferliste einengen - erweiterte Suchfunktionen ausreizen 259 Suchordner 261 Elemente aus unterschiedlichen Ordnern gleichzeitig ausdrucken 263 Suchen nach Elementen, die einer Kategorie zugewiesen wurden 264 Nach Namen im Adressbuch suchen 265 So entgehen Ihnen keine Nachrichten mehr 266 9.2 Unterschiedliche Informationen miteinander werknüpfen 267 Verknüpfen von Elementen mit einem Kontakt 268 Nachrichten zum gleichen Thema mit einer Aufgabe verknüpfen 269 Aufgaben, Notizen und E-Mails mit einem Kontakt verknüpfen 270 9.3 Wichtige Outlook-Dateien sichern und ablegen 271 Grundregeln zur Datensicherung 271 AutoArchivierung und persönliche Ordner 272 Hier finden Sie alle Outlook-Dateien 273 Datendateien 274 9.4 Die ÄutoArchiwierung nutzen 275 Grundzüge der AutoArchivierung 276 Die Standardeinstellungen für alle Ordner definieren 277 Die Standardeinstellungen für einzelne Ordner definieren 278 Die AutoArchivierung abschalten 279 Archive gegen unbefugten Zugriff schützen 279 9.5 Gelöschte Daten wiederherstellen 279
9.6 PST-Dateien komprimieren, aufräumen und reparieren. 281 257.258.«' Diese Informationen werden in der PST-Datei gespeichert 281 Eine neue PST-Datei erstellen 281 PST-Dateien finden 282 PST-Datei importieren 282 PST-Dateien exportieren 284 Den Speicherplatz für Outlook-Daten individuell festlegen 289 Wie Sie eine defekte PST-Datei reparieren 290 Persönliche Ordner mit einem Passwort schützen 291 PST-Dateien nicht zu groß werden lassen 292 Das 2-GByte-Problem älterer Outlook-Versionen 293 f.7 Daten auf externen Medien sichern 293 Große Outlook-PST Dateien auf CD sichern 294 im 9.8 Austausch mit anderen Programmen (Import/Export) 296 Datenaustausch mit Word 298 Datenaustausch mit Excel 301 10. Outlook gegen Spam, Viren und Trojaner sicher machen sos 10.1 Die neuen Änti-Spam-Fonktionen in Outlook 2003 effektiv einsetzen 306 Der ]unk-e-mail-filter 306 Den Dunk-E-Mail-Filter einrichten 308 Den Junk-E-Mail-Ordner leeren 311 10.2 Die Spam-Listen 311 Adressen hinzufügen 313 Importieren und Exportieren von Adressen 314 Mailabsender aus einer Spam-Liste wieder entfernen 315 10.3 Neue Fllterregeln anfegen und abspeichern 516 Wörter filtern 316 E-Mails von unbekannten Absendern filtern 318 Bestehende Regeln auf einen Zweitrechner übertragen 319
10.4 Externe Spam-FISter einbauen 319 SpamPal 319 Ella 323 10.5 Allgemeine Sicherheitselnstellungen 323 10.6 Zusammenarbeit von Firewalls und irenprogrammen mit Outlook optimieren 325 Arten von Schädlingen 326 Virenscanner oder Firewall? 327 ZoneAlarm 328 Norton AntiVirus 329 10.7 Verdächtige HTML-Mails automatisch entschärfen 332 Alarm bei einem Wurmbefall 332 Übergroße E-Mails löschen 333 E-Mails vor dem Download untersuchen 333 Dateianhänge gefahrlos löschen 334 Externe Inhalte sperren 335 Die AutoVorschau deaktivieren 336 10.8 Gibt es unsichere E-Mail-Formate? 336 Sicherer Zugriff auf HTML-Mails 337 10.9 Exkurs: Digitale Signatur - Verschlüsselung 337 Digitale Signatur 338 Nachrichten verschlüsseln 341 11. Outlook im Netzwerk noch effektiver 345 11.1 Was geht auch ohne Exchange? 346 Gemeinsame Datendatei nutzen 346 Ordner freigeben 347 Outlook-Datendatei umlenken 348
319 11.2 Terminplanung ohne Exchange Serwer 550 11.3 Abwesenheit ohne Exchange anzeigen 552 323 Vorlage für Abwesenheitsmail anlegen 352 Regel für Abwesenheit festlegen, 353 Abwesenheitsmeldung an- und ausschalten 355 525. 52*.532.332 11.4 Outlook mit Public Folder nutzen 357 Administrator einrichten 358 Datendatei einrichten 359 Rechte vergeben 359 Clients einrichten 360 OutlookFolders einrichten 361 11.5 Warum Exchange einsetzen? 562.&,55:.& -JE 11.6 LDÄP-kompatsbfe Werzeichnisdienste abfragen 565 11.7 Virtuellen POP3-Serwer einrichten 366 VPOP3 einrichten 366 Download der Mails festlegen 368 Neuen Benutzer hinzufügen 368 Mapping - Weiterleitung an die Teilnehmer 370 Mails mit Outlook bei VPOP3 abholen 371 12, Neue Formulare erstellen und bestehende anpassen 575 12.1 Schnelles Arbeiten mit dem Formular-Generator 374 Formular veröffentlichen und verwenden 375 12.2 Steuerelemente in Formulare integrieren 377
12.3 Ein eigenes Formular anlegen 378 Neuen Ordner für die Fahrzeuge erstellen 379 Neues Formular anlegen 379 Standardformular festlegen 380 12.4 Formularwerte überprüfen 382 12.5 Formufaraktionen anlegen 383 12.6 Outlook-Formufare in der Originalansicht drucken 384 12.7 Wenn Outlook spinnt: Formular-Zwischenspeicher löschen 385 Wenn Sie Frmcache.dat nicht finden 386 13. Outlook mit externen Geräten synchronisieren 387 13.1 Notebook und Desktop-PC synchronisieren 388 Synchronisation ohne Exchange Server 390 13.2 Aile Kontakte und Termine aufs Handy 592 Nokia 6210 393 Ericsson T 39m 394 13.3 E-MafS von unterwegs mit dem Handy abrufen 396 Nokia 6800 396 D1 (T-Mobile) 397 D2 (Vodafone) 399 02 400 13.4 SMS direkt aus Outlook heraus schreiben 401
J78 13.5 Outlook und Handheld ayfeinander abstimmen 405 E-Mails synchronisieren 403 Aufgaben, Kalender, Notizen 404 J82 13.6 Mit Outlook Web Access Mails abrufen 405 OWA in der Praxis 406.383 IC Die besten Ouflook-Ädd-ins auf einen Blick 409 14.1 Lesen, schreiben und empfangen 410 _S85.587 Schmaili 410 Li'l MailChecker 411 AntiSpamWare 411 ExSign 412 ; MailAlert 413 TextMan 414 Email Forwarder 415 New Mail Notifier 416 SunnyMail 416 Send Zipped 417, Mail Proxy 417 TickerMyMail 418 14.2 Actressbuch und Kontakte 419 Telchange 419 Microsoft (MS) Word-Vorlagensystem mit MS-Outlook-Anbindung 420 Outlook Rufnummer 421 14.3 Regeln und Suchen 422 FACT-Finder 422 MailTrackhound...423 80-20 Retriver 424
14.4 Datesanhänge 425 Attachment Reminder 425 bxautozip 426 Attachment Sniffer 427 14.5 Sicherheit und Backup 428 SynchPST for Outlook 429 Duplicates Remover 430 ABF Password Recovery 430 NoHTML 431 OLGateKeeper 432 Outlook Cleaner 432 ABF Outlook Backup 434 14.6 Sonstiges 435 Feiertage einstellen (Set Holidays) 435 Nelson Email Organizer 435 Nicht vergessen (für Outlook) 436 OutClock, 437 Six Degrees,,., 438 My Reality Bar 439 NewsGator 440 Outlook XP Tweaker. 441 Pocket Auction CE 442 Auctioneer 442 Desktop Sidebar 442 Oesk-Timer 443 Desk Look 444 ProCall 444 15. Troubleshooting Outlook 447 15.1 Allgemeine Fehlermeldungen 448 Fehler in kernel32.dll 448 Schaltfläche Senden fehlt nach Update 449 Wenn E-Mails scheinbar verschwinden 450 Installer-Fehler nach Update 450 Outlook Heute wird nicht angezeigt 451 Fehler im Modul outex.dll 452 Bilder in E-Mails werden nicht angezeigt 453
425 15.2 erbindungen gemeinsam nutzen 454 15.3 Verbindung optimieren - erweiterte Einstellungen vornehmen 456 Mehrere Verbindungen mit dem Internet Explorer gleichzeitig starten 456 15.4 Zugangsprobleme schnell gelöst 458 Überprüfen, ob der Dienstanbieter erreichbar ist 458 Wenn der Einwahlknoten permanent besetzt ist, 459 Wenn die Verbindung automatisch getrennt wird 460 Lange Leitung - den Servertimeout ändern 460 15.5 Probleme beim Senden und Empfangen 461 15.6 Kontakte 461 15.7 Programmeinsteffungen 46i 15.8 Tastenkombinationeo In Outlook 462 Stichwortwerzeichnis 473