1. KONZEPT 1.1 Zuständigkeit! F J Auftraggeber Abteilung AP Konzept Vertreter des AP Kostenstelle AP Kostenstelle Telefon Telefax Mobiltelefon 1.2 Art! F J Anlass Thema Einzelveranstaltung Veranstaltungsreihe eintägig mehrtägig Anzahl Tage Abendveranstaltung Außendiensttagung Ausstellung Incentive Indoor-Veranstaltung Kick-off-Meeting Konferenz Kongress Messe Pressekonferenz Product-Launch Seminar Symposium Tagung 1.3 Titel! F J Titel Termine für den Messestandort überprüfen: Messezeiten, Veranstaltungen, Ferien, Feiertage etc. 1.4 Zeitraum! F J von bis Ausweichtermin 1.5 Ort! F J Destination Location Alternativ-Location Innenstadt Stadtgebiet im Grünen 1
1.6 Ziele! F J Bekanntheitssteigerung Innovation Kundenbindung Motivation Promotion Teambuilding Weiterbildung sonstige Ziele 1.7 Zielgruppe Teilnehmer! F J Kunden Neukunden Mitarbeiter Lieferanten Sonstige Anzahl weiblich männlich Alter von bis Jahre Sozialstatus überwiegend sportlich normal sportlich eher unsportlich Teilnehmerzahl insgesamt davon Nationalität(en) Kulturelle, nationale oder konfessionelle Regelungen, davon Konfession(en) Verbote etc. beachten! davon mit Ehepartner davon ohne Ehepartner davon mit Kindern davon ohne Kinder Durchschnittsalter 1.8 Referenten! F J Name zum Thema Referenzen Honorar Anreise/ Unterbringung 1.9 Künstler! F J Name zum Thema Referenzen Honorar Anreise/ Unterbringung 2
2. AUFLAGEN 2.1 Ämter/Behörden! F J Ordnungsamt Gewerbeamt Ort Ort genehmigungspflichtige Rahmenprogramme 2.2 Auflagen! F J Brandschutz Fluchtwege Sanitätsdienste GEMA zuständige Feuerwehr Hausmeister Möglichkeiten Betrag 3. ALLGEMEINE ANGABEN 3.1 Kapital! F J eigenfinanziert zu % fremdfinanziert zu % 3.2 Hotel! F J Einzelhotel Kongresshotel Resort Schulungshotel 3.3 Hoteltyp! F J Businesshotel Designerhotel familiengeführt Golfhotel Kurhotel Schlosshotel Tagungshotel Wellnesshotel sonstige 3.4 Lage des Hotels! F J Innenstadtlage im Stadtgebiet im Grünen sonstige 3.5 Zimmer für TN 3.5.1 Zimmer! F J Die Erreichbarkeit des Hotels entscheidet mit über den Erfolg der Veranstaltung. DZ EZ Anzahl Anzahl Mindestgröße Lage 3
3.5.2 Zimmerausstattung! F J Fax Internetzugang Kaffee-/Tee-Facilities Schreibtisch WLAN sonstige 3.5.3 sonst. Merkmale! F J Business-Zimmer De-luxe Standardzimmer Suiten sonstige Garage (kostenfrei) Garage (kostenpflichtig) Parkplatz (kostenfrei) Parkplatz (kostenpflichtig) Begrüßungsgeschenk (Rezeption) Begrüßungsgeschenk (Zimmer) 3.5.4 Konditionen! F J Anreise Abreise Check-in von bis Uhr Check-out von bis Uhr 3.6 ZIMMER FÜR REFERENTEN, VIPS ETC. 3.6.1 Zimmer! F J DZ EZ Anzahl Anzahl Mindestgröße Lage 3.6.2 Zimmerausstattung! F J Fax Internetzugang Kaffee-/Tee-Facilities Schreibtisch WLAN sonstige 3.6.3 sonst. Merkmale! F J Business-Zimmer De-luxe Standardzimmer Suiten sonstige Garage (kostenfrei) Garage (kostenpflichtig) Parkplatz (kostenfrei) Parkplatz (kostenpflichtig) Begrüßungsgeschenk (Rezeption) Begrüßungsgeschenk (Zimmer) 4
3.6.4 Konditionen! F J Anreise Abreise Check-in von bis Uhr Check-out von bis Uhr 3.7 Veranstaltungsraum! F J Größe Teilnehmeranzahl Veranstaltungstag von bis Uhr Abbautag von bis Uhr Klimaanlage Präsidiumstisch für Personen Rednerpult Tageslicht Verdunklung Lage im Hotel Raummaße B T H störende Elemente (Säulen) 3.8 Bestuhlung! F J Bankettbestuhlung Blockbestuhlung Carree-Form E-Form Fischgrätenbestuhlung parlamentarisch Stuhlkreis Stuhlreihen T-Form U-Form 3.9 Technik! F J Aufzeichnung Beamer Beleuchtung Beschallungsanlage Diaprojektor Flipchart Folienstifte Laptop/Notebook Leinwand Metaplan-/Pinnwände Mikrofonanlage Mikrofone Art verkabelt kabellos Moderatorenkoffer Overheadprojektor Pointer 3.10 Dokumentation! F J Fotograf(in) Kamerateam Technik-Team Einsatzdatum von bis Uhr Einsatzdatum von bis Uhr Einsatzdatum von bis Uhr Ü-Technik-Team Einsatzdatum von bis Uhr 5
3.11 Breakout-Räume! F J Teilnehmerzahl Zahl der Breakout-Räume Entfernung zum Veranstaltungsraum Couch Sessel Stühle mit Armlehnen Stühle ohne Armlehnen Tische Präsidiumstisch für Personen hauseigener Service Raucherbereich Nichtraucherbereich 3.12 Hospitality Desk! F J vor Veranstaltungsraum im Eingangsbereich vor Break-out-Räumen Ausstattung Büromaterial Infomaterial Personal Technik 3.13 Bewirtung! F J im Hotel an der Veranstaltungsstätte extern Begrüßungscocktail Welcome-Dinner Frühstück Mittagessen Abendessen Kaffeepausen vormittags Kaffeepausen nachmittags Mitternachtssnack sonstige Tagungsgetränke für Personen Kreative Pausen mit einplanen. 3.14 Rahmenprogramme! F J im Hotel an der Veranstaltungsstätte extern Teilnehmerzahl Raumanzahl Größe Ziel Zeitraum von bis Uhr Teilnehmererwartungen Vorschläge Transfer Verkehrsmittel 6
3.15 Einladung/Meldung! F J Einladung potenzielle TN Anmeldeformular Reiseunterlagen Begrüßungsbrief Einladung Referenten selbst erstellt durch Agentur Termin Herstellung Termin Versand Deadline Online-Registrierung sonst. schriftl. Registrierung Art Referenteneinladung 1 Referenteneinladung 2 Referenteneinladung 3 Referenteneinladung 4 Thema Dauer des Vortrags Exposé-Anfrage Honorar-Anfrage 3.16 An-/Abreise, Transfers! F J für Veranstaltungen TN Referenten VIPs sonst. Datum Anreise Datum Abreise mit PKW mit Bahn mit Flugzeug sonstige für Rahmenprogramme Datum Abfahrt Rückkehr Kleinbus Reisebus Limousine Taxi sonstige 7
4. MARKETING 4.1 Werbemaßnahmen! F J Corporate Identity (Logo) Direktwerbung per E-Mail Direktwerbung per Briefpost Veröffentlichung Internet Veröffentlichung sonst. selbst erstellt durch Agentur Termin Herstellung Versandtermin Mundpropaganda Sponsoren sonstige Werbung 4.2 Drucksachen & Ausstattung! F J Einladung Programm Briefpapier Umschläge Namensschilder Ansteckschilder Tischschilder Referentenschilder Ausschilderung Teilnehmerliste Unterschriftenliste Anmeldeformular Anmeldebestätigung Abstracts/Proceedings Rednerpultschilder Banner Roll-up-Displays Tagungsmappe Pressemappe Give-aways hergestellt von Termin Herstellung 5. VERSICHERUNGEN! F J Allrisk~ Event~ Feuer~ Künstlersozial~ Veranstaltungsunfall~ Messe- und Veranstaltungs~ Unfall~ Veranstalterhaftpflicht~ Reise~ Material~ Elektronik~ 8
6. ORGANISATION 6.1 Delegieren von Aufgaben vor der Veranstaltung! F J Ablauforganisation Ausschilderung Betreuung Referenten/VIPs Materialausgabe Technik-Check Vorbereitung Hospitality Desk 6.2 Delegieren von Aufgaben während der Veranstaltung! F J Ablauforganisation allg. Betreuung (Hostessen) Betreuung Referenten/VIPs F&B, Catering Hospitality Desk Kontrolle Materialausgabe laufende Technikkontrolle Rahmenprogramm Überprüfung Ausschilderung 7. BUDGET 7.1 Aufteilung für die o. g. Aufgaben! F J siehe Checkliste BUDGET 8. ABSCHLUSS 8.1 Nachbereitung! F J Presseinfo Dankesschreiben an Sponsoren Fotogalerie im Internet Angebotsversand Teilnehmerauswertung Fotoversand an ausgewählte Beteiligte 8.2 Kostenkontrolle! F J Soll Ist Differenz 9